Rapport Sygefravær og arbejdsfastholdelse - evaluering af forsøg i 9 statslige institutioner Oktober 2000 Finansministeriet Personalestyrelsen Centralorganisationernes Fællesudvalg CASA
Rapport om Sygefravær og arbejdsfastholdelse - evaluering af forsøg i 9 statslige institutioner Udarbejdet af CASA for Finansministeriet, Personalestyrelsen, Centralorganisationernes Fællesudvalg Oktober 2000
Sygefravær og arbejdsfastholdelse evaluering af forsøg i 9 statslige institutioner Udarbejdet af Karin Mathiesen og Nadia El-Salanti, Center for Alternativ Samfundsanalyse (CASA) Udsendt af Finansministeriet, Personalestyrelsen og Centralorganisationernes Fællesudvalg, oktober 2000 Tryk: Nordsjællands Trykcenter ApS Omslag: Nordsjællands Trykcenter ApS ISBN: ISBN: 87-7956-006-7 (trykt udgave) 87-7956-007-5 (WEB udgave) Oplag: 1.500 Pris: kr. 125,00 incl. moms Publikationen kan bestilles hos: Schultz Information Herstedvang 10 2620 Albertslund Tlf.: 43 63 23 00
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 1 1.1 Puljens baggrund og formål 1 1.2 Projektdeltagerne 2 1.2.1 Projekterne 3 1.3 Om den eksterne evaluering og rapporten 3 1.3.1 Den tværgående afrapportering af evalueringens resultater 4 1.3.2 Evalueringen af de enkelte projekter 5 2. De 6 vigtigste erfaringer 6 3. Begrebsramme om fravær og fastholdelse 8 3.1 Fravær og nærvær 8 3.1.1 Sygdom forklarer kun en del af sygefraværet 8 3.1.2 Forforståelse for analyserammen om fravær og nærvær 9 3.1.3 Fraværsfaktorer og nærværsfaktorer 9 3.1.4 Fravær er ikke kun den fraværendes problem 10 3.1.5 Man kan være fraværende på mange måder 10 3.2 Forskel på fravær 11 3.3 Afgrænsning af fravær 12 3.3.1 Fraværstyper i opgørelserne af fravær 12 3.3.2 Personalegrupper i opgørelserne 13 3.4 Fravær i staten og projektinstitutionerne 13 3.4.1 Fravær i staten 13 3.4.2 Fravær i institutionerne ved projekternes start 15 Del 1 Metoderne 17 4. En model: Viden, analyse og handling 18 4.1 Fokus på fravær eller nærvær 18 4.2 Kontrol, omsorg eller forebyggelse 18 4.3 Fravær er følsomt 19 5. Viden og analyse 21 5.1 Fraværsstatistik 21 5.2 Klima-/trivselsundersøgelser 22 5.3 Undersøgelser af fraværet 23 5.4 Organisatorisk viden 24 5.5 Opsamling 25 6. Handling 26 6.1 Handlinger rettet mod individniveau 27 6.1.1 Fraværspolitik 28 6.1.2 Fraværssamtaler 29 6.1.3 Kvalificering til at føre den vanskelige samtale 32 6.1.4 Kolleganetværk 34
6.1.5 Konsulenttjeneste 35 6.1.6 Arbejdsfastholdelse af medarbejdere med langtidsfravær 36 6.2 Handlinger rettet mod gruppeniveau 37 6.2.1 Den uformelle fraværs- og fastholdelsespraksis 37 6.2.2 Selvstyrende grupper 39 6.3 Handlinger rettet mod organisationsniveauet 39 6.3.1 Overvågning af fraværet 39 6.3.2 Arbejde med fraværskulturen 40 6.3.3 Udvikling af ny personalepolitik 40 6.3.4 APV - fysisk arbejdsmiljø og ergonomi 41 6.3.5 Trivselsprojekter 42 6.4 Opsamling 43 7. Opsamling og diskussion 44 7.1 Indledning 44 7.2 Differentiering i fokus - og politikkens begrænsning 44 7.2.1 Institutioner uden et problematisk fravær på bestemte områder 44 7.2.2 Institutioner med et problematisk fravær på bestemte områder 45 7.2.3 Institutioner med et generelt problematisk fraværskompleks 45 7.3 Lavere fravær - øget fastholdelse? 46 8. Metodebeskrivelse og introduktion til projektevalueringerne 48 8.1 Metodebeskrivelse 48 8.2 Introduktion til projektevalueringerne 50 Del 2 Projekterne 53 1. Danmarks Blindebibliotek slipper værdierne løs 54 1.1 Om institutionen 54 1.2 Om projektet 56 1.3 Resultater 59 2. Trivselsprojekt på Det Kongelige Bibliotek 61 2.1 Om institutionen 61 2.2 Om projektet 64 2.3 Resultater 68 3. Forebyggelse af arbejdsbetinget fravær på Syddansk Universitetsbibliotek, Odense 74 3.1 Om institutionen 74 3.2 Om projektet 76 3.3 Resultater 78 4. Arbejdsfastholdelse og holdningsændringer vedrørende fravær i Arresthuset i Århus 81 4.1 Om institutionen 81 4.2 Om projektet 83 4.3 Resultater 86
5. Revideret udvalgsstruktur og ny åbenhed om fravær i Blegdamsvejens Fængsel 89 5.1 Om institutionen 89 5.2 Om projektet 91 5.3 Resultater 93 6. Ny personalepolitik i Statsfængslet i Nyborg 94 6.1 Om institutionen 94 6.2. Om projektet 95 6.3 Resultater 98 7. Bredt fokus på fravær og arbejdsfastholdelse i Den Sociale Ankestyrelse 101 7.1 Om institutionen 101 7.2 Om projektet 103 7.3 Resultater 106 8. Selvfungerende team i SES Rengøring 111 8.1 Om institutionen 111 8.2 Om projektet 113 8.3 Resultater 117 9. Fra fraværsfokus til klimadebat i Telestyrelsen 120 9.1 Om institutionen 120 9.2 Om projektet 122 9.3 Resultater 126
1. Indledning 1.1 Puljens baggrund og formål Ved overenskomstforhandlingerne i staten i 1997 blev Finansministeriet og Centralorganisationernes Fællesudvalg (CFU) enige om at iværksætte og give økonomisk støtte til en række forsøgsprojekter om håndtering af arbejdsfastholdelse ved længerevarende sygefravær og nedbringelse af sygefravær. Parterne nedsatte en arbejdsgruppe, der udvalgte ni forsøgsprojekter og har fulgt forsøgene. Forsøgsperioden løb til foråret 2000. Det overordnede formål med initiativet var at inspirere og motivere de statslige institutioner til at formulere en sygdoms- og fastholdelsespolitik som en del af personalepolitikken. Finansministeriet og CFU ønskede primært fokus på forebyggende indsatser, men også på mulighederne for arbejdsfastholdelse og brug af det sociale kapitel, når erhvervsevnen er nedsat. Det centrale for projekterne var at bidrage til, at der på arbejdspladsen skabes rammer for, hvordan arbejdet med henblik på nedbringelse af sygefravær kan ske, både generelt og individuelt. Som delformål nævntes bl.a. at: skabe større åbenhed omkring sygdom, og hvordan man griber problemer vedrørende fravær an på arbejdspladsen, skabe personalepolitiske rammer for, hvordan arbejdspladsen kan gribe konkrete situationer an, hvor en enkelt eller en gruppe af medarbejdere har et langvarigt sygefravær, med henblik på at fastholde dem, skabe personalepolitiske rammer for, hvordan arbejdet med nedbringelse af fravær på grund af sygdom generelt kan ske, nedbringe antallet af afskedigelser på grund af sygdom, samle materiale og erfaringer, som kan videreformidles til brug for statens arbejdspladser. Ud over at igangsætte forsøgsprojekterne blev der udviklet og gennemført et kursus henvendt til statslige mellemledere/linieledere og tillidsrepræsentanter om afholdelse af fraværssamtaler, den vanskelige samtale, regel- og aftalegrundlag, håndtering af sygefravær m.v. Kurset blev afholdt tre gange. Som en del af aftalen om puljen indgik, at der skulle gennemføres en ekstern evaluering af forsøgsprojekterne ved institutionerne samt kurserne. Det overordnede formål med den eksterne evaluering har været at opsamle erfaringer på tværs af projekterne og medvirke til at videreformidle resultater og metoder angående håndtering af sygefravær og arbejdsfastholdelse bredt til statens arbejdspladser. Center for Alternativ Samfundsanalyse (CASA) har stået for den eksterne evaluering. Endvidere var det en del af aftalen, at institutionerne skulle foretage en selvevaluering af projektets forløb og resultater. Selvevalueringerne er dels blevet afgivet til arbejdsgruppen, dels indgår de som en del af datamaterialet i den eksterne evaluering. 1
1.2 Projektdeltagerne Der blev sat forsøgsprojekter i gang i følgende ni institutioner: Danmarks Blindebibliotek Det Kongelige Bibliotek Odense Universitetsbibliotek (Syddansk Universitetsbibliotek) Arresthuset i Århus Blegdamsvejens Fængsel Statsfængslet i Nyborg Den Sociale Ankestyrelse Slots- og Ejendomsstyrelsen Telestyrelsen Herunder gives en kort karakteristik af institutionerne ved projektstart: Institutionernes opgaver: To af de tre biblioteker er forskningsbiblioteker, mens Danmarks Blindebibliotek adskiller sig ved at stå for både produktion og formidling af lyd- og punktbøger til blinde og svagtseende. To af de tre institutioner under kriminalforsorgen er arresthuse, mens Statsfængslet i Nyborg er et lukket fængsel. To af de tre styrelser er administrative styrelser, men med vidt forskellige sagsområder, mens Slots- og Ejendomsstyrelsens opgaver primært er ejendomsadministration og -service, og det er kun en enkelt afdeling, Rengøringsdivisionen, der indgår i projektet. Med opgaver af vidt forskellig karakter i disse statslige institutioner er der tale om arbejdspladser med store forskelle i arbejdets indhold, arbejdsbetingelserne og arbejdsmiljøet. Størrelse og styring: Institutionerne varierer meget i størrelse. Den største institution er Det Kongelige Bibliotek med over 400 ansatte, mens arresthusene er de mindste med omkring 50 ansatte. Hvad angår styring, skiller institutionerne under kriminalforsorgen sig ud. De er ikke helt så selvstændige som de øvrige institutioner med eget budget- og regnskabsansvar m.v. Denne styring ligger i Direktoratet for Kriminalforsorgen. Medarbejderne: I forsøgsinstitutionerne findes følgende faggrupper som kernemedarbejdere, det vil sige de medarbejdere, der arbejder direkte med udførelsen af institutionens hovedopgave(r): Rengøringsassistenter og sanitører (mandlige rengøringsmedarbejdere) Fængselsfunktionærer HKere ansat som biblioteksfaglige medarbejdere ved bibliotekerne Akademiske medarbejdere Bibliotekarer Teknisk-administrative tjenestemænd (kernefunktioner i Telestyrelsen) Hertil kommer en række andre arbejdsfunktioner i ledelse, administration, service m.v. i alle institutioner. I flere af institutionerne har der været afgørende ændringer i de her beskrevne forhold undervejs 2
i løbet af projektperioden, hvorfor de skal nævnes indledningsvis: Rengøringsdivisionen i Slotsog Ejendomsstyrelsen blev solgt til en privat virksomhed i foråret 2000 i forbindelse med, at styrelsen skal udskille sine udførende funktioner. Odense Universitetsbibliotek er blevet en del af Syddansk Universitet. 1.2.1 Projekterne Hver institution har formuleret sit eget projekt og formålet med det, men overordnet har der været to formål med projekterne: at nedbringe sygefraværet i institutionen, at forbedre trivsel og velvære på arbejdspladsen både fysisk og psykisk. Det ene formål sætter fokus direkte på problemet sygefravær, mens det andet rummer en bredere tilgang til problemstillingen. De fleste projekter har haft en kombination af de to formål. Ser vi på, hvilke områder man har valgt at arbejde med under disse formål, fordeler projekterne sig på projekter med overvejende fokus på trivsel eller på fravær. Trivselsprojekterne søger at afdække forhold omkring medarbejdernes trivsel, arbejdsglæde, opfattelse af ledelses- og samarbejdsforhold m.m., og i forlængelse heraf at iværksætte initiativer med henblik på forbedringer. Fraværsprojekterne fokuserer enten mere direkte på fravær ved at arbejde med udvikling af f.eks. en fraværs- og fastholdelsespolitik, eller de arbejder mere indirekte med fravær gennem aktiviteter med forebyggende sigte i forhold til psykisk og fysisk arbejdsbetinget fravær, f.eks. ændringer i arbejdsorganisering eller arbejdsmiljø. 1.3 Om den eksterne evaluering og rapporten Denne rapport udgør sammen med midtvejsrapporten 1 CASAs afrapportering af resultaterne af den eksterne evaluering. I praksis er evalueringen gennemført som en forløbsevaluering af projekterne ved de enkelte institutioner (for metodebeskrivelse se kapitel 8). CASAs opdrag har været, på baggrund af dataindsamlingen i institutionerne, at levere: en evaluering af det enkelte projekt og en tværgående opsamling af resultaterne af og erfaringerne med at arbejde med sygefravær og arbejdsfastholdelse inden for projekternes ramme. Der kan lægges forskellige rammer for en evaluering i forhold til, hvad der skal afrapporteres. Denne ramme gives til dels af hvilke formål, der på forhånd var med evalueringen, for de har naturligvis været styrende for dataindsamlingen. Dels skal den viden, der derigennem er indsamlet om projekterne, i forbindelse med en afsluttende afrapportering, bearbejdes og afgrænses i forhold til, hvad der er centralt at bringe videre fra netop disse forsøg med at initiere et arbejde på institutionsniveau omkring sygefravær og arbejdsfastholdelse. 1 Sygefravær og arbejdsfastholdelse - en midtvejsrapport om de foreløbige erfaringer og resultater fra ni projekter, CASA 1999. Vi skal henlede opmærksomheden på, at der især i midtvejsrapportens kapitler om arbejdet og sygefravær samt sygefravær - holdninger og forståelse ligger et materiale, der stadig er relevant i nærværende sammenhæng, men at det ikke inddrages i samme form igen. 3
Der er derfor foretaget en række valg i forbindelse med opbygningen af den foreliggende rapport. Der skal her redegøres for disse valg både i forhold til rapportens tværgående del og den del, der vedrører evalueringen af de enkelte projekter. 1.3.1 Den tværgående afrapportering af evalueringens resultater Den tværgående afrapportering af evalueringens resultater er afgrænset til at omhandle sygefravær og arbejdsfastholdelse i ret snæver forstand på baggrund af følgende betragtninger: Når der etableres en pulje med forsøgsmidler inden for et bestemt emne, er det med intention om at sætte aktiviteter i gang, der kan bidrage med erfaringer inden for netop dette emne - og ikke alle mulige andre emner. Ligeledes vil interessen hos læseren, der går i gang med denne rapport, være at blive oplyst om emnet sygefravær og arbejdsfastholdelse. Evaluator har set det som sin opgave primært at afrapportere, hvad der er opnået i projekterne i forhold til udvikling af metoder i arbejdet med sygefravær og arbejdsfastholdelse og i forhold til mulige effekter af aktiviteterne i forhold til nedbringelse af sygefravær og øget arbejdsfastholdelse. Når der her gøres opmærksom på, at blikket er rettet skarpt mod sygefravær og arbejdsfastholdelse, er det fordi, det indebærer nogle snit i materialet, som især projektdeltagerne sikkert vil bemærke. I virkelighedens verden bliver det projekt, den enkelte institution sætter i gang, en blandt andre aktiviteter og en del af den samlede udvikling i institutionen. Det er ikke alle iværksatte aktiviteter i institutionerne, der, efterhånden som projekterne tager form, har lige meget at gøre med det, som det var puljens formål at indhente erfaringer om. Dette skal ikke forstås på den måde, at institutionerne har brugt puljemidlerne til at sætte aktiviteter i gang om noget helt andet, end det der var formålet, og alle aktiviteter har i øvrigt været godkendt af den centrale styregruppe. Der ligger en yderligere betragtning her: Der kan arbejdes direkte eller mere indirekte med sygefravær og arbejdsfastholdelse, og begge tilgange kan have berettigelse, men nogle af de indirekte metoder sorterer inden for området, man kan kalde almindelige aktiviteter i forhold til organisations- og medarbejderudvikling: Kompetenceudvikling, udvikling af kommunikation m.v. Det er aktiviteter, der i bred forstand kan have relation til sygefravær og arbejdsfastholdelse, men de har ikke at specifikt fokus herpå. Det fokus, der er lagt i den tværgående del af evalueringsrapporten, indebærer: For det første, at det ikke er den indholdsmæssige helhed, der har været i de enkelte projekter, som har været styrende for fremstillingen, men helheden af arbejdet med sygefravær og arbejdsfastholdelse i institutionerne. Det indebærer, at nogle projektaktiviteter ikke omtales, eller omtales meget sporadisk. Det indebærer endvidere, at nogle aktiviteter, som i institutionernes kontekst har haft et bredere sigte, her inddrages under vinklen: Hvad kan de bidrage med i relation til sygefravær og arbejdsfastholdelse? Fra projektdeltagernes synsvinkel kan dette virke som om, at intentionerne med aktiviteterne skævvrides. Endelig indebærer dette fokus, at der kan blive henvist til relevante initiativer, selv om de har ligget uden for selve projektets ramme. For det andet, at fremstillingen er afgrænset således, at aktiviteter, som kan siges at have et indirekte fraværsfokus, men samtidig sorterer under det, man kan kalde almindelig organisations- og medarbejderudvikling, ikke omtales i almindelighed, men kun hvis de kan siges 4
at have særlig relevans for problemstillingen her. Det er ikke formålet med denne rapport at behandle disse forhold, da de behandles i mange andre sammenhænge. For det tredje er der ikke lagt vægt på at afrapportere erfaringer om selve det at gennemføre projekter. Også dette findes der meget andet litteratur om. 1.3.2 Evalueringen af de enkelte projekter Der er lagt vægt på at give en relativt fyldestgørende evaluering af de enkelte projekter. Det har dels været CASAs opdrag at analysere det enkelte projekt, dels har styregruppen lagt vægt på at få projekterfaringerne beskrevet relativt udførligt. Ved evalueringen af projekterne er der blevet lagt vægt på en række evalueringsparametre: Institutionens baggrund og forudsætninger i forhold til arbejdet med sygefravær og arbejdsfastholdelse, herunder forståelsen af og holdninger til sygefravær og arbejdsfastholdelse Beskrivelse af selve projektet: Baggrund, formål, indhold Gennemførelse af projektet: Projektorganisering, projektets forløb, samarbejde i projektet, medarbejderinddragelse i projektet Forankring af projektet i institutionen Resultater af projektaktiviteterne I afrapporteringen af evalueringen af projekterne er det projekternes helhed, der er styrende for fremstillingen, og de beskrives både med hensyn til indhold og forløb. Fokus er stadig fastholdt på sygefravær og arbejdsfastholdelse på den måde, at der er lagt vægt på at beskrive øvrige forhold i institutionen, som har relation til dette. I diskussionerne af projekternes resultater omtales hæmmende eller fremmende faktorer i institutionerne i det omfang, de vurderes at have haft relevans for udbyttet af projekterne. I projektevalueringerne vil man således kunne søge de mere specifikke erfaringer, der er gjort med hensyn til at iværksætte og gennemføre aktiviteter med henblik på nedbringelse af sygefravær og øget arbejdsfastholdelse. Rapporten er bygget op i to dele. I del 1 findes den tværgående afrapportering af evalueringens resultater og i del 2 findes evalueringen af institutionernes projekter. 5
2. De 6 vigtigste erfaringer Her præsenteres de 6 erfaringer fra projekterne om sygefravær og arbejdsfastholdelse, der fremstår som centrale på baggrund af evalueringen. Der er opnået mange andre resultater og erfaringer, som findes beskrevet i kapitel 5 og 6 samt i projektevalueringerne. 1. Samtidigt fokus på fravær, arbejdsmiljø og socialt ansvar På arbejdspladser eller i afdelinger, hvor fraværet er højt, er der ofte skepsis blandt medarbejderne over for hensigterne bag introduktionen af en fraværs- og fastholdelsesindsats. Disse arbejdspladser eller afdelinger er oftest kendetegnet ved et mere psykisk og/eller fysisk belastende arbejdsmiljø end på andre statslige arbejdspladser. Medarbejdernes opfattelse er, at en del af fraværet har årsag i arbejdsforholdene og arbejdsmiljøet. Blandt disse medarbejdere kan man derfor betragte en vis del af fraværet som en overlevelsesstrategi i forhold til at klare et psykisk eller fysisk belastende arbejde. Medarbejderne er derfor meget opmærksomme på, om de bliver angrebet for deres fravær uden, at der samtidig gennemføres forbedringer i arbejdsforholdene, arbejdsmiljøet eller i forhold til arbejdspladsens sociale ansvar. Afgørende for medarbejdernes opbakning til fraværs- og fastholdelsesindsatsen er derfor, at der er balance mellem fokus på fraværet og fokus på arbejdsforhold, arbejdsmiljø og arbejdspladsens sociale ansvar. Læs også afsnit 4.3, 6.3.3 og 6.3.4 2. Generel eller fokuseret indsats mod fraværet I institutionerne er det kendt, hvor (dvs. i hvilke afdelinger eller medarbejdergrupper) de særlige fraværsproblemer er. Da fravær er et ømtåleligt emne, vælger flere institutioner at formulere projektets indsatsområde bredt og rette det mod samtlige medarbejdere for at undgå et negativt fokus på bestemte grupper. Tankegangen er sympatisk, men projektet risikerer at gå hen over hovedet på netop de grupper, hvor fraværsproblemerne er størst. Grupper, der oplever, at projektet ikke tager fat i deres problemer. Omvendt lykkedes det i et tilfælde at nedbringe et højt fravær i en afdeling med EGA-præget arbejde ved at indføre selvstyrende grupper i netop denne afdeling. Erfaringen er, at det er vigtigt at konfrontere problemerne der, hvor de er, men med en positiv og konstruktiv tilgang til problemløsningen. Læs også afsnit 5.1, 5.2, 6.2.2 og 7.2.2 3. Fraværssamtalen - værktøj med dilemmaer Fraværssamtalen er i dag et udbredt redskab i forbindelse med fraværspolitikken. Der er imidlertid et dilemma indbygget mellem omsorg og kontrol i selve samtalekonceptet, som skaber vanskeligheder i forhold til at få samtalerne til at virke efter hensigten: For det første at afdække, om der ligger arbejdsrelaterede eller personlige forhold til grund for fraværet, og for det andet om arbejdspladsen kan bistå med at løse problemerne og dermed reducere fraværet. Årsagen er, at fraværssamtalen samtidig er et led i fraværspolitikken, der indeholder en række mulige sanktioner over for den medarbejder, der ikke kan begrunde sit fravær eller ikke samarbejder om at nedbringe fraværet. Samtalesituationen er dermed i udgangspunktet ulige, og her ligger en barriere for at få en konstruktiv samtale om medarbejderens forhold. Evalueringen viser, at samtalerne i praksis opfattes som enten sanktionsmiddel eller som ligegyldige. Den viser også, at ledere og medarbejdere deler kritikken af fraværssamtalerne, og ligeledes efterlyser begge parter efteruddannelse af lederne til at føre samtalerne. Læs mere i afsnit 6.1.2 6
4. Arbejdsfastholdelse - gode eksempler skaber tillid Gode eksempler på, at det er lykkedes at fastholde en eller flere medarbejdere, der har været langtidsfraværende, får medarbejdernes tillid til hensigterne med fraværs- og fastholdelsespolitikken til at vokse. Medarbejderne får en tro på, at der ligger reelle hensigter bag den nye fraværs- og fastholdelsespolitik, og at de også ville kunne forvente opbakning fra arbejdspladsens side, hvis de skulle blive langvarigt syge. Den største hindring for at videreføre fastholdelsespolitikken ligger i, at mulighederne for at oprette stillinger på særlige vilkår udtømmes ret hurtigt på en mindre arbejdsplads, hvor arbejdet generelt er belastende. For at fastholde udviklingen af den rummelige arbejdsplads må man derfor se på jobindholdet ved visse af statens institutioner, undersøge mulighederne for rotation o.lign. Læs mere i afsnit 6.1.6 5. Fraværsgennemsnittet kan være et signal - det er ikke problemet selv Udgangspunktet for en indsats i forhold til at nedbringe fraværet er ofte en konstatering af, at det gennemsnitlige fravær på arbejdspladsen er for højt sammenlignet med andre statslige arbejdspladser, men gennemsnittet i sig selv er svært at bruge til ret meget alene af den grund, at det kan opgøres på mange måder. Et højt fraværsgennemsnit kan dække over vidt forskellige konkrete forhold - bl.a. siger det ikke noget om, hvorvidt et relativt højt gennemsnitligt fravær på en arbejdsplads skyldes, at den er god til at fastholde medarbejderne ved længerevarende sygefravær. Evalueringen viser, at fraværskomplekset tegner sig vidt forskelligt i institutionerne, og det er fraværets fordeling og sammensætning snarere end gennemsnittet, der kan give et fingerpeg om mulige problemer, der skal tages fat på. I institutionen med et normalt fravær kan gennemsnittet svinge en del f.eks. på grund af udsving i antallet af langtidsfraværende medarbejdere. I denne institution er det vigtigste for det første at have en fraværs- og fastholdelsespolitik til håndtering af højt fravær hos enkelte medarbejdere og for det andet at være opmærksom på, om der viser sig et problematisk fravær i bestemte områder i institutionen f.eks. i en afdeling. I institutionen med et vedvarende meget højt fravær enten generelt eller i bestemte medarbejdergrupper er dette et signal om, at der kan være faktorer på arbejdspladsen, der trækker medarbejderne i retning af fravær, og som der derfor bør arbejdes med. Læs mere i afsnit 7.2 og 7.3 6. Dialog og medarbejderinddragelse Medarbejdernes tillid og opbakning til en aktiv fraværs- og fastholdelsespolitik forudsætter, at der indledes en dialog mellem ledelse og medarbejdere om politikkens formål, grundlag og konkrete udformning. Dette kan samtidig være begyndelsen til en afprivatisering af emnerne sygdom og fravær, medarbejderne - udover samarbejdsudvalget - har indflydelse på politikkens udformning og håndtering i praksis. Læs også afsnit 4.3 og 6.4 7
3. Begrebsramme om fravær og fastholdelse Udgangspunktet for iværksættelsen af forsøgsprojekterne i de ni statslige institutioner har været et ønske om at udvikle rammerne for at nedbringe sygefraværet på den ene side og øge omfanget af fastholdelse af medarbejdere med langvarigt sygefravær på den anden. Formålet var at opnå erfaringer inden for området, som kan formidles til andre statslige institutioner. Hovedformålet med nærværende afrapportering af evalueringens resultater er derfor at beskrive og vurdere de metoder, institutionerne således har arbejdet med inden for projekternes ramme i forhold til reduktion af sygefraværet og øget fastholdelse af medarbejdere med langtidsfravær i institutionerne. En sådan vurdering kræver en forståelsesramme vedrørende sygefravær og arbejdsfastholdelse, som metoderne kan diskuteres inden for. Det første spørgsmål, der melder sig, når sygefraværet skal nedbringes, er: Hvad ligger der bag sygefravær fra arbejdspladsen? Manglende viden om hvad sygefravær består i, gør det vanskeligt at handle i forhold til det. Et andet spørgsmål, der rejser sig, er: Hvori består det problematiske ved sygefraværet? Hvilket sygefravær er det, der skal nedbringes? Dette spørgsmål er også vigtigt at have et svar på, hvis man ikke vil angribe sygefraværet i blinde. Her kan det helt overordnet anføres, at formålet med arbejdet med nedbringelse af sygefravær i institutionerne ikke har været at problematisere sygefravær som sådan. Alligevel må der bag en bestræbelse på at reducere sygefravær ligge en antagelse om, at en del af fraværet kunne undgås. Det kan være en antagelse om, at en del af fraværet ikke skyldes sygdom (som kræver, at man er fraværende fra arbejdet), og/eller en antagelse om, at årsagerne til en del af det sygdomsbetingede fravær kan påvirkes. Der indføres derfor i det følgende en forståelsesramme om fravær som modsætning til nærvær, som gør det muligt at diskutere det fravær, der ikke nødvendigvis skyldes sygdom (som kræver fravær) samt årsager til både sygdomsbetinget og ikke-sygdomsbetinget fravær. Der indføres endvidere en skelnen mellem forskellige typer fravær. Arbejdsfastholdelse af medarbejdere med langvarigt sygefravær indplaceres inden for denne ramme. Endelig gøres der rede for, hvilke typer fravær der tales om, når der generelt tales om fravær i rapporten, og fraværet i staten og projektinstitutionerne - statistisk set - vil blive belyst. 3.1 Fravær og nærvær I forbindelse med undersøgelser af sygefravær fra arbejdspladsen er der udviklet en ramme til analyse af årsagerne til sygefravær, hvor fravær fra arbejdspladsen betragtes som modsætning til nærvær på arbejdspladsen. 3.1.1 Sygdom forklarer kun en del af sygefraværet Analyserammen bygger på en erkendelse af, at der kan være mange årsager til fravær fra arbejdet. Gennem undersøgelser af sygefravær er det kendt, at også den del af fraværet, som registreres som sygefravær, ikke kun omfatter egentlig sygdom, hvor man er sengeliggende og ude af stand til at gå på arbejde. Sygdom i sig selv forklarer kun en del af sygefraværet. 8
I tråd med denne forståelse af baggrunden for sygefravær bruges i det følgende begrebet fravær som modsætning til det at være nærværende på arbejdspladsen. 3.1.2 Forforståelse for analyserammen om fravær og nærvær Fraværs-nærværsforståelsen bygger på en forforståelse med hensyn til fravær, der her gøres opmærksom på, vel vidende at der kunne være andre forforståelser. Denne forforståelse går ud på, at det er vigtigt at skabe nærvær på arbejdspladsen frem for fravær. Forforståelsen bygger grundlæggende på det objektive forhold, at arbejdspladsen har det krav på den ansatte, som følger af ansættelsesforholdet, og at medarbejderen derfor generelt ikke skal være fraværende fra arbejdet. Forforståelsen bygger endvidere på en antagelse om den subjektive indstilling hos medarbejderne, at de dybest set ønsker at passe deres arbejde og opfylde deres forpligtelser dér. Når der i det følgende opereres med positive fraværsfaktorer og negative nærværsfaktorer sker det inden for denne forforståelse. Det vil sige, at faktorer, som trækker i retning af fravær, kan være positive, hvis fraværet på sigt styrker medarbejderens nærvær på arbejdspladsen. Et eksempel er fravær for at forebygge, at en sygdom udvikler sig mere alvorligt. Omvendt kan nærværsfaktorer også være negative. Det er de i de tilfælde, hvor arbejdspladsen stiller så store krav til medarbejderen, at han/hun føler sig presset til at gå på arbejde trods sygdom. Fraværs-nærværsforståelsen opererer altså inden for et lidt flydende felt i forhold til krav fra arbejdspladsen og krav eller behov i privatlivet eller en selv. Ved at pege på at fravær kan have mange årsager, blandt andet problemer på arbejdspladsen, lægges grunden for, at der kan arbejdes med fraværs- og nærværsfaktorerne på arbejdspladsen. Dette kan f.eks. i forhold til de positive fraværsfaktorer være i form af, at der skabes mere fleksible rammer for, at medarbejderne kan tage sig af kravene og behovene i privatlivet uden at behøve at sygemelde sig. Den rummer dog også risikoen for at blive omklamrende eller overgribende på den måde, at forståelsen lægger op til en tilgang til fraværs-nærværsproblematikken, som medfører et krav om, at man konstant forholder sig til fraværet. Spørgsmålet er her, hvor grænsen for et acceptabelt fraværsniveau, som ikke behøver blive diskuteret, skal trækkes. Fraværs-nærværsforståelsen har, som nævnt, også det udgangspunkt, at medarbejderne helst vil passe arbejdet der, hvor de er ansat. Den har ikke plads til den mulighed, at medarbejderen måske dybest set hellere ville noget andet, men passer arbejdet primært af pligt eller nødvendighed. Dermed bliver tilskyndelser hos medarbejderne i forhold til at blive væk fra arbejdspladsen for at være nærværende andre steder noget, der skal bearbejdes og vendes til nærvær på arbejdspladsen. Hvis der skulle lægges andre vinkler på dette spørgsmål, ville det medføre en helt anden diskussion, som ikke skal tages her. Der skal blot gøres opmærksom på, at der kan være en dynamik i hvert tilfælde i nogle medarbejderes livssammenhæng, der falder uden for forståelsen. Der skal endvidere gøres opmærksom på, at forforståelsen i fraværs-nærværsforståelsen har konsekvenser i forhold til, hvilken tilgang man vælger i forhold til at arbejde med fravær og nærvær på arbejdspladsen. I rapporten her vil fraværs-nærværsforståelsen med disse bemærkninger blive brugt som tilgang til at diskutere institutionernes arbejde med metoder til nedbringelse af fraværet og fastholdelse af medarbejdere med langtidsfravær. 3.1.3 Fraværsfaktorer og nærværsfaktorer Inden for begrebsparret om fravær og nærvær opereres der med henholdsvis positive og negati- 9
ve fraværsfaktorer - altså forhold, som for medarbejderen trækker i retning af fravær fra henholdsvis nærvær på arbejdspladsen. Tankegangen er illustreret i figur 3.1. I forbindelse med midtvejsevalueringen blev en række fraværs- og nærværsfaktorer, som de blev oplevet af medarbejdere ved projektinstitutionerne, indkredset. Vi har ladet nogle af dem stå i figuren, blot som eksempler til at belyse tankegangen. Figur 3.1. Fraværs- og nærværsfaktorer F R A V Æ R Positive faktorer Positive fraværsfaktorer Passe syge børn Sociale begivenheder Tage vare på sig selv Forebygge sygdom Negative faktorer Negative fraværsfaktorer Psykisk belastning i arbejdet Fysisk belastning i arbejdet Ingen værdsættelse af indsats Lukkethed om årsager til fravær N Æ R V Æ R Positive nærværsfaktorer Gode kolleger og godt arbejde Ansvar for arbejdet og kollegerne Positiv åbenhed om årsager til fravær Anerkendelse og værdsættelse Negative nærværsfaktorer Ingen andre laver arbejdet Holdning om, at man passer arbejdet trods sygdom Holde sin sygestatistik nede Et eksempel på negativt nærvær er, at medarbejderen af en eller anden årsag vælger at gå halvsyg på arbejde, mens positivt fravær kan være, at den enkelte tager ansvar for sit eget helbred (nødvendigheden af at genvinde kræfterne efter en belastende situation). 3.1.4 Fravær er ikke kun den fraværendes problem Med begreberne om positive henholdsvis negative fraværs- og nærværsfaktorer giver analyserammen en tilgang til at forklare og forstå baggrunden for fravær fra arbejdspladsen. Den er ikke dømmende i den forstand, at den ikke i udgangspunktet ser på, om fraværet er legitimt eller ej, men derimod søger den at forstå baggrunden for valget af fravær fremfor nærvær som et kompleks af mange faktorer. Hermed løfter analyserammen også forståelsen af fravær væk fra individniveauet, hvor fraværet umiddelbart fremtræder. Fravær kan ikke betragtes som et individrelateret problem alene, selv om det er knyttet til enkeltpersoner, der er fraværende. Det må betragtes som en konsekvens af en række omstændigheder, som bl.a. skabes af arbejdspladsens sociale og organisatoriske system, som i sammenhæng med, hvordan den enkelte medarbejder reagerer på dem, bliver afgørende for fraværet. 3.1.5 Man kan være fraværende på mange måder Når der er tale om fravær i den forstand, som er skitseret ovenfor som modsætning til nærvær, så er det at melde sig syg på arbejdet bare én måde at være fraværende fra sit arbejde på. Andre 10
former for fravær er at komme for sent, være psykisk fraværende, undgå at yde for meget - eller søge andet arbejde. Det er en pointe ved synsvinklen om fravær over for nærvær, at omfanget af sygefravær ikke i sig selv er det afgørende. Det, der er vigtigt, er, hvorfor medarbejderen vælger at være eller bliver fraværende frem for nærværende. I denne rapport dækker begrebet fravær dog fortsat fravær i form af sygefravær, da det er det, der er puljens tilgangsvinkel. 3.2 Forskel på fravær Det overordnede udgangspunkt for at problematisere fraværets omfang er fraværsgennemsnittet i institutionerne forstået som det gennemsnitlige antal fraværsdage pr. medarbejder pr. år. Når man går bag om fraværsgennemsnittet og ser på fraværets sammensætning, og når man hører institutionernes ledere og personaleansvarlige tale om fraværet, bliver man dog hurtigt klar over, at fravær ikke bare er fravær. Hvis man forestiller sig en skala for fravær, så tales der i den ene ende af skalaen om det klatvise fravær af 1-3 dages varighed og i den anden ende om langtidssygdom. Imellem disse yderpoler ligger det almindelige fravær af nogle dages til et par ugers varighed. Ved fravær af op imod to ugers varighed eller mere bliver der tale om langtidssygefravær, men uden at vi er ovre i kategorien langtidssyg. Et kort blik på antagelserne om baggrunden for fraværet, som de kommer til udtryk især fra institutionernes ledere og personaleansvarlige, viser, at det klatvise fravær antages at skyldes alt lige fra småsygdomme til pasning af syge børn, (som ikke figurerer som barns 1. sygedag), at medarbejderen af en eller anden grund har en dårlig dag, brug for at trække stikket ud, eller det kan være symptom på mistrivsel. Årsagerne til det almindelige fravær kan også være mange, men antages i reglen at være f.eks. influenza eller andre infektionssygdomme. Dog findes der også den antagelse, at nogle af fraværsperioderne på en-to uger kunne afkortes, hvis institutionerne kunne komme den opfattelse til livs, at man kun har været rigtig syg, hvis man har været væk mindst en uge. Angående kategorien langtidssyge, så henviser den til medarbejdere, der er sygemeldte på grund af kendt sygdom af alvorlig karakter, så som kræft, og det at være langtidssyg er ikke ensbetydende med fravær i én sammenhængende langvarig fraværsperiode. I rapporten benyttes følgende terminologi: Fraværsperioder af 1-3 dages varighed kaldes spredt eller klatvist fravær. Af og til vil der blive talt om mandags-fredags-syge, som også hører til i denne kategori. Fraværsperioder af 4-14 dages varighed betegnes længerevarende fravær. Fraværsperioder af mere end 14 dages varighed omtales som langtidsfravær eller langvarigt fravær. Tilgangen i institutionerne til at arbejde med nedbringelse af fraværet er typisk, at de syge skal have lov til at være syge og komme på arbejde igen, når de er raske. Metoderne til nedbringelse af fravær vil blive taget i anvendelse over for det fravær, som ikke skyldes fraværskrævende sygdom (om dette så end ligger i det klatvise fravær eller i nogle af de længerevarende sygeperioder), eller der vil blive arbejdet i forhold til at reducere den del af det sygdomsbetingede fravær, som er arbejdsbetinget. De metoder, man her tager i anvendelse, kan have karakter af både at arbejde med fraværs- og nærværsfaktorerne, med kontrol, omsorg eller forebyggelse. Det vender vi tilbage til i del 1 om metoderne. Det er imidlertid her oplagt at fremhæve, at når det gæl- 11
der de langtidssyge, så er det omsorg og arbejdsfastholdelse, der træder ind. Der er ingen, der udtrykker ønske om at komme af med syge medarbejdere. Tværtimod. Til denne kategori af medarbejdere hører også medarbejdere med kroniske lidelser, som f.eks. er jævnligt fraværende på grund af regelmæssige behandlinger, men ikke er langtidssygemeldte. Da det specifikt er arbejdsfastholdelse af medarbejdere med langtidsfravær, der er dækket af den del af puljens formål, som er benævnt arbejdsfastholdelse, vil arbejdsfastholdelse udelukkende blive behandlet i denne forstand. I del 1 om metoderne bliver arbejdsfastholdelse derfor behandlet sammen med andre værktøjer i arbejdet med fravær og fastholdelse, som retter sig mod individniveauet (afsnit 6.1). Den skelnen mellem forskellige typer fravær, som fremgår ovenfor, peger allerede på et dilemma i forhold til at arbejde med både reduktion af fravær og arbejdsfastholdelse. Hvis langtidssyge medarbejdere og medarbejdere med kroniske lidelser skal fastholdes, så medfører det uundgåeligt en stigning i institutionernes samlede fravær. 3.3 Afgrænsning af fravær Der skal knyttes nogle flere bemærkninger til det fravær, som fremstillingen i det følgende handler om. Disse bemærkninger angår, hvad det er for et fravær, der indgår i beregningen af fraværsgennemsnittet og dermed indgår i den problemstilling, der behandles her. 3.3.1 Fraværstyper i opgørelserne af fravær Projektinstitutionerne har forskellige måder at opgøre fraværet på. Hvad angår institutionerne under kriminalforsorgen (herefter kaldet fængslerne), opgøres fraværet af Direktoratet for Kriminalforsorgen. Fraværet i de øvrige institutioner er omfattet af statens personalestatistik. I begge statistikker omfatter det fravær, som tælles med i fraværsgennemsnittet, fravær på grund af almindelig sygdom, arbejdsskade og graviditet uden for egentlig barsel. Det omfatter ikke fravær på grund af barsel, barns 1. sygedag og omsorgsdage. Når der i rapporten her tales om fravær slet og ret, henviser det til det fravær, som medtages i fraværsgennemsnittet. Derimod er der forskel på, hvordan varigheden af en fraværsperiode opgøres for fængslerne og de øvrige institutioner og dermed også forskel på det antal fraværsdage, der kommer til at indgå i statistikken. I fængslerne tælles fridage og helligdage, som ligger i en fraværsperiode, med i opgørelsen, mens man for de øvrige institutioner kun medtager fraværsdage på arbejdsdage i fraværsperioden. Det betyder, at fraværsgennemsnittet ved fængslerne ikke kan sammenlignes med gennemsnittet ved de øvrige institutioner. Endvidere omfatter tallene for Rengøringsdivisionen i Slots- og Ejendomsstyrelsen kun personalekategorien rengøringsassistenter, og det er kun de kvindelige rengøringsmedarbejdere, der er registreret i denne kategori. Det betyder, at fraværsgennemsnittet for Rengøringsdivisionen ikke kan sammenlignes med fraværsgennemsnittet for de øvrige institutioner 2. 2 Langt størsteparten af Rengøringsdivisionens 350 medarbejdere er rengøringsmedarbejdere, heraf godt 2/3 kvinder og knap 1/3 mænd. Da vi ønskede at få et indtryk af fraværsniveauet, som så vidt muligt svarede til divisionens område (fremfor hele Slots- og Ejendomsstyrelsens), fik vi leveret tal for personalekategorien rengøringsassistenter, som dog kun medtager de kvindelige rengøringsmedarbejdere. 12
Hvad angår Blegdamsvejens Fængsel, opgøres fængslets fravær ikke særskilt, idet fængslet er en del af Københavns Fængselsvæsen. Tilsvarende findes der ikke særskilte opgørelser af fraværet ved Odense Universitetsbibliotek siden 1997, idet biblioteket er blevet fusioneret med tre uddannelsesinstitutioner i projektperioden. Alle institutionerne opgør selv fraværet på medarbejderniveau som grundlag for indberetninger til Direktoratet for Kriminalforsorgen henholdsvis Finansministeriet. Derudover udfører de selv i varierende omfang analyser af fraværet. Disse analyser kan supplere billedet af fraværets omfang og sammensætning, og de inddrages i et vist omfang i evalueringen af de enkelte projekter. Da der er forskel på opgørelsesmetoderne fra den ene institution til den anden, kan de ikke bruges som grundlag for indbyrdes sammenligninger mellem institutionerne. 3.3.2 Personalegrupper i opgørelserne Det personalegrundlag, der indgår i opgørelsen af fraværsgennemsnittet, omfatter generelt de faste årsværk. Dvs. at blandt andet ansatte på særlige vilkår ikke indgår i opgørelsen. Dette bemærkes særskilt, idet specielt bibliotekerne har en del ansatte på særlige vilkår. De indgår altså ikke, når der generelt tales om fravær i det følgende. 3.4 Fravær i staten og projektinstitutionerne Som baggrund for den tværgående del af rapporten om institutionernes arbejde med fravær og fastholdelse belyses i det følgende kort statens fravær generelt og derefter institutionernes fravær ved projektstart. 3.4.1 Fravær i staten Ifølge Statens personaleforbrug 1999 har fraværsgennemsnittet i staten som helhed i perioden 1996-1999 ligget mellem 6,9 og 7,5 fraværsdage pr. medarbejder. Der er en del forskel mellem brancher, ministerområder og personalekategorier. Fordelt på brancher var der i 1999 knap 9 fraværsdage pr. medarbejder inden for forsvaret og politiet, godt 7 dage inden for det administrative område og kun 5 dage inden for undervisningsområdet. Af statens godt 138.000 ansatte er godt 50.000 ansat inden for Forsvars- og Justitsministeriets områder, mens godt 42.000 er ansat inden for Forsknings- og Undervisningsministeriets områder. Det bemærkes særskilt i publikationen, at en del af baggrunden for det lave fravær inden for undervisning er, at ikke alt fravær registreres ved de højere læreanstalter. Det videnskabelige personale har ingen tilstedeværelsespligt, dvs. de kan varetage en række arbejdsopgaver hjemme, hvorfor situationer, der i andre job ville udløse en sygemelding, ikke nødvendigvis gør det for videnskabeligt personale. Fraværsgennemsnittet inden for forskellig personalekategorier afslører igen store forskelle, jf. tabel 3.1. Se næste side. 13
Tabel 3.1. Fravær pr. ansat fordelt efter personalekategori 3 Personalekategori Gennemsnitlig antal fraværsdage pr. ansat 1996 1997 1998 1999 Akademisk personale 3,8 4,0 4,0 4,1 Kontorpersonale 8,3 8,9 8,7 8,6 Rengørings- og køkkenpersonale 10,4 11,6 10,8 11,1 Faglærte arbejdere 6,9 7,6 7,0 7,2 Ikke-faglærte arbejdere 6,5 7,3 7,5 6,8 Øvrige 7,2 8,5 8,3 7,8 Staten i alt 6,9 7,9 7,5 7,4 Det fremgår af tabellen, at der ikke er de store udsving i fraværsgennemsnittet inden for de enkelte personalekategorier år for år. Det falder derudover i øjnene, at der er et markant undergennemsnitligt fravær i akademikergruppen, og et ligeså markant overgennemsnitligt fravær blandt rengørings- og køkkenpersonale. Hvad angår det lave fravær blandt det akademiske personale, må vi antage, at det delvis kan forklares på samme måde som det lave fraværsgennemsnit inden for undervisningsområdet, nemlig at ikke alt fravær registreres ved de højere læreanstalter. Tabellen kunne umiddelbart tolkes sådan, at rengørings- og køkkenpersonale generelt har mange fraværsdage, hvad årsagen så end er, men sådan forholder det sig ikke. I Statens personaleforbrug 1999 er det også opgjort, hvor stor en andel af de ansatte inden for hver personalekategori, som ingen fraværsdage har haft i 1999. Se tabel 3.2. Tabel 3.2. Ansatte uden fravær i 1999 fordelt på personalekategori Personalekategori Procentandel Gennemsnitlig antal uden fravær fraværsdage pr. ansat Akademisk personale 47,1 4,1 Kontorpersonale 31,3 8,6 Rengørings- og køkkenpersonale 46,2 11,1 Faglærte arbejdere 39,3 7,2 Ikke-faglærte arbejdere 58,6 6,8 38,9 7,8 Staten i alt 39,3 7,4 3 Kilde til tabel 3.1 og 3.2 er: Statens personaleforbrug 1999, Økonomistyrelsen 2000. 14
Næsten 6 ud af ti ikke-faglærte, ansat i staten, havde ikke én eneste fraværsdag i 1999 og lige efter følger rengørings- og køkkenpersonalet sammen med akademikerne. Som vi har set, vil en del af det akademiske personale kunne overkomme en forkølelse med en hjemmearbejdsdag, mens denne mulighed ikke er til stede for køkken- eller rengøringsassistenten. Dette blot nævnt for at skærpe opmærksomheden på, at man ikke kan generalisere forhold inden for en gruppe på baggrund af gennemsnittet for gruppen. 3.4.2 Fravær i institutionerne ved projekternes start Det fremgår af omstående tabel 3.3., at fraværet ved de to fængsler, der foreligger tal for, havde været stigende i perioden før projektstart. Ved de øvrige institutioner havde fraværet ligget mere stabilt eller været faldende. Man skal være opmærksom på, at man først har kendt resultatet for 1998, hvor projekterne blev startet, et stykke inde i 1999. Tabel 3.3. Gennemsnitlig antal fraværsdage pr. ansat 1996-1998 1996 1997 1998 Fraværs- Fraværs- Fraværs- Institution Ansatte dage Ansatte dage Ansatte dage pr. ansat pr. ansat pr. ansat Arresthuset i Århus 51 15,0 51 26,7 50 26,9 Blegdamsv. Fængsel - - - - - - Statsf. i Nyborg 270 18,2 278 20,6 289 23,8 Danmarks Blindebibl. 112 13,3 107 12,4 114 10,0 Det Kongelige Bibli. 406 10,9 396 11,5 385 9,7 Odense Uni.bibl. 113 (7,5) 127 (6,7) - - Den Sociale Ankest. 202 12,5 213 11,9 213 10,0 SES Reng. (Q-ass.) 255 19,0 232 16,4 212 18,0 Telestyrelsen 161 10,3 160 10,0 162 8,1 Staten 6,9 7,9 7,5 Tabellen skal læses med de bemærkninger om opgørelsesmetoderne in mente, som fremgik af afsnit 3.3. Først og fremmest kan fængslernes fraværsgennemsnit således ikke sammenlignes indbyrdes med de øvrige institutioners. Desuden kan gennemsnittet ved Odense Universitetsbibliotek heller ikke sammenlignes med de øvrige institutioners på grund af, at metoden til opgørelse af antallet af ansatte i statens personalestatistik er skiftet fra 1999 til 2000. Derfor har evaluator for de institutioner, som er omfattet af denne, fået statistikken udarbejdet på ny tilbage fra 1996. Det gælder dog ikke for Odense Universitetsbibliotek, hvor tallene ikke er beregnet igen, fordi der ikke findes særskilte fraværsopgørelser for biblioteket siden 1997. 4 4 Den nye beregningsform betyder også, at tallene i tabellen ovenfor afviger fra tallene i bilag 2, tabel 1 i midtvejsrapporten. 15
Det skal også endnu engang nævnes, at institutionernes egne fraværsopgørelser bygger på forskellige opgørelsesmetoder. De tal fra institutionernes egne opgørelser, som refereres i flere af projektevalueringerne i rapportens del 2, afviger derfor fra tallene i tabel 3.3, og de kan ikke bruges til sammenligninger institutionerne indbyrdes. 16
Del 1 Metoderne 17
4. En model: Viden, analyse og handling For at kunne gøre noget ved fraværet kræves en viden om fraværet. Denne viden kan være på flere niveauer. Det niveau, man vælger at have viden på, giver også bestemte forudsætninger for hvilke metoder, der kan tages i anvendelse for at nedbringe fraværet. Den analyse, man når frem til på baggrund af viden om fraværet i forhold til fraværets sammensætning og årsager, kan på sin side danne grundlag for at finde frem til hvilke handlinger eller metoder, der vil blive taget i anvendelse i forhold til at påvirke fraværet. Handlingsniveauet er de konkrete metoder, der derefter tages i anvendelse til håndtering af fraværet og fastholdelse af medarbejdere med langtidsfravær. Disse handlinger kan rette sig mod individet, grupper af ansatte eller organisationen som helhed. Det er på baggrund af evalueringerne af projekterne, at disse niveauer træder frem i arbejdet med fravær, hvilket er illustreret i figur 4.1. Afrapporteringen af resultaterne af arbejdet med metoder til nedbringelse af fravær og til øget fastholdelse er struktureret efter disse niveauer, der samtidig kan siges at danne en model for arbejdet, som andre institutioner vil kunne bruge. Figur 4.1 Viden Analyse Handling på Individniveau Gruppeniveau Organisationsniveau I kapitel 5 findes en samlet behandling af metoder til indhentning af viden om og analyse af fravær. I det efterfølgende kapitel 6 behandles handlingsniveauet - de metoder, der tages i anvendelse for at påvirke institutionens fravær. Herunder behandles også metoder til fastholdelse af medarbejdere med langtidsfravær. I hvert kapitel omtales de metoder, institutionerne har brugt, og fordele og ulemper ved metoderne diskuteres undervejs. 4.1 Fokus på fravær eller nærvær I bestræbelserne på at nedbringe institutionens fravær kan institutionen vælge at sætte direkte fokus på medarbejdernes fravær. Med dette fokus er det umiddelbare udgangspunkt for handlingerne, at fraværet betragtes som problemet. Institutionen kan også vælge at fjerne fokus fra fraværet som problem og sætte fokus på nærværsfaktorerne i stedet. I de projekter, der overvejende har anlagt et nærværsfokus, har fokus på medarbejdernes trivsel været den dominerende tilgang. I de følgende kapitler anlægges denne skelnen mellem fraværsfokus og nærværsfokus i forhold til de metoder, der omtales. 4.2 Kontrol, omsorg eller forebyggelse I det følgende vil der blive anlagt endnu en skelnen, der går på hvilken tilgang, man vælger til 18