DAGSORDEN TIL INTERN BRUG I BESTYRELSEN

Boligselskabet Farumsødal Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag d. 15. november 2012 kl. 17.00 i Nordtoft, Farum Hovedgade 54, 3520 Farum. NB: Selve mødet går først i gang kl. 17:30. DAGSORDEN TIL INTERN BRUG I BESTYRELSEN Dagsorden: 1 Domea web... 2 2 Godkendelse af dagsorden... 2 3 Godkendelse af referat... 2 4 Boligselskabet Farumsødal... 2 4.1 Orientering fra formanden... 2 4.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 3 4.3 Orientering fra Domea... 3 4.4 Forretningsføreraftale... 3 4.5 Kataloger Husorden, vedligeholdelse og råderet... 3 4.6 Ungdomsboligerne / ledige lejligheder... 4 4.7 Salg af boliger i Vejgårdspark... 5 4.8 Byggesag Rådhusgrunden i Allerød... 6 4.9 Energimærkning, energisyn og e-driftsjournaler... 6 4.10 Risiko- og tryghedsanalyse af samtlige afdelinger... 6 4.11 Byggeregnskab renovering af gulvbelægning... 7 4.12 Uddannelse af valgte bestyrelsesmedlemmer... 7 4.13 Opgaveliste... 7 5 Boligselskabets afdelinger... 7 5.1 Tilskudsansøgning om dækning af særlige udgifter / Sejlgården.. 7 5.2 Huslejefastsættelse i afdeling 2014 / institutionerne... 9 6 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Henning Østerbye, formand Karin Beyer, næstformand Henning Thomsen deltog ikke Jørgen Gottliebsen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Kirsten Nielsen Jørgen Gullander Karin Thomsen Heidi Storck deltog ikke Gitte Melchiorsen Tom L. Frandsen, Domea Domea Boligcenter København 26. november 2012 Side 1 af 10

1 Domea web Inden mødet startede var der afsat ½ time med kommunikationskonsulent Lars Peter Lundstrøm fra Domea med henblik på at dele viden og drøfte erfaringer med brug af Domea Web. Der blev givet en del input og der blev også kort undervist i hvordan og hvor det var muligt at finde eks. referater fra organisationsbestyrelsesmøderne. Selve organisationsbestyrelsesmødet startede herefter kl. 17:30. 2 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 2. december 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden. 3 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 23. august 2012. Referat godkendt og underskrevet. 4 Boligselskabet Farumsødal 4.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Formanden orienterede om det afholdte styringsdialogmøde. Administrationsbidraget blev drøftet med kommunen, som gav udtryk for at Domea umiddelbart i benchmarkingen synes en del dyrere. Domea oplyste, at der var forskel på det Landsbyggefonden (LBF) oplyser og det Domea oplyser. Differencen skyldes lejemålsenhederne i afdeling 2014 Institutionerne, som LBF ikke kan håndtere i deres system. Herudover blev der drøftet salg af boliger i Vejgårdspark, Sejlgårdens problemer med naboejendom, vasketøjsstativ og elscooteroverdækning, opsplitning af Akacieparken i ungdomsboliger og ældreboliger, de ledige boliger i ungdomsboligerne på Farum Hovedgade. Derudover om byggemuligheder, hvor Kommunen oplyste, at der ikke er muligheder pga. der pt. står 3 5 % ledige boliger i kommunen. Herudover oplyste Henning Østerbye, at han i anden anledning havde haft kontakt med Furesø Kommune Morten Jessen fordi Kommunen er ved at gennemgå alle sine bygninger for PCB. Formanden havde bedt om mu- Side 2 af 10

lighed for at foretage analyser i institutionerne. Der afventes svar fra Kommunen. 4.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Karin Thomsen oplyste, at der var gennemført generationsskifte i Domea. Jørn Ravn havde valgt at stoppe og Thomas Holluf er ny administrerende direktør fra 1. november 2012. Oplyste videre, at Domeas konference holdes sammen med repræsentantskabet og at mødet finder sted den 7. + 8. juni 2013. Der bliver arbejdet målrettet med it-hastigheden og med at det skal tage højst 4 klik at nå frem til en ønsket side i på Domea web. Orienterede om, at Domeas bestyrelse havde godkendt direktionens oplæg til Domea 2015, som opererer med en gennemsnitlig nedsættelse af administrationsbidraget med 20 % med udgangen af 2015. Personalet orienteres om den endelige plan den 28. januar 2013 og senere til boligorganisationerne. 4.3 Orientering fra Domea Orientering gives på mødet. Pia Christiansen orienterede om, at boligcentret er i drift og at der ikke sættes nye initiativer i gang før 2015 begynder at rulle ud. 4.4 Forretningsføreraftale Set i lyset af den kommende prisnedsættelse på administrationsbidraget i konsekvens af Domea 2015, foreslås det, at de boligorganisationer, der står lige foran en genforhandling af forretningsføreraftalerne, får tilbud om forlængelse af de nuværende aftaler, indtil vi er klar med de nye priser. Uanset den enkelte boligorganisations beslutning vil det stadig være således, at når de fremtidige priser ligger klar, så vil alle få tilbudt genforhandling af deres forretningsføreraftale, således at ingen bliver straffet for fx at indgå nye 5 årige aftaler pr. 1. januar 2013. Efter en drøftelse, hvor det blev understreget, at den nuværende administrationsaftales opsigelsesregler fortsat gælder, var der enighed om at forlænge aftalen. Bestyrelsen besluttede, at forlænge den nuværende forretningsføreraftale. 4.5 Kataloger Husorden, vedligeholdelse og råderet Side 3 af 10

På mødet den 23. august fik organisationsbestyrelsen forelagt forslag til udarbejdelse af 3 kataloger på henholdsvis husorden-, vedligeholdelses- og råderetskatalog. Domea anbefalede at det primært var Hesselbækpark, Vejgårdpark og Lillevangspark som fik gennemført katalogpakkerne. Organisationsbestyrelsen anmodede Domea om, at vende tilbage med en samlet pris med udgangspunkt i at alle afdelinger i Farumsødal fik andel i katalogpakken. På et netop afholdt formandsmøde har formændene givet udtryk for, at det er relevant for 7 afdelinger i Farumsødal og at der tilbydes hjælp når afdelingsbestyrelserne giver udtryk for, at der forekommer ressourcer i afdelingerne til at gå i gang med arbejdet. I drøftelserne blev det præciseret, at de 7 afdelinger er de 6 afdelinger med bestyrelse samt Æblelunden, som p.t. er uden afdelingsbestyrelse. Der sker ikke betaling, hvis ikke katalogerne udarbejdes. Med i prisen er også, at katalogerne lægges på hjemmesiderne. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der afsættes kr. 175.000 over arbejdskapitalen til kataloger i 7 afdelinger. Bestyrelsen besluttede, at Domea kan tage kontakt til de 3 store afdelinger med henblik på, at der allerede nu forsøges påbegyndt arbejdet med katalogerne, da det er påkrævet. 4.6 Ungdomsboligerne / ledige lejligheder På organisationsbestyrelsesmøde den 19. september 2009 godkendte bestyrelsen, at kommunen overtog anvisningen af de 14 et rums boliger pr. 1. august 2009 og 2 to rums boliger fra henholdsvis den 1.oktober 2009 og 1. januar 2010. Boligerne skulle anvendes som overgangsboliger for voksen handicappede. De efterfølgende 12 måneder blev anvendt som forsøgsperiode, hvor kommunen har haft anvisningsretten til ungdomsboligerne, og sideløbende skulle der foretages yderligere afklaring af behovet. Furesø kommunen har oplyst, at det efterhånden er ganske vanskeligt at udleje boligerne og flere af dem står tomme. P.t. er der 4 ledige. Farum Midtpunkt har vist interesse for midlertidigt at leje dem i forbindelse med deres PCB renovering. Desværre er huslejen for lejlighederne for høj til, at de har ønsket at gøre brug af tilbuddet. Furesø Kommune overvejer deres interesse for at leje boligerne. Farumsødal skal dog ikke basere beslutning i sagen på tilbagemelding fra Kommunen. I 2007 blev der skitseret et projekt, som tog udgangspunkt i at ombygge boligerne til 5 ældreboliger og 5 familieboliger til en samlet byggesum på ca. kr. 12.260.000. I 2009 blev der skitseret et projekt som tog udgangspunkt i at ombygge boligerne til handicapegnede boliger til en samlet byggesum på ca. kr. 2.000.000. Ingen af forslagene blev realiseret og det er Domeas vurdering at en reel fortsat udlejning af boligerne kun vil være mulig, såfremt de bliver ommærket til familieboliger. En nærmere undersøgelse vil vise om det er rentabelt for selskabet at ommærke boligerne herunder, om de kan ombygges til en langt lavere pris end den ovenfor skitseret på omtrent 12 mill. Og om der er befolkningsgrundlag for at udleje familieboligerne. Side 4 af 10

Pia oplyste, at der var mulighed for støttede lån fra LBF, hvis en løsning ville bevirke, at boligerne reelt blev fremtidssikrede og at det ville betyde, at huslejeniveauet ville blive fastlagt af LBF ud fra niveauet i området. Bestyrelsen havde en længere drøftelse om mulighederne. Organisationsbestyrelsen konkluderede, at: - Det skal opgøres, hvor stort det årlige lejetab er på kontoen for lejetab i selskabets dispositionsfond. - Det skal overvejes, om der skal lejes ud til reduceret pris til rustenborg i midlertidige kontrakter, for dog at få nogle penge ind. Når Rustenborg er aktuel handler det om, at administrationsselskabet KAB har kontaktet Domea om hjælp til midlertidig genhusning for en beboere, hvis boliger skal renoveres - Kommunens holdning til hel og delvis ommærkning skal undersøges, - Når de forskellige områder afklaret, skal en rådgiver på opgaven, med henblik på at skitsere hvad der reelt er muligt med grunden og boligerne - Det skal undersøges hvad boligerne kan lejes ud til, - En reel fremtidssikring af boligerne skal indgå i overvejelserne, - Domea skal undersøge den historiske økonomiske udvikling og fremlægge en begrundelse for, hvorfor boligerne er så dyre, - Konkurrencen med boligerne i kasserne området skal med i overvejelserne - Det skal undersøges om det muligvis er muligt at ombygge boligerne til ældreboliger pga. beliggenheden. 4.7 Salg af boliger i Vejgårdspark Byrådet har netop sagt nej til yderligere salg af boliger i Vejgårdspark. Jørgen Gottliebsen spurgte om, hvor lang tid en beslutning i byrådet kunne holde. Det blev oplyst, at den blev fastholdt indtil der sad et nyt byråd som evt. ønskede sagen til beslutning på ny. I den forbindelse ønskede Jørgen Gottliebsen, at rejse spørgsmålet politisk overfor lovgiverne, så man helt undgik en mulig fremtidig diskussionen om salg af lejligheder. Jørgen blev opfordret til at tage kontakt til BL evt. for at få en artikel i Boligen om vores erfaringer med salg af boliger. Organisationsbestyrelsen bakker helt op om dette træk. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bakker fuldt ud op om at spørgsmålet rejses politisk overfor lovgiverne. Side 5 af 10

4.8 Byggesag Rådhusgrunden i Allerød Der foreligger intet nyt fra Kommunen i denne sag. Punktet genoptages, når der er nyt i sagen. 4.9 Energimærkning, energisyn og e-driftsjournaler Jfr. Ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimerings emner, som kan skabe en besparelse på afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid, på under 10 år, skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan energimærkes skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumenterer og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Der er indgået aftale med Energi & Miljø for samtlige afdelinger under forudsætning af, at de pågældende afdelinger falder ind under lovgivningskravet. 4.10 Risiko- og tryghedsanalyse af samtlige afdelinger På baggrund af udviklingen i forsikringspræmien er vores forsikringsmægler Willis i gang med en såkaldt risiko- og tryghedsanalyse af samtlige boligorganisationer i Domea. Aktuelt gennemgås afdelingerne i Farumsødal. I løbet af januar februar 2013 forventes det, at alle afdelinger er gennemgået. Side 6 af 10

Resultatet bliver en rapport, hvor Willis kommer med anbefalinger til de enkelte afdelinger. Rapporten sendes til afdelingsbestyrelsen og kan bl.a. bruges i forbindelse med budgetlægningen / DV-planen. 4.11 Byggeregnskab renovering af gulvbelægning Der foreligger nu byggeregnskab og revisionsprotokollat i sagen, som ender i en samlet anlægsudgift på 4.080.081 kr., finansieret med et banklån. 4.12 Uddannelse af valgte bestyrelsesmedlemmer Der har været lidt usikkerhed vedr. betaling for uddannelse til valgte bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen besluttede, at der udsendes en information om denne mulighed, så der er klarhed i organisationen. 4.13 Opgaveliste Opdateret opgaveliste eftersendes / vil foreligge på mødet. Bestyrelsen bad om at filen blev samlet, så den ikke fylder så meget. Til afdelingerne sendes egen side fra nu af. Farvevalget overvejes, så listen bliver let læselig. Bestyrelsen tog opgavelisten til efterretning 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Tilskudsansøgning om dækning af særlige udgifter / Sejlgården Karin Beyer har sendt denne ansøgning: På vegne af afdelingsbestyrelsen skal jeg herved ansøge Farumsødal om dækning af nogle helt specielle udgifter, som vi efter adskillige forsøg ikke har opnået dækning af fra anden side. Det drejer sig dels om retablering efter skader forvoldt i forbindelse med byggeriet på den gamle gård, Sejlgården. Dels om særlige anlæg på grund af beboeres særlige behov. Sejlgården er som bekendt en lille afdeling med kun 11 boliger, der alle visiteres til personer med fysiske handicap. Havde vi været en større afdeling med blandet beboersammensætning kunne man muligvis forvente at afdelingen kunne dække udgifterne solidarisk. Nu har alle beboere i forvejen ekstra udgifter pga. deres handicap, og mange har meget beskedne indtægter. Boligafdelingen Sejlgården har i forvejen store udgifter til plejeopgaver og vi har en relativ høj husleje. Det er derfor meget ønskeligt, at huslejen ikke belastes yderligere af de nedenfor beskrevne uforskyldte udgifter. Det skal understreges, at afdelingen via henlæggelser har sparet op til de relativt store vedligeholdelsesopgaver, som vi er i gang med at gennemføre. Der ansøges altså ikke om støtte til almindelig drift. Side 7 af 10

Helt kort drejer det sig om: 1) Udgifter til retablering af skader efter byggeri på den gamle Sejlgård: - Opretning af flisesti - Fjernelse af vildt græs og andre planter - Nivellering af jord/græsareal - Såning af græs - Opretning af to parklamper - Retablering af indkørselsparti I alt 25.000 kr. 2) Etablering af åbent skur til el-scootere med elstik og flisebelægning. Skuret bygges som en forlængelse af et eksisterende privat skur. 3) Fliser og en træ væg til afskærmning af ekstra affaldscontainer og stort stativ til vasketøjssække ved en bolig med særlige behov. Den nuværende placering er til stor gene for beboerne i blokken overfor og forholdene skæmmer i høj grad strædet. Pris i alt for 2 +3: 45.000 kr. Uddybende kommentarer: Jeg vil uddybe forklaringerne på mødet efter behov, samt fremvise fotos af situationerne. Ad. 1) Skader i forbindelse med ombygningen af Sejlgården. I forbindelse med renoveringen af den gamle gård, Sejlgården, har vi haft kraftige gener af mange forskellige slags i mere end 1½ år. Selv om byggetilladelsen krævede, at man startede med at anlægge p-plads ovre mod Akacietorvet, og selv om Kommunen præciserede at al parkering skulle forgår på egen p-plads, så har bygherre, entreprenører og leverandører bestandigt parkeret og lagt materiale på vores p-plads og på vores græsarealer. Store biler har desuden kørt hen over en flisesti og beskadiget denne samt lamper og indkørselsparti. Hertil kommer beskadigelse af asfaltlag, huller og afskrabning, som vi dog opgiver at få repareret i denne omgang. Denne uheldige opførsel har naturligvis været påtalt på stedet og ved forskellige diplomatiske møder, hvor af nogle har været med driftschefen som deltager. Entreprenøren for arbejdet i foråret har fx lovet udbedring af skaderne over for Tom Frandsen og Jens-Christian Hansen, men intet er sket. Den 28. august havde vi så besøg af borgmesteren og direktøren for bl.a. det tekniske område. De beså forholdene og kunne fuldt ud anerkende vore klager, men desværre kunne Kommunen ikke stille noget op over for denne bygherre. Borgmesteren tilbød at kontakte bygherren, men dette har heller ikke ført til noget. Ad. 2) Åbent skur til el-scootere I Sejlgården (boligafdelingen) er beboernes skure placeret på havesiden ud for terrassen, hvortil der ikke er adgang for scootere, og om vinteren heller ikke for gående. (Kun to boliger har skuret liggende ud for gavlen med fliseadgang fra stisystemet). For mange år siden fik vi med støtte fra Farum Kommune bygget et åbent skur til tre el-scootere længst mod øst. På nuværende tidspunkt er der stort behov for et tilsvarende skur for beboere i det vestlige stræde, og vi havde håbet på en tilsvarende løsning med kommunen. Sammen med ejendomsmesteren har vi fundet frem til en god placering som en tilbygning til et eksisterende skur. En placering, der ikke vil skæmme friarealet mellem blokkene, og som vil være tilgængeligt og brugbart for beboerne. Side 8 af 10

Desværre har kommunens Social- og Sundhedsforvaltning ikke kunnet støtte projektet. Man vil kun give de pågældende beboere et fliseunderlag og et el-stik umiddelbart uden for boligen. Det er så op til borgeren selv at tildække scooteren med en tung regnfrakke ved parkering og at fjerne regnvand og sne på og omkring scooteren. Denne løsning er ikke praktisk anvendelig for beboerne og bestemt ikke ønskelig for bebyggelsen som helhed. Undertegnede er på beboernes vegne gået ind i dialogen med støttende argumenter, desværre uden held. Efter mødet med borgmesteren og i forlængelse af styringsdialogmødet mellem Farumsødal og Kommunen, er det blevet undersøgt om andre dele af forvaltningen kunne støtte scooterprojektet. Desværre har dette heller ikke givet resultat. 3) Simpelt arrangement til afskærmning af ekstra container og stativ med 10 sække. De specielle forhold bag dette behov, vil blive omtalt på mødet og illustreret med fotos. Det indhentede tilbud fra håndværkerne bygger på samtidig gennemførelse af projekt 2 og 3. Udgiften til 3) er ca. ¼ af den samlede udgift. Punkt 1: Idet afdelingen uforskyldt er havnet i en situation, hvor en entreprenør har påført afdelingen udgifter pga. af skader besluttede bestyrelsen, at dække udgifterne. Bestyrelsen havde med i overvejelserne at køre sagen for domstolen, men med udsigt til omkostninger og de ressourcer der skal anvendes blev dette fravalgt. Punkt 2 og 3: Bestyrelsen var enig i, at det var en mangel ved byggeriet, idet boligerne fra start var tænkt som handicapegnede. Det svarer til at bygge familieboliger uden legepladser. På den baggrund besluttede bestyrelsen at dække disse udgifter. Gitte Melchiorsen vil arbejde for, at Furesø Kommune vil give støtte til afskærmning af vasketøjsstativet. 5.2 Huslejefastsættelse i afdeling 2014 / institutionerne Der har været møder om huslejefastsættelse af institutionerne med Furesø Kommune. Årsagen er, at Domea fra år 2007 har brugt ballanceleje princippet, som gælder i den almene sektor. Møder er mundet ud i, at huslejestigningen følger den indgåede kontrakt. Kommunen har på møderne signaleret, at de vil tilbagekøbe institutionerne i 2018. 6 Eventuelt Kirsten Nielsen omdelte brev, hun havde fået fra dele af bestyrelsen i Akacieparken. Der var enighed om at der er tale om et sprogbrug, som er uacceptabelt og det vil blive taget op på et formandsmøde. Furesø Kommune har afgjort budgettvisten vedr. Akacieparken. Huslejen vil hurtigst muligt blive justeret. Side 9 af 10

Jørgen Gullander rejste spørgsmålet om tavshedspligt i relation til bestyrelsesarbejde. Når punkter omhandler fortrolige sager sker det på en lukket dagsorden. Referatet offentliggøres ikke. I øvrigt blev det fremhævet, at organisationsbestyrelsesreferater og dagsordener, skal sendes til repræsentantskabet. Kommende møder: Organisationsbestyrelsen Onsdag den 6. marts 2013 Repræsentantskabsmødet blev aftalt til: Onsdag den 20. marts 2013 Side 10 af 10