Ungekollegiet Tilsynsrapport over uanmeldt tilsyn 2013 Tilsynsenheden 1
Indhold Beskrivelse af enheden: Lovgrundlag, rammer og vurdering... 3 Navn og Adresse... 3 Ledelse... 3 Dato for tilsynet... 3 Anvendte tilsynsmetoder... 3 Lovgrundlag, rammer:... 3 Vurderingen... 4 Samlet vurdering... 4 Opfølgning fra tidligere tilsyn:... 4 Organisation og ledelse:... 5 De fysiske rammer... 6 Levering af ydelser/handleplaner:... 6 Dialog og inddragelse... 7 Dokumentation:... 7 Sundhed, helbred og opfølgning på dette:... 8 Retssikkerhed og magtanvendelser... 8 Utilsigtede hændelser... 8 Kvalitetssikring:... 9 Anbefalinger:... 9 2
Beskrivelse af enheden: Lovgrundlag, rammer og vurdering Navn og Adresse Ungekollegiet, Roskildevej 12, 4300 Holbæk Ledelse Ungekollegiet er en enhed under Socialpsykiatrisk Center. Konst. afdelingsleder Lizandra Resting Dato for tilsynet: 14.maj, 19.august, 16.september 2013 Anvendte tilsynsmetoder: Der er gennemført interviews med Leder, 2 medarbejdere og 2 beboere. Formålet har været drøftelse af konstaterede og observerede forhold Der er forelagt beboerliste og medarbejderliste med angivelse af formelle uddannelser. I samarbejde med stedet er enhedens dokumentation gennemgået og drøftet i forhold til krav fra gældende lovgivning. Stedets medicinskab og medicinkardex er set. Ligeledes har Tilsynet læst stedets hjemmeside og sammenholdt det med oplysningerne på Tilbudsportalen. Lovgrundlag, rammer: Serviceloven 148 a. Den stedlige kommunalbestyrelse fører det generelle driftsorienterede tilsyn med tilbuddets personale, bygninger og økonomi, herunder om grundlaget for afgørelse efter 14, stk. 3, om optagelse af et privat tilbud på Tilbudsportalen fortsat består. Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 16. Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Magtanvendelse, Serviceloven 123-128. Formålet med bestemmelserne i dette afsnit er at begrænse magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten til det absolut nødvendige. Disse indgreb må aldrig erstatte omsorg, pleje og socialpædagogisk bistand. Stk. 2. Forud for enhver form for magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten skal kommunen foretage, hvad der er muligt for at opnå personens frivillige medvirken til en nødvendig foranstaltning. Stk. 3. Anvendelse af magt skal stå i rimeligt forhold til det, der søges opnået. Er mindre indgribende foranstaltninger tilstrækkelige, skal disse anvendes. Stk. 4. Magtanvendelse skal udøves så skånsomt og kortvarigt som muligt og med størst mulig hensyntagen til den pågældende og andre tilstedeværende, således at der ikke forvoldes unødig krænkelse eller ulempe. Stk. 5. Indgreb efter 126 kan udføres af ansatte i tilbud, der drives af regionen eller af de private leverandører, der efter kommunal visitation yder service over for den pågældende, jf. 124 a. Det påhviler kommunalbestyrelsen at vejlede private leverandører af service om betingelserne for at foretage indgreb i medfør af 126, herunder om kravet om indberetning, jf. 136. I tilbud etableret af regionsrådet påhviler vejledningsforpligtelsen efter 2. pkt. regionsrådet. Anden gældende lovgivning som ingen andre myndigheder fører til syn med. 3
Vurderingen Tilsynet er en faglig øjebliksvurdering, som skal kontrollere og følge op på at hjælpen udføres på en ordentlig måde. Tilsynet vil indeholde opfølgning på f.eks. regler om retssikkerhed og magtanvendelse, værgemål og dialog og inddragelse. Desuden vil tilsynet følge op på Embedslægeanbefalinger, da området er ikke løbende er underlagt dette tilsyn Tilsynets konklusioner udmøntes i en generel vurdering, eventuelt suppleret med anbefalinger og i grovere tilfælde påbud Samlet vurdering Opfølgning fra tidligere tilsyn: At der redigeres på hjemmesiden i afsnittene Efterværn og misbrug, så det er tydeligt at efterværn drejer sig om udslusning og misbrug gøres til en mindre del, hvis I ikke er en aktiv del af behandlingen. Dette er redigeret. At der ved implementeringen af et nyt elektronisk system, laves 3 hovedgrupper parallelt med den daglige journalføring. Det drejer sig om: 1. pædagogik 2. sundhed/helbredsmæssig opfølgning 3. Retssikkerhed/magtanvendelse I disse hovedgrupper samles den overordnede dokumentation, så der kan dannes et hurtigt overblik over den aftale tilgang til den enkelte beboer. Det nye elektroniske system er fortsat undervejs og efterspurgt i enheden. Og der er fokus på, at få disse hovedgrupper som en del af journalføringen. Dette vil blive et opmærksomhedspunkt ved næste års tilsyn. At der påsættes navn og cpr.nr. på hver enkelt beboers medicinæsker, så det er tydeligt hvem medicinen tilhører, for derigennem at mindske fejl. Dette var fortsat en mangelfuldt. Det er derfor et opmærksomhedspunkt som vil blive kontrolleret ved næste års tilsyn. At der indberettes UTH når der ikke laves en lægelig behandlingsplan på de beboere der får afhængighedsskabende og antipsykotisk medicin. Der er ikke indrapporteret UTH af denne art. Det er derfor et opmærksomhedspunkt for stedet, at dette indrapporteres når problemet opstår. At der ledelsesmæssigt tages en drøftelse af hvor sagsbehandlingen af UTH skal ligge, så I kan udvikle og målrette jeres tiltag i forhold til UTH. Der er ikke truffet nogen beslutninger i denne sag, og stedet efterlyser samtidig at sagsbehandlingen foregår så decentralt som muligt. Derfor bliver dette igen en anbefaling. At det tydeliggøres i journalen om samtykke er givet og til hvad det er givet. Dette er fortsat ikke tydeligt. Ved implementeringen af det nye elektroniske system har Tilsynsenheden en forventning om, at dette tydeliggøres. 4
Organisation og ledelse: Ungekollegiet er en enhed organisatorisk placeret under Socialpsykiatrisk Center. Afdelingslederen er konstitueret i stillingen indtil videre. Ungekollegiet er et Socialpsykiatrisk døgntilbud med plads til 11 unge. Målgruppen er normalt begavede unge mellem 16-26 år med betydelige sindslidelser. Udover en sindslidelse kan den unge bo på Ungekollegiet med en behandlingsdom til ambulant psykiatrisk behandling og/eller ophold på Socialpsykiatrisk institution og/eller til behandling for misbrug. Misbrugsbehandlingen kan dog ikke omfatte afrusning eller behandling af massivt dagligt misbrug. Medarbejdere: Medarbejderne har en for Tilsynet tilstrækkelig kompetent grunduddannelse. Der er 14 medarbejdere med en social- pædagogisk uddannelse, 10 omsorgs og pædagogmedhjælpere, 2 social og sundhedsassistenter (SSA), 1 sygeplejerske samt 1 administrativ medarbejder og 1 havemand. Kombinationen af pædagogisk og sundhedsfaglig repræsentation i medarbejdergruppen finder ledelsen vigtig. Ledelsen tilkendegiver, at den sundhedsfaglige vinkel på denne målgruppe er meget aktuel, og at stedet profiterer af denne vinkel kombineret med den pædagogiske tilgang. Tilsynet er meget enig i dette valg af forskellige kompetencer/uddannelser i forhold til indsatsen hos denne målgruppe. Der er ved Tilsynets besøg ingen tomme pladser pladser. Stedet er opdelt i 2 teams, hvor der er en for Tilsynet, fin opdeling af forskellige kompetencer. Bl.a. har hvert team en koordinator og 1 SSA. Koordinatoren har ansvaret for vagtplan og ferieplan, og det tilkendegives, at der er tydelig arbejds og ansvarsfordeling mellem koordinator og ledelsen. Der er udarbejdet årshjul som for Tilsynet, viser struktur, synlighed og ansvarlighed. Lederen tilkendegiver, at dette årshjul er skabt via en demokratisk proces. Stedet er ligeledes praktiksted med en flot praktiskstedsbeskrivelse, som findes på stedets hjemmeside. Leder og medarbejdere får ekstern supervision. Teams får hver 4.uge af en anden ekstern supervisor end lederen. Der gennemføres MUS en gang årligt, og dette er gennemført i foråret. Ledelsen tilkendegiver, at være bekendt med den enkelte medarbejders kompetencer, og at disse bliver udnyttet. Dette bekræftes af de medarbejdere tilsynet talte med. Der er lavt sygefravær på stedet iflg. lederen. Stedet følger den af Holbæk Kommunes udstukne retningslinje for fraværssamtaler. Og denne er kendt blandt medarbejderne. Indflytning: Alle nye beboere kommer til en samtale med relevante pårørende, sagsbehandlere og andre, inden der træffes en endelig afgørelse om indflytning. Det tilkendegives fra lederen, at der til denne samtale orienteres om hvordan det er at bo på stedet, hvilke forventninger stedet 5
har til beboerne og får en drøftelse af hvordan det harmonere med forventninger fra den unge. Lederen tilkendegiver, at stedet er meget kreativ og alternative i løsningsmodeller i samarbejde med anbringende kommuner. Ved indflytningen udleveres en pjece om hvad man kan forvente af ophold på stedet, og en beskrivelse af måltiderne. Denne pjece er dækkende mener de beboere som Tilsynet talte med. Der etableres en indflytningssamtale kort tid efter beboeren er flyttet ind. Her laves aftaler for både handleplan og regler osv. De beboere Tilsynet talte med, efterlyste et referat fra disse indflytningssamtaler, og det kan Tilsynet tilslutte sig. Det er derfor en anbefaling at der laves et referat af de aftaler der drøftes, som kan ligge til grund for det videre samarbejde med beboeren. Pædagogik: Der er angiveligt struktur på dagene i form af beboerskemaer, som udarbejdes af kontaktpersonen i samarbejde med beboeren. Det er ligeledes tydeligt på en tavle i fællesarealet, hvilke medarbejdere der er på arbejde, og dette finder beboerne rigtig godt. Lederen tilkendegiver, at det er vigtigt at signalere overfor beboerne hvem der er på arbejde. Stedet lægger i beskrivelsen af sig selv meget vægt på relations arbejdet som omdrejningspunktet for deres indsats. Og det er Tilsynets opfattelse, at dette praktiseres og hænger godt sammen med de udsagn beboerne også kommer med. At der bliver lyttet, at man tages alvorligt og bliver inddraget i de beslutninger der tages der vedrører den enkelte. De fysiske rammer: Der er gode lyse fællesrum med god plads til samvær og det hele er centreret i midten af hovedhuset. Udenom findes velindrettede pavilloner, hvor der bor 3 beboere. Tilsynet har set et værelse i hovedhuset, og dette fremtræder stort, lyst og velegnet. Levering af ydelser/handleplaner: Det er fortsat ind imellem svært at få en handleplan fra anbringende kommune, hvilket udfordrer den samlede indsats for den enkelte beboer. Men ved Tilsynets kontrol i dokumentationen, findes dokumentationen fagligt målrettet og sober, med en månedlig opfølgning fra kontaktpersonen. Og det fremgår af samtale med medarbejderne, at opfølgningen som minimum tages ud fra vurderingen om den enkeltes beboers aktuelle tilstand, og dette bekræftes af de beboere som Tilsynet talte med. Evalueringen af den samlede indsats i forhold til den enkelte beboer, kan dog blive tydeligere. Og Tilsynet anbefaler, at øge opmærksomheden på dokumentationen af dette til næste tilsyn. Der opleves fra alle inkl. de interviewede beboere, tilfredshed med den leverede indsats. De samme bekræfter at de relevante kompetencer er til stede. De interviewede beboere giver udtryk for, at stedet gør meget for den enkelte beboer som bliver meget psykisk syg i perioder. De efterlyser dog, at der også bliver taget hånd om øvrige beboere ved disse særlige lejligheder. Tilsynet anbefaler derfor, at stedet retter en opmærksomhed på denne efterspørgsel og finder en måde hvorpå dette relevante ønske efterkommes. Beboerne tilkendegiver, at stedet er god til at håndhæve traditioner, hvilket Tilsynet bifalder. 6
Der er ganske få beboere på stedet som har et massivt misbrug. Der er ikke en procedure for hvordan en sådan beboer imødekommes, da der er langt imellem at dette forekommer. Det er derfor en anbefaling, at stedet udarbejder en procedure for hvilken tilgang der skal til af sundhedsfaglige og pædagogiske kompetencer så beboeren tilgodeses. Der er god og tæt kontakt til misbrugscenteret, og stedet bakker op om behandlingen ved hjælp af samtaler og observationer. Dialog og inddragelse: Stedet inddrager beboerne i alt hvad der foregår omkring dem. Det er også stedets tilgang, at motivationen er beboerens egen og derfor skal de inddrages, høres og tages med i beslutningerne. Beboerne tilkendegiver, at de bliver inddraget i hvad deres statusrapport indeholder og at de gerne må kommentere på den. Denne inddragelse finder Tilsynet god og sober. Der afholdes beboermøde ca. 1 gang om måneden. De beboere Tilsynet talte med, mente dog at der havde været langt tid imellem nogle møder fra foråret og til efter sommerferien. Tilsynet er efterfølgende kommet i besiddelse af referater fra de seneste beboermøder hvoraf det fremgå, at møderne ikke har været afholdt kontinuerligt. Beboerne efterlyser, at møderne planlægges struktureret og det bakker Tilsynet op omkring. Tilsynet oplever, at stedet vægter samarbejdet med pårørende højt. Der afholdes netværksmøder (pårørende, beboeren og stedet), hvor alle parter drøfter aktuelle emner. Og disse netværksmøder etableres fra gang til gang i samarbejde med beboeren. Der findes dog ikke en systematisk elektronisk dokumentation på denne dialog, og Tilsynet vil anbefale, at der ved implementering af et nyt elektronisk system også fokuseres på dokumentationen af inddragelsen. Dialogen og referater fra netværksmøder nedskrives og lægges i mapper på kontoret. Dette bekræftes af medarbejderne som bruger mapperne som redskab i deres arbejde. Beboer bekræfter at blive inddraget og at tonen i huset er god og respektfuld. Både beboer og pårørende er bekendt med kontaktpersonsordningen og ved hvem der er kontaktpersoner. Beboerne tilkendegiver, at det er ukendt for dem hvilke kriterier der for at bo i pavillonerne. Ledelsen forklarer efterfølgende Tilsynet hvordan dette visiteres, og det er sobert og pænt. Tilsynet anbefaler dog, at denne sobre måde sikres i en åben dialog med beboerne. Dokumentation: Tilsynsenheden har fået forevist enhedens elektroniske dokumentation. Og det vurderes, at dokumentationen er både relevant og meget faglig begrundet. Dokumentationen foregår primært i døgnrapporten, og skrives kronologisk. Tilsynet har ved gennemgang af dokumentationen svært ved at finde overblikket i indsatsen. Dette er stedet enig i, og ser frem til implementeringen af det nye elektroniske system. Tilsynet anbefaler, at der ved implementeringen af et nyt elektronisk system, ind tænkes en form hvor al dokumentation genfindes elektronisk, og hvor der er opdeling i 3 hovedområder: Retssikkerhed/magtanvendelse Pædagogik Sundhed/helbredsmæssig opfølgning Der er socialpædagogiske handleplaner på de beboere hvor det er 7
relevant, og det er tydeligt for Tilsynet at stedet er meget opmærksom på vigtigheden af dette redskab. Sundhed, helbred og opfølgning på dette: Der er gode notater i journalen, men ingen særlige ark for den helbredsmæssige opfølgning. Den helbredsmæssige dokumentation findes, men for Tilsynet var det svært at finde notaterne da de skrives i kronologisk rækkefølge i døgnrapporten. Tilsynet anbefaler, at der ved implementering af nyt elektronisk system skabes en opdeling så den sundhedsmæssige opfølgning(samtykke, aftaler med læge osv.) er opdelt og adskilt fra den daglige dokumentation. Stedets medicinskab er set. Medicinen er opdelt i kasser på hver enkelt beboer. Og der er kun aktuel medicin i disse kasser. Lederen tilkendegiver, at uaktuel medicin opbevares separat og allerhelst afleveres på apoteket. Der mangler fortsat navn og cpr nr. på hver enkelt medicinæske, og Tilsynet anbefaler at dette gøres så hurtigt som muligt. Der er tæt kontakt og godt samarbejde med eksterne samarbejdspartenere. Der savnes dog en tydeliggørelse i den skriftlige dokumentation om hvilke aftaler der er indgået og hvem der gør hvad. Ligeledes beskriver medarbejdere et godt og tæt samarbejde med læge/speciallæge, men at der ofte ikke forefindes en behandlingsplan fra lægen på det afhængighedsskabende medicin. Iflg. sundhedsstyrelsen skal lægen lægge en behandlingsplan, hvoraf det tydeligt fremgår hvad der er virkning og bivirkning og hvor lang tid behandlingen forventes at vare. Stedet er meget aktiv for at dette fremover vil ske, og er ved at etablere en samarbejdsform med den lokale psykiater, hvor dialogen og forventningen drøftes. Dette følges op på næste tilsyn. Det er i interviewet med beboerne ikke helt tydeligt, om der er en alkoholpolitik på stedet eller ej. De beskriver, at nogle medarbejdere siger de ikke må drikke alkohol og andre siger de gerne må. Det er derfor en anbefaling til stedet om at få tydeliggjort reglerne og holdningen til dette. Retssikkerhed og magtanvendelser: Der er ikke indberettet magtanvendelser i løbet af året. Og medarbejderne og ledelse er meget opmærksomme på at få drøftet krav til lovgivningen samt forebyggelsen af den enkelte magtanvendelse. Det er fortsat ikke helt tydeligt for Tilsynsenheden, om kravet til samtykke er opfyldt. Tilsynet kan ikke genfinde i journalen hvilke type oplysninger der må videregives til hvem og til hvilket formål. Dette anbefaler Tilsynet bliver tydeliggjort for at tilgodese det retssikkerhedsmæssige for medarbejdere men også for tydeliggørelsen af samarbejdet mellem stedet og beboeren og/eller værge. Der er ikke et samlet opslag om husregler. Beboerne som Tilsynet talte med, efterlyser at disse regler bliver en del af den udleverede pjece. Dette bakker Tilsynet op omkring. Utilsigtede hændelser: 8
UTH er kendt og medarbejdere har indberettet nogle få stykker. Man har i Socialpsykiatrisk center valgt en sagsbehandler af UTH for Ungekollegiet som sidder et andet sted i organisationen. Tilsynet vil anbefale, at man ledelsesmæssigt overvejer om denne organisering er hensigtsmæssig, da UTH er et lærings og udviklings system, hvor hvert enkelt sted skal lære af de fejl de begår og udvikle og sikre kvaliteten. Kvalitetssikring: Det er tydeligt, at der findes en pædagogisk linje og klare opgavefordelinger. Disse er kendte og kan genfindes i skriftlige retningslinjer. Medarbejderne bekræfter, at disse retningslinjer er gode og giver en tydelig retning. Der er gennem MUS samtaler faglig og personlig opfølgning på hver enkelt medarbejder som føler at ledelsen ved hvilke kompetencer den enkelte har. Medarbejderne til kendegiver, at hver enkelt har et ansvar for at søge sin opkvalificering, og at der ledelsesmæssigt er lydhørhed overfor behov for yderligere læring. Der afholdes månedlige personalefaglige møder, hvor de aktuelle problemstillinger drøftes og det afføder også en drøftelse af om de interne instrukser er relevante og brugbare. Det er dog ikke tydeligt for Tilsynet om der findes faglige interne instrukser, da de medarbejdere Tilsynet talte med, tilkendegav at disse fandtes på den enkelte beboer. Det var ikke entydigt for medarbejderne at der på Holbæk Kommunes intranet forefindes centrale faglige instrukser. Det er derfor en anbefaling, at dette kendskab udbredes og bruges i det omfang der er behov. Der arbejdes på stedet med medicinpædagogik kursus for alle medarbejdere med opfølgning i 2013. Anbefalinger: At stedet overvejer at udarbejde et referat fra indflytningssamtalen, som kan ligge til grund for det videre samarbejde med beboeren. At øge opmærksomheden på at få dokumenteret evalueringen af den samlede indsats i forhold til den enkelte beboer. At der rettes en opmærksomhed på øvrige beboere, når enkelte beboere i perioder bliver meget psykisk syge. At der ved implementeringen af nyt elektronisk system, fokuseres på dokumentationen af inddragelsen i forbindelse med netværksmøder. At der tales åbent med beboerne om kriterierne for at bo i pavillonerne. At der straks påsættes navn og cpr-nr. på hver enkelt medicin dagsæske. At det straks bliver tydeligt for alle hvilken alkohol politik stedet har. At der udarbejdes en samlet husregel, som fint kunne være en del af den udleverede pjece. At få struktur på beboermøder, så de afholdes kontinuerligt. At man ledelsesmæssigt overvejer, om den nuværende organisering i sagsbehandlingen af UTH er hensigtsmæssig, da UTH er et lærings og udviklingssystem, hvor hver enkelt sted skal lære af de fejl de begår og udvikle og sikre kvaliteten. 9
10