J.nr.: 00-01-06-1-08 Dato: 07.02.2008 Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Torsdag, den 14. februar kl. 14.00 16.00 Sted: Alsion, Alsion 2, 6400 Sønderborg mødelokale 303 Medlemmer: Peter Christensen Hans Peter Geil Erwin Andresen Inger Donslund Jørgen Elsted Hansen Poul Rosendahl Morten Kristensen Thyge Nielsen (afbud) Ole Jacobsen Øvrige: Direktør H. C. Bonde Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Afbud sker til Ulla Grosmann (ug@sydtrafik.dk) eller på tlf.: 76 60 86 98 Dagsordenspunkter: 01/08 Valg af vognmand fra 1. udbud LUKKET SAG...2 02/08 Orienteringer...2 03/08 Visionsoplæg for Sydtrafik og oplæg til fokusområder...2 04/08 Konsulentopgave for harmonisering af Sydtrafiks zonestruktur...3 05/08 Rammeaftale for Bus & Tog samarbejdet...4 06/08 Finansiering af rejsekortet...4 07/08 Haderslev Busstation - Erstatningssag...5 08/08 Aabenraa Busstation Status på byggeprojekt...6 09/08 Henvendelse fra Sønderborg Kommune om frikommune -status og alternative kontraktløbetider....7 1
01/08 Valg af vognmand fra 1. udbud LUKKET SAG 02/08 Orienteringer J. nr. 00-01-06-1-08 Dato: 6. februar 2008 Til orientering JK 03/08 Visionsoplæg for Sydtrafik og oplæg til fokusområder J. nr. 90-02-1-08 Dato: 31. januar 2008 Visionsoplæg og oplæg til politiske fokusområder for 2008 godkendes På bestyrelsesmødet i september blev det besluttet, at ombearbejde det udkast til visionsoplæg, som blev resultatet af Bestyrelsens arbejde i Nymindegab i juni 2007. Sekretariatets informationsmedarbejder har herefter udarbejdet vedlagte oplæg til Sydtrafiks opgave, ambition og metode. Indholdet er det samme, men teksten er gjort mere læsevenlig og kommunikerbar. Oplægget skal efter godkendelse sættes op i en folder, trykkes og sendes til Sydtrafiks samarbejdspartnere og andre interesserede. Med baggrund i visionsoplægget har ledelsen i Sydtrafik udarbejdet et oplæg til konkrete fokusområder/mål for 2008. Det omfatter såvel opgaver, der skal politisk behandles før iværksættelse, som opgaver der er administrative udviklingsområder. 2
Bestyrelsen vil få forelagt konkrete oplæg til beslutning på de politiske fokusområder. De administrative fokusområder indgår i det løbende udviklingsarbejde af såvel produkter som administrationsrutiner. H.C. Bonde 04/08 Konsulentopgave for harmonisering af Sydtrafiks zonestruktur J. nr. 50-51-01-1-07 Dato: 31. januar 2008 at COWI tildeles opgaven med udarbejdelse af forslag til harmonisering af Sydtrafiks zonestruktur. Med Budget 2008 blev der afsat 250.000 kr. til konsulenthjælp for udarbejdelse af ét samlet zonesystem for Sydtrafiks område. Zonestrukturen i driftsområdet er delt op i 3 takstområder, med hver sin zonestruktur. Område Øst og Vest ligner hinanden i zonestruktur, konventioner og zonestørrelser, medens takstområde Syd har store zoner, der omfatter størrelsen af de gamle kommuner i Sønderjylland. Enkelte kommunezoner er dog opdelt i 2 zoner. Konventionerne i forhold til Øst og Vest er anderledes, bl.a. omkring takstfastsættelse af tilkøbsbillet og én zonebillet. For at få harmoniseret zoner og takster samt for at gøre Sydtrafik klar til Rejsekort, har bestyrelsen besluttet, at harmoniseringen skal være fuldført med Budget 2010 dog senest ved indførelse af rejsekortet. Tre konsulentfirmaer er anmodet om, at give tilbud på opgaven. Det er TetraPlan, RambøllNyvig og COWI. Det endelige oplæg skal foreligge senest 1. oktober 2008. 3
05/08 Rammeaftale for Bus & Tog samarbejdet J. nr. 00-06-02-1-08 Dato: 17. januar 2008 Rammeaftalen tiltrædes Sekretariatet bemyndiges til at godkende underbilagene efterhånden som de kommer Bus & Tog samarbejdet har hidtil bygget på dels en aftale om takstsamarbejde, dels en række forpligtende beslutninger (aftaler). Styregruppen for Bus & Tog samarbejdet er blevet enige om, at samarbejdet fremover skal hvile på en Rammeaftale med tilhørende underaftaler. Rammeaftalen indeholder bestemmelser om hvem Parterne i aftalen er organisering, finansiering, budget og regnskab løsning af tvistigheder Underaftalerne vil konkretisere samarbejdsaftalerne inden for specificerede områder. Underaftalerne vil komme til at omfatte forskellige emner indenfor takstsamarbejdet, samt emner som køreplankoordinering, landsdækkende handicapkørsel, informationssamarbejde m.v. De fleste af disse underaftaler skal erstatte/formalisere de aftaler/det samarbejde, der allerede virker. Disse aftaler vil hovedsagelig have en proceduremæssig karakter eller beskrive administrative forhold. Det indstilles derfor, at sekretariatet bemyndiges til at godkende underbilagene. 06/08 Finansiering af rejsekortet J. nr. : 50-18-05-1-08 Dato: 4. februar 2008 Til drøftelse 4
Sydtrafiks bestyrelse har på mødet den 19. december 2007 anmodet om en belysning af finansieringsmulighederne for rejsekortet. Der er i vedlagte notat redegjort for de finansieringsmæssige alternativer og der er anført bilag, som viser eksempler på byrdefordeling for kommuner og region. Notatet indeholder 5 finansieringsmodeller, hvor de 3 første modeller er nærmere belyst. Model 1. Finansiering via Sydtrafiks driftsbudget Model 2. Aktier og udstyr finansieres via låneoptagelse og ansvarlig lånekapital finansieres via driftsbudgettet. Model 3. Finansiering via låneoptagelse til aktier, udstyr og ansvarlig lånekapital. Model 4. Leasing og Model 5. Kombinationsløsninger. Det skal bemærkes, at låne- eller leasingfinansiering kræver godkendelse fra Velfærdsministeriet (Indenrigs- og Sundhedsministeriet) og kan muligvis påvirke lånerammerne for kommunerne og regionen. JJ 07/08 Haderslev Busstation - Erstatningssag J. nr. 30-40-02-4-07 Dato: 21. januar 2008 Til efterretning I tilknytning til ombygningen og moderniseringen af Haderslev Busstation i 2003 fremførte Rutebilselskabet Haderslev, som ejer busstationen, et erstatningskrav som følge af et tab, som selskabet havde haft ved køb af en tilstødende grund beliggende Teaterstien 21 idet grunden kun delvist blev benyttet til udvidelse af busstationens areal. 5
Det fremsatte erstatningskrav har været genstand for en del forhandlinger, idet grundlaget for erstatningskravet har været vurderet med hensyn til såvel indhold som omfang. Sagen er nu afsluttet med, at Rutebilselskabet Haderslev har frafaldet deres krav om erstatning. JK 08/08 Aabenraa Busstation Status på byggeprojekt J. nr. 30-40-02-1-07 Dato: 6. februar 2008 Til orientering Sjælsø har igennem mange år arbejdet med et projekt med en dagligvarebutik, lokaler til liberalt erhverv og højhus med beboelse på arealet omkranset af H.P. Hanssens Gade, Havnevej og Gasværksvej i Aabenraa. På dette areal ligger bl.a. den nuværende busstation, hvor Sydtrafik har en uopsigelig lejekontrakt, som løber frem til 2019. For at planen kan realiseres, skal Sydtrafik derfor gå med til at flytte busstationen ca. 200 m til en placering ud mod Gasværksvej. Bestyrelsen har accepteret dette under forudsætning af, at en række punkter blev opfyldt, bl.a. at flytningen var udgiftsneutral for Sydtrafik, samt krav om indretning af standpladsen og stationsbygningen. Der har gennem 2007 været arbejdet med disse forudsætninger, og sidst på året var der mellem Sjælsø og Sydtrafiks sekretariat enighed om, at alle forudsætninger var opfyldte, ligesom der var enighed om formuleringen af et tillæg til lejekontrakten, som blot flyttede lejemålet for busstationen til en anden matrikel ca. 200 m fra den nuværende på i øvrigt uændrede vilkår. Det har dog endnu ikke været muligt at underskrive tillægget, da der som en udløber af sagen, hvor Vejle kommune har gjort indsigelse imod finansieringen af busstationerne, er blevet rejst tvivl om trafikselskabernes herunder Sydtrafik hjemmel til at etablere, drive og vedligeholde busstationer. 6
Der har derfor været foretaget en række juridiske vurderinger om, hvorledes den opståede situation kan løsnes, da Sjælsø ikke kan komme i gang med byggeriet, så længe der ikke foreligger en underskrevet accept fra Sydtrafik om at ville flytte lejemålet. Sagen er endnu ikke løst, men der arbejdes på en model om, at Aabenraa kommune forpligter sig til at indtræde i lejekontrakten med Sjælsø, såfremt forholdene omkring legaliteten eller finansieringen ændrer på de hidtidige forudsætninger, som Sydtrafik har arbejdet under. JK 09/08 Henvendelse fra Sønderborg Kommune om frikommune -status og alternative kontraktløbetider. J. nr. 70-06-1-08 Dato: 3. februar 2008 at bestyrelsen tilkendegiver over for Sønderborg Kommune, at Sydtrafik er indstillet på en nærmere drøftelse af Sønderborgs lov- og vedtægtsmæssige forhold, såfremt Transportministeren dispenserer fra Lov om Trafikselskaber, at kørsel i Sønderborg Kommune også kan udbydes med en alternativ kontraktlængde på 2 år og at Sønderborg kommune meddeles, at det er Sydtrafiks bestyrelse, der vælger blandt indkomne tilbud, dog således at Sønderborg Kommune høres om kontraktlængden. Sønderborg Kommune, Veje og Trafik, vil med brev af 18. januar 2008 til Sydtrafik foretage en sondering af muligheden for at søge Transportministeriet om at blive frikommune for offentlig servicetrafik, at kontraktlængden for det kommende udbud af kørsel i kommunen også kan udbydes alternativt på 2 års længde og at kommunen kan være aktiv ved valg af tilbud og kontraktlængde. 7
Ønsket kommer, fordi Sønderborg kommune p.t. undersøger muligheden for at etablere alternative kørselsordninger til borgerne, og i den forbindelse kan det vise sig uhensigtsmæssigt at indgå kontrakt med en lang løbetid. Sønderborg Kommune har til hensigt, at søge Transportministeren om tilladelse til at blive frikommune, i den forstand, at der kan etableres kørselsordninger, der ligger ud over hvad Lov om Trafikselskaber tillader. Kommunen ønsker at være aktiv medvirkende ved valg blandt indkomne tilbud, hvilket er et ønske, der ikke kan imødekommes, bl.a. fordi det i udbudsmaterialet skal fremgå, hvordan tilbud vælges, dvs. udbudsmaterialets tildelingskriterier. Derimod vil kommunen kunne høres om kontraktlængde. Såfremt Sønderborg Kommune får den ønskede tilladelse fra Transportministeren vil en række problemstillinger skulle drøftes med kommunen: I lov om Trafikselskaber fastslås, at en kommune skal være med i et trafikselskab, og at det er trafikselskabets opgave at varetage den offentlige servicetrafik Forholdet til Sydtrafiks vedtægt omkring repræsentantskab og byrdefordeling (basisudgifternes/indtægternes fordeling) herunder fordeling af Sydtrafiks fælles- og administrationsomkostninger HCB 8