Bestyrelsesmøde tirsdag den 7. april 2015 kl 19 i Klubhuset. Bestyrelsen : Bente Meunier Thomas Schmidt Claus Svenningsen Rasmus Jørgensen Flemming Laursen Niels Martin Larsen Flemming Larsen Per Kolberg Rikke Helstrup Referat : Referent : Referat udkast sendes senest den 9.4. Referat udsendes senest den 12.4. Afbud : Niels Martin, Claus 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og godkendelse af dagsorden for mødet Godkendt 2. Ny lokalplan for Marinaen og ombygning Status på lokalplansprocessen og bestyrelsens uforpligtende møde med arkitekt Karl Rasmussen. Forslag til brev til Middelfart Kommune ved Bente / ca 5-10 minutter 5-10 minutter Der er endnu ikke indkaldt til et møde fra kommunens side. Bente og Per har haft møde med arkitekt Karl Rasmussen. Fint møde. Han havde mange af de samme ideer som vi selv har haft Det kan ikke lade sig gøre at bygge en 1. sal på eksisterende. De eksisterende bygninger kan ikke bære. 3. Udvalgenes planer og budget for 2015 til godkendelse og generel orientering fra udvalgene Udvalgene skal en gang årligt fremsende forslag til aktiviteter og anvendelse af budgettet til godkendelse i Bestyrelsen. Instruktørudvalg ved Rikke 10.000 kr og 30.000 kr til kurser + svømmehal De 30.000,- til kurser er i store træk bestilt. Resten af bookningerne følger. 10.000,- er diverse forplejning, superinstruktør m.m. til div. Arrangementer Budgettet er godkendt sendes til Thomas Udgifter til svømmehal afholdes/bogføres under svømmehal og ikke direkte under instruktørudvalget. Børn og Ungeudvalg ved Rasmus 15.000 kr + svømmehal 8000,- stævner m.m. 2000,- indkøb af tøj 5000,- uforudsete- udgifter i forbindelse med nye medlemmer. Dette beløb afhænger selvfølgelig meget af, hvor mange, der begynder i klubben.
Der vil blive holdt en ungeaktivitet til ca 1000 kr for de særlige ungemidler, som kommunen giver i 2015 Budgettet er godkendt sendes til bestyrelsen. Aktivitetsudvalg ved Bente 15.000 kr Forslag til aktiviteter og budget vedhæftet som bilag Aktiviteter hen over året forventes at koste 8.000 kr. Til kørselsgodtgørelse til fælles klubture er disponeret 5.000 kr Budgettet er godkendt Idrætsudvalg ved Claus 25.000 kr Forslag til aktiviteter og budget vedhæftet som bilag 12løb/stævner er prioriteret- kørselsudgift i størrelsesorden 5 10.000 kr Indkøb af træktårn har kostet 5.500 Ikke disponeret pt 10.000 kr Budget er godkendt Hus-og materieludvalg ved Per 15.000 kr + køb af inventar Der er ingen planlagte reparationer. Behovene opstår og dækkes efter behov. Der laves ikke et budget. Kajakreparationsudvalg ved Flemming Laursen 20.000 kr Bilag forelagt på mødet Materialer 9.500 Ekstern reparation 10.000 kr Budgettet forventes brugt Budgettet er godkendt Informationsudvalg ved Flemming Larsen 4.000 kr til porto til udsendelse af Sildenyt Til trykning af Sildenyt er der på budgettet afsat 9.600 kr Der undersøges, hvor meget sildenyt koster pr. gang. Svagstrømmen ved Bente Udvalget har intet budget Orientering fra Børn og ungeudvalget ved Rasmus De gamle elever instruerer de nye ungdomsroere. Rasmus er pt. den eneste, der er instruktør. Der mangler instruktører til nybegynderne. Der undervises i alle kajaktyper. Undervisningen varetages af flere forskellige voksne på ungehold Rasmus har to aftener Positivt at de erfarne ungdomsroere deltager i træningen af de nye, men bestyrelsens ser ikke dette som en gunstig løsning. Det bedste er, hvis der er voksendækning på træningerne. Rasmus laver en oversigt med datoer instruktører og andre kontaktes, om de vil tage del i opgaven med de unge. Orientering fra Instruktørudvalget Som det ser ud lige nu bliver der kun et begynderhold på turkajak og to på havkajak Der kommer stadig indmeldelser frem til informationsmødet den 14.4.
4. Bestyrelsens prioritering af planer til realisering af Vision og Strategi Fortsat drøftelse af samarbejde og opgaver i den nye bestyrelse. Drøftelse af hvad vi vil tage fat på i 2015 i forhold til Vision og Strategi og opgaver i øvrigt i år, f.eks implementering af nye sikkerhedsbestemmelser, indkøb af kajakker. Godkendt Vision og Strategi vedlægges dagsordenen. Ved Bente/alle ca 30 minutter Bestyrelsen har valgt at prioriterer følgende 5 visioner og strategier i den kommende periode: Klubånden: Aktiviteter Økonomi og Organisering Klubhus 1. Der skal på alle planer stadig arbejdes på at styrke den gensidige respekt blandt andet gennem fælles aktiviteter for nybegyndere og fælles aktiviteter socialt og sportsligt for tur-, kap- og havkajak. 2. Der skal arbejdes på at få flere instruktører blandt andet til ungearbejdet, ligesom forældrene skal inddrages mere i arbejdet. 3. Der skal i årene fremover være fokus på at fastholde nye medlemmer og få dem til at tage ejerskab til klubben. 4. Der skal løbende arbejdes med en synlig kommunikation og en endnu bedre brug af de kommunikationskanaler, vi har, og vi skal udvikle dem i takt med den teknologiske udvikling. 5. Der arbejdes på en udvidelse af det eksisterende klubhus På næste bestyrelsesmøde arbejdes der med en konkret handleplan på de valgte områder. 5. Nye regler for gæsteroning På generalforsamlingen varslede bestyrelsen, at den vil arbejde med nye bestemmelser om gæsteroning. På generalforsamlingen var der stemning for, at klubben skal være rummelig ift gæsteroning, og at det skal vurderes, om der skal være forskellige bestemmelser for vinter- og sommerhalvår. Der er nu udarbejdet forslag om gæsteroning og ændring af ordensreglerne pkt 2.8 og forslag til afregningsform Bilag udsendes inden mødet ved Rikke og Thomas ca 20 minutter Udsat til næste møde 6. Ny kajaktrailer Ud fra principbeslutningen sidst har Hans Holt arbejdet med indkøb af trailer. Udgiften til ny trailer bliver 17.500 kr heraf dækkes 15.000 kr af sponsorat fra PM Madsen. Desuden bliver der en udgift til kasse til grej. Det foreslås, at klubbens udgift dækkes af budgettet til indkøb af kajakker. Der skal indhentes forsikringstilbud på ny trailer og udarbejdes vejledning/instruktion ift brug af trailer. Endvidere skal der tages stilling til salg af nuværende trailer. Ved Bente og Per ca 5 minutter Der arbejdes videre med det i udvalget. Per arbejder i at fremskaffe et billede af den ønskede trailer. Det undersøges, hvor meget der bliver betalt i forsikring på den gamle trailer. Den skal evt. sælges. Ansvarlig: Per 7. Nyt fra kasserer Status ift NETS og mulighed for opkrævning af kontingent via Conventus Orientering om aftale med Kontorhænder DGI, der fremover laver bogføring og regnskab, jfr beslutning på sidste møde. Kasserer sørger for kontering og betaling via netbank.
Det videre arbejde med intern revision m.v. Ved Thomas / 5-10 minutter NETS opkrævning er stadig ikke mulig. Thomas arbejder stadig på sagen. Thomas håber, at der kommer en løsning i denne uge. Ellers vil manuel opkrævning blive nødvendig. Denne metode er meget tidskrævende. Lene (DGI kontorhænder) der skal hjælpe med bogføring er ved at oprette regnskab 15 i Conventus. Alle faktuaer og tilgodhavende er betalt til d.d. Der skal laves en plan for bilagskontrol og intern revision (Thomas og Bente) 8. Afholdte og kommende aktiviteter - Evaluering af klargøringsdagen den 21.3. Gik godt. Dårligt vejr. Der blevet lavet en masse. Der er lagt fliser. Understøtning af broen. Indvendig oprydning - Det der hænger til overs fra oprydningen bliver der afholdt auktion over den 13. juni kl. 11 i forbindelse med Le Mans. - Standerhejsning 11.4. og standerhejsningsfest Der er styr på arrangementet. Der arbejdes stadig med båddåb. - Informationsmøde for nye medlemmer den 14.4. Instruktørerne kører mødet - 6.5. handicap starter Der mangler tidtagere. Flemming Laursen sender besked ud med jobopslag - Fænø Rundt 31.5. Dorte Nielsen er ansvarlig. Indkalder planlægningsgruppen snart. Indbydelser kommer ud i midten af april. Det vil være fint med et telt. 9. Indkøb af klubtøj til faste instruktører og tilbud til medlemmer om køb af klubtøj. Rasmus orienterer om tøjpakker, priser m.v. Der henvises til udsendt bilag. Rikke laver en opgørelse over Instruktører (total & hvem der er aktive i denne sæson) - dels for at afgøre behovet for indkøb af instruktørtøj. Der skal laves et færdigt forslag, spiseseddel og procedure til mødet i maj Dorrit Gohr, Bente og Rasmus holder et møde om administration af ordningen. 10 - Diverse. - Sea Challenge Fyn har besluttet at stoppe med Fyn Rundt og slutter med en kassebeholdning på 45.500 kr, som deles mellem deltagende klubber. Strømmen vil modtage ca 5.000 kr - Middelfart Kommune har indbudt til møde den 20.4. kl 18.30 om Skolen og foreningsidrætten. Hvem deltager? (invitationen er sendt til bestyrelsen) Flemming Laursen deltager i mødet. - Der er taget stilling til erstatning for tabt kajak (via mailbeslutning i bestyrelsen). Udgiften for klubben er 12.500 kr
som udgør knap 80 % af nypris. - Orientering om endelig sponsoraftale med Hindsgavl Slot. Klubben skal stå for alle opgaver ifm slotskoncerten og får 80 kr pr time, forplejning og en ekstra billet pr deltager. Indtjening ca. 10.500 kr. til klubben. Carsten Schleff organiserer klubbens deltagelse. Der skal bruges ca. 20 frivillige. Arrangementet bliver afholdt den 9. august - Strib Ro- og Kajakklub har spurgt til samarbejde om rokurser og frigivelse. Bestyrelsen har besluttet, at interesserede nybegyndere skal være meget velkomne i klubben. Der bliver pt. ikke lavet særlige forhold for nybegyndere, der er medlemmer i andre klubber. - Bente giver et kort referat fra DKFs årsmøde. Strategi: målet er, at 15% af klubbens medlemmer er unge (tidligere var det 11%), Mange af DKF s midler går til elitetræningen. En god oplevelse at deltage i årsmødet fint hvis vi kan deltage flere næste år. - Naturens Dag bliver i år afholdt den 13.9. 11. Eventuelt En lille beretning fra indvielsen af Vejle kajakklub. Bente var der oppe. Det var meget flot, men der var ikke meget plads. Næste møde den 12.5.15 Kommende punkter: Forslag til nye Sikkerhedsbestemmelser Tilbud om klubtøj til instruktører og medlemmer Handleplan til realisering af Vision og Strategi Nye regler for gæsteroning