Hovedudvalget REFERAT Sted: Rådsalen Dato: Mandag den 18 august 2014 Start kl: 13:00 Slut kl: 16:00 Medlemmer: Jesper Kaas Schmidt (Kommunaldirektør) (Formand) Eva Iversen (Økonomidirektør) Kenneth Koed Nielsen (Velfærdsdirektør) Kim Kofod Hansen (Udviklingsdirektør) Kim Bruun Nielsen (Sekretariatschef) Hanne Nielsen (Socialchef) Søs Fuglsang (Sundhed- og omsorgschef) Lotta Sandsgaard (Byg- og miljøchef) Finn Mikkelsen (Skole- og dagtilbudschef) Ellen Birthe Christensen (FOA) (Næstformand) Carsten Willadsen (AC) Jytte Skiffard (HK) Ole Andersen (3F) Laila Christensen (AMR) Carsten Povlsen (HK) Anni Hovmann Nielsen (FOA) Vibeke Binnerup (DSR) Michael Aagaard Laursen (DLF) Tinne Christiansen (BUPL) Kirsten Højgaard (DS) Kennet Hansen (AMR) Hanne Helt Kevy (SL) Norddjurs Kommune
Fraværende: Finn Mikkelsen (Skole- og dagtilbudschef) Carsten Willadsen (AC) Jytte Skiffard (HK) Carsten Povlsen (HK) Kennet Hansen (AMR)
Indholdsfortegnelse Side 1 Godkendelse af referat fra 12 maj 20141 2 Information vedr budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold 2 3 Budget 20154 4 Arbejdsmiljø 5 5 Personalepolitisk status 1 halvår 20148 6 Kommunikationsstrategi for personalepolitik og ledelsesgrundlag10 7 Trivselsmålinger på forvaltningsområder12 8 Rettelser i MED-aftalen 13 9 Information fra ledelsen14 10 Information fra medarbejderne 15 11 Information og kommunikation 16 12 Kommende møder18 13 Eventuelt 19 Bilagsoversigt20 Norddjurs Kommune
1 Godkendelse af referat fra 12 maj 2014 Åben sag Opfølgning fra sidste møde: Der har været afholdt et møde mellem formanden, næstformanden og HKs fællestillidsrepræsentant med henblik på at drøfte håndteringen af punktet vedr distancearbejdspladser, som var på hovedudvalgets dagsorden på det sidste møde Konklusionen på mødet blev, at ledelsen fremover vil involvere hovedudvalget i forbindelse med revidering af procedurer eller retningslinjer fastsat af ledelsen, som påvirker medarbejdere Videreførelsen af drøftelsen fra sidste møde, vedr trivselsmålinger på tværs af institutioner på de enkelte forvaltningsområder, tages op særskilt under punkt 7 Formanden indstiller, at referatet godkendes Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Referatet blev godkendt 1
2 Information vedr budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Åben sag Det fremgår af MED-aftalen, at hovedudvalget skal informeres om budgetopfølgningerne Der foretages budgetopfølgning hver måned, som forelægges økonomiudvalget Juni måneds budgetopfølgning afløses dog af halvårsregnskabet Halvårsregnskabet og tre af budgetopfølgningerne går videre til behandling i kommunalbestyrelsen Det drejer sig om budgetopfølgningerne ultimo juni, ultimo juli og ultimo oktober I halvårsregnskab ultimo juni 2014, forventes et samlet mindreforbrug på 71,5 mio kr i forhold til korrigeret budget inkl ældrebolighandlingsplanen Mindreforbruget fordeler sig med 34 mio kr i mindreforbrug på driften, 46,8 mio kr i mindreforbrug på anlæg og en mindreindtægt/merudgift på 9,2 mio kr på de finansielle områder Mindreforbruget på driften på 34 mio kr vedrører primært arbejdsmarkedsudvalgets område, hvor udgifterne til forsikrede ledige, sygedagpenge, førtidspension, mv er blevet lavere end forventet Mindreforbruget på anlæg vedrører primært byggerier af institutioner på børne- og ungdomsudvalget, og voksen- og plejeudvalget, der først står endelig færdig i 2015 Mindreforbruget forventes overført til 2015 Mindreindtægten/merudgiften på de finansielle områder vedrører primært tilbagebetaling af ejendomsskyld på et sommerhusområde i Bønnerup for årene 2012-2014, samt en forventet mindreindtægt på låneoptagelse primært pga at Norddjurs Kommune ikke har fået tilsagn om lånedispensationer for 2014 Driftsudgifterne er opdelt i to kategorier indenfor og udenfor servicerammen Regeringen udmelder hvert år en ramme for serviceudgifterne, som kommunerne skal holde sig indenfor 2
Norddjurs Kommune forventer ved udgangen af juni måned at overholde den udmeldte serviceramme for 2014 Såfremt der er personalemæssige konsekvenser af budgetopfølgningerne orienterer formanden om disse Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Formanden informerede om budgetopfølgningerne Der er ingen personalemæssige konsekvenser afledt af budgetopfølgningerne Informationen blev taget til efterretning 3
3 Budget 2015 Åben sag Formanden gennemgår det tekniske budget samt processen frem mod budget 2015 Der henvises i øvrigt til Norddjurs Kommunes hjemmeside, hvor alt materiale vedrørende budget 2015 løbende offentliggøres, samt til økonomiudvalgets behandling af det tekniske budget d 12 august 2014 på følgende link ØK120814 Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning Bilag: 1 Åben Budgetbalance 2015-2018 101096/14 2 Åben Budgetproces 2015 101097/14 Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Økonomidirektøren informerede om det tekniske for budget Informationen blev taget til efterretning Hovedudvalget indkaldes til orienteringsmøde om budgettet d 27 august 2014 kl 1100 Der sendes invitation ud efter mødet Høringsperioden er fra den 27 august 2014 og den 15 september 2014 4
4 Arbejdsmiljø Åben sag I henhold til MED-aftalen planlægger, leder og koordinerer hovedudvalget det overordnede arbejdsmiljøarbejde Hovedudvalget afholder fast den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse på det ordinære møde i tredje kvartal, hvor der samles op på arbejdsmiljørapporter fra områdeudvalgene Derudover behandler hovedudvalget kvartalsvise sygefraværs- og arbejdsskadestatistikker Arbejdsskadestatistik Vedlagt dagsordenen findes arbejdsskadestatistikken for 2 kvartal 2014 Som det fremgår af oversigten på side et i arbejdsskadestatistikken er der registreret 53 skader i perioden, hvilket har resulteret i 428 sygedage Til information er der tale om en ny arbejdsskadestatistik som automatisk tilpasser sig registreringerne og kun viser de områder, hvor der rent faktisk er blevet registreret skader Dette giver et mere overskueligt materiale Fraværsstatistik Fraværsstatistikken for 2 kvartal 2014 eftersendes grundet tekniske vanskeligheder Arbejdsmiljørapporter Hovedudvalget har modtaget arbejdsmiljørapporter fra områdeudvalgene samt fra entreprenørgården med henblik på at gennemføre den årlige arbejdsmiljødrøftelse, herunder prioritere eventuelle indsatsområder for 2015, i form af temaer for de supplerende arbejdsmiljøuddannelser Nogle af de udfordringer, der går igen på flere områder, er pres på medarbejderne i forbindelse med forandringer afledt af reformer, høj arbejdsmængde, pres på arbejdsmiljøet grundet eksterne faktorer, såsom politisk involvering, høje krav og trusler fra borgere og pårørende Derudover er der en række fysiske emner herunder røg hos borgere 5
Efter mødet sendes alle arbejdsmiljørapporter, samt hovedudvalgets konklusion på arbejdsmiljødrøftelsen til kommunalbestyrelsen Formanden indstiller, at hovedudvalget gennemfører den årlige arbejdsmiljødrøftelse og udvælger eventuelle emner, til næste års supplerende arbejdsmiljøkurser Bilag: 1 Åben Arbejdsskadestatistik 2 kvartal 2014 101021/14 2 Åben Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for administrationen 101036/14 3 Åben Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for sundhed og omsorg 101028/14 4 Åben Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for socialområdet 101025/14 5 Åben Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for skole- og dagtilbud 101031/14 6 Åben Arbejdsmiljørapport fra entreprenørgården 101129/14 7 Åben Fravær 022014 114897/14 Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Hovedudvalget udtrykte tilfredshed med den nye arbejdsskadestatistik Derudover aftalte man, at arbejdsmiljørepræsentanterne i hovedudvalget, ved henvendelse i HR, kan få adgang til de konkrete skadesindberetninger Hovedudvalget gennemførte herefter den årlige arbejdsmiljødrøftelse med udgangspunkt i arbejdsmiljørapporterne fra områdeudvalgene Hovedudvalget konkluderer, at arbejdsmiljørapporterne vidner om, at der er en villighed til at arbejde seriøst med arbejdsmiljøet i hele organisationen Dette gælder såvel lokalt i de enkelte arbejdsmiljøgrupper, men også på områdeudvalgsniveau, hvor der bliver samlet op og igangsat tværgående initiativer Derudover er der en oplevelse af, at der handles hurtigt på opstående problemer og at områdeudvalgenes arbejdsmiljødage bruges til at sætte fokus på netop disse emner 6
De primære udfordringer som arbejdsmiljørapporterne peger på er pres på medarbejderne i forbindelse med forandringer afledt af reformer, høj arbejdsmængde, pres på arbejdsmiljøet grundet eksterne faktorer, såsom politisk involvering, høje krav og trusler fra borgere og pårørende Derudover er der en række fysiske emner, herunder røg hos borgere og pladsmangel flere steder Hovedudvalget vurderer, at det er afgørende, at Norddjurs Kommune til hver en tid har en arbejdsmiljøorganisation, der arbejder seriøst med arbejdsmiljøet for at kunne løse fremtidige udfordringer på arbejdsmiljøområdet På baggrund af arbejdsmiljødrøftelsen foreslog hovedudvalget, at der arbejdes videre med følgende emner til de supplerende arbejdsmiljøkurser i 2015: Psykisk arbejdsmiljø, nænsom nødværge og genopfriskning af generelle arbejdsmiljøregler og forpligtigelser for arbejdsmiljørepræsentanter- og grupper Derudover drøftede hovedudvalget emnet tillid, som der også vil blive sat fokus på, på hovedudvalgets seminar i november 7
5 Personalepolitisk status 1 halvår 2014 810000G01 13/13646 Åben sag Hovedudvalget forelægges en personalepolitisk status for første halvår 2014 Den personalepolitiske status er blevet forelagt økonomiudvalget d 12 august 2014 Den halvårlige personalepolitiske status gør rede for aktuelle personalepolitiske fokusområder blandt andet: Implementering af nyt ledelsesgrundlag og personalepolitik Ny projektlederuddannelse Arbejdsmiljøindsatsen Sygefravær Derudover indeholder den personalepolitiske status en række aktuelle nøgletal for Norddjurs Kommune, herunder aldersgennemsnit for de store medarbejdergrupper, aldersfordeling, lønniveau og beskæftigelsesformer Formanden indstiller, at redegørelsen drøftes Bilag: 1 Åben Personalepolitisk status 1 halvår 2014 100606/14 8
Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Formanden informerede om den personalepolitiske status Som noget nyt er der et ekstra fokus på elever og i hvilket omfang de går videre i job efter endt uddannelsen Hovedudvalget konstaterede, at den personalepolitiske status vidner om, at Norddjurs Kommune er inde i en positiv udvikling på en lang række områder I forhold til alderssammensætningen bemærkede man, at det er glædeligt, at man formår at fastholde så mange af de attraktive erfarne medarbejdere 9
6 Kommunikationsstrategi for personalepolitik og ledelsesgrundlag 810000A50 14/10513 Åben sag Det er hovedudvalgets opfattelse, at mange arbejdspladser har taget personalepolitikken og ledelsesgrundlaget til sig og arbejder med, og forholder sig til emnerne deri Dog har hovedudvalget ønsket, at sætte ekstra fokus på elementerne i de to udgivelser og sikre sig, at de også på lang sigt er en del af arbejdspladsernes hverdag Derfor blev der, på hovedudvalgsmødet d 12 maj 2014, nedsat en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde et oplæg til en kommunikationsstrategi til udbredelse af personalepolitikken og ledelsesgrundlaget i hele organisationen Arbejdsgruppen har udarbejdet et oplæg, der er vedhæftet dagsordenen til drøftelse Oplægget fokuserer på rammer og værktøjer, der kan understøtte det lokale arbejde med personalepolitik og ledelsesgrundlag samt at nytænke kommunikationskanaler, der i højere grad kan nå ud til alle medarbejdere og ledere Formanden indstiller, at mulighederne i oplægget drøftes Bilag: 1 Åben Kommunikationsstrategi for personalepolitik og ledelsesgrundlag 97463/14 Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Arbejdsgruppen præsenterede overvejelserne bag oplægget Der var enighed om, at der er tale om en kompleks kommunikationsopgave, og det er vigtigt at have fokus på, at formidlingen skal være nærværende for de enkelte aftaleenheder 10
Hovedudvalget drøftede desuden mulighederne for at understøtte den lokale formidling med brugen af andre kommunikationskanaler, herunder eksempelvis sociale medier, apps eller lignende Det blev aftalt, at HR udarbejder oplæg, der konkretiserer aktiviteterne i oplægget 11
7 Trivselsmålinger på forvaltningsområder Åben sag På forrige møde drøftede hovedudvalget trivselsmålinger, herunder trivselsmålinger lokalt i modsætning til overordnede trivselsmålinger Medarbejdersiden ønskede muligheden for at eksempelvis et områdeudvalg kan lave en samlet trivselsmåling for eget område Formanden fastholdt, med udgangspunkt i hovedudvalgets tidligere beslutning vedr afholdelse af trivselsmålinger, at initiativet skal komme fra lokaludvalgene og kan foretages i forbindelse med APV, eventuelt suppleret med de andre materialer, der stilles til rådighed af HR Formanden betonede, at trivselsmålinger skal laves for arbejdspladsens skyld og give mening der Både i forhold til metode, indhold og timing, da det er lokalt, at resultaterne skal omsættes til handleplaner Hovedudvalget besluttede, at medarbejdersiden undersøger hvor stor interessen for at gennemføre overordnede trivselsmålinger er på de enkelte områder, hvorefter drøftelsen genoptages på det kommende hovedudvalgsmøde Formanden indstiller, at drøftelsen genoptages Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Hovedudvalget genoptog drøftelsen og konkluderer, at den oprindelige beslutning om at gennemføre trivselsmålinger lokalt fastholdes 12
8 Rettelser i MED-aftalen Åben sag KL, KTO og sundhedskartellet har gennemgået samtlige kommuners MED-aftaler, da det har vist sig, at der har været usikkerhed om hvorledes AMO bekendtgørelsen om samarbejde og sundhed skal indskrives i de lokale aftaler Bekendtgørelsen drejer sig om arbejdsmiljøarbejdets organisering KL, KTO og sundhedskartellet har vurderet, at der skal gennemføres enkelte rettelser i teksten i Norddjurs Kommunes MED-aftale Da der skal ændres i ordlyden i MED-aftalen betyder det, at der skal indkaldes et forhandlingsorgan bestående af repræsentanter udpeget af hovedorganisationerne HR udarbejder en revideret version af MED-aftalen, der alene adresserer de ændringer, som KL, KTO og sundhedskartellet har påpeget Den reviderede udgave forelægges forhandlingsorganet til godkendelse Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 HR informerede om, at KL og KTO har påpeget et behov for enkelte rettelser i Norddjurs Kommunes MED-aftale i forhold til organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet Der er tale om meget små rettelser Når rettelserne er godkendt af et forhandlingsorgan vil der efter al sandsynlighed i første omgang blive udarbejdet et rettelsesark til de eksisterende MEDaftaler 13
9 Information fra ledelsen Åben sag Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Formanden informerede om, at der vil blive ansat en arbejdsmiljøkonsulent Stillingen bliver oprettet i direktionssekretariatet og HR Velfærdsdirektøren informerede om aktuelle emner på området, herunder social rammeaftale, sundhedsaftale og ansøgning om midler til ældreområdet Derudover informerede velfærdsdirektøren om, at folkeskolereformen er kommet godt fra start i Norddjurs Kommune 14
10 Information fra medarbejderne Åben sag Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Medarbejdersiden ønskede at vide, hvorvidt der var midler til at de kunne deltage i en konference, der afholdes af FTF, OAO og FOA, omhandlende MED-udvalgets strategiske rolle Formanden bekræftede, at der var midler til konferencen Medarbejderne udtrykte tilfredshed med, at organisationerne og MED-udvalgene på skole- og dagtilbudsområdet fortsat var tæt involveret i processen omkring implementering af den nye folkeskolereform Medarbejdersiden roste referatet fra dialogmødet med økonomiudvalget d 12 august 2014, hvor det blev tydeliggjort, at medarbejderne ønsker at der vises tillid til dem og at de har ro til at udføre deres arbejde 15
11 Information og kommunikation Åben sag Formålet med punktet er, at hovedudvalget drøfter om der, på baggrund af mødet, er emner, der skal informeres ud til resten af organisationen Formanden indstiller, at hovedudvalget drøfter om der er emner, der skal informeres om Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Indsamling af retningslinjer fra lokaludvalgene Hovedudvalget informerer om, at der vil blive igangsat en indsamling af personalepolitiske retningslinjer fra aftaleenhederne Det vil sige retningslinjer som er aftalt i lokaludvalgene, og som omhandler eller regulerer personalets vilkår Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Hovedudvalget har gennemført den årlige arbejdsmiljødrøftelse med udgangspunkt i arbejdsmiljørapporterne fra områdeudvalgene Hovedudvalget konkluderer, at arbejdsmiljørapporterne vidner om, at der er en villighed til at arbejde seriøst med arbejdsmiljøet i hele organisationen Dette gælder såvel lokalt i de enkelte arbejdsmiljøgrupper, men også på områdeudvalgsniveau, hvor der bliver samlet op og igangsat tværgående initiativer Derudover er der en oplevelse af, at der handles hurtigt på opstående problemer og at områdeudvalgenes arbejdsmiljødage bruges til at sætte fokus på netop disse emner 16
De primære udfordringer som arbejdsmiljørapporterne peger på er pres på medarbejderne i forbindelse med forandringer afledt af reformer, høj arbejdsmængde, pres på arbejdsmiljøet grundet eksterne faktorer, såsom politisk involvering, høje krav og trusler fra borgere og pårørende Derudover er der en række fysiske emner, herunder røg hos borgere og pladsmangel flere steder Hovedudvalget vurderer, at det er afgørende, at Norddjurs Kommune til hver en tid har en arbejdsmiljøorganisation, der arbejder seriøst med arbejdsmiljøet for at kunne løse fremtidige udfordringer på arbejdsmiljøområdet Personalepolitisk status Hovedudvalget konstaterer, at den personalepolitiske status vidner om, at Norddjurs Kommune er inde i en positiv udvikling på en lang række områder Rettelser i MED-aftalen Der vil blive foretaget enkelte rettelser i Norddjurs Kommunes MED-aftale i forhold til organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet Der er tale om meget små rettelser Når rettelserne er godkendt af et forhandlingsorgan vil der efter al sandsynlighed i første omgang blive udarbejdet et rettelsesark til de eksisterende MED-aftaler 17
12 Kommende møder Åben sag Hovedudvalget afholder en temadag d 21 november 2014 Der er nedsat en arbejdsgruppe, der udarbejder et program for dagen Hovedudvalget vil på de kommende møder danne sig et overblik over og behandle retningslinjer, udarbejdet på de enkelte arbejdspladser Formanden indstiller, at hovedudvalget drøfter, om der er andre emner, der skal tages op på kommende møder Beslutning i Hovedudvalget den 18-08-2014 Det blev besluttet allerede nu at påbegynde indsamlingen af personalepolitiske retningslinjer fra arbejdspladserne 18
13 Eventuelt Åben sag 19
Bilagsoversigt 3 Budget 2015 1 Budgetbalance 2015-2018 (101096/14) 2 Budgetproces 2015 (101097/14) 4 Arbejdsmiljø 1 Arbejdsskadestatistik 2 kvartal 2014 (101021/14) 2 Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for administrationen (101036/14) 3 Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for sundhed og omsorg (101028/14) 4 Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for socialområdet (101025/14) 5 Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for skole- og dagtilbud (101031/14) 6 Arbejdsmiljørapport fra entreprenørgården (101129/14) 7 Fravær 022014 (114897/14) 5 Personalepolitisk status 1 halvår 2014 1 Personalepolitisk status 1 halvår 2014 (100606/14) 6 Kommunikationsstrategi for personalepolitik og ledelsesgrundlag 1 Kommunikationsstrategi for personalepolitik og ledelsesgrundlag (97463/14) 20
Underskriftsside Jesper Kaas Schmidt (Kommunaldirektør) (Formand) Kenneth Koed Nielsen (Velfærdsdirektør) Kim Bruun Nielsen (Sekretariatschef) Søs Fuglsang (Sundhed- og omsorgschef) Finn Mikkelsen (Skole- og dagtilbudschef) Carsten Willadsen (AC) Ole Andersen (3F) Carsten Povlsen (HK) Vibeke Binnerup (DSR) Tinne Christiansen (BUPL) Kennet Hansen (AMR) Eva Iversen (Økonomidirektør) Kim Kofod Hansen (Udviklingsdirektør) Hanne Nielsen (Socialchef) Lotta Sandsgaard (Byg- og miljøchef) Ellen Birthe Christensen (FOA) (Næstformand) Jytte Skiffard (HK) Laila Christensen (AMR) Anni Hovmann Nielsen (FOA) Michael Aagaard Laursen (DLF) Kirsten Højgaard (DS) Hanne Helt Kevy (SL) 21