Beslutningsreferat. Hovedudvalget. Møde nr. : 01/2010 Sted : Administrationsbygningen Glesborg Dato : 4. marts 2010 Start kl. : Slut kl. : 16.

Transkript

1 Hovedudvalget Møde nr. : 01/2010 Sted : Administrationsbygningen Glesborg Dato : 4. marts 2010 Start kl. : Slut kl. : Beslutningsreferat Medlemmer (Ledelse) Deltog Medlemmer (Medarbejdere) Deltog Jesper Kaas Schmidt (Formand) X Ole Andersen (3F) Afbud Anders B. Larsen X Inge Kusk ( SL) X Finn Byrialsen X Lilly Lauridsen (HK)(Næstformand) X Kenneth Koed Nielsen X Jytte Skiffard (HK) Afbud Peter Hjulmand Nielsen X Karin Mathiesen (FOA) X Eva Holm Iversen X Ellen B. Christensen (FOA) X Finn Mikkelsen Afbud Vibeke Binnerup (DSR) X Else Holm Poulsen (DLF) Afbud Tinne Christiansen (BUPL) X Kirsten Højgaard (DS) X Carsten Willadsen (AC) X Kennet Hansen (SR) (Sikkerhed) X Laila Christensen (SR)(Sikkerhed) Afbud Marianne N. Bach var suppleant for Jytte Skiffard G:\Dagsordener\Hovedudvalget\2010\Møde nr. 01 den 4. marts 2010\Beslutningsreferat 4 marts 2010.DOC Norddjurs Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra møde den 19. november Drøftelse af budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Drøftelse af budget for Arbejdsskadestatistik for perioden 1. januar 31. december Sygestatistik for Sikkerhed på arbejde Tidsplan for møder Seminar for hovedudvalget Midler til lokal forsøgsordning AKUT-fonden Procedure for revidering af MED-aftalen Overgang til elektroniske lønsedler Retningslinier Orientering fra ledelsen Orientering fra medarbejderne Eventuelt Information og kommunikation...21 G:\Dagsordener\Hovedudvalget\2010\Møde nr. 01 den 4. marts 2010\Beslutningsreferat 4 marts 2010.DOC Norddjurs Kommune

3 1. Godkendelse af referat fra møde den 19. november 2009 Formanden indstiller, at referatet godkendes. Medarbejderne ønskede en passage under punkt 4 rettet. Det er vigtigt at arbejdsstedet spørger ind til, hvorvidt skaden er arbejdsrelateret. og ikke psykisk relateret som det fremgår af det oprindelige referat. Medarbejdersiden ønskede ydermere at blive oplyst om processen i forbindelse med registrering og behandling af arbejdsrelaterede skader. Ledelsen foreslår derfor, at der gives information herom på næste møde. Referatet godkendt 1

4 2. Orientering vedrørende budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Det fremgår af MED-aftalen, at hovedudvalget skal orienteres om budgetopfølgningen. Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger. Kommunaldirektøren orienterer om forventet regnskab 2009 og arbejdet med udmøntningen af budgettet for Herunder orientering om sager på anbringelsesområdet, merforbrug på konto for snerydning mv. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Formanden orienterede om budgetopfølgningerne, herunder områderne med forventet merforbrug. Det drejer sig primært om anbringelsesområdet og kontoen for snerydning. Efter budgetopfølgningen i maj, opgøres det faktiske merforbrug og finansieringen af merforbruget forsøges fundet under det pågældende område jf. gældende principper for økonomistyring. Hovedudvalget tog orienteringen til efterretning 2

5 3. Drøftelse af budget for 2011 Tidsplan og procedure for budget 2011 og budgetoverslagsårene blev den 23. februar 2010 godkendt af økonomiudvalget. Tidsplanen for budgetlægningen for 2011 vedlægges. I tidsplanen fremgår, hvornår hovedudvalget orienteres om bl.a. det tekniske budget og budgetforslaget../. Tidsplan for budgetprocedure for Formanden orienterer om budget 2011 Økonomidirektør Eva Holm Iversen orienterede om processen for udarbejdelsen af budget Økonomidirektøren udleverede et oversigtsark over vigtige datoer for hovedudvalget i forbindelse med processen for budget Oversigtsarket vedlægges referatet som bilag. Medarbejdersiden udtrykte tilfredshed med den forlængede høringsperiode i forhold til sidste års budgetproces, da det havde været meget svært at få indsendt høringssvarene i tide. 3

6 4. Arbejdsskadestatistik for perioden 1. januar 31. december Det fremgår af statistikken, at der i perioden har været 1. jan. 31. dec kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Skader: Sygedage: Tilsvarende periode i 2008 viser 1. jan. 31. dec kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Skader: Sygedage: Det fremgår af skadestatistikken, at der i Andet har været 88 skader; disse fordeler sig således: Året 2009: 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Briller Tandskade Hjernerystelse Malerdampe 1 Sårskade Øjenskade 2 3 Hals 1 Kæbeskade 1 Stress 2 Skulder 3 7 Nakke 3 Insektbid 1 Brandskade 1 Uoplyst I alt

7 En sammenligning mellem opgørelsesperioderne 2008 og 2009 viser, at antallet af skader er lidt højere i Til gengæld er antallet af sygedage, der skyldes arbejdsskader, væsentligt mindre i 2009 sammenlignet med året Faldet i sygedage skal bl.a. begrundes med 2 længevarende knoglebrud og 1 rygskade i Skadekategorierne Ryg og Psykisk, som er under særlig observation, fordeler sig således: 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Rygskader Psykisk Rygskaderne kan henføres til voksen og pleje med 32; 15 vedrørende børn og unge, og resten fordeler sig på øvrige områder. Med hensyn til psykiske skader, vedrører 8 ud af 11 handicap og psykiatri. Arbejdsskadestatistikken vedlægges dagsordenen../. Arbejdsskadestatistikken vedlægges som bilag Formanden indstiller, at statistikken drøftes Formanden indledte med at foreslå, at der tilføjes en ny kolonne til statistikken, der omhandler voldelige episoder. I dag kan disse episoder komme til udtryk som eks. brilleskader eller andet, men det kunne være interessant at få tydeliggjort omfang og tendenser ved skader udløst af voldelige episoder. Medarbejdersiden var enig i dette. Socialdirektøren bemærkede, at det var glædeligt, at antallet af sygefraværsdage affødt af arbejdsskaderne var faldet markant i forhold til året før. Medarbejdersiden foreslog, at hovedudvalget i visse tilfælde kunne kontakte områder med påfaldende stigende tendenser indenfor arbejdsskader dette med henblik på at undersøge 5

8 om hovedudvalget kunne være behjælpelige med at iværksætte initiativer. Ledelsessiden var enig, med det forbehold, at hovedudvalget ikke måtte blive en kontrolorgan. Medarbejderne efterspurgte datoer for sidste APV på statistikken. Det blev meldt ud, at opgaven med at indsamle disse datoer er i gang. 6

9 5. Sygestatistik for 2009 LØ Procent I alt I alt Fravær Sygefrav. Sygefrav. Sygefrav. Institution: i % i % > 14 dage < 14 dage Teknik- og Miljødirektør 3,10% 2,43% 1,21% 1,22% Børn- og Ungedirektør 8,90% 5,78% 3,37% 2,41% Kultur- og Udviklingsdirektør 3,46% 3,46% 1,76% 1,71% Socialdirektør 9,76% 7,37% 4,51% 2,86% Vicekommunaldirektør 6,86% 5,31% 2,98% 2,33% Kommunaldirektør 5,70% 4,49% 2,03% 2,47% I alt I alt i % 8,66% 6,13% 3,63% 2,50% 12 LØ Procent I alt I alt Fravær Sygefrav. Sygefrav. Sygefrav. Institution: i % i % > 14 dage < 14 dage Teknik- og Miljødirektør 5,50% 3,97% 2,26% 1,71% Børn- og Ungedirektør 8,60% 5,95% 3,56% 2,39% Kultur- og Udviklingsdirektør 4,69% 4,40% 2,43% 1,97% Socialdirektør 9,69% 7,02% 4,15% 2,87% Vicekommunaldirektør 8,93% 6,24% 4,15% 2,09% Kommunaldirektør 5,23% 3,30% 1,46% 1,84% I alt I alt i % 8,77% 6,23% 3,69% 2,53% 7

10 Hvis man ser på fraværsstatistikken for 2009 i forhold til 2008 kan man konstatere at fravær er faldet med 0,11 % og sygefravær er faldet med 0,10 %. Sygefravær over 14 dage er faldet med 0,07 % og sygefravær er faldet med 0,03 %. Herud fra kan man konkludere, at der i kommunen har været et lille fald i sygefravær i forhold til På mødet i november blev der aftalt, at der skulle undersøges om aktiveringspersoner kunne holdes ude af statistikken. I følge oplysning fra løn-afdelingen har man mulighed for at aktiveringspersoner ikke medtages i statistikken. Der er blevet afholdt møde med løn-afdelingen for at drøfte muligheden for at forbedre statistik materialet. På mødet var der deltagelse fra ældre- og plejeområdet. Ældre og plejeområdet vil undersøge om indberetningerne som tilgår systemet er korrekt og hvilke fejl der eventuelt er. Når undersøgelserne er tilendebragt vil man mødes igen og drøfte muligheden for eventuelle ændringer i statistikken. Under fravær i alt registreres ud over sygefravær også, barnets 1. og 2. sygedag, barsel og omsorgsdage../. Fraværsstatistikken vedlægges som bilag Formanden indstiller, at statistikken drøftes Statistikken drøftedes. Formanden orienterede om, at der løbende arbejdes på at sikre at statistikkens kvalitet. Hovedudvalget var enige om at spændende projekter med henblik på nedbringelse af sygefravær og trivselsfremme bør deles, evt. på HR-portalen, for at sikre inspiration og vidensdeling på tværs af organisationen. 8

11 6. Sikkerhed på arbejde Drøftelse af, om de sikkerhedsprocedurer der findes i kommunen med hensyn til f.eks. alarmer, flugtveje m.v. er tilstrækkelige, elle rom kommunen har mulighed for at etablere flere foranstaltninger. Formanden indstiller, at sagen drøftes Set i lyset af aktuelle tragiske hændelser i andre kommuner, ønsker hovedudvalget at sende det signal, at sikkerhed på arbejdspladsen er et vigtigt emne, der bør drøftes i de lokale MEDudvalg og områdeudvalg. Ligeledes bør tekniske foranstaltninger og optimal indretning altid tænkes med i forbindelse med indretning samt opførelse af arbejdspladser. Hovedudvalget var enige om, at der ikke kan udarbejdes generelle rammer/retningslinjer for arbejdet med sikkerheden på arbejdspladserne. Forholdene og udfordringerne er for forskellige indenfor de forskellige områder til at ensrette procedurer. Hovedudvalget var ligeledes enige om at det er vigtigt også at tænke i sagsbehandlerens møde med borgeren. Hvordan takles mødet med henblik på at undgå farlige situationer. Hvordan er kommunikationen med borgeren, mundtligt og skriftligt. Herunder hører også balancen mellem at kunne træde et skidt tilbage for at undgå eskalering af situationen samt at bibeholde sin integritet som person og kunne sige fra når ens grænse overskrides. Hovedudvalget besluttede, at der udsendes en notits fra Hovedudvalget på netop dette emne. 9

12 7. Tidsplan for møder 2010 Revideret plan for afholdelse af møder og temadage i hovedudvalget for /. Årsplan for møder i hovedudvalget for 2010 vedlægges Formanden indstiller, at tidsplanen godkendes. Dato for hovedudvalgets møde med Økonomiudvalget tilføjes tidsplanen. Tidsplanen godkendt. 10

13 8. Seminar for hovedudvalget Hovedudvalget afholder seminar den 8. og 9. april 2010 fra kl. 12 til 12 næste dag. Seminaret afholdes på Kystvejens Hotel i Grenaa. Formanden indstiller, at punktet drøftes med henblik på, at der udarbejdes et program for seminaret. Der blev nedsat en gruppe bestående af Lilly Lauridsen, Kirsten Højgaard og Thøger Terp. 11

14 9. Midler til lokal forsøgsordning AKUT-fonden 2009 Iflg. Protokollat om bidrag til AKUT-fonden samt lokal forsøgsordning, skal der afsættes midler til lokale tiltag. I årene 2008, 2009 og 2010 forøges AKUT-bidragene med 1 øre pr. ATP-pligtig time. Midlerne forbliver i kommunen i en lokal pulje. Optællingsperioden er for et halvt år, og indbetalingen sker pr. 1. juli det pågældende år. Midlerne i den lokale pulje skal anvendes til lokale forhold, f.eks. Opdatering af tillidsrepræsentanter i lokale forhold Introduktion af nye tillidsrepræsentanter i f.eks. kommunens værdigrundlag, budgetprocedure, styringsprincipper mv. Fælles udviklingsaktiviteter, seminarer, konferencer m.v. Sikkerhedsrepræsentanternes deltagelse i organisationernes kurser for TR er Øvrige aktiviteter, der lokalt er enighed om. Der skal laves aftale mellem kommunens ledelse i Hovedudvalget og tillidsrepræsentanterne om anvendelse af de lokale midler. Der skal ved udgangen af overenskomstperioden redegøres overfor overenskomstens parter om, hvorvidt de afsatte midler brugt. Forsøgsordningen skal evalueres af overenskomstens parter inden overenskomstperiodens udgang. På hovedudvalgets møde i august besluttede man at Lilly Lauridsen og Dagny Trans Arendt skulle udarbejde forslag til, hvordan pengene kan anvendes i Der foreslås følgende: Temadag for hovedudvalget hvor man f.eks. arbejder med trivselsmanifest. 12

15 Temadag for TR og SR i samarbejde + eventuel opfølgningsdag. MED-uddannelse for hovedudvalget Formanden indstiller, at anvendelse af midlerne drøftes. Medarbejderne ønsker at bruge pengene på en fælles temadag for tillidsrepræsentanter og sikkerhedsrepræsentanter, med henblik på at få etableret det bedst mulige samarbejde mellem de to tillidsfunktioner. Arbejdsgruppen nedsat under punkt 8 suppleret af Kennet Hansen og Laila Christensen arbejder med at tilrettelægge et sådant seminar. 13

16 10. Procedure for revidering af MED-aftalen I henhold til Norddjurs Kommunes MED-aftale skal aftalen revideres og genforhandles. I den forbindelse skal der etableres et forhandlingsorgan, der skal stå for genforhandlingen. Ledelsessiden drøfter sit forhandlingsgrundlag på møde i marts. Forhandlingsorganet forventes indkaldt første gang i april. HR står for indkaldelsen af de faglige organisationer. Formanden indstiller, at der foretages en orientering. Formanden orienterede kort om ledelsens ideer til revidering af aftalen, herunder layoutforbedringer, fokus på strukturen samt tekstmæssige forbedringer. Medarbejderne var indforstået med den skitserede proces for genforhandlingen. 14

17 11. Overgang til elektroniske lønsedler Direktionen har besluttet at igangsætte en undersøgelse af fordele og ulemper ved at erstatte de nuværende papirlønsedler med elektroniske lønsedler til samtlige medarbejdere i Norddjurs Kommune. I givet fald skulle lønsedlerne fremover udsendes via e-boks-systemet. Formanden indstiller, at forslaget drøftes. Formanden orienterede om ledelsens ønske om at undersøge muligheden for at erstatte papirlønsedlerne med elektroniske lønsedler. Medarbejderne var positive overfor ideen, men påpegede problematikken omkring de medarbejdere, der ikke havde en PC samt tekniske vanskeligheder i forbindelse med udsendelse af eks. informationsmateriale med lønsedlen. Man var enige om at gå videre med projektet, med henblik på at udarbejde et oplæg. Oplæget vil blive forelagt hovedudvalget når det foreligger. 15

18 12. Retningslinier Der er udarbejdet interne retningslinier omkring optjening af jubilæumsanciennitet og retningslinier vedr. traktement i forbindelse med jubilæum og fratræden til pension/efterløn gældende for det administrative personale på rådhusene er udarbejdet../. Retningslinier er vedlagt. Derudover vil der på mødet blive orienteret om de nye regler inden for sygedagpenge. Formanden indstiller, at retningslinierne drøftes. Der var enighed om, at der ikke skal udarbejdes fælles retningslinjer for hele organisationen i forhold til afholdelse af reception/traktement. Hovedudvalget drøftede retningslinjerne for optjening af jubilæumsanciennitet og der opnåedes enighed om udlægningen af teksten, særligt i forhold til overførsel af anciennitet fra sammenlægningskommunerne pr. 1. januar Afdelingsleder Christian Filskov fra Norddjurs Kommunes Jobcenter orienterede om de nye sygedagpengeregler samt jobcentrets strategi tidlig indsats i forhold til sygemeldte borgere i Norddjurs Kommune (herunder også medarbejdere i Norddjurs Kommune, der er bosat i Norddjurs Kommune). Medarbejdersiden oplevede at nogle ledere misforstod Jobcentrets tidlig indsats i forhold til Norddjurs Kommunes interne retningslinjer for håndtering af sygefravær. Nogle steder havde man oplevet at ledere havde praktiseret tidlig indsats i forhold til deres medarbejdere og dermed var kommet på kant med lokale aftaler og praksis i forbindelse med sygefraværshåndtering. Hovedudvalget gør opmærksom på forskellen mellem myndigheden Jobcenters praksis og den praksis der eksisterer i Norddjurs Kommune. Herunder både de overordnede retnings- 16

19 linjer samt de procedureaftaler, der forefindes på de enkelte områder, som de lokale MEDudvalg har udarbejdet. 17

20 13. Orientering fra ledelsen Formanden orienterede om en aktuel sag i pressen vedrørende en direktørs deltagelse i en KMD-golfturnering. Påstanden om bestikkelse er fuldstændig ubegrundet, da direktøren ingen indflydelse har haft på køb af KMD-systemer. Formanden henledte opmærksomheden på notat udarbejdet af KL, Danske regioner og Personalestyrelsen om God Adfærd i det offentlige juni Formanden orienterede ligeledes om kravet om udarbejdelse af en udbudsstrategi samt en kvalitetskontrakt. I fald af udliciteringer vil hovedudvalget blive inddraget. Direktionen har drøftet ledelsesrepræsentationen i hovedudvalget. Man har besluttet at bibeholde den aktuelle konstellation bestående af direktionen, samt skolechef Finn N. Mikkelsen og ældrechef (vakant) Formaden orienterede om den igangværende proces for ansættelse af ny ældrechef. Formanden henledte opmærksomheden på direktionens årsplan for 2010, samt direktionens statusbeskrivelse for Begge dokumenter kan findes som bilag til kommunalbestyrelsens møde d. 2. marts 2010 under punkt 3. Børn- og ungedirektør Finn Byrialsen orienterede om processen for den forestående strukturændring på skole-, daginstitutions- og dagpleje-områderne i Norddjurs Kommune. Herunder om inddragelse af områdeudvalg og høringsprocedure. Formålet med en ny struktur er at udnytte resurserne optimalt, samt at sikre flere hænder til børnene. Oplæget offentliggøres d. 4. marts 2010 som bilag til Børn og unge-udvalgets dagsorden til mødet d. 9. marts

21 14. Orientering fra medarbejderne Medarbejdersiden orienterede om forestående valg til hovedudvalget, hvilket kunne resultere i nyudpegelser på medarbejdersiden. 19

22 15. Eventuelt Thøger Terp vil fremover være sekretær for hovedudvalget. 20

23 16. Information og kommunikation Formålet med punktet er, at hovedudvalget drøfter om der, på baggrund af mødet, er emner, der skal informeres ud til resten af organisationen. Derudover kan der være andre emner, som hovedudvalget mener der skal informeres om. Hovedudvalget gør opmærksom på forskellen mellem Jobcenterets praksis i forhold til sygedagpenge og den praksis der eksisterer i Norddjurs Kommune for håndtering af sygefravær. Det er de interne regler, der gælder for ledere og ansatte i Norddjurs Kommune - herunder både de overordnede retningslinjer samt de procedureaftaler, der forefindes lokalt på de enkelte områder. Hovedudvalget henleder opmærksomheden på tidsplanen for budget Hovedudvalget opfordrer de lokale MED-udvalg samt områdeudvalgene til at sætte sikkerhed og tryghed på arbejdspladsen på dagsorden og løbende sikre sig, at man gør hvad man kan for at skabe de bedst mulige rammer for medarbejderne på dette felt. Herunder drøfte kommunikation med borgerne. Hovedudvalget indskærper, at lokaludvalgene er opmærksomme på, at det er i 2. kvartal, at statusrapporter på APV-arbejdet fremsendes til områdeudvalgene. 21