Referat Deltagelse Til stede: Hans Halvorsen (formand), Carsten Riis (næstformand) deltog til og med pkt. 10.2, Merete Ipsen, Niels Jørgen Andreasen, Marie Røn Ansbjerg, Mogens Birkebæk, Dorte Stockfisch deltog i alle punkter undtaget pkt. 1, 8 og 9, Peter Bonfils, Frits Andersen deltog i alle punkter undtaget punkt 10, Claus Christensen deltog i punkterne 1, 2, 8 og 9. Fra ledelsen: Preben Clausen, Susanne Dombernowsky og Michael Sandberg. Fra administrationen: controller Dorthe Kristensen deltog i Per Lunds fravær. Afbud: Per Lund og Pauli Johansen Referent: Peter Cederstrøm. Indhold A. Pædagogisk kvarter officiel åbning af nyt studieområde IBS... 2 1. Referat BS 17... 3 B. Økonomiske sager 2. Kvartalsrapport 2 2010... 4 3. Budget 2010 midtvejsjustering... 6 4. Ny regnskabsinstruks... 7 5. Bemyndigelse til rektor justeret udgave... 8 6. Overtagelse af bygningerne endelig købspris og finansiering... 9 C. Temadrøftelse 7. Ny strategiplan 2010-2016... 10 D. Driftsager 8. Udpegning af medlem til centerrådet for VEU-Center Østjylland... 12 9. Resultatkontrakt for rektor Preben Clausen 2010/2011... 13 10. Meddelelser... 15 1. Nyt medlem fra Erhverv Århus... 15 2. Genopretningsplan 2010 og finanslov 2011... 15 3. Status på aktiviteter sommer og efterår 2010... 15 4. Resultatkontrakt 09/10 for rektor Preben Clausen opgørelse... 16 5. Studietrivselsundersøgelsen 2010... 16 6. Offentliggørelse af bestyrelsesmateriale... 16 7. Skolens bygninger status... 17 11. Eventuelt... 18 1
A. Pædagogisk kvarter officiel åbning af nyt studieområde IBS Der blev holdt en meget festlig åbning med afsløringen af inspirerende kunstværker og der blev holdt flotte taler af kursistrådsformand, kunstner, bestyrelsesformand og borgmester Nicolai Wammen. Bestyrelsen fik lejlighed til at se det nye studieområde og personaleområde, inden mødet blev genoptaget. 2
1. Referat BS 17 Referat fra BS 17 blev godkendt 3
2. Kvartalsrapport 2 2010 Sagsfremstilling I budgettet for 1. halvår 2010 forventedes, jf. side 2 og 3 i bilag, et resultat på kr. -3,0 mio. Det endelige resultat blev på kr. 3,9 mio., svarende til en nedgang på 0,9 mio. Årsagen til det dårligere resultat skal primært findes i fire forhold: 1. En stigning i antallet af årskursister, jf. side 1 i bilag, i HF afdelingen for 1. halvår på 54 årskursister i forhold til det oprindelige budget, primært fra flex aktiviteten. Samtidigt var der et fald på 18 årskursister i AVU afdelingen, der primært kan henføres til flere tællinger som følge af AVU reformen. 2. En stigning i forbruget af lønomkostninger på ca. kr. 5,2 mio., jf. side 3. i bilag, der primært skyldes den stadige vækst i aktiviteterne, herunder især flexaktiviteten og dens samspil med lærernes årsnorm. Det har desuden ikke været muligt at reducere lønomkostningerne i AVU afdelingen i takt med faldet i antal årskursister, da faldet udelukkende skyldes det forøgede antal tællinger. Af de to årsager overstiger lønudgiften merindtægten fra det samlet set forøgede antal årskursister, jfr. 1. 3. Udgifter til finansiering af køb af bygninger været væsentligt mindre end budgetteret. 4. Forøgede omkostninger til administration, grundet stigninger i omkostninger til f.eks. løn, porto, IT og telefon der er udløst af et stigende aktivitetsniveau Herudover er der konti med et mindreforbrug, der kan tilskrives periodeforskydninger. På baggrund af de udfordringer, væksten har medført i skoleåret 2009/2010, vurderer ledelsen, at resultatet er acceptabelt. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender kvartalsrapporten Drøftelse Preben Clausen orienterede om kvartalsrapporten herunder det at drive skole i en forandringstid med op- og nedgange. Skolen har en samlet fremgang målt i antal årselever. Flex på HF og GSK er hver for sig blevet en meget stor succes, men er også en anderledes drift, som skolen skal lære at planlægge og styre mere håndfast i forhold til økonomi og ressourceanvendelse. Nedgangen på AVU skal primært findes i, at der tælles fire gange årligt som følge af AVU-reformen. At det forventede resultat bliver forringet, selvom der er flere årselever end forventet, skyldes fortrinsvis, at skolen har forfulgt målsætningen om, at levere undervisning i forhold til behovet og dermed stræbt efter i videst muligt omfang at leve op til de uddannelsespolitiske målsætninger. Dette medfører dog visse styringsmæssige udfordringer, som skolen arbejder for at matche og løse. 4
Bestyrelsen bemærkede, at det er væsentligt og rigtigt at finde en rigtig balance mellem budgetlægning og en dynamisk holddannelse, så der opretholdes en fleksibel organisation, som er manøvredygtig med så kort reaktionstid som muligt. Anvendelsen af buffere i budgetramme og af ikke disponeret lærertid for udvalgte medarbejdere er værktøjer, der muliggør dette. Bestyrelsen bemærkede endeligt, at kvaliteten af bilagsmaterialet til de økonomiske punkter er rigtig flot og bliver bedre og bedre. Beslutning Bestyrelsen godkendte kvartalsrapporten. 5
3. Budget 2010 midtvejsjustering Sagsfremstilling På baggrund af overtagelsen af bygningerne på Ingerslevs Boulevard og Bülowsgade, nyt lejemål og den fortsatte vækst har ledelsen efter samråd med formandskabet valgt at lave en egentlig budgetrevision. I den forbindelse er der sket en konsekvensrettelse af 1. halvårs faktiske resultat, samt en revurdering af forventningerne til 2. halvår. I det oprindelige budget for 2010 forventedes samlet 1.441 årskursister med et lønforbrug på kr.93,5 mio. samt et resultat på kr. 3,7 mio. I det reviderede budget forventes samlet 1.555 årskursister med et lønforbrug på kr. 101,5 mio. samt et resultat på kr. 2,0 mio., svarende til en nedgang på 1,7 mio. (Jf. side 1., side 2 og side 3. i bilag) Budgettet er baseret på den igangsatte aktivitet i august måned og er behæftet med de usikkerheder, der følger af, at det på nuværende tidspunkt ikke er muligt at opgøre det endelige antal årskursister ved indberetningstidspunktet. Set i lyset af den stadige vækst og udvikling vurderer ledelsen, at det budgetterede resultat er acceptabelt. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender det reviderede budget for 2010 Drøftelse Preben Clausen orienterede om punktet. Drøftelse af vigtigheden af rettidig tilrettelæggelse af driften i forhold til kommende nedgang i takster og de registrerede øgede lønomkostninger. Endvidere drøftelse og forklaring af problematikken med opgørelse af overtid i skoleårene, som ligger skævt i forhold til regnskabsåret. Med den viden som skolen har ved regnskabsafslutning vil der være tale om et overslag af bl.a. skyldige over-/undertimer da lærernes årsnorm opgøres pr. skoleår. Skolens likviditetsbudget er godt og giver ikke anledning til yderligere overvejelser. Beslutning Bestyrelsen godkendte det reviderede budget for 2010. 6
4. Ny regnskabsinstruks Sagsfremstilling Den nuværende regnskabsinstruks er udarbejdet i forbindelse med overgangen til selvejet pr. den 1. januar 2007. Der er efterfølgende sket større ændringer i økonomiafdelingens organisering og arbejdsprocesser. Som en konsekvens heraf er der udarbejdet ny instruks, der tager højde for disse ændringer. Instruksen er påtegnet af skolens revisionsfirma KPMG. Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender regnskabsinstruksen Drøftelse Preben Clausen orienterede kort om punktet og supplerede med, at den udarbejdede instruks giver skolen størst mulig sikkerhed mod fejl gennem gode administrative procedurer. Beslutning Bestyrelsen godkendte regnskabsinstruksen. 7
5. Bemyndigelse til rektor justeret udgave Sagsfremstilling Den nuværende bemyndigelse er udarbejdet i forbindelse med overgang til selvejet pr. 1.1.2007. Der er efterfølgende sket væsentlige ændringer i skolens økonomiske situation, herunder vækst i aktivitet og omsætning og senest køb af egne bygninger. På den baggrund er der udarbejdet en justeret bemyndigelse til rektor, som er tilpasset de nye rammevilkår og nye lovgivningsmæssige krav. Ændringerne vedrører: rektors bemyndigelse til at lade udgifter til holddannelsen incl. følgeudgifter afspejle den faktiske søgning, hvilket opfanges i kvartalsrapporterne, der forelægges bestyrelsen dispositionsbegrænsningen på 1 mio følger nu skolens instruks, og dispensationer, f.eks. vdr. bygningerne, som vi nu ejer, aftales med formandskabet lejeaftaler ud over 10 år kræver UVM s tilladelse ingen beløbsramme vdr. sagsbehandling af personalesager (ansættelser og afsked) følger logikken i første pind økonomiinstruksen er reference for bemyndigelsen Ledelsen indstiller at bestyrelsen godkender bemyndigelsen Drøftelse Preben Clausen gennemgik punktet og foreslog, at bemyndigelsen blev præciseret i 3. afsnit linje 2 med det godkendte budget således afsnittet fulde ordlyd bliver: På dette grundlag gives rektor bemyndigelse til, inden for den til enhver tid gældende lovgivning, det godkendte budget og i overensstemmelse med den faktiske søgning til skolens aktiviteter, frit at kunne disponere holddannelse, lærerbesætning og de nødvendige følgeomkostninger heraf med respekt for skolens formål og strategiplan, og inden for rammerne af den af bestyrelsen fastlagte målsætning og strategi for skolens uddannelser og tilknyttede aktiviteter på kort og lang sigt, jf. vedtægtens 7, stk. 2. Bestyrelsen orienteres efterfølgende herom gennem kvartalsrapporter. Beslutning Bestyrelsen godkendte indstillingen med den foreslåede præcisering og underskrev bemyndigelsen. 8
6. Overtagelse af bygningerne endelig købspris og finansiering Sagsfremstilling Ledelsen har den 25. juni modtaget revideret købstilbud, hvor der i næsten fuldt omfang er taget hensyn til en kommende udskiftning af taget på ejendommen i Bülowsgade.. Som det fremgår af vedlagte bilag, er skolens betalingsevne (omregnet på basis af årskursisterne i 2008) på kr. 89.229.499,- Da købsprisen ikke kan overstige 70 % af vurderingen er købsprisen fastsat til kr. 54.583.847,-. Efter fradrag for vedligeholdelsesefterslæb er betalingen således fastsat til kr. 38.157.191,-. Rektor og formand har skriftligt accepteret købstilbuddet på basis af beslutningen truffet på møde nr. 17. UBST har i forlængelse heraf indledt udarbejdelse af skøde, der endnu ikke foreligger. Finansieringen er som fremlagt og besluttet på møde nr. 16: a) 20 mio 30-årigt obligationslån med afdrag b) 34.157.191 CIBOR 3 med afdrag, hvoraf, der er tegnet aftale om renteloft på 20 mio. b) er hjemtaget og betaling erlagt til ministeriet og et beløb på kr. 8,5 mio. er indsat på højrentekonto i Nykredit Bank.. De resterende 20 mio. hjemtages når endeligt skøde foreligger. Generelt er renterne siden møde 17 faldet yderligere, hvorfor der forventes en lavere ydelse end forudsat i de oprindelige beregninger. Skolen har nu modtaget skøde fra UBST, som er klar til underskrift af formandskabet. Ledelsen indstiller at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning Drøftelse Preben Clausen orienterede om forløbet. Det har været bemærkelsesværdigt godt og reelt håndteret fra ministeriets side. Overtagelsessummen er justeret ned svarende til vedligeholdelsesefterslæbet. En god og ordentlig proces hvor skolen har fået ejerskab af bygninger på gode vilkår. Hans Halvorsen bemærkede, at skødet er underskrevet. Beslutning Bestyrelsen tog indstillingen til efterretning. 9
7. Ny strategiplan 2010-2016 Sagsfremstilling Bestyrelsen behandlede ved MØDE 17 et udkast til ny ramme om en strategiplan for årene 2010-2016. Samtidig besluttede bestyrelsen at henlægge den hidtidige strategiplan, som oprindelig skulle have været løbet til 2012, fordi dennes initiativer ansås for at være virkeliggjort, og fordi skolens omverdenssituation nu er markant ændret sammenlignet med udgangspunktet i 2007. Bestyrelsen besluttede under mødet og efter en høringsrunde en endelig formulering på i alt 5 hovedindsatsområder for skolens arbejde i den nye planperiode og foreslog desuden ændringer i det eksisterende skolegrundlag, bestående af: værdigrundlag, mission og vision. Disse ændringer har endnu ikke i samlet form været forelagt bestyrelsen. På den baggrund bad bestyrelsen om, at skolens ledelse til dette møde fremlægger en detaljeret strategiplan 2016, som også indeholder konkrete og målbare initiativer under hvert af de 5 hovedindsatsområder. Skolens vilkår er imidlertid ændret væsentligt siden MØDE 17 i maj måned 2010. Regeringen har fremlagt først en Genopretningsplan, der markant påvirker VUC ernes vilkår. Her afventer vi fortsat en ny bekendtgørelse, der skal regulere adgangen til skolens enkeltfag. Og senest en finanslov, der betyder en betydelig forringelse af skolens indtægtsgrundlag. Samtidig er skolens vækst fortsat, især på det gymnasiale område. Der er derfor behov for at standse op og foretage en mere grundlæggende nyorientering af skolens muligheder i en anderledes og strammere kontekst end den forudsatte. Desuden har skolens ledelse iværksat en intern arbejdsproces i huset, der inddrager medarbejderne i strategiarbejdets indledende faser. Første fase var et personalemøde den 10. september 2010. Dertil kommer endeligt, at specielt skolens meget store HF-afdeling har brug for en pause til at finde et nyt fodfæste efter tre års betydelige ændringer i opgaverne og efter en betydelig samlet vækst i aktiviteterne. På denne nye baggrund fremlægger skolen derfor til dette møde alene en revideret ramme for det nye strategiarbejde, der indeholder en bedre sammenhæng mellem skolegrundlagets enkelte dele og den nye strategis satsninger. Strategiarbejdet faseopdeles derefter, således at det muliggøres, at de nye statslige vilkår kan indtænkes mere grundlæggende, og således at skolen får bedre mulighed for at inddrage medarbejderne i arbejdet med at tilpasse skolens fremtid til de nye rammer. Ledelsen indstiller at den nye ramme drøftes og godkendes at ledelsen til MØDE 20 den 25. januar 2011 fremlægger et 1. udkast til ny strategiplan at bestyrelsen færdigbehandler strategi 2016 ved MØDE 22 den 24. maj 2011 Drøftelse Preben Clausen omdelte materiale om skolens udvikling de seneste år og gennemgik centrale plancher. Skolen er i en virkelighed med genopretningsplan, stor vækst på HF området og et behov for at inddrage medarbejdere i processen omkring arbejdet med strategi. Derfor er der brug for at stoppe lidt op, fokusere og tage tid til den vigtige opgave med strategi frem til 2016. 10
Beslutning Bestyrelsen tog ledelsens indstilling til efterretning og godkendte dermed den nye ramme og proces frem til bestyrelsens færdigbehandling af strategi 2016, ved møde 22 den 24. maj 2011. 11
8. Udpegning af medlem til centerrådet for VEU-Center Østjylland Sagsfremstilling VUC Århus har en permanent plads i centerrådet bag den nye storkonstruktion VEU-Center Østjylland, der er skabt pr. 1.1.2010 i et forsøg på at koordinere den samlede virksomhedsrettede AMU-indsats og FVU-indsats, således at arbejdsmarkedets parter oplever én dør til efteruddannelse. Pladsen i VEU-Center Østjyllands centerråd skal besættes med et bestyrelsesmedlem. Fra VUC Århus s bestyrelse har Hans Halvorsen midlertidigt dækket pladsen af, indtil bestyrelsen i marts måned 2010 udpegede direktør Erik Højsholt, der desværre døde tragisk i juni måned 2010. Eriks plads skal derfor genbesættes snarest muligt. VEU-Center Østjylland omfatter erhvervsskoler og VUC er fra områderne Horsens, Skanderborg, Odder, Århus og Silkeborg i alt 15 institutioner. Skolerne leverer fortsat uddannelsesydelsen, der nu koordineres og udvikles i fællesskab via den nye konstruktion. Ledelsen indstiller at bestyrelsen udpeger et medlem for resten af valgperioden, d.v.s. til udgangen af 2013 Drøftelse VEU-center Østjylland er et af tre i regionen og et af tretten på landsplan. Mødefrekvensen er aftalt til to møder årligt. Repræsentanten for bestyrelsen på VUC Århus, repræsenterer arbejdsgiversiden i centerrådet for VEU-Center Østjylland. Mogens Birkebæk, som afløser tidligere udpeget medlem Erik Højsholt i bestyrelsen, bemærkede, at en udpegning nu til VEU-Center Østjylland umiddelbart synes for hastig. Beslutning Bestyrelsen udpegede Hans Halvorsen som repræsentant for resten af 2010. Sagen dagsordensættes igen i 2011. 12
9. Resultatkontrakt for rektor Preben Clausen 2010/2011 Sagsfremstilling VUC-området blev som det sidste statslige område omfattet af krav om resultatløn for øverste leder. Dette skete med en bemyndigelse af 25. november 2009 for skoleåret 2009-2010. Bestyrelsen bemyndigede formandskabet til at udfærdige en kontrakt med rektor Preben Clausen og denne til at udfærdige kontrakter for den øvrige ledergruppe, bestående af 3 afdelingschefer og 3 uddannelseschefer. Skolen har derfor halvt års og derfor begrænset erfaring med emnet. Undervisningsministeriet har senest med skrivelse af 17. juni 2010 bemyndiget bestyrelsen til at indgå en ny resultatlønskontrakt med rektor Preben Clausen. Ministeriets retningslinjer vedr. indholdet i kontrakten er ændret i forhold til tidligere år. Vedrørende rammerne gælder dog fortsat, at bestyrelsen skal indgå kontrakt med skolens øverste leder, og at denne skal være indgået senest 1.10., hvis kontraktperioden er et skoleår. Det fremgår af vejledningens side 2, at formålene med resultatlønskontrakten for øverste leder er: understøttelse af dialogen mellem bestyrelse og ledelse om formulering af væsentlige kort- og langsigtede mål synlighed og gennemskuelighed omkring institutionens mål og resultater over for medarbejdere, elever/studerende og omverden at være løftestang for lederen i forhold til prioritering af kontraktens mål i organisationen understøttelse af centrale uddannelsespolitiske målsætninger Formålene kan yderligere understøttes gennem fokus på samme strategiske mål i resultatlønsaftaler med institutionens øvrige ledere og lønforhandlinger med øvrige medarbejdere. Arbejdet med at udarbejde resultatlønskontrakt med Preben Clausen er igangsat, og i overensstemmelse med den tidligere bemyndigelse har Preben Clausen også påbegyndt arbejde med de øvrige lederes kontrakter. Når henses til, at der i offentligheden er stor opmærksomhed om offentlige chefers resultatkontrakter, og til det igangværende og omfattende arbejde med skolens strategiplan baseret på en markant anderledes rolle for VUC i de kommende år, ønsker skolen at sikre størst mulig kvalitet i disse kontrakter. Til dette møde er derfor alene udarbejdet en rammebeskrivelse af Preben Clausens nye kontrakt baseret på kravene i UVM s vejledning. Den endelige udformning afventer flere input fra det igangværende strategiarbejde. Ledelsen indstiller: at bestyrelsen drøfter UVM s vejledning, herunder de 4 fremhævede formål ovenfor at bestyrelsen drøfter rammen for Preben Clausens kontrakt at bestyrelsen herefter bemyndiger formandskabet til inden for rimelig tid at udarbejde en resultatlønskontrakt med Preben Claussen for skoleåret 2010-2011 at bestyrelsen bemyndiger Preben Clausen til sideløbende at udfærdige resultatlønskontrakter for de øvrige ledere efter en tilsvarende ramme Drøftelse Preben Clausen fremlagde punktet og orienterede om den nøje sammenhæng til skolens strategi. Bestyrelsen drøftede de fire formål som oplistes i UVM s vejledning herunder særligt forståelsen af punkt tre om resultatløn som løftestang for lederen i forhold til prioritering af 13
kontraktens mål i organisationen. Skolen forstår formuleringen af punkt tre, som ledernes muligheder til at løfte bestyrelsens prioriteringer i resultatkontrakten ind i skolens hverdag. Beslutning Bestyrelsen drøftede UVM s vejledning og rammerne for Preben Clausens kontrakt i form at drøftelse af UVM s vejledning. Formandskabet blev bemyndiget til at udarbejde resultatkontrakt for Preben Clausen, der tillige blev bemyndiget til at udfærdige resultatkontrakter for skolens øvrige ledere. 14
10. Meddelelser 1. Nyt medlem fra Erhverv Århus Erhverv Århus har med skrivelse af 8. august 2010 meddelt skolen, at advokat (H) (HD) Mogens Birkebæk repræsenterer organisationen i resten af valgperioden, dvs. til og med udgangen af 2013. Mogens erstatter Erik Højsholt, der døde uventet kort før sommerferien. Mogens er partner i Advokatfirmaet Abel & Skovgaard Larsen. Hans Halvorsen og bestyrelsen bød Mogens Birkebæk velkommen. 2. Genopretningsplan 2010 og finanslov 2011 Både Regeringens genopretningsplan og finanslovforslaget for 2011 vil påvirke skolens udbud af fag og skolens økonomi fra starten af 2011. Det VUC-specielle i genopretningsplanen vedrører a) forøgede deltagergebyrer og b) de-facto- udelukkelse af ansøgere til AVU-enkeltfag og HFenkeltfag med en videregående uddannelse via en mangedobling af gebyrniveauet. Det generelle i finanslovforslaget vedrører a) sænkning af taksterne og b) en særlig kraftig nedsættelse af taksten vdr. GSK. Desuden c) opkræver staten som en engangsforeteelse 1 % af den samlede bevilling for 2010. De forventede konsekvenser for skolen i årene 2011 og fremover vil blive kommenteret yderligere under mødet, bl.a. i form af en simulering på budget 2011. Når bekendtgørelsen vdr. de forøgede gebyrer og vdr. udelukkelse af ansøgere med en videregående uddannelse udsendes fra UVM, forelægges bestyrelsen et forslag til ny gebyrstruktur for 2011. Indtil da anvendes de nuværende satser, som har været stort set uændret siden januar 2007. UVM s bilag vdr. takstreduktioner i 2011 som følge af Genopretningsplan og finanslov mm. er vedlagt punktet. Preben Clausen orienterede om meddelelsen og gennemgik det omdelte bilag vedr. genopretningsplanens forventede betydning for VUC Århus. VUC Århus har jf. det tidligere Århus Amts politik opkrævet en forholdsvis høj deltagerbetaling. Dermed vil en forhøjelse af deltagerbetalingen, som følge af genopretningsplanen, være marginal og ledelsen forventer ikke at det i sig selv vil have væsentlig betydning for søgningen. Genopretningsplanen forventes derimod at få relativ stor betydning for især skolens aftenflade. Bestyrelsesforeningen og de øvrige foreninger der repræsenterer skolerne, har valgt ikke at gøre indsigelser over for genopretningsplanen og anerkender dermed regeringens udspil. Marie Rønn Ansbjerg oplyste i den kontekst, at der den 5. oktober 2010 kommer et udspil fra unge der tager ansvar imod genopretningsplanens betydning for uddannelsessektoren. Preben Clausen afsluttede orienteringen med at præcisere, at skolen arbejder for langsigtede holdbare løsninger i forhold til de fremtidige økonomiske og styringsmæssige rammer. 3. Status på aktiviteter sommer og efterår 2010 Den fortsatte afmatning i jobsituationen som følge af finanskrise m.v. har fået et meget større antal unge og voksne til at påbegynde en kompetencegivende uddannelse på VUC Århus. Vi har til sommerkurser 10 og efterårskurser 10 registreret en forøget søgning, og i kraft af en udbygning af lokalekapaciteten senest med lejemålet på Kystvejen har vi været i stand til at optage betydeligt flere kursister end budgetteret. På mødet kommenteres søgetallene yderligere. Foreløbige søgetal blev omdelt. Susanne Dombernowsky kommenterede for HF afdelingen og Michael Sandberg for AVU afdelingen. Der er en større søgning til både enkeltfag og hold på HF end forventet. VUC på Samsø har ca. 16 årselever og en rimelig aktivitet med blandt andet dansk som 2. sprog. AVU har flere kursister end tidligere, men grundet udvidet antal tællinger, er der en nedgang i antallet af årselever. 15
4. Resultatkontrakt 09/10 for rektor Preben Clausen opgørelse Ved bemyndigelse fra UVM af 25. november 2009 fik bestyrelsen pligt til at indgå resultatlønskontrakt med rektor Preben Clausen for skoleåret 2009/2010. Denne bemyndigelse har bestyrelsen ved et tidligere møde overdraget til formandskabet. Samtidig bemyndigede bestyrelsen Preben Clausen til at indgå resultatlønskontrakter med skolens øvrige tre ledere og de 3 uddannelseschefer. Der blev således aftalt en resultatlønskontrakt for Preben Clausen, som er underskrevet af bestyrelsens formand og Preben Clausen den 26. januar 2010. Efter statens regler skal en opgørelse vdr. Preben Clausens kontrakt, der fokuserer på opfyldelsesprocent og udbetalt beløb, være UVM i hænde senest 1.9.2010. Der er derfor udarbejdet en statusopgørelse til brug for denne indberetning, der viser, at Preben Clausen har opfyldt 90 % af kontrakten, svarende til en udbetalt resultatløn for perioden på kr. 84.000. I løbet af september/oktober måned 2010 vil Preben Clausen udarbejde tilsvarende statusopgørelser for de øvrige lederes resultatløn. Deres opfyldelsesgrad vil blive meddelt senere. Preben Clausens statusopgørelse er vedlagt punktet til orientering. Det kan oplyses, at såvel kontrakt som statusopgørelse skal lægges på skolens hjemmeside. Dette vil ske efter bestyrelsens orientering. Preben Clausen orienterede kort om meddelelsen med bemærkning om, at erfaringerne fra det første år med resultatkontrakter på VUC Århus, forventes at kunne øge kvaliteten i de kommende års kontrakter. 5. Studietrivselsundersøgelsen 2010 I efteråret 2010 gennemfører skolen en studietrivselsundersøgelse. Rammen for undersøgelsen er fastlagt af Undervisningsministeriet, og undersøgelsens resultater indgår i de kommende ressourceregnskaber for statens institutioner. Skolen har senest i 2008 gennemført en tilsvarende elevtilfredshedsmåling i det såkaldte ESB-netværk, som er en kreds af erhvervsskoler, VUC er og gymnasier. Dette års undersøgelse gennemføres imidlertid i et nyt format, som ikke er direkte sammenligneligt med formatet fra 2008. Skolens HF-undervisning skal deltage, mens GSK og AVUundervisningens deltagelse er frivillig for en enkelte skole. Da svarprocenten i undersøgelsen i 2008, der blev omdelt til samtlige kursister på skolen, var relativt ringe, har skolens ledelse i denne omgang vurderet, at undersøgelsen i omfang begrænses til kun at blive rettet mod 2-årigt HF med 8 klasser og de 4 såkaldte enkeltfagsklasser på HF, i alt altså 12 klasser med i alt ca. 300 studerende. Der er tale om heltidsstuderende, hvilket kan sikre skolen stor svarprocent. Samtidig er sammenligneligheden til øvrige VUC ers aktivitet til stede. AVU-kursisterne er fravalgt på grund af spørgerammens vanskelige karakter. Desuden har vi fravalgt at indlejre den obligatoriske Undervisningsmiljøundersøgelse i dette format. Denne undersøgelse gennemfører vi selv i foråret 2011. Fra og med næste runde i 2012 deltager vi i en full scale undersøgelse, når spørgerammen er rettet til. Vores begrænsede deltagelse i år skyldes utilfredshed med kvaliteten af spørgerammen og et tidsmæssigt meget forceret projekt. Til gengæld kan vi med denne udvælgelse sikre en høj svarprocent og sammenlignelighed til andre tilsvarende skoler, der alligevel gør undersøgelsen nyttig. Preben Clausen orienterede. Bestyrelsen gav fuld og hel opbakning til ledelsens dispositioner vedr. begrænsning af undersøgelsen. 6. Offentliggørelse af bestyrelsesmateriale Det fremgår af skolens vedtægt 12 stk. 6 og af bestyrelsens forretningsorden 7, at bestyrelsens mødemateriale, herunder dagsordener og referater, skal gøres offentligt tilgængelige. Undtaget herfra er personsager og sager indeholdende kontraktforhandlinger. Skolens praksis har siden 1.1.2007 været, at dagsorden uden bilag lægges på nettet, når denne udsendes til bestyrelsens medlemmer. Og at referat incl. sagsfremstilling, indstilling og enkelte bilag lægges på nettet, når referatet er godkendt og fordelt til medlemmerne. En sammenligning til andre skoler viser, at vores referatdel er mere omfattende end de fleste skolers. I et enkelt tilfælde har referatet også indeholdt en beskrivelse af forhold vdr. kontraktforhandlinger, som burde undtages fra offentlighedspligten. Og i et enkelt tilfælde har en medarbejder efterspurgt 16
bilag, der ikke var indeholdt i sagsfremstilling og indstilling. På den baggrund vil skolens ledelse fremover sikre, at de nødvendige bilag vedlægges referatet, når dette gøres offentligt tilgængeligt på nettet. Og det vil i dagsordenen være tydeligt markeret, om en sag er omfattet af begrænset informationspligt. Kort drøftelse. Bestyrelsen bemærkede muligheden for at lukke enkelte dagsordenspunkter. Dette vil tillige gøre bestyrelsens medlemmer opmærksom på, hvilke punkter der er offentlige, og hvilke der ikke er. 7. Skolens bygninger status Her følger en kort status over igangværende sager vdr. skolens bygninger: a) Kystvejen: vores etage er nu indrettet, og undervisningen er gået i gang den 16. august, foreløbigt med to politihold (forberedelse til politiskolen gymnasialt niveau) b) Ingerslevs Boulevard: sommerens ombygninger af det nye studieområde på 5. etage og konvertering af det gl. studieområde til nyt personaleområde er færdig, og begge arealer er taget i brug. Der er udtalt tilfredshed med forbedringerne. c) Bülowsgade: det er fortsat usikkert, om Århus Kommune kan fraflytte de to lejede etager som planlagt omkring sommeren 2011, fordi anlægsbevillingen til den kommunale institution endnu ikke er besluttet. d) masterplanen: i løbet af oktober måned afleverer skolen de nødvendige oplysninger om det forventede arealbehov for skolen fra 2012 til det af bestyrelsen udpegede udpegede arkitektfirma Årstiderne Arkitekter A/S. Herefter undersøger firmaet, om skolen teknisk kan samles på Ingerslevs Boulevard eller på Ingerslevs Boulevard + Bülowsgade uden anvendelse af pavilloner. Masterplanen afleveres til bestyrelsen med lidt forsinkelse, dvs. formentlig til martsmødet 2011. Bestyrelsen indkredser på den baggrund de realistiske scenarier for skolen. d) scenarier for en samling af VUC Århus: skolens prioriteringer er fortsat: a) samling (helst på Ingerslevs Boulevard) b) samling på Ingerslevs Boulevard + Bülowsgade (hvis en revideret strategiplan tilsiger, at aktiviteten stagnerer eller falder). Med hensyn til en samling i én bygningsmæssig enhed har flere konsortier henvendt sig til skolen. Der orienteres nærmere herom under mødet. En evt. samling i én bygningsmæssig enhed vil formentlig tidligst kunne ske fra 1.8.2015 Preben Clausen orienterede om status vedr. skolens bygninger og tilføjede, at eksempelvis Ceresgrunden eller Ingeniørhøjskolen, kunne være muligheder såfremt der ikke kan gives byggetilladelse på Ingerslevs Boulevard og såfremt en kombination af Ingerslevs Boulevard og Bülowsgade ikke vurderes som tilfredsstillende. Indtil videre afventes arbejdet fra Årstidernes Arkitekter A/S. Hans Halvorsen supplerede orienteringen og oplyste at de tidligere overvejelser vedr. overtagelse af Læssøesgades skole ikke er længere er aktuelle, da Århus Kommune forventes at opretholde alm. skoledrift i bygningerne på uændrede vilkår. Hans Halvorsen håber, at der er en afklaring af bygningssituationen for aktivitetscentret, som har til huse i skolens bygninger i Bülowsgade, i løbet af første kvartal af 2011. 17
11. Eventuelt Ingen punkter til eventuelt. 18
Underskriftsblad : I bestyrelsen: Hans Halvorsen (formand) Carsten Riis (næstformand) Mogens Birkebæk Merete Ipsen Peter Bonfils Pauli Johansen Claus Christensen Frits Andersen Dorte Stockfisch Niels Jørgen Andreasen Marie Røn Ansbjerg Preben Clausen (forstander) 19