Dagsorden til HAU Mødedato Onsdag den 6. marts 2013 Starttidspunkt Kl. 09:00 Sluttidspunkt Kl. 11:30 Mødested Soldalen og Blangstedgårdsvej Mødelokale Videokonferencerne SOL og BLA Til stede Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt.... 2 2. Temadrøftelse om sygefravær... 2 3. APV... 3 4. Ny sundhedspolitik i UCL... 5 5. Orientering... 6 6. Eventuelt... 6 7. Highlights... 6 side 1/6
1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt. (5 min.) 2. Temadrøftelse om sygefravær (A: 50 min. B: 10 min.) Under dette punkt er der to centrale drøftelser: A) Indsatsen mod sygefravær oplæg v. Bente Hammerich B) Fraværsstatistik UCL 2012 Ad A) Med baggrund i oplysninger fra 2011 blev det besluttet at iværksætte et initiativ på sygefraværsområdet. Med ca. 10 sygedage pr. medarbejder pr. år, mister UCL hvert år 7.000 arbejdsdage. Det svarer til 27 årsværk, og ganger man det med en gennemsnitsløn på 38.000 kr. pr. måned, koster det 10,2 millioner om året. Det er naturligvis ikke muligt at eliminere sygefraværet, men en målrettet indsats, især overfor de længerevarende perioder på over 14 dage, vil få betydning selv få dages mindre fravær i den enkelte situation betyder noget. UCL har siden 2010 haft en Sygefraværspolitik, som sætter rammerne for lederens håndtering af en medarbejders sygefravær, og den er dermed med til bl.a. at sikre en forholdsmæssig ensartet håndtering. Til trods for at lederne følger rammerne i politikken og derved er i løbende dialog med den sygemeldte medarbejder, kan det konstateres, at antallet af gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder har været næsten konstant siden 2008. Jf. retningslinjerne i Sygefraværspolitikken er det nærmeste leder der har initiativpligten til at begynde dialogen med den sygemeldte medarbejder. Denne dialog skal indledes allerede efter den første uges fravær. HR og Kommunikation står i den forbindelse til rådighed i forhold til vejledning i den konkrete sag og tilbyder også deltagelse i en evt. sygdomssamtale mv. For at øge indsatsen med at nedbringe sygefraværet ønskes en ændring af initiativpligten, som fremadrettet skal ligge hos HR og Kommunikation. Her er den nødvendige viden omkring diverse handlemuligheder - ligesom ekspertisen i forhold til relevant lovgivning. Det overordnede formål er at få den sygemeldte hurtigere tilbage på jobbet igen selv få dage kan gøre en forskel. side 2/6
Direktionen har den 14. januar 2013 godkendt den nye procedure, som overordnet set vender initiativpligten, således at HR og Kommunikation kontakter en leder direkte når en medarbejder har været syg i 1 uge. På mødet vil Bente Hammerich fortælle om elementerne i det nye initiativ, om de tidlige erfaringer fra indsatsen og det fremadrettede arbejde på området. Ad B) UCL har i 2012 haft et gennemsnitligt fravær(kort- og langtidsfravær) pr. medarbejder på 10,4 dage (målt i arbejdsdage). Det er et fald på 0,2 dag pr. medarbejder fra 2011 til 2012. Det har i 2012 været 7.266 sygedage (egen og børns sygdom) heraf er 1.577 dage delvise fraværsdage, hvilket er 450 mere end i 2011. Systemets beskaffenhed gør, at delvise sygemeldinger tæller med i opgørelsen som hele fraværsdage uanset omfanget af den delvise sygemelding. Dette kan for afdelinger med delvise sygemeldinger til at fremstå med et relativt højere fravær end, hvis systemet f.eks., kunne medtage en halv sygedag som en halv og ikke en hel sygedag. Af det samlede sygefravær, udgør fravær i forbindelse med børns sygdom 261 dage, hvilket er 49 dage færre end i 2011. 247 af dagene skyldtes barnets første sygedag, og 14 af dage skyldtes barnets anden sygedag. Det samlede sygefravær uden medarbejdere ansat på særlige vilkår er i perioden 2011-12 steget med 0,3 arbejdsdag pr. medarbejder. Herudover er korttidssygefraværet (under 30 sygedage) steget både når medarbejdere ansat på særlige vilkår medregnes (bilag 2B, tabel 2.2) og når de ikke gør (bilag 2B, tabel 4.2). Stigningen i korttidsfraværet kan for nogle afdelinger skyldes medarbejdere, som er sygemeldt under 30 dage, og som herefter overgår til delvis sygemelding under 30 dage. Selvom det samlede sygeforløb overstiger 30 dage, vil systemet medregne sygefraværet som to fraværsperioder med karakter af korttidssygefravær. Ad A) Det indstilles, at HAU på baggrund af Bente Hammerichs oplæg om indsatsen mod sygefravær drøfter det nye initiativ samt mulige temaer for indsatser på området. Ad B) Med afsæt i bilag 2B indstilles det, at HAU drøfter sygefraværet i UCL. Bilag 2A (Slides fra oplægget udleveres på mødet) Bilag 2B Fraværsstatistik UCL 2012 3. APV (A: 45 min. B: 10 min.) A) Metoder til APV-undersøgelsen 2014 v. konsulent Nis Kjær B) Opfølgning på APV-handleplaner side 3/6
Ad A) Næste APV-undersøgelse i UCL skal jf. arbejdsmiljøplanen 2013 gennemføres i efteråret 2014. APV 2014 er derfor på dagsordenen ved alle HAU-møder i 2013. Der afsluttes med en egentlig temadrøftelse på HAU-mødet i december 2013. Metoden til gennemførelsen af undersøgelsen skal fastlægges inden sommerferien 2013. HAU ønsker, at fokus i undersøgelsen skal ligge på det psykiske arbejdsmiljø, og der skal desuden være opmærksomhed på, om visse forhold vedr. indflytningen i Campus Vejle medio 2014 skal tages i betragtning. Konsulent Nis Kjær fra Alectia fremlægger forslag til forskellige metoder til gennemførelse af APV-undersøgelsen i UCL. Udgangspunktet for oplægget er, at en eventuel spørgeskemaundersøgelse ikke skal stå alene, og at det sikres, at der ved valg af metode tages højde for, hvordan det psykiske arbejdsmiljø bedst muligt italesættes. Ad B) Som et led i at imødekomme målet og ønsket om øget videndeling og synliggørelse af LAU ernes arbejde besluttede HAU på mødet i september 2012, at alle uddannelsers/enheders APV-handleplaner fremover skal ligge samlet i TeamShare. Handleplanerne ligger nu i HAU s arbejdsområde i TeamShare i mappen APV APVhandleplaner. Frist for at lægge opfølgning på APV-handleplanerne i TeamShare-området var 1. november 2012. Status er, at der pt. kun mangler opfølgning fra en enkelt enhed (læreruddannelsen på Fyn). Der har i indsamlingen af opfølgning på APV-handleplanerne i TeamShare-området vist sig følgende udfordringer: En del handleplaner blev afleveret for sent en enkelt enhed har endnu ikke reageret Arbejdet og den manglende fortrolighed med TeamShare har været en barriere herunder både at uploade og genfinde dokumenterne Enkelte enheder har haft svært ved at genfinde handleplanen lokalt Modvillighed i forhold til at handleplanerne skal ligge centralt frem for lokalt Usikkerhed om hvorvidt uddannelserne/enhederne kun opbevarer handleplanerne i det nye TeamShare-område og ikke også lokalt Som følge af disse udfordringer har det været en svær og tidskrævende proces at få indsamlet opfølgningerne til deadline. På baggrund af opfølgningerne på APV-handleplanerne skal der identificeres overordnede centrale opmærksomhedspunkter (på det psykiske område), der skal bygges videre på i den kommende APV-undersøgelse. Følgende opmærksomhedspunker er indtil videre identificeret: Kommunikation ledelse og medarbejdere imellem Flere APV-planer er inde på vigtigheden af klare udmeldinger om f.eks. information fra direktionen, fordeling af arbejdsopgaver i afdelingen m.m., anerkendelse og respekt fra lederen, åbenhed om f.eks. forestående fyringsrunder m.m. Dette fører til tryghed i ansættelsen/minimerer frygten for arbejdsløshed. Arbejdes organisering: fokus på balance mellem arbejdsmængde, tid og ressourcer Mange handleplaner er inde over dette emne og påpeger vigtigheden af, at der er klare linjer, hvad angår opgaver (at arbejdsopgaverne er kendte og tydelige) og lederens forventning til den enkelte. Retningslinjer på området (f.eks. hvornår medarbejderne forventes at være på mailen) side 4/6
synes at være vigtige at have for at forebygge, at folk mistrives i jobbet eller går ned med flaget. Arbejdspres skal så vidt muligt forebygges, og det nævnes, at også medarbejderne selv har et ansvar for, at der er sammenhæng mellem arbejdsmænge og tid. Arbejdsbetinget fravær Flere er inde over dette emne. Det interessante ved det er, at det er svært men nødvendigt at italesætte årsager hertil. Især i den kommende tid, hvor fokus på sygefravær generelt øges, og der skal vælges en APV-metode, som kan indfange denne slags problematikker. At det er svært at få folk i tale om dette område vidner bl.a. handleplanen fra radiografuddannelsen om. Her står der, at 2 ud af 19 personer har tilkendegivet at have haft arbejdsbetinget sygefravær. Man har så forsøgt efterfølgende at afdække, hvad der ligger til grund for kommentarerne, men ingen meldte sig, og der kan derfor ikke handles på det. Sundhedsfremme Synes at være et vigtigt emne en del steder. Der efterspørger flere initiativer og fælles initiativer evt. for hele UCL. Støjniveau Er både en fysisk og - for nogle - en psykisk gene, der påvirker trivslen, koncentrationen (kan føre til udmattelse) osv. A) Det indstilles, at HAU på baggrund af oplægget drøfter de forskellige metoder til gennemførelse af APV-undersøgelsen i 2014. B) Det indstilles, at HAU kommenterer/supplerer de identificerede centrale opmærksomhedspunkter (på det psykiske område) på baggrund af APV-handleplanerne med henblik på at fastlægge hvilke opmærksomhedspunkter, der skal bygges videre på i den kommende APV-undersøgelse. Endvidere indstilles det, at HAU drøfter indsamlingsprocessens forløb mhp. videreformidling til drøftelse i HSU. Bilag 3A Bilag 3B Slides fra oplægget Opfølgninger på APV-handleplaner 4. Ny sundhedspolitik i UCL (15 min.) UCL s sundhedspolitik er forældet, og HAU har besluttet at udvikle en ny og mere tidssvarende. Lone Hougaard og Charlotte Agerby Schultz arbejder i øjeblikket på et forslag til en ny politik og holder oplæg om, hvor og hvor langt de er i processen. Det indstilles, at HAU på baggrund af oplægget drøfter og beslutter, hvordan der arbejdes hen mod en sundhedspolitik. Bilag 4.1 Sundhed og trivsel feb. 2013 Bilag 4.2 Sundhed og trivsel på arbejdspladsen et oplæg til HAU feb. 2013 side 5/6
5. Orientering (5 min.) A) Arbejdsgruppen der skal forestå planlægningen af arbejdsmiljøorganisationens næstkommende temadag den 9. april 2013 er nedsat og består af de to konsulenter fra Alectia - Dorte Thyregod Svendsen og Nis Kjær -, Allan Kjær Hansen, Marianne Kaslund (som medarbejderrepræsentant for HAU), Lone Petersen (LAU-repræsentant for TAP-området), Hans Jørgensen (LAU-repræsentant for uddannelserne på Vejle-siden) og Frank Jensen (LAU-repræsentant for uddannelserne på Fyns-siden). Arbejdsgruppen har afholdt tre møder senest fredag den 1. marts. Der gives en status på planlægningen af temadagen på baggrund af arbejdsgruppens møde den 1. marts. B) Indberetninger i EASY v. Christian Jansson 6. Eventuelt (5 min.) 7. Highlights (5 min.) Det foreslås, at et sammendrag af følgende emner fra HAU-mødet den 6. marts 2013 vil blive lagt på mit.ucl.dk som highlights: Temadrøftelsen om sygefravær APV Det indstilles, at HAU godkender ovenstående highlights, der skal offentliggøre på mit.ucl.dk. side 6/6
Bilag 3A Oplæg om APV-metoder UCL HAU 6. marts 2013 Chefkonsulent Nis Kjær Ingeniør og HD-O Tlf.: 30109652 Mail: nkj@alectia.com
Overvejelser uanset metode Problemfokus eller anerkende tilgang (arbejdspladsudvikling) Information til deltagerne før, undervejs og efter - forventningsafstemning Branchens væsentligste arbejdsmiljøforhold skal vurderes (Arbejdsmiljøvejviseren på AT.dk) Alle ansatte / jobtyper skal vurderes Deltagernes boglige forudsætninger og arbejdspladsens kultur Kvantitativ og/eller kvalitativ undersøgelse Tidsforbrug til kortlægning og opfølgning Tidspunkt for undersøgelsen og opfølgning Opfølgning og fastholdelse, handlingsplan Kobling eller supplement til øvrige tiltag fx arbejdsmiljøgennemgange, MTU, MUS Anonym / ikke anonym Særlige forhold: ATEX, gravide, fravær etc.
Spørgeskemaundersøgelse Deltagerne udfylder et spørgeskema på papir eller elektronisk. Spørgsmålene kan formuleres åbne eller lukkede. Kan indeholde både kvantitative og kvalitative data. Fordele Sikre at man kommer rundt om relevante områder Nemt at lave statistik på Nemt at arbejde med i spredte organisationer Hurtig kortlægning Ulemper Får kun svar på det der spørges om Stiller krav til deltagernes sproglige og boglige kundskaber Efterlader ofte nye spørgsmål der skal afdækkes
Interviewmetode Deltagerne interviewes som enkeltpersoner, grupper på tværs eller i afdelinger/teams. Gruppestørrelse 5 til 10 personer. Interviewet kan være mere eller mindre struktureret. Fordele Nuanceret kortlægning Selve metoden kan have positiv indflydelse på arbejdsmiljøet Løsningsforslag og idéer kommer frem letter efterbehandlingen Ulemper Folk skal samles (tid) Resultatet skal analyseres og sammenfattes Ikke muligt at være anonym ved gruppeinterview
Flipover Kan tilrettelægges som interviewmetode eller f.eks. work and talk 2 og 2. Input fra drøftelserne samles på flipover eller via projektor. Seancen sluttes af med at deltagerne prioriterer emnerne til den videre proces. Fordele Nuanceret kortlægning Forventningsafstemning i processen (prioritering) Mulighed for gruppedialog / work and talk Ulemper Folk skal samles (tid) Processen skal styres
Løbende APV Arbejdsmiljøet sættes på dagsordenen ved allerede eksisterende møder, dagligt, ugentligt eller månedligt. Problemer der ikke kan løses umiddelbart videreføres til en handlingsplan Fordele Arbejdsmiljøet integreres i driften Tingene behandles mens det er aktuelt Ulemper Risiko for manglende fokus Svært at skabe læring på tværs
Tematiseret APV Kortlægningen tager afsæt i et særligt tema f.eks. Indeklima, støj eller psykisk arbejdsmiljø. Kan behandles som skema eller dialog. Fordele Mulighed for at gå dybere ned i temaer Grundig og overskuelig kortlægning Ulemper Væsentlig forhold overses til det bliver deres tur Manglende sammenhænge mellem temaer
Fysisk gennemgang + dialog Kortlægningen gennemføres ved at f.eks. Arbejdsmiljøgruppen går rundt på arbejdspladsen og taler med folk, samtidig med at de ser og vurderer arbejdssituationen. Fordele Mulighed for billeder eller video Tale med folk i arbejdssituationen Særligt velegnet i nogle brancher Ulemper Ser kun folk hvor de er (kan have skiftende arbejdssted)
Erfaringer med undersøgelse af forskellige arbejdsmiljøtemaer Kilde: Øje på arbejdsmiljøet Danske virksomheders brug af APV -2008 LO
APV og arbejdsmiljø kort om historien Fra røg, støj og møg til psykisk arbejdsmiljø, medarbejdertrivsel og engagement Arbejdsmiljøorganisations nye rolle fra fejlfinder til udvikler Gammel engelsk ordsprog: De, som kun leder efter fejl, finder ikke andet
To forskellige tilgange: At løse problemet eller at skabe fremtiden Traditionel problemløsning bygger på mangeltænkning - Opmærksomhed på problemer, mangler og fejl Anerkendende udforskning bygger på ressourcetænkning - Opmærksomhed på ressourcer, værdier, ønsker og drømme At løse problemet: Problemidentifikation Årsagsanalyse Løsningsmuligheder Handlingsplan Implementering At skabe fremtiden: Identificere det vellykkede og værdifulde Skabe billeder af en ønskværdig fremtid Skabe fælles billeder af en opnåelig fremtid Igangsætte processer til at virkeliggøre fremtidsbilledet
Eksempel på interviewguide
Bilag 3B
Bilag 4.1
Bilag 4.2 Sundhed og trivsel på arbejdspladsen strategi og/eller politik - et kort oplæg til HAU den 06.03.2013 Hvad har vi? UCL har en personale- og ledelsespolitik og en række delpolitikker på personaleområdet (www.ucl.dk/personaleafdelingen/politikker) (se illustrationen: Hierarki i UCL s politikker på personaleområdet) Hvad fordres der i henhold til lovgivningen? Rygepolitik Hvad vil vi gerne have? En sundhedspolitik (1), som bygger på et bredt sundhedsbegreb (2), og som er en paraply-politik i forhold til flere delpolitikker (jf. referat fra HAU-møde 19.09.2012) Hvad fordrer udarbejdelse og implementering af en sådan sundhedspolitik 1. Beslutning om omfanget (hvor mange delpolitikker skal sundhedspolitikken omfatte?) Muligheder: a. Ingen sundhedspolitik b. Sundhed og trivsel udfoldes i personale- og ledelsespolitikken c. Sundhedspolitik som skitseret i Hierarkiet 2. Stillingtagen til hvem der har ansvar for og kompetence til at udarbejde og implementere en sådan sundhedspolitik (HAU eller HSU?) 3. Beslutning om hvem der skal udarbejde politikken, herunder delpolitikkerne 4. Beslutning om hvilket trin i Sundhedsstyrelsens 5-trinsmodel for systematisk arbejde med sundhed og trivsel på arbejdspladsen UCL vil nå (Aktuelt er vi nok mellem trin 2 og 3)(4) Udvikling af enkeltstående tilbud Inddragelse af medarbejderne i en løs organisering Nøglepersoner, ressourcer og fast organisering Mål, sundhedskoordinator (er) og politikker (+monitorering og opfølgning) Strategisk indsats, systematik og ekspertise Noter 1) En sundhedspolitik er rammer og retningslinjer for at arbejde med sundhed og trivsel på arbejdspladsen (Sundhedsstyrelsen 2010) 2) Sundhed er en tilstand hos et individ eller en gruppe af individer karakteriseret ved fysisk, mental og social trivsel (Sundhedsstyrelsen 2010) 3) Sundhedsfremmeindsatsen har på tre ben, hvis grundlaget er et bredt sundhedsbegreb: Livsstil, arbejdsmiljø og virksomhedens sociale ansvar (Sundhedsstyrelsen 2010) 4) Sundhedsstyrelsen. Sundhed og trivsel på arbejdspladsen. 2010 s. (vedlagt som selvstændig PDF-fil)
Hierarki i UCL s politikker på personaleområdet Grøn: Blå: Eksisterende politikker Ønskværdige politikker? /Charlotte Agerby Schultz & Lone Hougaard, februar 2013