Indberetning af fravær Sygefravær, graviditetsgener, barsel, seniordage mm. Personale og HR afdelingen
Sygefravær... 2 Indberetning af sygefravær...2 Indberetning af delvis syg...3 Indberetning af nedsat tjeneste...3 Graviditetsgener, barsel og adoption... 5 Indberetning af graviditetsgener...5 Indberetning af barsel med løn efter fravær pga. graviditetsgener...5 Indberetning af barsel med løn...5 Indberetning af barsel uden løn...6 Indberetning af adoption...6 Afholdelse af drypvis barsel og barsel med delvis genoptagelse af arbejdet...7 Omsorgsdage... 8 Indberetning af omsorgsdage...8 Seniordage... 9 Indberetning af seniordage og fritvalgsdage...9 Forespørgsel på seniordage og fritvalgsdage...9 Oversigter...10 Oversigt over fravær...10 Oversigt over omsorgsdage...10 1
Sygefravær Indberetning af sygefravær Al indberetning af fravær for institutioner der ikke er på vagtplan foregår i KMD-cicsen Bliver der ikke indberettet korrekt og rettidigt kan det betyde afslag på dagpengerefusioner. Rettidigt er dagen man modtager sygemeldingen og raskmeldingen. Syge og raskmeldinger indberettes på skærmbillede DH07 Hvis en person har ekstraciffer skrives ja i feltet, ønskes ex.kol. anvendt: og tryk enter. Ekstraciffer og aflønningsform kan findes på D600 ved at taste fødselsdato og trykke enter. Kolonne A viser afløningsformen og kolonne EX fortæller hvilke ekstraciffer der er. Aflønningsform 0 = Forud lønnet Aflønningsform 1 = Bagud lønnet Aflønningsform 3 = Timeløn med månedsvis udbetaling I feltet AL skrives aflønningsformen, derefter personnr., evt. EX, første fraværsdag og hvis sidste sygedag er kendt, også denne, samt årsagen til fravær, derefter enter. Resten af felterne benyttes ikke. Nedenstående årsagskoder indberettes på følgende måde: SY = sygdom TT = tilskadekomst i tjenesten P2 = Sygdom omfattet af en 56 aftale HJ = Hjemmeboende barns 1. sygedag 2
P2 kan også indberettes med timer hvis der ikke er tale om en hel dag. Dette gøres ved at skrive fx 300 (3 timer) i feltet antal timer. Indberettes sidste fraværsdag senere, indberettes det på følgende måde. Indberetning af delvis syg Der indberettes DS når en medarbejder går hjem før tid pga. sygdom eller møder senere. I feltet AL skrives aflønningsformen, derefter personnr., evt. EX, første fraværsdag og sidste sygedag, samt årsagen til fravær - DS, og antal timer medarbejderen er fraværende, derefter enter. Indberetning af nedsat tjeneste Nedsat tjeneste er en aftale med arbejdsgiver om nedsat arbejdstid i en periode pga. sygdom. Der indberettes NT, når en medarbejder har en skriftlig aftale om nedsat tjeneste med arbejdsgiver. Blanketten Nedsat tjeneste pga. sygdom, som findes på Broen udfyldes, underskrives og sendes ind til Personale og HR afdelingen. Er der ikke aftalt faste ugentlige timer, indberettes der en uge af gangen (mandag til søndag) uden huller mellem perioderne. Afholdes der ferie, skal det skrives på blanketten eller meddeles til Personale og HR afdelingen. Al ferie skal aftales med Jobcenteret. Forekommer der andet fravær i perioden med nedsat tjeneste skal den nedsatte tjeneste have en stopdato dagen før dette fravær, og startes op igen dagen efter (fuldtidssygdom, ferie o. lig). Dette har stor betydning for fraværsstatistikkerne, der ellers vil tælle for meget fravær. Heller ikke her må der forekommer huller, da det kan koste dagpenge refusioner. Arbejdsstedet kan kun få refusion ved mindst 4 ugentlige fraværstimer, men det skal indberettes under alle omstændigheder for at sikre korrekte fraværsstatistikker. Ved nedsat tjeneste skal der indberettes det daglige gennemsnitlige fravær som medarbejderen har. Fraværet beregnes over en 7 dages uge. Dvs. en ansat på 37 timer, hvor pågældende har en aftale om nedsat arbejdstid på 23 timer. Det betyder vedkommende er fraværende 14 3
timer om ugen. Disse fordeles på en 7 dages uge (14:7=2 timer) og indberettes som på næste side. I feltet AL skrives aflønningsformen, derefter personnr., evt. EX, første fraværsdag, samt årsagen til fravær - NT, og antal timer. Der indberettes det gennemsnitlige daglige sygefravær, derefter enter. Der indberettes først sidste fraværsdato når aftalen om nedsat tjeneste er endelig slut. Det er vigtigt at denne dato først indberettes til sidst, da der kan komme andet fravær ind imellem. Er der en slut dato er man nød til at slette hele perioden og genindberette korrekt og det kan koste dagpengerefusion. Sidste fraværsdato indberettes som den eneste type fravær, både med første og sidste fraværsdato og årsagskode. Det er vigtigt det sker rigtigt, da den ellers afvises af systemet. Bliver der ikke indberettet korrekt og rettidigt kan det betyde afslag på dagpengerefusion. Rettidigt er dagen man modtager sygemeldingen/raskmeldingen. Det er vigtigt at man løbende følger op på længerevarende fravær. Ved tvivl om indberetning eller udfyldelse kontakt Personale og HR afdelingen for rådgivning/vejledning. 4
Graviditetsgener, barsel og adoption Indberetning af graviditetsgener Graviditetsgener, barsel og adoption indberettes på DH17 Der indberettes GG når en medarbejder er sygemeldt på grund af graviditet. I feltet AL skrives aflønningsformen, derefter personnr., evt. EX, første fraværsdag og hvis sidste fraværsdag er kendt, også denne, samt årsagen til fravær - GG, Forventet fødselsdato (ultralydsscanning/terminsdato) og derefter enter. Er medarbejderen sygemeldt med graviditetsgener frem til fødslen indberettes der i første omgang ingen sidste fraværsdag. Den indberettes når der kendes en fødselsdato. Slutdato vil være den dag barnet er født. Registreringen skal være sådan pga. muligheden for dagpengerefusion. Indberetning af barsel med løn efter fravær pga. graviditetsgener Samtidig med indberetning af sidste fraværsdag på GG, indberettes første fraværsdag på BA og faktisk fødselsdato. Efter GG starter BA altid første dag efter fødslen. Indberetning af barsel med løn En medarbejder der er gravid, skal senest 3 måneder før den forventede fødsel udfylde og aflevere skemaet "Anmeldelse af graviditet/adoption", samt kopi af vandrejournal til sin leder. 5
Denne aftale indsendes til Personale og HR afdelingen. Her beregnes dato for første dag på barsel og sendes retur til leder, som indberetter BA. Senest 8 uger efter fødslen skal der laves en endelig aftale om afholdelse af barsel med og uden løn. Denne sendes til Personale og HR afdelingen som tjekker om datoer og perioder er korrekte. Herefter bliver den returneret til lederen. Når barnet er født indberettes dato for faktisk fødsel. Når faktisk fødsel indberettes vil systemet automatisk sætte en slutdato 26 uger frem. Afholder moderen ikke 26 uger med løn, skal der indberettes sidste fraværsdag manuelt. Indberetning af barsel uden løn BU indberettes når der ligger en aftale om afholdelse af barsel uden løn. Denne periode skal være godkendt af Personale og HR afdelingen. Indberetning af adoption Når der indberettes adoption - AP - er fremgangsmåden den samme som ved barsel. Koderne er dog som følger: AP = Adoption med løn PU = Adoption uden løn 6
Afholdelse af drypvis barsel og barsel med delvis genoptagelse af arbejdet Indberetning af drypvis barsel og barsel med delvis genoptagelse af arbejdet, indberettes ALTID af Personale og HR afdelingen. Aftalen skal være indsendt. Det er vigtigt at man løbende følger op på længerevarende fravær. 7
Omsorgsdage Indberetning af omsorgsdage På DH16 indberettes omsorgsdage. Vær opmærksom på, at barnets fødselsdag også skal indberettes. Tvillinger vil af Personale og HR afdelingen blive indberettet med fødselsdatoer med en dags mellemrum, da systemet ellers ikke kan håndtere dette. Er man på barsel og ikke har mulighed for at afvikle sine omsorgsdage på dette barn kan de overføres til næste kalender år. Dette kan også gøres på andre børn i husstanden, men kun hvis man er fraværende et helt kalenderår i forbindelse med barsel. Dette gør Personale og HR afdelingen ved skriftlig henvendelse fra arbejdsgiver. 8
Seniordage og Fritvalgsdage Indberetning af seniordage og fritvalgsdage På DH15 indberettes Seniordage og Fritvalgsdage Årsagen til fravær: SO = seniordage, FV = fritvalgsordning (gælder kun for social- og sundhedspersonale og dagplejere), Når billedet er udfyldt tryk enter. Forespørgsel på saldi og afholdte seniordage og fritvalgsdage På DH23 forespørges på saldi og afholdte seniordage og fritvalgsdage. Ordning: SO = seniordage, FV = fritvalgsordning (gælder kun for social- og sundhedspersonale og dagplejere), Når billedet er udfyldt tryk enter. Ændring af saldi for medarbejdere som har valgt bonus eller ekstra pension foretages af Personale og HR afdelingen. Oprettelse af saldo for nyansatte i ansættelsesåret. For nyansatte som vælger seniordage skal saldoen manuelt indberettes for ansættelsesåret. Arbejdsstedet giver besked til Personale- og HR Afdelingen som retter saldoen til. Nyansatte med Fritvalgsordning kan ikke vælge dage før efterfølgende kalenderår. I ansættelsesåret kan kun vælges fritvalgstillæg eller ekstra pension. 9
Oversigter Oversigt over fravær Oversigt over fravær kan ses på DH01. Det er kun feltet med personnr, som skal udfyldes, derefter enter. Hvis der er fravær, kommer det frem. Der kan bladres frem og tilbage med F8 og F7. Sættes der X i dagens indberetninger, kommer alle dagens indberetninger frem. Oversigt over omsorgsdage På DH26 kan man se en oversigt over hvor mange omsorgsdage medarbejderen har tilbage, og på hvilke datoer dennes børn er født. Har medarbejderen et ekstraciffer er det vigtigt også at indberette det. 10