Hjørring og Frederikshavn kommuner Udbud af belægningsarbejder Bilag 4: Ændringer og spørgsmål og svar August 2015
1 Indhold 1 Indhold... 2 2 Indledning... 3 3 Ændringer... 3 4 Spørgsmål og svar... 5 2
2 Indledning Nærværende dokument er bilag til Kontrakt om belægningsopgaver. Dokumentet omhandler dels de ændringer, der er blevet foretaget i udbudsmaterialet i udbudsprocessen, dels de spørgsmål, der er indkommet i perioden, herunder kommunernes besvarelser af dem. Spørgsmål og svar er anonymiseret. 3 Ændringer Dato Reference Bemærkning 14.09.15 Kontraktens bilagsfortegnelse, 2, stk. 3 og 5 samt Konkurrencebetingelser, pkt. 2.3.2 AAB Styring og Samarbejde (februar 2011) udgår fra kontraktgrundlaget. Følgegruppen (i regi af samarbejdsorganisationen) gøres obligatorisk og får konkret til opgave at aftale/fastsætte principper for styring og samarbejde. 14.09.15 Kontraktens 20 stk. 1 Principperne for prisregulering af specificeret (stk. 1 er ændret, stk. 2 og 3 er tilføjet) 14.09.15 Kontraktens bilag 2, Aftale om Udviklingssamarbejde, punkt. 4.4. Principper for styregruppens beslutninger er ændret (fra simpelt flertal til konsensus) 14.09.15 Tilbudsfristen Bemærk, at tilbudsfristen er som angivet i udbudsmaterialet, dvs. d. 21. sept. kl. 9. 14.09.15 Kontraktens bilag 3, Tilbudsskabelon Opsætningen i Mercell (hvor tilbudsfristen er noteret som d. 21. sept. kl. 12) er fejlagtig. Der er foretaget følgende ændringer: 4.1.1 Varmblandet asfalt Udlægningspris inkl. Tilslutningsfræsninger Maskinudlægning 1501 5000 m2 er ændret fra 500 til 750 t 4.1.2 Koldasfalt Enkelt EMOB 4/8 granitskærver er ændret fra 5.000 til 50.000 m2. Enkelt EMOB 8/11 granitskærver er ændret fra 3
5.000 til 75.000 m2. Posten 1 ½ EMOB 8/11 og 4/8 granitskærver slettes. Posten Dobbelt EMOB 8/11 og 4/8 granitskærver slettes. Belægningsudskiftninger, bassinfræsning maks. 5 cm v/51 100 m2 er ændret fra 250 til 350 m2. 14.09.15 Kontraktens 1, stk. 5 Det er præciseret fra hvornår kontrakten har virkning. 14.09.15 Kontraktens 7 Der er indarbejdet vilkår for udførelse af lappearbejder. Stk. 4 er indsat (gælder alene for Hjørring Kommune) 14.09.15 Kontrakten 17, stk. 2 Der henvises til 2, stk. 6 er det korrekt og hvordan skal det fortolkes? 15.09.15 Ad Kontrakten 44, stk. 2, 3 og 4 Henvisningen er korrigeret (stk. 6 er ændret til stk. 5) Instansen for afgørelse af tvister er ændret (fra Det Danske Voldgiftsinstitut til Voldgiftsretten for Bygge- og Anlægsvirksomhed) 15.09.15 Kontraktens bilag 3, Tilbudsskabelon 15.09.15 Kontraktens bilag 3, Tilbudsskabelon De 5 poster med EMOB udgår af tilbudslisten. (Ændringerne var allerede foretaget i den reviderede version af 14.09.15 det var blot ikke bemærket) Posten 1 ½ EMOB 8/11 og 4/8 granitskærver slettes. Posten Dobbelt EMOB 8/11 og 4/8 granitskærver slettes. (Ændringen blev meddelt 14.09.15, men var ikke foretaget i selve tilbudsskabelonen) 15.09.15 Kontraktens bilag 3, Tilbudsskabelon Fraktionen 4/8 mm ændres til 5/8 mm. 4
16.09.15 Kontraktens bilag 3, Tilbudsskabelon Posterne 1 ½ MOB 8/11 og 5/8 granitskærver og Dobbelt MOB 8/11 og 5/8 granitskærver er tilføjet. Bogstavet E er fjernet foran MOB fsva de andre overfladebelægninger 16.09.15 Kontrakten 7, stk. 4 Der er lavet en tilføjelse i forhold til leveringen af asfalten (alternativer til isolerede varmekasser accepteres). 4 Spørgsmål og svar Dato Spørgsmål Svar 26.08.15 Ad kontrakten, B - Entreprisens udførelse - side 9 sidste afsnit: Kommunerne har brugsretten til opgaveløsninger, der er fremkommet som et resultat af udviklingssamarbejdet Betyder dette, at entreprenøren ikke har brugsretten, og derfor ikke kan anvende opgaveløsninger (recepter, produktionsmetoder og udlægningsmetoder), der er fremkommet som et resultat af udviklingssamarbejdet, i forhold til andre kunder? Nej. Entreprenøren er at forstå som den primære udvikler af de eventuelle nye opgaveløsninger. Entreprenøren vil dermed være ejer af opgaveløsningerne og kan derfor anvende dem frit i forhold til andre kunder. Kommunen har ingen direkte andel i udviklingen af nye opgaveløsninger, men bidrager alene med ideer og ved at stille vejstrækninger til rådighed til forsøg. Bestemmelsen skal altså blot sikre, at en eventuel ny opgaveløsning dokumenteres i en tilstrækkelig grad til at kommunerne kan efterspørge den nye opgaveløsning eller en lignende opgaveløsning i forbindelse med andre samarbejder (med andre entreprenører eller entreprenøren selv). Kommunerne skal med andre ord ikke have adgang til recepter mv., men konkret være i stand til at kunne udarbejde en kravspecifikation, hvor den nye opgaveløsning er bestemmende for kravene til opgaveløsningen. 26.08.15 Ad kontrakten, B - Entreprisens Nej. Entreprenøren er at forstå som 5
udførelse - side 9 sidste afsnit: Kommunerne har brugsretten til opgaveløsninger, der er fremkommet som et resultat af udviklingssamarbejdet Betyder dette, at kommunerne kan anvende opgaveløsninger (recepter, produktionsmetoder og udlægningsmetoder), der er fremkommet som et resultat af udviklingssamarbejdet frit i samarbejde med andre entreprenører? 14.09.15 Ad bilag 3 Tilbudsskabelon pkt. 4.1 fraværet af et felt til sammentælling (samlet pris for alle arbejderne) Vil kommunen indsætte en sammentællingssum? Og i givet fald vil den blive offentliggjort ved åbning af tilbuddene? 14.09.15 Ad bilag 3 Tilbudsskabelon pkt. 4.1.1 Kan kommunen uddybe forventningerne til lappearbejdet, som f.eks.: den primære udvikler af de eventuelle nye opgaveløsninger. Entreprenøren vil dermed være ejer af opgaveløsningerne og kan derfor anvende dem frit i forhold til andre kunder. Kommunen har ingen direkte andel i udviklingen af nye opgaveløsninger, men bidrager alene med ideer og ved at stille vejstrækninger til rådighed til forsøg. Bestemmelsen skal altså blot sikre, at en eventuel ny opgaveløsning dokumenteres i en tilstrækkelig grad til at kommunerne kan efterspørge den nye opgaveløsning eller en lignende opgaveløsning i forbindelse med andre samarbejder (med andre entreprenører eller entreprenøren selv). Kommunerne skal med andre ord ikke have adgang til recepter mv., men konkret være i stand til at kunne udarbejde en kravspecifikation, hvor den nye opgaveløsning er bestemmende for kravene til opgaveløsningen. Nej, der indsættes ikke et felt til sammentælling inden tilbudsfrist. Den samlede pris for arbejderne, sammentællingssummen, vil blive udregnet, når den skal anvendes, dvs. i forbindelse med vurderingen af det kvantitative kriterium (efter offentliggørelse). Vilkår for udførelse af lappearbejder er indskrevet i kontrakten, 7, stk.4. Se dette dokuments punkt 3 Ændringer. 6
Tidsfrister for udførelse af lapninger evt. afhængig af vejtype? Transport af asfaltmateriale i isoleret varmekasse? Registrering af slaghuller? Registrering af tidspunkt for udført lapning? 14.09.15 Konkurrencebetingelser pkt. 2.6 Tilbudsbedømmelse, tredje afsnit. Vi mener, at ordet tilstræbe er et mere korrekt ord end ordet sikre. Vi har vanskeligt ved at se, hvorfor der ved pointtildelingen skal opretholdes en bestemt vægtning mellem pris og kvalitet. Fastlæggelse af points for pris og de to kvalitetskriterier bør foretages uafhængig af hinanden. Vil Hjørring og Frederikshavn kommuner fastlægge points for pris og de to kvalitetskriterier uafhængig af hinanden? Og i benægtende fald, hvordan vil kommunerne fastlægge vægtningen mellem pris og kvalitet? 14.09.15 Ad Konkurrencebetingelser pkt. 2.6 Tilbudsbedømmelse, tredje afsnit, andet punktum. Skal dette forstås, som et tænkt tilbud, som ikke nødvendigvis behøver at forekomme? Ja. De kvalitative kriterier vurderes, dvs. tildeles point, uafhængigt af det kvantitative kriterium (og af hinanden), jf. første afsnit. Det kvantitative kriterium vurderes, dvs. tildeles point, uafhængigt af de kvalitative kriterier, jf. andet afsnit. Et tilbuds totale pointsum fremkommer ved en sammenlægning af de point, der er givet for under- og delkriterierne under hensynstagen til vægtningen af dem, jr. fjerde og sidste afsnit. Det bemærkes i øvrigt, at vægtning af under- og delkriterier følger af udbudsdirektivets art. 53, stk. 2, 1. afsnit. Den aktuelle vægtning mellem under- og delkriterier er angivet i konkurrencebetingelserne, jf. pkt. 2.5 indledningsvist. Ja. Niveauet (procentsatsen) afgør, hvor skæringen med 2. aksen (yaksen) på den lineære linje befinder sig. Dvs. hvilken spredning tilbuddene forventes at ligge indenfor. 14.09.15 Ad Kontraktens bilagsfortegnel- Ja (til at fjerne bilaget fra kontrak- 7
se og 2 stk. 3 AAB Styring og Samarbejde er et meget omfattende dokument, som normalt kun gøres gældende ved meget store entrepriser. Der findes således en AAB Styring og Samarbejde for mindre entrepriser. Begge dokumenter er imidlertid særdeles bureaukratiske, og man har da også i den kommende vejregel for partneringudbud valgt ikke at medtage disse dokumenter, men i stedet udarbejdet en meget enklere SAB for Styring og Samarbejde. Dette skal ses i lyset af intensionerne i en samarbejdsaftale, hvor disse forhold typisk aftales på den første workshop. Vil Hjørring og Frederikshavn kommuner fjerne AAB Styring og Samarbejde (februar 2011) fra kontraktgrundlaget og overlade det til den første workshop af aftalen principperne for styring og samarbejde? 14.09.15 Ad Kontraktens 20, stk. 1 Det fremgår ikke hvordan denne prisregulering skal gennemføres i detaljer. Ved så langvarig en kontrakt, som der her er tale om, er det særligt vigtigt, at detaljerne om prisindekseringen er nøje beskrevet. Således indeholder vejreglerne for kommunale funktionskontrakter, som er langvarige kontrakter, følgende beskrivelse af prisindekseringen: ten). Se dette dokuments punkt 3 Ændringer. Ja (til ændringsforslag). Se dette dokuments punkt 3 Ændringer. 8
For den del af entreprisen som udføres efter den 31. december 2016 reguleres priserne én gang årligt 1. gang pr. den 1. januar 2017. Prisreguleringen foretages på grundlag af Danmarks Statistiks omkostningsindeks for anlæg, underindeks Asfaltarbejde. (Årstallene 2016 og 2017 er indført af mig) Reguleringen beregnes som: (I2 I1) : I1 idet I1 fastlægges som middel af kvartalsindekset for tilbudsdagen og de tre foregående kvartalsindeks, og I2 fastlægges som middel af K1, K2 og K3 indekset for det pågældende år. Reguleringen er i øvrigt underkastet de begrænsninger, som prislovgivningen giver. Vil Hjørring og Frederikshavn kommuner ændre prisreguleringen svarende til ovennævnte tekst? Og i benægtende fald, hvilken detaljeret prisregulering er gældende? 14.09.15 Ad Bilag 2: Aftale om udviklingssamarbejde pkt. 4.4 Ja (til ændringsforslag). Se dette dokuments punkt 3 Ændringer. Det fremgår af teksten, at beslutninger træffes ved simpel flertal. Man kan naturligvis ikke have en bestemmelse, som bevirker, at en af parterne kan komme i mindretal ved vitale beslutninger. 9
Vil Hjørring og Frederikshavn kommuner ændre bestemmelsen, så beslutninger træffes efter konsensus? 14.09.15 Ad Bilag 2: Aftale om udviklingssamarbejde pkt. 8.3, sidste afsnit, tredje punktum. Vi mener at denne liste (nominel levetid) er udgået af vejregelsystemet. Vil Hjørring og Frederikshavn kommuner oplyse den liste af nominelle levetider, som ønskes gjort gældende kontraktgrundlaget? 14.09.15 Ad Kontraktens 20 Er basisindeks for prisregulering tilbudsdatoen? 14.09.15 Ad Kontrakten 17, stk. 2 Der henvises til 2, stk. 6 er det korrekt og hvordan skal det fortolkes? 14.09.15 Ad Kontraktens bilag 3, Tilbudsskabelonen, pkt. 4.1.1 Belægningsudskiftning Skal denne post indeholde både fræsning, asfalt og udlægning, eller skal dele heraf afregnes under andre poster? Og skal enhedsprisen dække belægningsudskiftninger - uanset størrelse? 14.09.15 Ad Kontraktens bilag 3, Tilbudsskabelonen, pkt. 4.1.1 - Oplapning af slaghuller De sidste 3 afsnit i punktet (8.3) beskriver kommunernes overvejelser i forhold til model for vurdering af succesfuldt forsøg mv. Punktet (første afsnit) slår endvidere fast, at den model parterne aftaler i fællesskab, jf. punkt 8.1, skal tage afsæt i disse overvejelser og den model, som entreprenøren har præsenteret i sit tilbud. Der ligger således ikke noget i teksten, der gøres gældende i kontraktgrundlaget. Se dette dokuments punkt 3 Ændringer. Nej, det er ikke korrekt. Der skal henvises til 2, stk. 5 (ikke stk. 6). Se i øvrigt dette dokuments punkt 3 Ændringer. Posten omfatter levering, udlægning og komprimering mv. af asfalt dækkende alle størrelser. Fræsning afregnes under post 4.1.2. Posten omfatter levering, udlægning og komprimering mv overalt inden for det omfattede vejnet. Skal denne post indeholde bå- 10
de asfalt og udlægning, eller skal dele heraf afregnes under andre poster? Skal prisen dække uanset mængde og geografisk placering? 14.09.15 Ad Kontraktens bilag 3, Tilbudsskabelonen, pkt. 4.1.2 - Belægningsudskiftning, bassinfræsning Posten omfatter udelukkende bassinfræsning. Skal denne post også indeholde asfalt og udlægning, eller er det blot fræsning? 14.09.15 Ad Kontraktens bilagsfortegnelse og 2 stk. 3 Vil bygherren overveje at gøre AB92 gældende, såfremt der er mangler eller uklarheder i kontrakten? Nej. Det er kommunernes håb, ønske og vurdering at eventuelle mangler eller uklarheder kan håndteres i den gældende kontrakt. Der lægges op til et flexibelt, dialog- og tillidsbaseret samarbejde. På denne måde har man et sæt spilleregler som følger retspraksis, og som er kendt af begge parter. Som forslag indsættes AB92 i rangorden på side 7 i kontrakten. 14.09.15 Ad Kontrakten 1, stk. 5 Hvad menes der med Overtagelse af ansvaret for opgaven sker med virkning fra og med den 1/1 2016 og ophører med virkning fra den 31/12 2023? Ja (til ændringsforslag). Se dette dokuments punkt 3 Ændringer. Det bør præciseres hvad der menes med ansvar eller måske ændre sætningen til: 11
Kontrakten træder i kraft på datoen for begge parters underskrift og med virkning fra d. 1/1 2016 og ophører med virkning fra den 31/12 2023, med mindre optionen finder anvendelse, jf. 42. 14.09.15 Ad Kontraktens bilag 2, Aftale om udviklingssamarbejde, pkt. 4.3 og 4.4. Et lignende spørgsmål er besvaret, jf. ovenfor. Se i øvrigt dette dokuments punkt 3 Ændringer. Her er der en risiko for at der træffes beslutninger som en kommune eller en entreprenør ikke kan tåle, men som bliver pålagt. Det stemmer ikke overens med partnerskab. Bygherre anmodes om at ændre teksten f.eks. til: Beslutninger træffes ved simpelt flertal, dog skal beslutningen accepteres af alle for at være gældende. 15.09.15 Ad Kontrakten 15 afleveringsforretning Ja det bekræftes. Bygherren anmodes om at bekræfte, at så snart der er udført en fulddækkende belægning, har entreprenøren ret til afleveringsforretning 15.09.15 Ad Kontrakten 35-37 Bygherre bedes bekræfte, at mindre overtrædelser af 35 f.eks. i form af et påbud fra Arbejdstilsynet ikke indebærer, at bygherre kan ophæve aftalen efter 29. Det bekræftes, at mindre overtrædelser af 35 ikke vil medføre ophævelse af kontrakten i henhold til 29. Kommunerne er ikke interesseret i at slette eller lempe 37, stk. 7, da den vurderes at være en hel ordinær misligholdbeføjelse. Men det skal under- 12
Bygherre bedes oplyse, om man vil være indstillet på at slette eller lempe Kontraktens 37, stk. 7, hvorefter Kommunen, kan ophæve Kontrakten med øjeblikkelig virkning, hvis ydelsen ikke udføres i overensstemmelse med dansk lovgivning, hvis arbejdsklausulen overtrædes eller, hvis entreprenøren undlader at fremskaffe relevant dokumentation således, at ikke enhver bagatelagtig overskridelse kan medføre ophævelse. 15.09.15 Ad Kontrakten 44 Iht. AB92 afgøres tvister ved Voldgiftsretten for Bygge- og Anlægsvirksomhed, og ikke som nævnt i kontrakten Det Danske Voldgiftsinstitut. streges, at kommunerne ingenlunde har til hensigt at ty til ophævelse af kontrakten pga. overskridelser på bagatelniveau. Der lægges op til et flexibelt, dialogog tillidsbaseret samarbejde. Ja (til ændringsforslag). Se dette dokuments punkt 3 Ændringer. Vil bygherren overveje at ændre dette, således at en evt. tvist afgøres i VBA regi? 15.09.15 Ad Kontrakten 43, stk. 1 Vil bygherre bekræfte, at såfremt kontrakten opsiges med 12 måneders varsel, er der stadig er en gensidig leverance-/bestillings pligt iht. kontraktsum i varselperioden? 16.09.15 Ad Kontrakten 7, stk. 4 I tilbudslisten findes der ikke en afregning for tilsyn pr. måned eller en afregning pr. udrykning ved trafikfarlige skader. Betyder det at det afregnes som regningsarbejder? Ja det bekræftes. Udgiften til tilsyn og udrykning i forbindelse med trafikfarlige skader skal være indeholdt prisen pr. ton i relation til oplapning af slaghuller. Alternativer til isolerede varmekasser accepteres. Se dette dokuments punkt 3 Ændringer. 13
Derudover stiller jeg spørgsmål til at, Entreprenøren skal levere asfalten i isolerede varmekasser, hvad nu hvis entreprenøren ikke bruger varmekasser, men har mange års erfaringer med andre metoder som måske er billigere for bygherren, og som fungere ligeså godt eller bedre? 17.09.15 Ad Kontraktens bilag 3, Tilbudsskabelonen oplapning Da udgiften til tilsyn er en fast omkostning pr. år, som bygherren ønsker afregnet en position i tilbudslisten der er variabel, anmoder entreprenøren om udspecificering af følgende: De i tilbudslisten angivne mængder udgør den forholdsmæssige del af de tidligere års forbrug Afregningsformen fastholdes - Bygherren anmodes om at oplyse om forrige års forbrug af oplapningstons pr. år? - Bygherren anmodes om at oplyse en minimums mængde på oplapningstons pr. år? - Vil bygherren overveje en anden afregningsform? 17.09.15 Ad Kontraktens bilag 3, Tilbudsskabelonen oplapning Da udgiften til trafikfarlige skader er en væsentlig fordyrende omkostning i forhold til planlagte oplapning af slaghuller, anmoder entreprenøren om udspecificering af følgende: Til trafikfarlige skader anvendes 2% af mængden fordelt på 50 huller. Afregningsformen fastholdes - Bygherren anmodes om at oplyse forrige års antal ud- 14
bedring af trafikfarlige skader pr. år? - Bygherren anmodes om at oplyse en minimums mængde(tons) til udbedring af trafikfarlige skader pr. år? - Vil bygherren overveje en anden afregningsform? 15