Hjørring og Frederikshavn kommuner Udbud af belægningsarbejder og samarbejde om udvikling af området

Transkript

1 Hjørring og Frederikshavn kommuner Udbud af belægningsarbejder og samarbejde om udvikling af området Konkurrencebetingelser August 2015

2 1 Indhold 1 Indhold Indledning... 3 Baggrunden for og formålet med udbuddet Udbudsmodellen... 4 Rammerne for udbuddet Den udbudte opgave Udbudsform Kontraktform mv Kontraktvilkår... 7 Generelt i forhold til tilbudsafgivelse Ordregivere og kontaktperson Udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet Vedståelsesfrist for tilbud Alternative tilbud og forbehold Virksomhedsoverdragelse Konsortier... 9 Udelukkelse og udvælgelse af tilbudsgivere Personlige forhold Teknisk kapacitet Tildeling af kontrakten Pris Udviklingssamarbejde Tilbudsbedømmelse 12 Tilbudsfrist 13 Formkrav til tilbud 13 Ejendomsret 13 Åbning af tilbud 13 Annullation 13 Tidsplan 13 2

3 2 Indledning Nærværende dokument har til hensigt at regulere processen i forbindelse med Hjørring og Frederikhavn kommuners udbud af belægningsarbejder og samarbejde om udvikling af området. Beskrivelser og betingelser i dokumentet regulerer udbudsprocessen, men indgår ikke direkte i kontraktgrundlaget med mindre de er gentaget i kontrakten eller bilagene hertil. Indledningsvist gives en generel orientering om udbuddet. Baggrunden for og formålet med udbuddet I 2013 besluttede Teknik- og Miljøudvalget i Hjørring Kommune at afklare muligheder og begrænsninger i anvendelsen af funktionsudbud med og uden servicepartne rskabskontrakt på asfaltområdet. I juni 2014 godkendte Teknik- og Miljøudvalget administrationens forslag til en konkret udbudsmodel i skitseform. På et fællesmøde mellem Hjørring Kommunes Teknik- og Miljøudvalg og Frederikshavn Kommunes Tekniske Udvalg den 24. september 2014 blev det besluttet, at Hjørring og Frederikshavn kommuner skulle gennemføre udbuddet i fællesskab. Udbudsmodellen i skitseform er efterfølgende blevet finpudset og danner rammen om dette udbudsmateriale. Udbudsmodellen skal ses som et udtryk for at kommunerne ønsker at prøve noget nyt i forhold til samarbejdet med private entreprenører på belægningsområdet. Udbudsmodellen er motiveret af to ønsker: 1) At bremse udviklingen i det vedligeholdelsesmæssige efterslæb 2) At øge det tværkommunale samarbejde Ad 1) I både Hjørring og Frederikshavn Kommune er der et vedligeholdelsesmæssigt efterslæb på vejene. Kommunerne står samtidig over for en stram økonomi på området. De midler, der er øremærket området, er ikke tilstrækkelige til bremse udviklingen i efterslæbet. Alt andet lige er der således udsigter til en fortsat forringelse af vejenes tilstand. I håb om at bremse udviklingen i det vedligeholdelsesmæssige efterslæb sættes der med dette udbud fokus på udvikling af området. Ad 2) At Hjørring og Frederikshavns kommuner udbyder opgaven i fællesskab skal ses som et udtryk for et ønske om at arbejde mere sammen på tværs af de kommunale grænser. 3

4 Det tværkommunale samarbejde vil primært være centreret omkring det udviklingssamarbejde, der er en del af den udbudte opgave. I det daglige vil kommunerne håndtere samarbejdet med den private entreprenør hver for sig af hensyn til ressourceforbruget Udbudsmodellen I kort form adskiller udbudsmodellen sig fra den model, kommunerne tidligere har anvendt, ved at belægningsarbejderne udbydes sammen med et udviklingssamarbejde. Den udbudte opgave omfatter således både belægningsarbejder og samarbejde om udvikling af området. For så vidt angår belægningsarbejderne isoleret set adskiller udbuddet sig ikke meget fra tidligere udbud. Entreprenøren skal byde ind med priser i forhold til forskellige typer af belægningsarbejder. Kravene til opgaveløsningen følger vejreglerne, dvs. de almindeligt anvendte AAB er, tilsynshåndbøger mv., arbejdet udføres på bestilling og de tilbudte priser ligger til grund for afregningen af entreprenøren. Kontraktperioden er dog længere end de typiske 1-årige kontrakter på området. Der indgås en kontrakt på 8 år med mulighed for forlængelse i op til 4 år. Der vil tillige være mere samarbejde i relation til den daglige drift end traditionelt. Årlige handleplaner udarbejdes i fællesskab mellem kommunen og entreprenøren. Dette med henblik på også at tage hensyn til entreprenørens ressourcer, erfaringer og kompetence i planlægningen. Endelig kan udviklingssamarbejdet resultere i ændringer i kravene til belægningsarbejderne. Udviklingssamarbejdet består i intensivt og systematisk at udfordre opgaveløsningerne og udføre forsøg med alternative opgaveløsninger med det formål at optimere driften. I kort form: at få mest belægning for pengene. Parterne skal afsætte såvel ressourcer som midler (begrænset) til udviklingssamarbejdet i kontraktperioden. Der underskrives en særskilt aftale vedrørende udviklingssamarbejdet, som fungerer som et bilag til kontrakten. Udviklingssamarbejdet løber hele kontraktperioden inkl. en eventuel optionsperiode. Succesfulde forsøg kan resultere i fuld implementering af den alternative opgaveløsning på tilsvarende arbejder/lignende strækninger. Det er således forventningen, at nogle af de typer belægningsarbejder, der er angivet og prissat i entreprenørens tilbud, vil blive udført på andre vilkår end vejreglerne tilskriver i løbet af kontraktperioden. Afregningen af entreprenøren vil da følgelig blive tilpasset de nye forhold. Parterne aftaler i fællesskab det nye afregningsgrundlag. 4

5 Kommunerne har brugsretten til opgaveløsninger, der er fremkommet som et resultat af udviklingssamarbejdet. Med henblik på at fremme aktiviteterne i udviklingssamarbejdet opereres med en risikodeling og en incitamentsstruktur, som ikke straffer entreprenøren for fejlslagne forsøg, men omvendt belønner entreprenøren for succesfulde forsøg. Således bærer kommunerne ansvaret for opgaveløsningen alene, når der udføres forsøg. Der kan ikke kræves afhjælpning uden ekstrabetaling på et forsøg med en alternativ opgaveløsning. Ved implementering af en alternativ opgaveløsning, som har været forsøgt, aftaler parterne i fælleskab, hvilke betingelser der skal være for afhjælpning. Succesfulde forsøg vil omvendt blive honoreret. I løbet af kontraktperioden består honoreringen i bestilling af ekstraarbejder. Konkret er der afsat en årlig pulje på 1 mio. kr. i alt (dvs. for kommunerne samlet set), som anvendes til bestilling af ekstraarbejder i år X+2 hvis forsøgene i år X har levet op til succeskriterierne. Endvidere relaterer optionen sig til forsøgene. Udgangspunktet er, at optionen vil blive anvendt såfremt forsøgene i kontraktperioden har levet op til succeskriterierne. Parterne aftaler i fællesskab, som en del af udviklingssamarbejdet, hvad der forstås ved succesfulde forsøg, herunder hvilke betingelser, der skal gælde i forhold til måling af forsøgene samt hvad der skal gælde af succeskriterier i forhold til henholdsvis udmøntning af pulje/bestilling af ekstraarbejder og anvendelse af option. I selve konkurrencen er der taget højde for begge elementer som den udbudte opgave omfatter. Altså både belægningsarbejderne og udviklingssamarbejdet. Kontrakten tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der konkurreres således både om pris og kvalitet. For så vidt angår den kvantitative del af konkurrencen, prisen, relaterer bedømmelsen sig til de tilbudte priser på belægningsarbejderne. Den kvalitative del af konkurrencen omhandler derimod udviklingssamarbejdet. Udviklingssamarbejdet er endvidere central i relation til udvælgelsen, hvor der er lagt vægt på erfaringer med udviklingssamarbejder i håb om at finde en samarbejdspartner, der vurderes udviklingsegnet og parat. Udbudsmodellen er afstemt med branchen. Der har således været en teknisk dialog med entreprenørerne forlods for udbudsprocessen med henblik på at forventningsafstemme, at opnå større kendskab til markedet og at skabe merværdi i udbudsproces såvel som i opgaveløsningen. Rammerne for udbuddet 5

6 2.2.1 Den udbudte opgave Udbuddet er et led i vejvedligeholdelsen i Hjørring og Frederikshavn kommuner. Opgaven omfatter belægningsarbejder inden for et geografisk afgrænset område i henholdsvis Hjørring og Frederikshavn Kommune. Belægningsarbejderne kan opdeles på følgende delarbejder/typer: Forstærkningslag Slidlag Sporopretning/remix Overfladebehandling I Hjørring Kommune er lappearbejder tillige med i udbuddet. De geografisk afgrænsede områder dækker samlet set over ca. 600 km vej. Der er alene tale om strækninger på landet. De 600 km vejfordeler sig på kommuner og vejklasser, som følger: Kommune Hjørring Frederikshavn Vejtype: Km Km Gennemfartsvej Trafikveje Lokalveje I alt Der henvises til kontraktens bilag 1, Beskrivelse af Hjørring og Frederikshavn kommuner, for yderligere information om vejstrækningerne mv. Opgaven omfatter endvidere deltagelse i et udviklingssamarbejde. Aftale om udviklingssamarbejde er kontraktens bilag Udbudsform Opgaven udbydes som et offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet som implementeret ved bekendtgørelse nr. 937 af 16. september Kontraktform mv. Opgaven udbydes som én samlet entreprise. Formelt indgår entreprenøren dog en kontrakt med hver af kommunerne. Opgaven udbydes for 8 år med option på forlængelse i op til 4 år. 6

7 Opgaven udbydes som en rammeaftale. Der er ikke på nuværende tidspunkt taget stilling til hvilke strækninger inden for de geografisk afgrænsede områder, der skal i spil i kontraktperioden, eller hvilken type og hvor mange belægningsarbejder, der skal udføres i kontraktperioden. Hjørring og Frederikshavn kommuner forpligter sig dermed ikke til at aftage en bestemt mængde eller type af belægningsarbejder, ligesom kommunerne ikke forpligter sig til at få udført belægningsarbejder på samtlige af de udvalgte strækninger i det geografisk afgrænsede område. Kommunerne forpligter sig derimod til at bestille belægningsarbejder for 6,7 mio. kr. årligt (hvoraf 5,2 mio. kr. vedrører Hjørring Kommune og de resterende 1,5 mio. kr. vedrører Frederikshavn Kommune). Der er endvidere afsat en pulje på 1 mio. kr. til bestilling af ekstraarbejder (hvoraf 0,8 mio. kr. vedrører Hjørring Kommune og de resterende 0,2 mio. kr. vedrører Frederikshavn Kommune). Kontrakten underskrives den 5. oktober 2015 (ikrafttrædelse) og der trækkes på rammeaftalen fra 1. januar 2016 (idrifttrædelse). Vilkår for udmøntning af pulje (bestilling af ekstraarbejder) og anvendelse af option er skitseret i afsnit og fremgår i øvrigt af kontrakten. I forhold til udviklingssamarbejdet er der udarbejdet en aftale, som er bilag til kontrakten og indgås særskilt. Udviklingssamarbejdet løber fra ikrafttrædelse af kontrakten og kontraktperioden ud og fortsætter i optionsperioden såfremt optionen benyttes. Fra ikrafttrædelse til idrifttrædelse af kontrakten sker der en formel etablering af udviklingssamarbejdet Kontraktvilkår Kontraktens vilkår er i vid udstrækning sammenfaldende med de standardvilkår, som almindeligvis anvendes ved samarbejder om belægningsarbejder - AB92, som udfærdiget af Boligministeriet den 10. december Når AB92 ikke lægges til grund i sin fulde ordlyd, skyldes det at udbudsmodellen adskiller sig så meget fra traditionelle udbud på området, at mængden af særlige og supplerende betingelser ville være så betydelige at standardkontrakten ville miste sin betydning. Samtidig er det vurderet givtigt med en tilpasning af de traditionelle kontraktvilkårs specifikke ordlyd, således at kontrakten fokuseres mere på belægningsområdet og det konkrete samarbejde. Fx er begrebet bygherre fra standardkontrakten er erstattet med kommunen. Mere konkret gælder, at de vilkår, der er kendt for branchen og almindeligvis er reguleret i AB92 vedrørende entreprisens udførelse (og mislighold) som hovedregel er bevaret 7

8 i nærværende kontrakt. Når vilkårene undtagelsesvist er ændret er det kommunens vurdering, at der tale om en lempelse. Kommunen ønsker et fleksibelt samarbejde, hvor dialog og tillid har en større betydning end traditionelt. Kontraktvilkårene skal fortolkes med dette in mente. Generelt i forhold til tilbudsafgivelse Ordregivere og kontaktperson De ordregivende myndigheder er: Hjørring Kommune og Frederikshavn Kommune Springvandspladsen 5 Rådhus Allé Hjørring 9900 Frederikshavn Al kommunikation vedrørende udbuddet varetages af: Trine Kronbøl, Chefkonsulent, Udbudsportalen i KL Mail: trk@kl.dk Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af nærværende dokument og kontrakten med tilhørende bilag: Bilag 1: Beskrivelse af Hjørring og Frederikshavn kommuner Bilag 2: Aftale om udviklingssamarbejde Bilag 3: Tilbudsskabelon Bilag 4: Spørgsmål og svar og ændringer Bilag 5: AAB varmblandet asfalt (februar 2012) Bilag 6: AAB for overfladebehandling (november 2007) Bilag 7: AAB for koldasfalt (november 2009) Bilag 8: AAB Arbejdsplads (november 2007) Bilag 9: Specifikationer for bituminøse bindemidler til vejformål (februar 2012) Bilag 10: Kvalitetsstyring for asfaltproduktion (september 2008) Bilag 11: Tilsynshåndbog for asfaltarbejder (september 2005) Udbudsmaterialet er tilgængeligt via Mercell Sourcing Service. Mercell Sourcing Service er gratis for tilbudsgivere. Signatur/NemId KAN anvendes i forbindelse med Mercell Sourcing Service. I mangel på en sådan skal support.dk@mercell.com kontaktes med henvisning til dette udbud. For så vidt angår bilag 5-l1 henvises til: Bilag 4 vil blive opdateret løbende. Udbudsmaterialet skal ikke leveres tilbage. 8

9 2.3.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver kan stille spørgsmål til udbudsproceduren og udbudsmaterialet. Spørgsmål skal uploades og sendes gennem Mercell Sourcing Service. Spørgsmål stilles under fanen "Kommunikation". Indkomne spørgsmål besvares løbende og senest den 15. september 2015 kl. 16. Spørgsmål, der fremsendes tids nok til realistisk at kunne blive besvaret inden for fristen, besvares inden for fristen. Det henstilles, at spørgsmål stilles så hurtigt som muligt. Spørgsmålene vil blive anonymiseret ved besvarelsen publiceret under fanen "Kommunikation" / "Ekstra Info". Kommunikationen i udbudsprocessen foregår på dansk Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgiver er bundet af det angivne tilbud indtil 31. december Alternative tilbud og forbehold Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud der afviger fra den beskrevne opgave. Hvis det endelige tilbud indeholder væsentlige forbehold, herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet erklæres for ikke-konditionsmæssigt og ikke indgår i bedømmelsen. Hvad der betragtes som væsentlige forbehold vil bero på en konkret vurdering. Dog skal det bemærkes, at tilbud, der alene omfatter dele af den udbudte opgave, vil blive opfattet som indeholdende væsentlige forbehold. Tilbudsgiver har således alene mulighed for at byde på den samlede opgave. Eventuelle ikke-væsentlige forbehold vil blive prissat og tillagt tilbuddets pris Virksomhedsoverdragelse Der er ingen af kommunernes medarbejdere, der skal virksomhedsoverdrages Konsortier Hvis der afgives tilbud af en sammenslutning af tilbudsgivere (fx et konsortium) hæfter deltagerne i det indbyrdes forhold solidarisk over for kommunen. I forbindelse med tilbudsafgivelse skal det fremgå med hvilken tilbudsgiver Hjørring og Frederikshavn kommuner kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. Tilbuddet skal ligeledes vedlægges dokumentation for erklæring om konsortiedannelse. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere skal tro- og loveerklæringen vedrørende personlige forhold udfyldes for hver enkelt deltager i konsortiet, jf. afsnit

10 For så vidt angår teknisk kapacitet er det konsortiets samlede egnethed, der vurderes, jf Udelukkelse og udvælgelse af tilbudsgivere Nedenfor fremgår Hjørring og Frederikshavn kommuners krav til tilbudsgivers personlige forhold samt kommunernes mindstekrav til tilbudsgiver i forhold til teknisk kapacitet Personlige forhold Offentlige myndigheder må ikke indgå kontrakt med virksomheder, der har en ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr., jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Offentlige myndigheder må ikke indgå kontrakt med virksomheder, der er dømt for én af de former for kriminalitet, der er nævnt i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, jf. Rådets direktiv 2004/18/EF: deltagelse i en kriminel organisation som defineret i art. 2, stk. 1 i Rådets fælles aktion 98/742/RIA. bestikkelse som defineret i henholdsvis art. 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og art. 3, stk. 1 i Rådets fælles aktion 98/742/RIA svig som omhandlet i art. 1 i konventionen om beskyttelse af De europæiske Fællesskabers finansielle interesser. hvidvaskning af penge som defineret i art. 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. Hjørring og Frederikshavn kommuner vil endvidere ikke indgå kontrakt med en entreprenør, der er omfattet af forholdene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, jf. Rådets direktiv 2004/18/EF: er begæret under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkkurs, ikke er i betalingsstandsning eller befinder sig en anden lignende situation. ved en retskraftig dom i henhold til dansk lovgivning er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om virksomhedens faglige hæderlighed ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark, og ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i Danmark. Hjørring og Frederikshavn kommuner vil endeligt kun indgå en kontrakt med en entreprenør, der overholder de nationale forpligtelser, der gælder i forhold til miljøbeskyttelse og beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. De for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser kan indhentes på henholdsvis og 10

11 Som dokumentation for ikke at være omfattet af en af de nævnte udelukkelsesgrunde ovenfor (obligatoriske såvel som frivillige) skal tilbudsgiver som led i tilbudsafgivelse: Udfylde tro- og loveerklæringen, der fremgår af tilbudsskabelonen, bilag Teknisk kapacitet Hjørring og Frederikshavn kommuner ønsker at indgå et samarbejde med en entreprenør, der har erfaring fra lignende opgaver i nyere tid. Med erfaring fra lignende opgaver forstås fx eksempelvis deltagelse i dialog- og tillidsbaseret samarbejde, eller et samarbejde om belægningsopgaver med fokus på udvikling el.lign. Som dokumentation for en erfaring som beskrevet ovenfor skal tilbudsgiver som led i tilbudsafgivelse: Angive en reference i tilbudsskabelonen, bilag 3. Referencen må højst være 3 år gammel og alle felter i tilbudsskabelonen skal udfyldes. Kommunerne forbeholder sig ret til at kontakte den pågældende myndighed. Tildeling af kontrakten Tildelingen af kontrakten vil ske ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud. Konditionsmæssige tilbud, dvs. tilbud som opfylder kravene i udbudsmaterialet, vil indgå i bedømmelsen. Tilbuddene vil blive vurderet ud fra under- og delkriterier med tilhørende vægtning som angivet nedenfor: Pris (50 pct.) Udviklingssamarbejde (50 pct.) o Seminar (25 pct.) o Forsøg (25 pct.) Pris Med underkriteriet pris menes kommunernes samlede udgift til entreprenøren, givet der udføres arbejder som angivet ved typer og mængder i tilbudsskabelonen, bilag 3. Tilbudsgiveren skal som led i tilbudsafgivelse: Angive enhedspriser på de forskellige typer af belægningsarbejder mv. i tilbudsskabelonen, bilag 3 Enhedspriserne ganges med de i tilbudsskabelonen angivne mængder for delarbejderne og lægges sammen, hvormed der fremkommer en samlet pris for alle arbejderne. Det er den samlede pris, der svarer til kommunens udgift ved at bestille alle arbejderne, som ligger til grund for bedømmelsen. 11

12 2.5.2 Udviklingssamarbejde Underkriteriet udviklingssamarbejde relaterer sig dels til selve etableringen af udviklingssamarbejdet, dels til vurderingen af de forsøg med alternative opgaveløsninger, som udføres i regi af udviklingssamarbejdet Seminar Tilbudsgiveren skal som led i tilbudsafgivelse: Udarbejde udkast til program for det første seminar for udviklingssamarbejdet, jf. tilbudsskabelonen, bilag 3 Programudkastet skal indeholde konkrete bud på aktiviteter og være suppleret med overvejelser i forhold til formål med og output fra de forskellige aktiviteter. Det vægtes positivt i bedømmelsen, at programmet, herunder de supplerende overvejelser: understøtter de bærende værdier for udviklingssamarbejdet sikrer, at uafklarede elementer i udviklingssamarbejdet defineres og formuleres sikrer, at der bliver skabt gode betingelser for arbejdet med den første forsøgsplan. Der henvises til bilag 2, Aftale om udviklingssamarbejde Forsøg Tilbudsgiveren skal som led i tilbudsafgivelse: Udarbejde udkast til en model for vurdering af forsøg med alternative opgaveløsninger, jf. tilbudsskabelonen, bilag 3 Modeludkastet skal indeholde en konkret beskrivelse af hvad der måles på og hvordan, samt være suppleret med overvejelser i forhold til udmøntning af pulje (bestilling af ekstraarbejder) og anvendelse af option, jf. bilag 2, Aftale om udviklingssamarbejde. Det vægtes positivt i bedømmelsen, at modellen, herunder de supplerende overvejelser, understøtter de bærende værdier for udviklingssamarbejdet og at modellen er håndterbar i praksis. Tilbudsbedømmelse For så vidt angår de kvalitative delkriterier (henholdsvis seminar og forsøg ) tildeles tilbuddet point på en skala fra 1-10, hvor 10 gives for det fremragende tilbud som opfylder underkriteriet med ingen eller meget få uvæsentlige undtagelser, mens 1 gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt. For det kvantitative underkriterium ( pris ) tildeles tilbuddet point ud fra tilbudsprisens afstand til den lavest afgivne pris. Tilbuddet med den laveste pris får således 10 point, 12

13 og de øvrige tilbud tildeles point i forhold til deres pris procentmæssige afstand til laveste pris, dvs. efter en lineær model. Den præcise formel for den lineære model (dvs. hældningen på linjen) fastsættes endeligt efter tilbudsfristen for at sikre, at vægtningen mellem pris og kvalitet opretholdes, givet den faktiske (og på nuværende tidspunkt ukendte) spredning i de indkomne priser. Men umiddelbart er det ikke kommunernes forventning, at spredningen i tilbudspriserne vil være betydelig. Udgangspunktet er derfor, at tildele tilbud med priser der ligger 25 pct. over den lavest afgivne pris 0 (nul) point. Tilbuddets samlede point er pointene fra under- og delkriterier sammenlagt i vægtet form. Tilbudsfrist Fristen for aflevering af tilbud er den 21. september 2015 kl Formkrav til tilbud Tilbud skal afgives via Mercell Danmark A/S. Tilbud afgivet på andre måder vil ikke blive taget med i vurderingen. Tilbudsskabelonen, bilag 3, skal benyttes i uændret form ved afgivelse af tilbud og må ikke være skrivebeskyttet af hensyn til den videre behandling. Alle felter i tilbudsskabelonen skal udfyldes for at tilbuddet kan betragtes som konditionsmæssigt. Eventuelle bilag markeres tydeligt med bilagsnummer. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem og at alle dokumenter er uploadet. Tilbud, der ikke når rettidigt frem, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afgives på dansk. Ejendomsret Tilbud med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse/afgivelse af tilbud. Åbning af tilbud Tilbudsgivere har mulighed for at være til stede ved åbningen af tilbuddene. Et ønske herom skal meddeles kontaktpersonen, jf. afsnit pr. mail, senest den 18. september Annullation Udbuddet annulleres helt eller delvist, hvis der er saglige grunde herfor. Ved evt. annullation sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Tidsplan Tidsplanen for udbudsprocessen er som angivet i skemaet nedenfor. 13

14 Dato (/tidspunkt) Aktivitet Bemærkninger 18. august 2015 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale 15. september 2015 Frist for besvarelse af spørgsmål 21. september 2015 kl. Tilbudsfrist 9: september 2015 Meddelelse om tildeling kl. 9: september - 5. oktober Stand-still 2015 kl. 9:00 5. oktober 2015 kl. 12:00 Kontraktunderskrivelse, ikrafttrædelse af kontrakt 6. oktober 31. december Etablering af udviklingssamarbejde januar 2016 Idrifttrædelse af kontrakt Der blev offentliggjort forhåndsmeddelelse i EU-tidende i januar Det henstilles, at spørgsmål stilles så hurtigt som muligt Tilbud skal afgives via Mercell Danmark A/S. Tilbudsskabelon, bilag 3, skal anvendes. På Hjørring Kommunes Rådhus, der indkaldes separat. Herunder afholdelse af seminar, dato findes i fællesskab ved kontraktunderskrivelse 14