1. HELSINGØR GRUPPE DET DANSKE SPEJDERKORPS www.1helsingor.dk Mødereferat Dato: Ref.: 12. juni 2008 ULRIK BIRK 1 af 7 Vedr.: Bestyrelsesmøde Deltagere: Navn: Lone Littré Andreasen Jeanette Carlsen Vibeke Beck-Bang Birger Hansen HP Hanne Andreasen Ulrik Birk (Ref.) Funktion: Leder i Bestyrelsen Gruppekasserer Leder i Bestyrelsen Bestyrelsesformand Bestyrelsesmedlem Leder i Bestyrelsen Gruppeleder Bestyrelsesmedlem Mødested: Mødedato: Spejdergården, Helsingør 3. juni 2009 Afbud: Karsten Sandø (suppleant) Sasja Juel Jeppesen (Ung i Bestyrelsen) Henriette Fraværende: Andreas Hansen (Ung i Bestyrelsen) Kopi til: Mødedeltagere+ Karsten, Andreas, Sasja Tid og sted for næste møde: Tirsdag den 8. september 2009 kl.19:00-21:00 i Spejdergården, Helsingør Formålet med mødet var at gennemgå dagsorden samt informere om status i bestyrelsesgruppen. Tekst markeret med kursiv er opmærksomhedspunkter (gentagelser) fra forrige referat.
2 af 7 Punktangivelsen er bestemt ud fra følgende terminologi: 1. Angiver at dette er møde nr.1 01 Angiver at dette er punkt nr.1 på dagsorden Eksempel: 1.03: Møde nr.1, punkt 3 på dagsorden. Dagsorden for bestyrelsesmøde 1.01 Velkomst 1.01-1 Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde 30.03.09 1.01-2 Godkendelse af referat fra grupperådsmøde 23.04.09 1.01-3 Valg af referent 1.01.4 Valg af ordstyrer 1.02. Bestyrelsens organisering 1.03 Fundraising-gruppen status nye medlemmer? 1.04 Projekt Ny Spejdergård tiltag? nye medlemmer? 1.05 Blå Sommer 1.06 Økonomi 1.07 Mødedatoer? 1.08 Eventuelt Handlingsplan (kort oversigt) over beslutninger i stikordsformat vedtaget på mødet: Punkt: Handling: Beskrivelse: Deadline 1.02 Jeanette Viceværtfunktionen. Bestyrelsen kontakter Villy Snarest 1.02 Hanne / Indhentning af ét eller flere tilbud på rengøring Snarest Vibeke fra et professionelt rengøringsfirma. 1.03 Hanne Kontakt Peter Erkmann vedr. gennemgang af 01.08.09 metoder til effektiv fundraising. 1.06 Lukning af kontoen hos Spejder Sport. Snarest 1.06 Skift forsikringer på Spejdergården samt løsøre Snarest til DDS 1.06 HP? Opfordring til at tegne en ulykkesforsikring skal Snarest annonceres på hjemmesiden, samt tydeligt fremgå på indmeldingsblanketten. 1.06 HP Bestilling af nye T-shirts med Kronborgmærket 06.06.09
3 af 7 1.01 Velkomst Hanne bød mødedeltagerne velkommen til det første bestyrelsesmøde efter gruppens nyvalgte formand. 1.01-1 Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde 30.03.09. GODKENDT 1.01-2 Godkendelse af referat fra grupperådsmøde 23.04.09. Ikke relevant på dette møde. 1.01-3 Valg af referent Ulrik Ulrik 1.01-4 Valg af ordstyrer Vibeke 1.02 Bestyrelsens organisering Pr. 1. juni 2009 Hytteudlån: Vasketøj: Økonomi: Nøgler: Vicevært: HP Henriette Hanne Der er pt. ikke udpeget en ansvarlig person til opgaver relateret til viceværtfunktionen. Der er tidligere (pr. mail) rettet henvendelse til Klan Lasius vedr. en forespørgsel om en hjælpefunktion fra denne patrulje, men der er ikke kommet yderligere klarhed omkring viceværtfunktionen. Bestyrelsen har foreslået at kontakte Villy (Jeanettes far). Jeanette Rengøring: Tropspejderne. Denne funktion har ikke fungeret tilfredsstillende, hvorfor der blev stillet forslag om at ændre ansvaret for udførelsen af rengøringsfunktionen. Behovet er ca. 2 timer/14 dag og omfatter køkken, toilet og gang. Forslag om at indhente ét eller flere tilbud på rengøring fra et professionelt rengøringsfirma blev vedtaget. Vibeke / Hanne
4 af 7 1.02 -forsat Bemærk: Der er mulighed for at få refunderet op til 100 % af udgifterne til rengøring ved ansøgning hos kommunen. 1.03 Fundraising-gruppen status nye medlemmer? Louise og Hanne har søgt, men det er vanskeligt at formulere en målrettet ansøgningstekst, og arbejdet er meget tidskrævende. De foreløbige ansøgninger har desværre resulteret i en meget ringe tilbagemelding. Louise og Hanne har pt. derfor sat ansøgningerne på standby. Louise ønsker at forsætte med ansøgningsarbejdet, men afventer med yderligere aktiviteter (punktet holder sommerferie ). Louise Der blev stillet forslag om at invitere Peter Erkmann fra Køge til 1. Helsingør for en gennemgang af metoder til effektiv fundraising. Det blev besluttet at forsøge at få en aftale til september, hvor bestyrelsen, lederne samt Klan Lasius skal inviteres. Hanne kontakter Peter Erkmann for at høre om mulighederne. Hanne 1.04 Projekt Ny Spejdergård tiltag? nye medlemmer? Projektet er meget omfattende, og befinder sig kun i idefasen. Det vurderes, at fremdriften på projektet ligger på under 5 % realiseret. Det kræver en omfattende planlægning og struktureret målsætning, hvis projektet skal lykkedes med et tilfredsstillende resultat. Fra Klan Lasius har Hans Henrik og Søren tidligere berørt projektet, men har ikke konkretiseret nogen ideer og planer overfor bestyrelsen. Klan Lasius er meget velkommen til at kontakte Ulrik for en sparring og rent lav-praktisk starte op på en planlægning og definition på projektets målsætning. Bestyrelsen besluttede at mødes til september, for at afgøre rammerne for hytten fremover. Som gruppen ser mulighederne i dag, har vi følgende strategiske løsningsmodeller. ALLE A: Renovering af den eksisterende hytte. B: Nedrivning af eksisterende hytte, samt etablering af ny hytte på samme adresse. C: Ny hytte på ny adresse. Eksisterende hytte afvikles.
5 af 7 1.04 - forsat Det er muligt vi vil få behov for at indkalde til en temadag/workshop for at træffe en fælles beslutning om hyttens fremtid. Alle interesserede skal i så fald inviteres. 1.05 Blå Sommer Der er pt. 98 tilmeldinger til Blå Sommer (meget flot og høj tilmeldingsprocent). Vi har søgt om en bevilling til Blå Sommer hos Friluftsrådet men afventer stadig deres svar. Vi mangler stadig telte, og har behov for at låne 2 telte til 6 pers. På budgettet har vi pt. et plus på 1.600,-. 1.06 Økonomi gennemgik den økonomiske oversigt pr. 2009-06-01. Oversigten gav ingen bemærkninger. Bestyrelsen besluttede at lukke kontoen hos Spejder Sport grundet den lave sikkerhed for uautoriseret køb på kontoen. Afregning af låneomlægningerne er påbegyndt. Forsikringer Forsikringer via DDS. har modtaget et tilbud på forsikring af Spejdergården samt løsøre via DDS. DDS kan tilbyde en lavere præmie ved samme dækning mod et årligt gebyr på 250,-. Besparelsen vil være ca. 1.500,-/år. Ekstra forsikringer i forbindelse med tilbuddet blev fravalgt. Bestyrelsen besluttede enstemmigt at skifte disse forsikringer til DDS. Bygningsforsikringen betales af Kommunen. Gruppen har ikke tegnet en ulykkesforsikring for medlemmerne. Bestyrelsen besluttede derfor, at det på hjemmesiden samt indmeldingsblanketten tydeligt skal fremgå, at vi opfordrer alle medlemmer af 1. Helsingør til at tegne en ulykkesforsikring, hvis en sådan ikke allerede forefindes. HP?
6 af 7 1.06 - forsat T-shirt: Bestyrelsen besluttede at bestille nye T-shirts med Kronborgmærket (inkl. de omkringliggende grenmærker) til samtlige medlemmer. Prisen er 80,-/T-shirt. Der bestilles 145 stk. til en samlet pris på ca. 12.000,-. Deadline 06.06.09. HP 1.07 Mødedatoer? Næste bestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 8. september 2009. 1.08 Eventuelt Formandsposten varetages af Vibeke i perioden 23.04.09 til februar 2010. Formandsposten fra februar 2010 til februar 2011 vælges efterfølgende (Vibeke eller Ulrik). Præcisering: Det er "kun" overfor DDS at vi "kun" har én formand. Indadtil og udadtil og officielt har vi to formænd jf. grupperådsreferatet. Næste møde Tirsdag den 8. september 2009, Spejdergården, Helsingør Ulrik Birk Mobile: +45 3058 2573 Email: ulrikbirk@stofanet.dk
1. HELSINGØR GRUPPE DET DANSKE SPEJDERKORPS www.1helsingor.dk Referatet udsendes til: bestyrelse@1helsingor.dk; gl@1helsingor.dk Medlemsnavn Kontakt Adresse Kontakt Postnr./By Kontakt Privat tlf. Kontakt Mobil tlf. Kontakt primær e-mail Bestyrelsesformand Vibeke Beck-Bang Sprydet 71 3070 Snekkersten 4922 5575 2028 5575 vibeke@beck-bang.dk Gruppekasserer Andreasen Snerlevej 3 3000 Helsingør 4921 0417 4060 8288 kim.s.andreasen@gmail.com Bestyrelsesmedlem Birger Hansen Holger Danskesvej 14B 3000 Helsingør 4921 9432 2531 3101 birhan14@hav1.regionh.dk Bestyrelsesmedlem Henriette Pedersen Gefionsvej 44 3000 Helsingør 4920 1838 2526 3090 henriette.bo@stofanet.dk Bestyrelsesmedlem Ulrik Birk Erik Gudmands Vej 8 3140 Ålsgårde 4926 4001 3058 2573 ulrikbirk@stofanet.dk Leder i Bestyrelsen Henrik Poulsen Grundtvigsvej 5 3000 Helsingør 3211 2605 4076 9097 hp@grundtvigsvej.dk Leder i Bestyrelsen Jeanette Carlsen Abildgaardsvej 11 3000 Helsingør 5192 3089 jeanette@flanhart.dk Leder i Bestyrelsen Lone Littré Oluf Høst Vænget 11 3000 Helsingør 4920 1679 Lone@1helsingor.dk Ung i Bestyrelsen Andreas Hansen Rasmus Knudsens Vej 27, st. 4 3000 Helsingør 2728 6243 2728 6243 mini_hansen1@hotmail.com Ung i Bestyrelsen Sasja Juel Jeppesen Snerlevej 62, st. tv. 3000 Helsingør 4921 8087 glis@stofanet.dk Suppleant Frank Nielsen Rolighedsvej 1 3000 Helsingør 4926 0103 2464 9081 kiil@mail1.stofanet.dk Suppleant Karsten Sandø Skansørevej 19 3000 Helsingør 4921 1799 2460 6701 karsten@sando.dk