AskCody Welcome+ Welcome+ Manager AskCody Welcome+ er din nye interaktive receptionist, der står klar til at modtage gæster og besøgende når de ankommer til din virksomhed. Welcome+ AskCody Welcome+ er et velkomst- og gæsteregistreringssytem, der tager imod gæster og besøgende i kontorhuse, flerbrugerhuse og bygninger hvor man ønsker at modtage gæster og besøgende på en nem og professionel måde. Welcome+ tager imod gæster på en intuitiv og imødekommende facon, og inviterer straks til interaktion. Gennem tre lette trin er gæsten registreret og modtager straks en kvittering, enten som et printet gæstekort eller som en mail, og samtidig underettes værten om gæstens ankomst. TIlvælges AskCody WayFinder kan gæsten, på sin mobiltelefon, finde vej til hvor i bygningen mødet skal afholdes med navigation som du kender det fra GPS en i trafikken. Welcome+ administreres gennem Welcome+ Manager - et webbaseret administrationsmodul hvor medarbejdere i virksomheden administreres. Igennem Welcome + Manager kan du også vedligeholde og opdatere velkomstteksten på skærmen sådan den er tilpasset dine ønsker og behov og kan således målrettes specielle gæster. Brugermanualen gennemgår i det følgende trin for trin hvordan du anvender Welcome+ og hvordan det det vedligeholdes og opdateres lettest muligt. God fornøjelse 12:56 Man. 5. dec Velkommen Ved registrering sendes en besked til værten for mødet, og dit gæstekort printes, hvorefter du afhentes i receptionen. Navn: Firma: Allan Mørch AskCody Kontakt: +45 Din email Karen Marie Simonsen OK Alle møder er flyttet til øst-fløjen Dagens aktiviteter AskCody Welcome+ Accessibility for everyone Lokalet er ledigt 08.00-15.30 Mødelokale 214 Mødelokale 110 Mødelokale 54 Mødelokale 346 Mødelokale 75 AskCody 2011-2013. AskCody is a registrered trademark. Welcome+ is a registrered trademark by AskCody. Any unauthorized use of the Trademarks or any other materials, is strictly prohibited.
Hej! Jeg hedder Cody og jeg er her for at hjælpe dig. Find de grå talebobler i brugervejledningen. Her vil jeg komme med tips og tricks til hvordan du nemmest bruger Welcome+ og Welcome+ Manager. God fornøjelse!
Welcome+ Gæsteregistrering med AskCody og Welcome+ Manager 1 Gæsten til mødet ankommer til din virksomhed... 2...Registrerer sin ankomst ved AskCody Welcome+... 3...og alle involverede får automatisk besked om gæstens ankomst, gæstekort printes, og gæsten bliver på sin telefon vist vej til det rette lokale med den rette information Receptionen bliver fritaget for opgaver i forhold til melde om gæsters ankomst, samt designge og printe gæstekort 12:56 Gæsten kan automatisk vises på vej til det rette lokale for mødets afholdelse og behøver ikke forstyrre andre i forhold til hvor mødet foregår. Velkomstskærmen opdateres automatisk via Welcome+ Manager og tager proffesionelt imod gæster og beøgende Gæstekort printes automatisk når gæsten registrerer sig. Gæstekortet kan tilpases virksomheden identitet Værten for mødet får automatisk besked via email/sms om gæstens ankomst i receptionen Gæsten selv modtager også en bekræftelse via email/sms om at man er registreret i huset til møde med den pågældende vært, og modtager automatisk værtens kontaktoplysninger Har gæsten modtaget emailen på sin telefon, kan gæsten med mobilen i hånden finde vej til det rette lokale* * Kræver at AskCody WayFinder tilkøbes
12:56 Active Directory Indholdsfortegnelse 6 8 10 12 14 16 Sådan bruges Welcome+ Sådan bruges Welcome+ Kom igang Sådan logger du ind Startsidens opbygning Tilføj værter og medarbejde Tilføj Administrer værter og medarbejdere Rediger og slet Indstillinger Tilpas velkomstskærmen Alarm besked Historik Se hvem der registrerer sig 18 20 Integration til MS Active Directory Administrer medarbejdere og værter direkte fra AD ActivityFeed Integration til Outlook, MS Excahnge eller Google Calender
12:56 Sådan bruges Welcome+
Sådan bruges Welcome+ Sådan bruges Welcome+ Når gæster og besøgende ankommer til velkomstskærmen tages de imod af et skæmbillede der præsenterer virksomhedens identitet og byder gæster og besøgende velkommen. Gennem tre simple step registrerer gæsten sig og modtager straks et printet gæstekort* og en kvitering på sin email på sin telefon. Værten for mødet modtager straks en besked om gæstens ankomst som mail eller sms. Welcome+ findes på alle ønskede sprog, og er skiftes mellem sprog ved at trykke på flaget i øverste højre hjørne. Bekræftelsesemailen til gæsten og det printede gæstekort tilpasser sig også efter det valgte sprog. Når en alarmbesked er indtastet i Welcome+ Manager vil denne rulle over skærmen sådan det er let at se for gæsten når denne ankommer. Welcome+ kan integreres til Outlook og MS Exchange ligesom alle andre produkter fra AskCody, sådan dages mødeaktiviteter vises på velkomstskærmen når gæsten registrerer sig, sådan det er let at finde vej til lokalet for det kommende møde. Welcome+ tilpasses og designes altid til din virksomheds identitet. 12:56 Man. 5. dec Velkommen Ved registrering sendes en besked til værten for mødet, hvorefter du afhentes i receptionen. Navn: Firma: Allan Mørch AskCody +45 Din email Kontakt: Karen Marie Simonsen OK Alle møder er flyttet til øst-fløjen Dagens aktiviteter Lokalet er ledigt 08.00-15.30 Mødelokale 214 Mødelokale 110 Mødelokale 54 Mødelokale 346 Mødelokale 75 12:56 Man. 5. dec Velkommen Ved registrering sendes en besked til værten for mødet, og dit gæstekort printes, hvorefter du afhentes i receptionen. Navn: Firma: Allan Mørch AskCody +45 Din email Kontakt: Karen Marie Simonsen OK Alle møder er flyttet til øst-fløjen Dagens aktiviteter AskCody Welcome+ Accessibility for everyone Lokalet er ledigt 08.00-15.30 Mødelokale 214 Mødelokale 110 Mødelokale 54 Mødelokale 346 Mødelokale 75 * Kræver at printmodulet vælges og skærmen er med indbygget printer 6
Kom igang Sådan logger du ind Startsidens opbygning
Kom igang Sådan logger du ind på Welcome+ Manager Startsidens opbygning Sådan logger du ind på Welcome+ Manager Åben en Internet browser og gå til manager.askcody.dk Indtast dit tildelte brugernavn og adgangskode Så er du igang! Startsidens opbygning Startsiden er opbygget med dato og tid i øverste venstre hjørne og en række funktioner i øverste højre. Når du trykker på en funktion, popper et vindue frem i midten af skærmen. Som Welcome+ Manager opdateres tilføjes funktioner i øverste højre hjørne. 8
Tilføj værter og medarbejdere Tilføj
Tilføj værter og medarbejdere Tilføj Sæt bekræftelsesmail og -SMS Tilføj værter og medarbejdere Tryk på i øverste højre hjørne. Herefter popper et vindue frem midt på skærmen hvor du kan oprette en nye vært for et møde eller en medarbejder i din virksomhed. Indtast navn, emailadresse og telefonnummer på medarbejderen du skal oprette. Navn er er det navn på medarbejderen der kommer til at stå på velkomstskærmen i receptionen og som gæster og besøgende kan vælge at melde sin ankomst til. Emailadressen er den adresse hvortil en besked om gæster og besøgendes ankomst sendes, ligesom telefonnummeret på medarbejderen står i den besked der sendes til gæsten eller den besøgende, sådan denne har muligheden for at kontakte værten. Som default sendes altid en bekræftelsesmail til værten, når gæsten ankommer. Sættes SMS-confirmation til yes sendes en sms med bekræftelse på gæstens ankomst også til værtens mobiltelefonnummer. Når du har oprettet en medarbejder skal du vælge hviklet sporg medarbejderen ønsker at modtage beskeder om gæster og besøgendes ankomst på. Vælges Dansk modtager medarbejderen altså beskeder på dansk og modsat hvis Engelsk vælges. 10
Administrer værter og medarbejdere Rediger og slet
Administrer værter og medarbejdere Rediger og slet Tilføj værter og medarbejdere Tryk på i øverste højre hjørne. Herefter popper et vindue frem midt på skærmen hvor du kan se alle oprettede værter eller en medarbejdere i din virksomhed. Hvis du trykker på den enkelte vært kan du ændre og redigere dennes oplysninger eller slette værten. 12
Indstillinger Tilpas velkomstskærmen Alarm besked
Accessibility for everyone Indstillinger Tilpas velkomstskærmen Alarm besked Tilpas velkomstskærmen Ønsker du at tilpasse velkomstskærmen, skal du trykke på Herefter kan du ændre teksten på velkomstskærmen, på de forskellige sporg din skærm er indstillet til at kunne håndtere. OBS! Velkomstbeskeden kan maksimalt være 140 tegn. Hvis der ikke er nogen tekst indtastet, vil teksten på Welcome+ være tom. Tryk på teksten eller på edit for at ændre og herefter på save for at gemme. Brug Alert message når du skal fremhæve vigtige beskeder på Welcome+. Eksempelvis hvis bestemte møder er flyttet til andre lokaler, der er specielle tilbud i kantinen, eller hvis særlig information skal spredes ud til gæster og besøgende. 12:56 Man. 5. dec Når Alert message er indtastet ruller teksten over skærmen indtil den igen fjernes Velkommen Ved registrering sendes en besked til værten for mødet, og dit gæstekort printes, hvorefter du afhentes i receptionen. Navn: Allan Mørch Firma: AskCody +45 Din email Kontakt: Karen Marie Simonsen OK Alle møder er flyttet til øst-fløjen Dagens aktiviteter AskCody Welcome+ Lokalet er ledigt 08.00-15.30 Mødelokale 214 Mødelokale 110 Mødelokale 54 Mødelokale 346 Mødelokale 75 14
Historik
Historik Se hvem der registrerer sig med Welcome+ Tryk på i øverste højre hjørne, og se hvem der er tjekket ind til møder. Hver gang en gæst eller besøgende registrerer sig, logges gæstens navn, virksomhed, hvem gæsten skal besøge, samt tidspunktet for check-in. På den måde er det let at bevare overblikket over hvilke gæster der er i huset, hvornår de har registrerer sig og hvem de skal til møde hos. Det er samtidig nemt at analysere typiske flows i gæstebesøg og skabe et overblik over hvor mange udefrakommende der ankommer til sin virksomhed. 16
Active Directory Integration til MS Active Directory Administrer medarbejdere og værter direkte fra MS AD Active Directory
Integration til MS Active Directory Administrer medarbejdere og værter direkte fra MS AD Administrer medarbejdere og værter direkte fra MS Active Directory Kommer snart... 18
ActivityFeed Integration til Outlook, MS Excahnge og Google Calaender
ActivityFeed Vis dagens mødeaktiviteter direkte på Welcome+ Vi dagens mødeaktiviteter direkte på Welcome+ Som med alle andre produkter fra AskCody er Welcome + integreret i alle kendte kalendersystemer. Med en integration til Outlook, Exchange eller Google Calender kan du let vise dagens mødeaktiviteter direkte på velkomstskærmen når gæster og besøgende registrerer sig. Det gør det let at skabe overblik over dagens møder når man som gæst registrerer sig, og gør det let at finde det rette lokale uden at skulle spørge om vej. ActivityFeed viser som AskCody ActivityView dagens aktiviteter i de tilføjede mødelokaler (ressourcer) og findes i bunden på Welcome+. Når Welcome+ anvendes på en touchskærm kan brugere slide mellem møderne og se hele dagens møder på een gang. Læs mere om integrationen til kalendersystemer på www.askcody.dk 12:56 Man. 5. dec Velkommen Ved registrering sendes en besked til værten for mødet, og dit gæstekort printes, hvorefter du afhentes i receptionen. Navn: Firma: Allan Mørch AskCody Kontakt: +45 Din email Karen Marie Simonsen OK Alle møder er flyttet til øst-fløjen Dagens aktiviteter AskCody Welcome+ Accessibility for everyone Lokalet er ledigt 08.00-15.30 Mødelokale 214 Med ActivityFeed vises dagens mødeaktiviteter direkte på den skærm gæster og besøgende registrerer sig ved. Mødelokale 110 Mødelokale 54 Mødelokale 346 Mødelokale 75 Det skaber overblik og tilbyder brugerne rette information på rette tid og sted! 20