Konteringsvejledning AU IT Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For IT er det 5798000420328. Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For IT og Digitale Medier er stednummeret altid 9451, og delregnskab nr. 1. 3. Find det rette projektnummer. Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabs. 6. Beskrivelsesfeltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Beskrivelse, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. 7. Kontoplanen er opbygget efter et sæt vedtagne økonomistyringsprincipper for fællesadministrationen, der kan findes på vores hjemmeside her. Side 1 af 23
Vigtige informationer gældende for hele IT og Digitale Medier EAN Nummer: 5798000420328 Stednummer: 9451 Delregnskab: 1 Forretningscontroller:, anita.pedersen@au.dk Indholdsfortegnelse 1. Stab og Sekretariat... 3 1.1 Stab og Sekretariat... 3 1.2 Informationssikkerhed... 4 2. Udvikling... 5 2.1 Udvikling... 5 2.2 Arkitekturteam... 6 2.3 Integrationsteam... 7 2.4 Porteføljekontor... 8 3. Web... 9 3.1 Web... 9 3.2 Webudvikling... 10 3.3 Brugeroplevelser... 11 4. Drift... 13 4.1 Driften... 13 4.2 Generelle Applikationer... 14 4.3 Administrative Applikationer... 16 4.4 Infrastruktur... 18 4.5 FA Support... 21 5. Omnibus... 22 6. Tjek and Go... 23 Side 2 af 23
1. Stab og Sekretariat 1.1 Stab og Sekretariat Enhedsnr.: 1426 Projekt 19386 Stab og Sekretariat Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse hele AU IT, hvor der er deltagelse af mere end én afdeling. Også køb af BKI kaffe, te, mælk mv. til hele huset 51707 Julefrokost og sommerfest andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Udgifter der vedrører staben selv eller mere end én afdeling i AU IT. Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest IT Systemer Projekt 19382 Stab og sekretariat IT 52607 Øvrige licenser Diverse mindre licensudgifter 52623 Licenser til viderefakturering Både udgift og indtægt til SAS licens og modenhedsanalyse der viderefaktureres til brugerne. Skal gå i 0. Udgiften bogføres med en artskonto for licens. Når der viderefaktureres skal det ske med artskonto 4520 hvis det er til VD områder og 4530 til institutter. Side 3 af 23
1.2 Informationssikkerhed Enhedsnr.: 1424 Projekt 19373 Informationssikkerhed Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt 19371 Informationssikkerhed IT 52607 Øvrige liecenser Diverse mindre licensudgifter. Årlig licens, afsendes fra KMD, kom sidst i Secureware Licens 52613 oktober Særlige konsulentydelser Projekt 19372 Informationssikkerhed Konsulent Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse Konsulentudgifter ifm awareness om IT Awareness 55603 sikkerhed. 55604 Øvrige konsulentydelser Diverse mindre konsulentudgifter. Side 4 af 23
2. Udvikling 2.1 Udvikling Enhedsnr.: 1399 Projekt 25338 Udvikling Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse Løn til funktionschefen for Udvikling andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Side 5 af 23
2.2 Arkitekturteam Enhedsnr.: 2223 Projekt 19358 Arkitekturteam 51801 Salg 51802 Internt salg andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura). Hosting og Support af server til TermShare. Altid artskonto 1540. Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler). Videresalg af timer leveret af medarbejderne til andre afdelinger. Ved salg til andet VD område, artskonto 4520. Ved salg til institutter, artskonto 4530. IT Systemer Projekt 21991 Arkitekturteam IT 52607 Øvrige licenser Diverse mindre licensudgifter Side 6 af 23
2.3 Integrationsteam Enhedsnr.: 2224 Projekt 19375 Integrationsteam andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt 19374 Integrationsteam IT 52607 Øvrige licenser Diverse mindre licensudgifter, Visio 52639 SOAPUI licens Årlig regning i oktober fra SmartBear Limited Særlige konsulentydelser Projekt 21807 Integrationsteam Konsulent 55602 IT Konsulentydelser Konsulentydelser ifm. SOA assistence Side 7 af 23
2.4 Porteføljekontor Enhedsnr.: 1849 Projekt 19378 Porteføljekontor 51501 DTAP Løn til timelønnede administrative (studentermedhjælpere) andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt 21803 Porteføljekontor IT 52607 Øvrige licenser Diverse mindre licensudgifter, Microsoft Project Pro Side 8 af 23
3. Web 3.1 Web Enhedsnr.: 1847 25337 Web Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse Løn til funktionschefen for Web andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Side 9 af 23
3.2 Webudvikling Enhedsnr.: 2221 51501 DTAP Løn til timelønnede administrative (studentermedhjælpere) andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt 19357 Webudvikling Projekt 19355 Webudvikling IT 52607 Øvrige licenser Diverse små licenser, primært købt i Aurus. Cleverbridge, Pingdom og Adobe. 52640 Confluence og addons Cirka tre fakturaer fra Translucent ApS, kommer i efteråret og indtil december. 52643 Visual Paradigm Udgifter afregnes i Aurus af Steener 52644 Coldfusion 52645 Webstorm Udgifter afregnes i Aurus af Steener Særlige konsulentydelser Projekt 19356 Webudvikling Konsulent 522602 IT Konsulentydelser Køb af konsulentydelser fra bl.a. Translucent ApS og IT Minds. Side 10 af 23
3.3 Brugeroplevelser Enhedsnr.: 2639 Projekt 19392 Brugeroplevelser 51501 DTAP Løn til timelønnede administrative (studentermedhjælpere) 51802 Internt salg andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler). Salg af timer til udvikling af app. Ved salg til andet VD område, artskonto 4520. Ved salg til institutter, artskonto 4530. Side 11 af 23
IT Systemer Projekt 19390 Brugeroplevelser IT 52607 Øvrige licenser Diverse licensudgifter, primært photoshop og Visio, Amazon Web hosting, plugins til hjemmesider pg Usabilla for websites. Licens til Cumulus, faktura fra Attention Cumulus licens 52625 Software. Kommer sidst på året. Software til målinger, afregnet i Aurus af Analyseværktøjer 52627 Steffen. Credits til Campaign Monitor, afregnes løbende Campaign Monitor 52628 i Aurus af Rasmus Stensgaard. Faktura fra Statsbiblioteket, sidst bogført i Kalturadrift 52635 marts. Faktura fra Templafy på subscription, sidst MS Skabeloner 52636 betalt i september. E Pages licens, faktura fra LIVEdition, sidst E pages 52647 betalt i marts. 52656 Sharegate Afregnes i Aurus af Karen, juli 52663 Web Governance? 52664 Templafy? Særlige konsulentydelser Projekt 21802 Brugeroplevelser Konsulent 55608 MS Skabeloner Løbende fakturaer fra SkabelonDesign på support og konsulent. 55610 Systemforvaltning CMS (Typo3) Løbende fakturaer omkring udvikling af hjemmeside, primært Linkfactory og lidt Dycon. Side 12 af 23
4. Drift 4.1 Driften Enhedsnr.: 6040 Projekt 19361 Driften konferencetilmelding, bøger, online kurser ol. andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt 21804 Driften IT 52607 Øvrige liecenser Diverse mindre licensudgifter Side 13 af 23
4.2 Generelle Applikationer Enhedsnr.: 1586 Projekt 19370 Generelle Applikationer konferencetilmelding, bøger, online kurser ol. andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Side 14 af 23
IT Systemer Projekt 19369 Generelle Applikationer IT 52603 MS Licens Årlig licens, der kommer hver sommer fra Atea (Via Nordea Finans). Periodiseres. 52607 Øvrige licenser Diverse små licenser, primært Dmarcian og andre små købt af Kaj via Aurus. 52615 SurveyXact Licens Årlig licensudgift til Surveyexcact, regning kommer fra Rambøll Management. November. 52616 RefWorks Faktura fra Proquest, årlig licens, februar 52617 Software Central Licens 1 2 årlige regninger på licens for Software Central, sendes af Mansoft A/S. april/august 52629 Teamviewer Faktura fra TeamViewer på årlig licens, september 52630 Logiva, sikker mail Løbende regninger på drift og service af Sikker Mail fra Logiva. 52631 Antivirus licens Regning fra McAfee, periodiseres 52637 IDM licens 3 årig licensudigft, periodiseres, plus tillægsregninger fra KMD. 52646 EndNote Licens til Endnote, faktura fra Alfasoft på årlig licens, september. 52652 Service Citrix Driftstøtteaftale fra Lean on, ca hvert kvartal 52653 Licens Citrix Faktura fra Edgemod på årlig licens, oktober. 52666 Trustzone Løbende fakturaer fra Trustzone. Særlige konsulentydelser Projekt 20975 Generelle Applikationer Konsulent 55602 IT Konsulentydelser Klippekort og implementeringsydelser fra bl.s. Knudsen Consulting og SysPeople. Side 15 af 23
4.3 Administrative Applikationer Enhedsnr.: 1873 Projekt 19354 Administrative applikationer andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Side 16 af 23
IT Systemer 52604 Oracle Licens Årlig licensudgift til oracle, regning sendes fra Aalborg Universitet. April 52607 Øvrige licenser Diverse mindre licensudgifter, primært fakturaer fra HP, bør udfases i 2017 52609 Serviceaftaler Små serviceaftaler, fx vedligeholdelse af SentryOne. 52614 SOA Overvågning Licens Ekstra årlig regning leveret af Oracle Danmark, december. 52622 NILEX Licens, vedligeholdelse og anden service vedrørende Nilex, leveret af Infrasoft ca 2 gange årligt, april og oktober. 52623 Hosting af Digital eksamen Regning fra Arcanic betales to gange årligt af Uddannelser, vi betaler 50.000 kr. pr gang. November og december. 52632 CPR Ydelse Stor mængde mindre regninger vedrørende CPR ydelse fra CPR Kontoret. 52633 CSC Terminalopkobling Terminalopkobling, filoverførsel mv. sendes fra CSC. Mange mindre regninger. 52634 NemID Stor mængde mindre regninger vedrørende medarbejdersignatur, sendes af DanID. 52658 Oracle Serviceaftale Support til Oracle, faktureres løbende fra Oracle Danmark eller Miracle. 52662 Certifikater Certifikater ved THAWTE, afregnes i Aurus af Allan Egesbæk. 52667 ManageEngine Én årlig regning fra Zoho Corporation. November. Udgifter til hosting af domæner ejet af AU. En 54602 Domæner lang række små fakturaer fra udbydere som DK Hostmaster og DanDomain. Særlige konsulentydelser Projekt 19353 Administrative applikationer Konsulent 55602 IT Konsulentydelser Projekt 19352 Administrative applikationer IT Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt 19363 Administrative applikationer Særlig drift Diverse konsulentydelser, fra bl.a. Microsoft og Miracle. Side 17 af 23
4.4 Infrastruktur Enhedsnr.: 1874 Projekt 19367 Infrastruktur 51801 Salg 51802 Internt salg andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura). Salg af serverkapacitet, Alexandra Instituttet, IT Forum og Universitetshospitalet. Altid artskonto 1540. Salgsindtægter vedrørende interne leverandører, bl.a. salg af serverplads, storage og service på regnemaskine. (intern handel/omposteringer, USM midler). Ved salg til andet VD område, artskonto 4520. Ved salg til institutter, artskonto 4530. Side 18 af 23
IT Systemer Projekt 19364 Infrastruktur IT 52601 Datacenter finansiering fra Huslejetillægget Årllig indtægt, overføres fra Huslejetillægget via intern handel en gang årligt i tre år. 52602 Afskrivninger Afskrivninger på alle anlæg i AU IT. 52605 VM Ware Licens 4 årig licens der periodiseres, kommer igen i 2020 fra Atea A/S. 52607 Øvrige licenser Diverse mindre licenser, Visio, Skype for Business, RIPE Fees. 52608 Forskningsnettet Licens Årlig licensudgift vedr. forskningsnettet, sendes af DTU/DEIC, november. 52609 Serviceaftaler Diverse små serviceaftaler, service på HP udstyr fra Atea. 52610 Drift af servere Udgifter til kabler, harddiske og andet hardware til servere der ikke afskrives samt udgifter til service. Mange forskellige leverandører, bl.a. Comm/2, Netic A/S, KMD mv. 52611 Backup og restore Udgifter til bånd, kabler og andet hardware til backup funktion samt service. B4Restore er den primære leverandør, men også AVC, TDC og Telenor. 52618 AUKOM Udgifter til fiber, kabler mv. til det trådløse netværk der ikke skal afskrives. Mange regninger fra flere leverandører, men primært Atea, TDC og Itextra. 52619 Conscia Care Service Én årlig udgift på serviceaftale med Conscia Care Service, ca. 1,1 mio. kr. december. 52638 Qstar Arkiv licens 2 årig licens, der periodiseres, fra InDes. Næste gang 2018. 52649 Service Loadbalancer Årlig licens, faktura fra Coresec, juli 52654 Licens Infoblox Fakturaer fra Coresec 52655 Licens Oracle/Linux Licens fra Oracle, juni, evt. også fra Redhat. 52659 Eyeglass licens Årlig faktura fra Conscia, januar. 52660 Graylog Afregnes årligt i Aurus, Karen, november. 52661 Concia 360 Concia 360, årlig regning fra Consica, december/januar. 52665 Datacenter housing Månedlig udgift på Datacenter housing. Side 19 af 23
Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt 19525 Infrastruktur Særlig drift 54605 Fastnettelefoni Udgifter til TDC/Telenor vedrørende fastnettelefoni, primært abonnement for linjerne og konsulentydelser til Nortel. 54610 Lager Indkøb og videresalg af nye fastnettelefoner samt tilbehør til dem, fx headsets. Videresalg via intern handel. Ved salg til andet VD område, artskonto 4520. Ved salg til institutter, artskonto 4530. Særlige konsulentydelser Projekt 19365 Infrastruktur Konsulent 55602 IT Konsulentydelser Diverse konsulentydelser fra flere leverandører, Egdemo, Coresec og Lean on. Side 20 af 23
4.5 FA Support Enhedsnr.: 1784 Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse 51501 DTAP Løn til timelønnede administrative (studentermedhjælpere) 51704 Tjenestebil Udgifter knytet til drift og vedligehold af egen tjenestebil andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt 19351 FA Support Projekt 21805 FA Support IT 52607 Øvrige liecenser Diverse mindre licensudgifter, Add ons Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt 19524 FA Support Særlig drift 54610 Lager Indkøb af varer til videresalg samt indtægt fra brugerne, omposteres månedsvist. Side 21 af 23
5. Omnibus Enhedsnr.: 2159 51501 DTAP Løn til timelønnede administrative (studentermedhjælpere). Herunder forplejning i forbindelse med interviews og redaktionskomitemøder og rejse og forplejning i forbindelse med kompetenceudvikling. Dækker også køb af kaffe og mælk mv. til egne kaffemaskiner. Udgift til deltagelse i konferencer og kurser, samt indkøb af bøger. IT og telefoniudstyr, såvel reparationer som nyindkøb, andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, kontorartikler, møbler og skærmbriller. IT Systemer Projekt 21070 Omnibus Projekt 21806 Omnibus IT 52607 Øvrige licenser Diverse små licenser fx Adobe. Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt 21071 Omnibus Særlig drift 54612 Anden avisdrift Oversættelser, freelance journalister, illustrator mv. Side 22 af 23
6. Tjek and Go Midlertidigt Projekt Projekt 19388 Tjek and Go HE Udgifter til rejser, hotel og forplejning ved møder ifm. projektet. 55602 IT Konsulentydelser Diverse konsulentydelser, primært Toft IT, Infrasoft og Rambøll Management. Side 23 af 23