Statsforvaltningen Midtjyllands brev af 24. juli 2008 til en borger 24-07- 2008 Vedr. Deres henvendelse om aktindsigt TILSYNET Statsforvaltningen Midtjylland har den 31. marts 2008 modtaget Deres henvendelse samt bilag fra Det Sociale Nævn vedrørende en sag om aktindsigt. Statsforvaltningen fører i medfør af 47 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni oktober 2008) tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland. Statsforvaltningen forstår Deres henvendelse således, at De ikke finder, at Ringkøbing-Skjern Kommune var berettiget til at undtage akter fra Deres adgang til aktindsigt. Herunder følger en gennemgang af sagens baggrund, det relevante retsgrundlag samt en udtalelse om statsforvaltningens opfattelse af sagen. STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: 151 6950 RINGKØBING JOURNAL NR.: 2008-613/317 SAGSBEHANDLER: KVEMID DIREKTE TELEFON: 7256 8554 TELEFON: 7256 8300 TELEFAX: 9732 4517 GIRO: 887 3747 EAN-NR. 5798000362314 midtjylland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk Sagens baggrund: I brev af 26. april 2007 anmodede De om aktindsigt i Deres sag ved Ringkøbing-Skjern Kommune. I brev af 11. maj 2007 sendte Ringkøbing-Skjern Kommune visse akter i Deres sag. Akterne vedrørte perioden fra 1. januar 2006 til 11. maj 2007. TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: 09.00-15.00 TORSDAG: 12.30-17.00 FREDAG: 09.00-12.00 EKSPEDITIONSTID: MANDAG-ONSDAG 09.00-15.00 TORSDAG 09.00-17.00 FREDAG 09.00-12.00 Ringkøbing-Skjern Kommune oplyste Dem om, at De kunne rette henvendelse, såfremt De ønskede at høre optagelser af 3 telefonsamtaler, som De har haft med Den Grønne Elevator. Ringkøbing-Skjern Kommune anførte følgende begrundelse for at undtage visse akter fra aktindsigten: Der gøres opmærksom på, at visse akter er holdt uden for aktindsigten.
Det drejer sig om interne dokumenter eller oplysninger, som er udarbejdet til brug for Ringkøbing-Skjern Kommunes egen sagsbehandling, jf. forvaltningsloven 12 stk. 1 nr. 1. Det drejer sig tillige om brevveksling mellem enheder inden for kommunen, jf. forvaltningsloven 12 stk. 1 nr. 2. Enkelte oplysninger er udeladt af hensyn til en anden privat person i henhold til forvaltningsloven 15. Oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for din sag og som er indeholdt i et internt dokument indgår i vedlagte akter, som der gives aktindsigt i. Der er medsendt kopi af dagbog fra Cafe Den Grønne Elevator. Heraf fremgår kun oplysninger, der kan henføres til dig, og oplysninger vedrørende øvrige brugere mv. er udeladt. I brevet anførte Ringkøbing-Skjern Kommune desuden følgende klagevejledning: Du kan klage til Det Sociale Nævn over, at du ikke har fået aktindsigt i alle akter i din sag. Det kan du gøre ved at sende en klage til Ringkøbing-Skjern Kommune, der videresender klagen til Det Sociale Nævn efter en fornyet vurdering af sagen. Den 17. maj 2007 klagede De over, at De ikke var meddelt fuld aktindsigt. I brev af 25. maj 2007 fra Ringkøbing-Skjern Kommune fremgår bl.a. følgende: Ringkøbing-Skjern Kommune har genvurderet beslutningen om at undtage visse akter i A s sag fra aktindsigt og har besluttet at fastholde beslutningen med de begrundelser, der er angivet i kommunens brev af 11. maj 2007. Den 25. maj 2007 videresendte Ringkøbing-Skjern Kommune klagen med bilag til Det Sociale Nævn i Statsforvaltningen Midtjylland. I brev af 13. december 2007 anmodede Det Sociale Nævn Ringkøbing-Skjern Kommune om en nærmere redegørelse for sagens forløb, herunder hvilke afgørelser der er truffet og hvilket retsgrundlag afgørelserne vedrører. Ringkøbing-Skjern Kommune oplyser følgende i brev af 6. februar 2008 til Det Sociale Nævn: Det er ikke Ringkøbing-Skjern Kommune bekendt, at aktindsigt begæringen omhandler en bestemt afgørelse, men snarere vedrører den bevilligede hjælps udmøntning, herunder SIDE 2
re vedrører den bevilligede hjælps udmøntning, herunder personalets relation til A og den pædagogiske fremgangsmåde. Den 28. marts 2008 afviste Det Sociale Nævn at behandle sagen med følgende begrundelse: For at Det Sociale Nævn kan behandle sagen, skal Nævnet, jf. ovenfor, være klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, begæringen om aktindsigt vedrører. Det fremgår af 44, stk. 1 og 60, stk. 1, i retssikkerhedsloven, at det sociale nævn behandler klager over afgørelser, der er truffet af kommunen i det omfang det er fastsat i loven. Af 20 i retssikkerhedsbekendtgørelsen er nærmere opregnet, hvilke afgørelser det sociale nævn er kompetent til at behandle. På baggrund af en gennemgang af sagens akter findes Deres begæring om aktindsigt ikke at vedrøre eller relatere sig til en afgørelse/afgørelser, som Det Sociale Nævn er kompetent til at behandle. Nævnets formand afviser derfor at behandle sagen om, hvorvidt De er berettiget til fuld aktindsigt. Den 28. marts 2008 videresendte Det Sociale Nævn sagen med samtlige akter, herunder den fulde dagbog fra Den Grønne Elevator, til Statsforvaltningen Midtjylland, Det Kommunale Tilsyn. Retsgrundlag: Uddrag af lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven) jf. lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008 48. Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. dog stk. 2 og 3. Stk. 2. Statsforvaltningen fører ikke tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder ansættelsesretlige regler. Stk. 3. Statsforvaltningen fører ikke tilsyn, i det omfang særlige klage- eller tilsynsmyndigheder kan tage stilling til den pågældende sag. Uddrag af forvaltningsloven jf. lovbekendtgørelse nr. 1365 af 7. december 2007 SIDE 3
9. Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Begæringen skal angive den sag, hvis dokumenter den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Uddrag af lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven) jf. lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer 5. Retten til aktindsigt omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. 7. Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses 1) dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, 2) brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og 3) brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. 11. Oplysninger i dokumenter, der er omfattet af 7 og 10, nr. 1-4, om faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, skal uanset disse bestemmelser meddeles i overensstemmelse med lovens almindelige regler. 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til 6) Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Stk. 2. Gør hensyn som nævnt i stk. 1 sig kun gældende for en del af et dokument, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. Statsforvaltningens udtalelse: Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. styrelseslovens 48, stk. 1. SIDE 4
Efter forvaltningslovens 9 kan den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Der foreligger en afgørelse, når en forvaltningsmyndighed kommer med en udtalelse, der fastsætter, hvad der er eller skal være ret i et konkret foreliggende tilfælde. På baggrund af Ringkøbing-Skjern Kommunes oplysning i brev af 6. februar 2008 til Det Sociale Nævn, samt Nævnets afgørelse af 28. marts 2008 findes der ikke at foreligge en afgørelse. Statsforvaltningen finder derfor at spørgsmålet om aktindsigt skal vurderes efter offentlighedsloven. I henhold til offentlighedslovens 5 omfatter retten til aktindsigt, alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten. Retten til aktindsigt omfatter endvidere indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Ifølge offentlighedslovens 7 omfatter retten til aktindsigt ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Ved interne arbejdsdokumenter forstås dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug, brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed og brevveksling mellem en kommunalbestyrelse og dennes udvalg, afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. Lovens undtagelse af interne arbejdsdokumenter begrundes navnlig i hensyn til myndighedens interne beslutningsproces. Heri ligger, at det skal være muligt at foretage frie og formløse overvejelser inden for det offentlige uden risiko for senere offentliggørelse af foreløbige antagelser og diskussioner. Den kommunale forvaltning antages at være en enhedsforvaltning. Det indebærer, at kommunale administrative enheder antages at udgøre én forvaltningsmyndighed. Anses et dokument for internt, vil der efter offentlighedslovens 11, stk. 1 være adgang til at blive gjort bekendt med indholdet af faktiske oplysninger, som måtte findes i det interne dokument. Denne adgang omfatter enhver konkret oplysning om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for sagsforholdet, der ikke fremgår af de dokumenter, der i øvrigt er undergivet aktindsigt efter de almindelige regler. SIDE 5
Efter offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 6 kan retten til aktindsigt i øvrigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Dette vil navnlig være tilfældet, hvor oplysningen angår enkeltpersoners rent private forhold. Statsforvaltningen har gennemgået samtlige sagens dokumenter, herunder de dokumenter, som De ikke har fået adgang til. Statsforvaltningen finder, at Ringkøbing-Skjern Kommune er berettiget til at undtage dokumenter fra aktindsigt, idet disse dokumenter er omfattet af undtagelserne i offentlighedsloven. Der er således tale om interne arbejdsdokumenter, som er udarbejdet til Ringkøbing-Skjern Kommunes egen brug, jf. offentlighedslovens 7, nr. 1. Endvidere er der tale om interne arbejdsdokumenter i form af brevveksling mellem enheder inden for Ringkøbing-Skjern Kommune, jf. offentlighedslovens 7, nr. 2. Desuden er statsforvaltningen enig med Ringkøbing-Skjern Kommune i, at Deres aktindsigt i visse dokumenter må vige for væsentlige hensyn til andre private interesser, idet dokumenterne indeholder oplysninger, der angår en anden persons rent private forhold, jf. offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 6. Det drejer sig bl.a. om visse oplysninger i dagbogen fra Cafe Den Grønne Elevator, hvor oplysninger vedrørende øvrige brugere mv. er udeladt. Statsforvaltningen finder således, at Ringkøbing-Skjern Kommune var berettiget til at afslå begæringen om fuld aktindsigt. Statsforvaltningen har dog i forbindelse med gennemgangen af sagen fundet enkelte passager i dagbogen fra Cafe Den Grønne Elevator, som De burde være givet aktindsigt i. Dette drejer sig om oplysninger, som vedrører Dem, og som derfor ikke kan undtages efter offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 6. Statsforvaltningen har d.d. sendt brev til Ringkøbing- Skjern Kommune, hvori kommunen anmodes om at foranstalte, at De gives aktindsigt i disse oplysninger. Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Ringkøbing-Skjern Kommune. SIDE 6
Med venlig hilsen Martin Basse Kontorchef /Katrine Vestergaard Stud.jur. SIDE 7