DE SEKS LEDELSESROLLER

JOHN RYDING OLSSON Projektlederskab - effekt til tiden DE SEKS LEDELSESROLLER Forfatter til Power i projekter og portefølje JURIST- OG ØKONOMFORBUNDETS FORLAG

Projektlederskab effekt til tiden De seks ledelsesroller

John Ryding Olsson Projektlederskab effekt til tiden De seks ledelsesroller Jurist- og Økonomforbundets Forlag 2016

John Ryding Olsson Projektlederskab effekt til tiden De seks ledelsesroller 1. udgave, 1. oplag 2016 by Jurist- og Økonomforbundets Forlag Alle rettigheder forbeholdes. Mekanisk, elektronisk, fotografisk eller anden gengivelse af eller kopiering fra denne bog eller dele heraf er ifølge gældende dansk lov om ophavsret ikke tilladt uden forlagets skriftlige samtykke eller aftale med Copy-Dan. Omslag: Stine Trampe, Tramperiet Tryk: Clemenstrykkeriet Printed in Lithuania 2016 ISBN 978-87-574-2224-5 Jurist- og Økonomforbundets Forlag Gothersgade 137 1123 København K Telefon: 39 13 55 00 e-mail: forlag@djoef.dk www.djoef-forlag.dk

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Forord... 9 Indledning. Projektledelse afgør vores fremtid... 11 Hvorfor nu det?... 11 Bogens opbygning du slipper ikke helt for lidt struktur... 16 DEL 1. Den globale dynamik og udviklingen i projetledelse Kapitel 1. Projektlederskabet afgør vores fremtid... 25 1.1. Verden er ikke længere, hvad den har været... 25 1.2. Udviklingen har sat projektledelse øverst på dagsorden... 31 1.3. De sidste 10 til 15 år har været præget af fem tendenser... 33 1.4. Stigende usikkerhed og tempo medfører en mindre rationel proces... 42 1.5. Fra struktur, metoder og værktøjer til vision, energi og følgeskab... 48 1.6. Den globale dynamik efterspørger lederskab... 49 Kapitel 2. Projektopgaven, at skabe effekt... 57 2.1. Vi har alle metoderne og hvordan går det så?... 57 2.2. Projekter er sat i verden for at skabe effekt... 62 2.3. Projektopgaven som vi kender den og kan lide den... 65 2.4. Design for effekt... 72 2.5. Ledelse af business casen... 85 Del 2. Projektlederens seks ledelsesroller Kapitel 3. Ledelse fremad skabe visionen, designe projektet og ledelsesstrukturen... 93 3.1. Se fremad og tag teten... 94 3.2. Design af hele projektet og hovedplanen... 98 5

Indholdsfortegnelse 3.3. Design og planlægning af projektets ledelse... 134 3.4. Løbende projektledelse... 150 Kapitel 4. At lede opad - skabe strategisk udbytte... 159 4.1. Projektets strategiske betydning... 163 4.2. Projektejers placering i ledelsen... 167 4.3. Samspillet og relationen til projektejer og styregruppen... 170 4.4. Styregruppemødet og møder på ledelsesniveau... 178 4.5. Forhandlinger om mål, ændringer og ressourcer... 192 4.6. Udvid dit råderum og styrk dit mandat... 204 Kapitel 5. Ledelse nedad frigøre energi og deltagernes fulde potentiale... 209 5.1. Du leder, når nogen følger dig... 211 5.2. Projektteamet og linjeorganisationen... 222 5.3. Ledelse af projektteamet... 233 5.4. Møder og beslutninger... 257 5.5. Ledelse af den enkelte at få ting til at ske... 267 5.6. Udvikling af deltagerne og kvaliteten i projektet... 287 5.7. Konflikthåndtering... 298 5.8. Ledelse via delprojektledere... 311 Kapitel 6. Ledelse udad sikre opbakning og effekt... 321 6.1. Hvem er interessenterne og hvilken rolle spiller de?... 324 6.2. At lede forandringer sikre opbakning og effekt... 329 6.3. Involvering af de rigtige mennesker gennem aktiv facilitering. 346 6.4. Historien om dit projekt ledelse er kommunikation... 368 6.5. Opbyg vigtige relationer skab tillid og din magtbase... 385 6.6. Det politiske spil livet blandt dræberhajer... 389 Kapitel 7. Ledelse bagud sikre effekten gennem hurtig læring... 403 7.1. Høring af interessenter og specialister... 408 7.2. Feedback i projektet eller fra omgivelser... 416 7.3. Test og afprøvning... 428 7.4. Måling af resultater... 437 7.5. Evaluering i projektet eller eksternt... 448 6

Indholdsfortegnelse Kapitel 8. Ledelse indad udvikling af dit lederskab... 455 8.1. Syv gode vaner som projektleder... 459 8.2. Skab tillid og nyttige relationer... 471 8.3. Touch points udnyt alle forstyrrelser til ledelse... 473 8.5. Tilegn dig kreative arbejdsformer... 486 8.6. Styr din energi ikke din tid... 492 8.7. Ledelse indad handler om din ledelse i fremtiden... 515 Appendiks 1 Oversigt over studier der beskriver, hvilke succesfaktorer der er for projekter... 521 Appendiks 2 Eksempler på fasemodeller indenfor forskellige projekttyper... 524 Appendiks 3 Oversigt over de forskellige certificeringsordningers indhold af ledelsesaktiviteter og kompetencer som projektlederen skal besidde... 526 Appendiks 4 IPMA vurderer projektlederen på 10 adfærdsmæssige egenskaber... 530 Appendiks Ledelsesegenskaber ifølge et objektivt verdensbillede og det konstruktivistiske verdensbillede... 531 Litteratur... 533 Register... 541 7

Forord Forord Forord Tak for inspiration og hjælp på rejsen mod denne bog Det har været en lang rejse med vigtige input, erfaringer og diskussioner med kunder, kollegaer og forskere, som udgør denne bogs tankegods. Da jeg under mit ingeniørstudie læste Alvin Tofflers bog»fremtidschok«om accelererende forandringer med stigende nyhedsgrad, blev min livsbane grundlagt og kompasset stillet ind på produktudvikling og projektledelse. En anden bog der har haft skelsættende betydning i mit liv, er Stephen Coveys»7 gode vaner«. Det var en brat opvågning for mig, at du selv har ansvaret for at skrive manuskriptet for dit liv. Hvis ikke du gør det, så lever du dit liv efter andres manuskript. Hans budskab om at du kun kan nå dine mål i samarbejde med andre mennesker, var en væsentlig erkendelse for mig. I mine år som sektionsleder på DTI havde jeg et længerevarende samarbejde med Robert G. Cooper, som var en af de første, der dokumenterede, at den vigtigste succesfaktor indenfor produktudvikling er at skabe noget, som giver kunderne et reelt udbytte. Dette fokus på interessenttilfredshed har præget mit konsulentliv siden. Mine 20 år i Implement Consulting Group har givet mig et nuanceret billede af udfordringerne med at gennemføre forandringer og skabe reel effekt. Gennem interne kurser, udviklingsprojekter og workshops har jeg fået mulighed for at drøfte disse problemstillinger med nogle af verdens største tænkere som John P. Kotter, Rosabeth Moss Kanter, Frank Barrett, Ralph Stacey, Patricia Shaw, David Master med flere. De daglige samtaler med kollegaer, kunder og tusindvis at projektledere gennem årene, har været en stor inspirationskilde. Jeg har lært rigtig meget at mange kollegaer, men i forhold til denne bog vil jeg specielt nævne Niels Ahrengot, Niels Teilberg Søndergaard, Michael Kræmmer og Michael Ehlers, som gennem årene har været en stor inspirationskilde i mit arbejde med projektledelse. Når det gælder projekter i offentlige og politisk styrede organisationer, så har jeg støttet mig op ad Henrik Bachmann og Mikkel Lau. 9

Forord Inden for innovation har Claus Sehested og Henrik Sonnenberg været mine kilder til viden og inspiration. Et andet væsentligt område er ledelse og personlig udvikling, hvor jeg har lært meget af Rikke Michala Rønholt Albertsen, Morten Dohrmann og Bent Kock Nielsen. Helt konkret har Pernille Kock Erichsen og Søren Mollerup være behjælpelig med materiale om Leadership Pipeline til bogen. Endelig en stor tak til min ægtefælle og sproglige rådgiver Jette Karin Olsson, som utrætteligt har sikret, at sproget og tegnsætningen er forståelig og at nutid og datid ikke blandes i en skøn forvirring. Forfatteromtale John Ryding Olsson, ingeniør, HD og CEO i airbornleadership.com som via nettet formidler viden om lederskab, projektledelse, program- og porteføljeledelse. Han har siden starten i 1996 været partner Implement Consulting Group frem til 2015. Han har i mere end 25 år rådgivet organisationer og virksomheder inden for projektledelse, innovation og produktudvikling. Han er tidligere udviklingschef og direktør i apparat-industrien og har stor international erfaring, hvor han bl.a. har deltaget i etablering af datterselskab i Paris, har boet i St. Petersborg og være projektleder i Tyskland gennem flere år. Han har været formand for Dansk Forening for Produktudvikling og har været bestyrelsesmedlem i Dansk Projektledelse. Han har i mange år været assessor i den internationale organisation IPMA på niveau B. Han er forfatter til flere bøger om projektledelse og produktudvikling bl.a.»power i projekter og portefølje«, som også markedsføres internationalt i en engelsk version. 10

INDLEDNING Projektledelse afgør vores fremtid Indledning. Projektledelse afgør vores fremtid Indledning. Projektledelse afgør vores fremtid»they always say time changes things, but you actually have to change them yourself.«a. Warhol Hvorfor nu det? På verdensplan udkommer der hver dag en ny projektledelsesbog, eller for at være præcis, en ny projektmanagementbog. Det siger lidt om, hvor brændende aktuelt og vigtigt emnet er, men det stiller unægtelig også spørgsmålet:»hvad skal vi med endnu en projektledelsesbog«? Gennem årene har jeg pløjet mig igennem rigtig mange projektledelsesbøger, og det er mit indtryk, at langt, langt de fleste handler om projektmanagement, om metoder, planer, organisering det objektive. Så er der nogle få, der siger, de også handler om ledelse, motivation, inspiration, passion osv. det mere subjektive, men når man kigger i dem, beskriver 80 % procent af siderne stadig management. Det kunne jeg godt tænke mig at lave om på, for det er nødvendigt, hvis vi som projektledere skal komme videre og for alvor stå i spidsen for de projekter, der skal skabe en bedre bæredygtig verden. Vi er nødt til at fokuserer meget mere på projektlederskabet, fordi: 34,7 % af det tyske bruttonationalprodukt udgøres af projektøkonomi. Prof. Dr. Yvonne Schoper, MTV, Berlin Verden er blevet meget mere kompleks og dynamisk Der bruges flere og flere ressourcer på udviklingstiltag og det vil stige fremover Der er en stigende forventning til, at projekterne skaber reel effekt for organisationer og kunder 11

Indledning. Projektledelse afgør vores fremtid Leverancerne kan måske klares med management, men stakeholder satisfaction kræver lederskab Megen projektledelseslitteratur har set det som sin opgave at definere, hvad der er specielt ved projektledelsesfaget, men beskriver rent faktisk ikke alt det, der skal til for at lede projekterne Det sidste kan vel ikke siges tydeligere end Peter Morris, der er professor i project management ved University Collage London:»The PMBOK Guide did not, and still does not, represent the knowledge that is necessary for managing projects successfully.«de næste linjer får mig virkelig til at lyde som en gammel mand, men i mere end 25 år har jeg fungeret som coach og sparringspartner for et utal af dygtige projektledere. Vi har aldrig talt om:»hvordan er det nu lige man laver en risikoanalyse«? Samtalerne har altid drejet sig om:»hvordan får jeg skabt en fælles opfattelse af projektet, hvordan får jeg overbevist interessenterne, hvordan får jeg alle i teamet til at yde deres bedste, hvad gør jeg med konflikten i styregruppen osv.«projektlederskab effekt til tiden fokuserer på projektlederskabet og håndteringen af mennesker. Peter Drucker, der af mange betragtes som den moderne ledelsesteoris grundlægger, siger:»lederen arbejder grundlæggende kun med én helt specifik ressource: Mennesker!«Så i denne bog kan du ikke læse om, hvordan du udarbejder en risikoanalyse, interessentanalyse, udarbejder en netværksplan eller bruger S-kurver til stadeopfølgning. Ikke fordi det ikke er vigtigt, men fordi det kan du læse i stabelvis af andre bøger f.eks. Projektlederens værktøj af Bjarne Kousholt, Grundbog i projektledelse af Riis og Mikkelsen eller Power i projekter og portefølje, som jeg i sin tid skrev sammen med Mette Attrup Lindegaard og den 3. udgave sammen med Niels Ahrengot. Projektlederskab effekt til tiden kan betragtes som en overbygning til den type bøger. Det er en naturlig udvikling, som dels skyldes, at betingelserne for at bedrive projektledelse har ændret sig, men også at organisationer og projektledere er blevet mere modne og erfarne. Da jeg startede med at undervise projektledere, sad mange med åben mund og lyttede til, hvad forskellen var på formål, leverancer og effektmål. Det syntes de godt nok var smart! I dag møder de op med dette som dagligdags viden, og de drøfter, hvordan deres organisation bruger lyssignaler på forskelli- 12