Boligselskabet BSB Svendborg

Boligselskabet BSB Svendborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 28. november 2016 kl. 15.00 på Hotel Svendborg, Centrumpladsen 1, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Svendborg... 3 1.1 Orientering fra formanden... 3 1.2 Bestyrelseshonorar... 3 1.3 Boligorganisationens årsregnskab... 4 1.4 Revisionsprotokol... 4 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 4 1.6 Boligorganisationens budget... 5 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 5 1.8 Indstilling af kandidater til Domea.dks repræsentantskab... 6 1.9 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 1.10 Udlejningsforhold... 7 1.11 Domea.dks Landskonference 2017... 7 1.12 Nyt fra Domea.dk... 8 1.13 Personaleforhold Generel orientering... 8 1.14 Stop for udlejning i afd. 75-2 & 75-4... 8 1.15 LUKKET PUNKT... 10 1.16 Indgåelse af en databehandleraftale... 10 1.17 BOLIG MAD DESIGN messe 25. 26. februar 2017... 10 1.18 Valg til ejerforeningens bestyrelse... 11 2 Boligorganisationens afdelinger... 11 2.1 Årsregnskaber... 11 2.2 Driftsbudgetter... 12 2.3 Huslejeharmonisering 75-51... 13 2.4 Orientering om driftsforhold... 13 3 Nybyggeri og renovering... 14 3.1 LUKKET PUNKT... 14 3.2 Grønnedal renovering af karnapper... 14 4 Næste møde... 15 4.1 Boligselskabets efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde... 15 4.2 Datoer for organisationsbestyrelsesmøder i 2017... 15 5 Bryghuset BSB Svendborgs disp. fond & Domea s Kunstfond... 15 6 Eventuelt... 15 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen, formand Karsten Berg, næstformand Morten Byder Kirsten Schang Flemming Pedersen Bodil Pers Frank Poulsen Brian Andersen Jens Anker Gjelstrup Side 1 af 16

Ruth Jørgensen, 1. Suppleant - Afbud Jørgen N. Petersen 2. suppleant Øvrige deltagere: Martin Skytte, Kundechef Klavs Hedelund, Markedschef Erik Lønne, Regionsdirektør - Afbud Thomas Holluf, Adm. Direktør Jancy Amalathas, Servicekoordinator Lise Jørgensen, Servicekoordinator Lars Ole Møller, Driftsleder Hans Sørensen, Byg Domea.dk Servicecenter Svendborg, den 14. december 2016 Side 2 af 16

1 Boligselskabet BSB Svendborg 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Svend Erik Johansen bød velkommen til organisationsbestyrelsen. Svend Erik Johansen orienterede om, at der var afbud fra Erik Lønne og at Ruth Jørgensen var meldt til, men ikke mødte op. Svend Erik Johansen præsenterede servicecenterets nye servicekoordinator, Jancy Astina. Jancy Astina har været vikar under Pernille Poulsen s sygeperiode. Jancy Astina er pr. 1. oktober fastansat i servicecenteret. Svend Erik Johansen orienterede om den pressede situation i servicecenter Svendborg, hen over sommeren 2016 pga. langtidssygemelding ved Pernille Poulsen, og pga. 2 x brækket arm for Maj-Britt Hansen. Maj-Britt Hansen er desværre blevet ramt af en mindre forbigående blodprop i hjernen, som har ramt Maj-Britt s talecenter. Maj-Britt Hansen er pt. sygemeldt, og det vides ikke hvornår hun er tilbage. Svend Erik Johansen orienterede om, at indkaldelser til møder og informationer til disse møder, fremadrettet vil blive sendt digitalt. Svend Erik Johansen orienterede om indvielsen for Demensbyen (Bryghuset). Indvielsen gik rigtig godt og der var mange der deltog. Svend Erik Johansen orienterede om konflikthåndterings kursus som fandt sted d. 11. oktober på Hotel Svendborg. Kurset var en succes og der var rigtig mange der deltog. Svend Erik Johansen orienterede om at formand og næstformand i BSB Svendborg, BSB Egebjerg og BSB Gudme, havde holdt styregruppemøde. Svend Erik Johansen gav rosende ord videre til ejendomsmester Brian Andersen, fra byggechefen Charlotte Nørbak som havde været på besigtigelse i afd. 7502 og 7504. Svend Erik Johansen oplyste at han havde fået mail fra Svendborg Kommune, som senere er sendt ud til alle i organisationsbestyrelsen. I mail skriver Kommunen, at man har besluttet, ikke at prioriterer fortsættelsen af den økonomiske rådgivning Projekt Sunde Lejerøkonomi, hvilket er rigtigt ærgerligt, set i lyset af det nye kontanthjælpsloft. Svend Erik Johansen tilføjede et nyt punkt (3.2) Grønnedal renovering af karnapper. Punkt 5 laves om til Bryghuset BSB Svendborgs disp. Fond & Domea s kunstfond og Evt. rykkes ned til punkt 6. 1.2 Bestyrelseshonorar For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2016 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 78,29 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,97 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Side 3 af 16

Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Indstilling følges og den nuværende fordeling med 2 portioner til formanden og 1 til hvert af de øvrige medlemmer fortsætter. 1.3 Boligorganisationens årsregnskab Boligorganisationens årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligorganisationens årsregnskab for perioden 2015/2016 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 29.059 Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Martin Skytte gennemgik boligorganisations årsregnskab som udviste et overskud på kr. 29.059,-. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet. 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2015/2016 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Administrationen har følgende kommentarer til protokollen: Der er ikke anmærkninger eller forbehold i protokollen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Side 4 af 16

Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Svend Erik Johansen oplyste, at formandens beretning findes på side 4 & 5 i regnskabsbogen og spurgte om der var kommentarer til denne, hvilket der ikke var. Martin Skytte gennemgik årsberetningen for selskabet. Martin Skytte startede med at orientere mødet om, at der var en ændring på side 18. Dispositionsfonden udgør 12.859.798 kr. og ikke 13.136.866 som anført. Der blev stillet spørgsmål til hvor længe afd. 4 er fritaget for ydelse til dispositionsfond. Klavs Hedelund oplyste, at fritagelsen stopper den dag lånet ophører. Klaus Hedelund orienterede om at den boligsociale helhedsplan havde søgt om at forsætte, og at dette ikke er medregnet i dispositionsfonden. Bestyrelsen godkendte årsberetningen. 1.6 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2017/2018 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med en jævn udvikling af omkostninger og indtægter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Martin Skytte gennemgik budgettet 2017/2018, som blev godkendt af bestyrelsen. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Eventuelle bemærkninger eller ønsker fra afdelingsbestyrelsernes side vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporten for 7500, da øvrige styringsrapporter er godkendt af afdelingsbestyrelserne. Dog Side 5 af 16

på nær afd. 7516, 7522, 7524 og 7525 som ikke har en afdelingsbestyrelse. Her har deltagende organisationsbestyrelsesmedlemmer i regnskabs- og budgetmøder accepteret, at Martin Skytte udarbejder/tilpasser styringsrapporterne. Martin Skytte gennemgik selskabets styringsrapport. Kirsten Schang spurgte ind til hvorfor, fleksibel udlejning i afd. 14, ikke var nævnt på side 3 under indsats. Martin Skytte kommenterede at dette vil blive tilføjet. Styringsrapporten blev godkendt med de nævnte rettelser/tilføjelser. 1.8 Indstilling af kandidater til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 7 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller op til 7 repræsentanter til valg til Domea.dks repræsentantskab for 1 år. De 7 bestyrelsesmedlemmer (Svend Erik Johansen og Jens Anker er fødte medlemmer) indstilles til repræsentantskabet. Man eniges om at afvente valghandlingen på repræsentantskabsmødet. 1.9 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Svendborg kan vælge op til 6 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 6 kredsdelegerede for 1 år. Det blev besluttet, at invitationer fra BL skal udleveres til Svend Erik Johansen, som herefter udsender til de øvrige. Side 6 af 16

1.10 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 1.201 personer. Heraf har 908 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 133 personer. Heraf har 77 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Fra- Flytningsprocent 7501 115 63 368 14 % 7502 275 92 458 9 % 7504 261 74 337 19 % 7508 228 158 469 12 % 7511 121 113 482 11 % 7514 50 51 361 20 % 7516 50 75 362 24 % 7517 46 57 343 7 % Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Martin Skytte gennemgik udlejningsforhold samt tomgangsliste. Svend Erik Johansen stillede spørgsmål til hvorfor lejligheden over vaskeriet i afd. 02 ikke stod på tomganglisten på Domea s hjemmeside. Lise Jørgensen kommenterede at den gerne skulle være på listen nu. Frank Poulsen foreslå at den Bolig Sociale Helhedsplan, kunne bruge lejligheden over vaskeriet i afd. 7502, som kontor, da deres nuværende kontor lukkes ned i forbindelse med renovering i foråret 2019. Svend Erik Johansen foreslå at se tiden an. Orientering blev taget til efterretning. 1.11 Domea.dks Landskonference 2017 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 9. og 10. juni 2017 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Svend Erik Johansen bad organisationsbestyrelsen om at sætte kryds i kalenderen. Side 7 af 16

1.12 Nyt fra Domea.dk Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Jens Anker orienterede om Domea.dk s afholdte strategiplan seminar. Jens Anker orienterede om formand og næstformand konferencen som fandt sted i Kolding. Her blev b.la. valgreglerne, for valg af repræsentanter til domea.dk bestyrelse, evalueret. Den nuværende regel om, at opstillere skal stille med min. 25 stillere, anbefales fjernet. Der vil blive indkaldt til 2 ekstraordinære repræsentantskabsmøder i Domea.dk, d. 6. januar 2017 og 10. januar 2017. Det tilstræbes at valgmøder i Regions Syd Danmark afholder i Middelfart/Fredericia området, uanset hvem der er på valg, og hvor mange der ønsker at opstille. Kirsten Schang stillede spørgsmål til hvorfor domea.dk var gået væk fra stillere. Jens Anker kommenterede, at for små afdelinger/selskaber kunne det være svært at få fat i 25 stemmer. Bestyrelsen tog orientering til efterretning. 1.13 Personaleforhold Generel orientering Som bekendt, er der etableret et nyt driftsfællesskab i BSB Svendborg. Martin Skytte giver en kort status på mødet. Morten Frederik Lundsfryd Westring er ansat som ejendomsserviceteknikker elev/lærling pr. 19. sep. 2016 i afdeling 7508. Jens Svensson og Frank Kristiansen har taget rigtigt godt i mod Morten, og Morten er rigtig interesseret og arbejdsivrig. Morten Westring s lærlingeperiode stopper 15. nov. 2018. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Martin Skytte orienterede om det nye team i BSB Svendborg og at det fungerede rigtig godt. Dette team skal lære hinanden og afdelingen at kende. Martin Skytte orienterede om at det nye team og deres afdelinger skal have et møde i løbet af foråret 2017, for at evaluere. Martin Skytte roste driftsleder, Lars Ole Møller, for at støtte og bakke op om ejendomsmester Ulrik og hans team. Martin Skytte orienterede om den nye lærling i Hjerteparken. 1.14 Stop for udlejning i afd. 75-2 & 75-4 På organisationsbestyrelsesmøde d. 16. juni 2016 (punkt 14) blev nærværende punkt drøftet og aftalt udsat til d. 28. nov. 2016. Det skal i forbindelse med den kommende renovering sikres, at der er det nødvendige antal boliger til genhusning. For at sikre dette skal der stoppes for genudlejning af fraflyttede boliger, således der, når renoveringen opstartes, forefindes det nødvendige antal boliger til genhusning. Bygherrerådgiver Hans Sørensen og Kundechef Martin Skytte har i samarbejde med genhusningskoordinator Brian W. Andersen forsøgt at vurdere de forskellige parametre, der har indflydelse på beslutningen om, hvornår der skal meddeles stop for genudlejning på normale lejekontrakter i afd. 75-2 og 75-4. Følgende parametre ligger til grund for vurderingen: Side 8 af 16

o 5 års historisk fraflytter statistik for perioden 2012 til 2016. Der har været 64 fraflytninger i de 2 afdelinger i perioden fra 1/1 til 1/11 2016. o Erfaringsmæssigt (Domea.dk Byg) ved man, at det normale antal fraflytninger forøges med 20-30 %, efter der er meddelt stop for udlejning på normale kontrakter. o Nuværende udlejede boliger til Jobcenter Svendborg, med færre forpligtelser end ved alm. boliger. Der er pt udlejet 21. Der vil ikke blive udlejet flere boliger på disse vilkår. o Der er pr. 11-11-2016, 5 tomgangsboliger i afdelingerne. (4 stk. i 7504 & 1 stk. i 7502) o Ved byggestart ca. 15. aug. 2017, er der frem til nov. 2017, et jævnt stigende behov for genhusningsboliger på op til 78 stk. Dette er herefter behovet i en længere periode. o Spørgeskema der er omdelt til alle beboere i sep.- okt. 2016, er første 1. pejlemærke mht. fraflytning, uden behov for genhusning. Da tomgangsboliger er en stor omkostning for byggesagen, er det meget væsentligt at stop for udlejning på normale kontrakter ikke sker for tidligt. På grundlag af ovennævnte parametre, bliver det anbefalet at meddele beboerne, at udlejning på normale kontrakter stopper 1. februar 2017. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående forhold, og tager stilling til punktet. Hans Sørensen (HS) fra Domea.dk Byg og Renovering udleverede materiale på mødet, der angav, hvorledes man iht. ovennævnte dagsordentekst, var nået frem til at anbefale organisationsbestyrelsen at stoppe for udlejning pr. 1. februar 2017. Følgende er forudsat: Beboere med korttidskontrakter pt i første ombygningsetape (Jobc. Svbg) 4 Tomgang 5 Restancer på mere end 2 md. (fogedudsættelser) 2 Anslåede fraflytninger fra 1/2 til 1/11, 2017 60 Interne fraflytninger i BSB Svendborg (fra spørgeskemaundersøgelse) 5 I alt 78 Udover de nævnte 4 korttidskontrakter der opsiges, er der pt indgået yderligere 17 korttidskontrakter med Jobcenter Svendborg. Interne fraflytninger, der p.t. er anslået til 5, vil med baggrund i den igangværende spørgeskema undersøgelse kunne øges væsentligt. Der blev spurgt om beslutningen kunne ændres, hvis der hurtigt viser sig mange tomme boliger i afdelingerne: Svaret er nej. Der træder særlige regler i kraft for fraflytning ved denne beslutning. De skal være ens for alle beboere i hele renoveringsperioden. HS foreslog at udleje boliger som korttidslejemål, hvis der viste sig mulighed for det. Det fik bestyrelsens opbakning. Organisationsbestyrelsen vedtog stop for udlejning på normale lejekontrakter pr 1. februar 2017. Side 9 af 16

1.15 LUKKET PUNKT 1.16 Indgåelse af en databehandleraftale Domea.dk anvender flere digitale systemer i forbindelse med administrationen af jeres boligorganisation og -afdelinger. I den sammenhæng håndterer vi personoplysninger i forbindelse med fx opnoteringer på ventelisten, udlejning af ledige boliger, registrering og opbevaring af klager, rekruttering af nye medarbejdere samt registrering af oplysninger i forbindelse med lønudbetalinger og udbetaling af honorarer til bestyrelsesmedlemmer m.v. Juridisk set er det boligorganisationen, der er dataansvarlige for personoplysninger. Boligorganisationen kan imidlertid vælge at overlade det til andre at stå for den praktiske behandling af personoplysningerne på jeres vegne. Det har I gjort ved at indgå en forretningsføreraftale med Domea.dk. Domea.dk er herefter den, der udfører databehandlingen, og Domea.dk betegnes derfor som databehandleren i lovens forstand. Persondataloven fastslår, at Domea.dk (som databehandler) ikke må bruge de oplysninger, der modtages, til andet end udførelsen af opgaven for jer (som dataansvarlige). Det gør vi naturligvis heller ikke, men det er desværre ikke nok, at der er indgået en forretningsføreraftale. Lovgivningen kræver, at der også indgås en skriftlig aftale om selve databehandlingen. Domea.dk har derfor udarbejdet en databehandleraftale, der lever op til de krav, som persondataloven og Datatilsynet stiller. Det skal understreges, at aftalen ikke ændrer på de (praktiske) forhold, der allerede gælder og er aftalt mellem boligorganisationen og Domea.dk. Der er alene tale om en aftale, som kan dokumentere, at vi lever op til lovgivningens krav. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning, og at bestyrelsen (formand & næstformand) underskriver den udarbejdede databehandleraftale. Man eniges om, at formand & næstformand underskriver medbragt databehandleraftale d.d. 1.17 BOLIG MAD DESIGN messe 25. 26. februar 2017 BSB Svendborg deltager igen på BOLIG MAD DESIGN messen den 25. og 26. februar 2017 i SG Hallen. Kontrakten lyder på 15 kvm., baglokale, rødt tæppe samt 6 spots. Bestyrelsen bedes beslutte det videre forløb i planlægningen af Liv & Stil messen 2017. BSB Svendborg deltager i boligmessen i SG-Huset i februar 2017. Det blev besluttet, at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af Karsten Berg, Bodil Pers, Kirsten Schang, Lise Jørgensen, Martin Skytte, Lars Ole Møller, Brian Andersen og Jancy Astina. En servicekoordinator indkalder Side 10 af 16

snarest til møde i starten af januar 2017, hvor Svend Erik Johansen også vil deltage. Der blev stemt om, om BSB Svendborg skulle deltage i boligmessen 2018, hvor flertallet stemte ja. 1.18 Valg til ejerforeningens bestyrelse Ejerforeningerne er: - Ejerforening matr. Nr. 6-ib Svendborg Markjorder, Svendborg Bryghus - 70101 - Ejerforening matr. Nr. 300-A Svendborg Bygrunde, Pistolstræde/Møllergade Det indstilles, at bestyrelsen vælger repræsentant til ejerforeningernes bestyrelse. Svend Erik Johansen blev valgt som repræsentant til ejerforeningernes bestyrelse. 2 Boligorganisationens afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2015/2016 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 7501: overskud på kr. 507.920 Afdeling 7502: overskud på kr. 637.654 Afdeling 7504: overskud på kr. 2.291.540 Afdeling 7508: overskud på kr. 662.058 Afdeling 7511: overskud på kr. 168.432 Afdeling 7514: overskud på kr. 81.282 Afdeling 7515: overskud på kr. 114.369 Afdeling 7516: overskud på kr. 251.025 Afdeling 7517: overskud på kr. 108.798 Afdeling 7522: overskud på kr. 323.156 Afdeling 7524: overskud på kr. 183.413 Afdeling 7525: overskud på kr. 334.683 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Martin Skytte gav en orientering om hvorfor afd. 7504 Jægermarken har det meget store overskud. Nettokapitaludgifterne er blevet ca. 555 t.kr. billigere end budgetteret. Ydelser på forbedringsarbejder er blevet ca. 409 Side 11 af 16

t.kr. billigere end budgetteret. Man har fået kr. 377 t.kr. i renteindtægt hvor der var budgetteret med kr. 0,-. Samtidigt er der overført kr. 878 t.kr. fra tab ved fraflytninger til konto 120. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2017/2018 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Alle afdelinger i selskabet har i år haft overskud grundet div. gunstige driftsforhold. Dette har generelt ført til beskedne og moderate lejestigninger i afdelingerne jf. nedenstående oversigt. Afdeling 7501: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 7.830.000,- og indebærer en lejeregulering på 0,0 % pr. 01. juli 2017. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet d. 26. jan. 2017 kl. 19,00. Afdeling 7502: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 13.084.000,- og indebærer en lejeregulering på 0,83 % pr. 01. juli 2017. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet d. 8. feb. 2017 kl. 19,00. Afdeling 7504: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 16.594.000,- og indebærer en lejeregulering på 0,00 % pr. 01. juli 2017. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet d. 24. jan. 2017 kl. 19,00. Afdeling 7508: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 13.776.000,- og indebærer en lejeregulering på 0,00 % pr. 01. juli 2017. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet d. 9. feb. 2017 kl. 19,00. Afdeling 7511: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 8.343.000,- og indebærer en lejeregulering på 1,22 % pr. 01. juli 2017. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet d. 31. jan. 2017 kl. 19,00. Afdeling 7514: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.261.000,- og indebærer en lejeregulering på 0,00 % pr. 01. juli 2017. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet d. 1. feb. 2017 kl. 19,00. Afdeling 7515: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.967.000,- og indebærer en lejeregulering på 1,10 % pr. 01. juli 2017. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet d. 31. jan. 2017 kl. 14,00. Side 12 af 16

Afdeling 7516: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.460.000,- og indebærer en lejeregulering på 0,00 % pr. 01. juli 2017. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet d. 25. jan. 2017 kl. 19,00. Afdeling 7517: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.447.000,- og indebærer en lejeregulering på 1,46 % pr. 01. juli 2017. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet d. 02. feb. 2016 kl. 19,00. Afdeling 7551: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 12.792.000,- og indebærer en lejeregulering på 0,00 % pr. 01. juli 2017. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet d. 6. feb. 2017 kl. 13,30. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Bestyrelsen godkendte driftsbudgetterne. Martin Skytte roste afdelingsbestyrelserne for, at være ansvarlige og have en god tone på regnskabs- og budgetmøderne. 2.3 Huslejeharmonisering 75-51 Svend Erik Johansen, Karsten Berg og Flemming Pedersen deltog i regnskabs- og budgetmøde den 25. okt. 2016, for afdelingerne 7516, 7522, 7524 & 7525. Budget for ny sammenlagt afdeling 7551 (tidligere 7522, 7524 & 7525) blev besluttet til en 0,00% løsning, men grundet huslejeharmonisering mellem de 3 afdelinger kunne Martin Skytte ikke fortælle bestyrelsen, hvad det betyder for hver af de 3 tidligere afdelinger, da denne udregning foretages af Domea.dk s boligøkonomer. Huslejeharmonisering er indsat på side 2 i budgettet for 7551. Den store huslejenedsættelse på -15,77%, for den gl. afdeling 7525 Ryttervej 53, skyldes afdelingens meget store opsamlede resultat, kontra kun 12 boliger. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Martin Skytte orienterede at Domea.dk følger de gældende lovgivninger indenfor huslejeharmonisering. Martin Skytte gennemgik 75-51 s huslejestigninger som kan ses på side 66 i budgetbogen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.4 Orientering om driftsforhold Martin Skytte giver en orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 13 af 16

Lars Ole Møller orienterede om, at alle afdelinger nu har indført digitalt syn (Isyn). Det har samlet set givet en besparelse på 30,8 %, når man holder afd. 7502 & 7504 ude, da disse 2 afdelinger for 4 år siden opnåede deres store besparelse. Udgiften for etablering af digitalt syn, som afholdes af selskabet, forventes tjent hjem på ca. 1 år, ude i afdelingerne. Lars Ole Møller orienterede om kollektiv råderet i afd. 08 Hjerteparken. Kollektiv råderet er rigtigt populært. Der er 87 lejemål i forvejen og 22 nye lejemål er kommet med i 5. etape. Næsten halvdelen af bebyggelsen har nu kollektiv råderet. Lars Ole Møller orienterede om Demensbyen. Ejendomskontoret i Demensbyen lukkes, da der er en ejendomsmester mindre. Garagerne i demensbyen beholdes, da der skal opbevares maskiner, men der sikres et minimum af trafik til disse garager, af respekt for demensbyen. Lars Ole Møller orienterede om at Hjerteparken er ved at få skiftet vinduer. Alt går nu planmæssigt og bliver korrekt udført, dog med en del opstartsproblemer. Lars Ole Møller orienterede om den nye bolig App, Min boligservice. Alle de ansatte er oprettet på formændenes adresser. Alle beboer modtager brev om App en og der bliver hængt plakater op. De ansatte vil fra d. 1. december gå med badges, for at skabe så meget opmærksom som muligt. Kirsten Schang spurgte ind til hvordan medarbejderne vil udgå drama, da enhver beboer kan slå et opslag op. Lars Ole Møller kommenterede at medarbejderne kan fungere som delvist filter, på den måde kan det holdes nede, men ikke undgås. Frank Poulsen stillede spørgsmål til hvorfor alle henvendelser skulle ind forbi servicecenteret. Klavs Hedelund kommenterede at mange servicecentre i forvejen får alle henvendelser og at App en blot skal ses som et supplement til den daglige beboer kontakt. 3 Nybyggeri og renovering 3.1 LUKKET PUNKT 3.2 Grønnedal renovering af karnapper Svend Erik Johansen læste en ansøgning op fra afdelingsbestyrelsen i 7517 Grønnedal. Martin Skytte præsenterede renoveringen og gennemgik den udleverede økonomiske opstilling med tilhørende 2 stk. foto s af karnapper. Flertallet vedtog ved håndsoprækning, at der skulle gives optil 2,8 millioner kr. fra egen trækningsret og resten afregner afdelingen selv via lån og egne henlæggelser. Side 14 af 16

4 Næste møde 4.1 Boligselskabets efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Svend Erik Johansen gennemgik dagsordenen til repræsentantskabsmødet den 30. november 2016. Svend Erik Johansen orienterede om antallet af deltagere til mødet. Svend Erik Johansen spurgte Jens Anker Gjelstrup, om han vil være dirigent hvilket Jens Anker Gjelstrup sagde ja til. Der er ikke indkommet forslag. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.2 Datoer for organisationsbestyrelsesmøder i 2017 Det er kutyme, at formanden kommer med oplæg til datoer for 4 møder i 2017. Det indstilles at bestyrelsen fastlægger datoer for møder i 2017. Dato for møder i 2017 i organisationsmøder er: Onsdag den 16. marts 2017 kl. 15.00 - bestyrelsesmøde Torsdag den. 22. juni 2017 kl. 15.00 - bestyrelsesmøde Onsdag den 20. september 2017 kl. 15.00 - bestyrelsesmøde Mandag den 27. november 2017 kl. 15.00 - bestyrelsesmøde Onsdag den 29. november 2017 kl. 18.00 repræsentantskabsmøde 5 Bryghuset BSB Svendborgs disp. fond & Domea s Kunstfond Svend Erik Johansen orienterede om, at der søges om 40.000 kr. fra kunstfonden. Det blev vedtaget, at dispositionsfonden skulle bidrage med yderligere 25.000 kr. 6 Eventuelt Intet Side 15 af 16

Mødet slut kl. 18:47 Referatet godkendt: Svend Erik Johansen Formand Svendborg den 14. december 2016 MSK/JAS Side 16 af 16