Udkast til referat for møde i Hovedsamarbejdsudvalget onsdag den 19. september 2012 kl. 10.00-12.00 Myrdalstræde 268 lokale 1.02 IP-adr. 130.225.54.32 HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst Tlf. 9940 9940 Fax 9815 4845 www.aau.dk Sagsbehandler Ingrid Lindenborg Jensen Tlf. 9940 7388 ilj@adm.aau.dk 20. september 2012 Ref.: ILJ Sagsnr.: 2012-021-00160 Til stede: Finn Kjærsdam (FK), Inger Askehave (IA), Thorkild Ærø (TÆ), Lisbeth Rosted (LR), Eskild Holm Nielsen (EHN), Jens Kirk (JK), Birthe Kennedy (BK), Per Knudsen (PK), Niels-Henrik Gylstorff (NHG), Susanne T. Meisner (STM), Jesper Lindgaard Christensen (JLC), Stig Taps (ST), Kresten Storgaard (KRS), Søren Ginnerup Kristiansen (SK), Egon Toft (ET), Henriette Frahm (HF), Lotte S. Øgaard (LSØ). Fraværende med afbud: Peter Plenge (PP), Lars Døvling Andersen (LDA), Hanne Kathrine Krogstrup (HHK), Lone Dirckinck-Holmfeld (LDH), Jonna Vestergaard (JV), Lars Andersen (LA), Fraværende uden afbud: Desuden deltog: Kjeld Lanng (KL) og Ingrid Lindenborg som referent (ILJ). 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt, efter at der blev byttet rundt på dagsordenens oprindelige punkt 4. og 5 2. Godkendelse af referat fra mødet 30. maj 2012 Bilag 2.1 Referat Referatet blev godkendt uden bemærkninger. NB. Det er blevet aftalt, at de foreløbige referater fremadrettet pushes ud til medlemmerne af HSU, på samme tid, som de gøres tilgængelige i AAU-håndbogen. Men godkendelsen af referaterne finder fortsat sted på det efterfølgende møde. 3. Fremtidens samarbejds- og arbejdsmiljøorganisering på AAU / KL Bilag 3.1 Opsamling på HR-afdelingens undersøgelse af muligheden for en sammenlægning af samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøorganisation HSU besluttede på mødet den 28. marts, at lade HR-afdelingen arbejde videre med et udkast til en aftale om en ny organisering af samarbejdet og arbejdsmiljøarbejdet. HSU bad efterfølgende den 30. maj HR-afdelingen om at gå til hovedområderne. HR-afdelingen har efterfølgende holdt møder med flere af fakulteterne, tillidsrepræsentanterne og rektoratet. På baggrund af undersøgelsen drøftedes status og fremadrettede handlemuligheder. KL indledte drøftelsen med at minde om formålet med diskussionen, nemlig at øge medindflydelse og styrke arbejdsmiljøet i forlængelse af universitetets strategi. Universitetets udfordringer hænger sammen med, at AAU er en organisation i vækst og forandring. Og forandring giver pres på arbejdsmiljøet. Grundlæggende oplever HR, at der er et stort fælles fokus på et godt arbejdsmiljø og et godt arbejdsmiljøarbejde. AAU har relativt få arbejdsskader og relativt få anmeldelser fra Arbejdstilsynet. Indsatsen på det kemisk/biologiske område er blevet forstærket med en arbejdsmiljøkoordinator. Men KL oplever ligeledes, at der er en del medarbejdere, som bliver syge på AAU en del af dem på grund af arbejdsmiljøet. Skal vi ikke blive bedre til at forebygge dette? I fremtiden er det en reel mulighed (men endnu ikke vedtaget), at Arbejdstilsynet også skal kunne give de såkaldte straks-påbud ved konstaterede problemer i det psykiske arbejdsmiljø. KL bad således HSU om kommentarer til: Hvordan sikres nogle gode rammer for arbejdet både lokalt og centralt? Hvordan vi får en rigtig og velfungerende arbejdsmiljøorganisation på plads? Medarbejdersiden ønskede indledningsvist at præcisere, at de ikke er imod sammenlægninger af lokale SU og AMiU. Men medarbejdersiden ønsker ikke, at sammenlægning skal være en påtvunget organiseringsform. Hvis man lokalt ønsker at sammenlægge fordi det giver mening, så skal det være muligt. Medarbejdersiden specifi-
cerede ligeledes, at en sammenlægning først bør ske, når det virker som en win-win situation for begge udvalg på nuværende tidspunkt virker dette ikke til at være tilfældet. Derfor bør der på nuværende tidspunkt ikke tvinges en beslutning ned over de lokale organiseringer. LR orienterede om, at medarbejdersiden også kan bevidne mange svære personsager og at den psykiske side af arbejdsmiljøet trænger til en ressourceforøgelse. Desuden oplever medarbejdersiden, at Arbejdstilsynet alt for sjældent kommer til AAU som arbejdsmiljøkonsulenter og alt for ofte som myndighed med påbud. De fleste kræfter indenfor det psykiske område anvendes på brandslukning. Det savnes endvidere, at rektoratet eksplicit melder ud, at arbejdsmiljøarbejdet tager tid og kræver et konstant fokus. FK replicerede, at Arbejdstilsynet bør betragtes som en ressource. Når AT kommer til AAU med et påbud om at visse forhold konstateres uacceptable, så bliver der jo reelt gjort noget vi retter altid ind ift. påbuddet. FK efterspurgte gode ideer til, hvad der centralt set kan gøres udover udformning af diverse kodekser og generelle udmeldinger osv. Rektoratet vil gerne høre om disse gode forslag. FK nævnte, at én mulighed kunne være, at AAU tager et opgør den ironiske omgangstone. EHN oplyste, at en del af TEKNAT institutterne netop har sammenlagte udvalg og at dette opleves som fremmende ift. at finde repræsentanter, som vil sidde på posterne i udvalgene. Det er nemlig svært at finde repræsentanter; særligt arbejdsmiljørepræsentanterne. På nogle institutter mangler der formalia vedr. 8 aftalerne og det vil være fornuftigt, at få formalia på det rene. Erfaringerne fra den seneste APV viste, at AAU har nogle store udfordringer med at løse problemerne indenfor det psykiske arbejdsmiljø, hvorfor der bør arbejdes for få en åben kommunikation. Det fysiske arbejdsmiljø er konstant udfordret fordi AAU udvider og udvider. ET fortalte, at SUND har arbejdet meget med at placere opgaverne ét sted, således at to udvalg ikke arbejder dobbelt og træffer modstridende beslutninger. Eksempelvis håndteres psykisk arbejdsmiljø af SU fremfor AMiU. STM talte for en model, hvor SU og AMiU holder møde efter en fælles dagsorden, som er tre-delt. Først holder eksempelvis SU møde om de SU-specifikke emner, dernæst tilstøder AMiU og der holdes fællesmøde om de overlappende fælles emner. Og til sidst forlader SU mødet for at lade AMiU behandle de AMiU-specifikke områder. Ved at have denne form for fælles dagsorden kan vi stå ret overfor Arbejdstilsynet. ST markerede, at der er brug for at indholdet af udvalgenes opgaver tydeliggøres måske ved hjælp af kurser fra HR. Vi har brug for at få taget de drøftelser om, hvordan man lokalt får nogle fornuftige opgavefordelinger og opgaveindhold i udvalgene. Måske kan udvalgene godt selv men det kunne være en god proces at blive støttet igennem. BK Det kan være svært at skaffe repræsentanter til udvalgene. Vi har brug for ildsjæle, som vil det og som er engageret i det. Men hvorfor er det så svært? Er det vilkårene? Eller er det fordi vigtigheden og betydningen af arbejdet ikke bliver kendt? Udskiftning i udvalgene beskrives af SK som et stort problem. Medarbejderrepræsentanterne kommer og går B-siden udskiftes konstant. Derfor er ledelsessiden meget vigtig for udvalgets kontinuitet og funktionsdygtighed. JK erklærede sig meget enig i at ledelsessiden er vigtig. Det er lederen, som er edderkoppen i spindet. PK efterspurgte, at AAU laver sine egne runderinger, hvor problemer med særligt det fysiske arbejdsmiljø fanges og løses inden Arbejdstilsynet kommer med påbud. Sikkerhedschefen/ eller en anden burde komme på rundering og stå for en egenkontrol. IA oplyste, at der også vil komme til at ske nogle ændringer på hovedområdet. Der skal pustes nyt liv ind i HA- MiU. Som formand for udvalget mangler jeg en ledelsesside, som bakker arbejdet op. Hvis vi fastholder, at der også på hovedniveau fortsat skal være to udvalg, kommer der også til at ske ændringer i dette forum. Og det vil give mening, at A-siden i HAMiU udgøres af den samme kreds som i HSU. JLK efterlyste, at der ikke alene fokuseres på vertikale strukturer. Der skal også kigges på sammenhængen mellem institutterne. På SAMF er vi gået i gang med netop dette. KRS kommenterede, at det er fornuftigt, at der landes på en fleksibel struktur. Men der er behov for en undersøgelse og en mapping af organisering og den bør være tilgængelig på nettet. Derudover pointerede KRS, at der på campus i Sydhavnen er problemer, som bør håndteres nu og her. Der bør laves en hurtig og praktisk løsning. FK samlede op. Der laves ikke en central aftale om generel sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg - det er fortsat frit for hvert niveau at beslutte sin egen organisering. At få sammenhæng på tværs handler for en stor del om institutlederne, hvorfor FK vil drøfte dette med institutlederne. HR-afdelingen bedes se på placering af udvalgenes opgaver, information og guidance til lederne. FK og KL aftalte, at ledelsessiden snarest vil se på, hvordan arbejdet bedst organiseres fremadrettet. 4. Behandling af Adfærdskodeks Bilag 4.1 Aftale 1.28 Adfærdskodeks for ansatte hvad er god praksis på universitetet? Side 2 af 4
HSU kommenterede udkastet til Adfærdskodeks. Blandt andet at det fortsat synes langt, men at det har fået en mere overskuelig længde. Udkastet blev godkendt og HR-afdelingen sørger for færdiggørelsen på baggrund af de på mødet faldne bemærkninger. FK oplyste, at rektoratet vil sørge for at Adfærdskodekset bliver omtalt i Nyt fra rektoratet og til næste medarbejdermøde. Endvidere sendes det endelige kodeks til alle lokale SU er. Dette kan eventuelt ske i sammenhæng med det foreløbige referat samt en opfordring til at have et fast punkt på dagsordenen Siden sidst fra HSU / Nyt fra HSU 5. Orientering om status for etablering af fælles IT / NHG NHG gennemgik vedhæftede slides og processen indtil nu og fortalte, at AAU s nye IT-direktør hedder Lise Marcher. IT-direktøren er i gang med at besøge alle IT-aftagere. LR spurgte til medarbejderne. NHG oplyste, at der har været afholdt 3 medarbejdermøder, som har virket meget konstruktive. Der har været positiv vilje og lyst til at drøfte situationen. LR spurgte til usikkerhed i medarbejdergruppen, hvortil NHG nævnte, at den er til stede. Men at der er forståelse for, at der ikke er truffet nogle afgørelser endnu ikke før den nye IT-direktør har sat sit hold. Som en del af TRAM-gruppen (tillids-og arbejdsmiljørepræsentant-gruppen) fortalte BK, at medarbejderne efterspørger mere information. 6. APV: Orientering om proces og nyt APV-udvalg /KL KL orienterede om, at der nu er dannet et APV-udvalg med udpegede TR ere og AR ere fra hhv. HSU og HA- MiU. Udvalget holdt det første møde den 11. september 2012. Derudover har interesserede medarbejdere i Aalborg været indkaldt til informationsmøde om den 3-årige APVproces. Der arbejdes på, at afholde lignende møder i Esbjerg og København og eventuelt et informationsmøde rettet mod internationale medarbejdere. Den 2/10, 3/10 og 12/10 afholdes workshops for repræsentanter fra de lokale SU er og AMiU er. På workshoppen introduceres udvalgene til det arbejde, der ligger forud for den generelle kortlægning af arbejdsmiljøet i december 2012. Ramböll Mangagement fastholdes som systempartner og der er indkøbt særskilt system til håndtering af såvel fysiske som psykiske handlingsplaner. Der gives informationer om APV-projektet i Uglen, AAU-håndbogen (søg på APV) og på HR-afdelingens hjemmeside. Ambitionen for vinterens kortlægning vil være at få den usminkede sandhed. 7. Orientering fra Direktionen og Bestyrelsen / FK Optag og lokalesituation AAU har næsten fordoblet sit optag gennem de sidste 5 år. Det er gået frem på alle fakulteter, men de store fag går, som forventeligt, mest frem. Det øgede optag betyder, at der skal skabes plads til ca. 700 flere studerende. I Aalborg er det vanskeligt, idet der snart ikke er flere store lokaler til udlejning. Men AAU lejer blandt andet flere lokaler i Limfjordshuset på havnen Sofiendalsvej. I København voksede AAU også betragteligt med +30% ift. sidste års optag. Men da finansudvalget ikke troede, at AAU ville få et større optag end sidste år, kunne AAU først gøre noget ved lokalesituationen på bagkant. AAU er nu ved at leje endnu en bygning i Sydhavnen. Møde med bygningsstyrelsen Der har været afholdt møde mellem ledelsen og Bygningsstyrelsen, hvor bl.a. AAU s fremtidige byggeplaner drøftedes. Vice campusleder i København I Sydhavnen har AAU slået en vicecampuslederstilling op, og der er kommet en del ansøgninger hertil. I løbet af kort tid vil den nye campusleder kunne starte op på jobbet. Pt. er Charlotte Trend Bakmann konstitueret vicecampusleder, men Charlotte vender tilbage til sit arbejde på TEKNAT, når den nye vicecampusleder er ansat. Esbjerg SDU har planer om på sigt at flytte ud af det fælles campusområde i Esbjerg (hvor AAU er placeret). Om Finansloven (som det ser ud på nuværende tidspunkt) Side 3 af 4
Det ser fornuftigt ud for universitetet. Det er ikke planen, at der røres ved taksameter-ordningen. Der holdes fast i basismidlerne. Men generelt udtrykte rektor, at universiteterne i Danmark skal være glade for, at vi har en regering, som satser på forskning og uddannelse det er ikke de samme toner, som gælder i alle vores europæiske nabolande. 8. Orientering og spørgsmål til afklaring fra HSU s sekretariat/ KL Ingen bemærkninger. 9. Evt. Ingen bemærkninger Næste møde Onsdag den 25. januar kl. 10-12.00 Onsdag den 28. marts kl. 10-12.00 Onsdag den 30. maj kl. 10-12.00 Onsdag den 19. september kl. 10-12.00 Onsdag den 12. december kl. 10-12.00 Side 4 af 4
De seneste fem år Service Provider-organisationen har implementeret fælles løsninger: Mail/kalender Sikkerhed Fælles storage (dataopbevaring) Etablering af fælles datacenter/backupcenter - nedlæggelse af maskinstuer Print og kopi Moodle Videokonference Gode skridt på vejen men nye problemer opstod PwC blev inddraget
Hvorfor gik det ikke i længden? Decentral it silotankegang Uklar ansvarsfordeling Kvalitetsproblemer AAU ønskede: Mere sammenhæng i it-organisationen Mere rationel adfærd i arbejdsgangene bedre processer
Marts-september 2012 Flere itchefmøder Itrådet Projektsekretariat Arbejdspsykolog indsats Seminar er for itrådet TRAM Medarbejdermøder Kommunikation
Rekruttering af it-direktør 1.9.2012 Lise Marcher It-direktørens primære indsatsområder Daglig leder af en forandringsproces hen mod fælles it Samle alle medarbejdere i en fælles it-afdeling Udvikle, tilpasse og optimere kvaliteten af it-services med direkte udgangspunkt i forretningens behov Etablere nye, formelle samarbejdsstrukturer med de andre hovedområder Porteføljestyring Samle økonomien fra de seks hovedområder til ét nyt omkostningssted
It-direktørens udgangspunkt for design af ny it-organisation Vores interne organisering skal afspejle, at vi servicerer Aalborg Universitet og dermed understøtter visionen om ét helt universitet Vi skal imødekomme behov for at standardisere it-services at redesigne og it-understøtte robuste processer og at skabe kreative og innovative it-services Udgangspunkt er livscyklus for en it-service Vores interne arbejdsgange bygger på fælles politikker, processer, procedurer og skabeloner, som går på tværs af funktioner/teams, roller og kompetencer
Målet med processen Målet er etablering af én samlet fælles it-afdeling på AAU
Hvad skal sikres i processen? Undgå service forringelser - kan det undgås? Akut beredskab til at løse akutte problemer Skyd ikke alt ind under it-forandringsprocessen! At målene bliver opfyldt At brugerne får højere indflydelse på de ting der ydes At medarbejderne kommer helt igennem processen og trives med det nye arbejde At vi får udviklet, tilpasset og optimeret kvaliteten af it-services med direkte udgangspunkt i forretningens behov
Præmisser for den nye it-afdeling It skal understøtte hele forretningen og skabe mulighed for service og ledelsesinformation Kvalitetssikringsprojekt - ikke et besparelsesprojekt Besparelser vil blive brugt til yderligere kvalitetsløft