J.nr.: 00-01-1-12 Dato: 19.10,2012 Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Dagsorden Tid: Fredag, den 26. oktober 2012 kl. 12.00-16.00 Sted: Varde Kommune, Rådhuset, Bytoften 2,Mødelokale 2, 6800 Varde Medlemmer: Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Peter Christensen Morten Kristensen Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge Øvrige: Jørgen Chr. Jensen Mads Lund Søren Rishøj Jakobsen Erik Lauritzen Jørgen Bruun Direktør H. C. Bonde Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Informationsansvarlig Karen Stoustrup Afbud sker til Ulla (ug@sydtrafik.dk) eller på tlf.: 76 60 86 98 Bestyrelsesmødet indledes med møde med Varde Kommune, Teknisk Udvalg. Mødet forventes at vare 1 til 1½ time, se vedlagte dagsorden. Under mødet serveres der frokost. Dagsordenspunkter: 69/12 Sager til orientering... 147 70/12 Tilføjelse til finansieringsprincipper for Budget 2012 og 2013 med overslagsår... 148 71/12 Regionale rammer for kollektiv trafik... 151 72/12 Samarbejde om udbud og drift af flextrafik... 153 73/12 Sydtrafiks bestillerhåndbog... 156 74/12 Orientering om strategimøder med bestillerne... 157 75/12 Orientering om nyt bybusnet for Aabenraa... 159 146
69/12 Sager til orientering J. nr. 00-01-1-12 Dato: 8. oktober 2012 Indstilling Til orientering Vedtagelse 147
70/12 Tilføjelse til finansieringsprincipper for Budget 2012 og 2013 med overslagsår J. nr. 50-04-07-1-12 Dato: 8.10.2012 Indstilling At finansieringsprincipper for SMS-billetter og smartphonebilletter godkendes og sendes til godkendelse i Region Syddanmark og Repræsentantskabet. Sagsresume I bestyrelsesmødet den 28.9.2012 var der ikke muligt at få vedtaget principper for Budget 2013 og overslagsår med det nødvendige kvalificerede flertal. Fordelingsprincipperne fra budget 2012 er derfor de gældende principper. Med baggrund i bestyrelsens møde fremlægges forslag til tilføjelse af finansieringsprincipper for SMS-billetter og smartphonebilletter til finansieringsprincipper for budget 2012. (Godkendt af Region Syddanmark i høringen af budget 2012 og repræsentantskabet den 10.10.2011). Forslag til tilføjelse til gældende fordelingsprincipper: SMS-billetter og smartphonebilletter fordeles i 2013, som indtægterne var i busser og kortsalg inden indførelsen af mobilbilletter undtaget er indtægter fra billetkøb, der entydigt kan henføres til Vestbanen, der fordeles hertil. Indtægter fordeles med 50 % som indtægterne i busser og 50 % som kortsalg. Som konsekvens af de nye billettyper anvendes fordelingen også i budget og regnskab 2012. I forbindelse med budgetbehandlingen blev forelagt de finansieringsprincipper, som bestyrelsen godkendte i forbindelse med godkendelse af forslag til Budget 2013 og overslagsårene. Fordelingsprincipperne blev sammen med Budgettet udsendt til høring hos regionen og kommunerne, med henblik på endelig godkendelse i Sydtrafiks bestyrelse sammen med Budgetvedtagelsen og indgik i budgetbehandlingen 31. august 2012. Se afsnittet Ændringer i Finansieringsprincipper. Principperne skal, jfr. Lov om Trafikselskaber 3, godkendes af Regionsrådet (og repræsentantskabet) og Repræsentantskabet skal i henhold til 11 i Vedtægt for Sydtrafik godkende bestyrelsens beslutning om den forholdsmæssige fordeling af de deltagende parters tilskud til selskabets finansiering. I henhold til bilag til vedtægten finansieres nettoomkostningerne ved regionale ruter, og Vestbanen af Regionen, mens lokalruter og handicapkørsel finansieres af kommunerne. 148
Andelen af fælles- og administrationsomkostninger fordeles efter køreplantimer, idet administrationsudgifter til Vestbanen fordeles til regionen og administrationsudgifter til handicapkørsel og flextrafik fordeles til kommunerne efter finansielt forbrug. Administrationsomkostninger til siddende patientbefordring finansieres direkte af regionen. Ændringer i Finansieringsprincipper Finansieringsprincipperne godkendes af bestyrelsen og fremlægges for Region Syddanmark og repræsentantskabet. Finansieringsprincipperne anvendes til at fordele indtægter og udgifter på de enkelte kommuner og regionen. Det overordnede princip er, at kommuner og region skal tildeles de indtægter og udgifter der vedrører dem. For nogle poster, kan dette fordeles direkte for andre poster anvendes fordelingsnøgler. Tidligere i sagen Punkt 65/12: Morten Kristensen fremsatte følgende forslag: At det godkendes, at finansieringsprincipperne sker efter overgangsmodellen jf. bilag 5 i dagsordenens punkt 65/12. For stemte 3 personer: Jørgen Skov, Iver Pedersen og Morten Kristensen. Imod stemte 5 personer: Kim Gosvig Hansen, Poul Rosendahl, Peter Christensen, Preben Friis-Hauge og Margot Torp. Forslaget blev ikke vedtaget. Preben Friis-Hauge fremsatte følgende forslag: At beslutningen til dagsordenens punkt 12/12 fastholdes. For stemte 5 personer: Kim Gosvig Hansen, Poul Rosendahl, Peter Christensen, Preben Friis-Hauge og Margot Torp. Imod stemte 3 personer: Jørgen Skov, Iver Pedersen og Morten Kristensen. Forslaget blev vedtaget. Finansieringsprincipperne for Budget 2012 er som konsekvens heraf fortsat gældende. Preben Friis-Hauges forslag blev ikke vedtaget med kvalificeret flertal, jf. Vedtægten 21. Morten Kristensen stemmer imod finansieringsprincipperne, da han finder, at overgangsmodellen bør anvendes. Morten Kristensen finder, at nuværende finansieringsprincip ikke lever op til trafikselskabslovens principper om, at deltagernes økonomiske stilling afhænger af deres forholdsmæssige forbrug af trafikselskabets ydelser. Morten Kristensen henholder sig i den forbindelse til det oplæg og beregninger, bestyrelsen fik forelagt i januar/februar 2012. Iver Pedersen og Jørgen Skov tager forbehold for, at der senere kan ske en justering af fordelingen af finansieringsbidraget, da der er tvivl om, at de gældende finansieringsprincipper er i overensstemmelse med fordelingsprincippet i lov om trafikselskaber. Fordelingen af indtægter fra SMS-billetter tages op på bestyrelsesmødet i oktober 2012. Økonomi Der henvises til bilag. 149
Vedtagelse 150
71/12 Regionale rammer for kollektiv trafik J. nr. 50-04-1-10 Dato: 10. oktober 2012 Indstilling Til orientering. Sagsresume Ny rammemodel Region Syddanmark har den 24.9.2012 2.behandlet Regionens budget 2013-2016 herunder rammen til kollektiv trafik og tilskudsfordelingen til FynBus og Sydtrafik. Det fremgår af bilag til sagen at: Fordelingen vil fra 2013 ske på baggrund af objektive kriterier i overensstemmelse med notat af 6. august 2012. Den nye model vil indebære, at tilskuddet til Sydtrafik øges med 6,4 mio. kr. Samtidig nulstilles det nuværende budgetmellemværende mellem Region Syddanmark og de to trafikselskaber. Herved sikres trafikselskaberne en lang tidshorisont og for tilpasningsmuligheder. Endelig tilføres tilskudsrammen til kollektiv trafik 1,0 mio.kr. årligt via de administrative besparelser på regional udvikling. Tilskudsmodellen justeres således, at FynBus tilskudsandel forhøjes tilsvarende. Herved vil det nuværende serviceniveau i FynBus kunne videreføres uden væsentlige ændringer. Der har den 10. oktober 2012 været afholdt møde med Region Syddanmark med henblik på en uddybning af og redegørelse for hvorledes udmøntning af beslutningen om ny model for fordelingen af tilskud finder sted. Region Syddanmark har oplyst, at der foretages en reel nulstilling i forhold til den nuværende budgetudligningsmodel hvor Sydtrafik havde en positiv balance på 15,9 mio. kr. Nulstillingen har virkning fra 2013. Det merfinansieringsbehov der forventes i regnskab 2012 for Region Syddanmark dækkes dog af den nuværende budgetudligningsmodel, uanset at opkrævningen først sker i 2013. Med den nye rammemodel sker der en opdeling af rammen i 3 hovedområder FynBus, Sydtrafik og Vestbanen. Sydtrafiks ramme for 2013 er 88,61 mio. kr. til busdrift og 23,99 mio.kr. til Vestbanen, hertil kommer et investeringstilskud på 0,9 mio. kr. fra Trafikstyrelsen til Vestbanen, således at den samlede ramme til Vestbanen er på 24,9 mio. kr. Rammen for FynBus er 101,05 mio. kr. i 2013. Dele af den afsatte ramme til busdrift vil fortsat være øremærket specifikke formål. De øremærkede midler fordeles ligeligt mellem FynBus og Sydtrafik. 151
De øremærkede midler er: Flere med bussen 1,0 mio. kr. (samlet pulje 2,0 mio. kr.) Gratis kørsel med pensionister 1,5 mio. kr. (samlet pulje 3,0 mio. kr.) Udkantspuljen 2,7 mio. kr. (samlet pulje 5,4 mio. kr. pl reguleret) Udkantspuljen kan anvendes til drift af visse busruter. Fra 2014 skal i alt 3 mio. kr. af Udkantspuljen målrettes mod uddannelsessøgende. Principperne i budgetudligningsmodellen vil forsat være gældende og muliggør fortsat udligning af underskud/overskud over en periode. Konsekvenser for Sydtrafik Rammen til Vestbanen er for 2013 24,9 mio. kr. svarende til budgettet. For busdriften er der i budget 2013 for Region Syddanmark indregnet en rammebesparelse på netto 6,2 mio. kr., og der var forudsat træk på budgetudligningsmodellen på 7,8 mio. kr. Den del af den regionale ramme der direkte kan anvendes til busdrift udgør 86,1 mio. kr. Der i budget 2013 indregnet et nettobidrag til busdrift på 85,4 mio. kr. I dette beløb indgår en rammebesparelse på netto 6,2 mio. kr. Rammebesparelsen kan således reduceres med 0,7 mio. kr. Udmøntes rammebesparelsen ikke fuldtud i 2013 vil den nye budgetudligningsmodel kunne anvendes. Lovgivningen Intet at bemærke. Vedtagelse 152
72/12 Samarbejde om udbud og drift af flextrafik J. nr. 10-02-3-11 Dato: 9. oktober 2012 Indstilling Til efterretning Sagsresume Sydtrafik har siden starten med flextrafik pr. 1. marts 2010 haft et samarbejde med Midttrafik om udbud og drift. Samarbejdsaftalen har betydet fælles udbud og kørselsplanlægning, og at Sydtrafik har finansieret et antal stillinger hos Midttrafik til varetagelse af primært trafikstyring, afregning og diverse administrative opgaver i forbindelse med Handicapkørsel og Flextur. Siden er der kommet en supplerende aftale til om trafikstyring for kommunal flextrafik. Samarbejdsaftalens formål har været at sikre effektiv drift og konkurrenceudsættelse og at opnå stordriftsfordele ved fælles administration. Da Region Syddanmark besluttede at give trafikselskaberne ansvaret for siddende patientbefordring pr. 1. maj 2012, blev samarbejdet om fælles udbud og driftshåndtering udvidet til at omfatte FynBus, Midttrafik og Sydtrafik. På baggrund af den meget store opgave med at implementere patientbefordringen og det stærkt forøgede turantal, valgte de tre trafikselskaber en model med trafikstyring i alle trafikselskaber, men i samme telefonsystem, således at det er muligt at tage overløb for hinanden og allokere ressourcer på tværs. For at sikre et stærkt og erfarent driftscenter i en meget udfordrende opstartsfase har Sydtrafik i dette første fælles drifts år bibeholdt aftalen med Midttrafik, som betyder at Midttrafik varetager en del af driftsadministrationen for Sydtrafik. I praksis indebærer det bl.a. at Sydtrafiks trafikstyring har en kortere åbningstid, og at der er en buffer-ressource til rådighed hos Midttrafik i den periode hvor alle tre trafikselskaber har trafikstyring. Overordnet set er opgaven løst tilfredsstillende og modellen har vist sig robust, hvilket ikke mindst blev demonstreret i forbindelse med taxa-aktionen d. 19. juni. De konkrete erfaringer med fælles udbud og drift har dog også givet anledning til et behov for at evaluere modellen. Bl.a. har Midttrafik haft et ønske om at kunne koncentrere sig mere om egen drift, end der har været lagt op til i den nuværende model. Med den vellykkede etablering af trafikstyring hos Sydtrafik, er det samtidig naturligt at hjemtage hele trafikstyringsopgaven for Sydtrafiks område fra næste kontraktperiode. Resultatet af disse overvejelser er at FynBus, Midttrafik og Sydtrafik fortsætter sammen med fælles udbud og drift, men har justeret principperne for udbud (bilag 1) og driftssamarbejde (bilag 2). Der bliver således mere plads til selskabsspecifikke markeringer i udbuddet og den lokalt forankrede driftsovervågning og kontrakthåndtering understreges. Samtidig bevares fordelene ved samlet kørselsplanlægning og driftssamarbejde. 153
Af væsentlige ændringer i forhold til det første udbud skal nævnes: Det fælles udbudsarbejde forankres i en sekretariats-funktion hos FynBus ved Ingrid Dissing. På grundlag af fagligt input og kravspecifikationer fra de tre trafikselskaber har sekretariatet det overordnede ansvar for at udarbejde udbudsmaterialet. Herunder sikre at alle juridiske og udbudstekniske regler og formalia er overholdt Tidsplanen forskydes ca. 3 uger bl.a. af hensyn til evt. at have en afgørelse i klagesagen. Det betyder at udbuddet forventes på gaden 21. november Garantivogne udskilles i et selvstændigt parallelt udbud. Et antal vogne vil blive udbudt med en længere kontraktperiode. Dette har bl.a. været et ønske fra flere entreprenører, og trafikselskaberne ønsker nu at afprøve effekten i markedet FynBus og Sydtrafik vil i denne og de kommende kontraktperioder implementere chaufføruddannelse for alle chauffører med hjemsted i region Syddanmark. Uddannelsen er modulopbygget og udviklet af trafikselskaberne i dialog med vognmændenes brancheorganisationer. Midttrafik ønsker at fortsætte med egen uddannelse rettet mod garantivogne Der arbejdes på at videreudvikle den nuværende flydende pause -funktion, som gør det muligt for vognmændene at overholde deres forpligtelser som arbejdsgivere i vagtplanlægningen for deres chauffører. Hvis funktionen bliver klar til drift, kan brugen tilpasses det enkelte trafikselskabs ønsker til styring Sydtrafik har desuden pr. 1. marts 2013 opsagt de gamle samarbejdsaftaler med Midttrafik, og hjemtager det meste af den driftsadministration, der i dag ligger i Århus. Undtaget er Sydtrafiks andel af afregningsfunktionen, som er en specialistopgave, der teknisk kun kan ligge et sted, og som trafikselskaberne har besluttet at placere hos Midttrafik. Den øgede opgavemængde betyder at Sydtrafik skal rekruttere yderligere 2 trafikstyrere samt en backoffice-medarbejder (se under Økonomi). Målopfyldelse i forhold til visionen Det fortsatte samarbejde Med FynBus og Midttrafik om udbud og drift af flextrafik, samt den nødvendige styrkelse af Sydtrafiks egen drift, understøtter Flextrafiks muligheder for effektivt, rentabelt og udviklingsorienteret at løfte visionen om Kørselstilbud til alle behov. Lovgivningen Intet Økonomi Finansieringen af de nye ansættelser i Flextrafik rummes indenfor den ramme der i dag er afsat til Midttrafik samarbejdsaftalen, og som i budget 2012 er på 2,3 mio. kr. Fra 2014 forventes det at kunne realisere en besparelse på 275.000 kr. pr. år i forhold til dette rammebeløb. 154
Vedtagelse 155
73/12 Sydtrafiks bestillerhåndbog J. nr. 70-02-1-4-12 Dato: 2. oktober 2012 Indstilling Til efterretning Sagsresume I Sydtrafiks bestyrelsesmøde den 25. maj 2012 pkt. 45/12 blev behandlet en sag vedrørende forslag til ændring af Sydtrafiks grundydelser og ekstraydelser. Grundydelse betales af bestillerne i fællesskab. Ekstraydelser er opgaver som Sydtrafik kan udføre, men som ikke alle gør brug af. Det er derfor den enkelte bestiller, der betaler særskilt for denne ekstraydelse. Det blev besluttet, at der inddrages flere ydelser i grundydelsen og at de resterende ekstraydelser prisdifferentieres afhængig af opgaven jf. notatet om grundydelser og ekstraydelser (vedlagt som bilag i maj-mødet). Denne beslutning er nu udmøntet i et hæfte, hvor det fremgår, hvilke opgaver der er Sydtrafiks grundydelser og hvilke opgaver der er ekstraydelser. Samtidigt vedlægges et takstblad over takster for ekstraydelser. Taksterne er differentieret i 4 prisgrupper afhængig af hvilke opgavetype der udføres. Prisen er beregnet ud fra gennemsnitlige medarbejderlønninger med et overhead på 1,7. Bestilleren betaler kun for det effektive timeforbrug. Oversigten samt takster vil blive udsendt Sydtrafiks bestillere (kommuner og Region Syddanmark). Vedtagelse 156
74/12 Orientering om strategimøder med bestillerne J. nr. 70-02-05-2-12 Dato: 9. oktober 2012 Indstilling Til orientering. Sagsresume Som et led i at opfylde målsætningen om at være proaktiv konsulent, er der i løbet af de seneste måneder blevet afholdt strategimøder med Sydtrafiks bestillere. Formålet med møderne har været at få bestillernes feedback på samarbejdet med Sydtrafik, samt at høre deres ønsker og langsigtede planer. Dette er med til at sikre, at Sydtrafiks fremtidige planlægning tager udgangspunkt i bestillernes behov og ønsker samtidig med, at der sker koordinering af arbejdsopgaver og løsninger indenfor trafikselskabets visionshæfte. Strategimøderne har været positive og konstruktive, og har resulteret i en række konkrete arbejdsopgaver i forhold til den enkelte bestiller. Disse arbejdsopgaver følges der på nuværende tidspunkt op på. Derudover blev det på møderne klart, at der var nogle områder, der var relevante for mange bestillere. De er nævnt nedenfor. Puljemidler: Næsten alle bestillere vil gerne være med til projekter støttet af de forskellige tilgængelige puljer. Der er forskellige ideer til ansøgninger, og derfor vil Sydtrafik i løbet af efteråret afholde en workshop med bestillerne, hvor der arbejdes videre med, hvilke projekter, der eventuelt kunne ansøges om puljemidler til. Passagertællinger: De fleste bestillere havde ønsker om flere passagertællinger. Sydtrafik vil derfor se på forskellige forslag til, hvordan dette kan lade sig gøre, og hvad omkostningerne herved vil være. Dette bliver fremsendt til bestillerne. Energibesparende/grønne busser: Der vil blive forsøgt udarbejdet en oversigt over forskellige typer energibesparende/ grønne busser/teknologier. Oversigten vil indeholde tekniske specifikationer, og formålet med den er, at den kan danne grundlag for en bestillers beslutning om at arbejde videre med brugen af energibesparende busser. Desuden arbejdes der på en studietur, hvor bestillerne har mulighed for at se et udvalg af grønne busser. Mindre bus/shuttlebus: For nogle bestillere vil det muligvis være mere fordelagtigt at anvende mindre shuttlebusser i stedet for større busser indenfor nogle områder. Sydtrafik arbejder videre med dette koncept sammen med de interesserede bestillere. 157
Flextur: I de kommuner, hvor Flextur ikke allerede udbydes, er der udvist interesse for konceptet. Sydtrafiks Flextrafik afdeling vil derfor tage kontakt til bestillerne for at undersøge, hvordan en ordning kunne se ud i den enkelte kommune. Eventbilletter: Sydtrafik har indført SMS-billetter, hvilket giver mulighed for at tilbyde special- og/eller eventbilletter. Hvis en bestiller har interesse i at indføre dette, vil den tilbudte løsning blive skræddersyet i forhold til den enkelte bestillers ønsker. Erhvervskort: Flere bestillere udviste interesse for erhvervskortet, som er et tilbud om billigere transport til og fra arbejde. Informationsmateriale vil blive sendt til de interesserede bestillere. Internet: Flere bestillere var interesserede i internet i busserne. Mulighederne for dette vil blive undersøgt og information vil blive sendt til de interesserede bestillere. Bestillerhåndbog: Ideen om en bestillerhåndbog er blevet positivt modtaget hos bestillerne. På sigt vil bestillerhåndbogen være at finde på Sydtrafiks hjemmeside, men første del, som er en oversigt over Sydtrafiks grund- og ekstraydelser, vil i første omgang blive sendt til bestillerne. Målopfyldelse i forhold til visionen Strategimøder med bestillerne er et led i at opfylde Sydtrafiks målsætning om at være proaktiv konsulent. Lovgivningen Intet at bemærke. Økonomi Intet at bemærke. Vedtagelse 158
75/12 Orientering om nyt bybusnet for Aabenraa J. nr. 70-04-03-3-12 Dato: 12. oktober 2012 Indstilling Til efterretning. Sagsresume I starten af 2012 bad Aabenraa Kommune Sydtrafik om at udarbejde et nyt bybusnet på baggrund af bl.a. analyser fra Cowi. Det nye net skal træde i kraft i sommeren 2013. Siden har Aabenraa Kommune og Sydtrafik udarbejdet et forslag til nyt bybusnet, der blev præsenteret i august 2012 for Aabenraa Kommunes Plan og Trafik udvalg. Her blev det besluttet, at der skulle laves en borgerhøring om de nye ruter i perioden 27. august til 23. september 2012. På baggrund af borgerhøringerne er der foretaget få justeringer og bybusnettet ligger nu i sin endelige form til beslutning i Aabenraa Kommune. Generelt er bybusnettet blevet rettet ud, så busserne kører mere direkte og med kortere køretid. Til gengæld er der større gåafstande til stoppestederne. Med de mere direkte ruter er køreplanlægning effektiviseret, så busserne kører mere. Der er også ændret på betjeningsomfanget hvor bl.a. Løjt og Amtsgården, der i dag betjenes med ½-times drift, fremover kun betjenes med times drift. Af kortbilag fremgår det nuværende bybusnet og det nye bybusnet opdelt på kort med ruter i perioden kl. 6 til 18 (lørdag kl. 6 til 13) og perioden kl. 18-22 (lørdage kl. 13 til 22 og søndage kl. 10 til 22). Der har undervejs i projektet været et godt og flydende samarbejde mellem Sydtrafik og Aabenraa Kommune. Plan-og trafikudvalget i Aabenraa kommune har den 11. oktober 2012 tiltrådt planen. Målopfyldelse i forhold til visionen Konsulentydelsen i dette projekt er en del af Sydtrafik som proaktiv konsulent og selve bybusnettets opbygning er en del af Kørselstilbud til alle behov jf. kommunens ønsker. Økonomi Aabenraa Kommunes nuværende driftsbudget fastholdes. Rådgivningsydelsen i analysedelen af projektet er en ekstraydelse og forventes anslået at koste Aabenraa Kommune mellem 120.000 og 200.000 kr. 159
Vedtagelse 160