Referat Indsamling og Bevaring Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 13. november 2015 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar, Mette Hall-Andersen, Jan Dalsten Sørensen, Christian Larsen Eksterne deltagere: Flemming Nielsen, Finn B. Guldbæk, Peter Damgaard, Charlotte Voss Fraværende: Jørgen Thomsen, Lotte Petersen, Poul Olsen Dato: 1. december 2015 Journalnr.: 2008-006935 Referent: Christian Larsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Evaluering af aktiviteter i 2015 møde for 7-arkivernes medarbejdere 25.8.2015 Der havde været en længere diskussion om dokumentformater, et emne, som vi bærer videre til 2016. temadag om test af arkiveringsversioner 20.10.2015 Der havde været 20 tilmeldte. Der havde været stor debat, og det virkede til, at teknikere nød at blive tekniske med andre teknikere. Der havde været et ønske om at mødes en gang årligt. Jan Dalsten Sørensen sagde, at der er behov for erfaringsudveksling, og at man bør gå videre med et forum for denne tekniske kreds. Finn Guldbæk spurgte, om det kan være givtigt at have leverandørerne med, og Charlotte Voss sagde, at teknikerne ønsker at mødes med leverandører. Jan Dalsten Sørensen svarede, at man ikke skal blande de to fora sammen. Jan Dalsten Sørensen foreslog derfor, at denne kreds mødes 1-2 gange årligt med mulighed for at invitere en eller flere leverandører til at holde et oplæg. Møderne kan være med til at skabe en bevidsthed blandt leverandørerne om, at arkiverne taler sammen. RA vil finde datoer for de to møder i 2016. RA står for første møde i 2016, ODA for det andet.
temadag om sikring af konventionelle arkivalier 16.11.2015 Der er 31 tilmeldte. 3. Aktiviteter i 2016, herunder planlægning af Møde for 7-arkivernes medarbejdere Første møde bør holdes allerede i januar, idet Rigsarkivet ønsker at bruge mødet som opstart på revision af de kommunale bk-bestemmelser. ODA s e-arkiveringsnetværk har ønsket, at augustmødet flyttes til september for at give netværket bedre mulighed for at kunne forbedre oplæg og spørgsmål. Det blev derfor besluttet, at RA står for 1. møde i januar, mens ODA står for 2. møde i september, herunder mødets afholdelse uden for RA. Der er følgende punkter til mødet i januar: KITOS v/finn B. Guldbæk Datatilsynet og adgang til arkiveringsversioner v/peter Damgaard Revision af kommunale bk-bestemmelser v/ra Rigsarkivets dokumentvejledning v/ra Møde for kommuner og regioner, som afleverer til RA Der vil blive tale om det sædvanlige møde for de kommuner og regioner, som afleverer til RA. Som et tema blev foreslået sikker bevaring af institutionernes arkivalier. Finn Guldbæk sagde, at man på institutionerne ofte glemmer deres arkivforpligtelser, og man derfor burde skrive en vejledning til dem. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at det vil blive et særskilt afsnit i afrapporteringen om tilsynet. Temadag/dage i 2016 Kirsten Villadsen Kristmar spurgte, om der ud over testnetværket er forhold, som 7-arkiverne møder i deres dagligdag, og som giver udfordringer eller er nye ting. Peter Damgaard nævnte rammearkitektur for formidling, mens Finn Guldbæk mente, at den nye persondataforordning kunne være et tema. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at det vil være relevant, når den nye forordning er vedtaget, og at udvalget vender tilbage til sagen på udvalgets januar-møde. 4. Revision af kommunale og regionale bk-bestemmelser v/ra Mette Hall-Andersen fortalte, at man igangsætter arbejdet med at revidere 2010-bestemmelserne i begyndelsen af 2016, men allerede i indeværende år skal projektinitieringsdokumentet (PID) være klar. PID vil blive fremlagt på næste møde i K-udvalget. Revisionen vil primært fokusere på data i itsystemer, men også en smule på papirarkivalier (børnesager, ligningssager). Arbejdet vil blive organiseret med en styregruppe (RA s direktion), en referencegruppe (K-udvalget) og en projektgruppe. Projektgruppen bør ud over RA består af KL og 7-arkiver, som har erfaringer fra dagligdagens arkivhåndtering og ideer til nye/ændrede formuleringer. Charlotte Voss spurgte, hvem 2
det er fra arkiverne, som RA gerne ser som projektmedlemmer. Mette Hall-Andersen svarede, at RA ønsker it-arkivarer med stor erfaring, som hver kan lægge 150 timer i projektet til næste år. Kirsten Villadsen Kristmar tilføjede, at KL med sin omfattende viden om det kommunale landskab bør kunne bidrage med oplysninger af mere generel karakter. Flemming Nielsen spurgte, om dataflowsanalysen vil blive opdateret, hvilket Mette Hall-Andersen bekræftede og tilføjede, at det bør ske sammen med KL og 7-arkiverne, som kender de opgaver og systemer, kommunerne har. Flemming Nielsen ville også vide, om man også overvejer at lave bk i registre, f.eks. ved at udtrække de bevaringsværdige dele af et register til en arkiveringsversion. Mette Hall-Andersen svarede, at det allerede sker i f.eks. økonomisystemer, og at man godt kan forestille sig, at data fra flere systemer samles i én arkiveringsversion. Finn Guldbæk henledte opmærksomheden på den fællesoffentlige rammearkitektur. Han spurgte, om ankesager og klagesager fortsat skal være bevaringsværdige i lyset af den nye struktur på dette område. Flemming Nielsen sagde, at KL på sigt vil reducere antallet af facetter i KLE, men det har en tidshorisont, som gør at det kan være svært at tage højde for i BK-projektet. 5. Tilsyn med kommunerne og regionerne 2015. Status v/ra Christian Larsen fortalte, at kommunerne havde fået tilbagemelding på deres indberetninger 16.9.2015. Tilbagemeldingerne har drejet sig om manglende indberetning af institutionernes papirarkivalier, manglende eller overskredne sletningsfrister, it-systemer fra tilsyn 2005, der ikke er indberettet i tilsyn 2015, samt data og dokumenter på fællesdrev. Endvidere har 10 kommuner meldt om skadede arkivalier. To kommuner har afleveret en fuldtud tilfredsstillende besvarelse. 8-9 kommuner har slet ikke besvaret papirdelen trods erindringer. Tilsynsbesøg hos de seks udvalgte kommuner er gennemført hos de 4 (Odder, Nordfyns, Lemvig og Thisted) og udestår hos de 2 sidste (Hillerød og Sorø). Formålet var at følge op på tilsynsbesvarelse men i lige så høj grad at indhente viden om kommunernes journalisering og arkivering. Indtrykket fra de 4 kommuner, at kommunerne er blevet professionaliseret, hvilket har medført fokus på god dokumentation via sags- og dokumentskabeloner, retningslinjer for journalisering, overvågning af fællesdrev m.v.; derimod er der ikke så meget fokus på kvalitetssikring. Peter Damgaard sagde, at det er hans indtryk, at 7-arkiverne har været glade for tilsynet, men at der også havde været nogle praktiske udfordringer med at få data ind i spørgeskemaet. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at der i afrapporteringen vil indgå et afsnit med evaluering af tilsynet. Afrapporteringen vil blive forelagt K-udvalget på dets næste møde. Der udspandt sig en drøftelse af, hvordan der laves sletninger af data, som er arkiveret, og som skal slettes. Peter Damgaard nævnte en leverandør, hvis system tjekker og fysisk sletter de sager, som er 3
opmærket med Afleveret og over fem år gamle. Jan Dalsten Sørensen sagde, at udfordringen kommer i de tilfælde, hvor en anden end systemleverandøren laver arkiveringsversionen, men ikke har adgang til at markere i driftssystemet, at sagen er afleveret til arkiv. Finn Guldbæk nævnte, at der i KL s juridiske netværk er kommet fokus på, om man skal have et 7- arkiv, og han spurgte, om man skulle give kommunerne nogle anbefalinger. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at der findes Vejledning om aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. Charlotte Voss nævnte, at 2-3 kommuner har henvendt sig til ODA for at få råd. 6. Arkiverne og KMD Mette Hall-Andersen indledte med at sige, at RA ser tre problemer: 1) KMD afleverer/genafleverer ikke til de tidspunkter, som er fastsat af arkiverne, 2) KMD indgår flere kontrakter om aflevering, end der reelt er ressourcer til, og 3) KMD opkøber andre firmaer, men der sker ikke en koordinering/samling af arkiveringsopgaverne. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at Rigsarkivaren derfor vil skrive til KMD s adm. direktør for at få løst disse problemer. Det er også derfor, at Mette Hall-Andersen og Jan Dalsten Sørensen er trådt ind i KMD-gruppen. Finn Guldbæk sagde, at han har en løbende diskussion med KMD om paradigmesagen for KMD Sag, hvor det er hans opfattelse, at KMD har låst sig fast på paradigmesagen som standard. Mette Hall- Andersen understregede, at en paradigmesag er en model/skabelon for, hvordan afleveringen skal finde sted, og at den skal tilpasses den konkrete kommunes brug af systemet og det modtagende arkivs bestemmelser. Endvidere har Finn Guldbæk haft problemer med at få et udtræk af KMD Sag, så en anden leverandør kan lave afleveringen. Han sagde, at Fredensborg, Lolland og Guldborgsund inden for overskuelig fremtid skal have et møde om udtræk fra/registeraflevering af KMD Sag. Peter Damgaard mente, at det i høj grad også er et juridisk spørgsmål, nemlig KMD s overholdelse af de kontrakter, der er indgået. 7. ADA-udfordringer v/kl Flemming Nielsen fremlagde Betragtninger om Ada, som var forfattet af NEA s styregruppe, og som indeholdt en række kritikpunktet af ADA og af nedprioritering af videreudviklingen af ADA. Flemming Nielsen ville gerne vide, om det er et genkendeligt billede. Peter Damgaard mente, at det skyldtes tvetydigheden af ADA s status er den et internt redskab, som RA stiller til rådighed, eller skal den bruges af alle? Charlotte Voss supplerede med at sige, at leverandørerne tror, at hvis alle knapper i ADA lyser grønt, er arkiveringsversionen i orden. Hertil svarede Kirsten Villadsen Kristmar, at det er en fælles pædagogisk udfordring at melde ud, at ADA laver strukturelle tests, der af arkiverne suppleres med visuelle tests. 4
Kirsten Villadsen Kristmar udtalte, at ADA er formelt set et tilbud til leverandører og 7-arkiver om at få testet en arkiveringsversion. Imidlertid er situationen den, at mange kun bruger ADA. Det giver RA en udfordring, idet vores ressourcer først og fremmest bruges til at teste. Skal det ændres, skal der flere ressourcer til. RA oplever selv udfordringer, bl.a. med de voksende dokumentmængder. Det er imidlertid forventningen, at RA s direktion vil prioritere ADA-udviklingen i 2016. Jan Dalsten Sørensen sagde, at NEA s styregruppe har ret i, at der har manglet dokumentation. RA har været i gang med at lave en vejledning, der beskriver, hvilke ting ADA tester for. Vejledningen vil komme på RA s hjemmeside meget snart: https://www.sa.dk/wpcontent/uploads/2015/11/ada_test_www.pdf. Der har tidligere været en log over indmeldte ADAfejl, men administration af loggen kræver en del ressourcer, hvilket RA ikke har p.t. Hvis RA s direktion bevilger udviklerressourcer, vil RA gerne drøfte listen over fejl og mangler med 7- arkiverne på et opstartsmøde. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at RA er meget interesseret i, at arkiverne følger arbejdet, ligesom RA gerne vil drøfte, om arkiverne kan stille med udviklerressourcer. Flemming Nielsen ville vide, om RA har overvejet ADA som abonnementsordning/licens for at rejse flere midler. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at det har man. Spørgsmålet er, om RA har hjemmel hertil. Finn Guldbæk pegede på OS2-modellen, dvs. open source. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at det kunne være et længere perspektiv. Finn Guldbæk udtalte, at NEA og KOMDA laver hjælpeprogrammer, og Peter Damgaard supplerede med at sige, at flere leverandører også laver programmer. Jan Dalsten Sørensen svarede hertil, at hvis ADA også skal være produktionsunderstøttende, bliver ADA noget helt andet, end hvad den er i dag. Peter Damgaard spurgte til den ADA-brugergruppe, som RA havde foreslået på augustmødet i fagligt forum. Jan Dalsten Sørensen svarede, at opstartsmødet vil være en god måde at få begyndt en dialog med brugerne. På spørgsmål om, hvornår der kan forventes ny version af ADA, udtalte Kirsten Villadsen Kristmar, at der vil komme releases hen ad vejen. 8. Aflevering af kommunale valgdata. Status v/kl Flemming Nielsen fortalte, at der er indgået aftale med KMD om aflevering af valgene 2005, 2009 og 2013. Der vil i det nye år blive afholdt startmøde mellem KL og RA. 9. Anden gensidig orientering ODA Charlotte Voss fortalte, at ODA havde afholdt årsmøde i Køge 29.-30. oktober 2015. 5
SLA Ikke behandlet, da Jørgen Thomsen var fraværende. KL Flemming Nielsen fortalte, at Kommunes It-Arkitekturråd har drøftet KOMBIT/kommunernes fokus på at tænke på arkivering, når man indgår it-kontrakter, og at rådet skal drøfte det på sit møde 1. december 2015. Her vil man anbefale, at kommunerne kan få udtræk af deres data, så en anden end systemleverandøren kan lave arkiveringsversionen, hvis kommunen ønsker det. Man har inviteret NEA til at fortælle om deres syn og erfaringer med arkivering hos kommunerne. Efterfølgende skal der være et arbejde med at udarbejde de specifikke krav til dataudtræk. I dette arbejde deltager NEA og KOMDA, og KL ser gerne, at også RA deltager. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at RA gerne bidrager til processen ved et møde. RA Kirsten Villadsen Kristmar orienterede om: Læsesalen i Aarhus lukker 18. december 2015, og og medarbejderne flytter til Viborg. Der er intet nyt om samlokalisering i RA København (og dermed fraflytning fra Slotsholmen). RA er i gang med at udarbejde ny strategi og ny rammeaftale. Man arbejder på at implementere omprioriteringsbidraget, der ender med at være på 8 % i 2019. Omprioriteringen kan også påvirke aktiviteterne på det kommunale/regionale område. RA er ved at lave bk-bestemmelser for de ligningssager (selvangivelser), som SKAT overtog fra kommunerne i 2005. Det vil være indstillingen, at materialet kasseres, fordi oplysningerne i sagerne også findes i Det Centrale Skatteyderregister (CSR-L), hvor oplysningerne går tilbage til 1970. For materiale i behold hos kommunerne drøftes problemstillingen ved revision af de kommunale bk-bestemmelser i 2016. Sundhedsforskere er begyndt at interessere sig for skolelægerjournaler, bl.a. fordi der er et potentiale heri til fedmeforskning. RA s område for indtægtsdækket virksomhed skal derfor undersøge, hvad der er bevaret af dette journalmateriale. Undersøgelsen sker som led i den forskerservice, RA har etableret: https://www.sa.dk/brug-arkivet/rigsarkivets-forskerservice 10. Eventuelt Peter Damgaard mente, at indhentning af oplysninger til tilgængelighedsrapporten for 2014 skete meget sent i 2015, og at det derfor kan være svært at udfylde skemaet, når sagerne er kommet på lang afstand. Desuden er skemaet ikke letforståeligt. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at hun vil bede Poul Olsen deltage på næste møde. 6
Peter Damgaard sagde, at man bør være opmærksom på, hvordan kommuner i forpligtende samarbejder opfylder deres arkiveringsforpligtelse. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at dette emne er behandlet i Vejledning om aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. Jan Dalsten Sørensen nævnte, at der har været et fortilfælde med Vallensbæk, der har forpligtende samarbejde med Ishøj. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at udvalget skal tage sagen op, og hun bad Peter Damgaard lave et oplæg om disse samarbejder og håndtering af arkivforpligtelse. KL vil levere oversigt over de forpligtende samarbejder. Charlotte Voss tilføjede, at der også er tværkommunale samarbejder, og Flemming Nielsen nævnte socialtilsynene. Finn Guldbæk fortalte, at han har fået en henvendelse fra et forsikringsselskab om, at der skal være en passende afstand fra gulv til nederste reol på 40-50 cm, hvis forsikringsselskabet skal tegne kontrakt med kommunen. 7