Brønderslev Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 26. august 2014 kl. 13.00, på Rosengården, Voldgade 67, 9760 Jerslev J. side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Brønderslev Ældreboligselskab... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 3 2.3 Bestyrelseshonorar... 3 2.4 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger... 4 2.5 Revisionsprotokol... 4 2.6 Budget for boligorganisationen og afdelinger... 4 2.7 Styringsrapport og styringsdialog... 5 2.8 Udlejningsforhold... 5 2.9 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 5 2.10 Valg af webredaktør... 6 2.11 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 6 2.12 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 7 2.13 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab... 7 2.14 Orientering om kommunens ændring af udlejningsregler... 8 3 Boligselskabets afdelinger... 8 3.1 Orientering fra afdelinger... 8 4 Mødeplanlægning... 8 5 Eventuelt... 8 I mødet deltog fra bestyrelsen og repræsentantskabet: Per Dissing Nielsen, formand - valgt af repræsentantskabet Kirsten Duchwaider, næstformand - valgt af repræsentantskabet Stella Jensen - valgt af repræsentantskabet Birgit Leismann - valgt af repræsentantskabet Leif Hansen - valgt af Domea Ole Sørensen - vidensperson Allan Christensen - vidensperson Fra Domea, kundechef Frank Hansen.
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 22. august 2013. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt. 2 Brønderslev Ældreboligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Brønderslev Ældreboligselskab Bestyrelsens beretning på årsmødet 2014: Ole og Allan fortalte om årets gang på Mozartvej og Voldgade. På Mozartvej er der lavet nye og større terrasser. Græsplænerne er blevet rettet af og der er sået nyt græs. I den forbindelse er der fældet en del af de store træer og der er plantet nye. Der er repareret en del murværk med nye fuger og udskiftning af enkelte sten. Der har i årets løb også været nødvendigt at udskifte en af vaskemaskinerne i vaskeriet. På Voldgade er der indhentet tilbud på udvidelse af terrasserne og der er udbedret en del murværk med nye fuger og udskiftning af enkelte sten. Per takkede dem, samt Finn og Eivind, samt Eivinds efterfølger Thomas for deres store arbejde med at holde områderne. Socialt: Mozartvej, Fælles eftermiddage. Per understregede, at alle beboere er velkomne. Brønderslev Ældreboligselskabs aktiviteter og planer fremover: Problematikken omkring den manglende udlejning i Voldgade fylder meget! På baggrund af vores ønsker, Energirapporten samt vores Drifts- og Vedligeholdelsesplan, har arkitekten lavet nogle udkast og for flere år siden snakkede vi med beboerne i Voldgade og vi var dengang optimister med at få gang i noget renovering af boligerne i Voldgade. Men den kommunale administration satte hælene i, og vil ikke rigtigt noget! HVORFOR? Kommunen har nogle tal fremskrevne befolkningsprognoser der viser, at befolkningen i Jerslev og omegn vil blive mindre allerede frem mod år Side 2 af 9
2020, og vores visiterede ældreboliger i området er ikke længere tidsvarende. Administrationen vil gerne ud af visiteringen og lejebetalingen! Derfor har vi tilbudt, at Kommunen kan overtage boligerne på Voldgade dette er nu til behandling i Kommunen og vi afventer, hvad de siger. Når vi har noget fra kommunen om, hvad de kan, vil og må, skal vi beboere og bestyrelse være enige om, hvad der er nødvendigt! At fortsætte som nu, vil koste os beboere såvel som Kommunen for meget, allerede på kort sigt! Samarbejde: DOMEA: Landsplan, regionalt og kommunalt. DOMEA afholdt generalforsamling og bestyrelses landskonference, hvor vi valgte ikke at deltage. I vinterens forløb har DOMEA holdt møder på regionsplan, hvor vi fra bestyrelsen har deltaget og, hvor man har orienteret om planlagte interne ændringer frem til 2015. Formanden er blevet orienteret om, at DOMEA 2015 plan ikke inkluderer den fortsatte administration af Brønderslev Ældreboligselskab! Man vil dog ikke bare kaste os over bord, og vi har fået meget god og konstruktiv støtte fra Frank. Et ekstra bestyrelsesmøde gav formanden opbakning til at tale med andre interessenter og der arbejdes med dette. Sammenfattende står vi Brønderslev Ældreboligselskab således med to primære opgaver: 1 hvad kan og vil vi gøre med boligerne her på Voldgade, vi afventer Kommunens tanker, og 2 den fremtidig administration af Brønderslev Ældreboligselskab. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Leif Hansen sidder ikke i Domeas bestyrelse, men kunne orientere omkring Domea 2015 og dens betydning for Brønderslev Ældreboligselskab. Per Dissing og Frank Hansen supplerede med snakken omkring en ny administrator til selskabet. 2.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. Side 3 af 9
For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Der udbetales p.t. ikke honorar. Det indstilles til bestyrelsen at tage stilling til, om der skal udbetales honorar. Referat: Der skal fortsat ikke udbetales bestyrelseshonorar. 2.4 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger Årsregnskab for perioden 1.4.2013 31.3.2014 var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Frank Hansen gennemgik regnskaberne for boligorganisationen og afdelingen. Problematikken med vaskekort blev diskuteret og forskellige muligheder for afregning blev drøftet. Der arbejdes videre med en anden løsning. Regnskaberne blev godkendt. 2.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1.4.2013 31.3.2014 var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.6 Budget for boligorganisationen og afdelinger Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden 1.4.2015 31.3.2016 indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 4 af 9
Referat: Frank Hansen gennemgik budget for boligorganisationen og afdelingen. Budgetterne blev godkendt. 2.7 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var fremsendt inden mødet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen godkendte styringsrapporterne, men den bemærkning, at rapporterne skulle gennemgås og revideres kraftigt i løbet af det kommende regnskabsår. 2.8 Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr. 28. juli 2014 Der er ingen ledige boliger i selskabet i øjeblikket. Orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen gjorde opmærksom på, at der var 3 ledige boliger i Jerslev på nuværende tidspunkt. Frank Hansen forklarede forskellen på tomgang og ledige boliger, og sammenhængen imellem ledige boliger og kommunens visitation til boligerne. 2.9 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to (hvis der er tilmeldinger nok) regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Bestyrelsen ønskede at tage stilling fra gang til gang. Side 5 af 9
2.10 Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligselskabets hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til den koordinerende sekretær på boligcentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden liv og personlighed. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Referat: Det var ikke muligt at udpege en webredaktør. 2.11 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. Side 6 af 9
E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Referat: Bestyrelsen besluttede, at der skulle indhentes tilbud på energimærkning. 2.12 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domea anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen bemyndigede Domea til at søge om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, men kunne samtidigt konstatere, at det ikke var aktuelt i øjeblikket. 2.13 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen (tab ved fraflytning) Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen dækker dispositionsfonden tab for regnskabsåret der ligger over 316 kr. pr lejemålsenhed (2014-niveau). Side 7 af 9
Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 316 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr. 1.4. 2013 budgetterer Domea med ovenstående i selskabernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Referat: 2.14 Orientering om kommunens ændring af udlejningsregler Orientering gives på mødet. Se vedlagte bilag fra Brønderslev Kommune. Referat: Brønderslev Kommune har besluttet, at udlejning af de ledige ældreboliger med kommunalt anvisningsret, kan ske til andre boligsøgende, såfremt de pågældende boliger ikke kan udlejes til den oprindeligt forudsatte personkreds. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Orientering fra afdelinger Orientering gives på mødet. Referat: Problematikken med vaskeribetaling blev drøftet. Ole Sørensen ligger inde med betaling for vaskeri og ikke kan indsætte penge i Danske Bank i Brønderslev. Men skal til Hjørring for at indsætte penge i banken. Der arbejdes videre med en løsning på dette. 4 Mødeplanlægning Næste møde aftales på mødet. Referat: Næste møde blev aftalt til august 2015, eller efter behov. 5 Eventuelt Referat: Det var intet at bemærke. Side 8 af 9
Domea Boligcenter Hjørring, 9. september 2014 Trine Bomholt/Frank Hansen Side 9 af 9