Job- og kravprofil Sekretariatsleder af Forvaltningssekretariatet i Beskæftigelse og Social
Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING... 3 2. OM VESTHIMMERLANDS KOMMUNE... 3 3. STILLINGEN... 7 4. PROFILEN... 7 6. ANSÆTTELSESPROCES OG TIDSPLAN... 9 Side 2
Indledning Vesthimmerlands Kommune ønsker at sikre en professionel rekrutteringsproces. Som en del af denne ambition, anser vi en fyldestgørende beskrivelse af vores stillinger som en væsentlig forudsætning for at tiltrække kompetente kandidater. Nærværende notat skal ses som et supplement til den stillingsannonce, der er udarbejdet til rekrutteringen af Sekretariatsleder til Forvaltningssekretariatet i Beskæftigelses- og Socialforvaltningen i Vesthimmerland Kommune. Notatet har til formål at: At sikre en fælles forståelsesramme mellem ansættelsesudvalget i relation til organisationen, stillingen og kandidatprofilen. At vurdere kandidaternes kvalifikationer i forhold til stillingens indhold, de formulerede krav og forventninger til den nye stillingsindehaver. Notatet indgår således som grundlag for vurdering af kandidaternes faglige og formelle kompetencer. Notatet kan således danne grundlag for potentielle kandidaters nærmere overvejelser over deres interesse for stillingen og i givet fald den første indledende dialog med Vesthimmerlands Kommune. Om Vesthimmerlands Kommune Vesthimmerlands Kommune i Region Nordjylland blev etableret ved Kommunalreformen i 2007. Kommunen har ca. 38.000 indbyggere og omfatter byerne Aars, Løgstør, Farsø og Aalestrup. Der er ca. 3.400 ansatte i Vesthimmerlands Kommune fordelt på mange forskellige arbejdspladser. Vesthimmerlands Kommune er kendetegnet ved et ledelsesmiljø hvor der er højt til loftet samt en stor grad af ansvar og kompetence. Du kan læse mere om Vesthimmerlands Kommune på hjemmesiden vesthimmerland.dk. Organisationsdiagram Side 3
Visionerne for Vesthimmerlands Kommune I Vesthimmerlands kommune arbejder vi ud fra to visioner, der giver udtryk for ambitionerne med henholdsvis lokalsamfundet i kommunen og virksomheden Vesthimmerlands Kommune. Visionen for lokalsamfundet Visionen for lokalsamfundet i Vesthimmerlands Kommune indeholder tre områder: Vi vil tilbyde borgere og iværksættere gode bo- og etableringsmuligheder i byer såvel som på landet og i landsbyerne med plads til udfoldelse og virkelyst i et trygt og sikkert miljø. Vesthimmerlands prioriterer engagement, initiativ og uddannelse. Vi vil fastholde og tiltrække nye borgere i alle aldersgrupper ved at være kendt som et godt sted at leve og arbejde Vesthimmerland prioriterer sundhed, natur, nærhed og ægthed. Vi vil skabe vækst i erhverv og bosætning ud fra bæredygtig planlægning, respekt for områdets natur- og kulturværdier i tæt samspil med borgerne. Vision for virksomheden Vesthimmerlands Kommune Visionen for Vesthimmerlands Kommune som virksomhed indeholder ligeledes tre områder: Vi vil tilbyde ledere og medarbejdere udfordrende og trygge rammer for at løse de faglige opgaver og inspirere dem til at tage initiativ og medansvar for organisationens udvikling. Vi vil fastholde og udvikle medarbejderne samt tiltrække nye medarbejdere ved at være kendt som en attraktiv og spændende arbejdsplads. Vores planlægning bygger på en sammenhængende helhedstænkning, hvor kvalitet er et nøgleord og blandt andet sikres gennem målsætning og evaluering. Visionen for Vesthimmerlands Kommune som virksomhed er et retningsanvisende styringsredskab for opgaveløsningen. I forlængelse af visionen er der formuleret et ledelsesgrundlag, som danner en fælles ramme for ledelse på alle niveauer. Ledelsesgrundlaget angiver pejlemærker for hvilke krav, der stilles til ledere i Vesthimmerlands Kommune. Ledelsesgrundlag i Vesthimmerlands Kommune I Vesthimmerlands Kommune vægtes helhed og samarbejde på tværs i kommunen. For at understøtte dette, udøves ledelse på baggrund af tre fælles ledelsesværdier: Engagement Vi tager initiativ og ansvar i opgaveløsningen og involverer hinanden for at skabe arbejdsglæde og en attraktiv arbejdsplads for alle. Dialog Vi baserer det daglige samarbejde på en åben og fordomsfri dialog. Resultat Vi handler målrettet og har fokus på kvalitet og gode resultater. Den gode leder udøver altså ledelse med værdier og besidder kompetencer, der udmønter sig i en konkret ledelsesadfærd, som kan karakteriseres ved at turde, at tænke og at tale: God ledelse er at turde Som leder i Vesthimmerlands Kommune: er man bevidst om egen rolle - man tør bruge sig selv og udfylder sit ledelsesrum. er man engageret og synlig, og man tør gå foran som det gode eksempel. tør man uddelegere og give handlemuligheder. tør man træffe beslutninger på et ikke 100 % belyst grundlag ud fra den overbevisning, at en halvskæv beslutning er bedre end ingen beslutning. tør man være innovativ og nytænke praksis i opgaveløsningen. Side 4
God ledelse er at tænke Som leder i Vesthimmerlands Kommune: er man helhedstænkende i opgaveløsningen. har man fokus på kvaliteten i opgaveløsningen og tager udgangspunkt i saglige, faglige kendsgerninger. analyserer, sammenligner og evaluerer man kontinuerligt processerne i opgaveløsningen. har man fokus på udvikling af både leder- og medarbejderkompetencer. God ledelse er at tale Som leder i Vesthimmerlands Kommune: kommunikerer vi klart vores forventninger og målsætninger til medarbejderne. søger vi en åben og fordomsfri dialog og samarbejde, fordi vi i fællesskab opnår de bedste resultater. lytter vi aktivt til vores medarbejdere og sikrer deres medinddragelse, hvor det er relevant. er vi loyale over for de trufne beslutninger. Det fulde ledelsesgrundlag er vedhæftet som bilag. Beskrivelse af ledelsesområdet Forvaltningssekretariatet er en stabsfunktion i Beskæftigelses- og Socialforvaltningen. Side 5
Sekretariatsleder af Forvaltningssekretariatet indgår i forvaltningsledelsen sammen med forvaltningschef, afdelingschef for Socialafdelingen, afdelingschef for Jobcenter Vesthimmerland, afdelingschef for Asylcenter Vesthimmerland og UU-leder. Beskrivelse af sekretariatet medarbejdere og opgaver Forvaltningssekretariatet består af 10 medarbejdere 5 er placeret i Administrationsbygningen i Løgstør, 5 er placeret på Jobcenter i Aars. Forvaltningssekretariatet løser følgende overordnede opgaver: Økonomistyring budget og regnskab Dagsordener og referater til udvalg og råd Opgaver i relation til MED Udviklings- og analyseopgaver Nøgletal Hjemmeside og intranet for forvaltningens områder IT og digitalisering Løn- og personaleadministration Diverse administrative opgaver Generel servicering af det politiske niveau og ledelsen i forvaltningen Sekretariatslederen tager selv del i de daglige driftsopgaver, primært på følgende områder: politisk og ledelsesmæssig betjening, økonomistyring samt udviklingsopgaver. Situationen Som sekretariatslederen refererer du til forvaltningschefen for Beskæftigelse og Social og har ansvaret for hele Forvaltningssekretariatet. Som sekretariatsleder får du følgende opgaver: Økonomisk og administrativ ledelse: - Ansvarlig for økonomistyring af forvaltningens samlede budget og overholdelse af dette - Ansvarlig for overholdelse af retningslinjer og beslutninger på det økonomiske område - Ansvarlig for det overordnede samarbejde med den centrale økonomifunktion - Ansvarlig for at tage løbende initiativ til optimering af sagsgange og kvalitetsudvikling af de økonomiske og administrative opgaver i Forvaltningssekretariatet - Ansvarlig for at sikre den daglige drift af løn- og personalemæssige opgaver samt øvrige administrative opgaver Personaleledelse: - Ansvarlig for, at medarbejdernes resurser og faglige kompetencer anvendes bedst muligt - Ansvarlig for videndeling mellem de ansatte - Ansvarlig for et godt og udviklende arbejdsmiljø på arbejdspladsen - Ansvarlig for at deltage i og medvirke til etablering af et forpligtende samarbejde i lederteamet Ledelse af udviklingsopgaver: - Ansvarlig for at sikre tovholderfunktion på udviklingsopgaver i forvaltningen - Ansvarlig for fortsat fokus på, at styre udviklingsprocesser i samarbejde med forvaltningens ledelse og medarbejdere Side 6
Stillingen Opgaver og ansvar Vesthimmerlands Kommune har en decentral økonomifunktion, hvilket betyder, at Forvaltningssekretariatet har ansvaret for forvaltningens økonomistyring, herunder budget og regnskab. Økonomistyringen og stabil drift har været et centralt fokusområde de seneste år og vil således stadig være et væsentligt fokusområde for lederen af Forvaltningssekretariatet. Samarbejdet med forvaltningens ledere omkring budgetopfølgning og budgetoverholdelse vil fortsat være en kerneopgave. Lederen af Forvaltningssekretariatet skal sikre sammenhæng og kvalitet i betjeningen af de to politiske udvalg, som hører til forvaltningen, nemlig Beskæftigelsesudvalget og Socialudvalget tillige med en række råd og nævn. Ansvaret for udarbejdelse af sagsfremstillinger og notater til de politiske udvalg ligger i sekretariatet, ligesom lederen af Forvaltningssekretariatet sidder med i udvalgsmøderne. Forvaltningssekretariatet støtter op omkring iværksættelse og implementering af diverse udviklingsopgaver i forvaltningen, ligesom det bistår afdelingerne i udarbejdelse af diverse notater og analyser. Dette stiller krav til lederen af Forvaltningssekretariatet om at være orienteret i de væsentligste indsatsområder i forvaltningens virke samt i de reformer som i øjeblikket gennemføres. Profilen Formelle og personlige kompetencer Formelle kompetencer Vesthimmerlands Kommune søger en lederen af Forvaltningssekretariatet, der har: Indgående kendskab til kommunal økonomi, gerne på forvaltningens fagområder. Relevant ledelsesmæssig erfaring og besiddelse af evnen til at arbejde struktureret, driftsorienteret og strategisk. Gode kommunikationskompetencer. Er omstillingsparat. Har fokus og kan skabe overblik. Er teamplayer. Udviser engagement og loyalitet. Skal kunne håndtere mange udfordringer og problemstillinger på én gang, uden at miste overblikket. Side 7
Lederkompetencer Vesthimmerlands Kommune søger en leder af Forvaltningssekretariatet, der som person er karakteriseret ved: Målsættende adfærd I besiddelse af strategisk tæft for det mulige og det realistiske. Helhedsorienteret, analytisk stærk og god til at skabe sig et overblik. Kan balancere den langsigtede strategi med den nære hverdag. Er målrettet, resultatorienteret og har mod og lyst til at træffe beslutninger. Kommunikerende adfærd Har gennemslagskraft og hviler godt i sig selv. Er en kompetent og tillidsvækkende chef både udadtil og indadtil. Er god til både mundtlig og skriftlig kommunikation - og skaber klar og tydelig retning gennem sin formidling. Problemløsende adfærd Evner at reagere hurtigt og kompetent på ændringer, men holder fast på det, der fungerer. Kan være styrende, men delegerer også frihed og ansvar til den enkelte. Handlekraftig og i stand til at lede ud fra et værdibaseret grundlag. Har et økonomisk fokus og forstår at inddrage medarbejderne i en fælles og proaktiv økonomisk tænkning. Samspillende adfærd Er synlig og samler folk omkring sig - skaber derigennem opbakning til den gældende dagsorden. Møder andre anerkendende og fleksibelt - udviser nærvær og interesse for andre. Uhøjtidelig og humoristisk i sin omgangsform. Side 8
Ansættelsesproces og tidsplan TIDSANGIVELSE AKTIVITET 25.02.14 Annoncering 13.03.2014 Ansøgningsfrist 14.03.2014 Udvælgelse af ansøgere Udvælgelse af ansøgere til første samtalerunde. De udvalgte kandidater inviteres til en indledende samtale med et ansættelsesudvalg 20.03.2014 Første samtalerunde hos Vesthimmerlands Kommune Ansættelsesudvalget interviewer kandidaterne om deres baggrund navnlig med henblik på faglig ekspertise og ledelseserfaring, og vi får et første indtryk af ansøgerens personlighed, evner, færdigheder og motivation Ansættelsesudvalget har samtidig mulighed for at stille kandidaterne uddybende spørgsmål, ligesom kandidaterne har mulighed for at få jobindholdet og vilkårene uddybet Ud fra det foreliggende kendskab til ansøgerne udvælger ansættelsesudvalget de bedst egnede kandidater til at gennemgå en ledervurdering inden den afsluttende samtale Der gennemføres en ledervurdering af de udvalgte kandidater 26.03.2014 Tilbagemelding og anden samtalerunde hos Vesthimmerlands Kommune 01.05.2014 Tiltrædelse Ansættelsesudvalget får en tilbagemelding på den gennemførte ledervurdering forud for mødet med kandidaten Forhandling og ansættelse Vesthimmerlands Kommune Himmerlandsgade 27 9600 Aars Telefon: 99 66 70 00 www.vesthimmerland.dk post@vesthimmerland.dk Side 9