Bilag 5e Kommissorium for faglige ekspertgrupper FAGLIGE EKSPERTGRUPPER til KAI Forvaltning KOMMISSORIUM 1. april 2016 Udarbejdet af KAI-Forvaltningsteam version 2
1. Formål Championgruppen nedsætter relevante ekspertgrupper, der sikrer tæt sammenhæng mellem opsætning af indhold i Sundhedsplatformen og den kliniske og administrative praksis. Sundhedsfaglige råd (SFR) i regionerne, komiteer og regionale stabsenheder, udpeger faglige eksperter, som medlemmer i ekspertgrupperne (nuværende notat om udpegning af faglig eksperter opdateres jævnfør KAI-styregruppens beslutning). Herefter godkender championgruppen sammensætningen af de enkelte grupper. Ekspertgrupperne fungerer som en arbejdsgruppe under pågældende SFR, en komite eller lign. (bilag 2 kommissorium for SFR, komiteer o. lign). Ekspertgruppen er tildelt et omfattende fagligt beslutningsmandat, der sikrer at beslutninger træffes i den nødvendige hastighed. De faglige eksperter har en stærk faglighed og indgående kendskab til arbejdsgange i sit felt. Derfor er det også en fordel, at eksperterne har et grundlæggende kendskab til regionale og nationale krav fx til nationale referenceprogrammer eller fællesindholdet på det administrative område. De faglige eksperter skal være indstillede på at samarbejde tværfaglig i gruppen, møde velforberedte til møder, afvikle egne interne møder i ekspertgruppen og at tilegne sig indgående kendskab til Sundhedsplatformen evt. via sandkassemiljøet (aktuelt SPEC). Det er afgørende, at eksperterne har en konstruktiv og pragmatisk indstilling til arbejdet med at strukturere og standardisere praksis, herunder lyst og evne til at samarbejde både med hinanden internt i ekspertgruppen, på tværs af ekspertgrupper, med SFR/komite på tværs af regionerne, samt med Epic og medarbejderne i Sundhedsplatformen. Ekspertgrupperne er tværfagligt sammensat og består af minimum fem medlemmer med repræsentation fra begge regioner. En af de faglige eksperter er udpeget som ledende faglig ekspert. Hver ekspertgruppe har tilknyttet en champion, der sikrer ledelsesmæssig forankring og beslutningskraft. Den ledende faglige ekspert og champion kommer som udgangspunkt fra hver sin region. Ekspertgrupperne er samlet i 15 ekspertpuljer. De faglige eksperter fra et givent område forventes ikke at kunne dække alle specialets felter. Ved behov vil der blive udpeget ad hoc faglige eksperter til at dække opgaver i relation til dette eks. højt specialiserede områder. Side 2
2. Ansvar/roller Ekspertgruppen har ansvaret for at der træffes (tvær)faglige beslutninger på specialets/områdets vegne om opsætning af arbejdsgange og klinisk/administrativt indhold i Sundhedsplatformen i overensstemmelse med guiding principles for programmet, herunder: Ansvar for at sikre standardisering og harmonisering af klinisk/administrativt indhold på tværs af de to regioner I samarbejde med SFR, komite eller lign. sikre, at opsætning af klinisk/ administrativt indhold sker indenfor rammerne af KAI-temaer Ansvar for at forberede sig til møder, deltage i interne møder i ekspertgruppen og at tilegne sig indgående kendskab til Sundhedsplatformen via sandkassemiljøet (aktuelt SPEC) Ansvar for, at klinisk/administrativt indhold lever op til gældende standarder og, at beslutninger har det rigtige faglige niveau Medvirke til harmonisering af retningsgivende dokumenter relateret til KAI-tema Deltager i parathedsarbejdet under implementering på eget hospital/sygehus og efter aftale på øvrige hospitaler Deltage i vidensdeling og udvikling af funktionalitet og indhold på tværs af specialer og tværfagligt 2 gange årligt deltage i gennemgang af specialets kliniske indhold m.h.p. at sikre konsistens og kvalitet i forhold til øvrig klinisk indhold og KAI temaer i specialet. Nærmere præcisering af opgaver og varetagelsen af disse er under udarbejdelse i samarbejde mellem SP KAI forvaltningsteam og de regionale kvalitetsenheder. Dette skal efterfølgende implementeres via formandskaberne i SFR, komiteer og regionale stabsenheder. Implementeringsstrategien vil indeholde forskellige samordnende aktiviteter internt i ekspertgrupperne, samarbejdet med SFR og på tværs af disse. For så vidt angår de faglige eksperters grundlag og forudsætninger for at varetage arbejde i Sundhedsplatformen etableres en nærmere, formaliseret introduktion til områder som harmonisering, opgaver, betydning og konsekvenser ifm. tværregionale vejledninger, samarbejde på tværs af ekspertgrupper, kvalitetsarbejde, funktionalitet i Sundhedsplatformen mv. En sådan introduktion sker i programperioden i tæt samarbejde mellem Sundhedsplatformen og de regionale kvalitetsenheder. 3. Mandat Ekspertgruppen er tildelt et omfattende fagligt beslutningsmandat, der sikrer at beslutningerne træffes i den nødvendige hastighed på vegne af hele specialet så vidt muligt uden eskalering til champion Side 3
Ekspertgruppen for tværgående indhold er tildelt et fagligt beslutningsmandat, der sikrer at beslutningerne træffes i den nødvendige hastighed på vegne af alle specialer så vidt muligt uden eskalering til champion Beslutninger der kræver økonomiske/ressourcemæssige tiltag, eller grundlæggende ændringer i de faglige arbejdsgange, eskaleres til ekspertgruppens champion 4. Medlemmer 4.1 Ledende ekspert Ekspertgruppen ledes af en ledende faglig ekspert der skal sikre fremdrift, enighed og beslutningskraft i ekspertgruppen, herunder evt. ved udpegning af ad hoc eksperter og/eller involvering af champion. Er primært kontaktled mellem ekspertgruppen og Sundhedsplatformen Ansvar for at der sker koordinering af faglige beslutninger, der går på tværs af ekspertgrupper i overensstemmelse med fordeling af KAI-temaer Ansvar for mødeledelse og overblik over arbejdsopgaver i gruppen i samarbejde med applikationsgruppen og evt. champion Sikre den nødvendige beslutningskompetence i ekspertgruppen, herunder initiere udpegning af evt. ad hoc faglige eksperter Sikre at deadlines overholdes Ansvar for eskalering af beslutninger til champion i tilfælde, hvor der ikke kan opnås enighed, eller gruppen mangler beslutningskompetence I samarbejde med applikationsgruppen og champion, ansvar for at udarbejde indstillinger om faglige beslutninger, som ikke kan træffes i ekspertgruppen Ved behov, ansvar for i samarbejde med champion at informere delprogramstyregruppen om beslutninger, der er truffet i ekspertgruppen I de ekspertgrupper, der korresponderer til et klinisk speciale, vil den ledende faglige ekspert være en læge. Sundhedsplatformen opfordrer til, at de ledende faglige eksperter inkluderes i de sundhedsfaglige råd. Derudover opfordrer Sundhedsplatformen til, at der etableres et stærkere fællesskab mellem relaterede sundhedsfaglige råd på tværs af regionerne omfattende regelmæssige fællesmøder med henblik på sikring af fortsat harmoniseret tilpasning af Sundhedsplatformen i takt med den faglige udvikling. De ledende faglige eksperter har ligeledes til opgave at understøtte et sådan tværregionalt fællesskab indenfor de givne rammer. 4.2 Øvrige medlemmer Side 4
Hver ekspertgruppe består af en gennemgående gruppe af faglige eksperter inden for det pågældende fagområde. Eksperterne er udpeget af SFR og i visse tilfælde af hospitaler/sygehuse og regionale stabsenheder Ekspertgrupperne har mulighed for at trække ad hoc eksperter ind, hvis der er behov for yderligere specialiserede kompetencer til behandling af et specifikt emne Der tilknyttes kvalitetseksperter til klinisk/administrativt indhold, der kan deltage i de forskellige ekspertgrupper for at sikre sammenhæng mellem ændret klinisk indhold/workflow og retningslinjer/vejledninger i regionerne. 4.3 Ekspertgruppen for tværgående indhold Der er etableret en særlig ekspertgruppe der skal sikre faglige beslutninger om det generiske tværgående indhold i Sundhedsplatformen. Deltagere i ekspertgruppen for tværgående indhold er faglige eksperter fra følgende ekspertgrupper: Neurologi (en læge og en sygeplejerske*) Terapeuter* Endokrinologi (en læge og en sygeplejerske*) Lungemedicin (en læge og en sygeplejerske*) Gastroenterologi (en læge og en sygeplejerske*) Ortopædkirurgi (en læge og en sygeplejerske*) Pædiatri (en læge og en sygeplejerske*) Obstetrik - (en læge og en jordemoder*) Psykiatri (en læge og en sygeplejerske*) Klinisk biokemi (en læge) Akutmodtagelse (en læge og en sygeplejerske*) Tværgående dokumentation en fra hver regional kvalitetsenhed* Patientsikkerhed en fra hver regional kvalitetsenhed Kommissorium for gruppen skal godkendes af Championgruppen. 4.4 Ekspertgruppe for pleje Side 5
Der nedsættes en særlig ekspertgruppe for pleje og tværgående patientplaner. Deltagere i gruppen er sygeplejersker og terapeuter fra Ekspertgruppen for tværgående indhold (markeret med * ovenfor) samt et ligeligt, mindre antal medlemmer udpeget af Tværligt Råd i Region Sjælland og en tilsvarende instans i Region Hovedstaden. Kommissorium for gruppen skal godkendes af Championgruppen. 5. Tidsforbrug og møder De ledende faglige eksperter forventes at skulle allokere 1½ dag pr. måned til det fortsatte arbejde med udvikling af Sundhedsplatformen fra september 2016 til og med 2017. Øvrige faglige eksperter forventes at skulle allokere ½ dag pr. måned til det fortsatte arbejde med udvikling af Sundhedsplatformen fra september 2016 til og med 2017. De 24 faglige eksperter der indgår i ekspertgruppen for tværgående indhold forventes at skulle allokere ½ dag per. måned til det fortsatte arbejde med udvikling af Sundhedsplatformen fra september 2016 til og med 2017. Der er udpeget 20 faglige eksperter, som indgår i parathedsarbejdet under implementering på andre hospitaler/sygehuse. Disse faglige eksperter bruger ½ - 1 dage pr. måned udover tidsforbruget i egen ekspertgruppe. Ekspertgrupperne afholder møder på faste dage i programperioden, med et heldagsmøde hver anden måned (juni, august, oktober, december, februar, april). Ekspertgruppernes mødedag er fælles for hele ekspertpuljen og følger samme mødedag som under valideringsmøderne af klinisk indhold. Ekspertgrupperne afholder mødet lokalt, med mindre andet aftales med programmet. Den afsatte tid dækker over arbejdet som faglig ekspert med arbejdsopgaver relateret til programmet, men ikke de tilhørende arbejdsopgaver i linjeorganisationen i relation til SFR og retningsgivende dokumenter. En stor del af de faglige eksperter indgår allerede i forskellige arbejdsopgaver i linjeorganisationen i relation til vedligeholdelse af retningsgivende dokumenter og SFR mv. Det forventes i overensstemmelse med de oprindelige aftaler for faglige eksperter, at alle de faglige eksperter vil blive involveret i implementeringen på eget hospital. Tidsforbruget hertil aftales lokalt. 6. Sekretariatsbetjening Sekretariatsbetjeningen af de faglige ekspertgrupper er todelt. Ekspertgruppens interne anliggender og samarbejde med SFR, komiteer m.m. håndteres af gruppen selv. Der kan være mulighed for evt. bistand fra sekretariatet for det relaterede SFR eller komite, eller regional kvalitetsenhed efter nærmere aftale. Side 6
Sekretariatsopgaver der vedrører konkret validering af klinisk/administrativt indhold, varetages af den ansvarlige applikationsgruppe i Sundhedsplatformen i samarbejde med KAI forvaltningstemaet. KAI forvaltningsteamet har ansvaret for at facilitere udpegning af faglige eksperter, vedligeholde overblikket over ekspertgrupperne, sikre relevant tilknytning i forhold til de forskellige arbejdsopgaver, sikre relevant svar på forespørgsler, sikre formidling af relevant kommunikation og er supportfunktion for tekniske problematikker. Side 7