Vejledning. for håndtering af bekymrende fravær

Vejledning for håndtering af bekymrende fravær 1

Indhold 3 Fra fravær til fremmøde 4 hvorfor er fravær vigtigt? 4 Principper ved håndtering af bekymrende fravær 5 forskellige typer af fravær 6 Skridt for skridt ved bekymrende elevfravær 7 møde med forældre og udarbejdelse af handleplan 8 Hvem gør hvad, når fraværet er bekymrende? 8 Skolen og de tilknyttede ressourcepersoner 9 myndighedsindsatsen i Socialforvaltningen 9 Stabil skolegang hvordan? 9 generel forebyggelse af elevfravær 10 konkrete indsatser for styrket fremmøde 11 brug af KMD elevfravær til systematisk opfølgning på fravær 13 Bilag 1: Vejledning i registrering af elevfravær 19 Bilag 2: Skabelon til fraværsbrev 20 Bilag 3: Skabelon til Handleplan for styrket fremmøde 22 Bilag 4: Lovtillæg til Vejledning for håndtering af bekymrende fravær 2

Fra fravær til fremmøde Denne vejledning er udarbejdet af Børne- og Ungdomsforvaltningen og Socialforvaltningen. Formålet med vejledningen er at understøtte skolernes håndtering af bekymrende elevfravær, og vejlede i hvordan skoler og Socialforvaltning skal samarbejde omkring bekymrende fravær. Denne håndteringsvejledning supplerer vejledningen i, hvordan fravær registreres elektronisk på skolen og kan kun forstås sammen med registreringsvejledningen (bilag 1). 3

Hvorfor er fravær vigtigt? Skolen er barnet eller den unges arbejdsplads. Det er et sted, hvor vigtige læringsprocesser foregår dagligt læreprocesser som er nødvendige for at kunne forstå verdenen og forberede sig bedst muligt til at gennemføre en ungdomsuddannelse. Skolen er også et sted, hvor eleven indgår i mange typer samarbejde med andre elever, og skolen er et sted, hvor eleven får, fastholder og udvikler venskaber. Tilsammen udgør disse aktiviteter et vigtigt og berigende fællesskab. Et højt fravær fra skolen gør det svært for eleven, at føle sig som en del af et fællesskab og den manglende undervisning øger risikoen for ikke at få en afgangsprøve. Skolefravær kan være tegn på, at en elev er i faldende trivsel eller i mere alvorlige vanskeligheder. Derfor er det er skolens opgave at være opmærksom på begyndende og bekymrende elevfravær og handle for at eleven får et stabilt fremmøde i skolen. Der kan være mange forskellige årsager til, at en elev bliver væk eller møder ustabilt. Der kan være problemer i hjemmet, problemer med forholdet til de andre elever, læreren eller hele klassen, en undervisning, der opleves for svær eller for let mv. Der kan være lavt selvværd, eller tale om en familie, som ikke prioriterer vigtigheden af at møde i skolen hver dag. Det kan også have mange forskellige konsekvenser, at en elev er meget væk fra skolen. Det kan betyde, at eleven klarer sig dårligere fagligt og dermed på sigt har dårligere mulighed for at gennemføre en ungdomsuddannelse. Det kan også betyde at de andre elever ikke ønsker at arbejde sammen med eleven, og at det bliver sværere at have og bibeholde venskaber i klassen. Principper ved håndtering af bekymrende fravær I skolens håndtering af elevfravær er det vigtigt at følge nedenstående principper, i samarbejdet med elev og forældre og selve indsatsen, for styrke elevens fremmøde. Viden og systematik: En afdækning af vanskelighedernes omfang og karakter skaber det nødvendige vidensgrund lag. Her kan I ud over klasseteamets viden om eleven gøre brug af den ledelsesinformation, der findes vedr. skolens elevfravær på BUFLIS. Skolelederen kan her få et overblik over dels hvilke elever, der har fravær med behov for særlig opmærksomhed og om der er udarbejdet en handleplan for styrke elevens fremmøde. Tidlig handling: En tidlig indsats kan forebygge, at eleven bliver yderligere marginaliseret. Inddragelse og samarbejde: Ud over at være et selvstændigt problem kan fravær være et tegn på, at der er noget på skolen eller hjemmet, der ikke fungerer. Det er derfor vigtigt, at lægge øre til elevens egen opfattelse af, hvad der er på færde. I forlængelse heraf er et respektfuldt samarbejde med elev, forældre og andre involverede samarbejdspartnere nødvendigt for at styrke elevens fremmøde. Dialog: Skolen skal løse sin opgave i dialog med forældrene. Jo før forældrene inddrages i at etablere eller genetablere en stabil skolegang for eleven, des bedre. Inddragelsen kan både gå på at afdække årsager og finde de bedste løsninger samt, hvorledes de skal udføres. Løsningerne kan både være om nye handlinger i skolen, men også i hjemmet. Hjælp: Mange forskellige ressourcepersoner kan nyttiggøres: først og fremmest skolens ressourcecenter, hvor bl.a. AKT vejledere, inklusionspædagog og skolesocialrådgivere kan være vigtige sparringspartnere. 4

Forskellige typer af fravær Skolen skal altid forholde sig systematisk til elevfravær og handle på en bekymring. I Københavns Kommune er det defineret, at skolen skal have en særlig opmærksomhed på elever, hvis fravær har et omfang på: 5 (eller flere) sammenhængende fraværsdage eller 7 dage i en periode på 20 skoledage eller 15 dage i en periode på 60 skoledage Om fraværet er bekymrende eller ej er altid en vurdering, som skolen foretager på baggrund af fraværets karakter og den enkelte elevs generelle trivsel. Det er i første omgang i klasseteamet, at denne vurdering sker. Hvis lærerne her vurderer, at der er behov for yderligere sparring mv. inddrages skolens ressourcecenter. Hvis der er tale om fravær, hvor der er behøv for særlig opmærksomhed, skal lærerne tage stilling til, om der er behov for at igangsætte en indsats, herunder udarbejdelse af en handleplan, for at styrke elevens fremmøde (Bilag 3). 5

Skridt for skridt ved bekymrende elevfravær Set i relation til skolens interne organisering kan nedenstående skridt-for-skridt bruges som rettesnor til at sikre en hurtig reaktion på faldende fremmøde og bekymrende fravær. 1 Du bliver opmærksom på at en elev har bekymrende fravær Del bekymringen med dine kollegaer i klasseteamet. Overvej hvordan I samarbejder med eleven og forældrene, hvordan I kan arbejde med eleven og klassen samt hvorvidt andre ressourcepersoner fra skolen skal inddrages. Ansvar ligger i klasseteamet. 2 Kontakt til forældrene Klasselæreren kontakter forældrene. Hvis der fortsat er grund til bekymring, inviteres elev og forældre til et møde (gør evt. brug af bilag 2). Ansvar ligger i klasseteamet. 4 Møde med forældre og elev samt udarbejdelse af handleplan Møde med elev og forældre samt eventuelt ressourcepersoner fra skolen og evt. fritidstilbud afholdes. Årsag til det faldende fremmøde drøftes. Omdrejningspunkter er, hvad der skal til for, at eleven kommer mere i skole, samt hvad skole og forældre kan gøre bedre, for at øge elevens fremmøde. På mødet udarbejdes en handleplan (Bilag 3). Handleplanen fokuserer på mål for en konkret og tidsafgrænset indsats. Ansvar ligger hos tovholder. 3 Forberedelse af møde med forældre og elev Klasseteamet drøfter bekymringen og overvejer hvilke årsager, der kan ligge bag, samt hvilke løsningsmuligheder I ser. Hvis der er behov for yderligere sparring inddrages relevante personer fra ressourcecenteret. Der vælges en tovholder for afholdelse af mødet og den eventuelle videre indsats. Ansvar ligger i klasseteamet. 5 Indsatsperiode Tovholderen følger fremmødet og har løbende kontakt med eleven, forældre samt involverede lærere og ressourcepersoner. Efter behov afholdes opfølgende møder med forældre og elev mv. Ansvar ligger hos tovholder. 6 Opfølgning på handleplan og eventuel videre handling Der afholdes et afsluttende møde med forældre, eleven, lærere og relevante ressourcepersoner fra skole, fritidstilbud mv. Hvis der fortsat er en bekymring, underrettes Socialforvaltningen, hvis dette endnu ikke er gjort. Forældrene skal orienteres om underretningen. Ansvarsplacering genovervejes. = Elevens fremmøde er ikke længere bekymrende HUSK Ved alvorlig eller akut bekymring om elevens trivsel underrettes Socialforvaltningen. I underretningen laves en beskrivelse af skolens tidligere indsatser og fraværslister sendes med som bilag til underretningen. Husk at skolens indsats altid skal fortsætte selvom der er underrettet. For mere information om lovgivning, ansvar og tidsfrister, se Bilag 4 eller www.kk.dk/bekymret 7 Videre skridt i Socialforvaltningen Når Socialforvaltningen modtager en underretning, kontaktes elevens forældre for at få underretningen nærmere belyst. Herefter vurderes det, om der skal igangsættes en børnefaglig undersøgelse med det formål at afdække ressourcer og vanskeligheder i familien. Skolen kan i den forbindelse blive bedt om at give yderligere oplysninger. På baggrund af den børnefaglige undersøgelse afgøres det, om der skal iværksættes foranstaltninger for elev og forældre. Socialforvaltningen har ansvaret for evt. myndighedsindsats, mens skolen fortsat arbejder med eleven og forældrene. 6

Møde med forældre og udarbejdelse af handleplan Hvis en elev har bekymrende fravær, skal der altid udarbejdes en handleplan for styrket fremmøde (Bilag 3). Dialog med elev og forældre er vigtig i arbejdet med at styrke elevens fremmøde. I første omgang er et møde mellem forældre, elev og skole derfor vigtigt. Hvis det vurderes som relevant kan man ligeledes involvere udvalgte ressourcepersoner fra skolen og afholde et netværksmøde. Formålet med mødet er, at afklare hvorfor eleven har et faldende fremmøde afklare hvad skolen og familien skal gøre for at eleven kommer stabilt i skole drøfte hvordan klassen fremadrettet kan inddrages for at styrke elevens fremmøde udforme en handleplan for indsatsen der iværksattes for at styrke fremmødet, herunder klare aftaler om, hvem der gør hvad samt tidsperspektivet for handleplanen følge op på udvikling og mål i forhold til handleplanen Selv små handlinger kan være med til at skabe positiv forandring. Jo mere detaljeret deltagerne kan beskrive, hvorfor der er en bekymring og hvilke tegn de ønsker at se, jo mere konkret kan man i handleplanen formulere hvem og hvordan eleven skal hjælpes og støttes. En handleplan behøver således ikke bestå af flere siders beskrivelser, men bør have fokus på klare mål, klare handleskridt samt hvem der gør hvad og tidsperspektivet for den ønskede forandring. Det er vigtigt for et positivt resultat, at alle deltagere arbejder løsningsfokuseret. Hav derfor altid fokus på ressourcer hos eleven, forældre, klassen mv. Den person, der fungerer som tovholder, står som udgangspunkt for at arrangere mødet eller netværksmødet med elev, familie og relevante ressourcepersoner såsom lærere, inklusionspædagog, psykolog, medarbejdere fra fritidstilbud mv. For mere information om bekymringer for børn og unge samt handlemuligheder i forhold til sådanne bekymringer, se hjemmesiden: www.kk.dk/bekymret. På hjemmesiden findes desuden Børnelinealen, der er et praktisk og overskueligt redskab, som kan give et vejledende skøn over barnet eller den unges situation. 7

Hvem gør hvad, når fraværet er bekymrende? Bekymrende fravær bunder ofte i komplekse problemstillinger, hvorfor flere faglige perspektiver ofte er nødvendige for at løse vanskelighederne. I det nedenstående gennemgås roller og ansvar i forbindelse med arbejdet med styrket fremmøde. Skolen og de tilknyttede ressourcepersoner Skolelederen Skolelederen har det overordnede ansvar for at alle elever, der er indskrevet på skolen, deltager i undervisningen og ikke er fraværende uden tilladelse. Skolelederen har således det endelige ansvar for, at der handles, når skolens elever har faldende fremmøde. Det betyder, at skolelederen både har ansvar for, at fravær registreres elektronisk og at der bliver fulgt op på bekymrende fravær, herunder at der udarbejdes handleplan for styrket fremmøde. Klassens lærere Klassens lærere står for den daglige registrering af elevernes fremmøde og deltagelse i undervisning. Det er klassens lærere som i første omgang overvejer og drøfter, om der er grund til bekymring eller egentlig handling på baggrund af en elevs faldende fremmøde. Det er oplagt, at disse drøftelser især føres i forbindelse med den månedlige indberetning af det registrerede elevfravær i klassen. Det er også vigtigt, at lærerne løbende forholder sig til og reagerer, hvis der er noget i elevernes fremmødemønster, der giver anledning til bekymring fagligt såvel som socialt. Det vil typisk være en af klassens lærere, som tager den første snak med en elev og/eller dennes forældre om faldende fremmøde. Her vil det også være naturligt, at der tages stilling til, om der er behov for en handleplan eller om der er tale om et forbigående fænomen, som kan håndteres mere uformelt. Ressourcecenter Skolens ressourcecenter og de tilknyttede ressourcepersoner kan bruges som sparringspartnere i forbindelse med lærerteamets arbejde for at øge en elevs fremmøde såvel som en del af en konkret indsats. Skolens ressourcecenter er løbende opmærksomt på elever, der har højt fravær. Ressourcecenteret skal understøtte, at indsatserne målrettet eleverne er helhedsorienterede og koordinerede, herunder at der er valgt en tovholder. Tovholderen har ansvaret at sikre at der udarbejdes en handleplan, samt at der følges op på indsats og handleplan. Både skolesocialrådgiveren, psykolog, AKT lærer, sundhedsplejerske, inklusionspædagog og UU-vejleder er knyttet til ressourcecentret og kan være vigtige ressourcepersoner at involvere som sparringspartnere eller eventuelle tovholdere for en indsats. Hvis det vurderes, at eks. BUF-området skal inddrages, eller at der skal sendes en underretning til Socialforvaltningen, er tovholderen ligeledes ansvarlig for, at dette sker i samarbejde med skolens ressourcecenter og ledelse. Alle underretninger skal inden afsendelse drøftes med skolesocialrådgiveren. 8

Myndighedsindsatsen i Socialforvaltningen Det er vigtigt, at skolen handler, hvis man antager, at en elev med faldende fremmøde kan have behov for særlig støtte efter Serviceloven. Derfor kan der være behov for, at der sendes en underretning til Børnefamiliecenter København i Socialforvaltningen. Hvis man overvejer at underrette, skal man altid drøfte bekymringen med skolesocialrådgiveren. Når Socialforvaltningen modtager en underretning foretages en vurdering af underretningen, hvilket indebærer, at man har en indledende dialog med forældrene. Hvis det vurderes, at der kan være behov for særlig støtte efter serviceloven igangsættes en børnefaglig undersøgelse om elevens og forældrenes forhold. Hvis Socialforvaltningen på baggrund af den børnefaglige undersøgelse vurderer, at der er behov for særlige støtte for at afhjælpe de sociale vanskeligheder, der ligger til grund for det faldende fremmøde, vil sådanne blive iværksat. En sådan støtte eller foranstaltning kan f.eks. være forældrekursus for at styrke forældres kompetencer til bl.a. at understøtte skolegang, kontaktperson for forældre, barnet eller den unge, hvor fokus kan være på styrket fremmøde, lektiehjælp mv. Læs mere om sagsgangen i en børnesag på www.kk.dk/bfck eller i Når du er bekymret for et barn eller en ung En handlevejledning. Aftaleforum Hvis det vurderes, at en elev har behov for specialpædagogiske bistand, og der er samtidig er truffet afgørelse om igangsættelse af en børnefaglige undersøgelse, skal der afholdes aftaleforum, hvor indsatsen koordineres. Et aftaleforum er en form for netværksmøde, hvor en myndighedssagsbehandler fra Børnefamiliecenter København deltager. Stabil skolegang hvordan? Der er ofte flere faktorer, der spille ind, hvis en elev har faldende fremmøde. Det er derfor vigtigt at arbejde med alle faktorer omkring eleven, der kan være med til at styrke fremmødet. I det følgende beskrives konkrete ideer til, hvad man på skolen kan arbejde med for at styrke fremmødet Generel forebyggelse af elevfravær At hver enkel elev føler sig som en del af fællesskabet er med til at understøtte elevens trivsel og faglige udvikling. At arbejde med styrket fremmøde er således ikke kun en individuel indsats, men også at skabe en kultur i klassen og på skolen, hvor alle elever føler sig som en nødvendig del af fællesskabet. Tiltag der underbygger en generel forebyggelse af faldende fremmøde kan være: Fremmøde som en del af skolens strategi for en god skole Fremmøde er en fælles sag for alle der har sin gang på skolen, således at alle elever og forældre mødes med en kultur, hvor hver hverdag er en skoledag. Derfor bør fremmøde være en del af dialogen og skolens informationsmateriale fx i forbindelse med indskrivning, skoleskift, drøftelser i klasseteamet, Pædagogiske Rådsmøder, forældremøder, skole-hjemsamtaler såvel som i dialogen i klassen med eleverne. Løbende dialog eller en egentlig strategi for at nedbringe fravær kan understøtte skolens kerneopgaver ved at skabe mere ro til undervisningen og styrke trivslen. Det er oplagt, at det er i skolens ressourcecenter, at man arbejder med en strategi for styrket fremmøde, idet det er en naturlig del af det øvrige inklusionsarbejde på skolen. 9

Forløb omkring hvad en god skoledag er, herunder betydningen af fremmøde For at styrke alle elevers trivsel kan man på en årgang eller i klassen igangsætte dialoger om, hvorfor det er vigtigt at være i skole hver dag for en selv, for kammeraterne, for klassen? Herunder hvad klassen og den enkelte elev kan gøre for at alle i klassen kommer i skole hver dag? Det er ligeledes oplagt at drøfte, om der er noget i klassen der kunne være bedre. Kan undervisningen være mere spændende? Kan stemningen i klassen være bedre? I udskolingsklasserne kan man i perioder arbejde med at få øget fremmødet gennem forskellige konkurrencer, hvor klassen optjener point og kan vinde noget til hele klassen, hvis de når det mål, de har sat. Særligt fokus på undervisningen i klassen Undervisningen kan være en del af forklaringen på faldende fremmøde. Derfor kan ændring af undervisning medføre et styrket fremmøde. Det kan eksempelvis være et særligt fokus på at elevers ressourcer nyttiggøres og at elevgrupper blandes i forhold til at kunne understøtte hinanden. Konkrete indsatser for styrket fremmøde Alle elever med bekymrende fravær skal have en handleplan for, hvorledes skole, elev og forældre arbejder sammen for styrke elevens fremmøde. Indsatser der igangsættes for at understøtte handleplanens mål kan være: Aktivering af klassekammeraterne følgeordning og hurtig kontakt Flere skoler har gode erfaringer med aftaler om, at elever følges i skole, hvilket medfører et øget fokus, fra elever såvel som forældre, på at være en del af et fællesskab. I den forbindelse kan større elever opfordres til at tage kontakt med en SMS, hvis en klassekammerat er fraværende. Ved længerevarende fravær på grund af eksempelvis sygdom kan klassekammerater ligeledes aktiveres ved at sende beskeder og brev til den fraværende elev, således denne ikke føler sig sat uden for. Konkrete aftaler mellem skole, elev og familier Det er vigtigt, at man i indsatsen arbejder med konkrete mål og aftaler for, hvem der skal gøre hvad i forbindelse med at styrke elevens fremmøde. Det kan eksempelvis være aftaler om, at der ringes til forældre og elev, at elev eller forældre indgår i daglig sms-kontakt. Det kan også være aftaler om, at lærer eller skolesocialrådgiver kommer på hjemmebesøg, hvis eleven ikke kommer i skole eller går midt på dagen, at eleven deltager i lektiecafe, eller at skolen igangsætter særlige undervisningstiltag mv. Samtaleforløb med inklusionspædagog, AKT lærer eller skolesocialrådgiver Samtaleforløb for den enkelte elev og/eller forældre, hvor temaer som trivsel i klassen, på skolen, fritidslivet og i familien er i fokus, kan være med til at give elev og forældre værktøjer, der kan være med til at styrke fremmødet. Igangsættelse af foranstaltning i Børnefamiliecenter eller Handicapcenter København Børnefamiliecenter eller Handicapcenter København kan på baggrund af en underretning om bekymrende fravær vurdere, at der er behov for at iværksætte en foranstaltning. For at iværksætte en foranstaltning skal elevens trivsel være i en sådan fare, at eleven på sigt ikke vil have de samme muligheder for personlig udvikling, sundhed og et selvstændigt voksenliv som jævnaldrende. 10

Brug af KMD elevfravær til systematisk opfølgning på fravær En central måde, hvorpå skolen kan se mønstre og iværksætte en målrettet indsats for styrket fremmøde, er gennem KMD Elevfravær. Ud over det generelle overblik over fravær, på elev-, klasse og skoleniveau, kan skolen også arbejde med funktioner, såsom: Registrer for sent fremmøde/gået for tidligt For at få et overblik over det reelle fravær i en klasse, på en årgang eller hele skolen, kan skolen vælge at registrere, når en elev møder for sent, eller går før endt undervisning. Denne registrering giver et mere detaljeret overblik over fravær, der ikke er hele dage. Mit barns fravær Mit Barns Fravær er et modul, hvor forældre via ForældreIntra kan følge deres barns skolefravær. På siden KMD Mit Barns Fravær vil barnets fravær hele tiden være opdateret med det fravær skolen har registreret i KMD Elev. Skole SMS - fravær Skole SMS fravær er et modul, hvor læreren i forbindelse med registrering af fravær har mulighed for at sende en SMS vedr. fraværet. Skolen kan formulere en standardtekst og angive hvem der skal være modtageren, fx eleven, mor, far eller kontaktperson fra Socialforvaltningen. 11

Bilag 1: Vejledning i registrering af elevfravær Denne vejledning handler om skolens registrering og håndtering af elevfravær. Registrering af elevers fravær Skolen skal registrere elevers fravær i henhold til folkeskolelovens bekendtgørelse om elevers fravær fra undervisning (BEK 773 af 25/06/2010). Registreringen opdeles i tre kategorier: S = Sygdom E = Ekstraordinær frihed (fravær med skolelederens tilladelse) U = Ulovligt fravær (fravær, som skolelederen ikke har givet tilladelse til, og som ikke er sygdom) Alt fravær registreres som heldagsfravær. Registreringen sker i KMD elev s webbaserede fraværsmodul via SkoleIntra. Registreringen danner grundlag for fraværsopgørelser i Kvalitetsrapporten og på BUFLIS. Forvaltningen er opmærksom på, at nogle skoler ønsker at registrere fravær på lektioner i stedet for på dage. I øjeblikket er det muligt at anvende lektionsbaseret fraværsregistrering på 10. klassetrin. Ud over den obligatoriske registrering af heldagsfravær, kan skolen vælge at registrere For sent fremmøde (F) og Gået for tidligt (G), hvis det (i en periode) vurderes at være et særligt indsatsområde, fx for enkelte klasser, i udskolingen e.a. Registreringen af for sent fremmøde/gået for tidligt anvendes ikke i forvaltningens ledelsesrapporteringer. Vurdering af opmærksomhedskrævende fravær Ud over at sikre korrekt registrering af fravær, har skolen som opgave at vurdere opmærksomhedskrævende fravær. Opmærksomhedskrævende fravær er fravær, uanset kategori, med et omfang af: mindst 5 sammenhængende fraværsdage eller, 7 dage i en periode på 20 skoledage eller 15 dage i en periode på 60 skoledage Skolen kan se, hvilke elever, der har opmærksomhedskrævende fravær, på BUFLIS. Skolen skal behandle hver enkelt opmærksomhedskrævende fraværsperiode, som optræder på BUFLIS og vurdere, om der er tale om bekymrende fravær (kræver en indsats), eller om der er tale om fravær, ikke kræver nogen særlig indsats). Om fravær er bekymrende, kommer an på en konkret vurdering, baseret på skolens kendskab til eleven. Hvis skolen vurderer, at en fraværsperiode ikke er bekymrende, skal skolen i KMD elevs fraværsmodel angive: handleplan ikke nødvendig. Handling på bekymrende fravær (handleplan for styrket fremmøde) Hvis skolen vurderer, at en elevs fravær er bekymrende, skal skolen udarbejde en handleplan for styrket fremmøde. Skolen skal i KMD elevs fraværsmodul angive, at der er lavet en handleplan. 12

Hvem gør hvad? 1. Lederens opgaver Det er skolens opgave og skoleledelsens ansvar: 1. at elevfravær registreres elektronisk i KMD elevs fraværsmodul. 2. at skolen forholder sig aktivt til opmærksomhedskrævende fravær (bekymrende/ikke bekymrende) 3. at skolen udarbejder en handleplan for styrket fremmøde, når en elevs fravær er bekymrende 4. at skolen i KMD angiver, om der er udarbejdet en handleplan (bekymrende fravær) eller om handleplan ikke er nødvendig (ikke bekymrende fravær) 5. at skolen indberetter til Elevsektionen, hvis en elev er udmeldt, fordi eleven er startet på en privatskole eller på en skole i en anden kommune og til Elevsektionen og Folkeregistret, hvis en elev vurderes at være udrejst af landet 2. Lærer og lærerteamets opgaver Det er lærerens/lærerteamets opgave: 1. at foretage daglig registrering af elevfravær i KMD elev s webbaserede fraværsmodul 2. at foretage månedlig indberetning af registreringerne (ved at trykke Gem i KMD elev) 3. at forholde sig månedligt til hver enkelt elev, som har opmærksomhedskrævende fravær og vurdere, om fraværet er bekymrende (kræver handleplan) Den daglige fraværsregistrering Den lærer, som har klassen i første lektion, er ansvarlig for elektronisk at registrere elevfravær i KMD s webbaserede fraværsmodul. Registreringen foregår på Ipad eller IWB. Alt fravær, der ikke på forhånd er kendt af lærerne, som sygefravær (S) eller ekstraordinær frihed (E), registreres som ulovligt fravær (U). Når registreringen er foretaget, trykkes på Gem. Hvis skolen gør brug af registreringen af For sent fremmøde / Gået for tidligt, bør man på skolen blive enig om registreringspraksis (hvornår på dagen registreres, hvad er for sent osv.?) Efter udgangen af hver måned (senest den 5. hverdag i den efterfølgende måned), skal klasseteamet have færdiggjort månedens indberetning. Dette gøres ved, at der sættes flueben i Indberetning færdiggjort. Herefter er det i KMD registreret, at månedens indberetning er endelig. Læs mere i KMD s vejledning: KMD Elev fravær heldagsfravær (vejledning til lærere) 13

Vurdering af opmærksomhedskrævende fravær Klasseteamet skal månedligt forholde sig til elever med opmærksomhedskrævende fravær og vurdere, om fraværet er bekymrende dvs. om der er behov for en indsats for styrket fremmøde, herunder en handleplan. Vurderingen sker ud fra teamets kendskab til den enkelte elev. Hvis klasseteamet vurderer, at en fraværsperiode ikke er bekymrende (fx fordi der er tale om en hospitalsindlæggelse eller en ekstraordinær ferieperiode), skal skolens administration have besked om i KMD elevs fraværsmodel at angive: handleplan ikke nødvendig. Der skal knyttes en startdato og en slutdato til vurderingen (hvilken periode gælder vurderingen for?). En handleplan ikke nødvendig-periode må max vare 3 måneder. Det er pt. kun skolens administration, som har adgang til i KMD elev at markere for en elev, at en handleplan ikke er nødvendig. Udarbejdelse af handleplan for styrket fremmøde Hvis klasseteamet vurderer, at en elevs fravær er bekymrende, skal der udarbejdes en handleplan for styrket fremmøde. Læs mere i Vejledning for håndtering af bekymrende fravær I den forbindelse skal skolens administration have besked om i KMD elevs fraværsmodul at angive handleplan. Der skal knyttes en startdato og en slutdato til handleplanen (den periode handleplanen er gældende for). En handleplansperiode må max vare 3 måneder. Det er pt. kun skolens administration, som har adgang til i KMD elev at markere for en elev, at der er udarbejdet en handleplan. 3. Skolens administrations opgaver Det er administrationens opgave: 1. at registrere meddelt sygdom og ekstraordinær frihed i KMD elev 2. at sikre at der bliver registreret fravær for klasser, der har vikar uden adgang til skoleintra og/eller uden adgang til at registrere fravær for den pågældende klasse 3. at registrere vurdering af handleplan ikke nødvendig, inklusiv startdata og slutdato 4. at registrere handleplan, inklusiv startdato og slutdato 5. at indberette til Elevsektionen, hvis en elev er udmeldt, fordi eleven er startet på en privatskole eller på en skole i en anden kommune 6. at indberette til Elevsektionen og Folkeregistret, hvis en elev vurderes at være udrejst af landet Den daglige fraværsregistrering Det er administrationens opgave dagligt at registrere meddelt sygdom og ekstraordinær frihed i KMD elev, under den pågældende elev. Det registrerede er med det samme synligt for klassens lærere. Hvis en klasse har en vikar der ikke har log in til skoleintra, er det administrationens opgave, at sørge for, at der også registreres fravær i denne klasse. Læs mere i KMD s vejledning: KMD Elev fravær heldagsfravær (vejledning til administration) 14

Registrering af handleplan og handleplan ikke nødvendig På baggrund af klasseteamets vurderinger af handleplansbehov er der administrationens opgave at registrere handleplan og handleplan ikke nødvendig. Registreringen sker i elevmappen under fanebladet fravær. Der skal til begge registreringer knyttes en startdato og en slutdato. Perioden må være på max 3 måneder. Indberetning af elever, som har skiftet til privatskole eller folkeskole i en anden kommune, eller som vurderes at være udrejst af landet Hvis en elevs fravær skyldes, at eleven er skiftet til en privatskole eller en folkeskole i en anden kommune skal skolens administration indberette udmeldelsen til Elevsektionen. Dette gøres ved at sende Udmeldelsesblanketten (C10726) til Elevsektionen. Blanketten findes i det elektroniske blanketsystem under BUF/skoler. Blanketten sendes til lonlau@buf. kk.dk og is@buf.kk.dk Hvis fravær skyldes, at eleven er udrejst, er det skolens opgave og skoleledelsens ansvar at indberette formodningen om, at eleven er udrejst af landet til Elevsektionen og Folkeregistret. Dette gøres ved at indsende STRAKSBLANKET- TEN (C10718) til Elevsektionen og Folkeregisteret. Blanketten findes i det elektroniske blanketsystem under BUF/ skoler. Blanketten sendes til lonlau@buf.kk.dk og is@buf.kk.dk. 4. Ledelsesinformation Skoleledelsen kan se rapporter om fravær for skolens elever på http://buflis.kk.dk. Ledelsesinformationen ligger under Skoler _ Elevtal _Elevfravær. Tabel 1 på næste side viser en rapport på skoleniveau. Det fremgår af rapporten, hvor mange fraværsdage der i alt er registreret på de enkelte klasser (fra skoleårets start til rapportens trækningsdato), ligesom antallet af fraværsdage i de enkelte kategorier fremgår. Registrering af for sent fremmøde/gået for tidligt fremgår også, hvis skolen har lavet registreringer i disse kategorier. Endelig fremgår det, hvor mange elever, der har opmærksomhedskrævende fravær (mindst 5 sammenhængende fraværsdage eller 7 dage i en periode på 20 skoledage eller 15 dage i en periode på 60 skoledage). 15

Klassebetegnelse Elever med opmærksomhedskrævende fravær Fravær i alt Sygdom Ekstraordinær frihed Ulovligt fravær For sent fremmøde Gået for tidligt Mødt sent og gået tidligt 0U 1 49 35 14 19 0V 2 58 43 15 2 1U 2 66 44 18 4 45 1V 21 14 7 2U 1 51 31 19 1 5 2V 3 95 54 41 13 3U 3 98 58 40 2 3V 1 37 16 21 3 4U 1 18 12 6 4V 1 58 24 24 10 7 5U 25 21 4 1 5V 3 55 32 22 1 47 6U 3 72 47 25 7 6V 2 70 42 21 7 7 7U 21 20 1 5 7V 3 47 27 20 8U 3 133 84 17 32 2 8V 5 156 44 31 81 79 9U 2 65 41 6 18 5 9V 36 18 8 10 22 I alt 36 1.231 707 360 164 271 Tabel 1: Elevfravær for en skole, fordelt på klasser Skolen kan fra rapporten på klasseniveau klikke videre til en rapport på den enkelte klasse (se tabel 2). På klasseniveau kan skolen for den enkelte elev se, om der er fraværsperioder, som rammer en af kategorierne for opmærksomhedskrævende fravær. 16

Personnummer Navn Fravær Opmærksomhedskrævende fravær I alt fravær Sygdom Ekstraordinær frihed Ulovligt fravær For sent fremmøde Gået for tidligt Mødt sent og gået tidligt 5 Sammenhængende dage 7 ud af 20 dage 15 ud af 60 dage 6 6 2 3 2 1 15 15 1 1 1 3 2 1 2 27 10 17 1 1 2 2 I alt 54 20 34 5 2 3 3 Fravær Sygdom Ekstraordinær frihed Ulovligt fravær For sent fremmøde Gået for tidligt Mødt sent og gået tidligt Tabel 2: Elevfravær for en klasse, fordelt på elever Fra rapporten på klasseniveau kan skolen klikke ind på den enkelte elevs fraværsrapport (tabel 3). På elevniveau kan skolen se, hvilke konkrete fraværsdage de enkelte opmærksomhedskrævende fraværsperioder knytter sig til. Eksempel: Eleven, hvis fravær er vist i tabel 3, er syg 24/10. 24/10 falder inden for kategorien 7 ud af 20 dage, fordi der i perioden 13/9 til 24/10 har været 7 fraværsdage (dette markeres). 25/10 er eleven fortsat syg. 25/10 falder inden for kategorien 5 sammenhængende dage (dette markeres). Da eleven igen 5/11 får en sygedag, falder også denne inden for kategorien 7 ud af 20 dage, fordi der i perioden 30/9 til 5/11 har været 7 fraværsdage (dette markeres). Eleven er i skole 6/11, men syg igen 7/11 (ny markering). Det ses af tabel 3, at skolen ikke har lavet vurdering af, om de i alt 4 opmærksomhedskrævende perioder er bekymrende (der mangler angivelse af handleplan eller handleplan ikke nødvendig ). Fraværsdato Opmærksomhedskrævende fravær 5 Sammenhængende dage 7 ud af 20 dage 15 ud af 60 dage Action Handleplan Handleplan ikke nødvendig 30-08-2013 1 13-09-2013 1 27-09-2013 1 30-09-2013 1 21-10-2013 1 22-10-2013 1 23-10-2013 1 24-10-2013 1 1 25-10-2013 1 1 05-11-2013 1 1 07-11-2013 1 1 I alt 11 0 0 0 1 3 0 Tabel 3: Fravær for en elev Den anden rapport, skolen kan se, er en advisliste. Advislisten viser de elever, som har opmærksomhedskrævende fravær. Advislisten kan sorteres klassevis, men den kan også sorteres, så den kun viser de elever med opmærksomhedskrævende fravær, hvor skolen endnu ikke har vurderet, om der er behov for en indsats for styrket fremmøde (en handleplan). 17

Bilag 2: Skabelon til fraværsbrev Fraværsbrev når der efter første dialog med forældre fortsat er faldende fremmøde (Tilpasses efter behov) Til «Forældrenes navn» Skolen skal i henhold til gældende Folkeskolelov af 24. juni 2009-39 reagere, når en elev har et bekymrende fravær eller ofte møder for sent til undervisningen. Vi har tidligere talt med dig/jer om «barnets navn» fravær, og er fortsat bekymrede. Ud fra skolens oplysninger kan vi se at «barnets navn» er mødt for sent/eller gået for tidligt dage i måned 2013 har været fraværende i dage i måned 2013 Du/I indkaldes derfor til et skole-hjem-møde den kl. i lokale Vi skal på mødet tale om hvem og hvordan vi sammen kan styrke «barnets navn» fremmøde i skolen og derved sikre en god skolegang. I forlængelse heraf skal vi sammen lave en handlingsplan for indsatsen for samt konkrete aftaler for hvem, der gør hvad inden vi sammen følger op på indsatsen. Øvrige mødedeltagere er: elevens klasselærer, AKT-vejleder, repræsentant for skolens ledelse mv. (TILRETTES/IND- SÆT SELV MØDEDELTAGERE) Herudover vil vi gerne have lov til at invitere skolens skolesocialrådgiver, psykolog, sundhedsplejerske mv. med til mødet. (TILRETTES/INDSÆT SELV MØDEDELTAGERE) Med venlig hilsen Vedlagt er: Dokumentation for fravær Samtykkeskema vedr. samarbejde med skolens skolesocialrådgiver, psykolog, sundhedsplejerske mv. med til mødet. (TILRETTES/INDSÆT SELV MØDEDELTAGERE) 18

Bilag 3: Skabelon til Handleplan for styrket fremmøde Forslag til handleplan for styrket fremmøde Hvad bekymrer Hvad fungerer Vurdering og mål Hvad er sket, som gør, at der er en bekymring? Hvem er bekymrede? Hvad fungerer ikke i forhold til elevens skolegang? Hvorfor ikke? I hvor lang tid har det været sådan? Hvor ofte er der vanskeligheder, eks. fravær? Hvilken betydning har det for eleven? Hvad har man gjort for at afhjælpe bekymringen? Hvem har været involveret i dette? Undtagelser Tidspunkter, hvor bekymringerne er blevet håndteret på en måde, der har taget hånd om eleven behov af lærere, kammerater, forældre eller andre. Hvad er kendetegnene når eleven kommer i skole? Vurdering af elevens trivsel 0 10 0 betyder, at der er alvorlig bekymring for elevens trivsel/skolegang, mens 10 betyder, at der er god trivsel Skolens og evt. andre ressourcepersoners vurdering fra 0 til 10 og begrundelse (faglig og socialt) Elevens vurdering fra 0 til 10 og begrundelse Bekymringsgrundlag (analyse) Hvad er man bekymrede for vil ske i forhold til eleven, hvis der ikke sker en forandring? Hvilken betydning vil dette have for eleven i fremtiden? Ressourcer/styrker Det der fungerer godt i klassen, skolen, derhjemme for elevens skolegang? Kammerater, lærere, familie mv. omkring eleven, der er til støtte for elevens skolegang og fremmøde? Forældres vurdering fra 0 til 10 og begrundelse Formålet med indsatsen Beskrivelse af, hvad man overordnet ønsker at se ske for, at eleven igen trives, skolegangen fungerer og der ikke længere er bekymrende fravær. Komplicerende faktorer Hvad kan gøre det sværere at skabe en god skolegang for eleven? Delmål, der skal nås, så bekymringerne ikke længere er til stede, og formålet er opnået Hvad vil skolen, familien og eleven se ske i relation til de bekymringer, der er, så alle ved, at bekymringerne bliver håndteret? Skal ses demonstreret over tid. Aftaler og tidsperspektiv (Handleplansperioden må, fra iværksættelse af indsats, max vare 3 måneder) Hvilke aftaler om løsninger er der indgået mellem skolen, eleven, familien mv., som skal sikre, at målene bliver nået? Hvem gør hvad og hvor længe? Tiltag Hvilke tiltag skal igangsættes? Hvordan understøtter tiltagene eleven oh familien i at nå målene? Hvor længe skal indsatsen vare? Næste skridt Hvad er de næste skridt, der skal tages for, at eleven og familien kan komme nærmere for at nå målene? 19

Handleplansperioden I handleplansperioden følger tovholderen og evt. ressourcecenteret løbende op på elevens fravær. Her er der mulighed for at rose eleven for de små forandringer, som er blevet bemærket af lærerne, forældre, klassekammerater mv.. Det kan være brugbart at tale med eleven om, hvordan forandringerne er sket, så eleven kan gøre mere af det, som virker. Jo mere detaljeret og konkret fremskridtene kan beskrives, jo nemmere er det for eleven at gentage det. Der bør afholdes et møde midtvejs i handleplansperioden, hvor det drøftes: Hvilke tegn på fremgang har tovholderen set eller hørt fra andre lærere, forældre mv.? Hvilken fremgang synes elevens selv, at der er sket? Hvordan har aftalerne været til hjælp for elevens? Afslutning af handleplansperioden Ved en fortsat bekymring skal det vurderes, hvordan eleven bedst sikres en god skolegang. Man kan evt. forsætte processen på skolen med nye aftaler i en handleplan og opfølgning. Hvis der fortsat er bekymring, underrettes den rette børnefamilieenhed, hvis dette endnu ikke er gjort. Handleplanen bør anvendes i det videre samarbejde. Hvilke tegn på fremgang har der været i elevens skolegang? Beskriv hvorvidt der fortsat er bekymring for elevens skolegang? Hvis ja, hvad gøres for at sikre elevens får en god skolegang? 20

Bilag 4: Lovtillæg til Vejledning for håndtering af bekymrende fravær Indsatsen for håndtering af bekymrende elevfravær bygger på Folkeskoleloven og bekendtgørelse om elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen samt Serviceloven. Folkeskoleloven om elevfravær Undervisningspligt I Folkeskoleloven af 27/5 2013 fremgår det af formålsformuleringens 1, at folkeskolen i samarbejde med forældrene skal give eleverne kundskaber og færdigheder, så de har lysten til at lære og efter endt skolegang begå sig i en uddannelsessammenhæng. I Folkeskoleloven fastslås det endvidere i 32 og 33, at der dels er undervisningspligt dels at undervisningspligten indbefatter pligt til deltagelse i undervisningen. Det er i henhold til samme lovs 39 skolens leder, der påser, at skolens elever deltager i undervisningen. Med hensyn til elevers udeblivelse fra undervisningen er det forældrene, som personligt eller skriftligt skal give skolens leder oplysning om grunden hertil. Skyldes fraværet sygdom af mere end 2 ugers varighed, kan skolens leder forlange lægeattest herfor, - jævnfør 39 stk. 2. Registrering I bekendtgørelse nr. 822 2004 om elevers fravær fra undervisningen med seneste ændringer ved bekendtgørelse nr. 768 2010 og 772 2013 fremgår det, at det er, skolens leder og elevernes lærere som dagligt fører kontrol med, at eleverne er til stede under undervisningen. Og videre i 1 stk. 2 fremgår det, at fraværet skal registreres elektronisk inde for følgende tre kategorier: 1) Fravær på grund af elevens sygdom eller lignende, 2) Fravær med skolelederens tilladelse (ekstraordinær frihed) og 3) Ulovligt fravær. Håndtering af bekymrende fravær I henhold til 6 skal skolen ved ulovligt fravær straks tage kontakt med elevens forældre med henblik på at afdække årsagen til fraværet. Stk. 2. Skyldes fraværet, at eleven har svært ved følge med i undervisningen eller har problemer med andre elever eller skolens personale, søger skolen så hurtigt som muligt i samarbejde med eleven og forældrene at kortlægge problemerne og udarbejde løsningsforslag. Skolen overvejer, om pædagogisk-psykologisk rådgivning skal inddrages med henblik på eventuel iværksættelse af specialundervisning eller anden specialpædagogisk bistand. Stk. 3. Ved ulovligt fravær, der ikke er omfattet af stk. 2, hvor eleven har mange forsømmelser af kortere eller længere varighed eller meget lange fraværsperioder, søger skolen problemerne løst i samarbejde med eleven og forældrene, eventuelt ved inddragelse af pædagogisk-psykologisk rådgivning, Ungdommens Uddannelsesvejledning, den kommunale sundhedstjeneste eller andre institutioner m.v., som eleven har tilknytning til. Er det ikke muligt at skabe den nødvendige dialog med eleven og forældrene med henblik på at sikre, at eleven deltager i undervisningen, inddrager skolen de kommunale skolemyndigheder. Stk. 4. Hvis skolen får oplysning om, at en elev opholder sig eller kan formodes at opholde sig i udlandet, skal skolens leder give meddelelse herom til kommunen i henhold til reglerne i bekendtgørelse om meddelelser efter 24 a i lov om børnetilskud og forskudsvis udbetaling af børnebidrag. 21

Serviceloven om tværfagligt samarbejde og underretningspligt SSD samarbejdet mulighed for at udveksle oplysninger uden samtykke Servicelovens 49a gør det muligt at udveksle fortrolige oplysninger uden samtykke fra forældrene. Oplysningerne kan udveksles ved ét møde i det tværfaglige SSD-samarbejde (socialforvaltning, skole, sundhedspleje og dagtilbud), hvis det vurderes, at dette er nødvendigt som led i det tidlige eller forebyggende arbejde om børn og unge i vanskeligheder. Udvekslingen af fortrolige oplysninger må finde sted én gang ved et møde. I særlige tilfælde kan der ske udveksling af oplysninger ved et opfølgende møde. Det kan fx være aktuelt, hvis der sker afgørende nyt i barnet eller den unges situation, som nødvendiggør, at man i det tværfaglige samarbejde drøfter situationen en ekstra gang. Man bør kun vælge at gøre brug af Servicelovens 49a, hvis man på baggrund af en konkret bekymring, for barnet eller den unges trivsel og udvikling, vurderer, at der kan være behov for støtte, og hvis forældrene ikke ønsker, eller kan forventes, at ville deltage i samarbejdet. Underretningspligt i forbindelse med ulovligt skolefravær Personer der udøver offentlig tjeneste eller hverv har, ifølge Servicelovens 153, skærpet underretningspligt. Dette betyder, at du som fagperson, har pligt til at reagere, hvis du kendskab til eller på baggrund af alene en formodning om, at et barn eller en ung under 18 år har behov for særlig støtte efter Serviceloven. Pr. 1. oktober 2013 understreges det i 153, at fagpersoner, skal underrette kommunen hvis et barn eller en ung under 18 år kan have behov for særlig støtte, efter Serviceloven, på grund af barnets eller den unges ulovlige skolefravær eller undladelse af at opfylde undervisningspligten. Som underretter er du ikke part i sagen, og du har derfor ikke juridisk krav på at blive orienteret om sagens forløb. Hvis forældre eller den unge over 15 år ikke har givet samtykke til at dele oplysninger er det således ikke muligt for børnefamilieenheden at orientere om, hvad der sker i sagen. Du har dog som fagperson, der har underrettet, ret til at få oplyst, om underretningen har givet anledning til en børnefaglig undersøgelse samt hvorvidt der på baggrund af denne er iværksat en foranstaltning. Da du ikke er part i sagen, har du dog ikke krav på at få at vide, hvilke foranstaltninger der er iværksat. Hvis du modtager disse oplysninger, har du tavshedspligt. 22

For mere information om lovgivning, ansvar og tidsfrister, se www.kk.dk/bekymret 23