Tiltrækning og ansættelse af medarbejdere
Overordnet planlægning HR afdelingens overordnede opgave er at sikre, at rekrutteringsproceduren foregår indenfor rammerne af virksomhedens personalepolitik, de overenskomster, der er indgået med de faglige organisationer samt lovgivningen på området
Citat fra en dansk virksomheds personalepolitik Ved enhver ansættelse skal nærmeste overordnede deltage i udvælgelsesproceduren og dermed sikre afdelingens / gruppens medindflydelse. Det er dog den pågældende sektorchef, der har det endelige ansvar for ansættelsen I forbindelse med enhver ansættelse er den pågældende sektorchef ansvarlig for, at der gives en dækkende beskrivelse af det omhandlede arbejde samt at selskabets introduktionsprocedurer gennemføres
HR s hovedfunktioner Tiltrække Hvad er det der vil gøre en forskel i valget af virksomhed at være ansat i Fastholde Hvordan skrues arbejdet sammen, så medarbejderne er tilfredse, trives og er motiverede Udvikle Hvad er det der skal til for at virksomheden både kan fastholde sine medarbejdere (reducere personaleomsætningen) OG udvikle den kvalitetsmæssige side i arbejdet, produktet og forholdet til kunderne Afvikle Hvordan kan en afskedigelse være etisk korrekt?
Rekruttering Omfatter alle de aktiviteter, en virksomhed eller en organisation kan iværksætte for at komme i kontakt med ansøgere til ledige stillinger
Personalepolitik - ekstern rekruttering eller intern rekruttering HR afdelingen skal kontrollere, at personale-politikken overholdes, hvis denne nævner noget om forholdet imellem intern eller ekstern rekruttering HR afdelingen bør have tilstrækkeligt overblik over virksomheden til at vide, om en intern rekruttering overhovedet er mulig Afdelingen selv bør undersøge, om der er egnede emner blandt afdelingens nuværende med-arbejdere Ofte vil virksomhedens personalepolitik indeholde regler om interne stillingsopslag
Rekrutteringsprocessen Konstatering og definition af behov Strategi og mål for virksomheden. Fastlæggelse af organisation og fordeling af ansvar og opgaver. Personaleplanlægning, herunder fremskrivning af personalestruktur Udarbejdelse af jobananalyse, stillingsbeskrivelse, job- og personprofil. Tiltrækning af ansøgere: Valg af intern eller ekstern rekruttering samt rekrutteringsmetode. Valg af annoncemedie Valg af markedsføring Udvælgelse Modtagelse og administration af ansøgninger Afholdelse af et eller flere interviews Afholdelse af test Referencetagning og kontrol af oplysninger Kontrakt- og ansættelsesbetingelser: Fastlæggelse af lønpakke Udarbejdelse af kontrakt Udsendelse af informationsmateriale og kontakt indtil ansættelse. Introduktion: Introduktions-program Opfølgnings-/prøvetidssamtale
Personaleplanlægning HR afdelingen er i besiddelse af data for hele personalet, og kan derfor foretage fremskrivninger, der fortæller, hvornår de enkelte medarbejdere pensioneres, lave beregninger på personale-omsætningen og så videre De enkelte afdelinger må derimod selv gøre opmærksom på, om de i løbet af planlægningsperioden sætter nye aktiviteter i gang, der kræver nyansættelser eller foretager indskrænkninger, der kan medføre et overskud af arbejdskraft. Hvis HR Manageren er en del af den strategiske ledelse er dette dog kendt af HR afdelingen
Konstatering og definition af behov Rekrutteringsomkostninger Annonceringsudgifter Tidsforbrug Gennemsnitligt 116 (medarbejder) timer pr. ansættelse for en funktionær Ansvars- og opgavefordeling Diskussioner om ansættelse Udarbejdelse af job- og personprofil Ekstern eller intern rekruttering Oplæring af den nye medarbejder Omkostninger ved eventuelt fejludført arbejde
Konstatering og definering af behov Fortid: Generel erfaring i virksomheden mht. hele virksomhedens drift. Statistikker over personaleomsætning fordelt på medarbejderkategorier. Branchestatistikker omkring personaleomsætning. Branchestatistikker omkring udbud og efterspørgsel. Fremtid: Nutid: Uddannelsesbehov/forandringsbehov Kvantitativ ressourceanalyse Kvalitativ ressourceanalyse Strategi og mål for virksomheden Organisationsplan med tilhørende opgaver kvantitativ/kvalitativ opstilling Fremskrivning af personalestrukturen Personaleplanlægning
Stillingsbeskrivelser Stillingsbeskrivelser udarbejdes ofte i de enkelte afdelinger, eventuelt i standardiseret form Dette kan eventuelt ske med hjælp af en HR konsulent (der både kan være intern eller ekstern) og testværktøjer kan benyttes til nærmere fastlæggelse af for eksempel personprofil Rekrutteringsbureauer benyttes i stigende omfang
Endelig fastlæggelse af stillingens krav og indhold Uanset hvordan den foreløbige udarbejdelse af stillingsbeskrivelsen er foretaget, BØR den endelige fastlæggelse af stillingens krav og indhold ske i afdelingen, dog eventuelt i samarbejde med HR afdelingen
Valg af medie HR afdelingen ved, hvilke medier der er velegnede til stillingsannoncer Kan dog eventuelt støtte sig til afdelingen selv, som måske er mere vidende om hvor opslag om specielle stillinger bedst præsenteres Internettet er i dag én af de mest benyttede medier til stillingsopslag Administrativt arbejde i forbindelse med opsætning, udformning og kontakt til mediet ligger ofte i HR afdelingen. Annoncen bør dog godkendes af linjeafdelingen
Valg af medie Interne medier: Opslagstavler Intranet Emal Emnearkiv Trykte medier: Landsdækkende avis Lokalavis Fagblade Plakatsøjler Opslagstavler på skoler Opslag på og i bus Elektroniske medier Hjemmeside LinkeDin Facebook Internet jobdatabase TV-spots Radiospots Youtube Foreninger og forsamlinger Jobcentre Jobmesse Fagforeningens direkte mail
Stillingsannonce indhold Stillingen Opgaver i stillingen Ansvar i stillingen Kompetence i stillingen Organisatorisk placering Primære samarbejdspartnere internt og eksternt Løn, pension og personalegoder. Arbejdsforhold Mulige fremtidsplaner og udviklingsmuligheder Kandidaten Uddannelseskrav (teoretiske og praktiske udd. samt kurser). Krav til erfaring Krav til kundskaber (f.eks. IT, sprog). Krav til færdigheder
Stillingsannonce - indhold Virksomheden Virksomhedsbeskrivelse Adresse for virksomheden og stillingen Evt. henvisning til hjemmeside for yderligere info Ansættelsesprocessen Kontaktperson Ansøgningsfrist Beskrivelse af rekrutteringsprocedure (evt. anvendelse af konsulentbureau, antal interviewrunder, mm). Krav til ansøgning og dokumentation (cv, eksamenspapirer, udtalelser, mm).
Ansøgninger modtagelse og udvælgelse HR afdelingen sørger som regel for alt det administrative i forbindelse med modtagelsen af ansøgninger Herunder at ansøgeren får en bekræftelse hurtigst muligt Den første sortering kan eventuelt foretages af HR afdelingen, således at kun de ansøgninger, der opfylder annoncekravene, går videre i ansøgnings processen
Ansøgninger modtagelse og udvælgelse Modtagelse af ansøgninger Ansættelsesinterview Tests Referencetagning Kontrol af data Økonomi i udvælgelsesproceduren
Ansættelsesinterview 1. Forberedelsesfasen 2. Gennemførelsen 1. Indledning 2. Interview 3. Afslutning 3. Efterbehandlingsfasen
Interviewet Virksomhedens informationsbehov Ansøgerens informationsbehov Interviewteknik notater vurderingsteknik, interviewformer, struktureringsgraden af et interview, antallet af interviewere. Specialinterviews: stressinterview, dybdeinterview, caseinterview, assesment center. Fejlkilder ved interview.
Interview af egnede ansøgere I samarbejde med afdelingen finder HR afdelingen frem til eventuelle egnede ansøgere, og inviterer disse til samtale Selve interviewet bør foretages både af HR konsulent og den fremtidige leder Den første for at give generelle informationer og få belyst ansøgerens baggrund Den anden for at give oplysninger om jobbet og finde ud af, om ansøgeren har de fornødne faglige kvalifikationer til at kunne bestride jobbet
Eventuelt nyt interview Et eventuelt nyt interview afhænger af, hvad det er, der mangler at blive belyst, og hvor sikker man er i sin vurdering af ansøgerens egnethed Der kan også være fastlagt en bestemt procedure, hvorefter en ansøger SKAL gennemgå to eller flere interviews med eksempelvis en første screening, en testrunde og et uddybende interview til sidst
Tests Testtyper Personlighedstests Alternative personlighedstests Hvorfor er personlighed vigtig? Intelligens og personlighed Kundskabs- og færdighedstest. Krav til test Reliabilitet Validitet Annonymitet Tilbagemelding Kompetent fortolker Relevans P+rognoseværdi
Eventuelle test Test kan eventuelt med fordel foretages inden det første interview, idet eksempelvis en DISK test kan afdække, hvor det kunne være interessant at bore lidt og hvor det ikke er nødvendigt at stille uddybende spørgsmål Foretages normalt af HR afdelingen, fordi brug af testværktøjer kræver en certificering Nogen virksomheder har dog lagt dette ned til linjeafdelingen ved brug af EDB værktøjer
Kontrol af opgivne data / referencer Kontrol af data foretages (nok) både nemmest og bedst af HR afdelingen for at sikre ensartethed Referencestagning, det vil sige indhentning af oplysninger hos en tidligere arbejdsgiver, kan ske (etisk korrekt), såfremt der gives tilladelse dertil af ansøgeren Kan foretages både af linjeafdelingen som af HR afdelingen
Beslutning om ansættelse afsendelse af afslag Beslutning om ansættelse sker ofte i samarbejde de to afdelinger imellem I de senere år er der dog sket den udvikling, at linjeafdelingen alene træffer beslutning om, hvem der skal tilbydes ansættelse Afslag bør af HR afdelingen - sendes til de vragede ansøgere hurtigst muligt Disse bør gøres opmærksom på, at de er velkomne til at kontakte en HR konsulent for at få en uddybning af afslaget
Kontraktudarbejdelse Kontrakt / ansættelsesbrev udformes som regel af HR afdelingen Dette for at sikre at relevante love, overenskomster med videre bliver overholdt Sikrer en ensartethed i udformningen
Opfølgning HR afdelingen bør følge op efter kortere tid, for at eventuelle opsigelsesvarsler i prøvetids perioden kan overholdes Prøvetidssamtale kan afholdes både af linjelederen alene eller i samarbejde med HR afdelingen Er der i virksomheden fastlagt en bestemt introduktionsprocedure, kan HR afdelingen og linjeafdelingen være kollektivt ansvarlige for denne
Introduktion Før tiltrædelse Kontrakt udarbejdet og underskrevet Arbejdsplads indrettet med skrivebord, PC, andre arbejdsredskaber etc., herunder eventuelt arbejdstøj klart til brug (i de rigtige størrelser) Visitkort, hvis det har været muligt at tage eventuelle billeder dertil Information til den øvrige virksomhed om nyansættelsen
Introduktion.fortsat 1. arbejdsdag Sæt god tid af til og vær forberedt på at tage imod den nye medarbejder, herunder til afklaring af evt. tvivlsspørgsmål vedkommende måtte have. Præsenter og forklar introduktionsplanen for den nye medarbejder, uden at der læsses for megen information på af gangen Vis en oversigt over afdelingen og medarbejdernes/afdelingens opgaver Præsenter de nærmeste kolleger og evt. en "vært" (kan evt. være den samme person, der tager imod) der enten endnu ikke selv tager alting for givet eller som har visse pædagogiske evner Igangsæt medarbejderen med en opgave af passende sværhedsgrad, hvor denne har rigelig mulighed for at spørge til råds
Introduktion.fortsat Efter tiltrædelsen Uddyb og orienter om almindelige forhold på virksomheden, herunder de formelle spilleregler, adgang til evt. frynsegoder etc. Overlad ikke den nye medarbejder fuldstændigt til sig selv Aftal regelmæssige kontakter for opfølgning, herunder "tre måneders samtalen"