Stillingsbeskrivelse Matchprofil Interview Ansættelse & Introduktion Opfølgning

Transkript

1 JOBMAPPE Stillingsbeskrivelse Matchprofil Interview Ansættelse & Introduktion Opfølgning Det ledige job: Valgt rekruttering Opslået pr.: Online Rekruttering (CV + Annonce) Besættes inden: Annonce Ansvarlig leder: CV-rekruttering Jobmappen: Et praktisk stykke værktøj i rekrutteringsprocessen af nye medarbejdere.siden 1996

2 JOBMAPPEN - en hjælp i ansættelsesprocessen Jobmappen er et praktisk stykke værktøj, der i komprimeret form fastholder og effektiviserer rekrutteringen af nye medarbejdere. Det er her du samler den nødvendige information. På internettet gemmer du også dine informationer i Jobmappen. Når du har ansat medarbejderen lægger du Jobmappen i arkiv og skulle du få brug for at hente information fra den igen til en ny rekruttering, så kopierer du blot fra den gamle mappe til den aktuelle Jobmappe. Fakta om stillingen Fakta om stillingen indeholder 4 afsnit med praktiske skemaer om: Stillingens organisatoriske placering Stillingsbeskrivelsen i ord Matchprofilen, der struktureret angiver ønsker og krav til kvalifikationerne Spørgsmål til arbejdspladsens bløde side Interview Interviewet indeholder et praktisk skema med spørgsmål til ansøgeren. Interviewskemaet printes eller kopieres til hver personlig samtale. Læg eventuelt personens ansøgning ind i skemaet. Ansøgerens personlighed klarlægges i interviewet ved struktureret brug af skemaet. Ansættelse, introduktion og opfølgning Afsnittet giver et par gode råd til hvordan den nye medarbejder gives den bedste start i jobbet, både når medarbejderen starter men også ved opfølgningssamtalen efter den første tid i jobbet. Det giver det bedste grundlag for succes og en engageret medarbejder. Jobmappen Når du næste gang står for at skulle ansætte en ny medarbejder, så opret en ny Jobmappe og print dette skema ud. God fornøjelse med ansættelsen.

3 Fakta om stillingen Beskrivelsen af en stilling har følgende 4 hovedopgaver: 1. Fastlægge stillingens organisatoriske placering og formelle ansvar. 2. Udforme stillingsbeskrivelsen i ord, eksempelvis sådan som vi kender den fra en stillingsannonce. 3. Fastlægge matchprofilen, der struktureret angiver de ønsker og krav vi har til den nye medarbejders kvalifikationer. 4. Spørge dig selv om hvilke spørgsmål ansøgeren kan stille til arbejdspladsens bløde side, sådan som vi oplever det som kollega i hverdagen. Første opgave er at afklare stillingens placering i organisationsplanen både m.h.t. niveau i organisationen og m.h.t. tilhørsforhold til en afdeling. Det giver rammerne for ansvar og handlefrihed og for arbejdsopgavernes bredde. Med andre ord tilskærer du de ydre grænser for jobbets helhed. Det er afgørende at få fastlagt hvordan ansvaret måles, så både leder og medarbejder kender kriterierne. Er de ikke kendt og accepteret på forhånd af begge parter, er mulighederne for uoverensstemmelser store. Det vil svare til at spille fodbold, uden at alle parter kender reglerne på forhånd. Når ansvaret er fastlagt, følger beføjelserne naturligt med. Der er en direkte sammenhæng mellem ansvar og beføjelser, hvis der skal nås resultater. Anden opgave er at beskrive i ord dels profilen på stillingen og dens muligheder, dels signalere de ønsker arbejdspladsen har til ansøgerne og endelig angive den profil som virksomheden har. Denne beskrivelse vil ofte kunne genfindes som teksten vi bruger i en stillingsannonce. Tredje opgave er at fastlægge de absolutte minimumskrav til opnåelse af resultater i jobbet. Hvilken viden er absolut nødvendig? Hvilke færdigheder er absolut nødvendige? Hvilket potentiale er minimum? Fastlæg derefter dine ideal-krav til ansøgeren: Hvilken viden vil du helst have, en ansøger har? Hvilke færdigheder vil du helst have, en ansøger har? Hvilket potentiale vil du helst have, en ansøger har med henblik på eventuelle fremtidige ansvarsområder? Det er vigtigt at understrege, at erfaring ikke altid er det samme som resultater. Når du bedømmer et forløb, så bed om resultater. Det er ikke interessant for fremtiden, hvor længe en ansøger f.eks. har været leder, men hvilke resultater vedkommende opnåede som leder. Nogen kan på 2 år, opnå de samme resultater, som andre bruger 4 år til. Kræver jobbet på forhånd særlig branchekundskab - og i hvilket omfang? Bruger virksomheden særlig teknologi, for eksempel på EDB-området, som ansøgeren skal være fortrolig med? På baggrund af din besvarelse af disse spørgsmål har du en god fornemmelse af hvordan den nye medarbejder findes. Fjerde opgave er at definere pladsen, den nye medarbejder skal udfylde, og muligheden for at give medarbejderen de bedst mulige arbejdsvilkår fra begyndelsen. Forestil dig, at du sætter en telelinse foran øjnene. Du kan nu se den tomme plads, den nye medarbejder skal udfylde. Hvad kommer der til at ske når en ny medarbejder sætter sig i stolen? Uddyb svarene efter dit eget behov, men spring ingen af dem over. Stil til sidst dig selv 2 spøgsmål: 1. Har jeg glemt noget vigtigt om arbejdspladsen eller dens medarbejdere? I givet fald hvad? 2. På baggrund af svarene: Har jeg selv lyst til at søge et job i den virksomhed, jeg nu har beskrevet? Hvis ikke, hvad skal da ændres, for at jeg får lyst til at søge? Side 3 - Jobmappe fra OFiR.dk

4 Kontaktinformation til ansøgeren Virksomhedsnavn: Attention: Adresse: Postnr. By: Virksomhedstelefon.: Anden tlf. (direkte nr., mobil): Internet adresse: Mærk ansøgning: Stillingen besættes inden: Stillingens organisatoriske placering og ansvar Stillingsbetegnelse: Afdelingsbetegnelse: Nærmeste foresatte leder: Nærmeste medarbejder: Stillingens ansvarsområder: 1: 2: 3: Stillingens beføjelser: (hvad kan/må den nye medarbejder - og hvad ikke) Generelle beføjelser: Specielle beføjelser: Begrænsninger: Side 4 - Jobmappe fra OFiR.dk

5 Stillingen i ord, som i en annonce En stillingsannonce er typisk bygget op i 4 lag: overskrift, annoncetekst, logo og PR-tekst. Overskrift: Den tekst der vises i søgeresultatet på internettet. Den bør være beskrivende, sælgende og kort, da det er den eneste oplysning jobsøger i første omgang ser udover virksomhedens navn: Annoncetekst: Hent evt. tekst fra tidligere annonce/tekstfil el. lign. : Logo: Logo hentes fra logoarkiv/websted el.lign. : Virksomheds pr-tekst: En generel tekst der beskriver virksomheden mht. størrelse, produkter, målsætninger mv. Side 5 - Jobmappe fra OFiR.dk

6 Stillingsbeskrivelse Matchprofil Interview Ansættelse & Introduktion Opfølgning I matchprofilen angiver du struktureret de kriterier, du ønsker at udvælge kandidater efter, til den ledige stilling. Kriterierne matcher de oplysninger som kandidaterne har angivet i deres CV. På den måde skabes en overensstemmelse mellem CV og matchprofil. Eks. at kandidaten identificerer sig med stillingsbetegnelsen, at arbejdsstedet passer, at uddannelsen er relevant, at man kan bruge sine IT- eller sproglige færdigheder, eller at man kan bygge videre på en erhvervserfaring. Nogle gange kan ét enkelt kriterie sige alt, men ofte er det bedre at angive flere. Krav eller ønske? Nogle matchkriterier kan være et til kandidaten. Eks. arbejdssted, uddann. eller sprog. Er flere ønsker opfyldt kommer en kandidat op ad listen, men sætter vi krav, så er det kun de der 100% matcher kriteriet, der kommer på listen. Stillingsbetegnelse: Arbejdssted: Ansættelsesvilkår: Heltid Deltid Timeansat Timeansat Vikariat Partner Funktionær Hjemmearb. Sæsonarb. Selvstændig/Freelance Uddannelsesniveau: Folkeskole Gymnasielt niveau (gymnasium,htx,hh,etc) 1-2 årig videregående uddannelse 3-4 årig videregående uddannelse 5 årig eller derover videregående uddannelse Uddannelse: Angiv den eller de uddannelser, som er relevante for at kunne bestride jobbet. Erhvervserfaring: Angiv dine ønsker og evt. krav til kandidatens erhvervserfaring fra tidligere ansættelser. De tre erfaringskategorier kan vælges enkeltvis og uden sammenhæng. Søgning via fritekst er yderligere en vej til flere valg. Stillingsbetegnelse/r: Vælg området Stillingserfaringen har ligget i, eller angiv specifik stillingsbetegnelse Branche/r: Vælg området Brancheerfaringen har ligget i, eller angiv specifik branchebetegnelse. Tidligere personaleansvar : Blank hvis ingen tidligere erfaring påkrævet 1-5 ansatte 6-30 ansatte ansatte Over 100 ansatte Side 6 - Jobmappe fra OFiR.dk

7 Stillingsbeskrivelse Matchprofil Interview Ansættelse & Introduktion Opfølgning Sprog Hovedsprog Kendskab God Meget god Flydende Dansk Engelsk Fransk Spansk Tysk Andet eks. svensk Andet IT kundskaber Program CAD programmer Databaser Desktop Publishing Dokumenthåndtering Grafikprogrammer Gruppeprogrammer Internet LAN/WAN Mail Multimedia Officepakker Økonomi/administration Operativsystemer Præsentationer Programmeringssprog Regneark Statistik/ business Intelligence Tekstbehandling Kendskab God Meget god Expert Side 7 - Jobmappe fra OFiR.dk

8 Spørgsmål til arbejdspladsen Definér den plads din nye medarbejder skal udfylde, og muligheden for at give medarbejderen de bedst mulige arbejdsvilkår fra begyndelsen. Forestil dig, at du sætter en telelinse foran øjnene. Du kan nu se den tomme plads, den nye medarbejder skal udfylde. Hvad kommer der til at ske når en ny medarbejder sætter sig i stolen? Uddyb svarene efter dit eget behov, men spring ingen af dem over. 1. Hvilke kvalifikationer er der helt aktuelt brug for? 2. Hvilke kvalifikationer vil der Inden for det første år? Inden for de første år? blive brug for: 3. Hvilke mål forventes den nye medarbejder særligt at bruge sin energi på i det første år? 4. Hvilke kvalifikationer skal en ny medarbejder have for bedst muligt at komme ind i bestående teams? 5. Hvilke kvalifikationer skal en ny medarbejder have for bedst muligt at påvirke bestående teams i positiv retning? 6. Er der særlige sociale færdselsregler, en ny medarbejder skal være opmærksom på? 7. Kan en ny medarbejder få problemer, fordi en nuværende medarbejder føler sig tilsidesat eller forbigået? 8. Kan en ny medarbejder få problemer, fordi en nuværende chef er usikker på sin egen fremtid? 9. Hvor i består den direkte sammenhæng mellem virksomhedens mål og den plads den nye medarbejder skal udfylde? 10. Kan der forudses en teknologisk udvikling inden for de næste 2 år, som kan påvirke den plads, den nye medarbejder skal udfylde? 11. Side 8 - Jobmappe fra OFiR.dk

9 1. interview (Varighed ca. 45 minutter) Før ansøgeren kommer, skal intervieweren forberede 3 ting: 1. Intervieweren skal sikre ro og ingen forstyrrelser under samtalen. 2. Hvis der er flere efterfølgende samtaler skal intervieweren sikre, at ansøgeren modtages godt og positivt, og evt. adskilles, så eventuelle kolleger ikke møder hinanden tilfældigt. 3. Intervieweren skal forberede sig mentalt ved f.eks. endnu en gennemlæsning af den skriftlige ansøgning, samt ved at prioritere (med et ) maks. 15 af omstående spørgsmål som de væsentligste i den konkrete situation. Oplys gerne ansøgeren om hvordan interviewet vil forløbe Fulde navn: (kaldenavn understreges) Adresse: Postnr. By: Privattlf.: Anden tlf.: Søgt stilling: Virksomhed/Afdeling: 1. interview Dato: Med: 2. interview Dato: Med: Ansættelse Dato: Med: Rejseudlæg: Sagsnummer Første indtryk Gør fyldige notater og tag eventuelt et polaroidfoto eller gør en anmærkning (»ligner Peter«-»blå ternet jakke«-»hornbriller«eller lignende korte karakteristika), så du kan huske alle personerne, når interviewrunden er slut. Dato: / -200 Side 9 - Jobmappe fra OFiR.dk

10 Spørgsmålene er opdelt i 7 grupper, begyndende med indledning og afsluttende med fremtidsplaner. Til slut er der plads til at du selv kan tilføje flere spørgsmål. De vigtige ord i skemaet er understreget, så de kan fungere som stikord. I skemaets yderste venstre kolonne kan du sætte kryds () for at markere, at du agter at stille ansøgeren dette spørgsmål. I yderste højre kolonne kan du sætte hak (), når du har stillet spørgsmålet. Ansøgerens svar bør du kun notere i stikordsform. Interviewet behøver ikke følge skemaet, men du bør berøre flere spørgsmål i hver gruppe. Brug dine egne formuleringer. Træn eventuelt spørgsmål på en du kender. Spørg ikke om informationer, der kan læses direkte i ansøgningen. Begynd med en kort præsentation af virksomheden. Start derefter med de lette spørgsmål, så ansøgeren slapper af. Giv ansøgeren god tid ca. 2 minutter til hvert spørgsmål. Ansøgerens spørgsmål til dig besvares bedst i slutningen af samtalen. Fortæl til sidst ansøgeren om den videre proces og om hvornår han/hun kan forvente svar. Indledning Hvad ved du om vores virksomhed? Hvorfor søger du netop denne stilling i vores virksomhed? Hvad forventer du af netop denne stilling i vores virksomhed? Hvilke forventninger har du til gage m.v.? Hvornår kan du i givet fald tiltræde? Teoretisk baggrund Hvorfor valgte du netop den uddannelse, du gjorde? Hvad indeholder uddannelsen? Har du planer om videre uddannelse? Praktisk baggrund Hvordan har du fået dine 2 sidste stillinger? Af hvilke grunde forlod du dine 2 sidste stillinger? Hvad er dit generelle indtryk af dit nuværende/sidste ansættelsessted? Hvilket ansvar og hvilke opgaver har/ havde du i din nuvær./sidste stilling? Side 10 - Jobmappe fra OFiR.dk

11 Praktisk baggrund, fortsat Beskriv en typisk arbejdsuge på dit nuværende/sidste ansættelsessted. Hvorfor ønsker du at forlade din nuværende stilling/virksomhed? Hvilke af dine hidtidige stillinger har du været mest glad for, og hvorfor? Hvad har været din bedste oplevelse i arbejdslivet? Hvad har været din værste oplevelse i arbejdslivet? Hvad er de største udfordringer, du har taget op i privatlivet og i arbejdslivet? Nævn et par fejltagelser, du har begået i arbejdslivet. Hvilke mål nåede du i dine tidligere stillinger? Nævn tre væsentlige problemer, du har mødt i dine tidligere ansættelser. Hvad kendetegnede din bedste chef, hvorfor/hvordan? Hvad kendetegnede din dårligste chef, hvorfor/hvordan? Hvilke personer kan vi henvende os til for referencer (navn, stilling, tlf.nr.)? Arbejdsmetoder Beskriv din ledelsesfilosofi/ledelsesstil. Beskriv hvordan du planlægger/budgetterer. Beskriv hvordan du arkiverer materiale. Kan du arbejde under pres? Karakterisér din måde at arbejde på med kun ét ord. Side 11 - Jobmappe fra OFiR.dk

12 Fritid Hvad bruger du din fritid til? Hvilke øvrige aktiviteter deltager du i? Når du deltager i konkurrencesport, er det da vigtigst at deltage eller at vinde? Personlighed Beskriv din personlighed. Hvad er dine væsentligste styrker? Hvad vurderer du som dine væsentligste svagheder? Hvad vurderer du selv som dine bedste kvalifikationer til denne stilling? Hvad motiverer dig bedst til at yde en indsats? Hvad er din holdning til overarbejde? Hvad er vigtigst for dig i forbindelse med arbejdet? Hvad ville du allerhelst beskæftige dig med? Hvilke typer mennesker kan du bedst lide? Hvilke typer mennesker bryder du dig mindst om? Fremtidsplaner Hvad er dine fremtidsplaner på kortere sigt? Hvad skal du lave om 10 år? Side 12 - Jobmappe fra OFiR.dk

13 Ekstra spørgsmål Til notater Side 13 - Jobmappe fra OFiR.dk

14 Formålet med introduktionen er at give den nye medarbejder den bedst mulige start i jobbet. Godt begyndt er halvt fuldendt. Selve introduktionen har 2 formål: 1. Et firmamæssigt, der skal give medarbejderen et godt indtryk af vore forventninger og støtte til at indfri disse. 2. Et psykologisk, der skal give medarbejderen den bedst mulige personlige start og modvirke eventuelle»kulturchok«. Begge disse formål skal opfyldes for at få en god introduktion. Ansøgeren er informeret/har fået udleveret: 1. Stillingsbetegnelse og eventuelt stillingsbeskrivelse m.v. samt korrektur på eventuelle visitkort, navneskilte m.v. 2. Navn m.v på nærmeste chef. 3. Informationsmateriale/brochure m.v. om virksomheden. 4. Ansættelsesaftalen i underskrevet stand. 5. Aftalen om hvor, hvornår og hvem den nye medarbejder skal møde på tiltrædelsesdagen. VED INTRODUKTIONEN Før den nye medarbejder ankommer til sin første arbejdsdag er det en god idé at arbejdspladsen er forberedt: 7. Ledere, kolleger og medarbejdere er orienterede om tiltrædelsen. 8. Medarbejderens arbejdsplads er klargjort (og der er eventuelt sat en velkomstbuket). 9. Der er planlagt et introduktionsforløb af minimum en uges varighed, der sikrer at den nye medarbejder bliver introduceret til sine arbejdsopgaver og til alle virksomhedens funktioner. Medarbejderen sikres bedst en god begyndelse i sit nye job, når følgende checkpunkter anvendes: 10. Nærmeste leder modtager den nye medarbejder i en afslappet atmosfære på det aftalte sted til den aftalte tid første arbejdsdag. Der afsættes god tid til en uforstyrret samtale om lederens forventninger til medarbejderen, samt en orientering om de vigtigste sociale færdselsregler på arbejdspladsen. 11. Derefter præsenteres den nye medarbejder for sine nærmeste kolleger, og en udvalgt kollega overtager rollen som vejleder. VEJLEDERENS OPGAVE Den kollega, der er givet ansvaret som vejleder, har til opgave i eksempelvis de første 2 uger af den nye medarbejders ansættelse, at være personlig ansvarlig for at den nye medarbejder får en positiv og fyldestgørende introduktion til arbejdspladsen. Vejlederen viser den nye medarbejder rundt på arbejdspladsen og sikrer herunder, at vedkommende bliver kendt med daglige nøglepersoner samt for eksempel omstilling, kantine, sikkerhedsvagter og tillidsrepræsentanter m.v. Vejlederen hjælper den nye medarbejder i gang med arbejdet og sikrer i den første tid at vedkommende løftes igennem de daglige rutiner og at medarbejderen integreres socialt på arbejdspladsen. Side 14 - Jobmappe fra OFiR.dk

15 INFORMATION Lederen har ansvaret for at den nye medarbejder modtager den nødvendige og tilstrækkelige information om virksomheden. Informationerne gives af lederen selv eller af den udnævnte vejleder. Checklisten bruges såvel før introduktionen, som efter vejledningsperiodens ophør. Checkliste over information til den nye medarbejder: OK Følg op 1. Virksomhedens idégrundlag og mål. 2. Virksomhedens og afdelingens organisation og relationer til kunder, leverandører, kolleger og andre. 3. Virksomhedens vigtigste produkter/produktgrupper. 4. Virksomhedens vigtigste styrker/svagheder. 5. Hvilke mål den nye medarbejder forventes særligt at bruge sin energi på den første tid/det første år. 6. Særlige sociale færdselsregler, den nye medarbejder skal være opmærksom på? (Herunder kommandoveje). 7. Sammenhængen mellem virksomhedens overordnede mål og den plads, medarbejderen skal udfylde. 8. Forhold omkring blanketter og administrative systemer. 9. Samarbejds- og sikkerhedsforhold. 10. Arbejdstid (sygdom/fravær/ferie m.v.). 11. Udbetaling af løn/gage. 12. Personalegoder. 13. Adgangsforhold (kontrolsystemer). 14. Uddannelsesforhold. 15. Intern information og kommunikation. 16. Teknologi på den nye medarbejders egen arbejdsplads. (Herunder placering af f.eks. telefax og kopiering). 17. Vigtige kvalitetsnormer/standarder/lovgivning for arbejdet. 18. Specielle forhold som den nye medarbejder skal være på vagt overfor. 19. Mulighederne for at få information. (Hvem kan spørges om hvad) Side 15 - Jobmappe fra OFiR.dk

16 Gladsaxe Møllevej 26, 2860 Søborg Tlf.: Fax: Sønderbrogade 4, 7100 Vejle Tlf.: Fax: Internet: OFiR/dk/job/Feb03/pdf