Kommunikationspolitik Kommunikationspolitikken for Jammerbugt Kommune tager afsæt i kommunens visioner og værdier og understøtter disse. vi sætter dialog, involvering og åbenhed højt på dagsordenen. Dette gælder internt i forhold til vores ledere og medarbejdere, og eksternt over for pressen, borgerne og øvrige interessenter. Overordnet skal omverdenen opleve Jammerbugt Kommune og kommunens kommunikation som offensiv, troværdig, tilstrækkelig, sammenhængende og vedkommende. Målsætninger 1. Kommunikationen skal være åben og offensiv - Vi er åbne, ærlige og imødekommende overfor offentligheden. - Vi melder klart ud og er troværdige også om kritiske forhold. - Vi fortæller de gode historier om mangfoldigheden i kommunens ydelser og synliggør kommunens serviceniveau. 2. Kommunikationen skal være relevant og professionel - Vi er målrettede i vores kommunikation og bruger forskellige kommunikationskanaler. - Vi giver den rette information på rette tid til de rette interessenter på den rette måde. - Vi satser aktivt på digital kommunikation og nye medier. 3. Alle bidrager og har ansvar for kommunikationen - Vi anstrenger os på at kommunikere internt og eksternt, således at der skabes konstruktiv dialog og sammenhængende information. - Vi har den holdning, at alle medarbejdere kan udtale sig til pressen om faktuelle forhold alternativt henviser til nærmeste leder. - Vi vil tænke kommunikation ind i kommunens service, myndighedsudøvelse og i opstarten af nye initiativer. I forlængelse af disse overordnede målsætninger beskrives de forskellige elementer og handlinger, der skal realisere målsætningerne. Endvidere redegøres der for rolle- og ansvarsfordelingen i håndteringen af kommunens kommunikation. Vi skal løbende evaluere de måder, vi kommunikerer på, og løbende indarbejde erfaringerne i den fremtidige kommunikationspolitik. Følgende elementer indgår i kommunikationspolitikken: A: Intern kommunikation B: Ekstern kommunikation C: Nye medier D: Branding A: Intern kommunikation Jammerbugt Kommune vægter den interne kommunikation højt. I en fusioneret virksomhed, som er geografisk spredt, er det meget vigtigt, at kommunikationen prioriteres højt. Kommunikationen skal hjælpe med at forstå kulturforskelle og være med til at binde den nye organisation sammen og skabe en fælles fremtidig kultur. Kommunikationen skal ligeledes være med til at danne en faglig og velfungerende organisation, der udadtil fremstår som én sammenhængende enhed. 1. Personalemøder, temamøder og orienteringsmøder Det er vigtigt, at lederne går forrest, når det gælder kommunikationsindsatsen, og at de tænker i formidlingsbaner, så medarbejderne er orienterede om de beslutninger, der bliver truffet. Ansvarlig: Ledelse/decentrale ledere. Måling: Lederne bliver i forbindelse med ledelsesevalueringer/trivselsundersøgelser målt på, om medarbejderne er tilfredse med den information, de modtager fra ledelsesniveauet. 2. Intranet/TRYK Intranettet er vores interne informationsværktøj, hvor medarbejderne kan finde informationer om arbejdsgange, værktøjer til løsning af arbejdsopgaver mv. Samtidig har intranettet også en kulturskabende værdi, fordi der løbende bliver publiceret nyheder fra hele organisationen.
Målet er, at alle relevante informationer ligger på intranettet, så medarbejderne er informerede, og vi kan fremme vidensdelingen på tværs af organisationen. Desuden skal nyhedsmails ikke sendes ud i alle medarbejderes mailboks, men kan med fordel lægges ind på intranettet, så vi får flyttet kommunikationen fra mails til intranet. Ansvarlig: Ledere, redaktører og kommunikationsmedarbejdere. Måling: Intranettet evalueres løbende sammen med redaktørerne og en gang årligt i andet kvartal tages temperaturen på intranettet ved en elektronisk spørgeskemaundersøgelse blandt medarbejderne. Efter drøftelse i direktion og Hovedudvalg sættes Personalebladet på stand-by, og i stedet offentliggøres nyheder, historier m.m. løbende på TRYK. B: Ekstern kommunikation Alle medarbejdere skal tænke i kommunikationsbaner, og når nye tiltag/projekter sættes i gang i organisationen, er det vigtigt, at projektgruppen melder ud og fortæller om projektet, så de gode historier bliver synliggjort over for offentligheden. Budskaberne skal målrettes i forhold til den enkelte målgruppe, så kommunikationen bliver entydig og målrettet. 1. Skriftlig kommunikation Den måde vi kommunikerer på via breve, e-mails, på nettet og i brochurer/annoncer er bestemmende for den måde, vi opfattes på. Derfor skal vi være målrettede, ligeværdige og aktive i vores sprogbrug. Der kunne med fordel oprettes kurser i skriftlig kommunikation for de ansatte. I første om gang for de administrative medarbejdere og på et senere tidspunkt for øvrige medarbejdere. Med hensyn til svarfrister er det besluttet, at breve skal besvares hurtigst muligt, og senest inden 10 arbejdsdage efter modtagelsen enten med endeligt svar eller med svar om den forventede sagsbehandlingstid. Tidsplan: I foråret 2008 opstartes et pilotprojekt, hvor behovet for kurser bliver undersøgt nærmere. Det skal overvejes, om vi skal bruge ekstern bistand. Ansvarlig: Ledere og ansatte alle er ansvarlige for den måde, som de skriver på til borgerne og andre interessenter. Måling: Årlige stikprøver for at se, hvordan vi skriver til borgerne. 2. Hjemmesiden Hjemmesiden www.jammerbugt.dk bliver løbende udbygget og udviklet. Da mange er indholdsleverandører til hjemmesiden, er der formuleret retningslinier og principper for, hvordan redaktørerne skal arbejde med kommunens hjemmeside. Der udarbejdes i august måned 2007 yderligere regler for hjemmesiden, som implementeres i Vejledning og regler for redaktører for hjemmesiden. Samtidig udarbejdes der en Strategi for strukturen på hjemmesiden i samarbejde med Stabschef for Fællessekretariatet. Hjemmesiden bliver løbende udviklet. I juni og juli 2007 bliver informationer fra kommunens institutioner integreret i hjemmesiden. Samtidig skal indholdet udvides med flere digitale løsninger, herunder nyhedsmodul, chat- og debatmodul etc. I juli måned 2007 har Kommunikationsafdelingen integreret Borger.dks debatmodul. Det er kommunen, som opretter debatterne og administrerer debatterne. Borgerne kan via digital signatur gå ind for at svare og kommentere en debat. Kommunikationsafdelingen vil ved Borger.dk undersøge, hvilke udviklingsperspektiver der er for Borger.dks debatmodul. Det vil være hensigtsmæssigt, at borgerne selv kan oprette en debat. Samtidig vil Kommunikationsafdelingen få et tilbud hjem fra leverandøren af vores hjemmeside, således at borgerne evt. kan benytte et debatmodul uden digital signatur. Derefter må vi tage stilling til, hvilket debatmodul vi fremover benytter på hjemmesiden. Foreninger på nettet Der er ikke ressourcer til at lave et projekt, så alle foreninger i Jammerbugt Kommune kan få en hjemmeside på jammerbugt.dk. Dette har ellers været en af tankerne bag hjemmesiden. Derfor vil Kommunikationsafdelingen indkalde til møde eller sende en mail ud, så foreningerne bliver informeret om dette. Desuden vil Kommunikationsafdelingen indlede et samarbejde med Kultunaut, så vi kan lave en kulturkalender for Jammerbugt Kommune på vores hjemmeside. Foreningerne kan ganske gratis annoncere deres arrangementer via Kultunaut - jammerbugtdelen. Der er taget tilbud hjem fra Kultunaut. Ansvarlig: Redaktører og kommunikationsmedarbejdere. Måling: Hjemmesiden skal leve op til de gængse standarder for god webkommunikation ud fra Bedst på nettet. Målet er fire netkroner i 2007, selvfølgelig taget i betragtning, hvilke kriterier IT- og Telestyrelsen opstiller i 2007. Desuden bliver der foretaget fokusgruppeundersøgelser i tredie kvartal af hjemmesiden. 3. Åbne postlister offentliggøres
Postlisterne skal genereres fra edoc og føres over på hjemmesiden. I efteråret 2007 skal der laves en beskrivelse af, hvordan vi benytter postlister, og det forventes, at postlister for indgående post bliver etableret i det sidste kvartal af 2007. Tidsplan: Postlister for indgående post sidste kvartal 2007. Ansvarlig: Stabschef for Fællessekretariatet. Måling: I den årlige drøftelse med pressen indgår punktet vedr. måling af postlister. 4. www.borger.dk I fremtiden vil www.borger.dk, som er den fælles offentlige digitale servicekanal for borgerne få større og større betydning også for Jammerbugt Kommunes hjemmeside og den digitale kommunikation. Allerede nu er forskellige selvbetjeningsløsninger for den enkelte kommune samlet på www.borger.dk. I 2008 skal forskellige digitale borgertemaer som Min Bolig og Mine Børn samles på www.borger.dk, og i 2012 skal det, som hedder Min side være fuldt udbygget. Min side er borgernes sted på nettet, hvor den enkelte borger kan finde alle informationer om sig selv fra det offentlige. Samtidig vil Regeringens, KL s og Danske Regioners digitaliseringsstrategi af den offentlige sektor have betydning for den fremtidige udvikling af hjemmesiden. Vi holder et vågent øje med de initiativer, som kommer fra den kant. I forbindelse med digitaliseringen af det offentlige kommer Indenrigsministeriet i efteråret 2007 med en portalløsning www.borgerinformation.dk, der indeholder sammenlignelig brugerinformation fra kommunerne. 5. Elektronisk kommunikation En stor del af kommunens interne og eksterne skriftlige kommunikation foregår via e-mails. E-mails skal betragtes på samme måde som almindelige brevforsendelser. En e-mail skal derfor altid indeholde de samme informationer, som et stykke almindeligt brevpapir (arbejdsadresse, telefonnummer og e-mailadresse). E-mails og almindelige brevforsendelser, der kræver svar, skal besvares inden 10 arbejdsdage efter modtagelsen enten med endeligt svar eller med oplysning om, at e-mailen er modtaget, og at man vil vende tilbage til sagen, når yderligere oplysninger foreligger. Hvis det er muligt, oplyses hvornår afgørelsen kan forventes. 6. Presseinformation ugeaviserne Vi skal løbende informere i ugeaviserne via artikler og annoncer, fordi det viser borgerne, at vi er en levende kommune, og at der sker noget i kommunen. Samtidig har vi også en forpligtigelse til at informere borgerne via lokalaviserne, da ikke alle borgere har adgang til digitale medier. I hver forvaltning i Jammerbugt Kommune skal der udpeges en ansvarlig, som skal levere og sikre at der skrives indlæg og historier til lokalaviserne. Samtidig skal vi forsøge at bringe flere gode historier ved at omdanne annoncer til artikler. Det giver mere baggrundsstof og flere vinkler på en omtale. Ansvarlig: Kommunikationsmedarbejdere samt alle medarbejdere og ledere i organisationen. Der udpeges en ansvarlig i hver forvaltning, som skriver eller sikrer at der leveres historier til lokalaviserne. Måling: Indgår i en årlig undersøgelse af vores kommunikation til borgerne. 7. Nytårskurmøder med pressen hvad kan vi gøre for dem? For at høre hvad pressen synes om vores samarbejde, indkaldes der en gang om året til en uofficiel samtale bordet rundt, hvor synspunkter og relationer diskuteres. Tidsplan: En gang om året. Ansvarlig: Direktionen, borgmesteren, kommunikationsmedarbejdere. Måling: Evalueres i samarbejde med journalisterne. 8. Kontakt til pressen Jammerbugt Kommune skal optræde som en åben, gennemskuelig og udadvendt virksomhed. Derfor er det vigtigt, at kommunen er åben overfor pressen og offentligheden. Pressen skal have gode arbejdsbetingelser, og det skal være let for dem at følge med i kommunens aktiviteter. Jammerbugt Kommune skal være proaktiv i forhold til pressen, også når det gælder problemfyldte sager. I henhold til lovgivningen må medarbejderne ikke udtale sig om personlige oplysninger. Medarbejderne i kommunen opfordres til at udtale sig om emner indenfor eget fagområde, når det handler om at vi-deregive faktuelle oplysninger. Ønsker man ikke selv at udtale sig, har man pligt til at henvise til en anden/nærmeste leder. Håndtering af pressen skal have høj prioritet i det daglige arbejde, og ledelsen skal generelt være tilgængelig for pressen. Medarbejdere skal orientere nærmeste chef ved kontakt med pressen. Er der tale om problematiske sager, skal direktionen og kommunaldirektøren straks orienteres også for at vurdere om det politiske niveau skal orienteres.
Ansvarlig: Alle medarbejdere kan udtale sig til pressen om faktuelle forhold alternativt kan der henvises til nærmeste leder. Måling: Nytårskurmøder med pressen. 9. Krisekommunikation Krisekommunikation er et emne, som det er vigtigt at have fokus på og have et beredskab for, når krisen indtræffer. Det skyldes dels, at kommunerne i dag er store virksomheder med mange berøringsflader, hvor der uundgåeligt vil opstå kriser fra tid til anden, og dels tiltagende forventninger til den kommunale service. Vi har dog den offensive holdning, at vi både vil og er nødt til at melde klart ud også i krisesituationer. Der er flere slags kriser, som en virksomhed kan komme, i: Naturskabte eksempelvis: snestorme, stormvejr. Mekaniske eksempelvis: taget falder ned i en institution. Menneskelige eksempelvis: et barn eller en ældre person bliver glemt i en børnehave eller på et plejehjem. Disse typer af kriser kræver et beredskab. Da der pt. ikke er udviklet et decideret kriseberedskab på kommunikationsområdet er det oplagt, at arbejdet sættes i gang hurtigst muligt. Som udgangspunkt vil vi ikke forholde os passive i en krisesituation, men være en aktiv medspiller med henblik på at løse situationen. Vi vil informere alle involverede ikke kun pressen - om krisens indhold, omfang og hvordan den løses. Afhængig af krisens omfang vil vi etablere en krisestab/informere medarbejdere, pårørende, borgere/involvere relevante myndigheder/tilknytte relevante fagfolk/afholde pressemøde/informere pressen/udarbejde argumentationspapirer samt løbende informere via hjemmeside og andre kommunikationskanaler. Tidsplan: Der skal hurtigst muligt udarbejdes en kriseplan. Ansvarlig: Direktionen, beredskabschefen, kommunikationsmedarbejdere. Måling: Evaluering efter hver krisesituation. 10. Designmanual/annonceprofil Der er udarbejdet en designmanual sammen med en række grafiske filer. Det er målet, at alle medarbejdere bruger designmanualen i den grafiske kommunikation. Der skal udarbejdes et bilag til designmanualen, som beskriver, hvordan de forskellige grafiske elementer anvendes. Der er etableret et kommevåben og et logo. Kommunevåben/myndighedsvåben anvendes i kommunens eksterne kommunikation. Logo anvendes af foreninger og virksomheder, som vil sætte Jammerbugt Kommune på landkortet. Ansvarlig: Ledere og ansatte alle er ansvarlige for den måde, som de bruger designet på. Kommunikationsmedarbejderne skal tage initiativer som sikre, at organisationen bevidst anvender designmanualen. Måling: Årlige stikprøver for at se, hvordan designet anvendes. C: Nye medier Vi skal løbende vurdere, om vi med fordel kan anvende andre eller benytte nye kommunikationskanaler. 1. Radio Vi kan sagtens udnytte radiomediet meget mere, end vi gør nu i nyhedsformidlingen. Det er et hurtigt medie, hvor stoffet hurtigt kan opdateres og få informationer ud i æteren. Tidsplan: Foråret 2008. Kommunikationsafdelingen prøver at etablere kontakt til forskellige radiostationer i området for at få et samarbejde op at køre. Ansvarlig: Kommunikationsafdelingen. 2. Infokanalen På Nordjyllands Mediecenter i Aabybro har Infokanalen til hus. Den bringer en gang om ugen ca. 3 timers TV om lokale arrangementer og events. Denne kommunikationskanal kunne også anvendes i forbindelse med vores kommunikation og fortælle offentligheden om, hvad der sker i Jammerbugt Kommune.
Tidsplan: Foråret 2008. Det skal løbende overvejes, hvordan vi kan bruge Infokanalen. Ansvarlig: Kommunikationsafdelingen 3. SMS tjenester SMS kan blive en større og større del af vores kommunikationsflow. SMS er fx et godt medie til at påminde borgerne om forskellige ting, fx hvornår der er storskrald, om børnehavebørnene skal på tur i dag eller andre ting. I det hele taget spås SMS en voksende betydning for den digitale kommunikation i det offentlige. Tidsplan: Januar 2008. Det skal løbende overvejes, hvordan vi kan bruge SMS som informationskanal. Ansvarlig: De afdelinger der kan bruge SMS. D: Branding Der er igangsat en proces i tema- og udviklingsudvalget omkring branding og markedsføring. Revidering af kommunikationspolitik Kommunikationspolitikken tages op til revision en gang om året i februar i forhold til de undersøgelser, som der er blevet foretaget i det forgangne år i forhold til den interne og den eksterne kommunikation. Yderligere information Kristina Bakmann, krb@jammerbugt.dk