psykiatrien Sundhedsdatastyrelsens Elektroniske Indberetningssystem.

2017 Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien Sundhedsdatastyrelsens Elektroniske Indberetningssystem.

Forord Dette er en brugermanual (13. udgave), der teknisk beskriver, hvordan landets psykiatriske afdelinger kan indberette anvendelse af tvang i psykiatrien via Sundhedsdatastyrelsens Elektroniske Indberetningssystem (SEI). Brugervejledningen vil blive opdateret, såfremt der sker væsentlige ændringer i programmet. De opdaterede brugervejledninger kan hentes på Sundhedsdatastyrelsens hjemmeside www.sundhedsdatastyrelsen.dk under Elektronisk indberetning (SEI). De psykiatriske afdelinger kan på esundhed få adgang til egne indberettede data vedrørende anvendelse af tvang. Henvendelse vedrørende adgang til disse informationer på esundhed skal ske til den regionale administrator af brugeradgange til Sundhedsdatastyrelsens lukkede informationssystemer. Gældende lovbekendtgørelse om anvendelse af tvang i psykiatrien (psykiatriloven) er fra 29. september 2015 (nr. 1160). Sundhedsdatastyrelsen Afdeling for Datakvalitet og -indhold Udgiver Ansvarlig institution Sundhedsdatastyrelsen Sundhedsdatastyrelsen Design Copyright Version 13 Versionsdato 2. marts 2017 Web-adresse Titel www.sundhedsdata.dk Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien Rapporten kan kun refereres efter tilladelse fra Sundhedsdatastyrelsen Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 2 / 53

Indhold 1. Indberetning af tvang... 4 2. Programopbygning... 5 2.1 Åbne indberetningsprogram og logge på certifikat... 5 2.2 Programvinduets indhold... 6 3. Tvangs-indberetningsskemaerne... 7 3.1 Oprettelse af et indberetningsskema... 7 3.2 Skemaernes opbygning og indhold... 8 3.3 Udfylde skemaer Generel information for alle skemaer... 9 3.4 Udfylde skemaer information specifikt for de enkelte skemaer... 14 3.4.1 Skema 1 Frihedsberøvelse... 14 3.4.2 Skema 2 Tvangsbehandling eller tvungen opfølgning efter udskrivning... 16 3.4.3 Skema 3 Fiksering og fysisk magtanvendelse... 22 3.4.4 Skema 4 Beskyttelsesfiksering/-foranstaltning... 27 3.4.5 Skema 5 Særlige foranstaltninger (kun for Sikringsafdelingen, Slagelse)... 29 3.4.6 Skema: Opfølgning efter udskrivning... 32 4. Arkiverings- og redigeringsfunktioner... 33 4.1 Valideringsfunktion... 33 4.2 Gemme kladder, klargøre skemaer til indberetning og indberette skemaer... 34 4.3 Annullere, slette og rette skemaer... 36 4.4 Oversigt over skemaer i Kladde, Udbakke, Sendte skemaer og Arkiv... 39 4.5 Printe blanketter... 41 4.6 Søgefunktion... 44 4.7 Skjul-skema-funktion i oversigten over sendte skemaer... 46 4.8 Mappen Arkiv i oversigten over sendte skemaer... 48 4.9 Lås-op-funktion til låste skemaer... 50 5. Hjælp og Genveje... 51 5.1 Menupunktet Hjælp... 51 5.2 Genvejstaster... 52 Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 3 / 53

1. Indberetning af tvang Det er op til de psykiatriske afdelinger at foretage følgende: 1. Indberette foretaget tvang til sygehusmyndigheden efter aftale med denne 2. Føre tvangsprotokol (denne kan alene bestå af de elektroniske blanketter lagret i programmet lokalt). 3. Lægge en kopi af indberettede tvangsblanketter i patienternes journaler. Ved elektronisk patientjournal skal der i journalen tilføres et notat om at indberetning er foretaget til Sundhedsdatastyrelsen med dato for indsendelse. Ved registrering af tvang, skal brugerne af indberetningssystemet være opmærksomme på nedenstående forhold mht. registreringspraksis: Remmefiksering skal indberettes som én samlet indberetning fra første rem sættes til sidste rem løsnes. Der skal ikke registreres for hver rem enkeltvist. Skal ikke registreres: - Fastholden, som gennemføres som middel til at gennemføre anden tvang - Fastholden i plejesituationer ved f.eks. anden legemlig lidelse Ved fastholden i plejesituationer eller ved overførelser til andre afdelinger henvises til Psykiatrilovens 17: En person, der er indlagt på psykiatrisk afdeling, kan fastholdes og om fornødent med magt føres til et andet opholdssted på sygehuset, såfremt betingelserne i 14, stk. 2, er opfyldt. Over for personer, der er frihedsberøvet efter reglerne i kapitel 3, kan der anvendes den magt, der er nødvendig for at sikre deres fortsatte tilstedeværelse på afdelingen. NB! DOBBELTREGISTRERINGER har vist sig at være et problem ved efterfølgende kvalitetskontrol. - Hvis der oprettes flere indberetningsblanketter på samme tvang skal den ene indberetning ANNULLERES. - Hvis man nøjes med at slette blanketten lokalt i programmet, vil blanketten stadig ligge i Sundhedsdatastyrelsens database og tvangen registreres således fortsat to gange. Se desuden Sundhedsstyrelsens gældende Vejledning om udfyldelse af tvangsprotokoller (registrering af tvang i psykiatrien, herunder registrering af foranstaltninger over for mindreårige) samt registrering af anvendelse af udskrivningsaftaler/koordinationsplaner af 16. august 2016. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 4 / 53

2. Programopbygning For introduktion til Sundhedsdatastyrelsens Elektroniske Indberetningssystem (SEI) henvises til: http://sundhedsdatastyrelsen.dk/da/rammer-og-retningslinjer/om-indberetning/indberetningsei 2.1 Åbne indberetningsprogram og logge på certifikat Indberetningsprogrammet åbnes ved at klikke på dette ikonet: Elektronisk Indberetning Inden programmet åbnes, skal man logge på sit certifikat. Dette gøres ved, at man i boksen, der er dukket op, markerer sit navn og herefter vælger Log ind. Man skal derefter i næste boks skrive adgangskoden til sin digitale signatur og godkende ved at vælge OK : Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 5 / 53

2.2 Programvinduets indhold Menuer og funktioner: Øverst i programvinduet ses en menu linje indeholdende menupunkterne Skema, Bruger, Post, Funktioner og Hjælp. Lokaladministratoren har også menupunktet Administration. I venstre side af programvinduet ses en række mapper som man kan vælge sig ind på, Aktive skemaer, Indbakke, Udbakke, Kladder, Sendte Skemaer og Arkiv ved at klikke med musen. Aktive skemaer fungerer som skrivebord, hvor man kan se alle de skemaer man har åbnet til gennemsyn eller fortsat registrering. I menulinjen Skema udrulles en menu med nyttige genvejsknapper ved klik med musen. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 6 / 53

3. Tvangs-indberetningsskemaerne 3.1 Oprettelse af et indberetningsskema Når man skal oprette et nyt indberetningsskema, gøres det ved at vælge nyt skema i værktøjslinjen. - Se kapitlet Genvejstaster for information om hurtigere behandling af skemaer. Derefter vil nedenstående dialogboks dukke op. Markér det ønskede indberetningsskema og klik Godkend (man kan flytte markeringen ved hjælp af mus eller piletaster.) Herefter vil det pågældende skema komme frem i programvinduet. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 7 / 53

3.2 Skemaernes opbygning og indhold Der er følgende elektroniske indberetningsskemaer: Skema 1: Indberetning af frihedsberøvelser Skema 2: Indberetning af tvangsbehandlinger og tvungen opfølgning Skema 3: Indberetning af fikseringer og fysisk magtanvendelse Skema 4: Indberetning af beskyttelsesfikseringer/-foranstaltninger Skema 5: Indberetning af særlige tvangsforanstaltninger på Sikringsafdelingen under retspsykiatrisk afdeling i Slagelse. Opfølgning efter udskrivning: Indberetning af udskrivningsaftaler og koordinationsplaner. Skærmbillederne for de 5 indberetningsskemaer vedrørende tvang er opbygget efter samme overordnede struktur: Øverste del af skemaet Starter med feltet Skema oprettelsesdato som er udfyldt af programmet med dags dato. Dernæst kommer felter til indtastning patientens stamoplysninger (dvs. patientens navn, CPR-nummer, sygehus, afdeling, indlæggelsesdato og eventuel udskrivningsdato). Nederste del af skemaet Indeholder felter, hvor der skal anføres oplysninger om type og omfang af tvangsforanstaltningerne foretaget på patienten. Denne del af skemaet er forskellig for hvert af de 5 skemaer. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 8 / 53

3.3 Udfylde skemaer Generel information for alle skemaer Diverse datofelter Datofelter udfyldes med 2-cifret dag, 2-cifret måned og 4-cifret år. Dvs. datotypen: / - (Tallene indtastes uden tegn eller mellemrum, ex.: 30032006 30/03-2006) CPR-nummer Første gang patienten oprettes skal CPR-nummer indtastes. Efterfølgende kan der oprettes skemaer med dette CPR-nummer forud fyldt se kapitlet Genvejstaster. Det er dog muligt at ændre CPR-nummeret om nødvendigt ved at stille sig i feltet vha. mus eller <Tab> og derefter indtaste et nyt CPR-nr. Programmet kontrollerer, at kun gyldige CPR-numre bliver indtastet. Indtaster man en ikke-gyldig dato eller CPR-nummer, vil advarselstegn blinke ud for det pågældende indtastningsfelt, indtil en gyldig værdi er indtastet: Navn Patientens navn udfyldes ved at stille sig i feltet vha. mus eller <Tab> og indtaste patientens navn. Man kan også foretage et opslag i CPR-registeret ved at klikke på Knappen Opslag Herved hentes navneoplysninger til navnefeltet automatisk ud fra det indtastede CPR-nummer. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 9 / 53

Sygehus + Afdeling + Afsnit Skemaet skal udfyldes med både sygehuskode og -navn (efter den officielle Sygehusklassifikation). Når man indtaster et sygehuskode vil det tilhørende navn automatisk blive udfyldt i næste felt. Det samme gør sig gældende ved indtastning af afdelingsnummer - afdelingens navn vil blive udfyldt i næste felt. Afsnitskoder er lokale koder indmeldt til SUNDHEDSDATASTYRELSEN. NB! Dette er ikke et obligatorisk felt og det anvendes efter regionale retningslinjer. Registrering af tvang over for mindreårige - under 15 år (Der henvises til Sundhedsstyrelsens vejledning om udfyldelse af tvangsprotokoller mv. omtalt på side 1) A. Der skal sættes kryds: Hvis der iværksættes tvangsforanstaltninger over for disse patienter og de modsætter sig, MEN forældremyndighedens indehaver accepterer tvangen (giver informeret samtykke). Er der givet samtykke betragtes denne tvang ikke som tvang i psykiatrilovens forstand, men som en magtanvendelse. Magtanvendelsen skal registreres og indberettes. B. Der skal ikke sættes kryds Hvis der iværksættes tvangsforanstaltninger over for disse patienter og både patienten og forældremyndighedens indehaver ikke accepterer tvangen (ikke giver informeret samtykke). Denne form for tvang skal registreres på lige fod med den tvang man registrerer for voksne (er tvang i gængs forstand i henhold til psykiatriloven). Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 10 / 53

Indtastningstabeller der er fælles for skema 1, 2 og 4 I indtastningstabellerne nederst, kan man tilføje nye linjer med nye registreringer. Så længe man er ved at skrive i en linje, ses et ikon med en blyant i tabellens venstre side. For at en linjes indtastninger registreres, skal man have afsluttet den pågældende linje. Dette gøres ved at trykke <Tab> til man står i linjen nedenfor. Man kan se at en linje er afsluttet, når der er et ikon med en lille sort pil ud for linjen nedenfor. NB! Hvis der skulle opstå fejl under indtastningen kan en linje fjernes igen ved at klikke til venstre ud for linjen, og pilen viser sig. Herefter tastes Ctrl + Delete. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 11 / 53

Indtastningsfelter fælles for skema 3 og 5 På skema 3 og 5 kan man tilføje flere tvangsforanstaltninger inden for samme indlæggelse ved at klikke på Tilføj Skema : Kolonnebredden kan udvides ved at pege med musen på kolonnens afgrænsningslinje, hvorved en angiver, at man kan trække kolonnebredden med musen. Indholdet i kolonnerne kan sorteres ved klik med musen på kolonneoverskriften. Således kan man hurtigt få en oversigt over f.eks. antal Beroligende medicin (kolonnen sorteres alfabetisk) eller en oversigt over, hvilke tvangsforanstaltninger der er foretaget på en bestemt dato (datokolonnerne sorteres i datorækkefølge). Lukke et skema Et nyindtastet skema, som hverken skal gemmes som kladde eller indberettes, kan lukkes ved at klikke på krydset i øverste højre hjørne på skemaet. Eller ved at taste <Ctrl + W>. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 12 / 53

Der kommer et advarselsvindue: Skemaet mistes, hvis det ikke er gemt. Hvis et skema, som er hentet fra Kladde, Udbakke eller Sendt Post, åbnes og ikke påføres data eller ændringer, kan det lukkes på samme vis, og skemaet lægger sig tilbage i den mappe hvor den er hentet fra. Et nyindtastet skema, der lægges i Kladde (Ctrl + S), vil fortsat vises i skærmbilledet. Det skal aktivt lukkes ved klik på krydset eller ved Ctrl + W for at forsvinde fra skærmbilledet. Tælleren under Kladde vil vise, at et nyt skema er lagt her. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 13 / 53

3.4 Udfylde skemaer information specifikt for de enkelte skemaer Det er nedenfor forklaret, hvordan man skal udfylde de enkelte tvangsskemaer 1-5. I øvrigt henvises der til Sundhedsstyrelsens Vejledning om udfyldelse af tvangsprotokoller (registrering af tvang i psykiatrien, herunder registrering af foranstaltninger over for mindreårige) samt registrering af anvendelse af udskrivningsaftaler/koordinationsplaner af 16. august 2016. 3.4.1 Skema 1 Frihedsberøvelse Der kan kun indberettes en form for frihedsberøvelse ad gangen: Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 14 / 53

Skema 1 Dato for iværksættelse + dato for overlægens stillingtagen + ophørsdato Se generel forklaring til udfyldelse af datofelter under 3.3. Skema 1 Frihedsberøvelsen startet som Man kan kun vælge én type frihedsberøvelse enten tvangsindlæggelse eller tvangstilbageholdelse. Dette kan gøres ved klik og markering med mus eller ved at stille sig i feltet med <Tab> og vælge type med piletasterne. Skema 1 Begrundelse Man kan kun vælge én type begrundelse enten helbred eller farlighed. Dette kan gøres ved klik og markering med mus eller ved at stille sig i feltet med <Tab> og vælge type med tasten Enter. Skema 1 Efterprøvelse af frihedsberøvelse Når markøren sættes i Dage efter iværksættelsen er feltet tomt. Sæt markøren i næste felt Dato for efterprøvelsen og tast den konkrete dato. Programmet beregner automatisk antal dage mellem dato for iværksættelse og dato for efterprøvelsen og skriver resultatet i første felt Dage efter iværksættelsen. I næste felt Dato for overlægens stillingtagen indtastes dato. Herefter kan følgende efterprøvelser udfyldes på samme vis. Skema 1 Tvangstilbageholdelse af frihedsberøvet (tvangsindlagt) patient Iværksættelsesdato indtastes. Dato for overlægens stillingtagen indtastes. I næste felt Begrundelse aktiveres en Drop-Down menu ved at klikke i feltet eller anvende mellemrumstast. Der vælges mellem de to mulige begrundelser: helbred eller farlighed. Skema 1 Tilbageførsel af frihedsberøvet patient Dato for beslutning herom indtastes. - Dato for overlægens stillingtagen indtastes. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 15 / 53

3.4.2 Skema 2 Tvangsbehandling eller tvungen opfølgning efter udskrivning Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 16 / 53

Skema 2 Behandling Man kan kun vælge én type behandling enten Medicinering, ECT, Ernæring, Behandling af legemlig lidelse eller Tvangsmedicinering som følge af beslutning om tvungen opfølgning efter udskrivning. Dette kan gøres ved klik og markering med mus eller ved at stille sig i feltet med <Tab> og vælge type med piletaster. Ved valg af legemlig lidelse skal der angives, hvilken afdeling tvangsforanstaltningen foregår på (inkl. somatiske afdelinger). Skema 2 Begrundelse Man kan kun vælge én type begrundelse. Dette kan gøres ved klik og markering med mus eller ved at stille sig i feltet med <Tab> og vælge type med piletaster. Vælges enten Medicinering, Ernæring eller Af legemlig lidelse gives de samme valgmuligheder under feltet Begrundelse. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 17 / 53

NB! Vælges tvangsmedicinering må kun den nederste begrundelse vælges. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 18 / 53

Skema 2 Særlige indberetningskrav ved tvungen opfølgning efter udskrivning Der skrives en uddybende begrundelse til valget om tvungen opfølgning. Dato for beslutningen om tvungen opfølgning og dato for beslutning om ophør noteres. Såfremt det er blevet besluttet at patienten skal hentes ved politiets hjælp registreres denne dato og den ordinerende læge også. Den ordinerende læge registreres og datoer for eventuelle beslutninger om forlængelse noteres. NB! Feltet Art og Omfang behøves ikke udfyldes og det er ikke muligt at udfylde de nederste felter når det drejer sig om Tvungen opfølgning. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 19 / 53

Skema 2 Art og omfang + Tilladt magtanvendelse Disse felter er fritekst felter, som der kan skrives i efter behov (hhv. max. 300 og 100 karakterer). Skema 2 Dato for beslutning om iværksættelse af tvangsbehandling + Dato for overlægens stillingtagen + Dato for somatisk overlæges stillingtagen + dato for beslutning om ophør Se generel forklaring til udfyldelse af datofelter ovenfor under 3.3. Skema 2 Ordinerende læge + Ordinerende somatisk læge I disse felter indtastes navne på de pågældende læger (max. 60 karakterer). Skema 2 Datoer for behandling Dato og Tilstedeværende læge (max. 60 karakterer) indtastes. - En indtastet linje kan slettes igen ved at markere linjen + taste <delete>. I indtastningsfeltet til de enkelte datoer for behandling vil der ved TAB til næste række vises samme dato og samme læge som ovenfor. Der kan ændres ciffer for ciffer. Hvis der f.eks. foretages en behandling pr. dag vil det kun være første ciffer der skal ændres i den nye registre- Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 20 / 53

ringsdato, hvorefter man kan TAB til feltet for lægens navn og evt. ændre her ved ny behandlende læge. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 21 / 53

3.4.3 Skema 3 Fiksering og fysisk magtanvendelse Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 22 / 53

Skema 3 Fiksering og fysisk magtanvendelse Man kan kun vælge én type fiksering eller fysisk magtanvendelse enten Bælte, Remme, Handsker, Fastholden, Beroligende medicin, Personlig skærmning over 24 timer eller Døraflåsning. Ved valg af fiksering med bælte og/eller remme skal der angives, hvilken afdeling tvangsforanstaltningen foregår på (inkl. somatiske afdelinger). Anvendes bælte, remme eller handsker i forbindelse med tvangsbehandling af legemlig lidelse, skal der sættes kryds i feltet Tvangsfiksering er anvendt under tvangsbehandling af legemlig lidelse. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 23 / 53

Skema 3 Begrundelse Ved enhver form for fiksering eller fysisk magtanvendelse kan kun vælges én type begrundelse. Dette gøres ved klik og markering med mus eller ved at stille sig i feltet med <Tab> og vælge type med piletasterne. Ved valg af enten Remme, Handsker eller Fastholden får man samme valgmuligheder i feltet begrundelse. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 24 / 53

Skema 3 Påbegyndt + Ophørt Felterne for påbegyndelses- og ophørstidspunkt for tvangsforanstaltningen udfyldes ved at stille sig i feltet vha. mus eller <Tab> og indtaste 2-cifret dag, 2-cifret måned, 4-cifret år samt klokkeslæt. Dvs. som: / - : Tallene indtastes uden tegn eller mellemrum, ex.: 300320041530 30/03-2006 15:30 Skema 3 Tilstedeværende læge + Ord. Læge + Impliceret personale I disse felter indtastes navne på de pågældende læger (hhv. max. 60, 60 og 100 karakterer) Skema 3 Dato for overlægens stillingtagen Se generel forklaring til udfyldelse af datofelter ovenfor under 2.3. Ved bæltefiksering skal tidspunkt for vurdering tre gange i døgnet indberettes. Ved markering i Bælte (kun ved denne markering!) åbnes en specielt indtastningstabel: I indtastningsfeltet til de enkelte datoer for lægelig vurdering vil der ved TAB til næste række Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 25 / 53

vises samme dato og samme læge som ovenfor. Der kan ændres ciffer for ciffer og i navnefeltet ændres indtastning ved ny behandlende læge. Ved bæltefiksering, der varer over 24 timer, skal tidspunkt for ekstern læges vurdering samt lægens navn samt evt. uenighed indberettes dette gøres i en drop-down box. Efterfølgende skal fikseringerne vurderes af ekstern læge med en uges mellemrum. Resultatet/resultaterne skal indberettes løbende. Skema 3 Skemaer (Tilføj skema + Fjern skema) Man kan tilføje nye indberetninger om fiksering og fysisk magtanvendelse inden for samme indlæggelsesperiode ved at klikke på Tilføj skema under feltet til indtastning af en ny fiksering eller fysisk magtanvendelse. Ved indtastning af flere fikseringer eller fysiske magtanvendelser, vil de indtastede oplysninger kunne ses i tabellen nederst på siden. - Man kan fjerne et fejlagtigt indtastet skema ved at klikke i tabellens kolonne til venstre med musen og derefter klikke på Fjern skema. Kolonnebredden kan udvides ved at pege med musen på kolonnens afgrænsningslinje, hvorved en angiver, at man kan trække kolonnebredden med musen. Indholdet i kolonnerne kan sorteres ved klik med musen på kolonneoverskriften. Således kan man hurtigt få en oversigt over f.eks. antal Beroligende medicin (kolonnen sorteres alfabetisk) eller en oversigt over, hvilke tvangsforanstaltninger der er foretaget på en bestemt dato (datokolonnerne sorteres i datorække-følge). Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 26 / 53

3.4.4 Skema 4 Beskyttelsesfiksering/-foranstaltning Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 27 / 53

Skema 4 Ordinationsdato + Dato for overlægens stillingtagen + Dato for ophør Se generel forklaring til udfyldelse af datofelter ovenfor under 3.3. Skema 4 Ordinerende læge I dette felt indtastes navn på den pågældende læge (max. 60 karakterer). Skema 4 Form Man kan kun vælge én form enten Stofbælte el.lign., Personlige alarm- og pejlesystemer, Særlige dørlåse eller Andet. Dette kan gøre ved klik og markering med mus eller ved at stille sig i feltet med <Tab> og vælge type med piletasterne. Skema 4 Begrundelse + Situation Disse felter er fritekst felter, som der kan skrives i efter behov (max. 200 karakterer). Skema 4 Vurdering Ved indtastning af dato i feltet Dato beregner programmet selv antallet af dage efter ordinationsdato-en. En indtastet linje kan slettes igen ved at markere linjen + taste <delete>. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 28 / 53

3.4.5 Skema 5 Særlige foranstaltninger (kun for Sikringsafdelingen, Slagelse) Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 29 / 53

Skema 5 Påbegyndt + Ophørt Felterne for påbegyndelses- og ophørstidspunkt for tvangsforanstaltningen udfyldes ved at stille sig i feltet vha. mus eller <Tab> og indtaste 2-cifret dag, 2-cifret måned, 4-cifret år og klokkeslæt. Dvs. som: / - : Tallene indtastes uden tegn eller mellemrum, ex.: 300320041530 30/03-2006 15:30 Skema 5 Ordinerende læge I dette felt indtastes navn på den pågældende læge (max. 60 karakterer). Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 30 / 53

Skema 5 Begrundelse Man kan kun vælge én type begrundelse. Dette kan gøres ved klik og markering med mus eller ved at stille sig i feltet med <Tab> og vælge type med piletasterne. Skema 5 Specielt for døraflåsning: Døre låses efter fast skema Hvis døraflåsningen sker efter et fast skema, skal man sætte et flueben vha. mus (alternativt kan man tabulere sig frem til feltet og herefter sætte fluebenet ved at trykke på mellemrumstasten). Antallet af timer om dagen vælges i rullepanelet vha. mus eller piletasterne. Skema 5 Skemaer (Tilføj skema + Fjern skema) Man kan tilføje nye Aflåsning af patientens stuedør eller Oppegående fiksering inden for den samme indlæggelsesperiode ved at klikke på Tilføj skema. Ved en serie af aflåsninger og/eller oppegående fiksering (og dermed skemaer), vil de indtastede oplysninger kunne ses i tabellen nederst på siden. Man kan fjerne et fejlagtigt indtastet skema ved at markere det i tabellen med musen og derefter klikke på Fjern skema. De indtastede skemaer kan ses i tabellen. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 31 / 53

3.4.6 Skema: Opfølgning efter udskrivning Indberetning om anvendelse af udskrivningsaftaler og koordinationsplaner skal foretages med CPR nummer, indlæggelsesdato dato for aftale, overlægens navn samt dato for udskrivning. Der kan indberettes planer og aftaler for en længere selvvalgt periode. NB! Dette skal gøres i samme skema. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 32 / 53

4. Arkiverings- og redigeringsfunktioner 4.1 Valideringsfunktion Til alle skemaer er der knyttet en valideringsfunktion. Dette sikrer, at man mindsker antallet af skemaer, der indberettes med fejl. Med valideringsfunktionen kan man bl.a. foretage logiske tjek af datoer. Eksempelvis kan man ikke indberette et skema, hvor en indtastet iværksættelsesdato for en tvangsforanstaltning ligger tidligere end datoen for patientens indlæggelse. Der bliver på samme måde fortaget logiske tjek på alle andre datokombinationer. Man kan vælge selv at validere et skema undervejs i indtastningen ved at: taste <Ctrl> + <e> eller Et skema vil altid blive valideret automatisk, inden det indberettes. Er der fejl, vil der dukke en dialogboks op. Her beskrives fejlen i indtastningen nærmere. Skemaet kan ikke indberettes førend fejlen er rettet. Når en fejl i et givent felt er rettet, er det i visse tilfælde nødvendigt at flytte videre til det næste felt vha. <TAB> eller mus, førend programmet accepterer rettelsen. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 33 / 53

4.2 Gemme kladder, klargøre skemaer til indberetning og indberette skemaer Når man har oprettet et nyt indberetningsskema, kan man vælge enten at a) gemme et ufærdigt skema som kladde i folderen Kladder b) lægge et færdigt skema, som er klar til indberetning, i folderen Udbakke. Når et skema ligger helt færdigt og klart i Udbakken, kan det indsendes endeligt til Sundhedsdatastyrelsen. NB! Et skema kan kun indsendes, når man er online på internettet. Man kan se, at et skema er blevet endeligt indberettet og indsendt til Sundhedsdatastyrelsen, når det ligger i folderen Sendte skemaer. Skemaerne er kopier og kan betragtes som en kvittering for at indberetningen er afleveret. Indsendelsen foregår ved at klikke på send i værktøjslinjen. Dialogboksen nedenfor vil dukke op. Her kan man vælge at indsende alle skemaer, der ligger i Udbakken på én gang, eller man kan vælge kun at indsende udvalgte skemaer. Man vælger hvilke skemaer, man vil indsende, ved at markere disse med et flueben (angivet med pil nedenfor). Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 34 / 53

Ønsker man kun at indsende de af de markerede skemaer, som man selv har oprettet (dvs. hvor navnet angivet i kolonnen Bruger er eget navn) skal man taste: Ctrl + m Ønsker man at indberette alle markerede skemaer, oprettet af hvilken som helst bruger på maskinen, skal man taste: Ctrl + o. Herefter vil dialogboksen nedenfor dukke op. Her skal man indtaste adgangskoden til sin digitale signatur og herefter godkende med OK. Afvent derefter mens der kommunikeres med Sundhedsdatastyrelsens server. Et indberettet skema vil efterfølgende kunne ses i folderen Sendte Skemaer. (NB! Husk at man skal være online på internettet for at kunne indsende skemaer til Sundhedsdatastyrelsen). Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 35 / 53

4.3 Annullere, slette og rette skemaer Annullere et skema Hvis man har indsendt/indberettet et skema fejlagtigt til Sundhedsdatastyrelsen, så kan man annullere dette skema. Dette gøres ved, at man i folderen Sendte skemaer markerer det pågældende skema med musen og herefter: Tast <Ctrl> + <u> eller klik på Herefter dukker dialogboksen nedenfor op. Her skal man godkende annulleringen ved at klikke på Ja. Herefter indtastes kode til ens digitale signatur. Afvent derefter mens der kommunikeres med Sundhedsdatastyrelsens server Er annulleringen af skemaet/skemaerne forløbet godt, vil man herefter få besked på dette. Skemaet vil herefter være markeret som annulleret i folderen Sendte skemaer. I Sundhedsdatastyrelsens database er skemaet ligeledes blevet markeret som annulleret. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 36 / 53

Slette et skema NB!! Vær generelt forsigtig med at benytte denne slette-funktion. Typisk vil man ikke have brug for at slette et skema. Er et skema først slettet, er dette permanent. Man vil således ikke længere kunne lave papirprints til tvangsprotokol mv. af det pågældende indsendte skema. Desuden medfører sletning af et skema, at det KUN fjernes lokalt fra ens egen mappe Sendte skemaer. Skemaet bliver derimod IKKE slettet i Sundhedsdatastyrelsens database. Man sletter et skema ved, at man i folderen Sendte skemaer markerer det pågældende skema med musen og herefter: Tast <Ctrl> + <d> eller klik på Herefter dukker dialogboksen nedenfor op. Her skal man godkende sletningen ved at klikke på Ja. Rette et skema Det vil ofte være tilfældet, at man skal tilføje eller rette oplysninger til et skema, allerede indsendt til Sundhedsdatastyrelsen. Slette forkert indtastet linje i skema 1, 2 og 4 Marker hele linjen ved klik med musen yderst til venstre, hvorved linjen farves blå. Tast <Ctrl + delete> - herved slettes linjen. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 37 / 53

Slette forkert indtastet tvang i skema 3 og 5 Marker hele linjen ved klik med musen yderst til venstre, hvorved linjen farves blå. Klik på Fjern skema, hvorved linjen fjernes. Tilføje oplysninger Det er muligt at indsende skemaer uden ophørsdato for tvangsanvendelsen og/eller mangler et udskrivningstidspunkt på patienten til Sundhedsdatastyrelsen. Sådanne skemaer kan - og skal - på et senere tidspunkt (når tvangsforanstaltningen er ophørt/ patienten er udskrevet) hentes frem fra folderen Sendte skemaer (evt. Arkiv) igen, og den manglende ophørsdato samt eventuelt udskrivningsdato skal tilføjes. Herefter skal skemaet sendes ind til Sundhedsdatastyrelsen igen, hvorved det oprindeligt indsendte skema bliver overskrevet med de opdaterede oplysninger. Proceduren for at tilføje oplysninger på et skema er følgende: 1. Folderen Sendte skemaer åbnes. 2. Det skema, hvor der skal tilføjes (eller rettes) oplysninger, markeres og åbnes ved at dobbeltklikke med mus. 3. I det nu åbne skema, der er dukket op på skærmen, indtastes de nye oplysninger. 4. Når skemaet er færdigt indtastet lægges det i Udbakken, som forklaret under 4.4. 5. Fra Udbakke sendes skemaet igen til Sundhedsdatastyrelsen, som forklaret under 4.4. Dukker nedenstående dialogboks op, er det oprindeligt indsendte skema nu blevet opdateret med de tilføjede eller ændrede oplysninger. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 38 / 53

NB! Hvis der på skema 3 eller 5 skal fjernes et del-skema foretages det ved hjælp af knappen Fjern skema 4.4 Oversigt over skemaer i Kladde, Udbakke, Sendte skemaer og Arkiv I visningerne af mapperne Kladde, Udbakke og Sendt post kan man ved at klikke på kolonneoverskrifterne få data sorteret. I kolonnerne med tekst bliver der sorteret alfabetisk. I kolonner med CPR numre sorteres numerisk med laveste CPR nummer øverst. I kolonner med dato sorteres numerisk med tidligste dato øverst. Statuskolonnen i Sendt Post: Et afsendt skema kan have følgende status: Aktiv: Skemaet har ikke ophørsdato for tvangsanvendelsen Ophørt: Skemaet har ophørsdato men ingen dato for udskrivning af patienten Udskrevet: Skemaet indeholder både ophørsdato og udskrivningsdato på patienten. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 39 / 53

Sorterfunktion i Sendte skemaer: I oversigten over skemaer kan man sortere på mere end én variabel/kolonneoverskrift samtidig, som eksempelvis status og CPR nummer. CTRL + Klik med musen på kolonnerne Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 40 / 53

4.5 Printe blanketter Man kan printe et åbent/aktivt indberetningsskema ved at: Taste <Ctrl> + <p> eller klikke på Herefter dukker nedenstående boks op. Her kan vælges mellem 3 typer af prints: - Et print af et normalt skema, hvor al information fra skemaet printes ud - Et print af et anonymiseret skema, hvor al information fra skemaet med undtagelse af navne og CPR-nr. printes. - Et print af skærmbilledet, sådan som det ser ud på det aktuelle udskrivningstidspunkt. Man vælger den ønskede udskriftstype ved at markere og klikke på Godkend. Vælges Normal print eller Anonymiseret skema, vil der vises et billede af printet på skærmen: Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 41 / 53

Man kan vælge at få printet alle sider i dokumentet eller en selvvalgt side: Værktøjslinjen: Herefter skal man taste <Ctrl> + <p> eller klikke Hvorefter blanketten vil blive udskrevet på den printer, som programmet er sat op til at udskrive på (dette kan indstilles under menupunktet Funktioner - under Printer indstillinger ). Man kommer tilbage til indtastningsskemaet ved at klikke på Luk i værktøjslinjen. Man kan foretage særlige printvalg v.hj. a. højreklikmenuen (efter at det skema er markeret med musen i f.eks. mappen Sendte skemaer). Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 42 / 53

Print af skemaer fra Kladde og Udbakke er påtrykt et vandmærke KLADDE: Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 43 / 53

4.6 Søgefunktion Søgefunktionen bruges, hvis man vil finde frem til blanketter, som man vil rette eller tilføje oplysninger i. Funktionen findes under menupunktet Rediger. Hurtig søgning: Ved en hurtig søgning, skriver man ex CPR-nummer på patienten. Det er vigtigt, at man skriver den præcise tekst, som er indtastet i felterne på skemaerne. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 44 / 53

Avanceret søgning: Ved en avanceret søgning, kan der søges på bakken som skemaet ligger i, CPR-nummer, diverse datofelter og skematype. Der kan udfyldes ét søgningskriterium eller kombinationer af disse. Resultat: Uanset hvilken søgning der laves, vises resultatet i bunden af skærmvinduet søgning. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 45 / 53

4.7 Skjul-skema-funktion i oversigten over sendte skemaer Skemaer kan af den enkelte bruger skjules i den faste visning af sendte skemaer, således at den faste visning indeholder et overskueligt antal rækker. Skjul skema funktionen påvirker kun den enkelte brugers visning af skemaer. Ingen i gruppen kan således komme til at skjule for de andre! Skjulte skemaer eksisterer stadig. De er blot lagt til side. Det kan være praktisk f.eks. hvis patienten er udskrevet eller indberetningen er annulleret. Sådan gør du: Marker rækken/rækkerne, der skal skjules. Højre-klik på den markerede række og menuen på billedet herunder vises. Klik på Skjul. Rækken forsvinder i visningen! Skemaet genfindes sammen med alle de andre skjulte skemaer ved anvendelse af menuen nederst til højre på siden: Vis. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 46 / 53

Herefter vises skjulte skemaer (farvet tekst): Visning af Alle skemaer: Alle skemaer kan vises ved valg i menuen: De skemaer man vil have på skærmen hver gang programmet åbnes (Normalvisning), vises med sort tekst. Skjulte skemaer vises med farvet tekst. Alle skemaer kan stadig åbnes og påføres nye data, således også hvis man skulle have glemt oplysninger på de skjulte skemaer. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 47 / 53

4.8 Mappen Arkiv i oversigten over sendte skemaer Skemaer der er afsluttet kan lægges i Arkiv. Vær opmærksom på: Arkiveringen foretages for alle brugere der har adgang til afdelingens Sendte skemaer. Derfor er det en god ide at orientere kollegaer/aftale hvis man foretager arkivering. Sådan gør du: Marker i oversigten over sendte skemaer de indberetninger der skal arkiveres. Højre-klik med musen og der fremkommer en menu. Klik med musen på Flyt til arkiv. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 48 / 53

Succesfuld flytning kan ses ved at tælleren viser det nye antal skemaer i arkivet: Man kan altid flytte skemaer fra arkivet og tilbage i sendte skemaer ligesom man altid kan hente skemaerne ind for at rette og tilføje. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 49 / 53

4.9 Lås-op-funktion til låste skemaer Er flere brugere på én afdeling tilmeldt én indberetningsgruppe, kan man åbne et skema som af låst af en anden bruger ved hjælp af lås-op-funktionen. Således kan en anden bruger taste i det pågældende skema. Man skal dog være forsigtig med brug af denne funktion og være sikker på at to brugere ikke taster i samme skema samtidig. Ønsker man at låse et låst skema op, skal man vælge menupunktet Oplåsning af skemaer under Funktioner. Herefter vises nedenstående boks. Her skal man markere skemaet med et flueben og klikke Lås op. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 50 / 53

5. Hjælp og Genveje 5.1 Menupunktet Hjælp Hvis man vælger menupunktet Hjælp, kan man: Finde link til det sted på Sundhedsdatastyrelsens hjemmeside, hvor der ligger yderligere oplysninger med relevans for den elektroniske indberetning af tvangsanvendelse. Ved klik på Internetside med vejledninger og hjælp vil ens browser automatisk åbnes og finde denne side. Man kan hente oplysninger om programversion mv. ved klik på Om Indberetningsklient. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 51 / 53

5.2 Genvejstaster Bevægelse op og ned på siderne Når man skal bevæge sig op og ned på siden kan dette gøres vha. tabulator-tast eller klikke sig frem med mus. Nedad: Opad: <Tab> <Shift> + <Tab> Skema CTRL+N Opret nyt skema. CTRL+B Åbn det markerede skema fra den pågældende bakke. CTRL+W Luk det aktive skema. CTRL+SHIFT+W Luk alle aktive skemaer. CTRL+S Gem det aktive skema i Kladder. CTRL+SHIFT+S Gem alle aktive skemaer i Kladder. F12 Genskab indhold. Denne funktionstast nulstiller alle felter i skemaet til de værdier felterne havde da de sidst blev gemt. CTRL+D Slet den lokale kopi af skemaet. Allerede indsendte skemaer vil stadig være at finde i Sundhedsdatastyrelsens database. CTRL+U Annuller skemaet i Sundhedsdatastyrelsens database. CTRL+E Valider det aktive skema. CTRL+I Læg det aktive skema i Udbakken. CTRL+M Send egne skemaer i Udbakken. CTRL+O Send alle skemaer i Udbakken. CTRL+P Udskriv det aktive skema eller de markerede skemaer fra den aktive bakke. CTRL+Q Afslut indberetningsprogrammet. Redigering CTRL+X CTRL+C CTRL+V DEL CTRL+A Klip den markerede tekst. Kopier den markerede tekst. Indsæt den seneste markerede tekst. Slet den markerede tekst. Marker alt. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 52 / 53

Generel funktionalitet CTRL+F CTRL+L Aktiver søgefunktionaliteten. Lås indberetningsprogrammet. Skift bakke CTRL+SHIFT+1 Gå til bakken Aktive skemaer. CTRL+SHIFT+2 Gå til bakken Indbakke. CTRL+SHIFT+3 Gå til bakken Udbakke. CTRL+SHIFT+4 Gå til bakken Kladder. CTRL+SHIFT+5 Gå til bakken Sendte skemaer. Kopier eksisterende skema Når man er i gang med at indtaste skemaer og har flere liggende fremme i Aktive skemaer, kan man anvende følgende genvejstaster for at få nye skemaer frem, hvor enten hospitalskoden er gentaget eller patientoplysninger og hospitalskode er oplyst. CTRL+1 CTRL+2 CTRL+3 Ved aktivering af denne genvejstast oprettes der en kopi af det aktive skema, hvor grunddata kopieres med. Denne funktionalitet er gældende for følgende skemaer: Tvang - Skema 1, Tvang - Skema 2, Tvang - Skema 3, Tvang - Skema 4, Tvang - Skema 5. Denne genvejstast fungerer som CTRL+1, og for de samme skematyper, med den tilføjelse, at patientinformationer også kopieres. Denne genvejstast fungerer som CTRL+2, med den tilføjelse, at indlæggelsesdatoen også kopieres. Tvang - Skema 1, Tvang - Skema 2, Tvang - Skema 3, Tvang - Skema 4, Tvang - Skema 5. Indberetning af anvendelse af tvang i psykiatrien 53 / 53