Analyse af befordringsenheden Kortlægning og baggrund Vurdering af rutetyper Fremtidig organisering
Indhold Faxe kommune Ungdomsskolens befordringsenhed...2 Anbefaling...2 1. Aftaler...2 Busser...2 Leasingaftaler...2 Lejeaftaler...3 Egne busser...3 Aftale om kørsel med Ørslev Trafikselskab A/S...3 Ejendomme...4 Kørselsaftaler...5 1. Center for Undervisning...5 2. Center for Sundhed og Pleje...6 3. Center for Teknik & Miljø...6 2. Ruteplanlægning...6 3. Befordringsenhedens personaleforhold...7 Vognmandstilladelse og busvognmandskursus...7 Medarbejdere...7 4. Økonomi...8 Budgetopfølgning...8 Drift:...8 Befordringsenheden, gennemgang af udgifter, indtægter og resultat for den enkelte ruter/områder, samt forslag til ny prisstruktur:...8 Befordringsenhedens driftsresultat 2011...9 Hensættelse 0,5 mio. kr. til udskiftning af busser, reparationer, frikøb fra leasingaftaler mv...9 Hensættelse1 mio. kr. til udskiftning af busser, reparationer, frikøb fra leasingaftaler mv...10 Afskrivninger...11 Vurdering...12 Afviklingsomkostninger...12 5. Modeller for fremtidig organisering...13 1. Nuværende ordning...13 2. Adskillelse mellem bestiller og udfører...14 3. Afvikling af opgaven...15 4. Bussernes anvendelse...15 1
Faxe kommune Ungdomsskolens befordringsenhed Uddannelsesudvalget besluttede den 8. maj 2012, at der skulle udarbejdes et forslag til en mere hensigtsmæssig organisering og fremtidig placering af kommunens befordringsenhed og at der skulle gennemføres en evaluering og eventuel genforhandling af gældende kontrakter. Administrationen har i den anledning gennemgået kontrakterne på busser, ejendomme, ansættelseskontrakter, kørselsaftaler og ruteplanlægning. I det følgende gennemgås de eksisterende aftaler, dvs. aftaler om busser, ejendomme og kørselsaftaler. Afsnittet er suppleret af beregninger og vurderinger af omkostninger ved den kommunale befordringsenhed. Der er tale om en foreløbig analyse, idet ikke alle forhold har ladet sig belyse siden Uddannelsesudvalgets møde. Der vil i en eventuel senere uddybende undersøgelse skulle afklares, om opgaven skal i udbud, om visse kørsler kan foretages af kommunen selv, mens andre bør udføres af tredjemand osv. Anbefaling Administrationen anbefaler på baggrund af gennemgangen at oprette et nyt samlet kørselskontor for hele kommunen udførslen af kørslen flyttes væk fra Ungdomsskolen gennemgå kørselskontrakterne med de enkelte centre for at aftale ens vilkår, herunder ens priser indgå skriftlige aftaler med alle centre og andre kommuner, der udføres kørsel for justere timepriserne samt kortlægge konsekvenserne for de enkelte centre der for udført kørsel dd. genforhandle kontrakten med Ørslev Turisttrafik A/S analysere kørselsbehovene og rentabiliteten på de enkelte ruter overveje at afvikle den kommunale befordring ved udløbet af de enkelte kontrakter. En sådan afvikling skal ske efter en i forvejen fastsat afviklingsplan. I den forbindelse må det anbefales, at afviklingen starter med de ruter, der giver underskud 1. Aftaler Busser Befordringsenheden råder over i alt 20 busser. 10 af busserne er leaset, 5 er lejet (heraf er de to opsagt til udløb den 30. juli 2012) og 5 busser ejer Faxe Kommune. Leasingaftaler Af de 10 leasingaftaler er de 9 med Kommuneleasing, og den ene med Santander 2
Consumer Bank. De ti kontrakter udløber i perioden november 2013 til februar 2016. Den årlige leasingudgift udgør 631.046 kr. Alle 10 leasingkontrakter har mulighed for at Faxe Kommune kan frikøbe sig fra aftalerne. Omkostningen ved et frikøb fra aftalen er 2.546.102 kr, hvilket skal sammenholdes med en omkostning på 2.684.402 kr i den resterende del af leasingperioden. Kommunen er forpligtet til at købe busserne til den såkaldte restværdi når leasingkontrakten ophører uanset tidspunktet for ophøret. Lejeaftaler Befordringsenheden har lejet fem busser. To af busserne er lejet af Ørslev Turisttrafik, mens de tre busser er lejet hos MCM Karosseri A/S. De to lejeaftaler med Ørslev Turisttrafik A/S er som tidligere nævnt opsagt til udløb den 30. juli 2012. De tre lejeaftaler med MCM Karosseri A/S udløber henholdsvis marts, juli og november 2013. Den årlige leje udgør i alt 631.500 kr. Fra august 2012 udgør den årlige leje 229.500 kr. På de tre busser, som befordringsenheden råder over efter august 2012 er der ikke indsat bestemmelser om, at lejer kan opsige. Det er derfor tvivlsomt, om kontrakterne kan opsiges, men hvis de kan, vil det være med sædvanligt varsel, formentlig 6 måneder. Den samlede udgift hvis busserne beholdes indtil udløb i henholdsvis marts, juli og november 2013 udgør 256.950 kr. Den samlede årlige udgift til leasing- og lejekontrakter udgør 1.262.546 kr., men fra august 2012 falder, pga. opsagt lejeaftale til 860.546 kr. Egne busser Befordringsheden ejer fem busser som alle har kørt over 300.000 km, en enkelt endda næsten 700.000 km. Salgsværdien er anslået 315.000 kr. i alt. Aftale om kørsel med Ørslev Trafikselskab A/S Ungdomsskolen har pr. den 1. oktober 2010 indgået kontrakt med Ørslev Turisttrafik A/S om at udføre en del af befordringsenhedens kørsel. Kontrakten udløber den 30. september 2015 med mulighed for forlængelse i op til 2 år med ét år ad gangen. Kontrakten er uopsigelig fra vognmandens side. Ungdomsskolen kan kun opsige kontrakten, hvis vognmanden gør sig skyldig i forhold, der giver grund til at antage, at vognmanden ikke fremover vil udføre kørslen på forsvarlig måde. Opsigelsesvarslet er aftalt til fire uger. Kontrakten kan ophæves, hvis vognmanden går konkurs, misligholder aftalen groft eller hvis vognmandens tilladelse efter taxiloven eller busloven tilbagekaldes. I så fald ophører kontrakten med det samme. 3
Efter ungdomsskolens opfattelse, har vognmanden ikke i alle tilfælde overholdt kontrakten. Det er endnu ikke endeligt afklaret juridisk, om der er tale om en misligholdelse, der berettiger ungdomsskolen til at opsige kontrakten under henvisning til, at der er grund til at antage, at vognmanden ikke fremover vil udføre kørslen på forsvarlig måde. Dette skal afklares ved et møde med vognmanden. Vognmanden stiller efter kontrakten 2 vogne samt en reservebus til rådighed. I skoleuger afregnes der for 2 busser i minimum 37,5 timer og i ikke-skoleuger afregnes der for 1 bus i minimum 37,5 time. Herudover kan Ungdomsskolen tilkøbe yderligere kørsel med op til 5 timer pr. dag. Der er aftalt priser på henholdsvis 435,00 kr. pr. time i garantiperioden og 380,00 kr. pr. time udover garantiperioden. Prisen er indeksreguleret. Der afregnes fra garage til garage i halve timer. Ungdomsskolen har dermed forpligtet sig til at betale ca. 1,4 mio. kr. årligt, uanset om der rent faktisk anvendes busser fra vognmanden. Det er befordringsenheden, der tilrettelægger kørslen, mens vognmanden er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse. Ved driftsstop, vognnedbrud, chaufførmangel, sygdom eller lignende skal vognmanden straks indsætte reservemateriel, reservechauffører eller træffe aftale med anden trafikudøver om kørslens gennemførelse. Aftalen er indgået med henblik på at sikre, at befordringsenheden altid kan levere de aftalte ydelser til kunderne - altså af hensyn til forsyningssikkerheden. Hvis aftalen skal fortsætte, skal det sikres, at den bruges i hele garantiperioden. Der er ikke umiddelbart oplysninger om, at ungdomsskolen ikke har gjort brug af vognmandens kørsel i hele garantiperioden. Ejendomme Befordringsenheden drives fra lejede lokaler (3 lejekontrakter beliggende på Industrivej 39, Rønnede to af aftalerne og Industrivej 46, Rønnede). Lokalerne er henholdsvis 70 m², 76 m² og 150 m². Herudover er der p-areal til busserne. Ifølge lejeaftalerne udgør den årlige husleje i alt 163.200 kr. Hertil kommer diverse forbrugsudgifter til renovation, vand, varme, el osv. Der er ikke betalt depositum for lejemålene. Lejeaftalerne er tidsbegrænsede og udløber henholdsvis 15. november 2012, 31. december 2012 og 31. august 2013. Tidsbegrænsede lejeaftaler kan ikke opsiges i lejeperioden, medmindre andet er aftalt. Konkret er det aftalt, at lejeaftalen vedrørende Industrivej 46 kan opsiges af parterne med 3 måneders varsel. Denne lejeaftale udløber dog den 15. november 2012, og opsigelse efter den 15. august 2012 giver derfor ingen mening. De øvrige to lejeaftaler kan ikke opsiges i lejeperioden. Lejemålene skal afleveres i samme stand som ved indflytningen. Dvs. hvis lejer har misligholdt det lejede, kan der eventuelt komme ekstraudgifter ved lejemålenes ophør. 4
Hvis lejeforholdene fortsætter indtil ophør, udgør de samlede omkostninger til husleje i restlejeperioden 107.950 kr. Hertil kommer forbrugsudgifter. Det kan overvejes, om kommunen har ledige lokaler og arealer til formålet. Kørselsaftaler Ungdomsskolen udfører kørsel for forskellige centre. Kørslen er tilrettelagt på en sådan måde, at der om morgenen køres til de forskellige typer undervisning, hvorefter der køres ældre til dagcentrene. Hjemkørslerne strækker sig over hele eftermiddagen, hvorfor kørselstyperne blandes. Passagertyperne blandes ikke. Der foreligger 3 nedskrevne aftaler om henholdsivs særskolekørsel for Center for Undervisning, dagcenterkørsel for Center for Sundhed og Pleje og faste ruter for Center for Teknik & Miljø. Ungdomsskolen har oplyst, at de herudover har en mundtlig aftale med Center for Undervisning om elevkørsel. Al anden kørsel udføres efter det oplyste efter regning. Der er på det foreliggende grundlag ikke en ensartethed i de enkelte kørselsaftaler. Nogle kørsler betales fra garage til garage, mens andre betales for den faktiske kørte tid. Nedenfor gennemgås de 3 skriftlige aftaler. 1. Center for Undervisning For Center for Undervisning køres følgende typer kørsel: Kørsel til specialundervisning Elever med farlig skolevej Elever med langt til distriktsskole Sygekørsel Svømmehalskørsel En aftale gældende fra budgetåret 2010 lyder på 3,5 mio. kr. dækkende svømmehalskørsel (med stor bus). Kørsel med visiterede elever, anslået 120 elever, denne kørsel blev udført af 3 stk. 16 personers bus med hver 7½ times kørsel. Omfattet af aftalen var endvidere 2 x 2 timers kørsel med autistelever. Indenfor aftalen kunne skoleforvaltningen endvidere rekvirere op til 250 timers kørsel. Omfanget af svømmehalskørsel er ikke specificeret, men den i aftalen beskrevne minibuskørsel omfatter i alt 4.750 timers kørsel årligt. Kørslen har senere antaget et væsentligt større omfang I 2011 med faste aftaler for ca. 5,7 mio. kr., som Center for Undervisning har betalt til Befordringsenheden. Dette er sket via mundtlige aftaler. 5
Ungdomsskolen administrerer kørslen i samarbejde med en kontaktperson på hver skole. Ungdomsskolen har forældrekontakten i forbindelse med særkørsel. 2. Center for Sundhed og Pleje For Center for Sundhed og Pleje køres visiterede borgere og deres nødvendige hjælpemidler mellem eget hjem og dagcentrene Dalgården, Æblehaven og Grøndalscentret. Kørslen udføres med Ungdomsskolens egne minibusser samt med vogne fra eksterne vognmænd. I 2011 betalte centret en timepris på kr. 400 pr. time. Herudover modtager Ungdomsskolen årligt kr. 50.000 til dækning af administrative opgaver ifm. kørslen. Ungdomsskolen kan kun tage betaling for udført kørsel. Afbud op til en time før afgang fritager kunden for betaling, men der betales for vognen fra det tidspunkt vognen kører fra og ankommer til Ungdomsskolens garage. Kontrakten skal evalueres 1 gang årligt, men en aftale for 2012 er ikke indgået. Kontrakten kan opsiges af begge parter med 3 måneders varsel. Ved misligholdelse kan kontrakten opsiges med øjeblikkelig virkning. Ungdomsskolen har i 2011 faktureret i alt 1,8 mio. kr. for denne kørsel. 3. Center for Teknik & Miljø Center for Teknik & Miljø bestiller 3 kørsler som supplement til den kollektive trafik. Der er tale om lukkede ruter for uddannelsessøgende, 2 timer ugentlig med lille vogn, 2½ time daglig med mellemstor vogn og 2 timer daglig med stor vogn (Gymnasiebussen). Sidstnævnte afregnes med kr. 1.200 pr. dag mens den øvrige kørsel afregnes med hvad der svarer til kr. 400,00 pr time. 2. Ruteplanlægning Befordringsenheden anvender planlægningssystemet webtour, hvor der er mulighed for hele tiden at følge busserne på de enkelte ruter. Via kørselsdata som hastighed, stoppetider, start- og sluttidspunkter mv. er det muligt at vurdere eventuelle optimeringer. Det er via systemet muligt for chaufførerne at hente næste dags planlagte ruter uden at skulle omkring kørselskontoret samt melde slut på den enkelte tur. Befordringsafdelingen er bemandet fra kl. 6.00 til kl. 17.00. Befordringsafdelingen modtager opkald fra forældre mv. ved aflysninger eller andre ændringer på de enkelte ruter. Skolekørslen er tilrettelagt med ca. 53 ruter af varierende længde. Der er ruter af 10 minutters varighed, mens andre strækker sig over 3 timer. Tilsvarende varierer antallet af passagerer pr. rute fra én til 20. Der skal ved tilrettelæggelse af de enkelte ruter tages en række hensyn: 6
Hvor lang tid eleven må være undervejs Hvornår eleven må eller skal være på institutionen Hvem eleven må og ikke må køre sammen med Skal eleven følges til dørs eller blot kan sættes af ved kantsten Skal eleven sidde ved siden af chaufføren Skal eleven skifte bus undervejs Skoleruterne kan således ikke blot planlægges ud fra geografiske forhold, og det kan ikke på det foreliggende grundlag konkluderes om ruterne er veldisponerede eller der kan ske en bedre optimering ved brug af andre transportører, men det virker disponeret udfra de givne forudsætninger. Ruterne til dagcentrene kræver ikke den samme planlægning, men transporten af psykisk eller fysisk svækkede borgere stiller krav til såvel chauffør som vognenes indretning. Ruterne er generelt relativt korte, men med en del ventetid ved af og påstigning. Kørslen for Center for Teknik & Miljø er bestilt kørsel med fast rute som ligger fast for et år ad gangen. 3. Befordringsenhedens personaleforhold Vognmandstilladelse og busvognmandskursus For at drive befordringsenheden har Ungdomsskolen fået udstedt en vognmandstilladelse. Tilladelsen er udstedt til kommunen. For at kunne anvende den skal der være ansat en ansvarlige transportleder der har bestået et busvognmandskursus. Disse tilladelser er lovpligtige, når man driver erhvervsmæssig personbefordring. Ved erhvervsmæssig personbefordring forstås kørsel med personer uden en nærmere tilknytning til den der lader kørslen udføre, som udføres mod vederlag, eller som udgør udføres, (dvs. befordringsenhedens) primære formål. Tilladelserne kræves således ikke, hvis det er en kommunal institutions befordring af egne elever og ansatte. Ungdomsskolen har efter det oplyste kun én medarbejder, der har bestået busvognmandskurset. Medarbejdere Det fremgår af tidligere undersøgelser, at en del af medarbejderne i Ungdomsskolen har delt ansættelse i både Ungdomsskolen og Befordringsenheden. Det er anbefalet, at disse medarbejdere foretager tidsregistrering for at få fastlagt timefordelingen mellem de to funktioner. Det har ikke været muligt at få præcise oplysninger om antallet af medarbejdere, der er beskæftiget helt eller delvist med befordringsopgaven. Antallet af chaufførtimer er angivet til 18.013 med en samlet lønudgift i 2011 på 5.347.849. Hertil kommer det administrative personale, hvor der har været en lønudgift i 2011 på 7
1.224.133 kr. Der er efter det oplyste daglig bemanding på kørselskontoret i 11 timer, svarende til 55 timer om ugen. De timelønnede medarbejdere har en opsigelsesfrist på en måned, mens de ansatte på funktionærvilkår typisk har et opsigelsesvarsel på 3 måneder. To af de ansatte har 6 måneders opsigelse. Hvis befordringsenheden nedlægges, og alle medarbejdernes ansættelse ophører i Faxe Kommune, vurderes den samlede omkostning ved opsigelser af de månedslønnede medarbejdere at udgøre 1,75 mio. kr. Det må dog undersøges, om medarbejderne vil være omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven, således at de vil fortsætte i deres nuværende stilling med ny arbejdsgiver, hvilket også afhænger af den fremtidige organisering. 4. Økonomi Budgetopfølgning Der gennemføres ekstraordinær budgetopfølgning hver 14.dag med bistand fra administrationen, og det anbefales at denne tætte opfølgning fortsætter i hvert fald året ud. Drift: Den samlede årlige driftsomkostning for leje- og leasingaftalerne er 908.546 kr. Hertil skal lægges den årlige udgift til Ørslev Turisttrafik A/S på ca. 1,4 mio. kr. i garantiperioden (de to gange 37,5 timer ugentligt i skoleuger og en gang 37,5 timer i ikke-skoleuger). Omkostningen til Ørslev Turisttrafik A/S er incl. lønomkostninger og materiel men excl. Ruteplanlægning. De årlige lønomkostninger for befordringsenhedens personale til chauffører og administration er ca. 6,5 mio. kr. og huslejen for de lejede bygninger er 163.200 kr. Driften har i en årrække været underskudsgivende, og årsagen kan i høj grad henføres til en for lav timepris, hvor den reelle burde have været højre. Nedenfor gennemgås befordringsenhedens indtægter, udgifter og resultat for enkelte enheder, sammen med et alternativer til ny prisstruktur. Befordringsenheden, gennemgang af udgifter, indtægter og resultat for den enkelte ruter/områder, samt forslag til ny prisstruktur: Befordringsenhedens indtægter, udgifter og resultat for de enkelte aftaler mellem befordringsenheden og centrene er opgjort nedenfor. Opgørelsen er bagudrettet, og viser derfor de samlede driftsomkostninger som den er foregået op til undersøgelsens igangsættelse. Det egentlige driftsresultat er et underskud på 2.839.000 kr. for 2011. Herudover var der i 2011 et underskud på 550.000 kr., som er forklaret med handel med køretøjer mv. I de 8
følgende beregninger tages der alene udgangspunkt i driftsunderskuddet på de ca. 2,8 mio. kr., idet underskuddet på de 550.000 kr. ikke vedrører driften. Befordringsenhedens driftsresultat 2011 Tabel 1: Ovenstående tabel viser at der er et negativt driftsresultat på ca. 2,8 mio. kr., når kontraktpriserne holdes op imod indtægterne. Hensættelse 0,5 mio. kr. til udskiftning af busser, reparationer, frikøb fra leasingaftaler mv. Med udgangspunkt i princippet om at driften skal hvile i sig selv er der opstillet en beregning hvor de hidtidige udgifter er fastholdt, mens timepriserne og priserne for kørslerne er reguleret således at driften hviler i sig selv. Alle kendte omkostninger er medregnet. Budgettet omfatter løn og øvrig drift, og der er specifikt taget stilling til afskrivninger. Til brug for beregningen er der udregnet en timepris for de tre kategorier af busser. Timeprisen er udregnet så der opnås et driftsoverskud på 0,5 mio.kr. Der er ingen driftsmæssig begrundelse for at opretholde at mellembusserne er billigere end de små busser, så de er sat til samme timepris. Lille bus: 612 kr. pr. time Mellem bus: 612 kr. pr. time Stor bus: 712 kr. pr. time 9
I den foreslåede kombination af timepriser er der således lagt vægt på at de store busser betaler en lidt større del af stigningen i nettoresultatet, mens den mindste og mellemste kategori betaler en lidt mindre andel af stigningen i nettoresultatet. Det er udelukkende Center for Udviklings vurdering der ligger til grund for de enkelte nye priser, og en anden kombination af priserne vil også kunne give en hensættelse til udskiftning af busser, reparationer, frikøb fra leasingaftaler mv. på 0,5 mio. kr. Tabel 2 Kørsel Indtægt Udgift Resultat SÆRSKOLEKØRSEL 4.912.000,00 4.614.749,00 297.000,00 20.2 ELEVKØRSEL 2.920.000,00 1.973.742,00 946.000,00 SYDBYSKOLEN 386.000,00 260.405,00 126.000,00 SYGEKØRSEL 35.000,00 26.325,00 9.000,00 ELEVER FREMMEDE KOMMUNER 439.000,00 438.233,00 1.000,00 SKOLEKONS. BEVIL. KØRSEL 4.000,00 2.781,00 1.000,00 SAGSBH. BEVIL. KØRSEL 854.000,00 670.115,00 184.000,00 U-SKOLE, AFTENRUTE 315.000,00 273.207,00 42.000,00 U-SKOLE, HELTIDS UV. 58.000,00 40.702,00 17.000,00 U-SKOLE, ESKUSIONER 8.000,00 53.565,00-46.000,00 DAGCENTERKØRSEL 1.679.000,00 2.956.678,00-1.278.000,00 STU KØRSEL 593.000,00 501.357,00 92.000,00 T&M - BESTILTE RUTER 865.000,00 824.635,00 40.000,00 CAMPUS HASLEV 0,00 0,00 0,00 ØVR. INSTITUTIONER, ESKUSIONER 723.000,00 655.356,00 68.000,00 FASTE TILBUD 8.000,00 6.852,00 1.000,00 Øvrige indtægter 0,00 0,00 0,00 Resultat 500.000,00 Hensættelse1 mio. kr. til udskiftning af busser, reparationer, frikøb fra leasingaftaler mv. Hvis der ønskes en drift, hvor der eksempelvis hensættes et beløb på 1 mio. kr. til udskiftning af busser, reparationer, frikøb fra leasingaftaler mv. således at der sker en yderligere konsolidering af driften, udgør timepriserne : Lille bus: 632 kr. pr. time Mellem bus: 632 kr. pr. time Stor bus: 751 kr. pr. time Nedenfor er opstillet indtægter, udgifter og nettoresultat ved et krav til et årligt nettoresultat på 1 mio.kr. 10
Tabel 3: Kørsel Indtægt Udgift Resultat SÆRSKOLEKØRSEL 5.091.000,00 4.614.749,00 476.000,00 20.2 ELEVKØRSEL 3.016.000,00 1.973.742,00 1.042.000,00 SYDBYSKOLEN 398.000,00 260.405,00 138.000,00 SYGEKØRSEL 36.000,00 26.325,00 10.000,00 ELEVER FREMMEDE KOMMUNER 453.000,00 438.233,00 15.000,00 SKOLEKONS. BEVIL. KØRSEL 4.000,00 2.781,00 1.000,00 SAGSBH. BEVIL. KØRSEL 882.000,00 670.115,00 212.000,00 U-SKOLE, AFTENRUTE 327.000,00 273.207,00 54.000,00 U-SKOLE, HELTIDS UV. 60.000,00 40.702,00 19.000,00 U-SKOLE, ESKUSIONER 8.000,00 53.565,00-46.000,00 DAGCENTERKØRSEL 1.734.000,00 2.956.678,00-1.223.000,00 STU KØRSEL 612.000,00 501.357,00 111.000,00 T&M - BESTILTE RUTER 908.000,00 824.635,00 83.000,00 CAMPUS HASLEV 0,00 0,00 0,00 ØVR. INSTITUTIONER, ESKUSIONER 761.000,00 655.356,00 106.000,00 FASTE TILBUD 8.000,00 6.852,00 1.000,00 Øvrige indtægter 0,00 0,00 0,00 Resultat 999.000,00 Afskrivninger Faxe kommune ejer 5 busser. De tre af køretøjerne er mellemstore, hvor der i alt afskrives 198.000 kr.årligt På de to mindste busser afskrives der samlet 98.000 kr. årligt Der er desuden valgt at afsætte et beløb på 130.000 kr. årligt til anskaffelse af en ny stor bus. Med hensyn til afskrivninger gælder der for de tre grupper af køretøjer: Leasede køretøjer 10 busser: De ti leasede køretøjer, er leaset for fem år. Efter de fem år overtages køretøjerne af kommunen til en restværdi, som svarer til den værdi busserne antages at have ved leasingkontraktens udløb. Afskrivningerne på køretøjerne er således allerede foretaget i den fem årige leasingperiode. Hvis køretøjerne erhverves efter leasingperioden, skal der foretages afskrivninger på dem. Der er ikke behov for opsparing til nye køretøjer da der ved nyleasing blot betales en ny årig leasing afgift. Leasingperioden for de 10 køretøjer udløber i perioden fra november 2013 til februar 2016. Når en leasingperiode udløber skal køretøjet erhverves for en restværdi. Der er i alt restværdier for 862.000 kr., som skal betales i perioden 2013 til 2016. Til sammenligning er den årlige leasingafgift 631.000 kr. og derved skal der netto ved kontrakternes udløb samlet kun erlægges 231.000 kr. mere end der skal betales i årlig samlet leasingafgift. Dette understreger at det ikke umiddelbart vurderes at være en økonomisk belastning at skulle erhverve køretøjerne som bliver erhvervet til en objektiv fastsat restværdi og derved vil kunne sælges til en pris, som er tæt på restværdien. 11
Lejede køretøjer (5 køretøjer): Der foretages ikke afskrivninger på lejede køretøjer. Der betales årligt 631.500 kr. i leje. Ejede køretøjer: Faxe kommune ejer 5 busser. De tre af køretøjerne er mellemstore, hvor der i alt afskrives 198.000 kr. årligt. På de to mindste busser afskrives der samlet 98.000 kr. årligt Der er desuden valgt at afsætte et beløb på 130.000 kr. årligt til anskaffelse af en ny stor bus. Vurdering Ved sammenligning med priserne i kontrakten med Ørslev Turisttrafik A/S, ser det ikke umiddelbart ud til, at befordringsenhedens egen kørsel er billig med timepriser på over 600 kr. mod Ørslev Turisttrafik A/S timepris på 435 kr. i garantiperioden og 380 kr. for yderligere timer. Der skal dog tages forbehold for, at Ørslev Turisttrafik A/S afregnes fra garage til garage i halve timer, mens Befordringsenhedens opkrævning fra centrene kan ske for den udførte kørsel. Desuden er det også i forhold til kørsler med fremmede vognmænd Befordringsenheden, der forestår ruteplanlægningen, har kontakten med skoler, forældre mv. Befordringsenheden har som tidligere nævnt bemanding på kørselskontoret i 55 timer om ugen. Der er derfor ikke på det foreliggende grundlag for at foretage en endelig vurdering af Befordringsenhedens effektivitet. I de ovenstående tabeller (1-3), fremgår det at Dagcenterkørsel og Ungdomsskolen ekskursioner er direkte tabsgivende. Især Dagcenterkørselen er meget underskudsgivende med et negativt resultat også selvom der arbejdes med højere timepriser i tabel 2 og 3. En af forklaringerne på det store underskud er at der har været anvendt ekstern vognmand til 435 kr. pr. time, mens der har været faktureret timer for 410 kr. pr. time, som skal dække både udgift til administration og ekstern vognmænd. Datagrundlaget bør undersøges, specielt mhp. om alle timer er faktureret, herunder specielt de eksterne vognmænd. Der mangler en sammenhæng mellem benyttelsen af egne køretøjer, garantikøretøjer og faktureringen af eksterne køretøjer. Der kan også stilles spørgsmål om, hvorvidt fordelingen af antal timer, herunder specielt de eksterne leverandørers timetal, er korrekt. Det kan have indflydelse på fordelingen af underskud henholdsvis overskud på de enkelte kørselstyper. Afviklingsomkostninger Hvis man valgte at lukke den kommunale befordringsenhed, udgør den samlede omkostning vedrørende busser og bygninger ca. 2,9 mio. kr., jf. nedenstående tabel 4. Omkostninger i opsigelsesperioden for de månedslønnede medarbejdere vil desuden beløbe sig i størrelsesorden til 1,75 mio.kr. De samlede afviklingsomkostninger vil således i alt være ca. 4,65 mio.kr. Det bemærkes, at ovenstående er et groft skøn over afviklingsomkostningerne, da der kan komme udgifter til fx fraflytning af lejemålene, der ikke er medtaget i beregningen, 12
ligesom eventuel anvendelse af virksomhedsoverdragelsesloven for personalet vil påvirke resultatet. Hvis alle leasingaftalerne frikøbes, vil der desuden kunne opnås en indtægt ved salg af busserne. Hvis de 10 leasede busser har samme salgsværdi som de 5 Ungdomsskolen ejer, vil der således kunne opnås en salgspris på knap 1 mio. kr. ved salg af alle 15 busser. Tabel 4: Befordringsenhedens busser og bygninger Afviklingsomkostning Frikøb leasede busser 2.546.102 kr. Bus lejeaftaler resttid 256.950 kr. Ejendomme lejeaftaler 107.950 kr. I alt 2.911.002 kr. Dertil kommer eventuelle indtægter ved salg af busserne afhængig af hvilken fremtidig organisering, der vælges. 5. Modeller for fremtidig organisering På baggrund af ovenstående, kan der opstilles forskellige modeller for den fremtidige buskørsel. Dels kan buskørsel og kørselskontor fortsætte som hidtil i Ungdomsskolens regi (eller i et andet center). Man kan også vælge at opdele bestiller og udfører, således at der er et egentligt kørselskontor til ruteplanlægning mv. og et andet center, der står for driften af busserne og kørslen. Endelig kan man forestille sig, at hjemtagelsen af opgaven ikke har været hensigtsmæssig og skal afvikles hurtigst muligt. Nedenfor gennemgås fordele og ulemper ved modellerne, som naturligvis også kan kombineres, fx således at en del af befordringsenheden afvikles, mens en anden del bibeholdes i kommunen. Det anbefales, at hvis en del af kørslen bibeholdes i kommunen, skal det sikres, at mindst én og gerne to medarbejdere mere opnår vognmandstilladelse. Man kan dog lade den enkelte skole/dagcenter/institution selv sørge for befordring af egne elever. Denne kørsel anses ikke for at være erhvervsmæssig buskørsel og kræver derfor ikke vognmandstilladelse og bestået busvognmandskursus. Det bør også undersøges, om kommunen har egnede ejendomme til formålet, således at der ikke er udgifter til husleje indregnet i prisen for buskørsel. 1. Nuværende ordning Administrationen har beregnet timepriserne, ud fra et ønske om at konsolidere driften med et årligt nettooverskud på 0,5 mio.kr. til hensættelse til udskiftning af busser, reparationer, frikøb fra leasingaftaler mv. Hensættelserne på en 0,5 mio.kr. kan også opnås ved en anden priskombination, men administrationen mener nedenstående forslag er fordelagtigt. Der er i forslaget taget hensyn til afskrivninger. 13
Lille bus: 612 kr. pr. time incl. chauffør Mellem bus: 612 kr. pr. time incl. chauffør Stor bus: 712 kr. pr. time incl. chauffør Hvis opgaven skal fortsætte i kommunen, skal der indgås nye aftaler med de enkelte centre og nogle af kørselstyperne bør overvejet opgivet, da disse muligvis kan løses billigere af andre privat aktør. Desuden bør man se på, om administrationsudgifterne kan nedbringes, fx ved anskaffelse af et bedre system, end det eksisterende. Endelig bør man se på, om omfanget af egen kørsel skal reduceres i takt med, at man kan komme ud af de eksisterende leje- og leasingaftaler. Prisstrukturen for de enkelte aftaler med eksterne vognmænd bør gennemgås nøje, så de fremstår ensartede og der ikke kan være tvivl om præcist hvilke ydelser der ønskes varetaget, deres omfang og kvalitet. Undersøgelsen fra september 2011 pegede på, at det faktum, at befordringsafdelingen samtidig er kørselskontor kan betyde, at det kan være svært at skelne imellem, hvornår det er mest rationelt at benytte eget mandskab/materiel eller hvornår det måske er mere rationelt med ekstern vognmand. Desuden er der ikke en klar adskillelse mellem Befordringsenheden og Ungdomsskolen, og der bør være en kontoplanmæssig adskillelse, således at befordringsenhedens reelle udgifter og indtægter kan opgøres. I undersøgelsen er der peget på risikoen ved leasing, hvis behovet for kørsel falder eller bortfalder, idet det kan medføre omkostninger for den resterende leasingperiode uden samtidig indtjening. 2. Adskillelse mellem bestiller og udfører Undersøgelsen fra efteråret 2011 er inde på at adskille kørselskontoret og selve kørslen, da der ellers er risiko for at kørselskontoret ikke i alle tilfælde vælger den optimale løsning. En nærliggende overvejelse kunne være, at kørselskontoret placeres under Center for Teknik & Miljø ved Projekt & Koordinering. Her ligger i forvejen opgaver med ruteplanlægning, kørselskoordinering, kollektiv trafik, aftaler med Movia og andre osv. Det vurderes derfor, at Projekt & Koordinering forholdsvis hurtigt vil kunne opnå kompetence vedrørende også de kommunale kørsler. Da kørselskontoret er bemandet 11 timer om dagen, kræver det minimum to årsværk i administrationen. Selve udførelsen af kørslen kunne med fordel fremover placeres i Center for Ejendomme. Centeret råder i forvejen over en betydelig vognpark, og er derfor vant til at vedligeholde en sådan. Desuden vurderes det, at centeret har kompetence til at vurdere, hvor stor en vognpark, der er nødvendig til udførelse af opgaven og om busserne skal være leasede og lejede osv. 14
3. Afvikling af opgaven Hvis hele opgaven skal afvikles her og nu, skal den i udbud. Desuden skal alle leje- og leasingaftaler opsiges. De to lejeaftaler på Industrivej 39, Rønnede kan ikke opsiges, på kort sigt. Der vil derfor fortsat være udgifter til husleje i resten af lejeperioden. Leje- og leasingaftalerne vedrørende busser, kan for de flestes opsiges, men de samlede omkostninger til frikøb vil være næsten de samme som at beholde dem i den resterende del af leasingperioden men uden mulighed for samtidig indtjening, hvis kommunen ikke længere driver befordringsenhed. Også aftalen med Ørslev Turisttrafik A/S. skal opsiges. Det må forventes, at kommunen skal betale erstatning til vognmanden, hvis aftalen opsiges i utide. Erstatningen vil i værste fald udgøre ca. 1,4 mio. kr. årligt, svarende til vognmandens mistede indtjening ved garantikørslen. Det må derfor anbefales, at en eventuel afvikling af opgaven sker succesivt efter en afviklingsplan, der bygger på de enkelte leje- og leasingaftalers udløb og at kommunen ikke selv råder over mandskab og materiel til at foretage de enkelte kørsler, så der opnås en sikker og dynamisk overgang. Det må undersøges, om medarbejderne vil være omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven, således at de vil fortsætte i deres nuværende stilling med ny arbejdsgiver. 4. Bussernes anvendelse Hvis opgaven afvikles helt eller delvist, bliver kommunen ejer af i alt 15 busser (de fem der allerede ejes af Ungdomsskolen og de 10, der frikøbes fra leasingaftalerne). Disse busser kunne anvendes af skolerne til befordring af elever på ture mv., ligesom skolerne kunne udføre en del af befordringsopgaverne for Center for Undervisning. Så længe det er egne elever, der befordres, skal der ikke indhentes tilladelser fra Trafikstyrelsen. Busserne vil også kunne anvendes tilladelsesfrit af kommunernes institutioner mv. Alternativt kunne man forsøge at afhænde de 15 busser. 1. juni 2012/Center for Udvikling V3.0 15
Analyse af befordringsenheden Udarbejdet af Faxe Kommune, Center for Udvikling Kontaktpersoner: Anne Svendsen, telefon 56 20 36 87 Henrik Henning, telefon 56 20 36 85 Faxe Kommune Frederiksgade 9 4690 Haslev Telefon: 56 20 30 00 www.faxekommune.dk