OIO-arbejdsmodellen for datastandardisering i sektorerne Introduktion

OIO-arbejdsmodellen for datastandardisering i sektorerne Introduktion

OIO-arbejdsmodellen for datastandardisering i sektorerne Introduktion Udgivet af: IT- og Telestyrelsen IT- og Telestyrelsen Holsteinsgade 63 2100 København Ø Telefon: 3545 0000 Fax: 3545 0010 Publikationen udleveres gratis så længe lager haves, ved henvendelse til: IT- og Telestyrelsen. danmark.dk Telefon: 1881 sp@itst.dk www.netboghandel.dk Publikationen kan også hentes på IT- og Telestyrelsens Hjemmeside: http://www.itst.dk ISBN (internet): 978-87-91702-56-3 Tryk: Grefta Tryk A/S Oplag: 1500 ISBN: 978-87-91702-55-6

OIO-arbejdsmodellen for datastandardisering i sektorerne Introduktion IT- og Telestyrelsen Februar 2007

Indhold > Forord 3 Om denne publikation 5 Baggrund 7 OIO-Arbejdsmodellen for datastandardisering i sektorerne 9 De fire indsatsområder 9 INSPIRE-tilgangen 10 Sektorstandardiseringsudvalg 14 Hvad er en sektor? 13 Standardisering i sektoren og sektorstandardiseringsudvalg 14 Begrebsafklarings- og datastandardiseringsopgaven 15 Vigtigste arbejdsgange og opgaver 15 Etablering af kommissorium for et sektorstandardiseringsudvalg 16 Valg af strategi for begrebsafklaring 16 Organisering og styring af begrebsafklaringen og datastandardiseringen 18 Synliggørelse af sektorens begreber og datastandarder 19 Deltagelse i sektorens it-projekter 19 Tværsektoriel koordinering 19 Begrebsafklaring i sektoren 21 Hvad er begrebsafklaring? 21 Begreber og forretningsobjekter 22 Hvad vil det sige at afklare et begreb? 24 Informationsmodel 24 Hvad er en begrebsdefinition? 25 Begrebsafklaringen i en sektor 25 Vigtigste arbejdsgange og opgaver 26 Valg af begreber, der skal afklares 26 Afklaring af begreber 26 Forankring af begrebsafklaringens resultater 26 OIO-datastandardisering 29 Hvad er en OIO-datastandard 29 Hvorfor lave OIO-datastandarder? 31 Vigtigste arbejdsgange og opgaver 31 Fra begrebsafklaring til OIO-datastandard 31 Genbrug af eksisterende OIO-datastandarder 32 OIO-projekt 33 Hvad er et OIO-projekt? 33 It-projekter og sektorstandardisering 34 Vigtigste arbejdsgange og opgaver 35 Afklaring af OIO-projekt 36 Kravspecifikation med OIO-overholdelsesplan 36 Vedligeholdelse af OIO-overholdelsesplan 37 Indarbejdelse af OIO-datastandarder i it-løsningens logiske datamodel 38 Afrunding 39 2

Forord > Datastandardisering fokuserer som en del af den overordnede digitaliseringsstrategi på at skabe sammenhæng og kvalitet i den offentlige forvaltning. I takt med at vore krav til udveksling af data er stigende, er det nødvendigt, at it-systemer kan arbejde sammen på en fleksibel måde. En sagsbehandlingsproces skal foregå så glat som muligt med digital og hurtig udveksling af informationer mellem myndighederne og virksomheder, og borgere skal selvfølgelig kun aflevere data én gang ét sted. For at muliggøre dette er det nødvendigt med et fælles begrebssprog, som fastlægger, hvordan data skal fortolkes semantisk, og hvordan de skal udveksles syntaktisk. En sådan standard kan for eksempel definere, hvorvidt et adressefelt indeholder både gadenavn og -nummer, eller om nummeret findes i et separat felt. Eller standarden kan definere, hvad vi forstår ved et areal, en myndighed eller en ansøgning. Konkret etableres dette fælles begrebsapparat gennem anvendelse af åbne datastandarder. Processen hertil er understøttet af en arbejdsmodel for et sektorstandardiseringsudvalg (SSU). Arbejdsmodellen anviser fire indsatsområder, der især skal fokuseres på i arbejdet med datastandardisering: > Der skal etableres rammer for datastandardisering i sektorerne, herunder konstituering og nedsættelse af et sektorstandardiseringsudvalg. > Der skal igangsættes og løbende varetages begrebsafklaring i sektoren, så der skabes et sammenhængende billede af centrale begreber. > Der skal udvikles godkendte OIO-datastandarder, der udstilles i InfoStrukturBasen og synliggøres til relevante interessenter. > Det skal sikres, at konkrete it-udviklingsprojekter i sektoren genbruger de udviklede OIO-datastandarder samt foreslår kandidater til nye standardiseringstiltag. Fokus er ikke på at standardisere alt, for standardisering tager tid. Vi skal derfor nøje prioritere vores arbejde med datastandardisering. Fordi noget er vigtigere at standardisere end andet, kræves der beslutsomhed og prioritering for at sikre, at data er standardiseret rettidigt og med den rette kvalitet. Denne publikation hjælper hertil ved i et enkelt sprog at beskrive, hvad datastandardisering er, værdien af dette samt IT- og Telestyrelsens anbefalinger til arbejdet med datastandardisering. Publikationen tilhører en gruppe af udgivelser, som samlet beskriver hele arbejdsmodellen fra det overordnede niveau til en detaljering af arbejdet i hvert af de fire indsatsområder. Du kan læse mere om dette arbejde og om det fællesoffentlige arkitekturarbejde på www.oio.dk. Eva Born Rasmussen Kontorchef IT- og Telestyrelsen 3

4 >

Om denne publikation > Denne publikation har til formål at introducere og beskrive datastandardisering i sektorerne og skabe klarhed over de væsentligste elementer i dette arbejde med fokus på organisering og styring. Publikationen introducerer OIO-arbejdsmodellen for datastandardisering i sektorerne, som er en fælles ramme etableret med det sigte både at give overblik og fungere som reelt arbejdsværktøj for sektorerne. Denne publikation tilhører en gruppe af publikationer, som samlet beskriver hele arbejdsmodellen fra det mest overordnede til det mest detaljerede niveau. Dette er illustreret i nedenstående figur, hvor denne publikation er fremhævet. Datastandardisering i sektorerne Overblik Introduktion OIO-Arbejdsmodellen for datastandardisering i sektorerne OIOdatastandardisering Sektorstandardiseringsudvalg Begrebsafklaring i sektoren OIO-projekt Indsatsområde Via fire udvalgte indsatsområder støtter arbejdsmodellen sektorerne til at organisere, ansvarsfordele, prioritere, igangsætte og styre alle identificerede aktiviteter i sektorernes datastandardiseringsarbejde, så det samlede resultat bliver så optimalt som muligt. På længere sigt vil dette sikre, at den forretningsmæssige værdi af sektorernes data bliver øget mest muligt. Læsermålgruppen for denne publikation omfatter projektledere, medlemmer af sektorstandardiseringsudvalg og andre, som har behov for en kort overordnet introduktion til sektorstandardiseringsarbejdets organisatoriske aspekter. 5

Bemærk, at arbejdsmodellen for datastandardisering i sektorerne præsenteret i denne publikation skal opfattes som en støtte til, hvorledes man mest hensigtsmæssigt driver datastandardisering i en sektor. OIO-arbejdsmodellen er et åbent fællesprodukt, og alle aktører involveret i datastandardiseringsarbejdet (både myndigheder og leverandører) inviteres til at påvirke og forbedre arbejdsmodellen, så den bliver et så værdifuldt værktøj som muligt for alle. Bemærk også, at fokus i denne publikation udelukkende er på datastandardisering i sektorerne og på anvendelse af datastandarder i sektorernes it-projekter. Denne afgrænsning betyder, at andre relevante områder for sektorstandardiseringen så som it-arkitektur ikke berøres i denne tekst, men andetsteds. 6

Baggrund > Åbne it-standarder vil spille en større rolle i det offentlige fremover. Brugen af åbne it-standarder i offentlige it-projekter har hidtil været vejet op imod, om det gav merudgifter på kort sigt, og om der allerede var tilgængelige proprietære løsninger, der kunne udfylde projekternes behov. Politisk er der dog en erkendelse af, at det offentliges samlede it-udgifter kan nedbringes og fleksibiliteten øges med åbne standarder, også selvom der kan være højere startomkostninger for nogle projekter. Offentlige it-projekter vil fremover skulle dokumentere deres brug af relevante åbne standarder og redegøre for eventuel manglende brug af standarder, hvis sådanne findes. Hvis relevante standarder ikke findes, kan projekterne deltage i udviklingen af nye standarder. For datastandarder betyder det, at der vil blive stillet krav til offentlige it-projekters anvendelse af data. Hvis der findes datastandarder, som kan genbruges, vil dette være et krav, og ellers må projektet medvirke til at skabe nye datastandarder. Kravet om brugen af åbne standarder er helt essentielt i forbindelse med udveksling af data. Forudsætningen for, at åbne datastandarder kan udvikles og nyttiggøres er dog, at disse baseres på et grundigt og fokuseret arbejde med at udvælge, beskrive og standardisere centrale forvaltningsbegreber, dels begreber, som er specifikke for en bestemt sektor, dels begreber, som er fælles for flere sektorer. Sektorstandardisering omfatter bl.a. den centrale og nødvendige datastandardiseringsproces, som hver enkelt sektor i det offentlige må gennemgå med det formål på både kort og langt sigt at sikre interoperabilitet mellem offentlige it-systemer og dermed etablere grundlaget for en velfungerende og sammenhængende digital forvaltning. Mangel på interoperabilitet kan have mange konsekvenser i det daglige arbejde med store ressourceomkostninger til følge. F.eks. kan det blive nødvendigt for en sagsbehandler at indtaste de samme informationer i flere systemer samtidigt, fordi systemerne ikke kan fungere sammen. Eller det kan blive nødvendigt manuelt at ændre eller berige data ved udveksling mellem to systemer på grund af begrænset kompatibilitet. Udover merarbejdet er risikoen for, at der opstår fejl, en øget faktor ved manuelle sagsgange. Det er således afgørende for sektorstandardiseringsarbejdet, at hver sektor tager ejerskab og ansvar for deres fagdomæner og de dertil hørende begreber. Dette indebærer, at hver sektor selv driver processen med afklaring af deres begreber, udvikling af tilhørende åbne datastandarder og synliggørelse af resultatet til gavn for hele den offentlige sektor. Ordet sektor bruges i det følgende som en betegnelse for et forretningsmæssigt sammenhængende område, som f.eks. socialsektoren eller sundhedssektoren. Ordet må ikke forveksles med begrebet ressort, der anvendes til at betegne et forvaltningsmæssigt kompetence- og ansvarsområde, eksempelvis Sundhedsministerens ressort. 7

Arbejdet med udvikling af datastandarder er et centralt led i det samlede fællesoffentlige arkitektur- og standardiseringsarbejde, som udføres som led i det overordnede arbejde med digital forvaltning. Datastandardisering sker således inden for rammerne af den fælles arkitekturramme, som er etableret i forlængelse af hvidbogen om it-arkitektur fra juni 2003. Der er i løbet af de seneste år etableret en kvalificeret og åben organisering, der udgør den praktiske ramme for standardiseringsarbejdet. Såvel organiseringen som processerne omkring sagsbehandlingen af standarderne giver mulighed for bred dialog, samarbejde og koordinering mellem for eksempel myndigheder og leverandører, eller mellem forskellige sektorer som sundhed, handel og miljø. De danske standardiseringsprocesser bygger derudover på konsensus, hvilket gør værdien af standarderne størst mulig. Processen er bygget op med et overordnet koordinerende organ Det Koordinerende Informationsudvalg (KIU). To tekniske OIO-komitéer, OIO-it-arkitekturkomitéen og OIO-datastandardiseringskomitéen, under KIU sætter nationale rammebetingelser og sikrer, at viden genbruges. Desuden findes en række sektorstandardiseringsudvalg, der, på baggrund af en given sektors forretningsbehov, kommer med forslag til nye standarder og sikrer brugen af dem i sektorens it-projekter. I denne publikation er der fokus på datastandardisering i sektorstandardiseringsudvalgene. 8

OIO-arbejdsmodellen for datastandardisering i sektorerne > For at imødekomme og hjælpe sektorerne med det store datastandardiseringsarbejde er der blevet etableret en arbejdsmodel for datastandardisering i sektorerne, som skal synliggøre opgaverne i datastandardiseringsarbejdet, så sektorerne nemmere kan få et overblik til at beskrive og prioritere arbejdsindsatsen. De fire indsatsområder I den fælles OIO-arbejdsmodel for datastandardisering i sektorerne er der identificeret fire væsentlige indsatsområder: > Sektorstandardiseringsudvalg: her etableres rammerne for datastandardisering i sektorerne, herunder konstituering og nedsættelse af et sektorstandardiseringsudvalg. Sektorstandardiseringsudvalget afdækker standardiseringsarbejdets omfang, afsætter ressourcer, tager kontakt til påbegyndte og planlagte it-projekter med relevans for sektorstandardiseringsarbejdet, begynder arbejdet med de interne og eksterne interessenter samt med at bemande og starte de arbejdsgrupper, der er identificeret som nødvendige. > Begrebsafklaring i sektoren: her skabes et sammenhængende billede af centrale begreber ( forretningsobjekter ) for den aktuelle sektor. Den enkelte sektor skal identificere, beskrive og tage ejerskab for begrebsafklaringen samt identificere hvilke begreber, der også er relevante i andre sektorer, og prioritere hvilke, der skal standardiseres. > OIO-datastandardisering: her udvikles OIO-datastandarder, hvor resultatet fra sektorens begrebsafklaring formaliseres i OIO-semantikdefinitioner og kombineres med tilsvarende OIO-syntaksdefinitioner udtrykt i OIOXML-skemaer. OIOdatastandarder sendes til godkendelse i OIOXML-sekretariatet, der gennemfører en vurdering og godkendelse i en sagsbehandlingsproces, herunder en eventuel høringsproces, samt sikrer sig, at en godkendelse af OIO-datastandarder formidles videre til relevante interessenter (bl.a. via OIO-nyhedsbrevet). > OIO-projekt: her gennemføres konkrete it-udviklingsprojekter i regi af en sektor, i hvilke anvendelsen af OIOXML indgår som krav. Et projekt koordinerer med sektorens sektorstandardiseringsudvalg og genbruger etablerede OIO-datastandarder; det sikrer, at projektplanen indarbejder og tager højde for de stillede OIOkrav samt, at projektet får glæde af nyudviklede datastandarder i sektoren. Figuren på næste side viser sammenhænge mellem de fire indsatsområder samt en række af de processer, aktører og mål, som driver sektorstandardiseringsarbejdet. 9

Sektorstandardiseringsudvalg Myndighed Begrebsafklaring i sektoren OIO-Datastandardiseringskomiteen Myndighed Sektor Arbejdsgange Andet SSU Arbejdsgange SSU Arbejdsgange Begrebsarbejdsgrupper SSUsekretariat Domænearbejdsgrupper Sektor OIO-projekt Myndighed OIO-datastandardisering Projektledelse Arbejdsgange InfoStrukturBasen <xml> Proj. team Proj. team Proj. team OIO-datastandard Sektor Leverandør Løsning Projekt Projekt <xml> Semantisk del Semantikdefinition Syntaksdefinition Syntaktisk del OIOXML Figur 1: OIO-arbejdsmodellen De fire indsatsområder illustreret i figur 1 introduceres i de følgende kapitler. INSPIRE-tilgangen I forlængelse af arbejdsmodellen for datastandardisering i sektorerne spiller INSPI- RE-tilgangen (baseret på et EU-rammedirektiv ) også en væsentlig rolle i forhold til datastandardiseringsarbejdet. Helt konkret anvendes INSPIRE-tilgangen (figur 2) til at opdele data i tre forskellige overordnede grupper: > Sektorspecifikke data: anvendes om data, der kun har relevans for én sektor i det offentlige. > Multisektor data: anvendes om data, der har relevans for to eller flere ud af alle det offentliges sektorer. > Fællesoffentlige data: anvendes om data, der har relevans for alle sektorer i det offentlige. 10

Figur 2: INSPIRE-modellen Denne gruppering af data, også betegnet segmentering af data, er en væsentlig hjælp for at kunne prioritere hvilke data, der skal standardiseres og ikke mindst af hvem. Sektorstandardiseringsudvalg fokuserer primært på standardisering af sektorspecifikke og multisektor data. Fællesoffentlige data standardiseres gennem det tværoffentlige OIOXML-arbejde og bør være udgangspunkt for alle datastandardiseringstiltag i sektorerne. Den ovennævnte gruppering fra INSPIRE-modellen vil blive anvendt adskillige steder i den følgende gennemgang af de fire indsatsområder. 11

12 >

Sektorstandardiseringsudvalg > Figur 3: Indsatsområde: Sektorstandardiseringsudvalg Dette kapitel beskriver, hvordan en sektor kan iværksætte og organisere sit arbejde med datastandardisering gennem nedsættelsen af et såkaldt sektorstandardiseringsudvalg (SSU): > Hvad er en sektor? > Standardisering i en sektor og sektorstandardiseringsudvalg > Sektorstandardiseringsudvalgets rolle i forhold til datastandardisering > De vigtigste arbejdsgange og opgaver Hvad er en sektor? Som tidligere nævnt anvendes ordet sektor i denne sammenhæng som en betegnelse for et forretningsmæssigt sammenhængende område, typisk med ét eller flere fagdomæner under sig. De myndigheder, der således via fælles fagområder er knyttet til hinanden, vil naturligt have organiseret et samarbejde for at sikre fælles retningslinier og faglige resultater. 13

Nogle sektorer er klart afgrænsede fra hinanden, f.eks. miljø- og undervisningssektoren, mens andre er tætte naboer f.eks. miljø- og fødevaresektoren. Som regel kan et forvaltningsområde sættes lig med et ministeriums ressortområde, selv om dette ikke altid behøver være tilfældet. For eksempel er undervisnings- og uddannelsesområdet i dag delt mellem to ministerier, nemlig Undervisningsministeriet og Videnskabsministeriet. Men fra et datastandardiseringssynspunkt vil det være hensigtsmæssigt at betragte undervisningsområdet som et samlet hele. En ressort kan under tiden ændres ved et folketingsvalg, idet enkelte myndigheder kan skifte ministerium. En sektor er derimod forankret i en faglig verden og er derfor langt mere stabil over tid i forhold til den politiske verden. Sektorer som f.eks. sundhedsområdet, undervisningsområdet, socialområdet og beskæftigelsesområdet vil stort set stadig være de samme, uanset hvilken sammensætning en regering på et givet tidspunkt har. At en sektor er relativ stabil over tid er da også helt nødvendigt for, at sektoren samlet kan drive en datastandardiseringsproces over meget lang tid, dvs. over adskillige folketingsvalg og regeringsskift, uden at viden om væsentlige data går tabt. Standardisering i sektoren og sektorstandardiseringsudvalg Standardisering har som sit formål at sikre, at data uhindret og frit kan udveksles mellem it-systemer på tværs af tekniske platforme og organisatoriske skel. Standardisering i sektorerne skal med andre ord bidrage til at sikre interoperabilitet mellem it-systemer i sektoren og på tværs af sektorer. Det er afgørende for datastandardisering i sektorerne, at hver sektor tager ejerskab og ansvar for sine fagdomæner og de dertil underliggende begreber. Dette indebærer, at hver sektor selv driver processen med afklaring af sine begreber og den efterfølgende udvikling og vedligeholdelse af tilhørende datastandarder, samt synliggørelse af resultatet til gavn for hele den offentlige sektor. Helt grundlæggende for datastandardisering i sektorerne er, at der foretages en begrebsafklaring i sektoren, hvor der etableres en fælles forståelse for sektorens data og arbejdsprocesser. Kun med afklarede begreber er det muligt på langt sigt at sikre en fælles begrebs- og standardiseringskultur. Sektorstandardisering omfatter som nævnt en række centrale opgaver, som kræver en høj grad af kommunikation, koordination og styring for at kunne lykkes, og ikke mindst en organisation, som kan sætte rammerne for arbejdet og tage ansvar og ejerskab for processen og dens resultater. Dette gælder ikke mindst for afklaringen omkring standardiseringen af de tværgående begreber. For tværgående multisektor data, som bruges i sektoren, er det afgørende at sektorerne tager ejerskab for en afklaringsproces med de andre berørte sektorer og sammen aftaler det videre standardiseringsforløb. 14

Det anbefales derfor, at sektoren nedsætter et sektorstandardiseringsudvalg, som på hele sektorens vegne påtager sig opgaven med at iværksætte og drive datastandardiseringsinitiativer og -aktiviteter i den pågældende sektor samt at koordinere dette arbejde med parallelle aktiviteter i andre sektorer. Nedsættelsen af et sektorstandardiseringsudvalg sker formelt ved, at der udarbejdes et kommissorium for udvalgets arbejde med datastandardisering, samt at dette kommissorium godkendes i OIO-datastandardiseringskomitéen. Sektorstandardiseringsudvalget skal tage ejerskab for datastandardisering indenfor sektoren med udgangspunkt i et godkendt kommissorium. Det forventes, at sektorstandardiseringsudvalget giver en halvårlig fremdriftsvurdering af datastandardiseringsinitiativerne i sektoren til den fællesoffentlige OIO-datastandardiseringskomité. Når man etablerer et sektorstandardiseringsudvalg, nedsættes samtidigt et SSU-sekretariat, som skal varetage den daglige drift af udvalget. Blandt andet er det sekretariatet, som f.eks. via en styregruppe, koordinerer begrebsafklaringsarbejdet, som udføres af de arbejdsgrupper, som er nedsat til dette formål (se mere om organisering og styring af arbejdsgrupper nedenfor). Begrebsafklarings- og datastandardiseringsopgaven Arbejdsmodellen, der introduceres i denne publikation, har specielt fokus på begrebsafklaring og datastandardisering, der begge er meget centrale aktiviteter i et sektorstandardiseringsudvalg. Via en begrebsafklaringsproces for sektorens data er det nemlig en af sektorstandardiseringsudvalgets primære opgaver at beskrive sektorens centrale begreber gennem informationsmodeller og tilhørende ontologier samt at udvikle og vedligeholde begrebsdefinitioner til brug i OIO-datastandarder. Begrebsafklaring og udvikling af OIO-datastandarder introduceres yderligere i det følgende, men kort sagt består en OIO-datastandard af en semantikdefinition og syntaksdefinition, hvor semantikdefinitionen beskriver datastandardens semantiske indhold, dvs. betydningen eller meningen med standardens data, og syntaksdefinitionen beskriver dens konkrete OIOXML-syntaks. Ud fra resultatet af begrebsafklaringsprocessen kan en semantikdefinition og en tilsvarende syntaksdefinition for begrebet formelt beskrives. Vigtigste arbejdsgange og opgaver De følgende afsnit nævner kun de vigtigste arbejdsopgaver for et sektorstandardiseringsudvalg med fokus på organisering af begrebsafklarings- og datastandardiseringsarbejdet og er ikke en detaljeret gennemgang af alle identificerede aktiviteter. 15

Etablering af kommissorium for et sektorstandardiseringsudvalg Sektorstandardiseringsudvalgets opgaver i forhold til datastandardisering fastsættes som allerede nævnt i et kommissorium, der godkendes af OIO-datastandardiseringskomitéen. Kommissoriet skal bl.a. dækkende beskrive sektorstandardiseringsudvalgets: > Formål, rolle og opgaver > Afgrænsning af fagdomæner > Organisation > Deltagere Det kan være en god ide at få inspiration fra kommissorier fra allerede eksisterende sektorstandardiseringsudvalg i andre sektorer. IT- og Telestyrelsen har udarbejdet en fælles skabelon som vejledning til opbygning af et kommissorium for sektorstandardiseringsudvalg. Valg af strategi for begrebsafklaring Det er én af et sektorstandardiseringsudvalgs fornemste opgaver at drive en begrebsafklaringsproces for sektorens begreber og ud fra disse udvikle OIO-datastandarder. For at sikre at begrebsafklaringsprocessen får det optimale momentum i en sektor både på kort og langt sigt, er det vigtigt, at et sektorstandardiseringsudvalg vælger en strategi, der tager udgangspunkt i sektorens nuværende situation med de it-projekter og it-løsninger, der er etableret og er under udvikling, og i sektorens fremtidige visioner om digitale services. Det er et sektorstandardiseringsudvalgs ansvar at etablere og vælge en strategi ud fra sektorens konkrete situation, så begrebsafklaringsprocessen får det bedste momentum i en sektor både på kort og langt sigt. En strategi for begrebsafklaring kan sikre både, at begrebsafklaringen ikke forsinker eksisterende it-projekter, og at fremtidige it-projekter kan have glæde af, at fælles begreber og datastandarder er etableret. 16

Implementering It-projekter, it-løsninger, politik Strategi for begrebsafklaring Sikre optimal værdi for sektoren Datastandardisering Fagdomæner, begreber, informationsmodeller Figur 4: Strategi for begrebsafklaring En strategi skal være bindeleddet mellem den "faglige" verden bag standardiseringstiltag, hvor det er fagdomæner, begreber, informationsmodeller, forretningsprocesser og -objekter, der er i centrum, og den implementeringskontekst, som datastandardiseringen skal foretages inden for, hvor økonomi, ressourcer, it-projekter/it-løsninger og politik er de vigtigste elementer. Og strategien skal medvirke til at skabe en balance mellem disse verdener, hvor økonomi, kvalitet og interoperabilitet er vigtige parametre. En strategi skal medvirke til at skabe balance uden at forsinke eksisterende it-projekter og sikre, at der ideelt set skabes maksimal værdi for fremtidige it-projekter. Økonomi, ambitioner om datastandardiseringens omfang og kvalitetsmål samt den overordnede strategi for at sikre interoperabilitet er vigtige parametre i en strategi. En strategi skal tage højde for, at selvom begrebsafklaring kan have flere formål på samme tid, vil den ofte være drevet eller initieret af konkrete behov. Begrebsafklaring kan således være: > Løsningsdrevet. Begrebsafklaring iværksættes og gennemføres i forbindelse med et konkret it-systemudviklingsprojekt. Begrebsafklaringen er tæt forbundet med et ønske om at udvikle et forretningssystem med en bestemt funktionalitet, og udgangspunktet vil være et afsæt i arbejdsgangsanalyse og fremtidig brug af it. > Forretningsdrevet. Begrebsafklaring iværksættes og gennemføres, fordi man i sektoren ønsker at kunne få svar på en række sammenhængende spørgsmål. Fokus vil være på at gøre det tilgængelige datamateriale i stand til at besvare centrale forvaltningsmæssige spørgsmål af høj forretningsmæssig værdi. For eksempel: Hvilke rådighedsindskrænkninger gælder for denne ejendom? (et eksempel fra Servicefællesskabet for Geodata). > Ontologidrevet. Begrebsafklaring iværksættes og gennemføres, fordi man i sektoren ønsker et overblik over den vidensstruktur, som er i sektoren, eller inden for bestemte afgrænsede områder i sektoren. Valg af tilgang kan være afgørende for det endelige resultat og sektorens opbakning. 17

En fornuftig strategi i en konkret situation bør netop være den optimale vægtning af løsningsdrevet, forretningsdrevet og ontologidrevet begrebsafklaring, så sektoren får mest ud af begrebsafklaringen på et givet tidspunkt. F.eks. kan man i starten vælge primært at benytte en løsningsdrevet begrebsafklaring, som tager udgangspunkt i et konkret udviklingsprojekt for en it-løsning og primært tilfredsstiller it-projektets behov og ikke sektorens. På den måde får it-projektet mest støtte og kan komme godt i gang. På længere sigt vil det være bedst for sektoren at forankre begrebsafklaring i en forretningsdrevet og/eller ontologidrevet proces. Det er dog en generel anbefaling at starte med en forretningsmæssig tilgang, der sikrer fokus, derefter overgå til en løsningsdrevet begrebsafklaring, for at sikre forståelse af den forretningsproces og systemmæssige kontekst, som begreberne bruges i, for til sidst at gå over til en ontologidrevet tilgang, for at sikre konsistens og fuldstændighed. Organisering og styring af begrebsafklaringen og datastandardiseringen Arbejdet med begrebsafklaring kan organiseres på flere måder i en sektor. Det normale vil være, at der nedsættes en eller flere arbejdsgrupper specifikt med dette formål for øje samt evt. en styregruppe til at koordinere arbejdsgrupperne. Målet er her at sikre, at arbejdet med at udarbejde dokumentationen for begrebsafklaringen kan foregå på en effektiv og struktureret måde. Det er op til sekretariatet for et sektorstandardiseringsudvalg selv at organisere og styre afklarings- og standardiseringsarbejdet i passende arbejdsgrupper. De følgende forslag til organisering er kun tænkt som et forslag og behøver ikke at følges som angivet. Arbejdsgrupperne vil (evt. via styregruppen) referere til SSU-sekretariatet, som varetager sektorstandardiseringsudvalgets daglige drift. En styregruppes opgave kunne bl.a. være: > Koordinering af arbejdet og resultaterne i alle arbejdsgrupper > Rapportering af status til sekretariatet > Udvikling og forankring af fælles metoder og værktøjer i arbejdsgrupperne, så alle resultater får samme kvalitet > Uddannelse af arbejdsgruppernes deltagere, så forudsætningen for arbejdet med begrebsafklaring tager udgangspunkt i en fælles OIO-forståelse En arbejdsgruppes opgave er at udføre selve begrebsafklaringen, og man kan f.eks. inddele arbejdsgrupper i: > domænearbejdsgrupper, som varetager begrebsafklaring af hele fagområder > begrebsarbejdsgrupper, som varetager begrebsafklaringen af enkelte udvalgte begreber 18

Uanset type af arbejdsgruppe vil etableringen ske i sektorstandardiseringsudvalget, som er det koordinerende udvalg for al datastandardiseringsarbejde i sektoren. Sektorstandardiseringsudvalget skal i forbindelse med etableringen af en arbejdsgruppe blandt andet sørge for: > At der af sektorstandardiseringsudvalget udarbejdes et kommissorium for arbejdsgruppen, herunder at tidsrammer, arbejdsopgaver og ressourcer fastsættes > At arbejdsgruppen får de rigtige kompetencer. Det er vigtigt, at der i arbejdsgruppen findes: personer med faglig indsigt i sektorens arbejdsområder og -processer. personer, som har en informationsteoretisk viden. Det kan være terminologer, informationsarkitekter eller lignende personer, som har en it-teknisk og analytisk baggrund, og som har erfaring med systemudvikling, herunder især med informationsmodellering, begrebsarbejde og OIOXML-skemaudvikling > At arbejdsgruppens arbejde koordineres via sekretariatet/styregruppen med de øvrige aktiviteter, som sættes i værk af sektorstandardiseringsudvalget > At arbejdsgruppens arbejde koordineres med lignende aktiviteter, som måtte pågå i såvel andre sektorer via OIO-datastandardiseringskomitéen som i IT- og Telestyrelsen Når arbejdsgruppen er nedsat, mødes den til et konstituerende møde. Her fordeles roller (formand, sekretær, etc.); de konkrete opgaver drøftes; tidsrammer og delleverancer aftales, etc. Endelig aftales omfang og kvalitetsmål for gruppens slutleverance. Synliggørelse af sektorens begreber og datastandarder Når der er opnået enighed om sektorens begreber og datastandarder, er det meget vigtigt, at disse bliver synliggjort ikke alene for hele sektoren, men også for andre sektorer. Dette er den eneste måde, hvorpå man kan sikre, at etablerede begreber og datastandarder bliver genbrugt i alle de sammenhænge, det er muligt. Deltagelse i sektorens it-projekter Det er meget vigtigt for det samlede resultat af begrebsafklaringen, at sektorstandardiseringsudvalgets arbejde er forankret i de it-projekter, som udføres i sektoren. Se kapitlet om OIO-projekter for mere information om dette. Tværsektoriel koordinering Da mange af de begreber og datastandarder, der indgår it-løsninger i det offentlige, går på tværs af flere sektorer, er det en afgørende opgave at koordinere begrebsafklaring og datastandardisering i en sektor med de relevante nabosektorer. Dette gøres ved at invitere disse sektorer til enten at deltage i sektorstandardiseringsudvalgets møder eller direkte i udvalgets arbejdsgrupper afhængig af de kompetencer, der er nødvendige. Den tværsektorielle koordinering sker ikke af sig selv, så det er vigtigt at være proaktiv på denne opgave. 19

20 >

Begrebsafklaring i sektoren > Figur 5: Indsatsområde: Begrebsafklaring i sektoren Dette kapitel beskriver, hvad formålet med begrebsafklaring er og dets rolle i en sektor samt, hvorledes en sektor bedst kan standardisere dets centrale begreber og formulere disse via fælles informationsmodeller og tilhørende ontologier: > Hvad er begrebsafklaring? > Begrebsafklaring og datastandardisering > De vigtigste arbejdsgange og opgaver Hvad er begrebsafklaring? En central aktivitet i sektorstandardisering er begrebsafklaring. Der er typisk flere formål med begrebsafklaring: 21

> At skabe overblik. Begrebsafklaring vil hjælpe sektoren til at få et overblik over hvilke oplysninger, der er kritiske i dens forvaltningsudøvelse, og dermed vigtige at kunne udveksle digitalt. Begrebsafklaring vil endvidere bidrage til at sikre en entydig og klar kommunikation både inden for sektoren og over for borgere og virksomheder. Klarhed over sektorens centrale begreber og deres betydning er ikke alene en forudsætning for en effektiv faglig vidensdeling i sektoren, men også for den indbyrdes forståelse mellem sektorens fageksperter og de it-folk, som skal designe og udvikle sektorens informationssystemer. > At segmentere begreber. Begrebsafklaring vil hjælpe sektoren til at identificere de begreber, som er specifikke for den pågældende sektor, de som er tværgående og bruges i flere sektorer og de, som er relevante i alle sektorer. Denne skelnen mellem sektorspecifikke begreber, multisektor begreber og fællesoffentlige begreber har stor betydning for den arbejdsdeling, som er nødvendig på tværs af sektorer og offentlige myndigheder. > At prioritere begreber. Begrebsafklaring vil hjælpe sektoren til at prioritere hvilke begreber, der skal arbejdes videre med. Denne prioritering danner dels grundlaget for opbygningen af informationsmodeller, som kan bruges til at sikre ensartet implementering af velfungerende it-systemer i sektoren, og dels for udvælgelsen af de begreber, som efterfølgende skal standardiseres som OIO-datastandarder. Begrebsafklaring er en proces, som munder ud i en såkaldt informationsmodel eventuelt med tilhørende ontologi. Det vil sige en model, der giver et overblik over sektorens centrale begreber, deres egenskaber samt deres indbyrdes sammenhæng. Andre gange vil der dog blot være tale om afklaring af enkeltstående begreber, som ikke resulterer i en egentlig sammenhængende model. Det anbefales, at informationsmodellen udtrykkes i et UML-diagram. Begreber og forretningsobjekter Begreber er objekter i vores omverden, som det er relevant at kommunikere eller lagre viden om. Begreber kan være fysiske eller abstrakte genstande, og de kan tilhøre snævre faglige domæner eller være en del af vores fælles bevidsthed: trådløst netværk, rugemor, fotosyntese, bidsel, mellemskat, bæredygtighed, ekstern censur og braklægning er tilfældigt valgte eksempler. Objekter, der er så vigtige for en bestemt organisation eller sektor, at der skal kunne lagres og udveksles oplysninger om dem, kaldes i det følgende for forretningsobjekter. Eksempler på forretningsobjekter fra sundhedssektoren kunne være patient, diagnose, symptom og behandling. Disse er eksempelvis nødvendige i forbindelse med udvikling og anvendelse af elektroniske patientjournaler. I uddannelsessektoren vil kursus, underviser, læseplan og portfolio være relevante forretningsobjekter i forhold til oprettelse og brug af e-læringssystemer. Omvendt vil begreber som tavle og pædagogik normalt ikke skulle kategoriseres som forretningsobjekter, selv om de begge er noget, vi associerer med uddannelse og undervisning. 22

Begrebsafklaring i en sektor indebærer således at identificere og udvælge begreber, som kan karakteriseres som forretningsobjekter, at beskrive deres betydning eller egenskaber, relatere begreberne til hinanden samt visualisere disse relationer i en informationsmodel og eventuelt bagvedliggende ontologi. Præcis hvilke begreber, der skal udvælges og behandles, afhænger af flere faktorer så som: > Hvor vigtigt er begrebet i sektoren? > Hvor hyppigt bruges det? > I hvilke forretnings- eller forvaltningsprocesser indgår begrebet, og hvor vigtigt er det i disse processer? Generelt kan man sige, at jo mere centralt et begreb er i en sektor, og jo mere det bruges i centrale processer i sektoren, jo mere sandsynligt er det, at begrebet bør udvælges og beskrives. En informationsmodel udarbejdet som led i sektorstandardiseringsarbejdet vil som oftest afdække, at der er nogle forretningsobjekter, som er specifikke for den enkelte sektor og nogle, som optræder i flere sektorer. Nogle forretningsobjekter er endvidere så vigtige, at de efter endt begrebsafklaring skal standardiseres som OIO-datastandarder, således at de kan genbruges på entydig måde i forskellige projekter og løsninger og på tværs af tekniske platforme og organisatoriske skel. For et sektorstandardiseringsudvalg betyder det normalt følgende: Et sektorstandardiseringsudvalg bør som det første få lavet et samlet overblik over de forretningsobjekter i sektoren, der er essentielle og så tværgående, at de er kandidater for begrebsafklaring og datastandardisering. I det omfang det er muligt, beskrives relationerne mellem dem. Rationale: Hvis man ikke har dette overblik, risikerer man nemt, at man begynder at standardisere mindre væsentlige objekter, og at man først senere opdager sammenhænge og relationer til andre objekter, der gør, at man må begynde forfra. Der vil givetvis blive identificeret begreber, der også bruges i andre sektorer. Det er vigtigt, at man her aftaler med de øvrige sektorstandardiseringsudvalg, hvordan disse objekter standardiseres, således at de kan udveksles på tværs af sektorerne. Rationale: Standardisering af multisektor forretningsobjekter har normalt størst potentiale for besparelser og bedre service. 23

Hvad vil det sige at afklare et begreb? Det er forskelligt, hvor præcist og udtømmende, man har behov for at beskrive et begreb og dets relationer. Men ofte vil følgende aspekter være hensigtsmæssige at dokumentere: > Begrebets udtryk. Et begreb har altid en sproglig manifestation, der gør, at vi kan kommunikere om det. Oftest vil et begreb realiseres af et enkelt ord ( bæredygtighed, digitalisering ), men ind i mellem er der brug for en sammensætning af flere for at opnå den ønskede præcision ( ekstern censur, udsatte unge ). > Definition begrebets betydning. Et begreb defineres normalt bedst ved at angive dets klassetilhørsforhold efterfulgt af et eller flere karakteristiske træk: X er en type af Y, som. Altså: en patient er en person, som er til undersøgelse eller i behandling (sundhedssektoren) eller ekstern censur er censur, som udføres under medvirken af en ekstern bedømmer (uddannelsessektoren). > Informationsindhold væsentlige informationskategorier, som kan eller skal knyttes til begrebet. Her drejer det sig om at definere, hvilke oplysningstyper, det vil være formålstjenligt eller nødvendigt at specificere for en givet begreb. > Rationale begrundelse for begrebets beskrivelse og udformning. Det er vigtigt at dokumentere begrundelsen for en begrebsdefinition. Et rationale kan således beskytte begrebet mod ændringer, idet man skal komme med et bedre rationale end det eksisterende, før man kan få lov til at ændre i definitionen. > Sektor angivelse af sektortilhørsforhold. Det anføres, om begrebet er specifikt for den enkelte sektor eller fælles for flere sektorer og i så fald hvilke. > Relationer begrebets relationer til andre begreber. Det er muligt at angive forskellige typer af relationer, men ofte vil man nøjes med at beskrive begrebernes organisering i over- og underbegreber, også kaldet deres specialisering. Med specialisering menes, at en klasse af objekter eller processer kan beskrives som en mere specialiseret delmængde af en mere overordnet klasse. Inden for undervisningsområdet kan eksamen f.eks. opdeles i mundtlig eksamen og skriftlig eksamen. Informationsmodel En begrebsafklaringsproces ender ud i en informationsmodel, hvor sektorens begreber og deres indbyrdes relationer beskrives i deres forretningskontekst og synliggøres i blandt andet et UML-diagram. Informationsmodellering indebærer afdækning af hvilke forretningsobjekter, der optræder i hvilke forretningsprocesser og deres indbyrdes relationer samt hvilke sektorer, disse processer er en del af. En informationsmodel kan være baseret på en bagvedliggende ontologi for de begreber, som indgår i modellens forskellige dele. En ontologi er en repræsentation af et sæt af begreber, der på systematisk vis angiver begrebernes indbyrdes betydningsmæssige forhold. Med afsæt i en ontologi bliver informationsmodellen langt mere entydig og klar. Udarbejdelse af en ontologi kan således være en del af begrebsafklaringsopgaven, og formålet med den er at beskrive de enkelte begreber set fra en onto- 24

logisk eller terminologisk synsvinkel og ikke kun fra et forretningsmæssigt perspektiv. Fordelen med et tæt samspil mellem informationsmodel og ontologi er, at beskrivelsen af de mere forretningsmæssige aspekter, hvori begreberne indgår, bliver langt mere tydelig. Hvad er en begrebsdefinition? Hvor begrebsafklaringsprocessen munder ud i en informationsmodel, i hvilken sektorens centrale begreber er vist med deres indbyrdes relationer, er en begrebsdefinition en mere formel og entydig konkretisering eller beskrivelse af et begreb. En begrebsdefinition opbygges med input fra både informationsmodellen og ontologien og skal være præcis, idet den indgår som den semantiske del af en OIO-datastandard. Læs mere om dette i næste kapitel. Begrebsafklaringen i en sektor Det er sektorens faglige eksperter og analytikere, som vil stå for begrebsafklaringen i en sektor. Det er også mest hensigtsmæssigt ud fra det grundlæggende princip om, at data skal forvaltes af de myndigheder, som bruger de konkrete data mest og kender mest til dem. Disse faglige eksperter og analytikere vil udføre arbejdet i regi af et antal arbejdsgrupper, som vil være organiseret under sektorstandardiseringsudvalget. Det er af afgørende betydning, at der afsættes de nødvendige ressourcer til dette arbejde. Deltagerne i en arbejdsgruppe vil have behov for dækkende information omkring et eller flere begreber og deres anvendelse i sektoren. Arbejdsgruppens indsamling af de oplysninger, der skal afklares, kan foregå på flere måder. Det kan ske gennem: > Datamodeller for eksisterende systemer > Interviews af faglige eksperter (både inden for og uden for sektoren) > Gennemlæsning af tekster inden for området, f.eks. artikler, bekendtgørelser og love, lærebøger m.v. > Anvendelse af it-programmer, som kan udskrive lister af termer fra udvalgte tekster Det er vigtigt, at arbejdsgruppen, som arbejder med begrebsafklaringen, løbende diskuterer relevansen af de udvalgte begreber og kvaliteten af de oplysninger, som samles og dokumenteres. Det kan naturligvis ske gennem e-mail og lignende, men erfaringen viser, at møder, hvor gruppens medlemmer fysisk er sammen, er af stor værdi for arbejdet. På disse møder kan forventninger og mål således bedre afstemmes, og uklarheder ryddes af vejen. 25

Når begrebsafklaringen for et begreb eller en række sammenhængende begreber er udarbejdet og beskrevet i en informationsmodel, sendes resultatet i høring hos relevante aktører i sektoren med henblik på at få vurderet dets kvalitet og relevans. Høringen vil generere feedback i form af en række høringssvar, som kan bruges til at få rettet eventuelle uklarheder eller misforståelser eller til at få forfinet eller uddybet bestemte aspekter i begrebsafklaringen, og dokumentationen for begrebsafklaringen kan herefter publiceres. Vigtigste arbejdsgange og opgaver De vigtigste opgaver i begrebsafklaring er altså: > Valg af begreber, der skal afklares > Selve afklaringen af begreberne > At sikre forankring af begrebsafklaringens resultater i den efterfølgende datastandardiserings- og datamodelleringsproces Valg af begreber, der skal afklares Det er ikke muligt at afklare alle sektorens begreber, da dette vil være en alt for omfangsrig og ressourcekrævende opgave. Det er oftest en lang og kompleks proces at afklare begreber. En afgrænsning af opgaven er nødvendig, og der skal dermed foretages et kvalificeret valg af de begreber, der skal afklares. Det er derfor en vigtig arbejdsopgave at identificere, segmentere og prioritere de begreber, som skal behandles, herunder at afdække, hvilke begreber, som er specifikke for den pågældende sektor, hvilke der bruges i flere sektorer og endelig hvilke, der er relevante i alle sektorer. Der vil også ligge en prioritering i forhold til den strategi for begrebsafklaring, der er valgt for sektoren. Afklaring af begreber En anden vigtig opgave er selve afklaringen af de udvalgte begreber. Her handler det om via en fælles afklaring i begreberne at dokumentere og beskrive begrebernes betydning og egenskaber, og via en informationsmodel at relatere dem til hinanden i en forretningsmæssig sammenhæng. Resultatet af afklaringsprocessen i form af informationsmodel skal synliggøres både over for sektoren og andre relevante sektorer i det offentlige. Denne synliggørelse er særdeles vigtig for at muliggøre genbrug i sektorens egne it-projekter og på tværs af sektorerne. Forankring af begrebsafklaringens resultater Resultaterne af begrebsafklaringen, dvs. informationsmodellen, kan bruges som input i flere forskellige processer. Udover at informationsmodellen kan bruges til sektorens egentlige datastandardisering, hvor udvalgte begreber beskrives og formaliseres som OIO-datastandarder, kan 26

den også med stor fordel bruges som grundlag til datamodelleringsprocessen i eksisterende og nye it-projekter i sektoren. Det gælder især projekter, som sigter på udveksling af data via OIOXML. Her gældende følgende: It-projekter, der indebærer udveksling af information, der er relevant i forhold til OIOXML, skal forholde sig til informationsmodeller, som er udviklet i sektoren. Det skal sikres, at den logiske datamodel, som bruges i det enkelte projekt, ikke er i konflikt med sektorens generelle informationsmodel(ler). Hvis dette er tilfældet, skal konflikten løses. Enten er projektets datamodel ikke dækkende for sektoren, eller også er informationsmodellen ufuldkommen. Rationale: Hvis det konkrete projekt har en logisk datamodel, der er markant afvigende fra den generelle informationsmodel, vil der være stor risiko for, at interoperabilitet med fremtidige løsninger bliver vanskeligere at opnå. 27

28 >

OIO-datastandardisering > Semantikdefinition OIO-datastandardisering Figur 6: Indsatsområde: OIO-datastandardisering Dette kapitel beskriver: > Hvad er en OIO-datastandard? > OIO-datastandard og OIOXML: genbrug, udvikling, sagsbehandling, og andre vigtige arbejdsopgaver Hvad er en OIO-datastandard? Resultatet af en begrebsafklaringsproces vil være en informationsmodel, som beskriver og viser sektorens centrale begreber og deres indbyrdes relationer. Med udgangspunkt i denne informationsmodel beskrives udvalgte begreber i formelle semantikdefinitioner, som der er etableret enighed om. Denne begrebsmæssige enighed er forudsætningen for semantisk interoperabilitet, som er grundlaget for i det hele taget at kunne udveksle information mellem flere parter. Dog er det ikke tilstrækkeligt med kun enighed om begreber. Det er også nødvendigt at specificere, hvilken syntaks man ønsker at anvende til datarepræsentationen af begreberne, så det også er muligt reelt at udveksle data mellem it-systemer. Enighed om syntaksen skaber syntaktisk interoperabilitet. Er der således enighed om både semantik og syntaks, da har man alle komponenter for at kunne etablere en stærk udvekslingsstandard. 29

En OIO-datastandard er netop denne kobling af semantik og syntaks: En OIO-datastandard er opbygget af 2 dele, en semantisk del, der fastlægger meningen eller betydningen af det begreb, datastandarden dækker, og en syntaktisk del, der fastlægger datastandardens konkrete syntaks. En OIO-datastandard kan beskrive et begreb, der kan være ganske simpelt, f.eks. et personnavn, eller et begreb, der i sig selv er sammensat af flere begreber, f.eks. ansøgning, der bl.a. kan indeholde personnavn, adresse, m.m. Den semantiske og syntaktiske del i en OIO-datastandard kan yderligere præciseres: Den semantiske del af en OIO-datastandard betegnes OIO-semantikdefinitionen. Den syntaktiske del af en OIO-datastandard betegnes OIO-syntaksdefinitionen. Dette er illustreret her: OIO-datastandard Semantikdefinition Syntaksdefinition Figur 7: OIO-datastandard Hvor etablering af syntaksdefinitionen i den syntaktiske del sker i forbindelse med udvikling af OIOXML-skemaer, er der endnu ikke fastlagt et konkret format til at repræsentere semantikdefinitionen til den semantiske del af en OIO-datastandard. Et konkret XML-format til begrebsdefinitioner er under udarbejdelse. 30

Hvorfor lave OIO-datastandarder? Formålet med at benytte et fælles regelsæt for udformningen af OIO-datastandarder og at udstille disse fastlagte datastandarder i et centralt repositorium, InfoStrukturBasen, er at gøre det lettere at udvikle it-systemer, som udveksler fælles data med samme betydning og format. Dette giver en række fordele: > Fællesoffentlige datastandarder reducerer behovet for specialudviklede (bilaterale) snitflader imellem it-systemer, idet data optræder i det samme format, uanset hvilken sammenhæng det forekommer i. > Genbrug af datastandarder reducerer omkostningerne ved kommende it-udviklingsprojekter, da eksisterende datastandarder ikke behøver at blive defineret igen. > Offentliggørelse af datastandarder kan tilskynde til effektiviseret dataanvendelse ved at tydeliggøre hvilke data, der er tilgængelige i andre, eksisterende it-systemer, og som således ikke behøver at indsamles flere steder. Kombineret med en serviceorienteret arkitektur i offentlige it-systemer kan OIO-datastandarder reducere behovet for at registrere de samme data flere forskellige steder og dermed dels gøre samspillet imellem virksomheder, borgere og offentlige instanser mere effektivt for alle parter og dels reducere fejlkilder og unødvendigt dobbeltarbejde. Den fulde effekt af anvendelsen af OIO-datastandarder vil først kunne realiseres hen ad vejen. Efterhånden som flere og flere data bliver specificeret, vil behovet for nyudvikling falde til fordel for genbrug og kendskabet til de eksisterende, standardiserede datasamlinger vil reducere antallet af unødvendige dobbeltregistreringer til fordel for at hente data tættere på en fælles kilde. Vigtigste arbejdsgange og opgaver Fra begrebsafklaring til OIO-datastandard Etablering af semantikdefinitioner og udvikling af syntaksdefinitioner (OIOXML-skemaer) er i forbindelse med datastandardiseringsarbejdet et af de sidste led i en sammenhængende kæde af arbejdstrin. Jo bedre forberedelse, der er i de forudgående trin, des nemmere og hurtigere er det at udvikle semantikdefinitioner og OIOXML-skemaer og dermed OIO-datastandarder af højeste kvalitet. Det forberedende arbejde sker primært under begrebsafklaringsprocessen og datamodellering af en it-løsning. Begrebsafklaringen munder ud i en eller flere informationsmodeller, som selve it-løsningens logiske datamodel efterfølgende baseres på. Det anbefales stærkt, at udvikling af OIOXML-skemaer ikke påbegyndes, før både begrebsafklarings- og datamodelleringsarbejdet er vel overstået. Idet udvikling af OIOXML-skemaer tager udgangspunkt i sektorens færdige informationsmodel og it- 31