VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER Indhold Vejledning i RejsUd - En udgiftshaver....0 Generelt om Rejsud... 2. Tips... 2.2 Log på Rejsud... 3.3 Oprettelse af nyt dokument afregning af et udlæg... 4.3. Opret nyt dokument... 4.3.2 Trin af 4... 5.3.3 Trin 2 af 4... 5.3.4 Trin 3 af 4... 8.3.5 Fanebladet Kørsler... 9.3.6 Fanebladet Udgifter Betalingskort....3.7 Fanebladet Udgifter Manuelle udgifter... 5.3.8 Fanebladet Bilag... 7.3.9 Fanebladet Kommentarer... 8.3.0 Fanebladet Godtgørelser... 9.3. Fanebladet Posteringer... 9.3.2 Fanebladet Historik... 20.3.3 Trin 4 af 4... 2.4 Processen efter videresendelse til kontrol og godkendelse... 22.5 Nyt forkusområde... 22 Denne vejledning er én af flere vejledninger om RejsUd. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side
.0 GENERELT OM REJSUD RejsUd er et webbaseret system, som udgiftshaveren kan logge på i hele verden. Det anbefales, at foretage registrering i systemet løbende på en rejse for at have disponeringer i frisk erindring for at undgå at bilag forsvinder. Det anbefales endvidere at registrere disponeringer så tydeligt som muligt. Skriv kommentarer til bilag i RejsUd, f.eks. hvis bilag ikke er på et tilgængeligt sprog, så kontrol, godkendelse og controlling kan ske så effektivt som muligt.. TIPS RejsUd er et system der håndterer rejser og udlæg. I RejsUd opbygger den rejsende sine egne favoritlister, f.eks. for udgiftstyper mm. En afregning i RejsUd skal igennem 4 trin. Systemet gemmer først udkastet til afregning, når udgiftshaveren når til trin 3. RejsUd opererer med røde og sorte henholdsvis advarsler/hjælpetekster: Røde advarsler er tekst om registreringer der mangler f.eks. kontostreng. Disse skal håndteres ellers kan udgiftshaveren ikke afslutte afregningen. Sorte hjælpetekster er påmindelser til udgiftshaveren. Det er tekst om ting udgiftshaveren skal huske at tage stilling til, f.eks. ventende betalingskorttransaktioner. Det er ikke afgørende for afslutningen af afregningen at håndtere sorte hjælpetekster. Inden udgiftshaveren logger på RejsUd vil det være en fordel at alle kvitteringer og bilag er indscannet og klar til at blive vedhæftet en afregning. Du skal også bruge en stedkode og et alias til kontostrengen. Du kan få oplyst disse numre hos din nærmeste leder eller hos administrator på dit institut. De vil også vide om der er tilknyttet en KU Specifikation til dine aktiviteter. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 2
.2 LOG PÅ REJSUD Link til Rejs Ud. Alternativt find link til RejsUd på forsiden af KUnet under Systemadgange. Læs vejledning om at logge på RejsUd første gang. Log in billedet ser ud som vist nedenfor. Bruger- ID er dit KU- brugernavn. Adgangsord er sendt pr. mail til flertallet af KU ansatte den 0. januar 204. Institution: Vælg Københavns Universitet. Er der problemer med login kan der rettes henvendelse til oesupport@adm.ku.dk, som er Regnskabssektionens økonomisystemsupport. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 3
.3 OPRETTELSE AF NYT DOKUMENT AFREGNING AF ET UDLÆG Casen er, at en medarbejder har haft et antal udgifter, der skal refunderes. Hvis udgiftshaverens udgifter indgår i en rejse på mere end 24 timer, der inkluderer mindst én overnatning skal udgiftshaveren opfattes som en rejsende og der skal laves en rejseafregning. Forskellen på udgiftshavere og rejsende er at rejsende får beregnet time- og dagpenge. Senest 4 dage efter købet skal udgiftshaveren afregne udlægget. Udgiftshaveren skal oprette et dokument i RejsUd til afregning af udgifter. Skærmbilledet til oprettelse af et nyt dokument ses nedenfor..3. Opret nyt dokument Hvis alle transaktioner er disponeret med personligt firmahæftende betalingskort vil transaktioner ligge klar i RejsUd. 2 Klik på Opret nyt dokument 2. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 4
.3.2 Trin af 4 Brugeren kommer nu til trin et af fire trin. Brugeren skal vælge en Udgiftsafregning. Klik på. Udgiftsafregning 2. Næste trin.3.3 Trin 2 af 4 2 Registreringer i trin to for udgiftshaveren: 3. Skriv Anledning uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces. Anledning er et obligatorisk felt. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 5
2. Skriv en forklaring uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces. Forklaringen skal være en specifikation af anledningen samt navn på forhåndsgodkender. 3. Klik på Rediger nederst i feltet for at påføre afregningstype, stedkode, alias (projekt- /sagsnr.) og evt. KU Specifikation. Herefter kommer udgiftshaveren til nedenstående skærmbillede. 2 4 3 5 Vælg fire ting:. Afregningstype brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige værdiliste 2. Sted brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige værdiliste 3. Alias brug luppen til at søge med, hvis ikke værdien optræder i din personlige værdiliste 4. KU Specifikation, hvis relevant for dine aktiviteter Klikkes der på luppen 5 udfor f.eks. Sted ser skærmbilledet ud som nedenfor: Nummer betyder i denne sammenhæng talværdi. Navn betyder tekstværdi. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 6
Hvis udgiftshaveren husker projekt-/sagsnr skal nummeret eller dele af nummeret skrives i feltet Nummer. Der kan med fordel søges på en del af nummeret. Husker udgiftshaveren projekt-/sagsnavnet skal navnet eller dele af navnet skrives i feltet Navn. Efter valg af Afregningstype, Sted, Alias og evt. KU- specifikation er kontostrengen udfyldt. Klik Gem og fortsæt og kom tilbage til nedenstående skærmbillede. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 7
Trin to er nu færdig. Klik på Næste trin øverst i billedet for at komme til trin 3, hvor RejsUd gemmer dine registreringer..3.4 Trin 3 af 4 Trin 3 giver et overblik over de valg, der er foretaget indtil nu i udgiftsafregningen og viser resultatet. Logikken i RejsUd er, at det kun er muligt at gå trin fremad. Man kan ikke gå trin tilbage, men det er altid muligt at redigere alle felter. Dvs. vil udgiftshaveren ændre registreringer foretaget i trin to efter at udgiftshaver er kommet til trin tre, gøres det ved at klikke på Rediger vist med cirkel i ovenstående skærmbillede. Bemærk! Der er en Rediger knap for hver sektion i skærmbilledet. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 8
.3.5 Fanebladet Kørsler Fanebladet Kørsler giver mulighed for at registrere kørsel i privat bil/motorcykel, f.eks. transport til reception og hjem igen. Vælg Ny tur for at registrere en ny tur. Efter at have klikket på Ny tur fremkommer næste skærmbillede. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 9
7 2 5 3 4 6 Registrer følgende:. Tjek at Dag er den dag kørslen er foretaget 2. Køretøj har typisk standardværdien Privat bil/motorkørsel, lav sats 3. Vælg rute fra Rute værdilisten eller sæt flueben i Anden rute og skriv et navn til en ny rute. Angiv start- og slutadresse. Vedhæft evt. en rutebeskrivelse, der dokumenterer antal km. 4. Angiv Længde 5. Angiv Forklaring så kontrollant, godkender og controller kan forstå sammenhængen 6. Vedhæft evt. Google Maps print af rute inkl. km-beregning Næste gang udgiftshaveren logger på RejsUd vil udgiftshaveren kunne vælge ruten under Rute, fordi RejsUd registrerer og tilknytter ruten som en favoritværdi til udgiftshaveren i RejsUd. Skal den angivne rute gentages til andre dage eller til samme dag klikkes på Kopier kørsel. Klik herefter på Gem og fortsæt 6 og derefter på fanebladet Udgifter i næste skærmbillede, hvis udgiftshaver har andre udgifter der skal afregnes. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 0
.3.6 Fanebladet Udgifter Betalingskort En enkel måde at registrere udgifter på er ved at have betalt alt med personligt firmahæftende betalingskort. Så importeres udgifterne ind i RejsUd og udgiftshaveren vil kunne tilvælge dem enkeltvis. I dette afsnit antages det, at udgiftshaveren har betalt med et personligt firmahæftende betalingskort. Klik på Hent kreditkorttransaktioner. Skærmbilledet viser samtlige transaktioner fra betalingskortet for udgiftshaveren i dette tilfælde én transaktion. 3 2 Hvis udgiftshaveren mener der mangler nogle transaktioner, kan udgiftshaveren få samtlige transaktioner registreret på udgiftshaverens ID indlæst i RejsUd uafhængig af periode ved at klikke på Vis alle i ovenstående skærmbillede. Herefter vil flere transaktioner muligvis vise sig og 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side
udgiftshaveren kan tilvælge de transaktioner udgiftshaveren ved tilhører den afregning udgiftshaveren er ved at registrere. Dette gøres ved at klikke på hver enkelt række i firkanten helt til venstre 2 og derefter klikke på Vælg markerede transaktioner 3. Herefter ses udgiften under udgiftsfanebladet, som det fremgår af nedenstående skærmbillede. Udgiftshaveren klikker på udgiften og kommer til næste skærmbillede. Her vil alle basisdata være registreret fra betalingskorttransaktionen, hvorefter udgiftshaveren skal vedhæfte bilag. I nogen tilfælde kan RejsUd ikke gennemskue hvilken udgiftstype en udgift skal have påsat, hvorfor udgiftshaveren må påsætte udgiftstypen på en betalingskorttransaktion. Det anbefales at samle alle bilag for afregningen og vedhæfte dem under fanen Bilag. Mere herom i afsnittet om fanen Bilag senere i denne vejledning. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 2
Klik på Vedhæft fil og kom til næste skærmbillede. Klik på Vælg fil og vedhæft et indscannet bilag. Er bilag vanskelige at læse pga. indscanningens kvalitet, utilgængeligt sprog eller relevans, skriv da en forklaring i feltet Forklaring. Klik på Gem og fortsæt. Kom tilbage til samme skærmbillede som tidligere, blot er der nu vedhæftet bilag til første udgift. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 3
Klik på Gem og fortsæt. Herefter er udgiftshaveren tilbage i trin tre og rækken af faneblade. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 4
.3.7 Fanebladet Udgifter Manuelle udgifter Har udgiftshaveren brug for at registrere udgifter, som ikke er forudregistreret på baggrund af betalingskorttransaktioner er arbejdsbyrden en anden. Nedenstående fremstilling viser hvordan udgiftshaveren registrerer manuelle udgifter. Udgiftshaveren klikker på Ny udgift nederst i visningen i ovenstående skærmbillede. Herefter får udgiftshaveren en skabelon til at registrere udgifter i. 2 3 4 5 6 7 Udgiftshaveren skal registrere følgende:. Vælg Udgiftstyper (disse håndterer samtidig moms) 2. Vælg Dag i kalender 3. Registrer Sum på udgiften 4. Vælg valuta, klik på Alle for at få den fulde valutaliste 5. Betalingsmåde har standardværdien Kontantudlæg 6. Skriv forklaring uddyb og konkretiser - af hensyn til forenkling af videre proces. Feltet er obligatorisk 7. Vedhæft letlæseligt bilag Klik på Vedhæft fil (pkt. 7) ud for Bilag og kom til næste skærmbillede. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 5
2 Klik på Vælg fil og vælg et bilag fra computeren. Skriv også her en forklaring hvis nødvendigt. Klik på Gem og fortsæt hvorved bilaget er gemt i afregningen og den manuelle udgift færdigregistreret. Nedenstående skærmbillede viser hvordan en færdigregistreret udgift ser ud. Klik Gem og fortsæt i ovenstående skærmbillede, hvorefter udgiftshaveren kommer tilbage til oversigtsbilledet med fanebladene. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 6
.3.8 Fanebladet Bilag I fanebladet Bilag anbefales det at registrere alle bilag samlet på så få sider som muligt med nummerering af hvert enkelt bilag. Fanebladet rummer samtidig udgiftshaverens mulighed for at registrere andet end udgiftsbilag, f.eks. invitation, konferenceprogram eller en mailkorrespondance. Det kan være særdeles nyttigt for gruppen af folk, der efterfølgende skal kontrollere, godkende og controlle, at få oplysninger om, hvad udgiften vedrører. Klik på Ny vedhæftning. Det er et krav, at alle udgifter dokumenteres med bilag. Formalia er: Følgende bilag skal forklares i tekstfelt: o Uklare pga. ringe scanning o Tekst er på utilgængeligt sprog o Aggregeret i en stor sum Fysiske bilag skal ikke opbevares efter de er registreret i RejsUd Der er ikke andre dokumentationskrav til EU projekter 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 7
.3.9 Fanebladet Kommentarer I fanebladet Kommentarer findes en mulighed for at uddybe kommentarer der tidligere er registreret. Fanebladet Kommentarer er samtidig alternativet til mailkorrespondance. Ved at udnytte kommentarfanebladet kan udgiftshaveren inkludere korrespondance og bevare forståelsen i ét og samme dokument. Eventuelle kommentarer kan læses af kontrollant og godkender af afregningen. Klik evt. på Ny kommentar pkt. se nedenstående billede. 3 2 Skriv en kommentar (pkt. 2) og klik derefter Gem og fortsæt (pkt. 3). 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 8
.3.0 Fanebladet Godtgørelser I fanebladet Godtgørelser får udgiftshaveren et overblik over, hvordan afregningsbeløbet er fremkommet..3. Fanebladet Posteringer I fanebladet Posteringer fremgår det på hvilke konti, posteringer er konteret. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 9
.3.2 Fanebladet Historik Fanebladet Historik viser: hvem der registrerer i afregningen, hvornår de registrerer i afregningen hvad de registrerer hvilken status afregningen har; i udkast, ved at blive kontrolleret eller om afregningen er godkendt Medarbejderen kan til en hver tid følge hvor i processen afregningen befinder sig også efter at afregningen er færdigregistreret og sendt til godkendelse. For at afslutte trin tre klikkes på Næste trin vist i ovenstående skærmbillede. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 20
.3.3 Trin 4 af 4 I trin fire er udgiftshaveren opsat med en kontrolgruppe og en godkender eller en godkendergruppe. Det anbefales at den rejsende vælger en specifik godkender og fjerner godkendelsesgruppen. Det giver det enkleste flow for afregningen. Derefter skal udgiftshaveren klikke på Afslut og send, hvorefter udgiftsafregningen er færdigregistreret. Bemærk. Udgiftshaveren kan ikke selv vælge kontrollant. Udgiftshaveren får vist et Udført som kvittering på at afregningen er sendt videre til kontrol og godkendelse. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 2
.4 PROCESSEN EFTER VIDERESENDELSE TIL KONTROL OG GODKENDELSE En færdigregistreret udgiftsafregning vil blive modtaget af en kontrollant, herefter godkendes den af en godkender. Tilsidst sendes afregningen videre til Navision Stat, hvor afregningen vil blive bogført og udgiftshaveren afregnet. Udgiftshaveren kan fremsøge status under venstremenuen Mine opgaver og Dokumenter. Spørgsmål og kommentarer til oesup@adm.ku.dk..5 NYT FORKUSOMRÅDE Afregninger med udgifter uden forklaring som vist i nedenstående skærmbillede kan sendes fra godkender til Navision, men bliver så afvist. Det vil man kunne se i historikken at Basware har afvist afregningen og afregningen vil ligger sig i Udkast. Det er derfor nødvendigt altid at have en forklaring på udgifter for at undgå afvisninger. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 22
Efter. december 204 er der oprettet en ny udgiftstype som har til formål at regulere for fejl foretaget i forbindelse med registrering af time- og dagpenge. 5 VejledningRejsUd_Udgiftshaver Version 2.00 den 2. januar 205 Side 23