LYRA (https://app.nebula.si/rc-nordic) Brugervejledning Renault Nordic AB, Nebula d.o.o. Ljubljana, marts 2015, ver. 2.0
Indholdsfortegnelse 1 LYRA-SYSTEMET... 3 1.1 SYSTEMKRAV... 3 1.2 REGISTRERING I LYRA-SYSTEMET... 3 1.3 STARTSIDEN I LYRA-SYSTEMET... 4 1.4 BRUGERREGISTRERING... 6 1.5 FORHANDLERREGISTRERING... 7 2 LYRA EXTENDED WARRANTY... 8 2.1 STARTSIDE... 8 2.1.1 Genveje... 8 2.2 NY KONTRAKT... 10 2.2.1 Formularen... 11 2.2.2 Faser for en kontrakt om udvidet garanti... 14 2.2.3 Konvertering af kontrakten til en pdf-fil... 15 2.2.4 Udstedelse af faktura som pdf-fil... 16 2.3 GENNEMSE KONTRAKTER... 19 2.3.1 Navigationslinjen... 19 2.3.2 Værktøjslinjen med navne på kolonner og datasorteringsfunktioner... 20 2.3.3 Liste over kontrakter... 21 2.3.4 Værktøjslinje til datafiltrering... 21 3 LYRA MAINTENANCE CONTRACTS... 22 3.1 STARTSIDE... 22 3.1.1 Genveje... 22 3.2 NY KONTRAKT... 24 3.2.1 Formularen... 25 3.2.2 Vedligeholdelseskontraktens faser... 29 3.2.3 Konvertering af kontrakten til en pdf-fil... 30 3.2.4 Udstedelse af faktura som pdf-fil... 31 3.3 GENNEMSE KONTRAKTER... 34 3.3.1 Navigationslinjen... 34 3.3.2 Værktøjslinjen med navne på kolonner og datasorteringsfunktioner... 35 3.3.3 Liste over kontrakter... 35 3.3.4 Værktøjslinje til datafiltrering... 36 Brugervejledning LYRA 2 Nebula d.o.o., april 2015
1 LYRA-SYSTEMET 1.1 SYSTEMKRAV Anbefalede hardwarekrav LYRA-systemet er internetbaseret, og der er derfor ingen særlige hardwarekrav. Der kræves kun en stationær computer med internetforbindelse. Da alle data lagres på serveren, og adgang til dem sker via internettet, fungerer systemet optimalt via en hurtig internetforbindelse. Få adgang til serveren via en sikker forbindelse. For optimal drift anbefales en ADSL-forbindelse med en hastighed på 1 Mbit. Anbefalede krav til softwarekonfiguration Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8+ installeret (Installationskravene kan ses på http://www.microsoft.com/) Minimum Internet Explorer 9+ eller Mozilla FireFox 30+ eller Google Chrome 26+ 1.2 REGISTRERING I LYRA-SYSTEMET Brugeren har adgang til LYRA-systemet via en browser på https://app.nebula.si/rc-nordic/ Brugervejledning LYRA 3 Nebula d.o.o., april 2015
1.3 STARTSIDEN I LYRA-SYSTEMET På startsiden vælger brugeren land ved at klikke på flag-ikonet for sit land. Når brugeren vælger land, vælges samtidig brugersproget for LYRA-programmet. Når der er valgt land, vises en vindue, hvor brugeren kan vælge mellem to LYRA-programmer: LYRA EXTENDED WARRANTY og LYRA MAINTENANCE CONTRACTS. Brugeren vælger et af de to LYRA-programmer ved at klikke på tekstlinket. Når det ønskede LYRA-program er valgt, vises et vindue med en registreringsformular. Alle brugere får tildelt et brugernavn og en adgangskode, der giver adgang til LYRA-programmerne. Brugeroplysningerne skal angives ved registreringen. Derefter bestemmer administratoren, hvilke data brugeren har adgang til, og hvilke moduler, han må bruge. Brugervejledning LYRA 4 Nebula d.o.o., april 2015
Registrerede brugere angiver brugernavn og adgangskode, og klikker på knappen Send. Hvis en bruger glemmer sin adgangskode, skal han klikke på linket Glemt adgangskode? i registreringsvinduet. Der vises et vindue, hvor brugeren skal skrive brugernavn og den registrerede e-mailadresse. Når der klikkes på knappen Send, sender systemet en adgangskode til den registrerede e-mailadresse. Nye brugere skal klikke på linket Ny bruger? for at registrere sig. Brugervejledning LYRA 5 Nebula d.o.o., april 2015
1.4 BRUGERREGISTRERING For at få adgang til programmet skal brugeren først registrere sig. Brugeren tildeles et brugernavn og en adgangskode på basis af de registrerede oplysninger og administratorens godkendelse. Sidstnævnte bestemmer også, hvilke data brugeren har adgang til, og hvilke moduler, han må bruge. Når der klikkes på linket Ny bruger?, åbnes et vindue, hvor brugeren kan registrere sine oplysninger og oprette en konto for at få adgang til LYRA-programmerne. Felter markeret med asterisk skal udfyldes. For at oprette en konto skal brugeren angive følgende oplysninger: Land Forhandler Fornavn Efternavn E-mailadresse (den adresse, e-mailen med bekræftelsen sendes til) Brugernavn (vælges af systemet) Adgangskode (adgangskoden skal indeholde mindst 5 tegn) Før LYRA-programmerne bruges første gang, skal administratoren godkende adgangen. Herefter modtager brugeren en e-mail med en bekræftelse til den adresse, der er angivet under registreringen. Brugervejledning LYRA 6 Nebula d.o.o., april 2015
1.5 FORHANDLERREGISTRERING Hvis brugeren ikke kan finde den ønskede forhandler på en forhandlerliste, kan han tilføje en ny ved at klikke på linket Kan du ikke finde din forhandler?. Der vises et vindue, hvor brugeren skal indtaste oplysninger for at registrere en ny forhandler. Felter markeret med asterisk skal udfyldes. For at registrere en ny forhandler skal brugeren angive følgende oplysninger: Land Firma By Gade Husnummer Postnummer Land Kontakt E-mailadresse (den adresse, e-mailen med bekræftelsen sendes til) Før LYRA-programmerne bruges første gang med den nye forhandler, skal administratoren godkende registreringen af forhandleren. Herefter modtager den nye forhandler en e-mail med en bekræftelse til den adresse, der er angivet under registreringen. Brugervejledning LYRA 7 Nebula d.o.o., april 2015
2 LYRA EXTENDED WARRANTY 2.1 STARTSIDE Når registrering er gennemført i LYRA EXTENDED WARRANTY, kommer brugeren til startsiden. Der er en menu til venstre, som indeholder link til forskellige moduler i systemet samt til hovedvinduet. Når startsiden åbnes, vises de seneste meddelelser som standard. Brugeren kan altid få vist disse ved at klikke på linket meddelelser i menuen. Via linkene i menuen kan brugeren få vist eksisterende udvidede garantier, indgå en ny kontrakt om udvidet garanti eller læse i en eksisterende kontrakt om udvidet garanti. 2.1.1 Genveje Når registreringen er gennemført i LYRA-systemet, vises nogle praktiske link øverst i brugerfladen: Startside Min profil Hjælp Vedligeholdelseskontrakt Log af. Brugervejledning LYRA 8 Nebula d.o.o., april 2015
Ved tryk på linket Startside går brugeren videre til startsiden for den LYRA-tjeneste, han er logget på. Ved tryk på linket Min profil åbnes et vindue, hvor brugeren kan ændre sin adgangskode. Ændringerne gemmes ved at klikke på knappen. Ved tryk på linket Vedligeholdelseskontrakt går brugeren fra programmet LYRA EXTENDED WARRANTY til LYRA MAINTENANCE CONTRACT. Ved tryk på linket Hjælp får brugeren vist brugervejledningen, og ved tryk på linket Log af logges brugeren af systemet. Brugervejledning LYRA 9 Nebula d.o.o., april 2015
2.2 NY KONTRAKT Brugeren kan oprette en ny kontrakt om UDVIDET GARANTI ved at klikke på linket ny kontrakt i menuen. Der vises en formular, hvor brugeren indtaster alle de oplysninger, der skal bruges for at oprette en kontrakt. Brugervejledning LYRA 10 Nebula d.o.o., april 2015
2.2.1 Formularen Formularen er opdelt i følgende logiske sæt oplysninger. Basiskontraktoplysninger Oplysningerne om kontraktnummer og -fase udfyldes automatisk. Brugeren markerer salgstypen som enten "På udsalg" eller "Almindeligt salg". Alt efter salgstypen angiver brugeren yderligere oplysninger ved at vælge mellem valgmulighederne i rullemenuerne. Til sidst skal brugeren indsætte finansieringsnummeret (lån, leasing), hvis det er relevant. Kundedata Her skal brugeren angive kundeoplysninger og virksomhedsoplysninger, hvis kunden er en virksomhed. Hvis kunden allerede findes i databasen, kan denne vælges i rullemenuen. Hvis kunden vælges, udfylder systemet alle kendte oplysninger om kunden. Ejeroplysninger (hvis forskellige fra kundeoplysningerne) Hvis kunden ikke er ejer af køretøjet, skal brugeren markere feltet Ejeroplysninger. Der vises et vindue, hvor brugeren indtaster de nødvendige ejeroplysninger (person- og virksomhedsoplysninger, hvis ejeren er en virksomhed). Hvis ejeren allerede findes i databasen, Brugervejledning LYRA 11 Nebula d.o.o., april 2015
kan denne vælges i rullemenuen. Hvis ejeren vælges, udfylder systemet automatisk alle kendte oplysninger om ejeren. Oplysninger om køretøjet Brugeren indtaster VIN-nummeret, som skal svare til producentens 17-cifrede standard-vinnummer. Systemet kontrollerer de indtastede data, og hvis nummeret ikke er gyldigt, meddeler systemet, at den nye kontrakt ikke kan oprettes. Derefter vælger brugeren køretøjets model i rullemenuen. Brugeren angiver derefter leveringsdatoen for køretøjet ved at klikke på. Der vises et vindue, hvor brugeren vælger en dato ved at klikke på tallet. Måneden vælges ved at klikke på eller for at bladre henholdsvis tilbage eller frem i månederne. Brugeren kan vælge den aktuelle dato ved at klikke på knappen.. Brugeren angiver derefter køretøjets registreringsnummer. LYRA-systemet udfylder automatisk køretøjets Renault-klassekode. Kontraktens indhold Alle oplysninger om indholdet udfyldes automatisk, da de afhænger af tidligere definerede parametre. Brugervejledning LYRA 12 Nebula d.o.o., april 2015
Kundeerklæring Hvis brugeren er enig i erklæringen, bekræfter han dette ved at markere boksen. Når accept af erklæringen er påkrævet, informerer systemet brugeren (ved udstedelse af faktura og før Fase 1 er accept ikke påkrævet). Forhandlerdata Alle oplysningerne om forhandleren og datoen for indgåelsen af kontrakten udfyldes automatisk. Brugeren kan ændre datoen for kontrakten. 2.2.1.1 Lagring af kontrakten i systemet Når alle oplysninger er indtastet, skal brugeren angive status proformafaktura for fakturaen, så kontrakten kan behandles. Det gøres ved at klikke på knappen. Når dette er gjort, er kontrakten i Fase 0, hvor den kan konverteres til pdf og udskrives. Angående kontraktens status, så giver systemet kun brugeren den valgmulighed, der følger behandlingslogikken, mens andre knapper vises som transparente. Som vist i billedet ovenfor, så kan brugeren, når kontrakten er i Fase 0, gemme ændringer, udskrive kontrakten eller sætte kontrakten i Fase 1. Brugervejledning LYRA 13 Nebula d.o.o., april 2015
2.2.2 Faser for en kontrakt om udvidet garanti Alle kontrakter har flere faser, der nås i følgende rækkefølge: Fase 0... proformafaktura eller et tilbud til kunden Fase 1... forhandleren bekræfter kontrakten Fase 2... den bekræftede kontrakt sendes til datterselskabet (Renault Nordic AB (Renault Denmark eller Renault Sweden) Bekræftelsen af Fase 1, dvs. bekræftelsen af proformafakturaen, kan gemmes et ubegrænset antal gange under den samme kontrakt. Brugeren kan ændre alle oplysninger i kontrakter, der er i Fase 0. Når kontrakten er i Fase 1, kan brugeren ikke klikke på knappen Proformafaktura eller ændre de fleste af oplysningerne i kontrakten. Brugeren kan kun ændre følgende oplysninger: VINnummer, registreringsnummer, kontraktdato og overdragelsesdato for køretøjet. Dette ses tydeligt i formularen, hvor de oplysninger, der ikke kan ændres, vises nedtonet. Betingelserne i Fase 2 er de samme som i Fase 1. Der sendes en e-mail til datterselskabet, og kontrakten overføres til dette og kontrolleres af SIGMAs backend-system. Når kontrakten er bekræftet til Fase 2, modtager administratoren hos datterselskabet en e-mail. For alle kontrakter i Fase 1 eller 2 kan brugeren udstede en faktura for solgte tjeneste i henhold til prislisten i kontrakten. Brugervejledning LYRA 14 Nebula d.o.o., april 2015
2.2.3 Konvertering af kontrakten til en pdf-fil Når kontrakten er i Fase 0, 1 eller 2, kan den konverteres til en pdf-fil ved at klikke på knappen under formularen. Der vises et eksempel på en kontrakt i pdf-format nedenfor. Udover at udskrive kontrakten kan brugeren også udskrive standardappendikset ved at klikke på knappen. Appendikset definerer vilkårene og betingelserne for tjenesten EXTENDED WARRANTY. Brugeren skal lukke fanen med den tidligere version af kontrakten, hver gang der foretages en ændring, og FØR hver udskrivning af kontrakten som pdf-fil! Brugervejledning LYRA 15 Nebula d.o.o., april 2015
2.2.4 Udstedelse af faktura som pdf-fil Fakturaen kan først udstedes, når kontrakten er gemt i Fase 1 eller 2. Når der klikkes på knappen under kontraktformularen, vises en ny formular til udstedelse af fakturaen. Denne indeholder allerede alle oplysninger om kontrakten. I formularen kan brugeren kun ændre følgende oplysninger: kundedata fakturadato gyldighedsdato eller indtaste andre noter til følgebrevet til fakturaen. Brugervejledning LYRA 16 Nebula d.o.o., april 2015
Hvis brugeren ændrer oplysninger, bekræftes ændringerne ved at klikke på knappen under formularen. Hvis brugeren indtaster yderligere noter til følgebrevet, bekræftes ændringerne ved at klikke på knappen. Brugeren udsteder fakturaen som pdf-fil ved at klikke på knappen Der er vist et eksempel på en faktura som pdf-fil på næste side. under formularen. Brugeren skal lukke fanen med den tidligere version af fakturaen, hver gang der foretages en ændring, og FØR hver udskrivning af fakturaen som pdf-fil! Brugeren kommer videre til kontraktformularen ved at klikke på knappen. Brugervejledning LYRA 17 Nebula d.o.o., april 2015
Brugervejledning LYRA 18 Nebula d.o.o., april 2015
2.3 GENNEMSE KONTRAKTER Ved hjælp af browseren i modulet gennemse kontrakter kan brugeren gennemse alle kontrakter i databasen, der minimum har status som proformafaktura. Registrerede brugere har adgang til de kontrakter, deres adgang er aktiveret for. Af sikkerhedshensyn logges alle forespørgsler. Browseren består af: en navigationslinje en værktøjslinje med navne på kolonner og datasorteringsfunktioner en liste over kontrakter en værktøjslinje til datafiltrering 2.3.1 Navigationslinjen Under titellinjen med navnet på listen er en værktøjslinje med knapper, der bruges til at navigere i listen over kontrakter for udvidet garanti. Browseren gør det muligt at se 20 linjer samtidigt på skærmen, og den indeholder derfor knapper til navigation i listen. Ved tryk på knappen kommer brugeren til den første side på listen over kontrakter Ved tryk på knappen går listen en side tilbage (mod den første side) Ved tryk på knappen går listen en side frem Ved tryk på knappen kommer brugeren til den sidste side på listen over kontrakter Brugervejledning LYRA 19 Nebula d.o.o., april 2015
Da det er tidskrævende af skifte side én ad gangen, indeholder browseren et tomt vindue, hvor brugeren kan indsætte det sidetal, der skal navigeres til. Følgende vises altid på navigationslinjen: - aktuel side i forhold til det samlede antal sider - antal viste kontrakter i forhold til antallet af kontrakter på listen Navigationslinjen indeholder også knappen, som bruges til at opdatere den aktuelle liste over kontrakter. Dette er især praktisk, når flere brugere anvender programmet samtidig, og en af dem indtaster en ny kontrakt, mens andre gennemser listen. Knappen sørger dermed for, at listen over kontrakter er ajour. 2.3.2 Værktøjslinjen med navne på kolonner og datasorteringsfunktioner Denne værktøjslinje bruges til at sortere kontrakterne på listen. Kontrakterne sorteres som standard efter indtastningsdato eller kontraktnummeret, og den sidst indsatte kontrakt er den første på listen. Browseren gør det muligt at sortere kontrakterne efter alle kolonnerne i stigende eller faldende rækkefølge. Den kolonne, kontrakterne er sorteret efter, er markeret med en pil, der også angiver, om kontrakterne er sorteret i stigende eller faldende rækkefølge. Brugeren kan tilpasse sorteringen på to måder: ved at klikke på kolonnens navn eller ved at klikke på pilen helt til højre ved kanten af kolonnen. Når der klikkes på kolonnens navn, sker sorteringen i stigende rækkefølge. Når der klikkes på pilen til højre for kolonnen, vises en rullemenu. Brugeren vælger den ønskede sorteringsmåde ved at klikke på én af de to valgmuligheder. På billedet nedenfor vises sorteringen efter kundens navn og efternavn. Udover sortering af data kan brugeren bruge browseren til at: flytte kolonnernes position og justere de enkelte kolonners bredde. Brugeren kan flytte en kolonne en position ved at venstreklikke på kolonnens navn, trække den til den ønskede position og slippe museknappen. Brugeren kan justere kolonnens bredde ved at klikke på kolonnens højre kant og udvide eller sammentrække kolonnen ved hjælp af musen. Brugervejledning LYRA 20 Nebula d.o.o., april 2015
2.3.3 Liste over kontrakter De enkelte linjer på listen repræsenterer en kontrakt om UDVIDET GARANTI. Kolonnerne på listen indeholder basisdata for alle kontrakter, og brugeren søger efter den ønskede kontrakt på grundlag af disse data. Listen indeholder følgende data for hver kontrakt: kontraktnr. kundens fornavn og efternavn virksomhed (hvis kunden er en virksomhed) dato for overdragelse af køretøj kontraktfase kundetype (virksomhed eller person) og den sidste kolonne, der indeholder et link til kontraktoplysningerne. Når der klikkes på linket åbn, vises et vindue med formularen med alle indtastede oplysninger. Om brugeren kan ændre oplysningerne formularen eller ej, afhænger af kontraktfasen. Brugeren kan altid udskrive kontrakten, appendikset og fakturaen. 2.3.4 Værktøjslinje til datafiltrering Denne værktøjslinje indeholder de funktioner, som kan bruges, hvis brugeren har en eller flere oplysninger om kontrakten. Værktøjslinjen har også en søgefunktion, der kan anvendes med to forskellige oplysninger: kundens fornavn og/eller efternavn samt kontraktnummeret. Browseren kan foretage intelligent søgning, så brugeren behøver ikke indtaste hele fornavnet, efternavnet eller kontraktnummeret, men blot en del af dette. Når brugeren angiver et fornavn/efternavn på en kunde eller et kontraktnummer og klikker på knappen, begrænser browseren søgningen til en visning, der passer til de indtastede oplysninger. Jo mere nøjagtige de indtastede data er, jo bedre bliver søgeresultaterne. Hvis brugeren vil fjerne søgeresultater, skal han klikke på knappen. Værktøjslinjen til filtrering af data indeholder også knapper, der begrænser listen over kontrakter til dem, der tilhører en bestemt fase. Udover tre (aktive) faser er der en knap til visning af annullerede kontrakter. Brugeren aktiverer datafiltreringen efter kontraktfase (Fase 0, 1, 2 og Annulleret) ved at klikke på den tilhørende knap. Brugeren fjerner datafiltrering ved at klikke på den samme knap. Eksempel: Hvis en bruger kun vil have vist kontrakter i Fase 2, skal han klikke på knapperne»fase 0«,»Fase 1«og»Annulleret«. Hvis en bruger vil fjerne datafiltrering, skal han klikke på alle tre knapper igen. Brugervejledning LYRA 21 Nebula d.o.o., april 2015
3 LYRA MAINTENANCE CONTRACTS 3.1 STARTSIDE Når registrering er gennemført i LYRA MAINTENANCE CONTRACTS, kommer brugeren til startsiden. Der er en menu til venstre, som indeholder link til forskellige moduler i systemet samt til hovedvinduet. Når siden åbnes, vises de seneste meddelelser som standard. Brugeren kan altid få vist disse ved at klikke på linket meddelelser i menuen. Brugeren kan bruge linkene fra menuen til at gennemse vedligeholdelseskontrakterne, indtaste nye kontrakter, gennemse og redigere eksisterende brugere, aktivere nye brugere, redigere og importere prislister, gennemse statistik, overføre kontrakter til SIGMA, gennemse og importere ICM-kontrakter, gennemse og redigere oversættelser osv. Modulet administration kan kun åbnes af systemadministratoren for LYRA. 3.1.1 Genveje Når registreringen er gennemført i LYRA-systemet, vises nogle praktiske link øverst i brugerfladen: Startside Min profil Hjælp Udvidet garanti og Log af. Brugervejledning LYRA 22 Nebula d.o.o., april 2015
Ved tryk på linket Startside går brugeren videre til startsiden for den LYRA-tjeneste, han er logget på. Ved tryk på linket Min profil åbnes et vindue, hvor brugeren kan ændre sin adgangskode. Ændringerne gemmes ved at klikke på knappen. Når der trykkes på linket Vedligeholdelseskontrakt, går brugeren fra programmet LYRA MAINTENANCE CONTRACT til programmet LYRA EXTENDED WARRANTY. Ved tryk på linket Hjælp får brugeren vist brugervejledningen, og ved tryk på linket Log af logges brugeren af systemet. Brugervejledning LYRA 23 Nebula d.o.o., april 2015
3.2 NY KONTRAKT Brugeren aktiverer modulet for at oprette en ny VEDLIGEHOLDELSESKONTRAKT ved at klikke på den venstre museknap på linket ny kontrakt i menuen. Der vises en formular, hvor brugeren indtaster alle de oplysninger, der skal bruges for at oprette en ny kontrakt. Brugervejledning LYRA 24 Nebula d.o.o., april 2015
3.2.1 Formularen Formularen er opdelt i følgende logiske sæt oplysninger. Basiskontraktoplysninger Oplysningerne om kontraktnummer og -fase udfyldes automatisk. Brugeren markerer salgstypen som enten "På udsalg" eller "Almindeligt salg". Alt efter salgstypen angiver brugeren yderligere oplysninger ved at vælge mellem valgmulighederne i rullemenuerne. Der kan ikke vælges en funktion, som ikke findes i rullemenuen. Kundedata I det næste trin indsætter brugeren basisoplysningerne om kunden (personlige oplysninger og virksomhedsoplysninger, hvis kunden er en virksomhed). Hvis kunden allerede findes i databasen, kan denne vælges i rullemenuen. Hvis kunden vælges, udfylder systemet automatisk alle kendte oplysninger om kunden. Ejeroplysninger (hvis forskellige fra kundeoplysningerne) Hvis kunden ikke er ejer af køretøjet, skal brugeren markere feltet Ejeroplysninger. Der vises et vindue, hvor brugeren indtaster de nødvendige ejeroplysninger (person- og virksomhedsoplysninger, hvis ejeren er en virksomhed). Hvis ejeren allerede findes i databasen, Brugervejledning LYRA 25 Nebula d.o.o., april 2015
kan denne vælges i rullemenuen. Hvis ejeren vælges, udfylder systemet automatisk alle kendte oplysninger om ejeren. Oplysninger om køretøjet Brugeren indtaster VIN-nummeret, som skal svare til producentens 17-cifrede standard-vinnummer. Systemet kontrollerer de indtastede data, og hvis nummeret ikke er gyldigt, meddeler systemet, at den nye kontrakt ikke kan oprettes. Brugeren vælger derefter køretøjsmodel i rullemenuen og indtaster køretøjets registreringsnummer. Data om køretøjets klasse og type samt brændstof udfyldes automatisk. Basisdata Brugeren vælger varighed i måneder og antal kilometer i rullemenuen. Systemet udfylder herefter resten af oplysningerne om kontrakten automatisk, da de afhænger af de tidligere angivne parametre. Forhandlerdata Data om forhandleren udfyldes automatisk. Kundeerklæring Hvis brugeren accepterer kontraktens vilkår og betingelser, skal han markere boksen for at bekræfte dette. Når accept af erklæringen er påkrævet, informerer systemet brugeren (ved oprettelse af faktura og før Fase 1 er accept ikke påkrævet). Brugervejledning LYRA 26 Nebula d.o.o., april 2015
Datoer Brugeren indsætter datoen ved at klikke på. Der vises et vindue, hvor brugeren vælger dato ved at klikke på tallet og måned ved at klikke på eller for at flytte tidslinjen henholdsvis en måned tilbage eller frem. Brugeren kan vælge den aktuelle dato ved at klikke på knappen.. 3.2.1.1 Lagring af kontrakten i systemet Når alle oplysninger er indtastet, skal brugeren angive status proformafaktura for fakturaen, så kontrakten kan behandles. Det gøres ved at klikke på knappen. Når dette er gjort, er kontrakten i Fase 0, hvor den kan konverteres til pdf og udskrives. Angående kontraktens status, så giver systemet kun brugeren den valgmulighed, der følger behandlingslogikken, mens andre knapper vises som transparente. Som vist i billedet ovenfor, så kan brugeren, når kontrakten er i Fase 0, gemme ændringer, udskrive kontrakten eller sætte kontrakten i Fase 1. 3.2.1.1.1 Noter til kontrakten Når en kontrakt går i Fase 0 (proformafaktura), vises et nyt vindue over formularen, hvor administratorerne kan indsætte noter. Brugervejledning LYRA 27 Nebula d.o.o., april 2015
Når der klikkes på knappen Tilføj en note, vises et vindue, hvor administratoren kan indsætte en note. Noten gemmes ved at klikke på knappen. Brugervejledning LYRA 28 Nebula d.o.o., april 2015
3.2.2 Vedligeholdelseskontraktens faser Alle kontrakter har flere faser, der nås i følgende rækkefølge: Fase 0... proformafaktura eller et tilbud til kunden Fase 1... forhandleren bekræfter kontrakten Fase 2... den bekræftede kontrakt sendes til datterselskabet (Renault Nordic AB (Renault Denmark eller Renault Sweden) Bekræftelsen af Fase 1, dvs. bekræftelsen af proformafakturaen, kan gemmes et ubegrænset antal gange under den samme kontrakt. Brugeren kan ændre alle oplysninger i kontrakter, der er i Fase 0. Når kontrakten er i Fase 1, kan brugeren ikke klikke på knappen Proformafaktura eller ændre de fleste af oplysningerne i kontrakten. Brugeren kan kun ændre følgende oplysninger: VINnummer, registreringsnummer, kontraktdato og overdragelsesdato for køretøjet. Dette ses tydeligt i formularen, hvor de oplysninger, der ikke kan ændres, vises nedtonet. Betingelserne i Fase 2 er de samme som i Fase 1. Der sendes en elektronisk meddelelse til datterselskabet, og kontrakten overføres til dette og kontrolleres af SIGMAs backend-system. Når kontrakten er bekræftet til Fase 2, modtager administratoren hos datterselskabet en e-mail. For alle kontrakter i Fase 1 og 2 kan brugeren udstede en faktura for solgte tjenester i henhold til prislisten i kontrakten. Brugervejledning LYRA 29 Nebula d.o.o., april 2015
3.2.3 Konvertering af kontrakten til en pdf-fil Når kontrakten er i Fase 0, 1 eller 2, kan den konverteres til en pdf-fil ved at klikke på knappen under formularen. Der vises et eksempel på en kontrakt i pdf-format nedenfor. Udover at udskrive af kontrakten kan brugeren også udskrive standardappendikset ved at klikke på knappen. Appendikset definerer vilkårene og betingelserne for tjenesten MAINTENANCE CONTRACT. Brugeren skal lukke fanen med den tidligere version af kontrakten, hver gang der foretages en ændring, og FØR hver udskrivning af kontrakten som pdf-fil! Brugervejledning LYRA 30 Nebula d.o.o., april 2015
3.2.4 Udstedelse af faktura som pdf-fil Fakturaen kan først udstedes, når kontrakten er gemt i Fase 1 eller 2. Når der klikkes på knappen under kontraktformularen, vises en ny formular til udstedelse af fakturaen. Denne indeholder allerede alle oplysninger om kontrakten. I formularen kan brugeren kun ændre følgende oplysninger: kundedata fakturadato gyldighedsdato eller indtaste andre noter til følgebrevet til fakturaen. Brugervejledning LYRA 31 Nebula d.o.o., april 2015
Hvis brugeren ændre oplysninger, bekræftes ændringerne ved at klikke på knappen under formularen. Hvis brugeren indtaster yderligere noter til følgebrevet, bekræftes ændringerne ved at klikke på knappen. Brugeren udsteder fakturaen som pdf-fil ved at klikke på knappen Der er vist et eksempel på en faktura som pdf-fil på næste side. under formularen. Brugeren skal lukke fanen med den tidligere version af fakturaen, hver gang der foretages en ændring, og FØR hver udskrivning af fakturaen som pdf-fil! Brugeren kommer videre til kontraktformularen ved at klikke på knappen. Brugervejledning LYRA 32 Nebula d.o.o., april 2015
Brugervejledning LYRA 33 Nebula d.o.o., april 2015
3.3 GENNEMSE KONTRAKTER Ved hjælp af browseren i modulet gennemse kontrakter kan brugeren gennemse alle kontrakter i databasen, der minimum har status som proformafaktura. Registrerede brugere har adgang til de kontrakter, deres adgang er aktiveret for. Af sikkerhedshensyn logges alle forespørgsler. Browseren består af: en titellinje en navigationslinje en værktøjslinje med navne på kolonner og datasorteringsfunktioner en liste over kontrakter en værktøjslinje til datafiltrering 3.3.1 Navigationslinjen Under titellinjen med navnet på listen er en værktøjslinje med knapper, der bruges til at navigere i listen over vedligeholdelseskontrakter. Browseren gør det muligt at se 20 linjer samtidigt på skærmen, og den indeholder derfor knapper til navigation i listen. Ved tryk på knappen kommer brugeren til den første side på listen over kontrakter Ved tryk på knappen går listen en side tilbage (mod den første side) Ved tryk på knappen går listen en side frem Ved tryk på knappen kommer brugeren til den sidste side på listen over kontrakter Brugervejledning LYRA 34 Nebula d.o.o., april 2015
Da det er tidskrævende af skifte side én ad gangen, indeholder browseren et tomt vindue, hvor brugeren kan indsætte det sidetal, der skal navigeres til. Følgende vises altid på navigationslinjen: - aktuel side i forhold til det samlede antal sider - antal viste kontrakter i forhold til antallet af kontrakter på listen Navigationslinjen indeholder også knappen, som bruges til at opdatere den aktuelle liste over kontrakter. Dette er især praktisk, når flere brugere anvender programmet samtidig, og en af dem indtaster en ny kontrakt, mens andre gennemser listen. Knappen sørger dermed for, at listen over kontrakter er ajour. 3.3.2 Værktøjslinjen med navne på kolonner og datasorteringsfunktioner Denne værktøjslinje bruges til at sortere kontrakterne på listen. Kontrakterne sorteres som standard efter indtastningsdato eller kontraktnummeret, og den sidst indsatte kontrakt er den første på listen. Browseren gør det muligt at sortere kontrakterne efter alle kolonnerne i stigende eller faldende rækkefølge. Den kolonne, kontrakterne er sorteret efter, er markeret med en pil, der også angiver, om kontrakterne er sorteret i stigende eller faldende rækkefølge. Brugeren kan tilpasse sorteringen på to måder: ved at klikke på kolonnens navn eller ved at klikke på pilen helt til højre ved kanten af kolonnen. Når der klikkes på kolonnens navn, sker sorteringen i stigende rækkefølge. Når der klikkes på pilen til højre for kolonnen, vises en rullemenu. Brugeren vælger den ønskede sorteringsmåde ved at klikke på én af de to valgmuligheder. På billedet nedenfor vises sorteringen efter kundens navn og efternavn. Udover sortering af data kan brugeren bruge browseren til at: flytte kolonnernes position og justere de enkelte kolonners bredde. Brugeren kan flytte en kolonne en position ved at venstreklikke på kolonnens navn, trække den til den ønskede position og slippe museknappen. Brugeren kan justere kolonnens bredde ved at klikke på kolonnens højre kant og udvide eller sammentrække kolonnen ved hjælp af musen. 3.3.3 Liste over kontrakter De enkelte linjer på listen repræsenterer en vedligeholdelseskontrakt. Kolonnerne på listen indeholder basisdata for alle kontrakter, og brugeren søger efter den ønskede kontrakt på grundlag af disse data. Listen indeholder følgende data for hver kontrakt: kontraktnr. kundens fornavn og efternavn virksomhed (hvis kunden er en virksomhed) dato for overdragelse af køretøj Brugervejledning LYRA 35 Nebula d.o.o., april 2015
kontraktfase kundetype (virksomhed eller person) og den sidste kolonne, der indeholder et link til kontraktoplysningerne.. Når der klikkes på linket åbn, vises et vindue med formularen med alle indtastede oplysninger. Om brugeren kan ændre oplysningerne formularen eller ej, afhænger af kontraktfasen. Brugeren kan altid udskrive kontrakten, appendikset og fakturaen. 3.3.4 Værktøjslinje til datafiltrering Denne værktøjslinje indeholder de funktioner, som kan bruges, hvis brugeren har en eller flere oplysninger om kontrakten. Værktøjslinjen har også en søgefunktion, der kan anvendes med to forskellige oplysninger: kundens fornavn og/eller efternavn samt kontraktnummeret. Browseren kan foretage intelligent søgning, så brugeren behøver ikke indtaste hele fornavnet, efternavnet eller kontraktnummeret, men blot en del af dette. Når brugeren angiver et fornavn/efternavn på en kunde eller et kontraktnummer og klikker på knappen, begrænser browseren søgningen til en visning, der passer til de indtastede oplysninger. Jo mere nøjagtige de indtastede data er, jo bedre bliver søgeresultaterne. Hvis brugeren vil fjerne søgeresultater, skal han klikke på knappen. Værktøjslinjen til filtrering af data indeholder også knapper, der begrænser listen over kontrakter til dem, der tilhører en bestemt fase. Udover tre (aktive) faser er der en knap til visning af annullerede kontrakter. Brugeren aktiverer datafiltreringen efter kontraktfase (Fase 0, 1, 2 og Annulleret) ved at klikke på den tilhørende knap. Brugeren fjerner datafiltrering ved at klikke på den samme knap. Eksempel: Hvis en bruger kun vil have vist kontrakter i Fase 2, skal han klikke på knapperne»fase 0«,»Fase 1«og»Annulleret«. Hvis en bruger vil fjerne datafiltrering, skal han klikke på alle tre knapper igen. Brugervejledning LYRA 36 Nebula d.o.o., april 2015