Redegørelse Forvaltning: Sekretariat Møde vedr.: Redegørelse Lejerbo Randers Mødested: Laksetorvet, lokale E 3.11 Mødedato: 21-11-2016 Sendes til: Lejerbo Deltagere: Fra Lejerbo Randers: Formand Carsten Gylling, næstformand Bent Hansen Fra administrationen: forretningsfører Pia Hesselvig Fra Randers Kommune: Sidsel Homann Jørgensen, sekretariatschef i Miljø og Teknik, Tine Braüner Jung, den boligsociale enhed, jurist Lene Holdtdal og jurist Inge Qvortrup, tilsynet med almene boliger. Randers Kommune havde indbudt Lejerbo Randers til styringsdialogmøde med følgende dagsorden: 1. Velkomst 2. Boligorganisationens økonomi i. Arbejdskapital ii. Dispositionsfond iii. Trækningsret iv. Tab ved lejeledighed og fraflytning b. Forvaltningsrevision 3. Afdelingernes økonomi i. Afvikling af resultatkonti ii. Tilskud fra boligorganisationen iii. Underfinansierede arbejder b. Henlæggelser 4. Status for sammenlægning af Lejerbo Randers og Lejerbo Møldrup 5. Renovering og nybyggeri a. Status for Blomsterparken b. Status på igangværende renoveringsprojekter c. Kommende projekter 6. Boligsocial styringsdialog a. Orientering om ny social boligstrategi i Randers Kommune 7. Eventuelt 1. Velkomst: Tilsynet indledte med at kondolere over forhenværende formand Lars Baks død.
Boligorganisationen oplyste, at der har været afholdt ekstraordinær repræsentantskabsmøde, hvor Carsten Gylling er valgt som ny formand i stedet for Lars Bak, og Bent Hansen er valgt som ny næstformand i stedet for Carsten Gylling. 2. Boligorganisationens økonomi: Årets resultat var et underskud på ca. 93.000 kr., der dækkes af arbejdskapitalen. Årsagen til underskuddet skyldes primært øgede udgifter til møder og kontorhold Det har været et økonomisk roligt år, hvor der ikke er sket noget, der kræver særlig opmærksomhed. Revisionspåtegning er uden forbehold. Der er uomtvistelig god sikkerhed for boligorganisationens anbringelse af afdelingernes midler, og dispositionsfondens og afdelingens midler kan til enhver tid med kort varsel gøres likvide til anvendelse efter deres formål. Arbejdskapitalen er steget en lille smule i forhold til sidste år. Der opkræves fortsat særlige bidrag fra afdelingerne til denne. Der er udarbejdet en prognose for arbejdskapitalens udvikling til og med 2024 med fortsat forøgelse, hvilket tilsynet finder positivt. Dispositionsfonden er velpolstret, og saldo er over maksimumgrænsen, hvorfor der ikke indbetales til denne. Der ydes store tilskud til afdelingerne, i regnskabsåret udgjorde det ca. 890.000 kr. Tilskud ydes til planlagte arbejder som del af en helhedsplan/renovering eller efter konkret ansøgning fra afdelingerne. Afdelingen udarbejder typisk ansøgning i samarbejde med driftschefen, hvorefter ansøgning sendes til organisationsbestyrelsen til godkendelse. Der gives bl.a. tilskud til øgede henlæggelser, i de sidste år har det primært været til dækning af udgifter til bygningsmæssige udfordringer eller fx molokker, hvortil der ikke har været henlagt til. Tilskuddet er et alternativ til indhentelse af ekstern finansiering og ydes enten som rent tilskud eller som lån. Tilsynet kan tilslutte sig, at det er en udmærket ide, da det er billigere for afdelingerne, og da der er en stor velpolstret dispositionsfond. Det er dog vigtigt, at der hele tiden er fokus på størrelsen af dispositionsfondens disponible del. Der er i øjeblikket kendskab til et par kommende, forventede projekter i Tøjhushavekvarteret, pga. jordbundsforholdene. Tilsynet noterer sig, at der ved tilsagn om tilskud tages stilling til, om dispositionsfonden kan bære udgiften, og Tilsynet er betryggede ved måden, det kører på. Der er i året også givet tilskud til lejetab, ca. 1,5 mio. kr., og der er budgetteret med dette også i årene fremover.
Trækningsret i Landsbyggefonden udgør godt 4 mio. kr. Der foreligger tilsagn om 600.000 kr. til afdeling 013-0, Jyllandsgade, som forventes hjemtaget i forbindelse med projektets afslutning, forventeligt i februar 2017. Tab ved lejeledighed og fraflytning udgjorde samlet set ca. 1,5 mio. kr. i 2015. 3 afdelinger har markering af kritiske nøgletal ved tab ved lejeledighed. Det er primært i Jyllandsgade, hvor der har været nogen lejeledighed som følge af den gennemgribende renovering af afdelingen. Der har været genhuset beboere, der efterfølgende vælger at flytte til en anden lejlighed. Boligorganisationen forventer ingen problemer med genudlejning, når byggeriet først er afsluttet. Derudover er der ikke generelt problemer med tab ved lejeledighed. Pr. dags dato er der et ledigt lejemål i Marienlundsgade, som er en garage, og 8 ledige lejemål i Jyllandsgade. De 8 ledige i Jyllandsgade er ude i tilbud nu, og forventes at være lette at udleje, når byggeprojektet er færdiggjort. Der markeres for kritiske nøgletal for fraflytning i 2 afdelinger. Der er primært tale om enkeltstående sager, hvor en beboer ikke kan betale. Udgiften afskrives regnskabsmæssigt, men der følges op på inddrivelse ved overdragelse til et professionelt inkassokontor (Linddorf). Generelt er der en solid økonomi i boligorganisationen, hvilket tilsynet finder positivt. b. Forvaltningsrevision: Lejerbo, Randers følger Lejerbo Danmarks forvaltningsrevision. Der foreligger særskilt notat herom, der viser, at Lejerbo Randers administreres efter kravene til sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Forvaltningsrevisionen er således uden bemærkninger. Sidste år blev muligheder for forvaltningsrevision for de enkelte boligorganisationer under Lejerbo Danmark drøftet. Der er ingen konkrete planer om dette, men de fokusområder, der ligger i forvaltningsrevisionen indgår som en del af visioner og målsætninger for den enkelte boligorganisation, hvilket der løbende arbejdes med. Der er ligeledes fokus på effektiviseringskravene, som forudsat landspolitisk. Disse målsætninger er specifikke i forhold til Lejerbo Randers. Organisationsbestyrelsen er netop ved at godkende de endelige visioner for Lejerbo Randers. Aftalt, at notat om visioner og målsætninger sendes til tilsynet, når det er godkendt. Boligorganisationen oplyste, at der blandt andet er sat visioner op om, at der skal være økonomisk ansvarlighed, herunder også på vedligehold, hvor standarden skal overholdes, men på den økonomisk mest ansvarlige måde. Dette sikres blandt andet ved ét årligt eftersyn af ejendommene i forbindelse med markvandringer og opdatering af drifts- og vedligeholdelsesplaner. Organisationsbestyrelsen er altid repræsenteret på disse markvandringer.
En af opmærksomhedspunkterne er, at der skal være fokus på, at henlæggelserne er i overensstemmelse med drifts- og vedligeholdelsesplanerne, så der ikke skal ske genopretning af henlæggelserne igen om få år. Der er således fokus på henlæggelsesniveauet og sammenhængen med vedligeholdelse. Tilsynet finder dette positivt. Herudover deltager organisationsbestyrelsen i afdelingsmøder også for at lette den beboerdemokratiske proces og hjælpe på forståelsen for behovet for henlæggelser. 3. Afdelingernes økonomi Der er i året 4 afdelinger med underskud, resten har overskud. Der er endvidere 4 afdelinger med opsamlet underskud og 10 afdelinger med opsamlet overskud, hvilet svarer til sidste år, men den samlede saldo på negative resultatkonti har været nedadgående, hvilket tilsynet finder positivt. Alle resultatkonti afvikles i overensstemmelse med loven over 3 år. Årsagerne til underskud henholdsvis overskud skyldes forskellige faktorer. Organisationsbestyrelsen oplyser, at der kun i ganske særlige tilfælde gives tilskud til afvikling af underskud, da udgangspunktet er, at afdelingerne selv skal medvirke til at afvikle et underskud, som de har genereret. Så vil boligorganisationen hellere støtte med konkrete projekter i afdelingen, hvis det er nødvendigt. Det gøres selvfølgelig ansvarligt i forhold til afdelingens økonomi. Administrator oplyser, at der er ved at blive udarbejdet udvendige råderetskataloger. Det foregår ved, at afdelingsbestyrelsen inviteres til et dialogmøde, hvor de kan komme med forslag til udkast til råderetskatalog. Det færdige udkast vedtages efterfølgende på et afdelingsmøde og i organisationsbestyrelsen. Målet er at opnå ensartethed samt en lettelse i forhold til mængden af ansøgninger om diverse mindre projekter. Endeligt forventes det også at minimere behovet for reetablering i forbindelse med fraflytninger, da der opnås en bedre styring. Der er i året ydet tilskud til afdelingerne på ca. 1,5 mio. kr., jf. også ovenfor under punkt 2 a. I forbindelse med plan om genopretning af nogle afdelingers henlæggelser følges denne, og de resterende tilskud til øgede henlæggelser er udløbet planmæssigt i 2016. Genopretningen er således afsluttet. Der er 7 afdelinger med underfinansierede projekter. Administrationen oplyser, at den resterende underfinansiering afvikles regnskabsmæssigt. Der er anvendt muligheden for at låne i egne midler, hvor det er økonomisk forsvarligt. Det vurderes konkret ved hver sag, og tillades hvis afdelingen har penge til det. Det kan fx være henlæggelser, der er budgetteret anvendt i 2025, som udlånes til egen afdeling og afvikles inden de skal anvendes.
På sidste års styringsdialog blev en eventuel sammenlægning af afdeling 775 Marienlundsgade/Niels Brocksgade og afdeling 692 Tøjhushavevej drøftet. Målet er fortsat en sammenlægning på sigt af hensyn til at fremtidssikre afdelingerne økonomisk, men det er endnu ikke beboerdemokratisk godkendt. Der arbejdes med processen løbende. Der er afdelingsbestyrelser i alle boligorganisationens afdelinger, med undtagelse af en. Det er godt, og over gennemsnittet. b. Henlæggelser: Drifts- og vedligeholdelsesplanerne følges, og der henlægges i overensstemmelse hermed. Revisor bemærker, at afdeling 714, Lene Bredahls Gade ikke har tilstrækkelige henlæggelser til at dække udgifter til periodisk og planlagt vedligeholdelse og tab ved fraflytning. Dette skyldes, at afdelingen har et efterslæb fra tidligere ikke godkendte budgetter og en lidt tumultagtig opstart. Men der arbejdes med det, og det forventes at falde på plads. Der er fokus på, at huslejestigningerne ikke bliver for store på en gang. Boligerne i afdelingen er dyre i drift, hvilket er en generel udfordring ved denne boligtype (handicapboliger). Henlæggelser til tab ved fraflytning opkræves fuldt ud. 4. Status for sammenlægning af Lejerbo Randers og Lejerbo Møldrup: Status er, at der fortsat arbejdes med materiale til godkendelse af sammenlægning af boligorganisationerne. Det er lige ved at blive afsluttet. Der mangler alene nogle få afklaringer. Landsbyggefonden er medvirkende i arbejdet og har godkendt planerne. Som en del af helhedsplanerne ydes der blandt andet også driftsstøttelån til genopretning af økonomien i de mest trængte afdelinger. Der arbejdes også med frasalg af nogle få boliger, og dette er principielt godkendt af de relevante parter. Materialet indsendes til tilsynet, når det er klart, forventeligt inden årsskiftet. Derefter vil der blive indkaldt til nye repræsentantskabsmøder med godkendelse af sammenlægningen på dagsordenen. 5. Renovering og nybyggeri: a. Status for Blomsterparken: Hele projektet er sat i udbud. Fristen for indsendelse af bud er i starten af december, hvorefter der opnås et bedre samlet overblik over økonomien i projektet. Der er lavet nogle ændringer i forhold til facadebeklædning. Baggrunden er, at der skal findes besparelser for i alt ca. 2 mio. De er fundet blandt andet ved at adskille udbud af vej og kloaker fra
det resterende samt at ændre på facadebeklædningen. En ændring af facadebeklædningen kræver en dispensation fra lokalplanen. Kommunens planafdeling har oplyst, at vurderingen af, om der kan gives dispensation fra lokalplanen er under behandling. Bestyrelsen har tidligere forventet, at projektet kunne være klart til godkendelse af skema B i oktober, men der er sker forskellige ting, som har udsat processen. b. Status på igangværende projekter: Renoveringsprojekt i afdeling 013-0, Jyllandsgade, nærmer sig en afslutning. Forventet afslutning i februar 2017, afhængigt af vejret (etablering af udenomsarealer). Alle boliger er desuden blevet skimmelrenoveret. Dette har medført en ekstra udgift på ca. 1,7 mio. kr., som forventes dækket af Landsbyggefonden. Landsbyggefonden har dog endnu ikke givet endeligt tilsagn om dette. Tilsagn/svar fra Landsbyggefonden på dette indsendes til tilsynet, hvis det foreligger. Hovedbestyrelsen udtaler, at afdelingen bliver rigtig fin, og afdelingsbestyrelsen er meget positive. Der har været genhuset 3 opgange i en længere periode i forbindelse med renoveringen. En del af disse lejemål skal udlejes til nye beboere, da lejlighederne er blevet større/dyrere. Alle de tidligere lejere er flyttet til andre boliger i Lejerbo Randers. Der sker således en ændring i afdelingens beboersammensætning. I afdeling 323-0, Grundfør og Vitten er projektet med etablering af fjernvarme afsluttet for så vidt angår Grundfør. Et lignende projekt forventes muligvis gennemført i Vitten i sommeren 2018, afhængigt af, hvornår fjernvarmen når dertil. Der er givet tilskud fra boligorganisationen til Grundførs projekt på grund af afdelingens økonomi. Normalt kan sådanne projekter gennemføres ved træk på afdelingens vedligeholdelseskonto, men afdelingen er lille, og det var flere oliefyr, der skulle skiftes på én gang, hvorfor der blev givet tilskud. Der er ingen konkrete store renoveringsprojekter på vej. I afdeling 229-0 Løvenholmvej er der løbende ad hoc projekter, efterhånden som de opstår og kan gennemføres, fx ved lejeskift. c. Kommende projekter: Sidsel Homann indledte med at oplyse om kommunens udvikling af nye projekter, som vi er glade for, at Lejerbo også har medvirket aktivt til. Der er ved at blive udarbejdet en samlet social boligstrategi i Randers Kommune. Der er et behov for boliger til borgere, der har svært ved selv at fastholde en bolig. Samtidig vil kommunen sikre, at der bygges de rigtige, gode og solide boliger, der efterspørges, også for fremtiden. Tanken er at få koblet det sociale aspekt med i byggeprocessen af nye boliger. Status er, at den statslige pulje, kommunen har fået til etablering af nye, små boliger har betydet, at processen er forlænget lidt. Byrådet forventes at tage stilling til, hvorvidt der skal etableres små
billige boliger i januar 2017. Hvis der skal prioriteres små, nye boliger med tilskud fra staten, vil processen blive forholdsvis intens, da tilsagn om skema A i givet fald skal være givet inden udgangen af 2017. Tilsynet sørger for at give besked til boligorganisationerne hurtigst muligt, når der er truffet beslutning om, hvilke boligtyper Randers Kommune ønsker opført. Lejerbo oplyser, at alle deres allerede indsendte projekter fortsat er aktuelle. 6. Boligsocial styringsdialog. Kommunen indledte med at udtrykke tilfredshed med, at der generelt er et rigtig godt samarbejde om boligerne på Rindsvej. Kommunen er blevet orienteret om, at Flemming er stoppet. Lejerbo sørger for at give besked, når der er ansat en ny person i tilsvarende stilling. Lejerbo er altid velkomne til at ringe eller skrive til den boligsociale enhed, hvis der er behov for det. I forhold til anviste boliger, er der en aftale om, at Randers Kommune får besked inden rykker 2, altså mellem rykker 1 og rykker 2. Rykker 1 er mere eller mindre automatisk. Lejerbo Randers har aftalt med advokat, at ved sager med manglende betaling af rykker 1 kontaktes kommunen, og der gives en frist på 5 dage, førend der gives yderligere. Lejerbo undersøger, om der er mulighed for at give besked allerede ved rykker 1 for så vidt angår de anviste boliger. 7. Eventuelt Intet under eventuelt.