Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling 1-1011 Toftegård Dato: 14. august 2014 kl. 18.00-20.30 Til stede: Martin Baden, Henning L. Eriksen, Jette Birksø Larsen, Jeanette Andersen. og Rene Dalin. Fra adm.: driftschef Poul Erik Ottosen (PEO) Afbud: Charlotte Kaysen, Anne Bech, Referent: Poul Erik Ottosen Referat sendt ud den 25. august 2014 Referat Ingen kommentarer til sidste referat. Meddelelser fra formand byggesagen og driftssamarbejdet Driftssamarbejde: Administrationen uddyber under administrationens punkt. Forslag til ny husorden blev omdelt og enkelte punkter diskuteret. Afdelingsbestyrelse melder tilbage til formanden, såfremt der er forslag til ændringer, meget hurtigt. Driften sætter herefter forslaget op til afdelingsmødet. Samarbejdet med afd. 1041 Toftegård Tag blev vendt. Der stilles et fælles forslag i de 2 afdelinger om fælles afdelingsbestyrelse. Forslaget skal ses i lyset af, at det kan være vanskeligt at få valgt afdelingsbestyrelsen på 3. salen samt at der er stor sammenfald i interesser for de 2 afdelinger. Tagboligerne afholder deres ordinære afdelingsmøde den 22. september 2014 i beboerhuset Sønderlundvej 22. Martin Baden deltager fra afd. 1011 Toftegård. Forslaget blev godkendt af afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen sørger selv for øl og vand til afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsen mødes kl. 18.30, grundet udskiftninger i afdelingsbestyrelsen samt eventuel kommende fællesbestyrelse skal der gerne findes 4 kandidater inden mødet. Byggesag Der er pt. intet nyt vedrørende vinduessagen eller byggeskadesagen. Meddeler fra administrationen Der er fremkommet beregning og tilbud på en vandspare foranstaltning i forbindelse med montering af vandmålere. Inve-
steringen på kr. 3.048.370 forventes at kunne tjenes hjem på 3,8 år ved et mindre forbrug på 20 %. Der indhentes 2 nye tilbud med henblik på snarlig igangsætning. Forslaget fremlægges eventuelt på afdelingsmødet sammen med vinduerne. Vinduer Pris på en vinduesudskiftning skal foreligge til afdelingsmødet i september, således at forsamlingen kan orienteres om kommende ekstraordinære afdelingsmøde om dette punkt. Tilbuddet skal også indeholde vinduer i kældre, opgange og nyt låsesystem. Der skal medtages entredøre som selvstændig pris. Oplægget præsenteres på byggeudvalgsmødet den 28. august 2014. Barnevognsramper Der er indkommet 2 ansøgninger på barnevognsramper ved Sønderlundvej 31/33 og Sønderlundvej 23. Afdelingsbestyrelsen godkendte monteringen af disse. Afdelingsbestyrelses lokale Der er igen vandskade i afdelingsbestyrelseslokalet beliggende Gåseholmvej 85. Der er opsat affugtere. Lokalet forventes udtørret og klar til brug igen omkring 1. september 2014. Driften ser på foranstaltninger i trappeløbet, således at problemet minimeres. Styringsdialog Driften orienterede om den kommende styringsdialog, materialet kan ses via link på X3B. Afdelingsbestyrelsen opfordres til at komme med eventuelle input og kommentarer inden den 7. september 2014. Der afholdes møde med afdelingerne den 27. september 2014 i Toftegårdens lokaler Sønderlundvej 22. Afdelingsbestyrelsesundersøgelse Afdelingsbestyrelsesundersøgelsen blev gennemgået i hovedpunkter. Afdelingsbestyrelsen kunne fremkomme med yderligere kommentarer til punkter man mener, bør ændres eller forbedres. - Administrationen virker teknologisk lang bagefter. - Der mangler en bedre kontakt til ejendomskontoret. Ønske om e-mailkorrespondance og andre muligheder for kontakt uden for normal kontortid Driftssamarbejde Driften orienterede om overordnede mål, som blev fremlagt på mødet den 12. august 2014 med repræsentanter fra afdelingsbestyrelser i nyt driftsområde. Afdelingsbestyrelsen var positiv, 2
men ønsker som udgangspunkt følgende fordeling: - Ejendomskontor iht. lejemål. - Personale og maskinpark iht. M² areal af afdelinger. Driftssamarbejdet ønskes igangsat pr. 1. januar 2015. Eventuel varsling af personale i de forskellige afdelinger afklares økonomisk internt i henholdsvis Martins Gård og de afdelinger som pt. varetages af Toftegården. Der stilles forslag til afdelingsmødet i september om formalisering af samarbejdet. egain Administrationen orienterede om systemet egain, som er et energioptimeringssystem, som overbygning på eksisterende CTS styring. Grundet afdelingens gradvise ombygning af varmecentraler, vil det ikke være rentabel på nuværende tidspunkt, da det kun kan bruges optimalt i ¼ - ½ af afdelingen. Pkt. tages op igen, når det skønnes mere relevant. Sociale indberetninger Driften sender en opmærksomhedshenvendelse til Herlev Kommune om ældre lejere, som har behov for hjælp. Driften hører altid gerne om forhold som Herlev Kommunes opmærksomhed bør henledes på. Forbrug Driften fremlagde kort forbruget på vedligeholdelseskonto 115 og 116 for 2014 frem til august 2014. Konto 115: Forbrugt kr. 66.252 af et budget på kr. 730.770. Konto 116: Forbrugt kr. 3.030.411 af et budget på kr. 21.902.000, hvoraf kommende vindues- og opgangsdøre udskiftning er afsat med kr. 16.000.000, der skal lånefinansieres. Der er således kun kr. 2.869.589 tilbage af årsbudget. Energiforbruget for 2014 blev gennemgået. Elforbruget: Følger budgettet over året. Vandforbruget: Merforbrug i maj og juli. Varmeforbruget: Ligger meget fint i hele 2014. 3
3B Intet. Accepter Ingen. Klager Henvendelse til afdelingsbestyrelsen om beskæring af Dronningebusken ved beboerhuset. Herlev Kommune Intet nyt vedrørende Madam Skrald-ordningen. Driften følger op på kravet til ombygningen. Nedsatte udvalg: Cykelstativer Der er ønske om opsætning af yderligere cykelstativer ved Gåseholmvej 91-93, Gåseholmvej 85 samt ved Gåseholmvej 95-99, da der er stigning i antal cykler. Pergola Der har været ønsker om en pergola med bord/bænk. Behov og eventuel placering fastlægges over efteråret af afdelingsbestyrelsen. Beboerarrangementer Zumba opstarter den 22. september 2014. Der er åben for tilmelding. Julearrangement med dekorationer, gløgg og æbleskiver planlægges til slutningen november 2014. Arrangementet for unge planlægges til i starten af 2015. Den 11. september 2014 fejrer Cafe Harlekin 12 års fødselsdag med særlig god mad. Erindringsliste Liste gennemgås for opfølgning. Nyhedsbrev/hjemmeside Afventer valg af ny afdelingsbestyrelse. Meddelelser fra varmemesteren Containere Afdelingsbestyrelsen påpegede, at låget på containeren har manglet i 6 uger ved Engløbet. VM 4
Romaer Der er blevet observeret romaer rundt i afdelingen, de roder og har opholdt sig i banebedet mellem Sønderlundvej 11 og 25. Administrationen oplyste, at banebedet er blevet ryddet for romaernes huler, hvor de havde overnattet. P-pladser Der udarbejdes en general skrivelse om parkering inden for de opmærkede områder. Der skal igangsættes opmærkning af P- båse i de forskellige gårde. VM. Træer Træerne ved Sønderlundvej 9-17 beskæres eller fjernes i bedet mod det grønne areal samt frugttræer og andre træer, som giver gener ned på de parkerede biler. Beskæringen foretages under hensyntagen af, at der skal bevares grønne træer og plantes 2 nye træer for, hvert træ der fjernes. Beboerhus Omfanget af udskiftningen af køkkenet i beboerhuset aftales med Allan. Der skal være opmærksomhed omkring de indgåede samarbejdsaftaler af 3B med Vordingborg Køkkenet, Designa og HTH. Infobasen \ Afdelinger \ Indkøb \ Rabataftaler øvrige \ Næste møde - 2014 2. september 2014 - afdelingsmøde kl. 19.00 6. oktober 2014. 18. november 2014. 5