Page 1 of 12 Sæby Kommune Referat Økonomiudvalget Ordinært møde Mødedato tirsdag den 14. september 2004 Tidspunkter 10:00-12:00 Lokale Mødelokale 2 Fraværende Bemærkninger
Page 2 of 12 Indholdsfortegnelse 336. 1. behandling af budget 2005 og overslagsårene 2006-2008 Åben sag 337. Forbedring af tilgængelighed i Afdeling 27, Laurits Christensens Vej 1-51, Åben sag Sæby, Boligforeningen af 1942 338. Optagelse af realkreditlån i afd. 5 - Grønnevænget 15-27, Chr Pedersensvej Åben sag 37-45, Sæby, Boligforeningen af 1942 339. Optagelse af realkreditlån i afd. 7 - Søndermarksvej 3-13, Sæby, Åben sag Boligforeningen af 1942 340. Salg af almen bolig - Bymarken 9, Dybvad - Boligselskabet NordBo Åben sag 341. Anlægsregnskab for nyt bibliotek i Sæby Åben sag 342. Regnskab Sæby Kursus Center (ophør) Åben sag 343. Registering af fysiske aktiver og omkostningsregistrering - Åbningsbalance Åben sag pr. 1. januar 2004 344. Salgssag Lukket sag 345. Eventuelt Lukket sag 346. Forslag til Lokalplan 4.97.0, Centerområde på elværksgrunden ved Åben sag Sæbygårdvej og Sophus Falcks Vej 347. Hjælpemidler - plejesenge Åben sag
Page 3 of 12 336. 1. behandling af budget 2005 og overslagsårene 2006-2008 J.nr.: 00.01S02 Sagsident: 04-0209 Sbh. CF/cep Åben sag af budget 2005 samt overslagsårene 2006 2008 til Byrådets 1. behandling Økonomiudvalget indstiller budgetforslag til år 2005 og overslagsårene 2006-2008 til Byrådets 1. behandling. 337. Forbedring af tilgængelighed i Afdeling 27, Laurits Christensens Vej 1-51, Sæby, Boligforeningen af 1942 J.nr.: 03.03.01G01 Sagsident: 03-0742 Sbh. TF/gc Åben sag Boligforeningen af 1942 meddeler, at afdeling 27 har godkendt et byggeprojekt med forbedring af tilgængelighed i afdelingen ved montering af 2 elevatorer og deraf følgende ændringer af facade i trappe- og elevatortårne, forbedring af adgangsforhold og lysindfald m.m. Boligforeningen har fremsendt projektforslag med skema A med bilag til Landsbyggefonden, og kommunen har fået kopi heraf. Boligforeningen anmoder om kommunens godkendelse af projektet. Referat fra beboermødet den 15. juni 2004, hvor projektet blev godkendt med en lejestigning på 5%, når elevator er færdig. Huslejen udgør da 594,30 kr. pr, m² boligforeningens projektbeskrivelse, som er godkendt på beboermødet notat fra Niras med beskrivelse af og overslag på projektet samt tilbud på personløftere og facade på trappe- og elevatortårne (solskærme) oversigt over projektets økonomi og underskrevet skema A for projektet afdelingens driftsregnskab for 2003 budget for 2005 godkendt på beboermøde den 15. juni 2004 Boligforeningen oplyser i forbindelse med beskrivelse af projektet, at der er risiko for tab ved lejeledighed og fraflytninger som følge af ringe tilgængelighed og kommende konkurrence fra et nyt boligprojekt, der får en tilsvarende ideel beliggenhed for boligsøgende uden børn og væsentlig bedre tilgængelighed. Afdeling 27 bebos hovedsagligt af enlige eller par uden børn, idet afdelingens placering i Sæbys bykerne gør afdelingen mindre egnet til børnefamilier. Løsningen af vanskelighederne med udlejningen vil være opsætning af 2 elevatorer, idet ejendommens udformning betyder, at en elevator kun kan servicere ca. halvdelen af boligerne, og at trappetårne ændres, så tilgængelighed og lysindfald forbedres, for bl.a. kørestolsbrugere. Udbudsformen er begrænset udbud hovedentreprise og fagentreprise. Udgifterne til projektet udgør 1.868.000 kr. Landsbyggefonden har afsat beløb til støttede lån på 1.700.000 kr. og forventer, at projektet gennemføres i 2004. Landsbyggefonden har oplyst, at kommunen alene kan komme ud for at skulle stille garanti for belåningen ud over 80% af ejendomsværdien på grundlag af en konkret garantiberegning, udført af det långivende realkreditinstitut. Realkredit Danmark har meddelt, at garantikrav til kommunegarantien er 100%, da belåningen er ud over 80% af den ejendomsværdi, kreditforeningen har vurderet ejendommen til. Teknisk Forvaltnings, Drifts- og Forsyningsafdelingen har ingen bemærkninger til projektet. Bygge- og Byplanafdelingen har intet at bemærke til det foreliggende materiale. Der skal dog søges om byggetilladelse, og først i den forbindelse vil projektet kunne detailvurderes. Økonomifunktionen oplyser, at Sæby Kommune i forbindelse med opførelsen af afdelingen har påtaget sig en re-
Page 4 of 12 garantiforpligtelse for en del af et lån på opr. 16.012.400 kr. Garantiforpligtelsen udgør 2.728.368,58 kr. pr. 31. december 2003. I henhold til Bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelser af garantier m.m. (Indenrigsministeriets bekendtgørelse nr. 295 af 26. april 2001) vil der ikke være noget til hinder for at imødekomme ansøgningen om en kommunal garanti på 1.700.000 kr. Teknisk Forvaltning indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler, at skema A godkendes der meddeles en garantistillelse på 1.700.000 kr. til støttede lån Teknisk Forvaltnings indstilling anbefales til Byrådets godkendelse. 338. Optagelse af realkreditlån i afd. 5 - Grønnevænget 15-27, Chr Pedersensvej 37-45, Sæby, Boligforeningen af 1942 J.nr.: 03.11.08P19 Sagsident: 04-0869 Sbh. TF/gc Åben sag Boligforeningen af 1942 ansøger om godkendelse af optagelse af realkreditlån på 695.000 kr. til ovennævnte afdeling. Afdelingen skal have udskiftet døre og vinduer til mere energivenlige og lyddæmpende døre og vinduer. Der er gennemført kloakrenovering, udskiftning af tage og individuelle forbedringer for i alt 167.000 kr., som ønskes finansieret ved realkreditlån. Boligerne er 12 stk. 1 plans huse. Boligerne er opført i 1961. Projektet ønskes igangsat snarest, og projektet er godkendt på beboermøde den 31. august 2004 Projektets samlede pris er på ca. 1.115.000 kr., som finansieres således: Tilskud fra Landsbyggefonden (trækningsretten) kr. 120.000 Afdelingens henlæggelser kr. 300.000 Nyt lån Realkredit Danmark kr. 695.000 I alt kr. 1.115.000 Lånet er et flexlån med rentetilpasning hvert år med fast ydelse og dermed variabel afdragstid. Det oplyses, at projektet medfører en huslejestigning på 63 kr. pr. bolig pr. måned, hvilket svarer til 326,77 kr. pr. m² årligt. Huslejestigningen giver ikke udlejningsproblemer i afdelingen. Afdelingen har i forvejen 3 lån i Realkredit Danmark og 1 i Totalkredit på i alt 305.112 kr. ultimo 2003. Ejendomsvurderingen 2003 er på 4.850.000 kr., heraf grundværdi 899.000 kr. Låneoptagelsen vil ikke medføre behov for kommunal garanti. Økonomifunktionen vurderer, at de afledte driftsudgifter til boligydelse som følge af huslejestigningen vil være minimale og vil kunne rummes indenfor budgettets rammer. Teknisk Forvaltning indstiller at Økonomiudvalget godkender låneoptagelsen
Page 5 of 12 Godkendt. 339. Optagelse af realkreditlån i afd. 7 - Søndermarksvej 3-13, Sæby, Boligforeningen af 1942 J.nr.: 03.11.08P19 Sagsident: 04-0848 Sbh. TF/gc Åben sag Boligforeningen af 1942 søger om godkendelse af optagelse af realkreditlån på 720.000 kr. til ovennævnte afdeling. Afdelingen skal have renoveret badeværelser og bryggers m.m. til moderne, energivenlige og funktionelle rum. Der er 6 boliger i afdelingen, og boligerne er 1 plans huse. Boligerne er opført i 1964. Projektet ønskes igangsat snarest, og projektet er godkendt på beboermøde den 12. maj 2004. Projektets samlede pris er på 960.000 kr., som finansieres således: Tilskud fra Landsbyggefonden kr. 90.000 Afdelingens henlæggelser kr. 150.000 Nyt lån Realkredit Danmark kr. 720.000 I alt kr. 960.000 Lånet er et flexlån med rentetilpasning hvert år med fast ydelse og dermed variabel afdragstid. Det oplyses, at projektet medfører en individuel huslejestigning på mellem 478 kr. og 724 kr. pr. bolig pr. måned, hvilket svarer til et gennemsnit på 378,53 kr. pr. m² årligt. Huslejestigningen vil ikke give udlejningsproblemer i den meget attraktive afdeling. Afdelingen har i forvejen 2 lån i Realkredit Danmark på ca. 163.000 kr., 2 lån i Nykredit på ca. 43.000 kr. og 1 lån i BRF-Kredit på ca. 84.000 kr.. Ejendomsværdien 2003 er på 3.930.000 kr., heraf grundværdi 889.600 kr. Låneoptagelsen vil ikke medføre behov for kommunal garanti. Økonomifunktionen vurderer, at de afledte driftsudgifter til boligydelse som følge af huslejestigningen vil være minimale og vil kunne holdes indenfor budgettets rammer. Udgiften vurderes til ca. 2.500 kr. Teknisk Forvaltning indstiller, at Økonomiudvalget godkender låneoptagelsen Godkendt. 340. Salg af almen bolig - Bymarken 9, Dybvad - Boligselskabet NordBo J.nr.: 03.10.02P19 Sagsident: 04-0317 Sbh. TF/gc Åben sag Boligselskabet NordBo oplyser, at i afd. 52 er der problemer med udlejning af afdelingens hus på Bymarken 9 i Dybvad.
Page 6 of 12 Afd. 52 består af 2 enfamiliehuse. Det ene hus ligger på Nejsigvang 2 i Sæby, og det andet hus ligger på Bymarken 9 i Dybvad. Det bemærkes, at afdelingen er meget følsom overfor huslejetab som følge af manglende udlejning. Huslejen for huset på Nejsigvang vil stige, da der kun er 1 husleje til at dække den manglende husleje. Boligselskabet ønsker godkendelse af, at Sæby Kommune deler afdeling 52 i 2, således at der ikke opstår negativ påvirkning på huslejen mellem de 2 boliger på grund af forskelligheden i beliggenhed. Såfremt Sæby Kommune giver tilladelse til opdeling af afdeling 52 i 2, vil Boligselskabet NordBo ansøge om tilladelse til at deltage i regeringens forsøgsordning om salg af almene boliger og forsøge at afhænde boligen på Bymarken i Dybvad. Boligselskabet NordBo meddeler, at der er følgende gæld i boligen på Bygmarken 9: Hovedstol Restgæld Realkredit Danmark: kr. 80.000 44.938,66 Vanførefonden (Danske Bank): kr. 29.000 19.515,60 Økonomistyrelsen: kr. 8.015,08 I alt: kr. 109.000 72.469,34 Der er oparbejdet et underskud på 31.730 kr. pr. 1. juni 2004, idet der har været udlejningsvanskeligheder i Dybvad. Boligselskabet oplyser endvidere, at selskabet ikke har forsøgt at lægge afdelingen sammen med en anden afdeling, da boligselskabet ikke bare vil dele omkostningen ud på flere. Boligselskabet oplyser, at boligen er lejet ud den 1. september 2004. Teknisk Forvaltning oplyser, at ejendommen i henhold til seneste vurdering 2003 er vurderet til 500.000 kr., heraf grundværdi 59.400 kr. Teknisk Forvaltning oplyser, at lovændringerne er vedtaget den 4. juni 2004 om salg af almene familieboliger. Loven træder i kraft den 1. juli 2004 i ht. bekendtgørelse om forsøg af salg af almene familieboliger nr. 682 af 24. juni 2004. Øvrige lovændringer træder i kraft den 1. januar 2005. I bekendtgørelsen nævnes ikke noget med opdeling af afdelinger. I henhold til bekendtgørelsens 6 kan der søges om tilladelse til salg af ledige boliger. Kommunalbestyrelsen og boligorganisationen søger Socialministeriet (tidl. Erhvervs- og Boligstyrelsen) om salg af ledige boliger, og ansøgningen skal indeholde visse oplysninger. Økonomifunktionen oplyser, at sagen ikke giver anledning til bemærkning. Teknisk Forvaltning indstiller, at 1. ansøgningen om salg af boligen Bymarken 9 anbefales overfor Socialministeriet, og der foretages ingen opdeling af afdelingen 2. det henstilles, at Boligselskabet overvejer at sammenlægge den tilbageblevne bolig i afdelingen med en anden afdeling Godkendt. 341. Anlægsregnskab for nyt bibliotek i Sæby J.nr.: 82.06S08 Sagsident: 04-0769 Sbh. BK/el Åben sag Økonomifunktionen har udarbejdet endeligt anlægsregnskab for nyt bibliotek i Sæby. Projektet udviser ifølge
Page 7 of 12 bogholderiet en samlet anlægsudgift på 9.276.586,69 kr. Byrådet har i møderne den 16. april 2002, den 18. februar 2003 samt den 18. november 2003 i alt meddelt anlægsbevilling til projektet med 9.331.376 kr. Regnskabet sendes fra Børne- og Kulturudvalget gennem Økonomiudvalget til Byrådets godkendelse og sendes herefter til revisionens gennemgang. Biblioteket har indsendt ansøgning om at måtte bruge restbeløbet på 54.790 kr. til delvis finansiering af lydisolering i udlånslokalet. Det indstilles, at anlægsregnskabet godkendes ansøgningen godkendes Beslutning Børne- og Kulturudvalget den 11. august 2004 Knud Hjørnholm deltog ikke i dette punkt. Behandlingen fortsættes. Prøver på materialer, som kan nedbringe efterklangstiden i udlånet, vil foreligge til mødet. Beslutning Børne- og Kulturudvalget den 6. september 2004 Knud Hjørnholm deltog ikke i dette punkt. Anlægsregnskabet fremsendes med anbefaling til Økonomiudvalget og Byrådet. Ansøgningen på 54.790 kr. til lydisolering anbefales til Økonomiudvalget og Byrådet. Beløbet bruges til mineraluldsloft fra Rockfon. Bilag Fordeling 1. Endeligt anlægsregnskab BKU, ØU 2. Ansøgning fra Biblioteket BKU, ØU 3. Brev fra Croquis Arkitekter A/S af 19. august 2004 BKU, ØU Børne- og Kulturudvalgets indstilling anbefales til Byrådets godkendelse. 342. Regnskab Sæby Kursus Center (ophør) J.nr.: 18.18.00S09 Sagsident: 04-0861 Sbh. BK/el Åben sag Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, at den overskydende kapital videregives til Tranåsskolen. Økonomifunktionen kan oplyse, at der for 2004 er udarbejdet regnskab for perioden 1. januar 1. august 2004 indtil afvikling af Sæby Kursuscenter. Det i regnskabet optagne kommunale tilskud er i overensstemmelse med de kommunale bogførte beløb. Herudover giver regnskabet ikke anledning til bemærkninger, og der henvises til den udarbejdede revisionspåtegning. Det kan oplyses, at ifølge vedtægter for Sæby Kursuscenter 10 stk. 3 fremgår følgende: Eventuelle overskydende
Page 8 of 12 midler ved centrets ophør skal anvendes til beslægtede formål i Sæby Kommune. Ifølge regnskabet udgør formuen pr. 1. august 2004 i alt 131.826 kr., hvortil der ifølge revisionspåtegning efterfølgende kan fremkomme mindre indtægter, gebyrer m.m. Beslutning Børne- og Kulturudvalget den 6. september 2004 Børne- og Kulturudvalget anbefaler til Økonomiudvalg og Byråd, at formuen på 131.826 kr. tilfalder Tranåsskolen. Bilag Fordeling 1. Brev fra bestyrelsen for Sæby Kursus Center af 24. august 2004 BKU, ØU 2. Regnskab for perioden 1.1. 1.8.2004 BKU, ØU Børne- og Kulturudvalgets indstilling anbefales til Byrådets godkendelse. 343. Registering af fysiske aktiver og omkostningsregistrering - Åbningsbalance pr. 1. januar 2004 J.nr.: 00.01.00S08 Sagsident: 04-0885 Sbh. CF/cep Åben sag Med baggrund i betænkning 1369 om fremtidige budget- og regnskabssystem i kommunerne skal der fremover foretages registrering af fysiske aktiver og udarbejdes omkostningsbaserede regnskaber på udvalgte kommunale områder. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har med baggrund i betænkningen udmeldt regler der angiver, hvilke aktiver der skal medtages, mens der ved værdiansættelse og afskrivning alene er angivet rammer og muligheder, indenfor hvilke den enkelte kommune skal fastlægge sin egen regnskabspraksis. Det er besluttet, at kommunerne skal udarbejde en åbningsstatus pr. 1. januar 2004, der omfatter kommunens finansielle aktiver og fysiske aktiver. Åbningsstatus skal senest foreligge ved udgangen af september måned 2004. Økonomifunktionen har i samarbejde med revisionen haft til opgave at udarbejde Sæby Kommunes regnskabspraksis, således at man administrativt kunne udarbejde kommunens åbningsbalance pr. 1. januar 2004. Registrering, måling og værdifastsættelse af de enkelte aktiver er foretaget af Økonomifunktionen i samarbejde med de enkelte forvaltninger og institutioner. Åbningsbalancen pr. 1. januar 2004 viser en samlet balance på 741.439.744 kr., og egenkapitalen udgør 492.818.385 kr. Åbningsbalance pr. 1. januar 2004 Funktioner Aktiver Beløb i kr. 9.81 Grunde og bygninger 170.353.447 9.82 Tekniske anlæg 257.202.222 9.83 Inventar 7.097.196 9.84 Igangværende anlæg 13.498.014 Materielle anlægsaktiver i alt 448.150.879 9.22 9.27 Langfristede tilgodehavender 49.489.945 9.30 9.35 Udlæg vedr. forsyningsvirksomheder -17.898.099 Finansielle anlægsaktiver i alt 31.591.846 9.87 Omsætningsaktiver fysiske aktiver til salg 37.717.510
Page 9 of 12 9.12 9.13 Tilgodehavender hos staten 10.430.794 9.14 9.19 Kortfristede tilgodehavender i øvrigt 74.522.304 Omsætningsaktiver tilgodehavender i alt 84.953.098 9.20 9-21 Pantebreve, aktier og andelsbeviser i alt 70.883.051 9.01 Kontante beholdninger 165.027 9.05 9-06 Indskud i pengeinstitutter 67.978.333 Likvide beholdninger i alt 68.143.360 Aktiver i alt 741.439.744 Funktioner Passiver Beløb i kroner 9.91 Modpost til takstfinansierede aktiver 298.827.887 9,92 Modpost til selvejende institutioner med overenskomst 3.009.278 9.93 Modpost til skattefinansierede aktiver 184.031.224 9.99 Balancekonto 6.949.996 Egenkapital 492.818.385 9.91 Hensatte tjenestemandspensionsforpligtigelser i alt 37.884.178 9.63 9.79 Langfristede gældsforpligtigelser 90.121.782 9.36 9.37 Aktiver vedr. beløb til opkrævning udbetaling for andre -3.723.431 9.40 9.44 Aktiver tilhørende fonds, legater mv. -10.427,071 9.45-9.47 Passiver tilhørende fonds, legater mv. 12.201.554 9.48 9.49 Passiver vedr. beløb til opkrævning udbetaling for andre 27.044.222 9.36 9.49 Nettogæld vedr. fonds, legater mv. i alt 25.095.274 9.51 9.52 Kortfristet gæld til staten 40.134.306 9.53 9.62 Kortfristet gæld i øvrigt 55.385.819 Kortfristede gældsforpligtigelser i alt 95.520.125 Passiver i alt 741.439.744 Centralforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler åbningsbalancen pr. 1. januar 2004 sendes til kommunens revisor den udarbejdede Regnskabspraksis for åbningsbalancen 2004 godkendes Bilag Fordeling 1. Regnskabspraksis for åbningsbalancen 2004 31. august 2004 ØU Anbefales til Byrådets godkendelse. 344. Salgssag J.nr.: Sagsident: Sbh. Lukket sag
Page 10 of 12 345. Eventuelt J.nr.: Sagsident: Sbh. Lukket sag 346. Forslag til Lokalplan 4.97.0, Centerområde på elværksgrunden ved Sæbygårdvej og Sophus Falcks Vej J.nr.: 01.02.05P16 Sagsident: 04-0063 Sbh. TF/cbf Åben sag Økonomiudvalget besluttede på mødet den 3. februar 2004, at der skulle udarbejdes en projektlokalplan for grunden i forbindelse med salget. Forslag til lokalplan er udarbejdet, så der kan etableres en ca. 1.200 m 2 stor dagligvarebutik samt et ubemandet benzinanlæg på grunden i overensstemmelse med kommuneplantillæg nr. 40 og i forhold til købers ønsker for arealanvendelse og bygningsudformning. Teknisk Forvaltning indstiller, at Teknisk Udvalg godkender lokalplanforslagets teknisk anlæg Økonomiudvalget anbefaler, at Byrådet godkender lokalplanforslaget, og at det fremlægges i 8 uger Beslutning Teknisk Udvalg den 8. juni 2004 De tekniske anlæg/forhold godkendt. Beslutning Økonomiudvalget den 22. juni 2004 Anbefales til Byrådets godkendelse som indstillet af Teknisk Forvaltning. Beslutning Byrådet den 29. juni 2004 Søren Voss Jensen med afbud. Godkendt til fremlæggelse i 8 uger. Lokalplan 4.97.0 har været fremlagt i offentlig høring i 8 uger. Ved offentlighedsfasens udløb var der ikke indkommet indsigelser. Teknisk Forvaltning indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler lokalplan 4.97.0 til Byrådets endelige godkendelse. Bilag 1. Forslag til Lokalplan 4.97.0, Centerområde på elværksgrunden ved Sæbygårdvej og Sophus Falcks Vej 2. Lokalplan 4.97.0, Centerområde på elværksgrunden ved Sæbygårdvej og Sophus Falcks Vej Fordeling TU, ØU, BR ØU
Page 11 of 12 Anbefales til Byrådets godkendelse. 347. Hjælpemidler - plejesenge J.nr.: 83.33.00.G01 Sagsident: 04-0875 Sbh. SOC/aa Åben sag Socialforvaltningen har fremsendt følgende budgetønske til budgettet for 2005: 5.46 Hjælpemiddelområdet. Med anlægsbevillingen i 2004 på 30 plejesenge og en yderligere bevilling i 2005 på samme antal vil ældreområdets mål om at udskifte til el-betjente plejesenge på ældrecentrene kunne opfyldes. Begrundelserne for ønsket er, at de nuværende ca. 15 år gamle sidebetjente senge generelt er nedslidt, at forbedre arbejdsmiljøet for personale og at spare omkostninger til vognmand til transport af gamle senge. Omkostningerne hertil er ca. 18.000 kr. 30 stk. plejesenge á 12.000 kr. = 360.000 kr. Økonomifunktionen kan til sagen oplyse, at der ikke er noget til hinder for, at beløbet 360.000 kr. bevilges i 2004 med finansiering af kassebeholdningen. Hvis der bevilges 360.000 kr. i anlægsbevilling i 2004, vil beløbet kunne fratrækkes anlægsrammen for budget 2005, naturligvis under forudsætning af Byrådets godkendelse af anlægsbudgettet for 2005. Forvaltningen anbefaler, at bevillingen søges allerede i indeværende år, samt at udgiften finansieres som tillægsbevilling. Socialudvalget behandler sagen på mødet den 14. september 2004. Økonomiudvalgets indstilling vil foreligge til Byrådets møde den 21. september 2004.
Page 12 of 12 Underskrifter: