ÅRSBERETNING GYMNASIEFÆLLESSKABET



Relaterede dokumenter
GYMNASIEFÆLLESSKABET. Formål, struktur og organisering

GYMNASIEFÆLLESSKABET. Formål, struktur og organisering. 2. udgave

Gymnasiefællesskabet. Formål, struktur og organisering. Kontaktoplysninger Gymnasiefællesskabet i Roskilde Skolegade Roskilde

ÅRSBERETNING GYMNASIEFÆLLESSKABET

GYMNASIEFÆLLESSKABET. Formål, struktur og organisering

GYMNASIEFÆLLESSKABET. Formål, struktur og organisering

ÅRSBERETNING GYMNASIEFÆLLESSKABET

Gymnasiefællesskabet. mellem

Bilag 3 til samarbejdsaftalen. IT Samarbejde

Gymnasiefællesskabet mellem

Gymnasiefællesskabet i Roskilde

ÅRSBERETNING GYMNASIEFÆLLESSKABET

ÅRSBERETNING GYMNASIEFÆLLESSKABET

Ydelser Af ydelseskataloget fremgår det, hvilke grundydelser, der skal løses af gymnasiefællesskabet, og hvilke opgaver der skal løses af skolen.

SAMARBEJDSAFTALE OM ADMINISTRATIVE OG TEKNISKE STØTTEFUNKTIONER MELLEM DE 15 GYMNASIER I GYMNASIEFÆLLESSKABET

BAC Nyt. BAC s næste skridt

SAMARBEJDSAFTALE OM ADMINISTRATIVE OG TEKNISKE STØTTEFUNKTIONER MELLEM DE 20 GYMNASIER I GYMNASIEFÆLLESSKABET

Gymnasiefællesskabet mellem

BILAG 2. Notat. Vedrørende: Forslag til prioritering af it-investeringer på folkeskoleområdet. Skoleafdelingen og it-afdelingen.

VIA ADMINISTRATIONSBACHELOR. Få en praktikant. fra administrationsbacheloruddannelsen VIA University College

Digitalisering af straffeattester

Kundeforum. 20. Juni 2017

Orienteringsbrev til erhvervsskolerne vedrørende de studieadministrative systemer

BygningsServiceFællesskabet (Bygsfs)

Temadag om bygningsservice for selvejende institutioner

Bilag 1. Status på Handleplan for børnehandicapområdet. Juni 2013

Udbudsproces omkring større implementeringsprojekter

Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster. Kommunal netværkskonference 2008:

Sådan sælger du til HANSENBERG. En vejledning til leverandørerne

Handleplan for børnehandicapområdet

SAMARBEJDSAFTALE OM ADMINISTRATIVE OG TEKNISKE STØTTEFUNKTIONER MELLEM DE 12 GYMNASIER I GYMNASIEFÆLLESSKABET

DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne)

Centerstrategi for. Digitalisering og IT. Odsherred kommune 2013

DET GODE UDBUD SIKRER KVALITET OG UDVIKLING

Principper for digitalisering og ny teknologi i Brønderslev Kommune

Anvendelse af brugertest i udviklingen af offentlige selvbetjeningsløsninger

Projektet er en del af den fælles kommunale digitaliseringsstrategi.

Politik og vejledning for udbud i Nordsjællands Park & Vej

Forord og formål. Den 15. september Borgmester Stén Knuth. Side 1

FIF: Digitalisering af indkøbs- og udbudsprocesser

Brugerundersøgelse november 2013 viser: Handlingsplan for forbedringer fortsættelse af hidtidig indsats

Invitation til konference om fremtidens it for selvejende institutioner

Esbjerg Kommunes Indkøbsstrategi

Sådan køber vi ind i Faxe Kommune

Bestyrelsesmøde nr. 23, torsdag den 26. maj 2011 Afholdt på Rungsted Gymnasium, Stadionallé 14 i Rungsted

Digitale ambassadører

SCT. KNUDS GYMNASIUM Læssøegade 154, 5230 Odense M. - Tlf Fax Homepage:

B E S T Y R E L S E S P R O T O K O L

Gymnasiefællesskabet mellem. Revisionsprotokollat til årsrapport 2015

Indkøbspolitik For EUC Sjælland.

Business case for projekt Fælleskommunalt Geodatasamarbejde

Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser

Generelt Løn- og personaleafdelingen (L&P) varetager løn og personaleadministration på vegne af gymnasieskolerne.

Formål med IndFak. Staten skal have ét system til håndtering af indkøb og fakturaer Procesbesparelser ved at automatisere arbejdsgange og kontroller

Digitalisering af vidensdeling

Udbuds- og indkøbsstrategi 2016

Strateginotat for Personaleafdelingen 2014/15

Notat vedr. prisafprøvning/konkurrenceudsættelse

Velkommen til konference. For selvejende institutioner om fremtidens it

HANDLINGSPLAN 2016 RETTEN I NÆSTVED

Sådan sælger du til EUC Sjælland. En vejledning til leverandørerne

Bilag 2.2 Kompetencer, analyser og udbudsplan. Gør tanke til handling VIA University College

NOTAT. Styr på persondata

MINIGUIDE. Samarbejdet med projektgrupperne. Forpligtende aftaler

It-provenu 2017 og 2018: Plan for prioritering af it-investeringer på folkeskoleområdet

Regionerne har opstillet følgende overordnede mål for indkøb og logistik (håndtering af varer) frem mod 2015, for at realisere områdets potentiale:

Sådan sælger du til Business College Syd. En vejledning til leverandørerne

Afsluttende rapport for initiativ 1.1: Digital post til alle borgere i 2014

GULDBORGSUND KOMMUNES UDBUDS- OG INDKØBSPOLITIK

Säker Digital Post från myndigheterna

IT CENTER NORD ET IT-FÆLLESSKAB FOR UDDANNELSESINSTITUTIONER

INDKØBS- OG UDBUDSSTRATEGI. Godkendt af byrådet den

Du kan få flere oplysninger, kontakt: Tina Karsberg Nygaard - Tlf mail: tiny@eucsj.dk. Revideret juli 2015

Lønkontrol Cases til inspiration

Shared Servicecenter Zealand Nr. 1. Økonomiteamet Maj 2012

Lønmedarbejderen 2014

Leverings- og vedligeholdelsesvilkår for Moderniseringsstyrelsen lokale datavarehus LDV

1. Velkomst Sandra Enevoldsen bød velkommen og introducerede dagens program.

LØNADMINISTRATION Over 200 ansatte

Indkøbspolitik i Varde Kommune

nyhedsbrev Glædelig jul & godt nytår! Nu er det jul igen og nu er det jul igen... Hospitalsenheden Vest Staben

Indkøbssamarbejdet på varekøb med Aalborg Kommune

Økonomi- og personaleadministration. HMU 22. maj 2017

Selvevaluering. Selvevalueringen er et led i Task Forcens screening og analyse af kommunens organisering og sagsbehandling på børne- og ungeområdet.

Handlingsplan for skolepraktikken på ZBC 14.oktober 2010

DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne)

UDDATA+ Nyt om UDDATA+ September et samlet Studiesystem. Tæt sparring mellem skoler og IST

Indkøbspolitik Lolland Kommune

Ebba Ehlers/Hanne Mortensen

Strategisk Indkøb i ledelsesperspektiv

For de KPI er, hvor Koncernservice ikke opfylder målet, eller hvor der forekommer en særlig udvikling, gives en kort forklaring.

Hvad kan vi gøre for dig som indkøber i det offentlige?

Digitaliseringsstrategi

Spørgsmål og svar til Fælles Sprog III og Cura (Q&A) Sidst opdateret: oktober 2016

Hvad kan vi gøre for dig som indkøber i det offentlige?

Politisk udvalg: Økonomiudvalg

1. Ledelsesresumé. Den 2. juli Jnr Ø90 Sagsid Ref NSS Dir /

Fællescenter HR og Projekt rdve Sag nr. 11/6006. Vigtigt med dialog med decentrale brugere inden der indgås bindende aftaler.

Find bilag med Naviger-funktionen

Virksomhedsplan for Juridisk Service 2017

Transkript:

Kontaktoplysninger Gymnasiefællesskabet i Roskilde Skolegade 3 4000 Roskilde www.gymnasiefaellesskabet.dk Telefon 46 33 20 40 EANnr: 5798000556683 ÅRSBERETNING 2014

Årsberetningen for 2014 giver et lille indblik i Gymnasiefællesskabets udvikling og virke i det forløbne år. Beretningen viser en fortsat vækst i deltagerkredsen inden for de forskellige fagområder og at skolerne i stigende grad samarbejder omkring flere opgaver. Gymnasiefællesskabet løser opgaver for de 15 deltagende skoler inden for områderne Løn- og personale, IT, Bogholderi, Bygning, Jura og Indkøb. Gymnasiefællesskabets formål er at bidrage til god og effektiv institutionsdrift, høj forsyningssikkerhed og god kvalitet i opgaveløsningen. Det er vores ønske, at vi i 2015 kan fortsætte det gode samarbejde med skolerne og fastholde Gymnasiefællesskabet som en dynamisk og udviklingsorienteret arbejdsplads. Vi takker for samarbejdet i året, der er gået.

Løn og personaleafdelingen I 2014 har vi fået et nyt gymnasium ind. Det var en stille januar måned i forhold til de forrige år, idet det er første gang siden overgangen til SLS i 2010, at vi kun har ført 1 gymnasium over. Det gik heldigvis godt, og som planlagt fik alle medarbejderne løn som forventet. Personaleforhold 2014 var også året hvor den sidste af lønafdelingens oprindelige medarbejdere valgte at gå på efterløn efter mere end 40 år i Amtet og Gymnasiefællesskabet. Så tak til Kirsten for hendes store arbejde. I hendes sted er Greves (og vores) tidligere elev, Kirsa, blevet ansat, foreløbig i et års vikariat. I år har vi i samarbejde med og Gladsae Gymnasium ansat 2 kontorelever: Michelle, som starter på, og Sabrina, som har sit første år i Gymnasiefællesskabet. Arbejdsopgaverne Vi har i 2014 arbejdet på at få sikker og stabil drift, så vi har ikke foretaget store ændringer i opgaveløsningen, som vi vurderer stadig fungerer. Til gengæld har der i 2014 været flere projekter. Moderniseringsstyrelsen startede et projekt om kontrol af løn, både inden lønkørslen og efter lønkørslen. Vi er med som pilotgruppe, og arbejdet med uddatamaterialet afsluttes ultimo 2014. Nye pladser I slutningen af 2013 fik vi ekstra kvadratmeter i Rektorboligen, idet tagetagen blev inddraget til kontorformål. Vores første fordeling af de ekstra kvadratmeter holdt ikke helt, så vi flyttede rundt endnu en gang, og nu er hele afdelingen samlet på første sal. Det er rigtigt godt og giver god plads til sparring på lønopgaverne. Videndeling I 2014 blev der desværre kun afholdt ét ERFA møde med andre SLS gymnasier, fællesskaber og Moderniseringsstyrelsen. Det er svært at få en turnus til at fungere for så mange skoler. Derfor har vi som et forsøg påtaget os sekretariatsopgaven, så vi kan holde fast i møderne, som alle er meget glade for. Samlet repræsenterer vi ca. 50 skoler, så vi har god mulighed for at præge Moderniseringsstyrelsen og udviklingen af lønsystemet. Moderniseringsstyrelsen deltager i møderne, så vi kan få svar på vores spørgsmål, og de kan fortælle om nye tiltag og ændringer i lønsystemet. 2015 I 2015 vil mange af de ting, der er sket i løbet af 2014, skulle implementeres i driften: ESDH skal køres ind på alle personalesagerne og HR-databasen skal idriftssættes. Så vores forventninger er, at det bliver et spændende år, vi går i møde, og vi glæder os til at få søsat de nye systemer i samarbejde med skolerne. Vi har afsøgt, hvordan vi kan få bedre digitale blanketter og håber på, at der i løbet af 2015 vil komme en løsning til glæde og gavn for os alle. Forhåbentlig bliver det en løsning, som kan fungere i samspil med HR-Databasen, som er godt i vej. Sommeren gav os nogle udfordringer. Flere skoler rykkede tidsplanen med ansættelserne, hvilket betød at vores ferieplanlægning ikke helt passede med arbejdsbyrden. Der var mere arbejde end forventet i august, hvor vi var lavt bemandet. Det har vi lært af og må tage med, når vi planlægger sommeren 2015. Vi har nu registreret bilag og fejl i mere end et år. I 2014 har vi registret antallet af bilag, refusioner og breve. Vi har produceret ca. 23.000 lønsedler, og vi har behandlet 15.255 bilag. Vi har til og med september skrevet 744 breve og lavet 311 refusionssager. Vores rigtighedsprocent ligger på 99,41. LØN & PERSONALE Nøgletal 2014 Antal personer som vi har udbetalt løn til: 2.854. Lærergruppen udgør 1.452 som svarer til 1.220 årsværk. Lønomkostninger: ca. 828 mio kr. Antal ansættelser: 245 Antal fratrådte: 370 Antal lønsedler: 23.000 Antal behandlet bilag: 15.255 14 skoler deltager i samarbejdet: Gladsae Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Rungsted Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium LØN & IT PERSONALE SUPPORT

Bygningsafdelingen Personaleudvikling 2014 har været afdelingens hidtil travleste år. Ørestadens Gymnasium trådte ved årsskiftet ind i bygningssamarbejdet og Nyborg Gymnasium fulgte efter i sommeren 2014. Anders Teilgaards projektansættelse udløb i juli og den 1. august kunne vi byde velkommen til arkitekt Peter Gadegaard i en fast stilling. Arkitekt Claudia Oddone blev ansat først i løntilskudsjob og efterfølgende som studentermedhjælper, da hun påbegyndte en ny uddannelse som Have- og parkingeniør. Projekter 2014 2014 har været præget af stor byggeaktivitet på alle de tilknyttede skoler. Ikke alle sager er forløbet efter planen, f blev et byggeri ramt af hele to store storme, med vandskader og sammenbrud af stillads til følge. I en anden sag gik entreprenøren konkurs midt under byggeriet, og et andet firma måtte overtage sagen. I samarbejde med juridisk afdeling er der arbejdet med systematisk erfaringsopsamling med henblik på at styrke aftalegrundlaget i kommende udbud. Udviklingsopgaver i 2014 Bygningsafdelingen har i 2014 udarbejdet stamdatamapper for samtlige skoler, hvor en lang række bygningsrelaterede oplysninger samles et sted. I 2014 er samtidig påbegyndt udarbejdelsen af en serie temamapper med eksempler på indretning af administration, studieområder, lærerfaciliteter mv. Der er bl.a. hentet inspiration ved besøg på gymnasier og andre uddannelsesinstitutioner Pedelseminar I 2014 er gennemført to pedeldage. Den første var et besøg og rundvisning på Gladsae Gymnasium, hvor der pågår store renoveringsarbejder. Det andet arrangement havde indkøb og udbud som tema. 2015 Vi glæder os til at fortsætte de mange igangværende og planlagte byggesager. Vi skal have afsluttet den nye undervisningsbygning på Borupgaard, vi skal i gang med ombygningen af det gamle Gladsae Teater og arbejde videre med den påtænkte etablering af en campus på Nyborg Gymnasium. På flere skoler er der planer om at ombygge administration og lærerværelser, ligesom der arbejdes på udvidelse af idrætshaller eller renovering af festsale. Der venter mange spændende opgaver for 2015. Nøgletal 2014 Samlet offentlig vurdering af de tilknyttede skoler: 1,05 mia.kr. Samlet Bruttoareal: 160.000 m 2 Vi udsendte i efteråret en brugerundersøgelse. Ikke alle besvarelse er kommet ind endnu, men vi kan notere, at der generelt er høj tilfredshed med afdelingens arbejde. Der er også kommet forslag til udbygning af samarbejdet, f med et afsluttende evaluerende møde efter større byggesager. Vedligehold I sommerferien var der planlagt en lang række vedligeholdelses- og renoveringsprojekter. Det er en hektisk periode, hvor der stilles store krav til planlægning og logistik - eksempelvis udskiftning af lofter og belysning i klasserum, eller etablering af nye, store ventilationsanlæg, som gennemførtes på kun 6 uger, således at skolen stod rengjort og klar til lærere og elever efter sommerferien. Pedelseminar BYGNING Igangværende og planlagte vedligeholdelsesarbejder, ombygninger og byggerier på de tilknyttede skoler: Ca. 190 mio. kr 13 skoler deltager i bygningssamarbejdet: Allerød Gymnasium Gladsae Gymnasium Nyborg Gymnasium Rungsted Gymnasium BYGNING

Jura 2014 har været et begivenhedsrigt år hos juristerne i Gymnasiefællesskabet. Vi er til for jer som skoler, og vi oplever med stor glæde, at I inddrager og trækker på vores bistand i rigtig mange sammenhænge. Det har i det forgangne år betydet, at vi har udviklet endnu større rutine på kendte sagsområder men også, at vi har skullet opdyrke nye områder for at tilpasse os udviklingen i jeres efterspørgsel. Bemanding I perioden fra midten af november 2014 og 6 måneder frem har vi cand.jur. Mille Hansen Schmidt i løntilskud. Mille har erfaring med personalejura og overenskomstforhold fra tidligere ansættelsesforhold i private og offentlige virksomheder, og Mille vil i det daglige bistå Astrid i primært personalesagerne. Derudover vil vi lade Mille stifte bekendtskab med vores øvrige sagsområder og udbrede hendes kendskab til juraen på gymnasieområdet generelt. Opgaver Som tidligere har en stor del af opgaverne omhandlet ansættelses- og overenskomstforhold. Udmøntningen af OK13 har givet en masse praktiske erfaringer i det første år erfaringer, som I har delt med os og efterspurgt vores bidrag til håndtering af. En afledt konsekvens af OK13 er, at flere skoler har rettet fokus på arbejdstiden for TAP erne, herunder hvordan lukkeperioderne dækkes ind. Vi har bistået en håndfuld skoler med analyser og løsninger på dette område. Byggeri På dette område bistår vi Gymnasiefællesskabets Bygningsafdeling med løbende juridisk input. Det har vist sig, at vores juridiske argumenter særligt har kunnet gøre en forskel i sager om aftalefortolkning og -opfølgning, gennemtvingelse af den afsluttende mangelafhjælpning og gennemtvingelse af dagbøder. Derudover har vi haft stort fokus på statens selvforsikringsordning og de dækningsmuligheder, der ligger her. Og endelig har vi bistået med juridiske overvejelser i forbindelse med en hovedentreprenørs konkurs. Elevadministation Vi oplever, at efterspørgsmål på bistand inden for elevadministrationsområdet er voksende. Skolernes spørgsmål går typisk på den formelle proces for afslag på optagelse, karakterklager, elevers overtrædelse af studie- og ordensregler (konstatering og sanktionering) samt grænserne for, hvornår en skole ad egen drift skal inddrage forældre til mindreårige børn i sager, som barnet ønsker ikke skal deles med forældrene. JURA Vi har oparbejdet en del erfaring på området, og bistår ofte skoler, når der klages til ministeriet over en skoles sagsbehandling. Med baggrund i den erfaring, vi har opnået, vil vi afholde et seminar om god praksis vedr. elevadministration i begyndelsen af 1. kvartal 2015, hvor vi går nærmere ind i disse spørgsmål. IT- og datasikkerhed Som følge af den øgede digitalisering har skolerne voksende fokus på sikker it-administration. I 2014 har vi arbejdet intensivt med at kortlægge myndighedskravene og vi er kommet med bud på digitale løsninger, arbejdsgange og formel dokumentation, som skolerne kan anvende for at leve op til myndighedskravene. Konkret har vi bistået skolerne med indgåelse af it-kontrakter og databehandleraftaler og med valg af et system til Sikker Mail, som kan løse udfordringen med at sende sikkert til andre skoler, myndigheder og til elever (direkte ind i elevens e-boks). Løsningen som vil være i drift inden udgangen af 2014 er let anvendelig og ressourcebesparende både ifht. tid og økonomi. Aktuelt arbejder vi på at få en aftale på plads om levering af et ESDH-system, som skolerne skal kunne anvende til sikker håndtering af dokumenter med fortrolige og følsomme personoplysninger. Vi ønsker at tilbyde skolerne et ESDHsystem med en høj brugervenlighed og hurtigr svartider, da vi anser dette for væsentlige forudsætninger for, at systemet vil blive anvendt i praksis. Vi trækker i den forbindelse på erfaringer fra andre brugere og bruger juridiske kontraktformularer, der skal sikre den ønskede ESDH-ydelse. Derudover har vi i november måned afholdt et seminar for skolerne om sikker ITadministration. Emnerne var de myndighedskrav, der stilles til systemer og lavpraktiske arbejdsgange, når der skal håndteres personale- og elevoplysninger og øvrige fortrolige oplysninger, og der blev taget fat om dagligdags problemstillinger vedr. både fysisk, organisatorisk og systemmæssig sikkerhed. 15 skoler deltager i jura: Allerød Gymnasium Gladsae Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Rungsted Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium JURA

Bogholderiafdelingen Opgaver Bogholderiafdelingen har også i 2014 haft et travlt år. Vi varetager kreditorbogholderi for 10 partnerskoler, foruden at vi varetager Gymnasiefællesskabets eget kreditor- og debitorbogholderi. Bogholderiets opgaveportefølje er vokset som følge af at flere skoler har taget imod tilbuddet om at vi på vegne af skolen også varetager de manuelle fakturaer og udgiftsbilag. De manuelle fakturaer og udgiftsbilag indlæses og sagsbehandles i Indfak og skolen slipper dermed for at have mapper med de fysiske bilag opbevaret. Derudover administrerer vi på tredje år den landsdækkende censorudligningsordning på vegne af 174 institutioner, i samarbejde med sektorens 3 lederforeninger. Ordningen er en kollektiv løsning, som skal hvile i sig selv. Gymnasiefællesskabets censoradministrationsarbejde er i 2014 vokset som følge af at Undervisningsministeriet har bedt os om også at stå for honorering af den eksterne censur. Gymnasiefællesskabet pilot på Indfak 2 Gymnasiefællesskabet har været med i en pilotgruppe, som tester og implementerer Indfak 2 som de første i staten. Vi har store forventninger til Indfak 2, og forventer blandt andet at skolerne vil komme til at opleve en øget brugervenlighed, og at vi selv kan effektivisere nogle arbejdsgange. Dorthe har i år deltaget i Moderniseringsstyrelsens Indfak 2 brugergruppe, og med deltagelsen har vi haft særlig god mulighed for at teste Indfak 2 og komme med forbedringsforslag. var med i den første Indfak 2-bølge og skiftede system ultimo oktober. Gladsae Gymnasium, og var med i den anden bølge, som overgik til IndFak 2 primo december 2014. De øvrige bogholderiskoler forventes at overgå i løbet af 1. kvartal 2015. Personaleforhold I forbindelse med at en kollega er gået på barsel har vi pr 1. november 2014 ansat Gitte Tarby. Gitte har god erfaring med bogholderiopgaver og kommer fra en lignende stilling i den statslige sektor. Afdelingens arbejde varetages af 4 bogholderimedarbejdere, heraf en teamkoordinator, og ledes af sekretariatschefen. Opmærksomhedspunkter i 2015 IndFak 2 og Navision Stat Vi forventer, at alle bogholderiskoler er overgået til Indfak 2 inden udgangen af 1. kvartal 2015. I løbet af 2015 vil skolerne få en opgradering af Navision Stat. Med den nye Navision Stat kan brugerne forvente en øget overskuelighed, brugervenlighed og en række funktionaliteter som vi kender fra Officepakke og Outlook. Bogholderisamarbejdet udvider Rungsted Gymnasium går med i bogholderisamarbejdet senest den. 1 januar 2016. I løbet af efteråret 2015 vil vi tage skridt til at forberede implementeringen af samarbejdet. Vi glæder os til at samarbejde med Rungsted Gymnasium. Øget digitalisering Vi er fortsat optaget af at se på, hvordan vi kan effektivisere og lette arbejdsgange og højne kvaliteten i vores produktion og sagsbehandling. I 2015 vil vi arbejde videre med mulighederne for at vi ved brug af vores nuværende systemer kan automatisere yderligere arbejdsgange både inden for censoradministration og bogholderiområdet. Nøgletal 2014 Vi har ca. 300 brugere af IndFak Vi behandler ca. 19.000 fakturaer årligt 10 skoler deltager i samarbejdet: Allerød Gymnasium Gladsae Gymnasium BOGHOLDERI BOGHOLDERI

IT-afdelingen Efter sommerferien har vi i samarbejde med og ansat Henrik som supporter. Henrik er fire halve dage om ugen på de to gymnasier. Daniel er blevet ansat som supporter på Allerød Gymnasium og på. Daniel er to halve dage om ugen på de to gymnasier, og desuden kommer han i Gymnasiefællesskabet en dag hver anden uge. På elevsiden blev Kim ansat som ny elev den 1. september 2014. Projekter i 2014 I 2014 er vi startet en langsom udfasning af 2003-servere til 2012-servere. Det skyldes, at Microsoft stopper supporten af 2003-servere i løbet af foråret 2015. I sommerferien blev vores mailserver opgraderet til nyeste version. Vi har i løbet af 2014 arbejdet en del på sikkermail, hvis funktion er at etablere sikre mail-forbindelser ud af GF til brug for forsendelse af personfølsomme data, herunder personnumre. Vi forventer inden jul at være overgået til sikkermail. Systemet kan også via et plugin til outlook sende mail til E-BOKS. Fra den 1. november skal alle borgere over 15 år have en E-BOKS, så vi håber at vores gymnasier vil blive glade for denne funktionalitet. Ud over GF s IT-gymnasier har også Virum og Rungsted Gymnasium tilsluttet sig sikkermailløsningen, og vi forventer at flere gymnasier i Gymnasiefællesskabet vil tilslutte sig løsningen. Projekter 2015 I foråret 2015 forventer vi, at vi skal udskifte de sidste trådløse netværk. Vi vil fortsat have stor fokus på optimering af det trådløse netværk. Vores sidste 2003-servere skal opgraderes til 2012-servere i løbet af foråret. Vi skal også kigge på, om vi kan lægge flere servere sammen for at mindske antallet af servere. Vi skal se på vores backup, som vokser konstant og som dermed bliver dyrere og dyrere. Øvelsen går på, om vi kan optimere backup og derved skære ned i vores udgifter. To andre store projekter, som vi er en del af, er Medarbejderdatabase og ESDH-system. Begge systemer forventes i drift i 2015. Af andre projekter i 2015, som vi arbejder med, kan nævnes mailarkivering, udarbejdelse af en katastrofeplan og teknisk indretning af klasseværelser. I starten af 2014 begyndte vi en langsom udfasning af vores gamle trådløse netværk fra Trapeze. Vi valgte efter mange test og forsøg at anbefale Aerohive s system til vores nye trådløse system. I dag har vi på fem ud af vores syv gymnasier udskiftet det trådløse system. Vi forventer at de sidste to gymnasier udskifter deres gamle system i løbet af 2015. Det trådløse system er stadig en kerneydelse, så vi arbejder hele tiden på at forbedre oplevelsen for både elever og lærere - en proces der aldrig stopper. På vores årlige supportmøde for gymnasierne i december vil vi forklare om opsætningen og hvornår det er pc en/mac en, som er problemet, og ikke det trådløse system. I efteråret er vi kommet i gang med vores helpdesksystem. Vi vil præsentere helpdesk for skolerne ved mødet i december. Nøgletal 2014 Ca. 8.000 brugere i samarbejdet Antal accesspoints er ca. 450 Vi ligger på over 4.500 devices på det trådløse netværk om dagen 4 IT-administratorer og 2 elever Ca. 1.700 pc ere Ca. 125 printere Ca. 60 servere 8.750.000 mails er modtaget, heraf blev 85% afvist grundet spam, virus osv. 15 % kommer igennem til vores brugere 7 skoler deltager i samarbejdet: Allerød Gymnasium IT SUPPORT IT SUPPORT

Indkøb Opgaver Gymnasiefællesskabets indkøbsafdeling er etableret pr. 1. december 2014, og vil yde indkøbsrådgivning og assistance til de partnerskoler, der er tilmeldt indkøbssamarbejdet. Hovedformålet er at lette partnerskolernes arbejde med indkøb af varer og tjenesteydelser og sikre, at skolerne får mest muligt for pengene samt at indkøb foretages i overensstemmelse med god forvaltningsskik og regler for området. Øget fokus, professionalisering og standardisering vil give både direkte og indirekte besparelser. Vi vil sikre lokal forankring hos rektorerne, og indgå i et tæt samarbejde med de medarbejdere, der har indkøbsansvar på partnerskolerne. Målet er, at den enkelte skoles behov dækkes bedst muligt. Netværksgrupper Følgegrupper Vi vil drive Erfa-grupper sammen med deltagere fra partnerskolerne, og vi vil derudover deltage i relevante netværks- og følgegrupper i SKI, Moderniseringsstyrelsen og i øvrige indkøbsfællesskaber, så vi er på forkant med udviklingen på indkøbsområdet. Vi vil desuden være i kontakt med eksisterende og potentielle leverandører i markedet, så vi kan indsamle oplysninger og viden til brug for kommende udbud og tilbudsindhentning. Vores fokus ultimo 2014 og primo 2015 vil være at kortlægge alle eksisterende aftaler og leverandører, foretage benchmarks, udarbejde business cases, kvalitetssikre nye og bestående kontrakter samt være projektleder på eksekvering af udbud og indgåelse af indkøbsaftaler i tæt samarbejde med skolerne. Indkøbsafdelingen vil være behjælpelig med løbende opfølgning samt kvalitets- og priskontrol på eksisterende og nye kontrakter. På områder, hvor en samlet volumen kan udnyttes til stordriftsfordele og besparelser, vil vi i tæt samarbejde med skolerne - være projektleder på miniudbud på SKI-aftale, fælles EU-udbud, nationale udbud, tilbudsindhentning mv. 2015 Vi forventer medio 2015 at have - skabt fuldt overblik over skolernes indkøbsmønster og aftaler - bistået skolerne med forskellige ad hoc rådgivning og sagsbehandling - vurderet hensigtsmæssigheden i at bruge evt. relevante SKI- og FM-aftaler. Det er ligeledes vores mål i 2015, at vi ud fra en samlet indkøbsanalyse får udarbejdet en indkøbs- og udbudsplan for de kommende år, hvorved vi kan sikre, at udløbsdatoer på bestående og nye kontrakter koordineres med henblik på at samle volumen og opnå stordriftsfordele ved kommende kontraktudløb. 10 skoler deltager i indkøb: Gladsae Gymnasium Rungsted Gymnasium INDKØB INDKØB

Nøgletal for Gymnasiefællesskabets drift og udvikling Igen i år har vi oplevet en udvidelse af antallet af samarbejdsområder og opgaveportefølje. Ved udgangen af 2014 deltager 7 skoler i IT-samarbejdet, 10 skoler deltager i bogholderisamarbejdet, 13 skoler deltager i bygningssamarbejdet, 14 skoler deltager i løn- og personalesamarbejdet og 10 skoler deltager i indkøbssamarbejdet. Partnerne der deltager i Gymnasiefællesskabet pr. 1/1-2015 Nøgletal for Gymnasiefællesskabet År Skoler Omsætning Årsværk Kontor- og IT-elever 2014* 15 12.321.000 19 2 2013 15 11.216.000 16 5 2012 12 11.113.000 16 5 2011 12 9.921.000 15 4 2010 11 8.468.000 11 2 2009 8 4.731.000 8 2008 7 4.945.000 7 2007 6 4.961.000 7 *budgetteret 2014 Omkostnings-nøgle for basisydelser År Løn, personale & Jura Kr. pr. årselev Pr. skole IT Bogholderi Bygning 2014* 288 474 138 125.000 2013 276 462 132 125.000 2012 285 493 103 125.000 2011 343 446 114 125.000 2010 326 434 109 75.000 2009 417 441 0 0 *budgetteret 2014 Partnere der deltager i Gymnasifællesskabets samardejdsområder Allerød Gymnasium Gladsae Gymnasium Nordfyns Gymnasium Nyborg Gymnasium Rungsted Gymnasium Sct. Knuds Gymnasium Antal deltagere * Indtræder pr. 1.1.2016 IT 7 Bogholderi Bygning * 10 13 Indkøb 10 Løn & Jura/ personale sekretariat 14 15

Medarbejdere i Gymnasiefællesskabet Sekretariatschef Camilla Schaldemose Juridisk konsulent Astrid Gintberg Levin Jurist Mille Hansen Schmidt Indkøbschef Heid Povlsen It-Chef Jan B. Larsen It-Administrator Allan Nielsen It-Administrator Karsten Pedersen It-Support-elev Kim Lynge Løn- og personale- Teamleder Anette Handsdal Løn- og personalemedarbejder Janne H. Clausen Løn- og personalemedarbejder Susan F. Pedersen Løn- og personalemedarbejder Pernille Rosencrantz Riis It-Support Henrik Lind It-Support Daniel Häggquist Løn- og personalemedarbejder Kirsa Øster Kristensen Kontorelev Sabrina Madsen Bogholderi- Teamkoordinator Dorthe Nielsen Bogholderimedarbejder Nanna Jensen Byggechef Christian Engelhard Olsen Arkitekt Eva Fog Arkitekt Randi Klementsen Arkitekt Peter Gadegaard Bogholderimedarbejder Rikke B. Frederiksen Bogholderimedarbejder Ann-Britt H. Olsen Bogholderimedarbejder Gitte Tarby Arkitekt Cladia Oddone