Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster. Kommunal netværkskonference 2008:

Transkript

1 Løsningen dækker Nullutat Suscips Blalit lanse Amconsendit Praestrud Kommunal netværkskonference 2008: Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster

2 Hvis der med én Færre penge og behovet for mere tid til velfærdsopgaverne sætter ekstra fokus på effektive kommunale indkøb og dermed kommunernes evne til at realisere indkøbsgevinster Kommunal net værkskonference 2008

3 65 indkøbere tog en dag ud af kalenderen for at nedbryde barrierer for effektive indkøb Den 25. september 2008 mødtes 65 kommunale indkøbere hos SKI for at diskutere indkøb. Under temaet Færre penge mere tid, realisering af indkøbsgevinster skulle indkøberne finde frem til de største barrierer for effektive indkøb i kommunerne. Og finde ud af, hvordan de kunne nedbrydes. Reduktionen af statens bloktilskud til kommunerne betyder, at kommunerne over de næste 5 år skal spare 5 milliarder kroner. Allerede i 2009 skal kommunerne finde effektiviseringsgevinster svarende til 1 milliard kroner. Det har naturligvis fået de fleste kommuner til at se på mulighederne for at hente indkøbsgevinster altså effektiviseringer på indkøbsområdet. For selvom pengene bliver mindre, bliver borgernes krav til velfærd det ikke. Gevinsterne ligger ikke bare og venter Gevinsterne ligger ikke bare og venter. Der skal tænkes nyt. Der skal tages nye initiativer. Der skal etableres nye arbejdsgange osv. Og her er indkøb en oplagt mulighed. For hvis kommuner- ne formår at effektivisere deres indkøb, kan der hentes mange gevinster. Spørgsmålet er blot, hvordan. Det var blandt andet det, de 65 indkøbere skulle bruge dagen på at finde ud af. På de næste sider kan du læse de vigtigste konklusioner, som vi håber kan hjælpe dig i dit arbejde med at opnå endnu mere effektive kommunale indkøb. Hvem var de 65 indkøbere? 41 af indkøberne var kvinder 32 af indkøberne havde mere end 5 år bag sig i en indkøbsfunktion 45 af indkøberne var over 40 år 35 af indkøberne arbejdede øst for Storebælt Ko m m u n a l n e t værksko n ference

4 Ét er at planlægge besparelser. Noget andet at gennemføre dem Reduktionen i bloktilskuddet på 1 milliard kroner betyder, at gennemsnitskommunen på indbyggere mister 10 millioner kroner. Fra statens side er bloktilskudsreduktionen bl.a. blevet begrundet med, at kommunerne på indkøbsområdet kan blive endnu mere effektive. Besparelser i millionklassen Derfor spurgte vi de 65 indkøbere, om der var planlagt eller besluttet besparelser på indkøbsområdet i deres kommune. Og hvis ja, hvor store de ville være. Resultaterne viste at 3/4 af kommunerne havde planlagt besparelser. Og at 1/2 af de besparelser var på over 5 millioner kroner. Svære at realisere Derudover skulle indkøberne vurdere, hvor nemt eller svært det ville blive at realisere besparelsen. Her svarede knap 2/3 af indkøberne, at de ville få svært eller meget svært ved at realisere besparelserne. Hvordan ser indkøberne de kommunale besparelser? Er der planlagt besparelser på indkøbsområdet i din kommune? Ja: 75% Nej: 16,7% Ved ikke: 8,3% Hvis der er planlagt besparelser, hvor store er de da? Op til 5 millioner: 56,3% 5 10 millioner: 29,2% Over 10 millioner: 14,5% Hvor let eller svært mener du, at det bliver at realisere besparelsen Meget let: 6,3% Let: 31,3% Svært: 50% Meget svært: 12,4% Vil der være ledelsesmæssig opbakning til et indkøbsstrategiprojekt hos jer? Ja: 87,8 % Nej: 12,2 % 4 Kommunal net værkskonference 2008

5 Den typiske kommune skal i 2009 realisere indkøbsgevinster på 5 millioner kroner, og det bliver ikke let Ko m m u n a l n e t værksko n ference

6 De 2 største barrierer er, at indkøbsafdelingerne mangler de centrale data samt metoder til at behandle dataene 6 Kommunal net værkskonference 2008

7 Man skal kende problemet, før man kan finde løsningen Det gælder også i indkøb. Derfor var en af dagens vigtigste opgaver at finde frem til de største barrierer for effektive indkøb i kommunerne. De 65 indkøberne blev inddelt i 18 grupper, som hver skulle definere de to barrierer, der efter deres mening var de største. Barrierer for effektive indkøb Grupperne blev derefter bedt om at vurdere hver enkelt barriere ud fra to kriterier: Hvor svær barrieren vil være at overkomme. Og hvor vigtig barrieren er for at realisere indkøbsgevinsterne. 8 barrierer udvælges På baggrund af de to kriterier blev barriererne prioriteret, og de 10 vigtigste blev udvalgt. Da nogle af de 10 barrierer overlappede, lagde grupperne de pågældende barrierer sammen, så der endte med at være 8 barrierer. Hvilke barrierer er de største for effektive indkøb? De 8 største barrierer for effektive indkøb Vi mangler datamateriale Vi har ingen dokumentations- og opgørelsesmetoder. Vores indkøbsaftaler bliver ikke fuldt udnyttet fra decentral side Vi mangler opbakning fra ledelsen Vores økonomisystem er ikke tilpasset indkøbernes behov Vi har problemer med at udarbejde gevinstberegninger Vi mangler ressourcer i indkøbsfunktionen Vi mangler tid til opfølgning Andre barrierer for effektive indkøb* Vi mangler overblik over gamle aftaler og det samlede forbrug i indkøbsfunktionen Vi oplever modstand i institutionerne Vi har svært ved at ændre organisationens adfærd Vores organisation mangler forståelse for indkøb, fx udbudsregler Vi har ingen sanktionsmuligheder, når folk ikke overholder indkøbspolitikken Priserne i detailhandlen er lavere, end dem vi kan tilbyde Vi kan ikke disponere frit Politiske beslutninger, godkendelser i direktionen osv. forsinker vores indkøbsproces Vi oplever en stigende»juridificering«af indkøbsprocessen * Ufuldstændig liste Ko m m u n a l n e t værksko n ference

8 65 hjerner baner vejen for effektive kommunale indkøb Efter at have fastlagt de otte største barrierer for effektive indkøb tog de 65 kommunale indkøbere fat på at diskutere løsningerne. Hver gruppe fik ansvar for én barriere, som de skulle finde ud af, hvordan de kunne nedbryde. Masser af løsningsforslag De 18 grupper kom tilsammen frem til 75 forskellige forslag til, hvordan kommunerne kan overkomme de otte barrierer. Efterfølgende blev bruttolisten renset for fx dobbeltrepræsentationer, så den her fremstår så overskuelig og brugbar som mulig. Inspiration til forandring Målet er ikke at komme med en formfuldendt opskrift på, hvad der skal gøres i den enkelte kommune. Målet er at komme med input fra de, der ved mest om indkøb de kommunale indkøbere til arbejdet med at realisere indkøbsgevinster. Hvordan nedbryder kommunerne de otte største barrierer for effektive indkøb? Vi har problemer med at udarbejde gevinstberegninger Vi skal have flere ressourcer til at gennemføre beregningerne Vi skal udarbejde standardiserede metoder og have bedre it- værktøjer Vi skal have et indkøbssystem, der giver fuldt overblik over ind- købene Vi skal blive bedre til at udveksle gevinstberegningsmetoder med andre kommuner Vi skal udarbejde et nationalt prisindeks over udvalgte vare numre, så vi herudfra kan kalkulere gevinsten Vi mangler ressourcer i indkøbsfunktionen Vi skal udnytte de eksisterende ressourcer optimalt, fx ved at effektivisere arbejdsgangene eller udvikle kompetencerne Vi skal indgå flere tidsbegrænsede ansættelser, fx af studerende eller konsulenter inden for afgrænsede områder Vi skal udarbejde en businesscase, der kan bevise at nye ressourcer kan tjene deres løn og mere til ind Vi skal formalisere samarbejde med andre enheder i organisationen og indgå flere indkøbssamarbejder Vi skal bruge SKI-aftaler Vi mangler datamateriale Vi skal opdrage leverandørerne og institutionerne til at levere mere og bedre datamateriale Vi skal udarbejde systemer, som gør det nemt for den enkelte at bidrage med datamateriale Vi skal blive bedre til at bearbejde og følge op på det datamateriale, vi har modtaget Vi skal have flere og bedre analyseværktøjer Vi skal have frigivet økonomiske ressourcer til at udarbejde en indkøbsanalyse for kommunen 8 Kommunal net værkskonference 2008

9 Nøglen til endnu mere effektive kommunale indkøb er bedre data, bedre it-værktøjer, flere ressourcer og større ledelsesopbakning Vores indkøbsaftaler bliver ikke fuldt udnyttet fra decentral side Vi skal gøre indkøbsfunktionen mere synlig og skabe større kendskab til aftalerne ved fx at besøge institutionerne Vi skal arbejde målrettet på at implementere aftalerne i de faggrupper, der oftest bruger de konkrete varegrupper Vi skal målrette kommunikationen og sælge aftalerne ved blandt andet at synliggøre gevinster Vi skal have større ledelsesopbakning og bedre sanktionsmuligheder, når aftalerne ikke bruges Vi skal have bedre systemer til at indkøbskatalogisere Vi har ingen dokumentations- og opgørelsesmetoder Vi skal udarbejde en indkøbsstrategi Vi skal have bedre it-værktøjer Vi skal have større opbakning fra ledelsen Vi skal have bedre skabeloner og opgørelsesmetoder Vi skal etablere et tværkommunalt netværk om»best practice«vi mangler tid til opfølgning Vi skal have flere ressourcer Vi skal have bedre it-værktøjer Vi skal dokumentere, at investeringer vil give besparelser Vi skal etablere et»tæskehold«, som sikrer, at aftalerne bliver brugt Vores økonomisystem er ikke tilpasset indkøbernes behov Vi skal sikre en større grad af kompatibilitet mellem alle itsystemer Vi skal skabe større dialog og forståelse mellem økonomi- og indkøbsmedarbejdere Vi skal have aktiv bistand fra økonomifunktionen, så vi kan blive bedre til at bruge indkøbsstatistikker Vi skal lære af Økonomistyrelsens indkøbssystem Vi mangler opbakning fra ledelsen Vi skal vise resultater og dokumentere dem Vi skal synliggøre besparelsespotentialet både direkte og indirekte Vi skal give fagcheferne ansvaret for at opnå de budgetterede besparelser via indkøb Vi skal sørge for, at der bliver lagt eksternt pres på kommunerne, f.eks. fra KL, Folketinget eller interesseorganisationer Vi skal holde direktionen oppe på, at de har en forpligtelse over for indkøbspolitikken Ko m m u n a l n e t værksko n ference

10 2 Indkøb vil fortsat have svært ved at komme på den centrale ledelsesdagsordenen, og der forudses rekrutteringsmæssige udfordringer også på indkøbsområdet. Derudover vinder e-handelssystemer for alvor indpas 10 Kommunal net værkskonference 2008

11 Hvad fremtiden bringer, ligger i dine hænder Hvad ser indkøberne i krystalkuglen for 2012? Nu er de 65 indkøbere kommet med deres idéer til, hvordan kommunale indkøb kan blive endnu mere effektive, og hvordan indkøbsgevinster kan realiseres. Om det så også rent faktisk lykkes, må tiden vise. Men hvad tror indkøberne egentlig selv, at fremtiden bringer? Det spurgte vi dem også om. Svarene kan du læse til højre. Sidder der indkøbs- og logistikdirektører i hver 4. kommunale direktion? Ja: 37,5% Nej: 62,5% Er der over 50 stillinger i de kommunale indkøbsafdelinger, der har været ubesatte i over 1 år? Ja: 41,4% Nej: 58,6% Er den kommunale indkøbspolitik fuldt integreret i kommunernes erhvervspolitik? Ja: 44,8% Nej: 55,2% Er de eksisterende indkøbsfællesskaber alle erstattet af regionale indkøbsfællesskaber, der dækker regionerne? Ja: 25% Nej: 75% Har 15 kommuner et velfungerende e-handelssystem? Ja: 86,4% Nej: 13,6% Har 15 kommuner outsourcet deres indkøbspolitik til SKI? Ja: 7,3% Nej: 92,7% Er KL s indkøbsstrategi fuldt implementeret? Ja: 46,6% Nej: 53,4% Ko m m u n a l n e t værksko n ference

12 Islands 2300 Kontakt SKI, hvis du vil nedbryde dine indkøbsbarrierer og effektivisere dine indkøb Tegninger: Thomas Lundgren, SKI. Fotografier: Consensus Online Flere penge til dem, det egentlig handler om SKI er en indkøbscentral, der gennemfører EU-udbud på vegne af det offentlige. Det er en fordel at samle det offentliges udbudsforretninger, da det sparer tid, ressourcer og ofte giver bedre aftaler end den enkelte enhed selv kan opnå. Udbuddene udmønter sig i attraktive indkøbsaftaler, der fremmer og effektiviserer offentligt indkøb, og dermed er et bidrag til at sikre den danske velfærd. Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen Brygge 55 København S Telefon Fax ski@ski.dk