Brugerundersøgelse november 2013 viser: Handlingsplan for forbedringer fortsættelse af hidtidig indsats

Transkript

1 Orientering om hjemtagelse af løn fra KMD - Økonomiudvalget den 16. december 2013 Brugerundersøgelse november 2013 viser: Øget utilfredshed med lønadministrationen hos KMD BPO Øget tilfredshed med lønsystemerne Handlingsplan for forbedringer fortsættelse af hidtidig indsats Bedre arbejdsgange og systemer Kompetenceudvikling Servicemål

2 Kommunikation efter brugerundersøgelsen Kommunikation i forhold til medarbejdere i Aarhus Kommune, FællesMED, KMD, pressen Orientering af Magistraten den 9. december. Nyhed på Medarbejderportalen FællesMED den 19. december Pressen

3 Nyhed på Medarbejderportalen den 9. december Aarhus Kommune forbereder hjemtagelse af lønadministrationen Efter en ny brugerundersøgelse har afdækket, at Aarhus Kommunes lønadministration stadig ikke fungerer tilfredsstillende, tager Aarhus Kommune den naturlige konsekvens og lægger op til at hjemtage opgaven, når kontrakten med KMD BPO udløber i Aarhus Kommune vil arbejde på at stå klar med en effektiv og moderne lønadministration ved kontraktudløbet i Der har længe været utilfredshed både på medarbejder- og lederside over den måde, KMD BPO har klaret udfordringerne i forbindelse med, at virksomheden overtog opgaven med Aarhus Kommunes lønadministration 1. november 2011, hvor Aarhus Kommune stod overfor en fundamental modernisering af området. Da en ny brugerundersøgelse netop har dokumenteret, at lønadministration stadig ikke fungerer tilfredsstillende, tager Aarhus Kommune nu den naturlige konsekvens og lægger op til at hjemtage opgaven. For at være bedst mulig forberedt på at tackle opgaven ved kontraktens udløb i 2017 lægger Aarhus Kommune dog op til at gennemføre kontrakten og i dialog med KMD BPO fremadrettet afsøge mulighederne for gradvist at hjemtage dele af opgaven - samtidigt med, at der fortsat vil være et skarpt fokus på at øge kvaliteten af opgaveløsningen. Ifølge borgmester Jacob Bundsgaard var det nu, der skulle handles: Vi har været igennem en stor outsourcingsproces i den forventning, at vi med et udbud kunne få løftet opgaven bedre. Vi må desværre erkende, at brugertilfredsheden har været og er utilfredsstillende, og ikke mindst af hensyn til de berørte medarbejdere er vi nødt til at agere. Nu vil vi i stedet bruge den resterende del af kontraktperioden på at ruste os bedst muligt til at tackle opgaven og drage de erfaringer, vi kan af processen, så lønadministrationen kan være trimmet og klar til Beslutningen om at outsource lønadministrationen blev truffet i forbindelse med, at Aarhus Kommune alligevel stod overfor en gennemgribende modernisering af området i forhold til en standardisering og digitalisering af manuelle, papirbaserede arbejdsgange. Upåagtet at lønadministrationen efter planen nu hjemtages, har outsourcingen derfor alligevel bidraget til at forstærke indsatsen og gennemføre den nødvendige omstilling, så der er mulighed for at etablere en anderledes effektiv, brugervenlig og moderne lønadministration, når kontrakten udløber. Kommunen tager nu i de kommende måneder en dialog med KMD for at tilrettelægge den bedst mulige overgang til hjemtagelsen af lønadministrationen i Når der er et konkret grundlag, vil der blive udarbejdet en indstilling til Magistraten.

4 Tidsforløb Beslutning efteråret 2010: samlet udbud Kontrakt med KMD sommeren 2011 Overdragelse af lønadministrationen november 2011 Omlægning af arbejdsgange og nye systemer fra foråret 2012 fortsat gennem 2013 og 2014 Fortsat effektivisering Kontrakten løber til ultimo 2017 (kan forlænges til ultimo 2019)

5 Nu-situation Nye arbejdsgange og nye systemer er ibrugtaget men stadig en udfordring kompetencebehov KMD BPO ca. 50 medarbejdere (tidligere 70 +) Stor indsats for at forbedre kvaliteten Intensivt forløb med udvikling og implementering af nye løsninger i 2014

6 Muligheder for hjemtagelse? Kontrakten er en helhed - lønadministration - lønsystemer - effektiviseringsindsats Ved misligholdelse kan den hæves Den kan opsiges med 12 måneders varsel koster en godtgørelse Muliggør hjemtagelse af lønadministration Forudsætter ny kontrakt vedr. lønsystemer (udbud) Forhandling med KMD om hjemtagelse? Udbud af lønsystemer? Tidshorisont for udbud af lønsystemer: Udbud ca. 1 år Forberedelse af system ca. 1 år

7 Overvejelser vedr. hjemtagelse Mulige fordele: bedre kvalitet i lønadministrationen? Ressourcer og kompetencer? Mulige risici: Kvalitet i driften under forandring? Økonomi? Omstilling går ud over effektiviseringsindsatsen? Udbud af lønsystem og økonomisystemer adskilles? KMD s engagement? Intern organisering og ressourcer i AAK?

8 Hjemtagelse ved udløb Fortsat driftsforbedringer i samarbejde med KMD Fortsat digitalisering effektivisering i AaK og trimning af central lønadministration Forberede udbud af økonomi og lønsystemer i 2015 Gennemføre udbud i 2016 kontrakt senest ultimo 2016 Planlægge i 2017 mhp. systemskift til ultimo 2017 Hjemtage en trimmet lønadministration i 2017 Undervejs :..og i dialog med KMD BPO fremadrettet afsøge mulighederne for gradvist at hjemtage dele af opgaven.