Handlingsplan for Østre Landsret

Østre Landsret Præsidenten Den 22/01-2009 J.nr. 42A-ØL-1-08 Handlingsplan for Østre Landsret 2009 Denne handlingsplan indeholder en beskrivelse af de væsentligste initiativer, som Østre Landsret vil iværksætte og følge op på i løbet af 2009. Handlingsplanen skal ses i sammenhæng med landsrettens målsætninger for sagsbehandlingstider, og de enkelte sektioners planer, som udmønter den overordnede handlingsplan på sektionsniveau. I landsrettens embedsregnskab for det enkelte år er det beskrevet, i hvilket omfang det er lykkedes at gennemføre de initiativer, der er nævnt i handlingsplanen for det pågældende år. Landsrettens embedsregnskaber kan ses på landsrettens hjemmeside www.oestrelandsret.dk Handlingsplanen er i overensstemmelse med Domstolsstyrelsens bestyrelses beslutning, som den er gengivet i Intranyt61, udarbejdet med særlig fokus på Kvalitet og retssikkerhed: Opfylde domstolenes mål for sagsbehandlingstider Gennemføre initiativer, der styrker den faglige kvalitet i en eller flere afdelinger En udviklende arbejdsplads: Opstille mål og handlingsplan for rettens kompetenceudvikling, herunder lederudvikling på baggrund af lederevalueringens resultater. Opstille handlingsplan for baggrund af resultaterne af rettens trivselsundersøgelse og APV. Effektive arbejdsprocesser: Gennemgå arbejdsprocesserne i en eller flere afdelinger med henblik på effektivisering. Bredgade 59, 1260 København K. Tlf. 33 97 02 00 (Fax 33 14 58 22) Hjemmeside: www.oestrelandsret.dk

- 2 - God ressourceudnyttelse: Sikker styring og god ressourceanvendelse inden for rammerne af løn- og selvforvaltningsbudgettet. Herudover har landsretten valgt at have fokus på følgende områder 1. god service og 2. høj trivsel på arbejdspladsen. Landsretten nedsatte i 2006 en arbejdsgruppe, som fik til opgave dels at overveje Østre Landsrets fremtidige struktur dels at overveje servicefunktionerne i landsretten og at fremkomme med forslag til forbedringer. Arbejdsgruppen afgav i 2007 en rapport om den fremtidige struktur. Rapportens forslag herom blev vedtaget, og forslagene blev gennemført i 2008. I november 2008 afgav arbejdsgruppen en rapport om god service i landsretten. I rapporten foreslog arbejdsgruppen endvidere 3 overordnede mål for landsretten. Rapporten blev drøftet, og forslagene blev med mindre ændringer vedtaget på en temadag i landsrettens den 24. november 2008. Danmarks Domstole har en række overordnede mål, som er fælles for alle retter. Østre Landsret har i tilknytning til disse mål og med baggrund i et ønske om at beskrive landsrettens nye rolle efter Domstolsreformen fastsat følgende overordnede mål for landsretten i de næste år: Østre Landsret skal være et retligt pejlemærke en moderne og serviceorienteret domstol en attraktiv arbejdsplads med et udfordrende og professionelt miljø og et højt trivselsniveau 1. Et retligt pejlemærke 1.1 Retsenhed og videndeling Landsrettens rolle efter domstolsreformen som den endelige instans for et stort antal sager og som 1. instans i principielle civile sager gør det vigtigere end nogensinde, at landsrettens sagsbehandling og afgørelser er af højeste kvalitet. Det er en særlig udfordring for landsretterne at sikre retsenhed landsretterne imellem og blandt landsretternes enkelte afdelinger. Det store antal sager og ønsket om at kunne virke som retligt

- 3 - pejlemærke i forhold til såvel borgere som byretter gør det bydende nødvendigt internt i landsretten og de to landsretter imellem at sikre kendskab til landsretternes verserende og afgjorte sager, hvis disse har principiel betydning eller i øvrigt kan være retningsgivende. 1.2. Informationsenhed Der oprettes i 2009 en informationsenhed i Østre Landsret, som får til opgave at tilrettelægge og skabe rammerne for den interne videndeling i landsretten, videndeling med dels Vestre Landsret dels byretterne og den eksterne information af bl.a. pressen. Informationsenheden skal bl.a. udarbejde et nyhedsbrev, hvor udvalgte nye sager som eksempelvis henviste civile 1. instanssager, straffesager, som statsadvokaterne har angivet er principielle, og sager, der har været omtalt i medierne, kort beskrives. Informationsenhedens øvrige arbejdsopgaver vil bestå i orientering om ny lovgivning, praksis fra andre nationale og internationale domstole, meddelelser fra Rigsadvokaten m.v. og eventuel bistand til pressekontaktdommeren og bistand til afdelingerne i forbindelse med udarbejdelse af pressemeddelelser. Sekretariatschefen vil få ansvaret for Informationsenheden, som i øvrigt vil få tilknyttet en dommerfuldmægtig og muligvis et par studenter. 1.3 Den gode ankedom Da landsretten efter domstolsreformens ikrafttræden i væsentlig omfang er endelig ankeinstans, vil ikke mindst den civile ankedom være en dominerende afgørelsesform i landsretten. Der kan derfor være særlig grund til at sikre, at kvaliteten såvel sprogligt som indholdsmæssigt af de civile ankedomme er meget høj. Landsrettens Kvalitetsarbejdsgruppe har derfor fået til opgave at fremkomme med forslag til den gode (anke)dom. Forslaget forventes fremsat og drøftet i foråret 2009. 2.0 En moderne og serviceorienteret domstol 2.1 Samfundsudviklingen Domstolenes rolle som den tredje statsmagt og specifikt landsretternes rolle som den endelige ankeinstans i det store flertal af sager gør det nødvendigt, at borgerne til stadighed har tillid til landsrettens behandling af de indbragte sager. Dette kræver blandt andet, at landsretten til sta-

- 4 - dighed følger samfundsudviklingen og således i værdige og funktionelle rammer og på en tillidsvækkende måde behandler og afgør sagerne. Landsrettens bygningsmæssige forhold er ikke optimale, hvilket kræver en ekstraordinær indsats fra de ansattes side med hensyn til at modtage parter, vidner, advokater, anklagere, domsmænd m.fl. og vejlede disse. Landsretten vil i 2009 til dels i samarbejde med Domstolsstyrelsen søge at modernisere en række opholdsrum og forbedre skiltning og vil i øvrigt koncentrere indsatsen omkring god service og evaluering af ledelse af retsmøder. 2.2 Bygningsmæssige rammer Som anført er landsrettens bygningsmæssige forhold ikke optimale. Der mangler fortsat separate ventefaciliteter for vidner m.fl., og en række opholdsrum og gangarealer er dårligt vedligeholdt. Vedligeholdelsen forventes forbedret i løbet af 2009, men er i høj grad afhængig af de aktuelle bevillingsmæssige forhold. Landsretten vil i 2009 under forudsætning af de fornødne bevillingsmæssige rammer foretage en omlægning af havearealet ud mod Bredgade med henblik på at sikre en bedre udnyttelse af dette for Bredgade unikke haveareal. Landsretten vil undersøge, hvorvidt det er muligt at etablere en informationsskranke i forhallen. Det forudsætter bl.a., at adgangsforholdene til 17. afdeling ændres. Såfremt forudsætningerne kan opfyldes, vil der hurtigst muligt blive etableret informationsskranke i forhallen. Landsrettens bitingsted i Odense vil i 2009 blive præget af den ombygning og istandsættelse, som forventes foretaget i Domhuset, hvor landsrettens retssal er placeret. Landsretten har kontaktet Domstolsstyrelsen med henblik på løsning af problemstillingen. 2.3 God service En god servicering af landsrettens brugere vil bidrage til at sikre brugerne en positiv oplevelse af mødet med landsretten og dennes ansatte.

- 5 - Derfor har en arbejdsgruppe som ovenfor nævnt i 2008 foreslået en række forbedringer af den service, som hidtil har været ydet landsrettens brugere. Forslagene spænder fra bedre modtagelse af parter, vidner og tilhørere til bedre telefonbetjening. Der planlægges mere tidssvarende ventefaciliteter, herunder særlige faciliteter til utrygge vidner. Der skal endvidere ansættes en vagt. Der skal ske forbedringer af landsrettens skiltning og opslag af retslister erstattes flere steder af elektroniske tavler. 2.4 Retsmøderne Landsrettens Kvalitetsarbejdsgruppe beskrev i en rapport af 26. juni 2008 om formel retsledelse en række egenskaber, der kendetegner den gode retsledelse og foreslog, at der gennemføres en ordning, hvor landsdommere gennem frivillig medvirken kan få evalueret deres retsledelse af kolleger som led i det fremadrettede arbejde med kvalitetsudvikling. Dette forslag er nu vedtaget, og en forsøgsordning med evaluering af retsledelse er igangsat og forventes evalueret i løbet af sommeren 2009. 2.5 Bedste praksis for sagsbehandling Landsretten vil i 2009 gennemføre et projekt, hvor landsrettens arbejdsgange fra en ny sag modtages til den afsluttes vil blive gennemgået og dokumenteret. På baggrund af dette arbejde vil det blive overvejet, i hvilket omfang arbejdsgangene kan forbedres og udvikles. Domstolenes bedste-praksis konsulenter vil blive søgt inddraget i arbejdet. 2.6 Standardtekster i breve Landsrettens tekstudvalg vil i 2009 gennemgå alle landsrettens breve med henblik på at sikre, at der gives den fornødne information og vejledning, og at brevene er tidssvarende. 2.7 Landsrettens hjemmeside Landsretten vil løbende sikre, at informationerne på landsrettens hjemmeside er tidssvarende og fyldestgørende. Der vil for at sikre en bedre information af offentligheden - i videre omfang blive lagt pressemeddelelser om sager af almindelig interesse på hjemmesiden.

- 6-2.8 Gennemløbstider i 2009 Landsretten har følgende mål for gennemløbstiderne i 2009: Civile sager Straffesager 1. Instans sager Nævningeankesager Henvist efter reformen - andel under 3 mdr. 60% - andel under 12 mdr. 50% - andel under 6 mdr. 90% - andel under 18 mdr. 75% Øvrige straffe ankesager - andel under 4 mdr. 70% Almindelige ankesager - andel under 6 mdr. 90% - andel under 9 mdr. 55% Fængslingskæremål - andel under 12 mdr. 80% - andel under 1 dag 90% Familieretssager - andel under 1 uge 98% - andel under 4 mdr. 85% Andre Straffekæremål - andel under 6 mdr. 95% - andel sluttet på Civile kæremål modtagelsesdagen 15% - andel under 6 uger 85% - andel under 1 uge 45% - andel under 3 mdr. 95% - andel under 2 uger 75% 3.0 En attraktiv arbejdsplads med et udfordrende og professionelt miljø og et højt trivselsniveau 3.1 Landsretten som arbejdsplads Arbejdets indhold betyder meget for mange ansatte. Arbejdet i landsretten med behandlingen af retssager opfattes utvivlsomt af de fleste som meningsfuldt og af stor samfundsmæssig betydning. Men det er meget væsentligt, at den enkelte ansatte oplever arbejdet som tilpas udfordrende og til stadighed får den kompetenceudvikling, som er nødvendig af hensyn til den enkeltes personlige og faglige udvikling og af hensyn til en hensigtsmæssig udførelse af de konkrete arbejdsopgaver. God trivsel betyder meget for de fleste ansatte. God trivsel betyder også meget for landsretten som arbejdsplads, da god trivsel utvivlsomt medvirker til, at landsrettens ydelser i almindelighed bliver bedre, og at vi kan fastholde erfarne, dygtige medarbejdere og i fornødent omfang kan tiltrække nye dygtige medarbejdere. 3.2 Opfølgning på trivselsundersøgelse gennemført i november 2008 Domstolsstyrelsen forestod i november 2008 en trivselsundersøgelse ved Danmarks Domstole, herunder Østre Landsret, baseret på en spørgeskemaundersøgelse blandt medarbejderne. Resulta-

- 7 - tet forelå i form af en rapport umiddelbart inden jul, som er kommunikeret ud til landsrettens medarbejdere med e-mail. Rapporten skal drøftes i samarbejdsudvalget, sikkerhedsudvalget, ledelsesforum, på et plenarmøde, på et personalemøde for samtlige kontormedarbejdere og på møder i de enkelte sektioner. Drøftelserne skal resultere i konkrete forslag, som skal indgå i en udviklingsplan for 2009. Landsretten lægger således vægt på, at drøftelserne om god trivsel sker bredt, og at både ledere og andre medarbejdere i fællesskab tager ansvar for at fremme trivslen. 3.3. Opfølgning på arbejdspladsvurdering (APV) gennemført i november 2008 Domstolsstyrelsen gennemførte i november 2008 en arbejdspladsvurdering ved Danmarks Domstole, herunder Østre Landsret, vedrørende det fysiske arbejdsmiljø. Resultatet forelå kort før jul. Sikkerhedsudvalget vil i 2009 under fornøden inddragelse af budgetudvalget følge op på rapportens resultater, således at de enkelte arbejdspladser indrettes så hensigtsmæssigt som muligt, og at lokaleforholdene i øvrigt forbedres i det omfang det er muligt inden for de foreliggende økonomiske rammer. Landsretten samarbejder med blandt andre Slots- og Ejendomsstyrelsen om etablering af mekanisk ventilation i retssalene i Hoved-, Have- og Staldbygningen for at forbedre indeklimaet. Projektet forventes gennemført i 2009. Samtidig er Slots- og Ejendomsstyrelsen ved at afhjælpe årsagerne til kloaklugten, som i længere tid har generet i og omkring Informationen. Projektet forventes gennemført i første halvår af 2009. Endvidere undersøger Domstolsstyrelsen og arkitektfirmaet Hou og Partnere mulighederne for at reducere generne fra trafikstøj i 6. afdelings og 15. afdelings retssal. Projektet til afhjælpning af disse gener vil i givet fald blive gennemført i 2009. Samtlige kontormedarbejdere fik i 2008 hæve/sænkeborde på deres faste arbejdspladser. I 2009 vil de jurister, der ikke allerede har et hæve/sænkebord og som måtte ønske et sådant, få det tilbudt. 3.4. Kompetenceudvikling Landsretten påbegyndte i efteråret 2008 intern fællesundervisning af nyansatte kontormedarbejdere inden for visse kerneområder for på den måde effektivt og hurtigt at gøre de nye medarbejdere i stand til at arbejde selvstændigt inden for udvalgte sagsområder. Den interne undervisning af nye medarbejdere videreføres i 2009.

- 8 - Domstolsstyrelsens seneste kursuskatalog fra december 2008 indeholder en væsentlig udvidelse af kursusudbuddet i forhold til tidligere. Endvidere har Domstolsstyrelsen sat fokus på mulighederne for uddannelse via AMU-kurser, idet styrelsen i december udsendte et AMU-idékatalog, som er omdelt til landsrettens medarbejdere. Det større kursusudbud sammenholdt med mange nye kontormedarbejdere gør, at der i højere grad end tidligere er anledning til, at sektionslederne i samarbejde med kontormedarbejderne i de enkelte sektioner vurderer, hvilke uddannelsesmæssige initiativer der skal tages for den enkelte kontormedarbejder. Da Domstolsstyrelsens kursuskatalog for 2010 forventes at foreligge medio 2009, og da tilmeldingsfristen derfor vil blive fremskudt i forhold til tidligere, skal medarbejderudviklingssamtaler (MUS) være gennemført senest den 15. august 2009. Kompetenceudvalget vil i 2009 komme med forslag til, hvorledes landsretten kan inddrage AMU-kurser i kompetenceudviklingen, således at landsrettens medarbejdere senest i 2. halvår af 2009 kan deltage i AMU-kurser. Kompetenceudvalget udfærdiger endvidere en plan for gennemførelse af intern undervisning for landsrettens kontormedarbejdere i minimum 4 udvalgte emner. IT-afdelingen vil i 2009 videreføre den løbende undervisning af landsrettens superbrugergruppe. Der vil også i 2009 blive gennemført udveksling af medarbejdere med Vestre Landsret. 3.5 Konstituerede i landsretten Det er ifølge retsplejeloven i almindelighed en forudsætning for at blive udnævnt til dommer, at den pågældendes kvalifikationer er blevet vurderet under en 9/10 måneders konstitution som dommer i en af de to landsretter. Østre Landsret lægger afgørende vægt på, at bedømmelsen af de konstituerede sker under omstændigheder, som giver de konstituerede de bedste muligheder for at dokumentere deres personlige og faglige færdigheder. Landsretten har allerede taget en række initiativer for at imødekomme ønsker fra de konstitueredes side om forbedringer af tidligere praksis.

- 9 - På baggrund af en rapport afgivet af en af Domstolsstyrelsen nedsat arbejdsgruppe om landsretskonstitutioner og advokatkonstitutioner i maj 2008 har landsretten besluttet, at der fremover jævnligt skal afholdes informationsmøder i landsretten for personer, som overvejer at søge konstitution. Møderne skal navnlig medvirke til at sikre dialog med potentielle ansøgere og almindelig oplysning om et konstitutionsforløb, herunder hvilke krav der stilles til en konstitueret dommer, og på hvilken baggrund den efterfølgende udtalelse afgives. Der vil blive indført mulighed for, at et udkast til udtalelsen fremsendes til den konstituerede med tilbud om at fremkomme med bemærkninger. Der skal endvidere i samarbejde med Domstolsstyrelsen ske opslag af enkelte konstitutionsstillinger mindst et halvt år, før de kan tiltrædes, således at muligheden for at ansøgere kan frigøres fra eksisterende arbejde forbedres.