Vejledning til OLO Organisation

Vejledning til OLO Organisation Indhold OLO Organisation er... 2 Ansøge om medlemskab via foreningens hjemmeside... 3 Opret et nyt medlem, der har ansøgt om medlemskab via hjemmesiden... 9 Afvis en ansøger... 10 Godkend ansøger... 10 Bag om systemet... 11 Opsætning... 12 Opret medlem... 14 Rediger medlem... 18 Ansøgere... 23 Sletteliste... 23 Eksporter til CSV / Excel... 24 Vis logins... 25 Opret logins... 25 Send e-mail til medlemmerne... 26 Adresselabels... 27 Visninger på hjemmesiden... 28 Tips & tricks... 29 Udvalgte reference med OLO Organisation... 30 Afslutning... 31 Side 1 af 31

OLO Organisation er Et medlemsregister på foreningens hjemmeside. Kommunikation via E-mail ud til medlemmerne. Udtræk af medlemsdata til f.eks. Excel med mulighed for brevfletning. Central database, der betyder at virksomheder på Roskilde-egnen kun skal opdatere deres stamoplysninger ét sted. Enkel og let administration for alle! Hver virksomhed/medlem bliver vist på hjemmesiden med følgende oplysninger i alfabetisk liste: Firmanavn Link til virksomhedens egen hjemmeside Link til virksomhedens E-mail-adresse Virksomhedens adresse, postnummer og by Telefonnummer Foreningen kan tilbyde hvert medlem en synlig profil på foreningens hjemmeside. Denne profil indeholder: Kort beskrivelse Profiltekst om virksomheden med mulighed for indsættelse af links. Logo Billede Firmanavn Kontaktperson Adresse, postnummer og by Telefon Telefax Mobil E-mail Hjemmeside Derudover kan hvert medlem angive: Adm. direktør CVR-nummer Brancenummer Etableringsår Kommune Firmaform Angivelse af antal ansatte Eksport/Import Mulighed for op til fem søgeord Placering i op til fem fagkategorier Mulighed for at ændre eget kodeord samt få det tilsendt pr. E-mail. Herunder gennemgås centrale dele af OLO Organisation. Side 2 af 31

Ansøge om medlemskab via foreningens hjemmeside Et sted på hjemmesiden indsættes følgende link: dk/medlemmer.asp?mode=opret Dette er adressen til nedenstående side, som er første trin ud af fire i forbindelse med at en virksomhed ansøger om medlemskab i foreningen. For at blive medlem skal foreningens vedtægter eller lignende accepteres. Side 3 af 31

Side 4 af 31

Et telefonnummer kræves for at blive medlem Det nye medlem indtaster sit telefonnummer. Hvis det nye potentielle medlem allerede er optaget i erhvervsregisteret hos ESSJ (www.essj.dk) eller medlem i en anden forening, som også anvender OLO Organisation, vil systemet automatisk finde oplysningerne frem om medlemmet. Side 5 af 31

Medlemmet kan således læse vejledningen på skærmen og dermed se, om det er den rigtige virksomhed, der vises på skærmen. Hvis telefonnummeret er rigtigt, men stamoplysningerne er forkerte (f.eks. en nystartet iværksætter, der har overtaget et telefonnummer fra en virksomhed der er lukket), kan automatikken springes over og egne stamoplysninger kan indtastes efterfølgende. Side 6 af 31

Stamoplysningerne passer Ja, oplysningerne passer. Nu skal det kommende medlem blot klikke på Opret. Side 7 af 31

Tak for ansøgningen! Der vises nu en tekst på skærmen. Denne tekst forfattes af foreningen og skal tilkendegive, at ansøgningen om medlemskab er modtaget og vil blive behandlet hurtigst muligt. Nu sendes der automatisk en mail til foreningens ansvarlige for hjemmesiden eller f.eks. kasserer. Nu skal den ansvarlige klikke på linket i E-mailen... Side 8 af 31

Opret et nyt medlem, der har ansøgt om medlemskab via hjemmesiden Log ind med de koder, som er udleveret. Kontrollér om oplysningerne om medlemmet er korrekte, herunder om der f.eks. er udfyldt hjemmeside-adresse m.v. Side 9 af 31

Afvis en ansøger Hvis det kan ses, at der er tale om en useriøs ansøgning, kan denne afvises ved at klikke på Afvis ansøger. Godkend ansøger Foretag en procedure i forbindelse med f.eks. opkrævning af kontingent eller lignende. Klik på Godkend ansøger for at oprette medlemmet på hjemmesiden. Ved klik på Godkend ansøger bliver der sendt en velkomstbesked pr. E-mail til det nye medlem på den mail-adresse, som er oplyst. Sådan. Nu er det nye medlem oprettet! Du kan nu afslutte systemet. Side 10 af 31

Bag om systemet Klik på Moduler og vælg herefter modulet Medlemmer / OLO Organisation. Du kan herfra foretage et valg. Side 11 af 31

Opsætning Under dette punkt, kan du bl.a. indtaste velkomstteksten til den E-mail, det nye medlem får automatisk. Du kan også indtaste beskeden, som ses på skærmen lige efter medlemmet har ansøgt om medlemskab. Det er også muligt at opsætte hvilken side, som der skal refereres til i forbindelse med vedtægter m.v. Side 12 af 31

Side 13 af 31

Opret medlem Som administrator af hjemmesiden kan du oprette medlemmer via systemet. Indtast telefonnummer. Systemet har nu fundet medlemsdata via den centrale database. Side 14 af 31

Klik på Opret medlem. Sådan: Medlemmet er oprettet! Side 15 af 31

Ikke mulighed for dubletter Hvis medlemmet allerede er oprettet, kan du ikke fortsætte Side 16 af 31

Oprettelse af medlem ved ukendt telefonnummer Du skal udfylde felterne markeret med * for at fortsætte oprettelsen. Klik herefter på Opret medlem Systemet har automatisk oprettet koder, således at medlemmet selv kan tilføje fagkatagori, logo, tekst og meget mere. Koderne kan medlemmet få tilsendt på den E-mail-adresse, som du har indtastet under Stamdata. Side 17 af 31

Rediger medlem Medlemslisten vises. Du kan redigere f.eks. telefonnummer eller andre oplysninger. Klik ud fra det pågældende medlem på Rediger Side 18 af 31

Klik på fanerne for at skifte mellem de oplysninger, som kan ændres. Side 19 af 31

Angivelse af fagkategorier med hoved- og underkategorier Angivelse af søgeord. Side 20 af 31

Angivelse af koder: Licensnummer og nøglekode for hvert medlem. Herfra kan der uploades et nyt logo eller et billede. Begge dele skal være i JPG eller GIF og max. 400 pixels i bredden. Side 21 af 31

Direkte link? Hvis du eller et medlem fravælger at have sin egen profil på foreningens hjemmeside, kan du flytte markeringen ved Direkte link, således at der står Ja. Dette vil betyde, at man fra den alfabetiske liste på hjemmesiden hopper direkte over på medlemmets hjemmeside ved klik på medlemmets firmanavn. Hvis medlemmet efterfølgende ønsker at rette sine egne oplysninger, skal du tilbageføre dette. BEMÆRK: De ændringer du foretager vil blive rettet i den centrale database! Hvert enkelt medlem kan rette de samme oplysninger. Klik på Opdater, når du er færdig med ændringerne. Side 22 af 31

Ansøgere Hvis du har mistanke om at f.eks. dit spamfilter har snuppet ansøgere fra potentielle medlemmer, kan du finde dem her. Som udgangspunkt bør listen være tom, da du som udgangspunkt jo altid vil modtage en E-mail ved nye ansøgninger. Sletteliste Når du udmelder en virksomhed (sker fra Rediger medlem ), vil du efter udmeldelsen beholde en liste over de virksomheder, som er udmeldt. Denne liste vises på Slettelisten. Det er muligt at tilknytte en kommentar til hvert enkelt medlem, der udmeldes. Dermed kan historik bevares. Side 23 af 31

Eksporter til CSV / Excel Ønsker du at bruge medlemmerne stamdata til andre formål, herunder f.eks. at udsende breve, kontingent, julekort eller noget helt fjerde? Brug Eksporter til CSV eller Eksporter til Excel. Så kan du brevflette m.v. med f.eks. Word. Side 24 af 31

Vis logins Hvis et medlem kontakter dig for at få oplyst sine koder til sin egen profil, kan du med et klik på Vis logins hurtigt finde dem Du kan også downloade alle oplysningerne, hvis du skulle få brug for dette. Opret logins Hvis der ved en fejl er blevet slettet logins eller lignende, kan du oprette et login til et medlem. Systemet etablerer automatisk logins ved oprettelsen, så sandsynligheden for at du nogensinde kommer til at klikke her er meget lille Side 25 af 31

Send e-mail til medlemmerne Send en personlig hilsen til alle dine medlemmer. Fortæl dem at tiden er inde til, at de opdatere deres stamoplysninger eller giv dem blot en glædelig nyhed! Mulighederne for at sende ud af systemet bør du udnytte! Du kan indsætte variabler, således at du kan personificere E-mailen ved at skrive til din kontaktperson og i samme E-mail også angive f.eks. koderne til deres profil på hjemmesiden. Klik på Send for at sende din besked. Side 26 af 31

Adresselabels Klik på Alle medlemmer Et nyt vindue med en PDF-fil åbnes. Her har du en samlet liste over medlemmerne klar til at udskrive på labels. Der findes kun ét format, så du skal købe nogle labels der matcher denne opsætning, eller også kan du via brevfletning i f.eks. Word lave dine egne labels Side 27 af 31

Visninger på hjemmesiden http://www.virknetroskilde.dk/dk/medlemmer/ Linkets adresse forudsætter, at du angav Medlemmer som filnavn ved oprettelsen. Side 28 af 31

Tips & tricks Vis de seneste tre opdaterede medlemmer: <script language="javascript" src="medlemmer.asp?mode=vis_liste&fontsize=1&maxlen=40"> //<![CDATA[ //]]> </script> Vis et søgefelt: <noscript>[modul: olo organisation]</noscript> </p> <form name="register_soeg" onsubmit="if (this.soeg.value == '') { this.soeg.focus(); return false; }" action="medlemmer.asp" method="get" target="indhold"> <input type="hidden" value="soeg_submit" name="mode" /> <table cellspacing="0" cellpadding="0" border="0"> <tbody> <tr> <td><span style="font-size: 8pt; FONT-FAMILY: Verdana"><strong>Søg blandt medlemmer:</strong></span></td> </tr> <tr> <td> <input style="border-right: #333333 1px solid; BORDER-TOP: #333333 1px solid; FONT-SIZE: 10px; BORDER-LEFT: #333333 1px solid; WIDTH: 180px; BORDER-BOTTOM: #333333 1px solid; FONT-FAMILY: verdana" onclick="this.value='';" name="soeg" /> <a onclick="if (register_soeg.soeg.value!= '') { register_soeg.submit(); } else { document.forms['register_soeg'].soeg.focus(); }" href="javascript:void(0);"><b><span style="font-size: 10pt; FONT-FAMILY: Verdana">Søg</span></b></a> Side 29 af 31

Udvalgte referencer med OLO Organisation www.erhvervsforum.biz erhvervsforening i Roskilde. www.virknetroskilde.dk Danmarks største kommunale netværk af rummelige virksomheder www.essj.dk erhvervsservice i Roskilde, Ringsted og Lejre www.vardehvf.dk håndværker og industriforening i Varde Side 30 af 31

Afslutning Hvis du får gode idéer til videreudvikling af systemet, hører vi gerne fra dig! Kontakt os på info@internetservice.dk God fornøjelse med OLO Organisation Med venlige hilsener, Teamet bag InternetService A/S Side 31 af 31