Manual for klubområdet på taekwondo.dk

Transkript

1 Manual for klubområdet på taekwondo.dk Hermed følger manual og retningslinjer for klubområdet på taekwondo.dk. Vi vil bede alle brugere af systemet om at læse denne manual grundigt igennem inden systemet tages i brug første gang. Systemkrav: Browsere som kan benyttes er: seneste udgaver af Explorer 7 el. 8 samt Firefox. Feedback på database: Vi sætter nu en meget omfattende database i drift og der kan være enkelte ting som ikke er korrekt konverterede fra den tidligere database. Vi vil derfor bede jer alle hjælpe os med at dobbeltchecke medlemslisterne og melde tilbage til sekretariatet via mail hvis der er uoverensstemmelser. Endvidere vil vi gerne have besked om systemfejl, hvis de måtte opstå. Kom igang! Login: Når I har logget ind med det oplyste brugernavn og kode kommer følgende klubmenu op nederst i venstrekolonnen: 1. Nyheder 2. Klubbens profil 3. Medlemmer 4. Log af Har I ikke lavet registreringsskemaet til sekretariatet endnu, så findes det på sidste side i denne manual. 1. Nyheder: På forsiden af taekwondo.dk vises klubnyheder, og nu har I mulighed for selv at uploade nyheder til denne visning. Der er dog visse begrænsninger og retningslinier som gør sig gældende bl.a. fordi der er næsten 100 klubber som får denne mulighed. Der er følgende krav til klubnyhederne: Nyhederne der uploades skal være af almen interesse for alle i forbundet f.eks. nye initiativer som afholdes eller er afholdt, jubilæer, indbydelser til specialtræninger ol. Indbydelser til aktiviteter, jubilæer ol. må max. uploades én gang pr. arrangement. Klubnyhederne må ikke indeholde politiske udmeldinger. En klub må max. uploade én nyhed pr. uge. Se også de generelle web, infoservice regler på downloadsiden under informationsafd.: Opret en nyhed ved at trykke opret ny under menupunktet nyheder. Herefter er der plads til at skrive overskift, en lille indledning og noget brødtekst til nyheden. Til sidst kan der uploades et foto til nyheden. Læs venligst korrektur på nyheden inden I trykker Gem nyhed.

2 2. Klubbens profil: Under klubbens profil kan klubbens stamdata ændres/rettes. Endvidere kan hhv. formand og kasserer/pasansvarlig ændres/tilføjes Klubbens stamdata bruges til visning under punktet Find din klub under taekwondo.dk, så den er synlig for alle. Klublogin: Får klubben ny kasserer kan den nye kasserer aktiveres blandt de både aktive som passive medlemmer. Har kassereren ikke været medlem i DTaF før eller ikke skal være det, skal i sende alle grundoplysningerne på vedkommende til sekretariatet på mail. Herefter opretter sekretariatet personen og aktivere denne under klubben. Ændre log in koder og mailadresser for formand og kasserer: Dette sker under menupunktet medlemmer direkte i formandens eller kassererens profil. 3. Medlemmer: Generelt: Medlemsdatabasen er importeret fra vores gamle medlemssystem/ database og vi har valgt at aktivere de profilpunkter på medlemmerne som er vist pt. Vi vil i foråret 2011 tage stilling til udvidelse af punkter, som kan bruges af klubberne. Men pt. skal vi have databasen i drift, så vi kan få nyttig feedback fra jer som brugere. Medlemsstatus: Medlemsstatus er enten aktiv eller passiv. Alle aktive medlemmer i databasen har licens for indeværende licensår og alle passive har ikke licens for indeværende år, men har haft det på et tidspunkt tidligere år. Under punktet medlemmer kommer følgende menu frem: 3a Bestilling af licenser 3b Opret nyt medlem 3c Udskriv medlemsliste 3d Eksporter medlemmer 3a Bestilling af licenser: Under dette menupunkt fremkommer en oversigt over klubbens pt. aktive medlemmer, som har licens for indeværende år. Tryk på Bestilling af licenser i den nye menu! Ændre medlemsopl. Stamdata medlem: Skal der ændre på adressen eller et telefonnummer på et medlem så tryk rediger og ret oplysningerne under medlemmets profil. Medlemmets mailadresse må gerne tilføjes. Dette vil senere blive tilføjet infoservice, som integreres med databasen. Husk at få godkendelse til tilmelding til mailinglister i både klub og DTaF regi direkte hos medlemmet. Kodeord skal pt. kun bruges af formand og kasserer se ovenfor. Print af paslabel: Vi overdrager nu print af paslabel til klubben, så der med det samme kan printes ny paslabel ved ændringer. Hvis der ændres i et medlems stamdata, vil der i skærmbilledet for Stamdata medlem være mulighed for print af label. Husk at trykke gem til ændringerne først og derefter print. Labelark der skal benyttes er 8/A4 ark. Printopsætningen beder vi klubberne selv håndtere, da der er mange hundrede printere og dermed også opsætninger.

3 Bestil licenser: Skal i bestille licens til et eller flere medlemmer, som har været medlem f.eks. sidste år, så ændrer i status i søgelinjen øverst til passive, tryk søg og vælg det pågældende medlem eller flere medlemmer ved at vinge af i boxen til venstre. Når alle er valgt trykkes på Send bestilling og licensbestillingen sendes til sekretariatet. Årsskifte og genbestilling: Når der skal genbestilles licens til medlemmer er der nu følgende mulighed: I søgelinjen øverst kan vælges licensår 20x0 og passive i statusfeltet. Tryk søg og de licenser der var indløst i 20x0 kommer frem. Nu kan der bestilles licenser for 20x1 ved afkrydsning. HUSK at tryk send bestilling efter hver side! Efterhånden som i genbestiller for medlemmer fra 20x0 nedskrives listen over de passive i får frem ved søgningen. Klubskifte: Vi har ændret procedures vedr. klubskifte. Det sker for at sikre der ikke er kontingentrestancer eller andre forhold (ift. pædofiliproblematikken) som kunne have indflydelse på klubskiftet. Sekretariatet vil i hvert tilfælde tage kontakt til de involverede klubber, så vi sikrer alt er ok, hvad det sikkert er i langt de fleste tilfælde. Derfor skal der nu fremsendes en mail til sekretariatet med medlemmets navn og licensnummer og navn på den tidligere klub. Bekræftelsesmail: Klubben modtager en bekræftelsesmail løbende på de bestillinger der er lavet. Bemærk at systemet altså ikke sender en mail med det samme der er trykket send bestilling! Bestilte medlemmer aktiveres af sekretariatet når betaling for licenserne er modtaget. 3b Opret nyt medlem: Når I får nye medlemmer, skal disse oprettes under dette menupunkt. Skriv medlemmet stamdata ind og vær grundig med hensyn til køn og fødselsdag. Dobbeltcheck oplysningerne en ekstra gang før I trykker Send. Når der er trykket send, bliver oprettelsen og dermed også licensbestilling af det nye medlem sendt til sekretariatet. I kan ikke se medlemmet før det er aktiveret af sekretariatet. Bekræftelsesmail: Klubben modtager en bekræftelsesmail én gang i døgnet på de bestillinger der er lavet. Bemærk at systemet altså ikke sender en mail med det samme der er trykket send bestilling! Bestilte medlemmer aktiveres af sekretariatet når betaling for licenserne er modtaget. 3c Udskriv medlemsliste: Her kan I udskrive eller gemme medlemsliste over aktive medlemmer for indeværende år. 3d Eksporter medlemmer (xls): Har I brug for at arbejde videre med jeres medlemskartotek kan I trække en excelfil fra systemet. Kontakt vedr. feedback og fejlmeldinger: sekretariatet@taekwondo.dk God fornøjelse med brugen af online nyheds og licenssystemet. Med venlig hilsen Torben Hansen HB & Infoafd. Birthe G. Mikkelsen Sekretariatet TSH

4 Til alle klubber Hermed fremsendes registreringsskema til klub log in på taekwondo.dk. Nedenstående bedes udfyldt og returneret til sekretariatet, som uploader login og anden information. Herefter er klubben klar til brug af DTaF online nyheds og medlems /licenssystem. Bemærk at formand og kasserer får adgang til systemet samt at adresse er brugernavn. Fra nu af sker alle licensbestillinger mv. gennem onlinesystemet. REGISTRERINGSSKEMA KLUB LOG IN Nedenstående klub/personer lover ved denne registrering at overholde retningslinjerne i manualen for klubområdet på taekwondo.dk samt at holde alle medlems og kluboplysningerne fortrolige. Manual fremsendes separat og findes via klub log in på taekwondo.dk. KLUB: KLUBBENS BANKOPL.: REG.NR.: KONTONR.: FORMAND: LICENSNUMMER: HAR IKKE LICENS (SÆT X): FORNAVN: EFTERNAVN: ADRESSE: POSTNUMMER: BY: KØN: FØDSELSDAG: TELEFON: GENTAG ØNSKET KODEORD: GENTAG KODEORD:

5 KASSERER (PASANSV.): LICENSNUMMER: HAR IKKE LICENS (SÆT X): FORNAVN: EFTERNAVN: ADRESSE: POSTNUMMER: BY: KØN: FØDSELSDAG: TELEFON: GENTAG ØNSKET KODEORD: GENTAG KODEORD: UNDERSKIFT/mailafsendt fra klubbens formand også ok