Håndbog i fælles ledelses- og samarbejdsfora
Indholdsfortegnelse 1. FORMÅL 3 2. STYRINGSFORHOLD OG LEDELSESORGANISATION 4 2.1 LEDELSE OG DELEGATION 4 2.2 DEN ADMINISTRATIVE STRUKTUR 5 3. LEDELSES- OG SAMARBEJDSFORA 6 3.1 KØBENHAVNS UNIVERSITETS BESTYRELSE 7 3.2 DIREKTIONSMØDET (D-MØDET) 10 3.3 LEDELSESTEAMET (LT) 12 3.4 DIREKTØRKOORDINERINGEN (DIR.KOOR.) 15 3.5 FA-12 17 3.6 HOVEDSAMARBEJDSUDVALGET (HSU) 19 3.7 KØBENHAVNS UNIVERSITETS FORSKERUDDANNELSESRÅD - KUFUR 21 3.8 KØBENHAVNS UNIVESITETS UDDANNELSESRÅD (KUUR) 23 4. CENTRALE KOMMUNIKATIONS- OG STYRINGSREDSKABER 26 4.1 DEN STRATEGISKE HANDLEPLAN (DSH) 26 4.2 NØGLETAL (UNDER UDARBEJDELSE) 26 4.3 SHAREPOINT 26 4.4 KUREREN 27 4.5 BRUG AF OFFICIELLE POSTKASSER 27 5. FORKORTELSER 28 6. REFERENCER 29 7. BILAG LEDELSESMØDERNES SEKRETÆRER 30 2
1. Formål Håndbog i fælles ledelses- og samarbejdsfora samler en række rutiner og procedurer ved betjeningen af Københavns Universitets (KU) fælles ledelses- og samarbejdsfora. Håndbogen sigter på at understøtte en effektiv administrativ betjening og skal betragtes som et informativt arbejdsredskab for såvel ledere som medarbejde i Fællesadministrationen (FA). Det er således ikke sigtet at erstatte mere juridisk-formelle dokumenter så som Universitetsloven eller universitetets vedtægt, men derimod at illustrere, hvordan nogle af kravene i disse juridiske dokumenter i det daglige omsættes til en håndterbar virkelighed. Håndbogen er et praksispapir, der giver et overblik over ledelsesorganisationen i FA og de respektive ledelsesniveauers ansvar og beføjelser samt beslutningsvejene i FA. Derudover kortlægger håndbogen de fælles ledelses- og samarbejdsfora samt udstikker retningslinjerne for, hvordan en sag fremlægges for det respektive forum. Endelig indeholder håndbogen en liste over de mest anvendte forkortelser på KU, reference til de væsentligste regler, love, kontrakter mv. for KU s virke samt kontaktoplysninger til sekretærerne for de enkelte ledelsesfora. 3
2. Styringsforhold og ledelsesorganisation Bestyrelsen er universitetets øverste myndighed og har til opgave at varetage universitetets interesser som uddannelses- og forskningsinstitution, herunder at fastlægge retningslinjer for universitetets organisation, langsigtede virksomhed og udvikling. Universitetet ledes af rektor, der er ansat af bestyrelsen. Rektoratet udgør sammen med universitetsdirektøren den øverste daglige ledelse. De faglige hovedområder, fakulteterne, ledes af dekaner, og institutterne af institutledere. Der er tale om et hierarkisk forhold, hvor rektor har den overordnede ledelseskompetence i alle sager. I den daglige virkelighed udøves denne ledelseskompetence i vidt omfang igennem delegation til en række faglige og administrative personer. Som led i den øverste ledelses daglige ledelsespolitik er det på universitetet proceduren, at ledelse op og ned igennem organisationen systematisk bør foregå igennem nærmeste over- eller underliggende niveau, således at organisationsstrukturen og hierarkiet respekteres. Dette sker i overensstemmelse med såvel principperne i universitetsloven og hovedlinjerne i dens underliggende dokumenter. Undtagelser, hvor eksempelvis rektor finder det nødvendigt at udøve direkte ledelse over for institutniveauet, vil som hovedregel ske med dekan-niveauets accept, og i tilfælde af akutte situationer med dekanniveauets efterfølgende information og inddragelse. Ledelsesorganisationen kan skitseres således: 2.1 Ledelse og delegation For lederne er der udstukket instrukser en rektorinstruks, en dekaninstruks og en institutlederinstruks. Også instrukserne følger hierarkiet således, at det er bestyrelsen, der udstikker rektorinstruksen, mens rektor udstikker dekan-instrukserne. Instrukserne er holdt i så tilstrækkeligt brede vendinger, at langt størsteparten af universitetets virksomhed falder inden for instruksernes rammer, og lederne alene ud fra instrukserne kender deres ansvar og beføjelser og kan håndtere hverdagen. Hvor der som supplement eller undtagelse er behov for specifikke præciseringer, er der i universitetets vedtægt fastslået, at delegationer skal udformes skriftligt. Se afsnit 6 for reference til delegationer, ledelsesvejledning mv. 4
2.2 Den administrative struktur På det fælles/centrale niveau er der en Fællesadministration (FA) organiseret i syv fagrettede afdelinger og to sekretariater. FA-cheferne kaldes også linjechefer. Linjecheferne refererer til den øverste daglige ledelse bestående af rektoratet og universitetsdirektøren på mandater fra rektor. Rektoratet og universitetsdirektøren betegnes tilsammen i daglig tale som direktionen. Referencerne er: - lederne af Forskning- og Innovation samt HR & Organisation refererer til rektor - lederne af Kommunikationsafdelingen samt af Uddannelsesservice refererer til prorektor - lederne af Koncern økonomi, Koncern-it samt af Campus Plan og Byg refererer til universitetsdirektøren. - lederen af Direktørsekretariatet refererer til universitetsdirektøren og lederen af Rektorsekretariatet til rektoratet. Rektorat, universitetsdirektør og lederne af de syv afdelinger plus to sekretariater i FA danner tilsammen chefgruppen i Fællesadministrationen, betegnet FA12. Strukturen i FA er illustreret nedenfor. Diagram for FA-12 Øverste ledelse Rektorsekretariatet Rektor Prorektor Direktør Direktørsekretariatet Søjle-referencer Forskning og innovation Kommuni -kation HR & Organisation Uddannelsesservice Koncern Økonomi Koncern-it Campus plan og Byggeri 5
3. Ledelses- og samarbejdsfora Organisationen virker igennem 4 lag øverste ledelse, fakultetsledelse, institutterne, forskning og undervisning. Øverste ledelse og fakultetsledelsen er forbundet især gennem deres fælles mødeforum kaldet Ledelsesteamet. For yderligere at understøtte den faglige udvikling og sikre forbindelse til de faglige miljøer er der oprettet nogle faglige stående udvalg med reference til Ledelsesteamet. Der er således fokus på at fastholde en enkel udvalgsstruktur med klare opgavebeskrivelser og kun operere med udvalg, hvor der er direkte behov eller lovkrav herom. Veldefinerede roller og ansvar skal være med til at tydeliggøre beslutnings- og kommunikationsvejene i organisationen. Samtidig tilstræbes det at reducere papirmængden og så vidt muligt sikre, at sager kun behandles relevante steder. Sagsforelæggelse i de respektive ledelsesfora er formaliseret via en række substans- og formkrav, der skal sikre kvaliteten af ledelsesbetjeningen. Den enkelte medarbejder har ansvaret for kvalitetssikring af den enkelte sag og sagsfremstilling for ledelsen. Det betyder, at medarbejderen har ansvaret for, at sagsfremstillingen udgør et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag. I kapitel 3 beskrives de centrale ledelsesfora samt udvalg. Gennemgangen beskriver det enkelte forums sammensætning, funktion, mødefrekvens og sagsgang. En samlet mødeplan for ledelsesmøderne er tilgængelig fra Direktørsekretariatets hjemmeside http://direktoer.ku.dk/modeplan/ 6
3.1 Københavns Universitets bestyrelse Sammensætning Medlemmer Bestyrelsen har 11 medlemmer: 6 udefra kommende medlemmer, 2 medlemmer, der vælges af og blandt universitetets videnskabelige personale, herunder ansatte ph.d.-studerende, 1 medlem, der vælges blandt det teknisk-administrative personale, og to medlemmer, der vælges af og blandt universitetets studerende. Bestyrelsens formand vælges af bestyrelsen blandt de udefra kommende medlemmer. Rektoratet og universitetsdirektøren Ved bestyrelsesmøderne deltager rektor, prorektor og universitetsdirektøren. Rektoratet og universitetsdirektøren har ret til at udtale sig på møderne. Rektor sikrer, at bestyrelsen løbende får de oplysninger, som skønnes nødvendige for, at bestyrelsen har et forsvarligt beslutningsgrundlag. Mellem bestyrelsesmøderne er det rektor, der varetager den løbende kontakt til formanden. Funktion Bestyrelsen varetager på samfundets vegne universitetets interesser som uddannelses- og forskningsinstitution og fastlægger de overordnede retningslinjer for dets organisation, langsigtede virksomhed og udvikling. Bestyrelsen forvalter bl.a. universitetets midler, godkender universitetets budget efter indstilling fra rektor, indgår udviklingskontrakt med ministeren, ansætter og afskediger rektor og ansætter og afskediger efter indstilling fra rektor, prorektor og universitetsdirektøren samt fastsætter rammerne for rektors daglige ledelse. Bestyrelsen opererer således på et overordnet strategisk plan og er ikke involveret i universitetets daglige ledelse, drift eller rent akademiske sager. Mødefrekvens og mødelokale Bestyrelsen mødes ca. 8 gange årligt. Mødedatoerne er aftalt forud af bestyrelsen og er tilgængelige på KU s hjemmeside under bestyrelsen. Bestyrelsesmøder afholdes i Konsistoriebygningen udvalgsværelse 1. Sekretariat med ansvar for dagsorden og referat Rektorsekretariatet ved bestyrelsessekretæren og sekretariatschefen betjener bestyrelsen. Se bilag 1 for kontaktoplysninger. 7
Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Formanden foranlediger indkaldelsen til bestyrelsesmøderne. Indkaldelsen ledsages af dagsordenen samt relevant bilagsmateriale. I praksis udarbejdes dagsordenen af formanden i samråd med rektor. Bestyrelsesmedlemmerne har krav på at kunne få punkter på dagsordenen. Dagsordnerne følger bestyrelsens årshjul, som indeholder møde- og arbejdsplan udarbejdet af bestyrelsen i henhold til dens ansvarsområder. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen Mødematerialet godkendes af formanden og rektor før udsendelse Materiale til bestyrelsen samt punkter, der af bestyrelsesmedlemmerne ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden ved bestyrelsessekretæren i hænde senest 3 uger før mødet afholdes. Evt. overskridelse af leveringsfristen for fremsendelse aftales med bestyrelsessekretæren. Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i bestyrelsen En sagsforelæggelse indeholder et forklæde samt evt. sagsnotat og bilag. Forklædet indeholder som minimum en beslutningsindstilling; baggrund for indstillingen; opfølgning og udmelding (til hvem, hvornår og hvordan) samt evt. udgifter forbundet med sagen. Det skal altid fremgå af forklædet, hvilket fora det er målrettet, og om sagen er til orientering, drøftelse eller beslutning. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word Sagsnotatet er mere detaljeret og informativt end forklædet. Sagsnotatet kan bl.a. indeholde historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet skal indeholde henvisning til forklædet. Sagsnotatet er sagsbehandlerens mulighed for at informere bestyrelsen ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen? Krav om sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen af en sag afhænger af sagens karakter og afgøres i hvert enkelt tilfælde efter en konkret vurdering af rektor og bestyrelsesformanden. Opfølgning på en sag forelagt bestyrelsen 8
Rektorsekretariatet er ansvarligt for skriftlig videreformidling af bestyrelsens ønsker og beslutninger. Kommunikation fra bestyrelsen til resten af organisationen. Bestyrelsen kommunikerer med universitetsledelsen via bestyrelsesmøderne. For den resterende del af universitetsbefolkningen og omverdenen er mødemateriale og referater tilgængelige på KU s hjemmeside under bestyrelsen. Bemærk endvidere at bestyrelsesmøderne er åbne for offentligheden. Sager kan dog behandles for lukkede døre, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændigheder i øvrigt findes nødvendigt. Link http://bestyrelse.ku.dk/ 9
3.2 Direktionsmødet (D-mødet) Sammensætning D-mødets faste deltagere er Direktionen (dvs. rektor, prorektor og universitetsdirektøren). Herudover deltager sekretariatscheferne for henholdsvis Direktørsekretariatet og Rektorsekretariatet samt Kommunikationschefen og mødesekretæren. Funktion Konkret behandling af direktionsnære sager samt forbehandling af sager til LT. Mødefrekvens og mødelokale D-mødet afholdes som udgangspunkt hver onsdag fra 9-12 på rektors kontor. Sekretariat med ansvar for dagsorden og referat Direktørsekretariatet varetager sekretariatsfunktionen, dvs. udsender dagsorden, skriver referat og koordinerer ift. sager på dagsordenen og invitation af gæster. Se bilag 1 for kontaktoplysninger til sekretæren for D-mødet. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Sager på D-mødet er enten direktionsnære sager, herunder pressemæssige forhold, eller sager der forbehandles mhp. Ledelsesteamet (LT). Sager, som linjecheferne og deres afdelinger skønner bør direktionsbehandles inden deres videre gang, sættes på direktionsmødet efter aftale med direktionen eller sekretæren. Sager til mødet følger "linjen", dvs. der tages kun sager op, der følger ledelseshierarkiet og dermed har en FA-chef som implicit eller eksplicit afsender. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen Sager, der forelægges direktionen, skal være godkendt af den ansvarlige linjechef. Chefen kan delegere sin deltagelse ved D-mødet til relevant sagsbehandler. Der er frist for fremsendelse af materiale mandag kl. 10 til mødet den følgende onsdag. Materialet sendes til enhedspostkassen Direktionsmøder. Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i D-mødet 10
En sagsforelæggelse indeholder et forklæde samt evt. sagsnotat og bilag. Forklædet indeholder som minimum en beslutningsindstilling; baggrund for indstillingen; opfølgning og udmelding (til hvem, hvornår og hvordan) samt evt. udgifter forbundet med sagen. Det skal altid fremgå af forklædet, hvilket fora det er målrettet, og om sagen er til orientering, drøftelse eller beslutning. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word - Sagsnotatet er mere detaljeret og informativt end forklædet. Sagsnotatet kan bl.a. indeholde historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet skal indeholde henvisning til forklædet. Sagsnotatet er sagsbehandlerens mulighed for at informere direktionen ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen Som udgangspunkt er den relevante linjechef til stede, men vedkommende kan delegere til eller medbringe relevant sagsbehandler. Opfølgning på en sag forelagt på D-mødet Noterne fra D-mødet angiver konkret opfølgning, og denne meddeles skriftligt og direkte til afdelinger, der har haft sager på mødet. Kommunikation fra D-mødet til resten af organisationen. Der sker kun i sjældne tilfælde direkte kommunikation ud i organisationen fra direktionsmødet. Typisk sker det gennem relevant afdeling. Link Ingen. 11
3.3 Ledelsesteamet (LT) Sammensætning LT har 11 medlemmer: rektoratet, universitetsdirektøren og dekanerne. Derudover deltager sekretariatscheferne for Direktørsekretariatet og Rektorsekretariatet samt LTsekretæren. Funktion LT er det permanente forum på KU for information og drøftelser mellem rektoratet, universitetsdirektøren og dekanerne. LT er det centrale ledelsesrum for direktion og dekanernes drøftelse og strategisk arbejde og beslutninger og udgør den øverste ledelses forbindelseslinje til fakulteterne. Mødefrekvens LT afholdes som udgangspunkt hver 2. onsdag kl. 12-16 i Professorvillaen. Sekretariat med ansvar for dagsorden og referat Direktørsekretariatet varetager sekretariatsfunktionen, dvs. udsender dagsorden, skriver referat og koordinerer ift. sager på dagsordenen og invitation af gæster. Se bilag 1 for kontaktoplysninger til LT-sekretæren. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? LT skal løbende holdes orienteret om sager, der har strategisk karakter og særlig betydning for universitetets udvikling og fremadrettede ageren. LT indkalder medarbejdere og chefer, hvor det er nødvendigt og hensigtsmæssigt for at drøfte og/eller få adgang til viden og indsigt om aktuelle sager, der har betydning for såvel universitetet overordnet set som det enkelte ledelsesniveau. LT s strategiske perspektiv betyder bl.a. at LT tilstræber kun at behandle opgaver af administrativ karakter ved igangsættelse eller for større principielle spørgsmål. Det betyder samtidig, at opgaver inden for de administrative chefers faglige område delegeres hertil, baseret på rammer og ikke detaljer. Godkendelsesprocedurer og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen Sager der forelægges LT, skal være godkendt i direktionen på D-mødet senest to uger før LT-forelæggelse. Frist for fremsendelse af sagsfremlæggelse inkl. evt. bilag er mandag kl. 10.00 16 dage før LT-fremlæggelse. Materialet sendes til enhedspostkassen Ledelsesteamets møder. 12
Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i LT En sagsforelæggelse indeholder et forklæde samt evt. sagsnotat og bilag. Forklædet indeholder som minimum en beslutningsindstilling; baggrund for indstillingen; opfølgning og udmelding (til hvem, hvornår og hvordan) samt evt. udgifter forbundet med sagen. Det skal altid fremgå af forklædet, hvilket fora det er målrettet, og om sagen er til orientering, drøftelse eller beslutning. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word Sagsnotatet er mere detaljeret og informativt end forklædet. Sagsnotatet kan bl.a. indeholde historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet skal indeholde henvisning til forklædet. Sagsnotatet er sagsbehandlerens mulighed for at informere bestyrelsen ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen Som udgangspunkt er den relevante linjechef til stede, men vedkommende kan videredelegere repræsentationen eller medbringe relevant sagsbehandler. Opfølgning på en sag forelagt LT LTs sekretær giver sagsbehandleren/linjechef skriftlig tilbagemelding på LTs beslutning under sagsbehandlingen. Den enkelte sagsbehandler har ansvaret for at formidle resultatet i overensstemmelse med LTs beslutning samt ansvaret for at implementere indstillingen såfremt den godkendes i LT. DIR-sek. fremsender hurtigst muligt efter hvert LT-møde udkast til mødereferat samt opfølgningsliste med ledelsesbestillinger og udmeldinger til FA-cheferne og evt. relevante sagsbehandlere. Referatet vil på dette tidspunkt være udkastversion. Ved strategiske beslutninger forventes der en resultatorienteret opfølgning med fokus på effekten af den beslutning, der er truffet. Såfremt det ikke fremgår af sagen, vil det om muligt fremgå af LTreferatet med hvilken frekvens, der evt. skal rapporteres herom. Kommunikation fra LT til resten af organisationen. Det bestræbes at træffe afgørelse på møderne om, hvorledes en sag kommunikeres videre til den øvrige organisation, og hvordan beslutningen effektueres. Der forelægger altid et godkendt referat fra afholdte LT møder, som kan rekvireres hos Direktørsekretariatet eller den nærmeste linjechef. Link Ingen. 13
14
3.4 Direktørkoordineringen (Dir.koor.) Sammensætning Direktørkoordineringen har ti faste deltagere: universitetsdirektøren og den øverste administrative chef (fakultetsdirektør/administrationschef) fra hvert af de otte fakulteter. Herudover deltager Direktørsekretariatet og mødesekretæren. Funktion I relation til Ledelsesteamet (LT) skal direktørkoordineringen sikre en administrativ forankring og implementering af sager behandlet i LT, ligesom direktørkoordineringen på opdrag fra LT kan forbehandle sager med henblik på indstilling til LT på administrative områder. Eksempler på ansvarsoverdragelse fra LT er, at det er tillagt direktørkoordineringen at påse, at der følges op på den årlige revision (management letter m.v.). Direktørkoordineringen har en væsentlig implementerende rolle i at koordinere, udvikle og forenkle universitetets administrative organisation sammen med FA-cheferne. Direktørkoordineringen godkender nedsættelse af faglige sagskoordinerende arbejdsgrupper/fora, hvor der er behov for videndeling og/eller for teknisk-administrativ udvikling. Mødefrekvens og mødelokale Direktørkoordineringen holder møde to gange månedligt og i øvrigt efter behov. Møderne afholdes om mandagen kl. 12-14 i Professorvillaen. Sekretariat med ansvar for dagsorden og referat Direktørsekretariatet varetager sekretariatsfunktionen, dvs. udsender dagsorden, skriver referat og koordinerer ift. sager på dagsordenen og invitation af gæster. Se bilag 1 for kontaktoplysninger til mødesekretæren. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Som udgangspunkt er det universitetsdirektøren i samråd med Direktørsekretariatet, der fastlægger dagsordenen. Herudover kan de enkelte medlemmer af udvalget foreslå sager til dagsordenen. Det sker ved henvendelse direkte til mødesekretæren. Herudover kan direktionen og LT pålægge udvalget at drøfte, forbehandle eller træffe beslutning i bestemte sager. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen 15
Der er ikke formelt krav om godkendelse i noget regi, før en sag behandles i Direktørkoordineringen. Når en sag er besluttet optaget på udvalgets dagsorden, foranstalter sekretariatet indhentning af de relevante bilag til oplysning af sagen, herunder indstilling m.v. Frist for fremsendelse af mødemateriale er senest syv dage før mødet afholdes. Mødematerialet sendes til mødesekretæren. Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i Dir.koor. En sagsforelæggelse indeholder et forklæde samt evt. sagsnotat og bilag. Forklædet indeholder som minimum en beslutningsindstilling; baggrund for indstillingen; opfølgning og udmelding (til hvem, hvornår og hvordan) samt evt. udgifter forbundet med sagen. Det skal altid fremgå af forklædet, hvilket fora det er målrettet, og om sagen er til orientering, drøftelse eller beslutning. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon ledelsesforklæde i word Sagsnotatet er mere detaljeret og informativt end forklædet. Sagsnotatet kan bl.a. indeholde historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Sagsnotatet skal indeholde henvisning til forklædet. Sagsnotatet er sagsbehandlerens mulighed for at informere bestyrelsen ift. forventede spørgsmål til sagens akter. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen Som udgangspunkt er den relevante linjechef til stede, men vedkommende kan delegere til eller medbringe relevant sagsbehandler. Opfølgning på en sag forelagt Dir.koor. Udvalgets møde refereres i et sæt mødenoter. I noterne bestræbes det at angive, hvorledes sagen skal opfølges, fx forelægges LT. Kommunikation fra Dir.koor. til resten af organisationen. Det tilstræbes at træffe afgørelse på møderne om, hvorledes en sag kommunikeres videre til den øvrige organisation. Sker det ikke, træffer universitetsdirektøren afgørelse herom. Link Ingen. 16
3.5 FA-12 Sammensætning FA-12 har 12 faste medlemmer: Direktionen (rektor, prorektor, universitetsdirektør), samt FAcheferne for de 7 afdelinger og 2 ledelsessekretariater. Funktion Uformelt mødeforum for den øverste ledelse og FA-cheferne. Forbehandling af ledelsessager. Koordinering af FA-udvikling, -politik og medarbejderudvikling inden for rammerne af FAafdelingerne, hvor FA-cheferne på det faglige plan refererer til hver sin leder i den øverste ledelse. Mødefrekvens og mødelokale FA-12 afholdes hver 2. fredag i Professorvillaen, skiftevis med et kort møde 9-10 og et langt møde 8.30-12. Sekretariat med ansvar for dagsorden og referat Direktørsekretariatet ved sekretariatschefen som således er del af FA-12 og sekretær for gruppen. Se bilag 1 for kontaktoplysninger til sekretariatschefen. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Ved direktionen eller en af FA-cheferne ved henvendelse til sekretariatschefen for Direktørsekretariatet. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen En sag skal ikke godkendes i direktionen eller af andre inden sagsforelæggelse inden FA-12 drøftelse. Frist for fremsendelse af mødemateriale er senest kl. 10.00 fredagen før mødet. Mødematerialet sendes til sekretariatschefen for Direktørsekretariatet. Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i FA-12 Der er ingen substans- og formkrav for sagsforelæggelse i FA-12 Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen FA12 er et uformelt forum, hvor der som udgangspunkt kun er chefer til stede, og kun sjældent sagsbehandlere. 17
Opfølgning på en sag forelagt mødeforummet/udvalget Der udformes et kort beslutningsreferat, som indeholder en kolonne med Ansvar for næste skridt. I denne kolonne angives som hovedregel den pågældende afdelingschef, der så har det videre ansvar ud i organisationen. Kommunikation fra FA12 til resten af organisationen. Ingen formel kanal. Referaterne er alene beslutningsreferater, og evt. opfølgning og videre kommunikation foregår selvstændigt fra de pågældende chefer. Link Ingen. 18
3.6 Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) Sammensætning HSU består frem til 1.1.2011 af 27 medlemmer. Rektor er født formand, og rektor udpeger 11 ledelsesrepræsentanter. Medarbejderrepræsentanternes 16 pladser fordeles efter aftale mellem de forhandlingsberettigede organisationers tillidsrepræsentanter. Medlemmerne kan ses på http://hsu.ku.dk/om_hsu/ Funktion Hovedsamarbejdsudvalget skal medvirke til sikring af udviklingen af samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. Dette sker bl.a. ved hjælp af gensidig information, drøftelse og fastsættelse af retningslinjer for arbejds- og personaleforhold, rationaliserings- og omstillingsprojekter, ny teknologi, efteruddannelsesaktiviteter samt arbejdspladsens økonomiske situation. Hovedsamarbejdsudvalget behandler spørgsmål, der er fælles for hele universitetet, idet der også er oprettet samarbejdsudvalg på fakultets- og institutniveau. Mødefrekvens og mødelokale HSU afholdes som udgangspunkt én gang om måneden i alt 10 til 12 gange om året i udvalgsværelse 1. Sekretariat med ansvar for dagsorden og referat Sekretariatet varetages af HR&O. Se bilag 1 for kontaktoplysninger til mødesekretæren. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? Sager, der har relevans for personalet jvfr. Samarbejdsudvalgscirkulæret, skal forelægges for HSU. Dagsorden fastlægges på planlægningsmøde mellem formand, næstformand og sekretæren. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen Sager skal ikke godkendes i direktion eller LT. Men det vil ofte være hensigtsmæssigt, at sager er håndteret i disse fora før de forelægges for HSU, så ledelsens holdning er afklaret. Frist for fremsendelse af mødemateriale er 14 dage før hvert møde til HSU-sekretæren. Bemærk, at der er pligt og krav om tidlig inddragen og orientering af medarbejdersiden. Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i HSU En sagsforelæggelse indeholder et forklæde samt evt. sagsnotat og bilag. 19
Forklædet indeholder som minimum en beslutningsindstilling, hvoraf det fremgår, om sagen er til orientering, drøftelse eller beslutning, baggrund for indstillingen; HSU/medarbejderrelevans i sagen samt sagsbehandlers navn, dato og hvem sagsnotatet er målrettet. Forklædet skal indeholde henvisning til evt. sagsnotat og bilag. Brug KU skabelon sagsfremstilling i word Sagsnotatet er mere detaljeret og informativt end forklædet. Sagsnotatet kan bl.a. indeholde historikken for sagen, uddybning af faktuelle tal og informationer. Brug KU skabelon sagsnotat i word. Bilag kan være andre relevante dokumenter for sagens forståelse. F.eks. statistisk materiale, henvendelser fra eksterne aktører mv. Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen? Som udgangspunkt er den relevante linjechef til stede, men vedkommende kan delegere til eller medbringe relevant sagsbehandler. Opfølgning på en sag forelagt HSU Sekretæren melder tilbage til sagsbehandlerne om sagens behandling i HSU. Dette vil typisk ske på samme dag eller dagen efter. Kommunikation fra HSU til resten af organisationen. Kommunikation sker som hovedregel ved referat fra møderne og øvrige materialer på HSU s mødeforum og på hjemmesiden. Fra tid til anden sender HSU-sekretariatet desuden mails til samarbejdsudvalgene. Link http://hsu.ku.dk/ 20
3.7 Københavns Universitets Forskeruddannelsesråd - KUFUR Sammensætning KUFUR har 17 medlemmer: 1 ph.d.-skoleleder per fakultet, 1 ph.d.-studerende per fakultet, 1 formand udpeget af rektor. Næstformanden vælges blandt de ph.d.-studerende. Funktion Rådet behandler de spørgsmål og temaer, det forelægges af rektorat og ledelsesteam, men kan tillige på eget initiativ behandle spørgsmål af fælles interesse vedrørende postgraduat forskeruddannelse på Københavns Universitet og kan i denne sammenhæng forelægge spørgsmål og stille forslag til ledelsesteamet. Mødefrekvens og mødelokale Ca. 8 gange årligt. I henhold til kommissoriet min. 2 møder per semester. Sekretariat med ansvar for dagsorden og referat: Uddannelsesstrategisk sekretariat i Uddannelsesservice. Se bilag 1 for kontaktoplysninger til KUFUR-sekretæren. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? En sag kommer på dagsorden efter ønske fra rektoratet, ledelsesteamet eller KUFUR. Derudover kan det ske på foranledning af KUFURs formandskab eller efter ønske fra andre dele af organisationen. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen En sag skal ikke godkendes i direktionen eller af andre inden sagsforelæggelse, men behandles normalt på formandskabets formøde Materiale sendes senest 2 uger før mødet eller efter aftale. Materialet sendes til rådets sekretær Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i KUFUR Ingen Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen? Nej, intet krav men sagsbehandler er velkommen. Opfølgning på en sag forelagt KUFUR 21
Afhængigt af sagen er enten den ansvarlige sagsbehandler, formanden eller sekretæren for rådet ansvarlig for opfølgning. Kommunikation fra KUFUR til resten af organisationen. Rådets møder er offentlige. Rådets mødeforum fungerer som dets normale kommunikationsform, og interesserede har mulighed for at blive gæster i KUFURs mødeforum. Alle fakulteters ph.d.- administratorer er gæster i mødeforummet. Rådets medlemmer forventes at informere deres respektive fakultet/de ph.d.-studerende ved deres fakultet om de sager og temaer, der behandles i KUFUR. Dagsordner og referater fra rådets møder er tilgængelig på KUFURs mødeforum, hvortil medlemmer og gæster har adgang. http://www.ku.dk/default_.asp?id=raad&fra=ledelse Link Ingen. KUFUR har en hjemmeside undervejs: kufur.ku.dk den bør være tilgængelig inden sommerferien 2009 22
3.8 Københavns Universitets Uddannelses strategiske Råd(KUUR) Sammensætning KUUR har 14 faste medlemmer: Prorektor, vicedirektør for uddannelse, 1 uddannelsesleder per fakultet (oftest prodekan for uddannelse), 4 studenterrepræsentanter. Prorektor er formand, og formandskabet består af prorektor, vicedirektør for uddannelse, 1 repræsentant fra et af fakulteterne fakultet og 1 studenterrepræsentant. Funktion Rådet behandler de spørgsmål og temaer, det forelægges af rektorat og ledelsesteam, men kan tillige på eget initiativ behandle spørgsmål af fælles interesse vedrørende uddannelse på Københavns Universitet og kan i denne sammenhæng forelægge spørgsmål og stille forslag til ledelsesteamet. Mødefrekvens og mødelokale I henhold til kommissoriet min. 3 møder per semester Sekretariat m. ansvar for dagsorden og referat Uddannelsesstrategisk sekretariat i Uddannelsesservice. Se bilag 1 for kontaktoplysninger til mødesekretæren. Sagsforelæggelse Hvorfor/hvordan/hvornår kommer en sag på dagsordenen? En sag kommer på dagsorden efter ønske fra rektoratet, ledelsesteamet eller KUUR. Derudover kan det ske på foranledning af KUURs formandskab eller efter ønske fra andre dele af organisationen. Godkendelsesprocedure og tidsfrister forbundet med sagsforelæggelsen En sag skal ikke godkendes i direktionen eller af andre inden sagsforelæggelse, men behandles normalt på formandskabets formøde. Frist for fremsendelse af mødemateriale er 2 uger før mødet eller efter aftale. Materialet sendes til rådets sekretær. Substans- og formkrav for sagsforelæggelse i det respektive forum Nej. 23
Sagsbehandlers tilstedeværelse ved behandlingen? Nej, intet krav men sagsbehandler deltager normalt. Opfølgning på en sag forelagt KUUR Afhængigt af sagen er enten den ansvarlige sagsbehandler, formanden eller sekretæren for rådet ansvarlig for opfølgning. KUURs sekretær giver sagsbehandleren skriftlig besked om dennes evt. videre behandling af sagen. Kommunikation fra KUUR til resten af organisationen. Rådets møder er offentlige. Rådets mødeforum fungerer som dets normale kommunikationsform og interesserede har mulighed for at blive gæster i KUURs mødeforum. Rådets medlemmer forventes at informere deres respektive fakultet om de sager og temaer, der behandles i KUUR. Dagsordner og referater fra rådets møder ligger på KUURs mødeforum, som medlemmer og gæster har adgang til. Information om KUURs projekter er tilgængelig på KUURs hjemmeside: kuur.ku.dk Link http://kuur.ku.dk/ 24
25
4. Centrale kommunikations- og styringsredskaber Som et vigtigt led i, at organisationen og hierarkiet respekteres og virker i det daglige, er kommunikationen op og ned i organisationen afgørende. På det administrative plan er det derfor vigtigt stedse at have sig for øje, hvordan ledelsesbeslutninger bliver kommunikeret til de relevante aktører og interessenter, ligesom det er vigtigt, at den rette information indgår i det grundlag, der træffes beslutninger på. Hovedreglen er, at der altid i en given sag skal tages stilling til, hvorledes der kommunikeres videre til tredjepart. De respektive ledelsesfora bør derfor inddrage videreformidlingsperspektivet i deres drøftelser. Nedenfor angives en række af de væsentligste kommunikations- og ledelsesredskaber, som ledelsen og dens medarbejdere har til rådighed på KU. 4.1 Den Strategiske Handleplan (DSH) KU s strategiske handleplan 2008-2012 er en flerårig handleplan, der omfatter KU s strategi frem til 2012 Destination 2012, udviklingskontrakten 2008-2010 s specifikke mål samt campusplanen. DSH er således et styrings- og arbejdsredskab, hvoraf en række vigtige strategiske og samtlige udviklingskontraktbundne mål fremgår. Der gøres årligt status for gennemførelsen af DSHs individuelle aktionspunkter. De udviklingskontraktbundne mål afrapporteres desuden årligt til Videnskabsministeriet. I 2010 vil planen blive drøftet med henblik på justering og forlæggelse af aktiviteter og milepæle for perioden 2010-2012. Den reviderede plan vil skulle tage højde for den nye Udviklingskontrakt, som KU forventer at indgå med ministeriet i 2010. 4.2 Nøgletal (under udarbejdelse) Direktionens nøgletalsoversigt bliver et styringsredskab, der sikrer ledelsen løbende systematisk overblik over udviklingen på Den Strategiske Handleplans enkelte indsatsområder. For at give et eksternt nationalt sammenligningsgrundlag suppleres nøgletalsoversigten med en opsummering på Danske Universiteters (DU) gennemsnitstal for sektoren på de nøgletal, som indsamles i regi af DU, således at KU s performance sammenlignet med sektorens fremgår. Endelig kortlægger nøgletalsoversigten KU s udvikling på de parametre, der indgår i de internationale og anerkendte rankings. Nøgletallene tilgår ledelsen med en fastlagt frekvens til brug for den løbende monitorering af udviklingen på universitetet. 4.3 Sharepoint SharePoint er et dokumentcenter for Fællesadministrationens afdelinger, der anvendes som en indgang til dokumenter og til deling af dokumenter internt i og mellem de enkelte afdelinger. Hver afdeling har et individuelt SharePointområde, som indeholder et dokumentbibliotek, mødekalender, arbejds- og projektområder. 26
Sharepoint understøtter de omtalte ledelsesmøder og benyttes bl.a. til mødeindkaldelse og distribution af materiale samt giver et overblik over kommende møder og aktiviteter til de respektive ledelsesmøder. Derudover benyttes Sharepoint til fælles beskeder og nyheder med relevans for ledelsesmødernes medlemskreds. DIR-sek. s Sharepoint indeholder arbejdsområder med dokumentcenter, mødekalender mv. til brug for følgende ledelsesmøder: D-møder, LT, FA-12 og Dir.koor. Se http://sps.ku.dk/fa/dshome Et arbejdsområde for bestyrelsen i Sharepoint er under udarbejdelse. 4.4 KUreren KUreren er et webmagasin, som primært skriver om de emner, der er på ledelsens dagsorden. Artiklernes fokus spænder fra ledelsens egne initiativer til initiativer, der kommer udefra, fx Videnskabsministeriet. Derudover bringer KUreren også kortere meddelelser om fx kommende arrangementer og organisatoriske og administrative forandringer (Kort nyt). KUrerens hovedmålgruppe er ledere på Københavns Universitet. Disse medarbejdere får nyhedsbrevet tilsendt automatisk. Alle medarbejdere og studerende kan dog tilmelde sig abonnement via tilmeldingsboksen på KUrerens forside. KUreren redigeres af Kommunikationsafdelingen og udkommer cirka én gang om måneden. http://kureren.ku.dk 4.5 Brug af officielle postkasser For at undgå, at kommunikationen hviler på enkeltpersoner, skal der være en forvaltningsbåret kommunikation og dokumentation. Det betyder, at enhedspostkasser benyttes ifm. generelle orienteringssager, invitationer, høringer mv. samt at afgørelser og beslutninger er lagt i Sharepoint og er journaliseret i Scan-jour således, at dokumenter og korrespondance mv. er sikret og er tilgængelig for alle relevante parter. 27
5. Forkortelser Forkortelse BYG DIR-sek. DIR-koor. ESDH FA FSU FØNIX F&I HR&O KIT KUFUR KUUR LT REK-sek. SAK SCANPAS Sharepoint STADS ØKO US ØSS Betegnelse for Campus Plan og Byg Direktørsekretariatet Direktørkoordineringen Elektronisk sags- og dokumentsystem Fællesadministrationen Fakultetets Samarbejdsudvalg Det studieadministrative system Forsknings- og Innovation HR og Organisation Koncern-it Københavns Universitets Forskeruddannelsesråd Københavns Universitets Uddannelses strategiske Råd Ledelsesteamet Rektorsekretariatet Gruppen af studiechefer Det personaleadministrative system Dokumenthåndteringssystem Fælles studieadministrativt system Koncern-økonomi Uddannelsesservice Økonomistyringssystem 28
6. Referencer Ansættelsesbekendtgørelsen med kommenterede bemærkninger (Mangler link) Delegationsrammen http://www.ku.dk/regel/ - se under Styrelsesforhold Destination 2012 http://www.ku.dk/destination2012/ Den Strategiske Handleplan http://direktoer.ku.dk/styring/strategiskhandleplan Ledelsesvejledning i form af rektor-, direktør-, dekan-, institutleder-, og studielederinstruks http://www.ku.dk/regel/ - se under Styrelsesforhold Samlet mødeplan for ledelsesmøderne http://direktoer.ku.dk/modeplan/ Udviklingskontrakt http://www.ku.dk/ledelse/udviklingskontrakt/ku_udviklingskontrakt_2006-2008.pdf Universitetsloven http://www.ubst.dk/lovgivning/universitetsloven Vedtægter http://www.ku.dk/ledelse/pdf/vedtaegt.pdf 29
7. Bilag Ledelsesmødernes sekretærer Ledelsesmøde Sekretær Lokal tlf. E-mail Bestyrelsen Anne Holme, REK-sek. 22606 anhol@adm.ku.dk D-møder Kristian Boye Petersen, DIR-sek. 22602 kbp@adm.ku.dk LT Julie Andersen 24105 juan@adm.ku.dk Dir.koor. Charlotte Lodal, DIR-sek. 22608 clo@adm.ku.dk FA12 Bettina Madsen, REK-sek. 22612 bbm@adm.ku.dk HSU Ingrid Skovsmose, HR&O 22790 isj@adm.ku.dk KUFUR Therese Hyll Brunn, US 23154 thla@adm.ku.dk KUUR Anni Søborg, US 22928 asbe@adm.ku.dk 30