Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 4. juni 2009, kl. 16.30 Billedsalen Til stede: Ritta Fischer Jensen, Kjeld Poulsen, Mogens Hansen, Stig Torp Kaspersen, Bjarne Krohn, Flemming Balle, Ole Lagoni, Alice Hahn og John B. Sørensen Afbud fra: Lizzi Andersen og Peder Boas Jensen Fra administrationen: Leif Tøiberg Schüler og Anne Mette F. Svendsen Indholdsfortegnelse Til beslutning... 2 1. Referat fra bestyrelsesmødet den 22. april 2009... 2 2. Udlejning af Brohuset og Sejlhuset... 2 Andre sager til behandling... 6 3. Forslag til studietur for SAB s organisationsbestyrelse i foråret 2010... 6 4. Orientering om udbud af forsikringer ny rammeaftale... 6 5. Orientering om husleje- og udlejningsopgørelse... 8 6. Orientering om praksis for henlæggelser... 9 Eventuelt... 10 1/11
Bilagsfortegnelse Bilag 1: Bilag 2: Tal fra huslejen og udlejningsområdet Oversigt over ny fælles KAB-praksis omkring henlæggelser Til beslutning 1. Referat fra bestyrelsesmødet den 22. april 2009 Referatet fra ovennævnte bestyrelsesmøde er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Indstilling: Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Ritta Fischer Jensen ønskede at få medtaget i referatet under pkt. 8 og 9 om regnskabsafslutning på antennelaugene, at der ikke er tale om en stigning i afdelingernes huslejebudgetter, men udelukkende i afdelingernes antennebudgetter. Organisationsbestyrelsen godkendte med denne rettelse referatet, som vil blive tilrettet og omdelt på næste møde. Sager til behandling 2. Udlejning af Brohuset og Sejlhuset Som organisationsbestyrelsen blev gjort bekendt med på sidste møde den 22. april 2009, er der iværksat et tæt samarbejde med 3B med henblik på at finde en løsning på de udlejningsproblemer, som 3B har i Brohuset og til dels i Sejlhuset. Der arbejdes på en løsning, der på den ene side sikrer, at 3B s lejligheder bliver udlejet, og på den anden side sikrer, at der ikke opstår problemer for SAB. På det sidste organisationsbestyrelsesmøde blev bestyrelsen præsenteret for et lovforslag om nedsat startleje for alment nybyggeri. I skrivende stund ved vi endnu ikke, om der vil blive vedtaget en overgangsordning for finansiering af nybyggeri, som Brohuset og Sejlhuset kan 2/11
blive omfattet af. Da det desværre forekommer meget usikkert, er det nødvendigt at overveje andre løsningsmodeller. Som det blev beskrevet på mødet, er der iværksat forskellige tiltag i 3B i forhold til annoncering, indretning af prøvelejlighed og henvisning af interesserede lejere fra KAB til 3B. Disse tiltag er fortsat så nye, at det endnu er svært at vurdere effekten. Et andet tiltag, som vi orienterede om på sidste møde, var en midlertidig øget bemanding af ejendomskontoret - dels for at højne servicen generelt for de nuværende beboere, som giver udtryk for utilfredshed, dels for bedre at kunne modtage nye beboere. En øget bemanding skal bl.a. sikre en mere effektiv mangeludbedring, en bedre renholdelsesstandard i indgangspartierne og kunne afhjælpe det ekstra behov for fremvisning af lejligheder, samt håndteringen af mange fraflytninger. Der blev i slutningen af april ansat to medarbejdere på midlertidige kontrakter; en på fuld tid og en i 21 timer om ugen. Den langtidssygemeldte driftslederassistent er endnu ikke vendt tilbage, og det er fortsat uvist, hvornår, og om det sker. Vores driftschef vurderer sammen med sin kollega i 3B, at der vil være behov for en opmanding i minimum et halvt år. Udgiften hertil forventes at udgøre 250.000 kr. Det foreslås, at udgiften fordeles mellem de to selskaber efter den fordelingsnøgle, der i forvejen er gældende for ejendomskontoret. Organisationsbestyrelsen anmodes derfor om at støtte afdelingerne med et beløb på ca. 125.000 kr. til en opmanding af ejendomskontoret i et halvt år. Det tredje tiltag, som blev omtalt på sidste møde, var en huslejenedsættelse i stil med den, der er iværksat i Askholm, dog således at man kun nedsætter lejen på lejligheder, der er særligt vanskelige at udleje. Efter en nærmere analyse af udlejningsproblemet i de to ejendomme er administrationerne i 3B og KAB nået frem til at anbefale at afvente situationen i Sejlhuset, da problemerne dér, ikke er så store og muligvis kan løses ved de tiltag, der allerede er iværksat. I Brohuset, hvor 3B oplever de største udlejningsproblemer, er vurderingen derimod, at der bør ske en huslejenedsættelse for de lejligheder, der er sværest at udleje. Det drejer sig om hele opgang 44, der er beliggende mod nordvest og derfor forekommer mørkere end de andre opgange. Derudover er det 1.sals boligerne i opgang 48, der ikke har altaner og/eller har meget lavt siddende vinduer. 3B s administration vil på et møde den 28. maj 2009 anbefale 3B s organisationsbestyrelse om, at nedsætte lejen i de pågældende lejligheder. Hvis SAB ønsker at følge principperne for huslejenedsættelse i samme typer lejligheder, på trods af at de er udlejet, vil det betyde, at man skal nedsætte huslejen i fire lejligheder i opgang 46 og 54, 1. sal, hvor man har tilsvarende boliger uden altan og/eller med meget lavt siddende vinduer. SAB har ingen boliger i opgang 44. 3/11
Udgiften for en foreslået nedsættelse af lejen i de fire boliger i SAB vil være på 2.250 kr. om måneden eller 27.000 kr. om året. Da der er tale om et så begrænset beløb, er forslaget at søge organisationsbestyrelsen om at dække tabet i det første år, for derefter at indarbejde det i afdelingens budget i fremtiden. Afdelingens budget, som blev forkastet på afdelingsmødet den 14. april 2009, skal behandles igen på et kommende organisationsbestyrelsesmøde, når vi ved lidt mere om, hvordan budgettet for 3B s afdeling i Brohuset kommer til at se ud. Det planlægges at afholde et samlet afdelingsmøde for begge afdelinger i Brohuset i uge 25. Her skal der afholdes valg til begge bestyrelserne, da 3B ikke kunne stille en bestyrelse på afdelingsmødet, og SAB s afdelingsbestyrelse i mellemtiden har meddelt sin afgang. Der vil blive givet en mundtlig redegørelse for problemstillingen på mødet og for afgørelsen på lovforslaget, såfremt der er kommet en sådan. Indstilling: Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen bevilliger 125.000 kr. fra arbejdskapitalen til opmanding af ejendomskontoret i et halvt år. - at organisationsbestyrelsen træffer en afgørelse om, hvorvidt man vil indstille til afdelingsmødet i Brohuset at nedsætte huslejen i de fire boliger og afholde udgiften på 27.000 kr. over arbejdskapitalen for det første år. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Anne Mette F. Svendsen uddybede punktet og nævnte, at der i mellemtiden er sket det glædelige, at lovforslaget om finansiering af nybyggeri med en overgangsordning, der omfatter flere af SAB s nybyggerier - her iblandt Brohuset - blev vedtaget i Folketinget den 29. maj 2009. På det sidste organisationsbestyrelsesmøde den 22. april 2009 vedtog organisationsbestyrelsen at benytte overgangsordningen for alle de af SAB s nybyggerier, der kunne komme ind under ordningen. Det, at loven blev vedtaget, giver en ny problemstilling i forhold til Brohuset og flere af de andre nybyggerier i øvrigt, fordi det foruden en generel huslejenedsættelse også giver mulighed for at fortage en yderligere huslejedifferentiering. Anne Mette F. Svendsen nævnte, at udlejningen i KAB - i nybyggeriernes forholdsvis korte levetid - allerede har gjort sig nogle erfaringer, der viser, at der er stor forskel på, hvor attraktive de forskellige lejligheder er, og dermed hvor lette de er at udleje. 4/11
Årsagen til det oprindelige punkt på dagsordenen er primært 3B s udlejningsvanskeligheder. Anne Mette F. Svendsen fortalte, at hun havde kontaktet 3B for at høre, hvordan de stillede sig efter lovens vedtagelse. 3B havde dog endnu ikke taget endelig stilling til spørgsmålet, men regnede med at kunne vende tilbage med et svar i løbet af næste uge. Det ser ud til, at der er tre muligheder: At sætte huslejen ned i enkelte lejligheder, som skitseret i dette punkt på dagsordenen, at fortage den samlede lejeomlægning snarest muligt, for selv at afholde udgiften til lejenedsættelsen indtil lovens ikraftræden den 1. januar 2010, eller at vente med lejeomlægningen til loven træder i kraft. Kjeld Poulsen mente, at SAB så vidt muligt må følge 3B. Hvis de venter, venter SAB også, og hvis de vælger at sætte huslejen ned nu, må SAB som minimum sætte de fire lejligheder ned også. Ritta Fischer Jensen erklærede sig enig med Kjeld Poulsen, men ville være mere forsigtig med den yderligere huslejedifferentiering, da der jo også skal ansøges. Leif Tøiberg Schüler forsikrede, at den sædvanlige godkendelsesprocedure naturligvis vil blive fulgt, og at man også vil spørge afdelingerne, inden det sættes i værk. Han foreslog, at administrationen hen over sommeren udarbejder et oplæg om huslejedifferentiering til organisationsbestyrelsen. Der var herefter en diskussion mellem Ritta Fischer Jensen, Flemming Balle, John Bøgelund Sørensen og Kjeld Poulsen om, hvordan SAB skal forholde sig til 3B s beslutninger om huslejenedsættelser og budget for Brohuset. Det var den generelle holdning blandt bestyrelsesmedlemmerne, at det måske er lidt meget at sætte i værk for fire lejligheder og at man aldrig vil kunne holde nøjagtig samme huslejeniveau mellem de to boligorganisationer. Bestyrelsen vil ikke til hver en tid følge 3B i alle deres dispositioner, men lige i udgangspunktet så vidt muligt forsøge at lægge samme niveau. Endelig var der spørgsmålet om midlertidig opnormering af ejendomskontoret. Leif Tøiberg Schüler bemærkede, at afdelingerne på længere sigt må indarbejde en opnormering, hvis der fortsat viser sig at være et behov. Ritta Fischer Jensen ønskede indstillingen præciseret, således at den lyder på en opmanding i et halvt år på op til 125.000 kr. Organisationsbestyrelsen tog dermed orienteringen til efterretning og godkendte en bevilling fra arbejdskapitalen på op til 125.000 kr. til en opmanding af Brohusets og Sejlhusets ejendomskontor over det næste halve år, samt at man i vid udstrækning følger 3B i deres forestående beslutning om huslejenedsættelser. 5/11
Andre sager til behandling 3. Forslag til studietur for SAB s organisationsbestyrelse i foråret 2010 På baggrund af faglige sonderinger omkring relevant indhold for studieturen 2010, foreslås en rejse til Stockholm og Helsingfors. Det indgår i overvejelserne, at studieturen i sit faglige indhold skal lægge speciel vægt på renovering og fremtidssikring af den ældre boligmasse. Endvidere er der ønske om, at de fremtidige klimaændringer og hele energisituationens påvirkning af byggeriet både det eksisterende, såvel som kommende byggeri, ønskes undersøgt. For såvel Sverige som Finlands vedkommende er der tale om lande, hvor det støttede byggeri og dets vilkår ligner danske forhold mest i forhold til resten af Europa. Rent praktisk er det tanken at lægge hovedvægten i Stockholm med ankomst mandag formiddag og afgang med færgen til Helsingfors onsdag - sent på eftermiddagen. Der vil således være 1½ dag i Helsingfors til faglige gøremål. Turen tænkes at forløbe over fem hverdage mandag til fredag, og der flyves fra København til Stockholm og hjem igen fra Helsingfors. Det er tanken at arrangere en før studietur til lokaliteterne i efteråret 2009. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen diskuterer oplægget og godkender, at der arbejdes videre på at arrangere en studietur til Stockholm og Helsingfors. Ritta Fischer Jensen uddybede forslaget. Flemming Balle foreslog, at man tog toget til Stockholm. Det var der lidt diskussion om, men der var enighed om at lade studietur udvalget arbejde videre med ovennævnte planer og foretage valg af transport. Organisationsbestyrelsen ønskede så vidt muligt studieturen afholdt i uge 18 i 2010. 4. Orientering om udbud af forsikringer ny rammeaftale KAB indgik pr. 1. oktober 2005 en rammeaftale for forsikringer hos Codan Forsikring for en 3-årig periode med mulighed for forlængelse i 2 år. Aftalen med Codan Forsikring betød generelt gode besparelser til boligorganisationerne, som valgte at placere deres forsikringer i rammeaftalen. Stort set alle KAB administrerede organisationer har derfor valgt dette. 6/11
Codan Forsikring har nu varslet samlede præmieforhøjelser på forsikringerne på mellem 100 og 150 % pr. 1. oktober 2009. De varslede stigninger skyldes en stigning i antallet af skader, og udgifterne i de enkelte sager er også er steget. Så en stigning er berettiget, men ikke på dette niveau. Der er tale om forhøjelser, som hverken KAB eller vores forsikringsmægler Willis kan anbefale at sige ja til, og KAB s bestyrelse har derfor besluttet, at KAB allerede i år udbyder rammeaftalen for at skaffe den bedste pris på markedet. Det betyder, at jeres nuværende forsikringsaftale med Codan Forsikring ophører pr. 1. oktober 2009. EU - udbudsmaterialet udsendes til forsikringsselskaberne medio maj og resultatet heraf foreligger midt i juli 2009. KAB s bestyrelse har bemyndiget KAB s direktion til at vælge det bedste bud blandt de bydende. Vi forventer, at vi med udbuddet kan opnå væsentligt lavere præmieforhøjelser end de ovenfor nævnte, men i det nuværende finansielle marked er det svært at komme med konkrete prognoser. Fra starten af august vil Willis være i stand til at forelægge de økonomiske alternativer for den enkelte organisation, så man kan beslutte, om boligorganisationen vil deltage i rammeaftalen og om der skal være en selvrisiko på 10.000 kr.. Da forsikringerne skal være endeligt på plads den 1. oktober 2009, og der samtidig skal tages højde for eventuelle besigtigelsesresultater, skal boligorganisationen senest afholde bestyrelsesmøde den 17. september 2009. Det indstilles derfor til organisationens bestyrelse at vælge et af følgende alternativer pkt. a-d: a) Boligorganisationens bestyrelse afholder et ekstraordinært møde i perioden 1. august - 17. september 2009 med deltagelse af Willis. Forsikringsoplæg udsendes kort før mødet. b) Boligorganisationens bestyrelse bemyndiger formand og næstformand til i den samme periode at træffe beslutning om det fremtidige forsikringsvalg. c) Boligorganisationens bestyrelse bemyndiger forretningsføreren til på deres vegne at gentegne de nuværende forsikringsdækninger i den nye rammeaftale pr. 1. oktober 2009. På det næste organisationsbestyrelsesmøde herefter vil den nye forsikringsramme blive gennemgået, og der vil være mulighed for at ændre de overførte dækninger (med en vis forsinkelse), hvis det er økonomisk interessant under den nye rammeaftale. d) Boligorganisationen beslutter at de ikke ønsker at deltage i den fælles forsikringsramme, men ønsker at gennemføre et separat udbud, hvilket kræver en individuel aftale med Codan Forsikring i nogle måneder, frem til et sådant udbud kan være gennemført. Den 7/11
individuelle aftale med Codan Forsikring vil i givet fald ske til de ovennævnte stigninger på 100 150 %. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen beslutter et af ovenstående alternativer vedrørende overgang til ny forsikringsaftale. Ritta Fischer Jensen nævnte, at der er reserveret tid til et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde, den 24. juni 2009 og anbefalede, at man således vælger alternativ a). Anne Mette F. Svendsen nævnte, at forsikringsselskaberne i udbudsrunden vil blive bedt om at udarbejde bud på tre muligheder for selvrisiko: ingen selvrisiko, en selvrisiko på 5.000 kr. og en selvrisiko på 10.000 kr. Mogens Hansen spurgte om Codans præmieforhøjelser skyldes generelle stigninger i forsikringsbranchen. Ritta Fischer Jensen og Leif Tøiberg Schüler svarede, at KAB har været en dårlig forretning for Codan, men at forsikringsmægleren Willis under alle omstændigheder vurderer Codans stigninger til at være for høje. Stig Torp Kaspersen gav to eksempler fra Tingbjerg på urimeligt langsom sagsbehandling fra Codans side. Leif Tøiberg Schüler kommenterede, at der ikke generelt havde været mange klager over Codans sagsbehandling, men at han i øvrigt delte Stig Torp Kaspersens utilfredshed i de to sager. Organisationsbestyrelsen vedtog indstillingens alternativ a) og besluttede at afholde et ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 24. august kl. 16.30 i Billedsalen. 5. Orientering om husleje- og udlejningsopgørelse KAB har udarbejdet statistikker fra husleje- og udlejningsområdet 2008. Disse er vedlagt som bilag 1. Af statistikkerne fremgår nøgletal fordelt pr. boligorganisation vedrørende udlejninger, anvisninger, fraflytninger og udsættelser i 2008. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Ritta Fischer Jensen havde sammenlignet statistikkerne for SAB og AKB København, som ligner hinanden langt hen ad vejen. Hun havde dog studset over forskellen i omkostninger ved fraflytninger. Bjarne Krohn havde noteret sig en forskel i fastholdelsen af beboere ved udsættelsesforretninger og spurgte om, der er forskel på de to boligselskabers politik på dette område. 8/11
Flemming Balle forslog at formandskaberne for de to selskaber eventuelt tog en snak om disse forskelle. Der var en mindre generel debat om mulige årsager. Ritta Fischer Jensen bad om, at administrationen udarbejder et oplæg med en analyse af forskellene på de to boligselskaber på disse punkter. Organisationsbestyrelsen tog hermed orienteringen til efterretning. 6. Orientering om praksis for henlæggelser KAB har fra tilsynskommunernes side oplevet øget fokus på de administrerede boligafdelingers henlæggelsesniveau. Dette har, sammen med fusionen mellem Boligselskabet AKB s.m.b.a. og KAB Bygge- og boligadministration i 2007, vist et behov for at kigge nærmere på de administrative praksisser omkring fastlæggelsen af boligafdelingernes henlæggelser. KAB har derfor foretaget en grundig undersøgelse af de administrative praksisser i relation til boligafdelingernes henlæggelser til planlagte vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder, herunder både i forhold til ejendomme i drift, nybyggeri og gennemrenoverede ejendomme. På baggrund af undersøgelsen har KAB fundet det nødvendigt at ændre nogle administrative praksisser omkring boligafdelingernes henlægger, så KAB fremover kan yde en mere ensartet og klarere praksis, der både lever op til de lovgivningsmæssige og kommunale krav og samtidig tager hensyn til boligafdelingernes ønsker. Ændringerne berører bl.a. omfanget af arbejder i langtidsplanerne, fastlæggelse af henlæggelsesniveauet ved nybyggeri og håndtering af uenigheder omkring henlæggelsesniveauet. Samtlige ændringer er beskrevet i vedlagte bilag 2. Endvidere mener KAB, at det bør tilstræbes, at der altid henstår en buffer (et råderum) af en vis størrelse på boligafdelingernes henlæggelser. Efter samråd med KAB s revisorer er det vurderingen, at bufferens størrelse bør svare til 2-3 års henlæggelser ved udgangen af henlæggelsesperioden (når der arbejdes med lige store henlæggelser i hele den 16-årige henlæggelsesperiode, som beskrevet i bilaget). KAB anbefaler derfor, at boligorganisationen henstiller til sine boligafdelinger, at de udarbejder og godkender en hensigtserklæring om at arbejde hen imod, at der ved udgangen af den 16-årige langtidsplansperiode bør henstå en buffer svarende til 2 til 3 års henlæggelser, idet der skal henlægges til alle de vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder, som er omfattet af den 16-årige langtidsplan samt til en buffer svarende til 2-3 års henlæggelser. 9/11
Indstilling: det indstilles - at boligorganisationen tager den generelle orientering om nye henlæggelsespraksisser til efterretning. - at boligorganisationen henstiller til sine boligafdelinger, at de i forbindelse med den årlige fastlæggelse af henlæggelsesniveauet i boligafdelingen også tager højde for, at der ved udgangen af den 16-årige henlæggelsesperiode bør henstå en buffer svarende til 2 til 3 års henlæggelser. Leif Tøiberg Schüler uddybede punktet. Der var en generel debat om oplægget. Dels om de ens henlæggelser, om anbefalingen af en buffer på 2-3 år og om den 16-årige henlæggelsesperiode. Leif Tøiberg Schüler begrundede ønsket om en ny henlæggelsespolitik med, at administrationen er udsat for et voldsomt pres fra afdelingerne for at begrænse henlæggelserne. Det er ganske vist blevet lidt bedre i forbindelse med fremtidssikringsprojektet, der bl.a. har givet forståelse for behovet for henlæggelser. Flemming Balle sagde, at man gerne vil støtte op om en fornuftig henlæggelsespolitik, men at organisationsbestyrelsen jo ikke kan tvinge afdelingsbestyrelserne, hvis ellers revisionen mener, at det de foretager sig er i orden. Leif Tøiberg Schüler svarede at revisionen ikke forholder sig til langtidsbudgetterne. Ritta Fischer Jensen sagde, at der fortsat bør være plads til, at en afdeling skærer i henlæggelserne, hvis det er nødvendigt. En driftschef må ikke stirre sig blind på, at der er fastsat nogle regler. Kjeld Poulsen tilføjede, at hvis der er tale om et stykke papir for ensretningens skyld, vil han ikke være med, men at han principielt er enig i denne henlæggelsespraksis. Han synes dog at organisationsbestyrelsen generelt er god til at tage slagsmålet, når administrationen synes, at nogle afdelinger er uansvarlige. Leif Tøiberg Schüler erklærede sig helt enig med Kjeld Poulsen og foreslog, at emnet kunne være oplagt at tage op på SAB seminaret på Klinten. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede i øvrigt at følge indstillingen. Eventuelt Bjarne Krohn orienterede om det seneste møde i Bellahøj Fælles Have. AKB ønsker fortsat at indkalde en opmand til ar afgøre uenighederne. Den endelige beslutning om en opmand blev dog udsat til det næste møde i foreningen. 10/11
Referatet forelagt og godkendt. København den Ritta Fischer Jensen Kjeld Poulsen Lizzi Andersen Alice Hahn Stig Torp Kaspersen Ole Lagoni John B. Sørensen Bjarne Krohn Peder Boas Jensen Flemming Balle Mogens Hansen 11/11