Retten i Hillerød Embedsledelsen Den 19. august 2014 JAF Ledelsesorganisation, opgaver og ansvar 1. Formål Formålet med denne oversigt er at beskrive den ledelsesmæssige organisation ved Retten i Hillerød på alle niveauer. Beskrivelsen skal give medarbejdere og ledere overblik over organisationen og vejledning om opgaver og ansvar i de forskellige ledelseslag. Gennem en fælles forståelse af roller og strukturer i organisationen kan tvivl og misforståelser undgås. Herved spares tid og energi samtidig med at trivsel og tryghed øges. Det er ikke tanken, at dokumentet skal være en detaljeret beskrivelse af, hvordan alle opgaver løses i organisationen. Fokus er sat på de enkelte lederroller og dermed også på de forskellige ansvarsområder. Beskrivelsen angiver rammerne og fordelingen af hovedansvarsområder. Arbejdspladsen er præget af en høj grad af selvstændighed og ansvarlighed hos alle medarbejdere. En stor del af medarbejdere kan derfor siges på forskellig måde at være involveret i ledelsesmæssige opgaver. 2. Ledelsesorganisationen Retspræsidenten har det overordnede ledelsesmæssige ansvar for retten. Ledelsesorganisationen består af flere ledelseslag, en embedsledelse og en afdelingsledelse, som tilsammen udgør rettens ledergruppe, samt dommergruppen. Embedsledelsen består af en retspræsident, en administrationschef og en sekretariatschef, som tegner den overordnede strategiske ledelse af retten. Afdelingsledelsen består af en juridisk funktionschef og kontorfaglig afdelingsleder. I retssekretariatets afdelingsledelse indgår endvidere en dommerrepræsentant som overordnet faglig ansvarlig. De faglige opgaver er organiseret i 3 afdelinger 1 samt en administrationsafdeling. Løbende ledelsesmæssige opgaver, som berører flere afdelinger, løses i almindelighed ved dialog direkte mellem de berørte afdelinger. Embedsledelsen inddrages, når opgaven går ud over den daglige opgavevaretagelse og har en mere generel og overordnet betydning, og når opgaverne i øvrigt ikke kan løses lokalt. Det er dog et væsentligt led i afdelingsledelsens ansvar, at ledelsen er præget af et helhedssyn, sådan at tilrettelæggelsen af opgaverne altid sker i lyset af embedets samlede interesser og behov. Dommergruppen indtager en central rolle ved retten som dem, der udøver rettens kernefunktion. De udgør derfor en del af ledelseslaget ved embedet. Der henvises i øvrigt til beskrivelsen af dommernes rolleumiddelbart nedenfor. For en samlet grafisk fremstilling af rettens ledelsesorganisation henvises til nedenstående figur. Ledelsesorganisationen gennemgås nærmere i afsnit 3-5. 1 Retssekretariatet (civile sager og straffesager), skifteretten og fogedretten.
Rettens ledelsesorganisation fra brugere og borgere via dommere til ledelsen 2 Brugere og borgere Retsledelse D o m m e r e Afdelingsledelse Afdelingsledelse skifteret Afdelingsledelse fogedret -Funktionschef (jurist) - Afdelingsleder (kontor) Afdelingsledelse civilret og strafferet Embedsledelse Embedsledelse - Præsident -Administrationschef -Sekretariatschef 3. Dommernes rolle Dommerne udøver rettens kernefunktion og udgør derfor som nævnt en del af ledelseslaget. Det indebærer generelt, at dommerne inddrages i forhold og spørgsmål af væsentlig betydning for varetagelsen af embedets og deres opgaver og funktion. Det sker dels i form af løbende orientering om og drøftelse af sådanne spørgsmål på ugentlige morgenmøder og på særlige dommermøder, dels i form af løbende orientering fra den dommer, som har det overordnede faglige ansvar for retsområdet, sådan som dette nærmere er angivet i særskilt beskrivelse af den pågældende dommers opgaver og ansvarsområde. Dommernes rolle ved retten indebærer endvidere, at den dommer, som har det overordnede faglige ansvar for retsområdet, indgår i embedets ledergruppe og fungerer som stedfortræder for præsidenten i dennes fravær, og at en dommer er ledelsesrepræsentant i ASU og Budgetudvalg. Dommernes rolle indebærer endelig mere konkret, at den enkelte dommer har et ledelsesmæssigt ansvar i relation til behandlingen af de løbende retssager, herunder i forhold til det administrative personale, således at denne ledelsesfunktion udøves i overensstemmelse med aftalte generelle retningslinjer. Den dommer, som har det overordnede faglige ansvar for retsområdet, har ansvaret for at sikre en løbende inddragelse af dommerne og en løbende dialog med ledelsen af retssekretariatet om forhold, som har betydning for dommerne. Dette gælder fx spørgsmål om sekretærbistand til dommerne, input til mus-samtaler og om retningslinjer for ansættelse af kontorpersonale mv. 4. Afdelingsledelsens roller og opgaver Retten i Hillerød består af 3 faglige afdelinger (retssekretariatet, fogedretten og skifteretten) samt en administrationsafdeling. Hver fagafdeling ledes af en afdelingsledelse, som består af en funktionschef og en afdelingsleder.
3 Retssekretariatets ledelse består udover afdelingsledelsen også af en dommerrepræsentant, som har det overordnede faglige ansvar for retsområdet, jf. afsnit 3. Ledelsesorganisationen i skifteretten og fogedretten består af 2 funktionschefer, som har den overordnede ledelse af hver sin afdeling, samt 1 fælles afdelingsleder, som har det daglige ledelsesmæssige ansvar for de to afdelinger. Funktionschefen er overordnet ansvarlig og afdelingslederen er daglig ansvarlig. Afdelingslederen er som hovedregel den leder, som den enkelte medarbejder først henvender sig til. Der kan være undtagelser særligt i faglige spørgsmål hvor henvendelsen sker til funktionschefen. Dette betyder: 1) at funktionschefen primært har fokus på den overordnede planlægning og faglige sagsbehandling, herunder sikring af den faglige kvalitet, videndeling og kompetencer, og 2) at afdelingslederen primært har fokus på den løbende planlægning og administration samt den løbende ressourcestyring (årsværk og fordeling af medarbejdere) i afdelingen og i forhold til de øvrige afdelinger. Funktionschefen og afdelingslederen har udover ledelsesopgaven begge opgaver som sagsbehandlere, idet funktionschefer fungerer som dommer i retten, medens afdelingslederen som minimum fungerer som sagsbehandler på generalistniveau inden for pågældende fagområder. Uanset ansvarsfordeling i afdelingsledelsen forudsættes ledelsen udøvet i tæt dialog mellem funktionschef og afdelingsleder, og der vil være opgaver og funktioner, som afdelingsledelsen er fælles om. Fx vil afdelingsledelsen i praksis være fælles om at udarbejde afdelingens minihandlingsplan, lønindstillinger, kursusprioriteringer og kompetenceudviklingstiltag. For så vidt angår kompetenceudvikling af kontormedarbejderne, som er et væsentligt strategisk mål ved Retten i Hillerød, vil rollefordelingen mellem afdelingsleder og funktionschef som udgangspunkt være, at afdelingslederen planlægger og koordinerer kompetenceudviklingen, medens funktionschefen har ansvaret for, at den overordnede kompetenceudviklingsstrategi følges, og at medarbejderne når de faglige mål. For så vidt angår ressourcestyringen drøftes den generelle årsværkstildeling i afdelingen altid med funktionschefen. I praksis sker der en justering mellem afdelingerne et par gange om året, som drøftes dels i ledergruppen, dels i de dialogmøder, som præsidenten og administrationen holder med de respektive afdelingsledelser. Den løbende konkrete tilpasning i form af udlån, kompetenceudvikling og andre mindre justeringer mellem afdelingerne håndteres af afdelingslederen enten alene eller i samarbejde med afdelingslederkollegaen og/eller administrationschefen. Eksempler på rollefordelingen mellem funktionschef og afdelingsleder fremgår af nedenstående skemaer. Der vil alene som følge af opgavernes forskellige karakter være forskelle mellem afdelingerne. Funktionschefens ledelsesopgaver Funktionschefen har det overordnede ansvar for afdelingen med fokus på overordnet planlægning og den faglige sagsbehandling, herunder sikring af den faglige kvalitet, videndeling og kompetencer. Stillingen indebærer endvidere en stor del retsarbejde/konkret sagsbehandling i afdelingen og i forhold til retssekretariatets område. De ledelsesmæssige opgaver omfatter: Overordnet ansvar for minihandlingsplan Overordnet ansvar for målopfyldelse, herunder især nøgletal Overordnet ressourcetildeling samt planlægning og kvalitetssikring af øvrige juristers arbejde Faglig kvalitet og videndeling, herunder sikre de nødvendige faglige kompetencer hos medarbejderne Mulighed for deltagelse i den store MUS-samtale Retsarbejde og konkret sagsbehandling Afdelingslederens ledelsesopgaver Afdelingslederen er daglig leder af afdelingen med fokus på planlægning, administration og ressourcestyring. Stillingen indebærer kun i mindre omfang konkret sagsbehandling i afdelingen, som udføres på et generalistniveau. De ledelsesmæssige opgaver omfatter: Gennemførelse af minihandlingsplan, herunder især udviklingsaktiviteter
Koordinering af kompetenceudvikling Planlægning og afholdelse af MUS og minimus Ressourcestyring i afdelingen samt løbende ressourcesamarbejde med administrationschef og afdelingslederkollega Personaleadministration, herunder fleks, ferie, sygefravær mv. Konkret sagsbehandling på generalistniveau Afdelingsledelserne i henholdsvis retssekretariatet samt fogedretten og skifteretten har drøftet den ledelsesmæssige organisering i afdelingerne, herunder de konkrete roller og opgaver mellem funktionschef og afdelingsleder. Arbejdet er udmøntet i diverse skriftlige oplæg, som ledergruppen har drøftet og som ligger til grund for ovenstående generelle beskrivelse. 5. Embedsledelsens roller og opgaver Embedsledelsen udgør den øverste ledelse med præsidenten som overordnet ansvarlig for retten. Opgavefordelingen mellem administrationschefen og sekretariatschefen er generelt, at administrationschefens overordnede fokus er interne forhold ved retten, mens sekretariatschefens overordnede fokus er eksterne forhold. Eksempler på de interne forhold er økonomi og personale mv., og eksempler på eksterne forhold er kommunikation, aktindsigt mv. Sekretariatschefen er både i interne og eksterne forhold præsidentens juridiske sekretær og har som sådan en række særlige funktioner, herunder i forhold til dommergruppen. Mange ledelsesopgaver planlægges og løses i fællesskab i embedsledelsen, ligesom placeringen af en given opgave kan fravige opdelingen i figuren nedenfor. Endvidere løses mange af administrationschefens og sekretariatschefens opgaver i dialog med præsidenten. Opgaver og ansvar er dog overordnet som beskrevet i figuren. Dette betyder i praksis eksempelvis på personaleområdet, at spørgsmål o.lign. om det juridiske personale drøftes med præsidenten, kontorpersonalet med administrationschefen, medens stud.jur ere drøftes med sekretariatschefen. 4 Ledelsesroller i embedsledelsen Præsidenten Det øverste ansvar Strategier, mål og vision Eksterne samarbejdspartnere Årsberetning Lederudvikling Dommere og øvrige jurister Større økonomiske disp. Dialog og sparring Økonomistyring Kontorpersonale Kompetenceudvikling Nøgletal Service og Administration Indkøb Kommunikation og pressekontakt Retshjælp og aktindsigt Sekretariatsfunktioner Kvalitet og videndeling Stud.jur
5 Præsidentens ledelsesopgaver Hovedreglen er, at præsidenten medvirker i planlægningen af administrationschefens og sekretariatschefens ledelsesopgaver, men ikke medvirker i selve driften. Følgende opgaver varetages derudover af præsidenten: Strategier, mål og vision Samarbejdet med Domstolsstyrelsen og andre retter Eksterne samarbejdspartnere Samarbejdet med og ledelsesopgaver i forhold til dommergruppen Ledelses- og koordineringsopgaver i forhold til gruppen af øvrige jurister Årsberetning Lederudvikling Udtalelser til dommere og øvrige jurister Større økonomiske og personalemæssige disponeringer Konkret retssagsbehandling Administrationschefens ledelsesopgaver Administrationschefen er leder af Administrationsafdelingen med deraf følgende ledelsesopgaver for afdelingens medarbejdere. Derudover har administrationschefen ansvaret for følgende opgaver, der primært har et internt fokus: Økonomi, herunder budget og budgetopfølgning samt diverse disponeringer Personale, herunder ansættelse, afskedigelse og disponering af kontor- og øvrige personale Bygningsdrift og vedligeholdelse Indkøb Kompetenceudvikling Handlingsplan Nøgletal Diverse politikker Sekretariatschefens ledelsesopgaver Sekretariatschefen har ansvaret for opgaver med primært et eksternt fokus samt sekretariatsfunktioner for præsidenten. Stillingen indebærer endvidere en del retsarbejde/konkret sagsbehandling i Retssekretariatet. De ledelsesmæssige opgaver omfatter: Intern og ekstern kommunikation, herunder rettens hjemmeside og intranet Pressekontakt Anmodninger om aktindsigt Administration af den offentlige retshjælpsordning Planlægning af besøg fra ind- og udland Administration i forbindelse med dommere og øvrige jurister, herunder ferieafvikling, kurser mv. Kvalitetsprojekter og videndeling Stud. jur ere og bibliotek Sekretærfunktioner, herunder forberedelse af møder i ledelsen og andre møder 6. Hvordan udøves det gode lederskab så? God ledelse ved Retten i Hillerød indebærer bl.a., at ledelsesmæssige spørgsmål altid kan løses inden for rammerne af den beskrevne ansvarsfordeling. Beskrivelsen har derfor bl.a. til formål at skabe gennemsigtighed, sådan at både ledere og medarbejdere ved, hvor herunder på hvilket niveau - ledelsesmæssige spørgsmål skal løses. Det er ikke hverken nødvendigt eller hensigtsmæssigt i detaljer at beskrive alle ledelsesmæssige opgaver eller foretage en udtømmende fordeling af opgaverne. En sådan beskrivelse ville medføre risiko for en stiv og ufleksibel organisation. Der er derfor valgt en opregning af de væsentlige ledelsesopgaver, først og fremmest med henblik på at sætte fokus på forskellene i de ledelsesmæssige opgaver og det ledelsesmæssige ansvar.
Alle ledere skal have et selvstændigt ledelsesansvar og skal have mulighed for at udøve det. Udøvelsen af dette ansvar, som det er beskrevet ovenfor, er kun mulig hvis der i praksis i væsentligt omfang sker delegation af opgaverne. Administrationschefen ville ikke kunne udøve sit ansvar, hvis præsidenten skulle have alle spørgsmål forelagt, og afdelingslederen ikke ville kunne udøve sine opgaver, hvis funktionschefen skulle sanktionere alt. Vores organisation er opdelt i forskellige afdelinger og med forskellige ledelsesniveauer. Det er begrundet i organisationens struktur og opgaver, og det er inden for disse søjler, størstedelen af ledelsen foregår. Der er imidlertid også ledelsesmæssige spørgsmål, som kan berøre flere afdelinger, som løses ved direkte dialog mellem de enkelte ledere. Generelt forudsættes der en løbende dialog mellem afdelingerne og de enkelte ledere. 7. Rettens ledelsesgrundlag De enkelte ledere er forskellige som personer, og leder derfor på hver deres måde. De enkelte medarbejdere er naturligvis også forskellige, og også derfor vil ledelse komme til udtryk på forskellige måder. Den faglige sagsbehandling foregår heller ikke kun én bestemt måde, men på mange forskellige måder, som stiller forskellige krav til bl.a. kompetencer, planlægning og koordinering. Disse forskellige hensyn skal der naturligvis være plads til og rum for. Men det er samtidig helt afgørende, at ledelse ved retten udøves ud fra de samme overordnede principper og værdier. Der skal således være tydeligt for alle, hvad vi forstår ved godt lederskab. Værdier og principper for god ledelse har først og fremmest til formål at skabe de bedst mulige rammer for, at vi i fællesskab kan nå de overordnede mål, der er fastsat for Danmarks Domstole og realisere vores egen vision om at være en førende arbejdsplads med kvalitet i alt, hvad vi gør. Ledelse ved Retten i Hillerød bygger i særlig grad på tillidsbaseret ledelse. Dette forudsætter klare mål og rammer i organisationen. Det skal være tydeligt for alle, hvad vi sigter mod, hvad vi gerne vil, og hvad vores ambitioner er for både hele embedet og for de enkelte faglige områder. Det betyder for os, at ledelsen har en grundlæggende tro på, at medarbejderne på alle niveauer yder den bedste og mest engagerede indsats, når de vises tillid og respekt, når rammerne er fleksible og rummelige, når medarbejderne inddrages og deres indsats bliver anerkendt, når de bliver godt og rettidigt informeret, og når de sikres trygge og udviklende arbejdsforhold. Det er derfor disse grundlæggende værdier, rettens ledelse bygger på. Vi tror således på, at det bedste resultat for embedet og for medarbejderne opnås ved, at medarbejderne inden for klare mål og rammer - individuelt og sammen med kolleger - og i kraft af en meget stor ansvarlighed og stor faglig indsigt på hver deres område i høj grad selvstændigt tilrettelægger, prioriterer og udfører arbejdet. Som et væsentligt led i den tillidsbaserede ledelse lægger vi dermed vægt på selvledelse, hvor medarbejderne har plads til selv at tage ansvar og træffe beslutninger. 8. Mødepolitik og mødeorganisation Vi har udarbejdet en mødepolitik ved Retten i Hillerød, som omfatter retningslinier for alle mødefora i ledelsen, samarbejdsudvalg, diverse personalegrupper mv. Der henvises til bilag 1, hvor mødepolitikken er beskrevet, herunder en oversigt over mødeorganisationen, mødegrupper, deltagere og mødehyppighed mv. 6
Bilag 1: Mødepolitik for Retten i Hillerød 7 Fastlæggelse af møder Interne møder fastlægges mindst 6 måneder forud og bookes i mødedeltagernes kalender af administrationen. Afdelingsmøder og møder i mindre udvalg bookes dog af afdelingen eller udvalgets sekretær. Interne møder og temadag holdes som hovedregel om fredagen. Alle møder og arrangementer føres desuden ind i en fælles kalender, som alle har adgang til via Intranettet. Dette giver et samlet overblik over mødeaktiviteter, temadage og andre arrangementer ved embedet. Oversigt over mødeaktiviteterne Navn Mødehyppighed Mødeafvikling Udgangspunkt Embedsledelsen Hver uge. Tirsdag. (præsident, administrations- og Kl. 13-15. sekretariatschef) Ledergruppen (alle ledere) Møde med afdelingsledelsen (funktionschef, afdelingsleder, præsident og administrationschef) Administrationschef og afdelingsledere Hver måned. Derudover frokostmøde uden dagsorden ca. en gang om måneden Efter behov. Som udgangspunkt hver uge. Torsdag. Kl. 12.30-14.30. Efter konkret aftale. Onsdag. Kl. 12.00-13.00. Dagsorden Ja. Dagsorden med faste punkter. Referat Dog oversigt over embedsledelsens opgaver og frister. Typisk om afdelingens særlige forhold og ressourcer Funktionschefer (funktionschefer og dommeren i retssekretariatet) Arbejdsmiljø- og samarbejdsudvalget (ASU) Efter behov. 6 gange om året. Fredag. Kl. 12.30-14.30. Budgetudvalg 2-3 gange årligt Fredag. Kl. 11.00-12.00. Afdelingsmøder (alle medarbejdere i en afdeling) Ca. 1 gang om måneden efter af- Normalt fredag. tale og behov. Juristgruppe Hver måned. Fredag. Kl. 12.30-14.30. Dommermøde Ca. hver 6. uge Fredag. Kl. 10-12. Øvrig juristgruppe 6 gange årligt Torsdag. (embedsledelse og øvrige jurister) 12.00-13.00. Nej Nej Temadage og personalefester Udvalg og arbejdsgrupper (fx Videndeling, Civil/Straf, Komp.udvikling, Bibliotek, Småsager, Kval., Forældreansvar) Ca. 4 gange om året Efter aftale Fredag. ½-1 dag. Som udgangspunkt fredag eftermiddag. Program Ja. Tilpasset arbejdsformen. Ja. Tilpasset arbejdsformen. Retningslinje for udsendelse af dagsordener
Forslag til emner for et møde skal så vidt muligt fremsættes til sekretæren for det pågældende mødeforum senest ugedagen før mødet (f.eks. torsdag før et møde torsdag ugen efter). Emner til møder i ASU fremsættes dog senest 2 uger før mødet. Dagsorden med bilag, som forudsættes læst før mødet, udsendes senest 3 hverdage før et møde (f.eks. tirsdag forud for et møde fredag eller fredag forud for et møde onsdag). Dagsorden for møder i ASU udsendes senest ugedagen før mødet. Fristerne kan afviges, hvis mødet indkaldes med kort varsel. Dagsorden og bilag for møder i udvalg, arbejdsgrupper og afdelinger lægges på Intranettet (kan e-mailes til administrationens IT-medarbejder) og sendes til mødedeltagerne via e-mail med mindre andet aftales. Retningslinje for referater Som udgangspunkt udarbejdes korte beslutningsreferater. Referat udsendes senest 4 hverdage efter et møde (f.eks. onsdag efter et møde torsdag eller torsdag efter et møde fredag). Bemærkninger til et referat skal fremsættes senest 2 hverdage efter, at referatet er sendt ud. Modtages ingen bemærkninger, er referatet godkendt. Godkendte referater lægges på Intranettet (kan e-mailes til administrationens IT-medarbejder). 8