Godkendt af Direktionen den 20.12.2012
... 4 MISSION... 4 VISION... 5 MÅLSÆTNINGER... 5 1. INDKØBSAFTALER... 6 2. INDKØBSFÆLLESSKAB... 6 KOMUDBUD... 6 SKI... 6 3. FAGGRUPPER/ARBEJDSGRUPPER... 6 4. KOMMUNALE ENHEDER... 7 5. BÆREDYGTIGHED... 7 INSTITUTIONER... 7 LEVERANDØRER... 8 6. SOCIALE OG ETISKE FORHOLD... 8 7. SOCIALE KLAUSULER... 9 8. LEJE OG LEASING... 9 9. INDHENTELSE AF TILBUD... 9 10. UDBUDSPLIGT... 9 11. EU-PRINCIPPER... 9 12. KONKURRENCE... 10 13. INDKØBSSTRATEGI... 10 14. VEJLEDNING... 10 15. KONTAKT... 10
Indkøbspolitik Indkøbspolitikken sætter rammerne for samtlige indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser i. Indkøbspolitikken omfatter endvidere indkøb i form af leje- og leasingaftaler i. Indkøbspolitikken er gældende for alle s arbejdspladser, herunder de selvejende institutioner der har indgået driftsaftaler. Alle indkøb af varer og tjenesteydelser sker efter gældende lovgivning, såvel national som international. er som følge deraf forpligtet til at sende en lang række varer og opgaver i udbud. Alle Kommunens afdelinger og institutioner er forpligtede til at leve op til indkøbspolitikken og overholde de indgåede indkøbsaftaler. Indkøbsaftalerne må ikke benyttes til private indkøb. Indhentning af tilbud på bygge- og anlægsområdet er ikke omfattet af denne politik. Mission Indkøbsafdelingen fungerer som en enhed, der samarbejder på tværs af hele organisationen. Indkøbsafdelingen har følgende mission: At koordinere indkøb på tværs af organisationen At skabe brugervenlige og gennemtænkte aftaler til gavn for brugerne At hente de størst mulige gevinster hjem for At rådgive kommunale enheder, om deres FAKTA indkøb er udbudspligtige. Kommunens indkøbsaftaler indgås i tæt samarbejde på tværs af kommunens afdelinger. Indkøbsafdelingen har oprettet et brugerpanel, hvor medlemmerne kommer med tilbagemeldinger fra eget fagområde. Indkøb December 2012 Side 4 af 12
Vision På indkøbsområdet skal være en professionel samhandelspartner. Vi skal være frontløber for at blive en Co 2 neutral kommune i 2029 samtidig med, at vi sikrer gode arbejdsforhold og de størst mulige gevinster. Målsætninger Den primære målsætning er, at kommunen som helhed kan købe sine varer og tjenesteydelser på baggrund af princippet om bedst og billigst - det vil sige på de økonomisk mest fordelagtige betingelser. Det drejer sig om at opnå følgende: Fordelagtige priser Kvantumsrabatter på baggrund af kommunens totale indkøbsvolumen Kvalitet og service Leveringssikkerhed Forenklet betaling og sparet administration ved at understøtte og udbrede anvendelsen af elektronisk handel Begrænsede lageromkostninger Kvalitetssikring af korrekt køb Mindst mulige miljøbelastning Det prioriteres, at indkøberne i forbindelse med de enkelte vareindkøb ikke køber dyrere produkter med en bedre kvalitet/ydeevne end påkrævet et såkaldt tilstrækkelighedsprincip. Alle kommunens arbejdspladser er forpligtede til at rette sig efter denne politik. På samme måde forventer kommunen, at leverandørerne lever op til intentionerne i denne politik. FAKTA Med kommunens aftaler er du altid sikker på, at der er tænkt på miljøet. Når du køber dine varer, er der derfor taget højde for mindst mulig miljøbelastning, at varerne er produceret under socialt ansvarlige forhold og ikke indeholder skadelige stoffer. Indkøb December 2012 Side 5 af 12
1. Indkøbsaftaler har fælles indkøbsaftaler på tværs af kommunens afdelinger, hvor det ud fra forretningsmæssige og administrative hensyn giver mening. s rammeaftaler er indgået, da det er lovbestemt. Indkøberne skal anvende Indkøbsafdelingens rammeaftaler, da der opnås størst fordele ved stor indkøbsvolumen. Indkøb skal i videst muligt omfang foregå via e-handel. Indkøb, som ikke er omfattet af rammeaftaler, skal foretages efter rådgivning fra Indkøbsafdelingen. 2. Indkøbsfællesskab samarbejder med indkøbsfællesskaber om udbud på tværs af hele organisationens afdelinger. KomUdbud er medlem af indkøbsfællesskabet KomUdbud, som er et samarbejde mellem 15 kommuner. Indkøbsfællesskabets formål er at gennemføre fælles udbud. tiltræder de fælles aftaler, som er økonomisk fordelagtige og giver mening for kommunens struktur. SKI tiltræder forpligtende aftaler, som Statens og Kommunernes Indkøbs Service udbyder på de områder, hvor s behov dækkes. 3. Faggrupper/arbejdsgrupper For at give mulighed for bedst at udnytte den ekspertise, der findes blandt medarbejdere i de forskellige decentrale enheder og stabsfunktioner, oprettes særlige faggrupper, inden et vareområde eller en tjenesteydelse sendes i udbud. Faggruppen er med til at fastsætte kravspecifikationerne i udbuddet og er ligeledes med til at træffe valget om, hvilken leverandør, der vil få tildelt opgaven. FAKTA Indkøb vil gerne vejlede dig om Kommunens indkøbsaftaler. Du er altid velkommen til at kontakte Indkøbsafdelingen på e-mail indkob@sonderborg.dk hvis du har spørgsmål eller input til forbedringer eller forslag til nye indkøbsaftaler. Indkøb December 2012 Side 6 af 12
4. Kommunale enheder Alle kommunale enheder samarbejder med Indkøbsafdelingen om indhentning af statistik og anden information til brug for kommunens udbud. Statistik og anden information fremskaffes på forlangende. De kommunale enheder skal anvende e-handel for at mindske tidsspild, og er forpligtet til at holde sig opdateret om indgåede og udløbende aftaler. Hvis de kommunale enheder har udfordringer med brugen af aftalerne, kan de søge hjælp hos Indkøbsafdelingen. Det påhviler enhver indkøber at gøre sig bekendt med kontrakters indhold og at foretage opfølgning. Indkøbsafdelingen sikrer, at indkøberne har adgang til kontrakter. 5. Bæredygtighed har tilsluttet sig Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb. s Indkøbsafdeling holder kommunale enheder orienteret om partnerskabets mål og indkøb i henhold til disse. Partnerskabets mål kan findes på gronneindkob.dk. Institutioner s institutioner skal føre en bæredygtig politik. Dette indebærer, at der skal tages miljøtiltag i henhold til kommunens overordnede politik og efter almindelig sund fornuft. En miljøbevidst institution skal f.eks. tage følgende tiltag: Institutionerne skal kun lagerføre varer, såfremt økonomiske eller praktiske forhold eller hensyn berettiger dette. Lagerføringen af produkter søges i stedet placeret hos producent eller leverandør. Institutionerne skal planlægge sine indkøb. Levering én gang om måneden i stedet for flere gange om ugen kan give gode besparelser. God planlægning sparer Co 2 da det reducerer kørsel af fragtbiler. Herudover spares leveringsomkostninger og tid på afgivelse af ordrer. FAKTA har tilsluttet sig Partnerskab for Offentlig Grønne Indkøb. For betyder det, at vi har forpligtet os til at have en grøn og ansvarlig profil til fordel for medarbejdere og borgere. Du kan læse mere om partnerskabet på gronneindkob.dk Indkøb December 2012 Side 7 af 12
Institutionerne skal ved genanskaffelse af varer søge at købe varer, som ud fra et livscyklus perspektiv, er de økonomisk mest fordelagtige. Dette kan f.eks. være køb af energisparepærer eller en vaskemaskine, som bruger mindre vand og strøm. Vejledning kan søges hos Indkøb og leverandøren. Institutionerne skal mindske spild og føre en politik om køb efter et tilstrækkeligheds princip. Dette indebærer køb af rette kvalitet i forhold til behovet. Køb kun det højest nødvendige uden at det går ud over service niveauet. Købe varer, der lever op til kriterierne for anerkendte miljømærker som f.eks. EU s Blomst og Svanemærket. Købe varer, der på anden vis er dokumenteret miljøvenlige. Leverandører Leverandører skal tilstræbe at inddrage miljøhensyn i deres produktion. Leverandørerne skal i videst muligt omfang vejlede Indkøbsafdelingen og indkøberne om grønne indkøb, hvor der findes et alternativt produkt eller tjenesteydelse. 6. Sociale og etiske forhold forudsætter, at Kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILOkonvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. FAKTA Indkøbsafdelingen arbejder hele tiden for at gøre indkøb mere brugervenlige. Din arbejdsplads er ambassadør for det gode samarbejde. Har du forslag eller succeshistorier kan du kontakte Indkøbsafdelingen på e-mail indkob@sonderborg.dk og du kan være med til at gøre en forskel. Indkøb December 2012 Side 8 af 12
Det forudsættes endvidere, at Kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. 7. Sociale Klausuler arbejder for at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Det kan eksempelvis være ved at stille krav om ansættelse af personer på særlige vilkår, eller at virksomheden skal have en ligestillingspolitik. Indkøbsafdelingen anvender sociale klausuler i tjenesteydelseskontrakter, hvor det i hvert enkelt tilfælde findes væsentligt. 8. Leje og leasing Sønderborg kommune lejer eller leaser udstyr, hvor det ud fra en samlet økonomisk betragtning findes fordelagtigt. De kommunale enheder skal overveje, hvor der opstår behov for at råde over materiel i en kortere periode, om det er billigere at leje frem for at eje udstyret. Leasingaftaler godkendes af Indkøbsafdelingen. 9. Indhentelse af tilbud Når indkøbet ikke er omfattet af en rammeaftale, skal man for at efterleve indkøbspolitikkens målsætning, som udgangspunkt ved indkøb over kr. 100.000,- ekskl. moms indhente minimum 2 skriftlige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vælges. 10. Udbudspligt Indkøb som overstiger en samlet sum på 500.000,- publiceres i henhold til Tilbudslovens bestemmelser. Indkøb som overstiger 1.489.820,- (2012-2013) skal publiceres i henhold til EU direktiv 2004/18/EF. Indkøbsafdelingen skal altid kontaktes, når der er udbudspligt. 11. EU-principper Indkøbsafdelingen sikrer, at de grundlæggende EU-principper overholdes ved alle indkøb. Det vil f.eks. være gennemsigtighedsprincippet, lighedsprincippet og proportionalitetsprincippet. Indkøb December 2012 Side 9 af 12
12. Konkurrence arbejder for en optimal konkurrencesituation mellem dens potentielle leverandører, og bidrager aktivt dertil. Med udgangspunkt i det relevante marked udarbejdes der udbudsmateriale, som tager højde for konkurrencesituationen. 13. Indkøbsstrategi Denne indkøbspolitik er konkretiseret i s Indkøbsstrategi, som opstiller konkrete handlingsanvisninger. 14. Vejledning Du kan finde indkøbsvejledninger om, hvordan du anvender e-handelssystemet mv. på s hjemmeside eller kontakte indkøbsafdelingen for personlig vejledning. 15. Kontakt Fællesstaben Rådhustorvet 10 6400 Sønderborg indkob@sonderborg.dk Indkøb December 2012 Side 10 af 12
indkob@sonderborg.dk Fællesstaben