Politisk dokument uden resume Sagsnummer Bestyrelsen 15. maj 2014 Mads Lund Larsen 09 CSR - målepunkter for 2014 Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender målepunkter for CSR 2014 i Movia, jf. bilag 1. og at CSRmålepunkter i lighed med regnskab 2013 indgår som tillæg til rapportering i årsregnskabet 2014. at bestyrelsen godkender, at Movia indfører en CSR-stikprøvekontrol ved både trafikindkøb og øvrige indkøb. Stikprøverne tilrettelægges og gennemføres af Movias revision. at bestyrelsen godkender, at konstaterede uregelmæssigheder hos leverandører ved CSR-stikprøvekontroller overdrages til relevante myndigheder. Beslutning: Tiltrådt. Sagsfremstilling: Baggrund Movia ønsker at kommunikere samfundsansvar både udadtil og internt i organisationen. Det skal være synligt, at selskabet arbejder samfundsansvarligt og efter samme mål overalt i virksomheden, samt at operatører og leverandører, der arbejder for Movia, efterlever selskabets CSR-politik. Movia har ingen myndighedsbeføjelse, og opfølgning og kontrol ift. CSR-politikken kan alene ske ud fra den kontraktuelle forpligtelse mellem Movia og leverandører, herunder den kontraktuelle CSR-forpligtigelse. Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariatet, Movia 1/5
Den tidligere bestyrelse besluttede på møde den 28. februar 2013, at Movias CSR-politik baserer sig på en model, der sammenfatter målinger og politikker om adfærd baseret på syv hovedområder, der er vist i nedenstående figur 1. Af de syv hovedområder tegner miljøaktiviteter, kundeaktiviteter og samfundsaktiviteter Movias udadvendte profil, som forankres i drøftelser med bestyrelsen, hvorimod de øvrige hovedområder håndteres af Movias daglige ledelse i samarbejde med medarbejdere og MED-strukturen. Movia CSR-politik er dermed en samlende model for en række indsatser og måleaktiviteter fordelt i hele organisationen. Alle målepunkter er hentet fra delpolitikker i Movia, som tidligere er vurderet både relevante og ambitiøse for Movias strategi og kerneopgaver. Som eksempel kan området Interessentdialog, Operatørsamarbejdet fremhæves. Samarbejdet med operatører er centralt for, at Movia kan levere en stabil og effektiv kollektiv trafik til kunderne. Første rapportering på Movias CSR-politik indgik som tillæg til rapportering i årsregnskabet 2013. Rapporteringen beskrev på basis af interviews med repræsentanter fra de syv områder, hvordan Movia har omsat sin CSR-politik til handling samt selskabets vurdering af de opnåede resultater. 2/5
Figur 1 Movias CSR-model Målepunkter i 2014 for CSR-aktiviteter Målepunkter for året 2014 for de oplistede områder er blevet vurderet og fastlagt ved indgangen til 2014. Vurderingen har udover relevans også været baseret på, hvorvidt målene for 2013 er opnået. Hvis målene ikke er nået tilfredsstillende fortsætter målene overvejende i 2014, men med en skærpet indsats. På denne måde er det muligt at følge udviklingen fra 2013 til 2014 og Movias indsats for at opnå målene. I 2013 var der to særlige ambitiøse mål, at sikre CSR-leverandørerklæringer for trafikindkøb og øvrigt indkøb samt reduktion af sygefravær. CSR i forhold til øvrige indkøb var et nyt tiltag i Movia i 2013. CSR blev indarbejdet i kontrakterne samt Movias generelle indkøbsbetingelser, og det lykkedes at opnå det ambitiøse mål om, at størstedelen af kontrakterne indgået i 4. kvartal 2013 indeholdt CSR leverandørerklæringer. Yderligere opnåede Movia det ambitiøse mål om at bringe det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder ned fra 9,9 i 2012 til 8,0 dage i 2013. Gennem en række ledelsesmæssige tiltag, der sikrer hurtigere opfølgning på sygefravær blev resultatet på det gennemsnitlige sygefravær 7,4 sygedage i 2013. I 2014 er der fortsat ambitiøse målepunkter for CSR leverandørerklæringer og reduktion af sygefravær. Antallet af CSR-leverandørerklæringer er hævet og sygefraværet skal yderligere reduceres. Yderligere ønsker Movia i 2014 fortsat at sætte fokus på samarbejdet med operatører og leverandører. I 2014 er et nyt mål at sikre erklæringer for leverandørernes sociale ansvarlighed med henvisning til ILO konventionen nr. 94, der skal sikre løn og ansættelsesforhold i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser. Movias samlede CSR målepunkter for 2014 fremgår af bilag 1. Kontrolindsats for CSR-Målepunkter vedr. sociale klausuler og social dumping Som det vil fremgå nedenfor i tabel 1 har Movia i 2014 fokus på at fremme sociale klausuler og modvirke social dumping. Movia stiller krav til sig selv ved at oprette praktikpladser i Movia, der svarer til niveauet for 2013. Samme krav stilles ikke til entreprenører i bus- eller taxabranchen, idet disse brancher primært beskæftiger ufaglært personale og i øvrigt bliver anvendt som integrationsarbejdsplad- 3/5
ser. Erfaringsmæssigt udbyder Movia ikke bygge- og anlægsopgaver med en kontraktsum på over 1,0 mio. kr. Det vil derfor ikke være rimeligt at stille krav til leverandører om beskæftigelse af praktikanter. Såfremt Movia måtte udbyde bygge- og anlægsopgaver med en kontraktsum på mindst 10 mio. kr., vil der efter konkret vurdering blive stillet krav til leverandører om beskæftigelse af praktikanter. I forbindelse med igangsætning af Movias CSR-politik i 2013 er udbuds- og kontraktparadigmer udvidet med tro- og loveerklæringer for leverandørers opfyldelse af CSR. I 2014 udvides Movias CSR-politik med en aktiv kontrol, som leverandører orienteres om, at de kan blive udtaget til. Målet hermed er adfærdsregulerende ift. leverandørers overholdelse af Movias CSR-politik. Kontrol af leverandørers overholdelse af arbejdsklausul iht. ILO konvention nr. 94 sker ved udtagelse af 5 årlige stikprøver ved både trafikkøb og øvrige indkøb. Stikprøver tilrettelægges og gennemføres sammen med Movias revision. Der må påregnes en øget økonomisk omkostning til revision ifm. gennemførelse af stikprøvekontrollen. Antallet af stikprøver i 2014 er udtryk for en vurdering af, hvad der er realistisk at gennemføre i det første år med aktiv kontrol. Antallet af stikprøver vurderes ift. ressourceindsats og økonomisk omkostning ifm. aflæggelse af CSR-regnskab 2014. Det er alene kontrakter, der er indgået efter vedtagelsen af Movias CSR-politik 2013, der udtages ved tilfældig stikprøvekontrol. Ved konstatering af uregelmæssigheder ifm. stikprøvekontrol af CSR overdrages sagen til relevante myndigheder, SKAT mv. Økonomi: Ved at stille krav til leverandører om opfyldelse af CSR kan konkurrencen ved indkøb indsnævres og dermed fordyre indkøb. Der må påregnes øgede omkostninger til revision ifm. stikprøvekontroller. Kundemæssige konsekvenser: Ingen. Miljømæssige konsekvenser: 4/5
Ved at stille krav til leverandørerne om opfyldelse af CSR-mål overholdes miljøkrav, både hos Movia og leverandører. Åbent/lukket punkt: Åbent punkt. Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside. Bilag: Bilag 10.1: Movia CSR-målepunkter 2014 5/5