Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune

Retningslinjer for indkøb i Hillerød Kommune

Indholdsfortegnelse: 1. Retningsliniernes formål... 3 2. Organisering... 3 3. Krav til leverandører... 3 4. Brugerinvolvering... 4 5. Indkøbsprocessen... 4 6. Eksternt samarbejde... 6 7. Antal leverandører... 6 8. Indkøbstemaer... 6 8. 1 Miljøbelastning / Bæredygtighed... 6 8. 2 Arbejdsklausul... 7 9. Leje og Leasing... 7 10. Indgåelse og anvendelse af aftaler... 7 11. Information... 8 12. Digitalisering af indkøbsprocessen... 8 13. Ansvar og kompetence... 9 14. Vedtagelse... 9

1. Retningsliniernes formål Formålet med disse retningslinier for indkøb er at gøre den vedtagne indkøbspolitik operationel. Retningslinierne skal sikre, at såvel centrale som decentrale indkøbere har et værktøj at støtte sig til i det daglige indkøbsarbejde. 2. Organisering Hillerød Kommunes indkøb foregår i et koordineret decentralt samarbejde. Hermed forstås, at generelle aftaler med leverandører indgås centralt af Indkøbsfunktionen, og at de enkelte indkøb foretages decentralt i de enkelte institutioner og afdelinger. Lederen af Indkøbsfunktionen har det daglige ansvar for indkøbssystemet og dets vedligeholdelse, og er samtidig formand for Indkøbsgruppen. Til at lede indkøbsarbejdet er en organisation bestående af en Indkøbsfunktion, en Indkøbsgruppe samt ad hoc emnegrupper. Indkøbsfunktionen har ansvaret for udbud og forhandlinger med leverandørerne samt for indgåelse af aftaler. De enkelte direktører udpeger minimum et medlem til indkøbsgruppen. Teknik udpeger to medlemmer, hvoraf den ene er tovholderen for kommunens Agenda 21 koordinationsgruppe. Indkøbsgruppen arbejder for realiseringen af indkøbspolitikken, bl.a. ved at medlemmerne forestår koordineringen mellem Indkøbsfunktionen og institutioner og afdelinger, samt ved at følge indkøbsarbejdet ved 4 6 årlige møder. Ad-hoc emnegrupperne skal bidrage med den faglige kompetence, herunder bidrage ved udarbejdelse af kravspecifikation ved udbud. Grupperne skal endvidere følge leverandørerne i aftaleperioden. Indkøbsfunktionen har sammen med Indkøbsgruppen pligt til at undersøge nye områder, hvor der med fordel kan indgås aftaler. 3. Krav til leverandører Hillerød Kommune foretager indkøb ud fra forretningsmæssige kriterier, hvori indgår pris, kvalitet, leveringsforhold, lagerbinding og miljøbelastning. For at opfylde indkøbspolitikkens formål indgås aftaler med leverandører med henblik på at opnå: de bedst mulige betingelser for at minimere de administrative omkostninger, gennem understøttelse og anvendelse af elektronisk handel (e-handel) de bedst mulige priser for den rigtige kvalitet leveringssikkerhed og de bedst mulige leveringsbetingelser Side 3 af 9 sider

de bedst mulige betalingsbetingelser de bedst mulige servicebetingelser den mindst mulige miljøbelastning Ved vurdering leverandører indgår spørgsmål som: har leverandøren en miljøpolitik har leverandøren aflagt miljøregnskab er leverandøren miljøcertificeret er produkterne miljømærkede eller opfylder kravene til miljømærkning Leverandørerne skal opfylde offentlige påbud såsom lovbestemmelser, myndighedskrav, EU-direktiver, standarder, prisbestemmelser, fremstillings- og varemærkningsforskrifter samt patentrettigheder. 4. Brugerinvolvering Indkøbsfunktionen har den daglige kontakt med de decentrale indkøbere. I dialog med de decentrale indkøbere afdækkes behovet for yderligere aftaleområder. Indkøbsfunktionen tager i samarbejde med Indkøbsgruppen stilling til, om der skal etableres aftaler indenfor områder, hvor der ikke hidtil har været aftaler. Og der skal tages stilling til, hvordan arbejdet skal tilrettelægges. Endvidere gennemgås eksisterende og udløbne aftaler for at få truffet beslutning om, hvorvidt der skal etableres nye aftaler, og hvordan arbejdet skal tilrettelægges. Indkøbsgruppens medlemmer er ansvarlige for, at der udpeges repræsentanter til de brugergrupper (ad hoc grupper), som skal medvirke ved det enkelte udbud og efterfølgende aftaleindgåelse. Antallet af medlemmer afhænger af det enkelte udbuds kompleksitet. 5. Indkøbsprocessen Indkøbsprocessen kan forenklet opdeles i følgende fem faser: 1. fase: Analyse 2. fase: Udbud, evaluering / forhandling og aftale (kontrakt) 3. Indkøbere orienteres om aftalen 4. Indkøb og leverance opfølgning 5. Betaling Side 4 af 9 sider

Ad 1 fase: Analyse Der foretages hvert år en ajourføring af et detaljeret statistikgrundlag med oplysninger om omsætning hos hver enkelt leverandør. Ad 2. fase; Udbud, evaluering / forhandling og aftale (kontrakt) Med baggrund i analysen vurderes det, om de enkelte brancheområder har en omsætning, der er større eller mindre end EU s tærskelværdi for udbud. Er omsætningen større end tærskelværdien undersøges det, om SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice) har indgået aftale på området (og dermed har løftet udbudsforpligtelsen), og derefter vurderes det om Hillerød Kommune kan forvente at kunne få bedre priser ved eget udbud. Ressourceforbruget ved et eget udbud skal indgå i vurderingen. Såfremt Hillerød Kommune går videre med eget udbud nedsættes en adhoc arbejdsgruppe til udarbejdelse af udbudsmateriale mm. Denne arbejdsgruppe skal involvere en medarbejder fra Teknik, Miljø, der påtager sig opgaven med at udforme miljøkrav til udbudsmaterialet. Der skal endvidere træffes beslutning om, hvorvidt udbuddet samlet eller på enkelte områder har en karakter, som medfører at det er nødvendigt med ekstern bistand. Ad 3. fase: Indkøbere orienteres om aftalen (WebAftale) Ved hjælp af WebAftale orienteres alle indkøbere om nye aftaler, der er indgået. I WebAftale kan ses leverandører, produktgrupper og betingelser for aftalen. I WebBestilling indføres varekatalog på de varegrupper, det er relevant for, så indkøb kan ske elektronisk. Ad 4. fase: Indkøb og leveranceopfølgning (E-handel) Bestilling af varer og tjenesteydelser foregår decentralt. Såfremt det er teknisk muligt bliver varer og tjenesteydelser indført i det elektroniske Web-bestilling, hvorfra de enkelte ordreafgivelser sendes til leverandøren. Det vil sige, at ordreafgivelse foregår via E-handel. Såfremt det ikke er teknisk muligt at registrere varen eller tjenesteydelsen elektronisk, foregår ordreafgivelse på den måde, det er aftalt med leverandøren. Det kan være telefonisk, pr. fax, pr. mail mm. Ved modtagelse af varer skal modtageren kontrollere, at der er overensstemmelse mellem følgeseddel og de modtagne varer. Uoverensstemmelser skal skrives på følgesedlen. Leverandøren kontaktes omgående, hvis der er uoverensstemmelse mellem følgeseddel og leverance.. Indkøbsfunktionen kan rådgive med hensyn til procedure for varemodtagelse. Side 5 af 9 sider

Hvis den efterspurgte vare/tjenesteydelse ikke umiddelbart kan købes hos en aftaleleverandør, skal den decentrale indkøber kontakte Indkøbsfunktionen for at få hjælp til indkøbet. Ad 5. fase: Betaling Er ordren afgivet via E-handels-systemet er der allerede ved ordreafgivelse sket en kontering af de bestilte varer / tjenesteydelser. Såfremt de modtagne varer / tjenesteydelser stemmer overens med den afgivne ordre, vil fakturaen blive automatisk bogført, når det er registreret i E- handels-systemet, at varen / tjenesteydelsen er modtaget. Er varen / tjenesteydelsen bestilt på anden måde betales fakturaen efter de almindeligt gældende regler. 6. Eksternt samarbejde Hillerød Kommune ønsker at anvende SKI s (Statens- & Kommunernes Indkøbsservice) aftaler, hvor det umiddelbart ser ud til at være en fordel. 7. Antal leverandører Alle aftaler er som udgangspunkt obligatoriske. Det betyder at varer / tjenesteydelser skal købes hos en af de leverandører, der er optaget i WebAftale. Der indgås obligatoriske eneleverandøraftaler på områder, hvor dette er det mest fordelsagtige for kommunen som helhed. Inden for områder, hvor det skønnes relevant, kan tilbudsgiverne ved udbud anmodes om at angive priser ved indgåelse af en ikke-bindende henholdsvis obligatorisk aftale, ligesom de i forhold til sidstnævnte skal angive priser ved en eneleverandøraftale henholdsvis en aftale med flere leverandører.. 8. Indkøbstemaer 8. 1 Miljøbelastning / Bæredygtighed Ved udbud medtages miljøkrav og ønsker i et nødvendigt og relevant omfang. Disse krav og ønsker indgår sammen med de nævnte øvrige krav i en helhedsvurdering. Side 6 af 9 sider

Ved vurdering af produkter skal der tages hensyn til det produkt, der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende ved levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Økologiske varer bør i størst muligt omfang tages med i aftaleindgåelse / leverancer. I vurderingen af økologiske varer indgår kvalitet, troværdighed, mærkning, leveringssikkerhed, distribution, herunder leveringsafstande, lagerforhold, økonomi m.v. 8. 2 Arbejdsklausul Ved gennemførelse af udbud og indgåelse af aftaler om indkøb af varer og tjenesteydelser vurderer Hillerød Kommune, om der lovligt kan stilles krav til leverandøren om, at løn- og arbejdsvilkår skal følge gældende kollektive overenskomstmæssige vilkår på det aktuelle ansættelsesområde eller de vilkår, der sædvanligt gælder for tilsvarende arbejde og, hvis det er muligt, at stille krav herom. Kravet videreføres over for underleverandører og disses underleverandører. 9. Leje og Leasing Leje- og leasingaftaler må ikke indgås decentralt (jf. Overordnede målsætninger for den finansielle strategi, af 15. januar 2003, side 4). Byrådet skal godkende indgåelse af leasingaftaler, hvis den alternative anskaffelse overstiger 200.000 kr. Alle leje og leasingaftaler skal forelægges indkøbsfunktionen og underskrives af borgmester og kommunaldirektør. 10. Indgåelse og anvendelse af aftaler Det er Indkøbsfunktionens opgave at indgå indkøbsaftaler for Hillerød Kommune. Aftaler indgås, hvor det skønnes økonomisk hensigtsmæssigt, og/eller hvor omsætningen af varen / tjenesteydelsen har en størrelse, som medfører, at der skal laves et udbud. Aftalerne på standardvarer og -tjenesteydelser vil som regel være obligatoriske. Der indgås aftaler direkte med de enkelte leverandører, hvor det er mest hensigtsmæssigt. Herudover kan aftaler indgået af SKI (Statens & Kommunernes Indkøbsservice) indgå i E-Handelsmodulerne, hvor dette er mest hensigtsmæssigt. Der tilstræbes et langsigtet samarbejde med leverandørerne. Ved aftaleindgåelse gælder Hillerød Kommunes indkøbsbetingelser, hvor intet andet er aftalt. Side 7 af 9 sider

Såfremt en decentral indkøber gør opmærksom på, at et indkøb kan ske på bedre vilkår, end på allerede eksisterende aftale, skal købet ske via Indkøbsfunktionen for at få afprøvet, om det alene gælder en enkelt handel eller, om det er på generelt gældende vilkår. 11. Information Information om indgåede aftaler foregår via det elektroniske indkøbssystem. Det er her Indkøbsfunktionen orienterer de relevante personer i institutioner og afdelinger om nye aftaler, der er kommet til, og om aftaler, der er udgået. Det er ligeledes i det elektroniske indkøbssystem, at de relevante varekataloger bliver registreret. Herudover skal Indkøbsgruppens medlemmer holde relevante personer orienteret om tiltag inden for vedkommendes fagområde, så det er muligt at inddrage relevante kommentarer og bidrag til aftaler med leverandørerne. I det omfang det er hensigtsmæssigt, vil Indkøbsfunktionen informere de decentrale indkøbere direkte om nye eller ændrede aftaler. 12. Digitalisering af indkøbsprocessen Der gennemføres en løbende og trinvis overgang til digitalisering af indkøbene fra efteråret 2005 og med forventet fuld virkning i løbet af 2006. E-handelssystemet (det elektroniske indkøbssystem) består af to moduler. Et aftalemodul og et modul til varekataloger. I aftalemodulet registrerer Indkøbsfunktionen alle indgåede aftaler, som en eller flere indkøbere kan trække på. Her registreres leverandørnavn, varegrupper, betingelser mm. I modulet for varekatalog registreres de varer, der er indgået aftale om med den enkelte leverandør, og hvor leverandøren kan levere et elektronisk varekatalog. Varer kan findes, bestilles og betales ved hjælp af dette modul. Det vil i overvejende grad være indkøb af standardvarer og -tjenesteydelser, der kan afvikles via E-handel. Brugen af Hillerød Kommunes indkøbssystem er obligatorisk for de institutioner og afdelinger, der har adgang til systemet. Side 8 af 9 sider

13. Ansvar og kompetence Indkøbsansvar følger budgetansvar med hensyn til pligter, beføjelser og rettigheder. De medarbejdere, der køber ind, er ansvarlige for, at indkøbene foretages i overensstemmelse med indkøbspolitik og retningslinier for indkøb.. 14. Vedtagelse Retningslinierne er vedtaget af Direktionen i Hillerød Kommune den 21. december 2005. Godkendt af Hillerød Byråd den 21. juni 2006. Side 9 af 9 sider