Hospitalsenheden Vest Staben RH-HV HR Gl. Landevej 61 DK-7400 Herning Tel. +45 7843 0000 post@vest.rm.dk www.vest.rm.dk REFERAT fra HMU-møde Dato 13-02-2014 Lykke Houmøller Frandsen Tel. 45 7843 8624 Lykke.Houmoeller.Frandsen@vest.rm.dk Tirsdag 21. januar 2014 Kl. 13.00 17.00 Foredragssal 2, Regionshospitalet Holstebro 1-01-100-3-13 Side 1 Afbud fra: Cheflæge Jens Friis Bak, driftschef Jens Peter Østergaard, strategi- og plankonsulent Henrik G. Iversen og portør Frank Østergaard Jensen.
1. Godkendelse af referat fra HMU-møde 16. december 2013 Bilag Oversigt fordeling af midler i forhold til det medicinske område Referat Der spørges ind til fordelingen af de 5 mio.kr., som er tilført enheden målrettet det medicinske område. Der vedlægges oversigt over fordelingen. Der opfordres til, at der ses på senioraftaler, og rammerne for dette. Det aftales, at emnet afdækkes nærmere. Der rejses spørgsmål i forhold til logistikprojekt og oversigtstavler og baggrunden for, at Røntgenafdelingen ikke skal med på dette område fra start. Det oplyses, at baggrunden for dette skyldes de IT-systemer, som benyttes i afdelingen og udfordringer omkring kombinationen med dette og oversigtstavlerne. Der spørges ind til, hvordan de aktuelle planer og aftaler er i forhold til togforbindelse til Gødstrup. Det oplyses, at der er planer om stop i Gødstrup. Og det forventes, at det vil blive muligt at tage tog direkte fra Århus og Holstebro til Gødstrup uden at skulle skifte. Referat fra mødet godkendes. 2. Godkendelse af dagsorden samt punkter til eventuelt Referat Dagsorden godkendes, der er et punkt til eventuelt omkring MED-opfølgningskursus. DRØFTELSESPUNKTER Sundhedsfagligt strategispor 3. Hvad er vi optaget af? Bilag Notat kommunikationsprojekt Referat På medarbejderrepræsentanternes formøde har man drøftet MED-systemet og det pres, som medarbejderrepræsentanterne oplever, særligt FTRerne. Det opleves, at der i hospitalsenheden rejses spørgsmål omkring formøder og behovet for dette. Det oplyses, at medarbejderrepræsentanterne drøfter og får afklaret mange ting med hinanden på formøderne, og møderne er således særdeles givtige. Omstrukturering fylder for tiden meget og medarbejderrepræsentanterne benytter hinanden i forhold til sparring omkring emnet. I disse sammenhænge er det af hensyn til processen af Side 2
meget stor betydning, at medarbejderrepræsentanterne inddrages i forløbene så tidligt som muligt. Medarbejderrepræsentanterne opfordrer til, at lederne og FTRerne sætter sig sammen en gang i mellem for at drøfte emner, hvilket allerede sker i nogle afdelinger. Der fremsættes forslag om, at der 3 uger forud for hvert LMU-møde sendes en opfordring ud til alle medarbejdere i den konkrete afdeling omkring evt. relevante emner til LMU-mødet. Der gøres opmærksom på, at LMUerne ikke lægger mødereferater ind på hjemmesiderne, og der opfordres til, at dette sker, idet FTRerne benytter dette til at holde sig orienteret. Desuden gøres der opmærksom på, at der generelt er behov for en opdatering af oversigten over LMUere. Fra lederrepræsentanterne tilkendegives det, at de har behov for et velfungerende samarbejde med medarbejderrepræsentanterne, og for deres inddragelse for at sikre den bedste proces omkring tingene. Lederrepræsentanterne tilkendegiver taknemmelighed for, at medarbejderrepræsentanterne har taget emnet op og er fremkommet med anbefalinger omkring samarbejdet Ledergruppen opfordrer medarbejderrepræsentanterne til at gøre lederne opmærksomme på de ting, der skal være fokus på, eller som der er behov for en drøftelse af. Det bemærkes, at der ligeledes ligger en forpligtelse for medarbejderrepræsentanterne i, at bringe tingene på banen i disse mødefora, LMU, HMU mv. Der drøftes konkret forløb omkring inddragelse af medarbejderrepræsentanter i forbindelse med indførsel af teamorganisering i Akutafdelingen. Akutafdelingen har haft emnet om teamorganisering i LMU flere gange i efteråret 2013, hvor ledelsen har oplyst om status. Der er fra medarbejderrepræsentanternes side forståelse for, at processerne skal gennemføres hurtigst muligt. Medarbejderne vurderer, at mere tid/inddragelse ville have understøttet processen. Hospitalsledelsen opfordrer til, at anbefalingerne fra medarbejderrepræsentanterne kan benyttes som inspiration, således at man kan finde den løsning, som bedst passer ind det konkrete sted. Hospitalsledelsen oplyser, at der udpeges suppleanter til lederrepræsentanterne i HMU, således at det bedre sikres, at der er lederrepræsentanter til møderne. Herudover vil hospitalsledelsen tage emnet op i afdelingslederkredsen i forhold til de fremsatte forslag. Medarbejderrepræsentanterne tilkendegiver forståelse for, at lederne kan være forhindret på baggrund af nødvendige forhold, men det er væsentligt, at det signaleres, at deltagelse i HMUmøder m.v. er vigtig. Der er rejst spørgsmål om afvikling af MUS-samtaler, herunder hvem der skriver referat/handlingsplan fra samtalen. Det oplyses, at i forhold til MUS-samtaler er det Side 3
udgangspunktet, at medarbejderen udarbejder referat/handlingsplan, med mindre andet aftales. I forhold til LUS-samtalen er udgangspunktet, at lederen skriver referat/handlingsplan. Der tilkendegives dog forvirring i forhold til den aktuelle formulering. Derfor lægges op til en tydeliggørelse, der som udgangspunkt følger samme logik som i MUS-samtalerne. RMUK drøftes, og der er tilkendegivelser omkring, at systemet ikke findes logisk opbygget, mens andre roser systemet. Der er ønsker omkring udvikling af systemet, således at flere samtaletyper kan registreres, f.eks. TUS-samtaler (TeamUdviklingsSamtaler). Desuden vil man gerne have en ændret opgørelsesmetode, således at opgørelse sker over 18 måneder i stedet for 12 måneder. Baggrunden for dette ønske er, at en ændring af tidspunkt på året, hvor MUS-samtalen gennemføres kan bevirke, at der kan gå over 12 måneder mellem samtalerne, hvilket har betydning, når der skal laves opfølgning på, om samtalerne er afviklet. Mulighederne for at gøre dette muligt vil blive undersøgt. Hospitalsledelsen fremsætter forslag omkring lyn-forløb omkring afholdelse om MUS-samtaler, eksempelvis et kort eftermiddagskursus, hvilket der tilkendegives interesse for. Det oplyses, at hospitalsledelsen har drøftet et kommunikationsprojekt, som vil blive gennemført i hospitalsenheden. Der udsendes materiale herom med referatet. Det oplyses, at der i organisationen arbejdes med personlighedstest i forbindelse med sammensætning af teams, der vil blive orienteret nærmere omkring dette på kommende møde. Der er udsendt nyhedsbrev omkring eksempel på brud på persondataloven. Det omhandlede tyveri af et par malerier udstillet af kunstforeningen. Den konkrete problemstilling drøftes. 4. Hovedindsatsområder 2014 I 2014 er overskriften for hovedindsatsområderne: Vi vil i kvalitetens superliga. Konkret udmønter dette sig i tre følgende hovedindsatsområder: 1. Kvalitet 2. Partnerskaber giver de bedste forløb 3. Trivsel - også når vi har travlt Med udgangspunkt i enhedens hovedindsatsområder ses der nærmere på hovedindsatsområdet kvalitet. Forberedelse til akkrediteringsbesøg i uge 13 og HMUs rolle heri På baggrund af blandt andet resultaterne fra intern survey i uge 2 og 3 ønskes en drøftelse af, hvordan HMU og evt. LMU kan bidrage til at være med til at sikre, at vi er klar til akkrediteringsbesøget i uge 13. Side 4
Kvalitetsarbejdet er i Vest organiseret omkring Kvalitetsrådet og afdelingernes kvalitetsudvalg, men kan HMU og LMU understøtte Kvalitetsrådet og kvalitetsudvalgenes prioritering og hjælp til at skabe fokus på de områder, hvor der er identificeret kvalitetsbrist. LMU erne bør drøfte deres rolle med eget kvalitetsudvalg. Personalepolitisk vil det endvidere være relevant, at HMU drøfter, hvordan vi bringer ro om processen, så den nervøsitet der er omkring besøget kan bruges konstruktivt. Alle skal kun kunne redegøre for egne arbejdsopgaver og de kvalitetsforbedringer (procedureændringer), der har indflydelse på egne opgaver. Det forventes, at ledelsen og kvalitetskoordinatorer sikrer, at medarbejdere har viden om de indsatsområder, der er og har været i den seneste tid. Kvalitets- og udviklingschef Birgitte Ostersen holder et oplæg omkring forberedelsen til akkrediteringsbesøget. Bilag Slides fra præsentation Referat HMU orienteres om resultaterne fra intern survey uge 2 og 3 og drøfter, hvordan HMU og LMU kan bidrage til at være med til at sikre, at vi er klar til akkrediteringsbesøget. På nuværende tidspunkt er der gennemført 267 intern survey, og resultaterne heraf har været positive. Det er vigtigt med opmærksomhed på, at vi får besøg. Vi skal se de ting, som IKAS finder som udviklingsområder. Desuden er det vigtigt at det kommunikeres ud, at det i forbindelse med akkrediteringsbesøget vil være ok for den enkelte at svare det ved jeg ikke på spørgsmål. Hvis der er emner, som den enkelte ikke kan besvare spørgsmål omkring, så er der tale om et udviklingsområde for hospitalsenheden og det skal ikke betragtes som en fejl hos den pågældende. Det er vigtigt, at det synliggøres at der ikke er tale om, at akkrediteringsbesøget skal anses som en eksamen, men derimod er et udtryk for, hvordan vi arbejder i hverdagen. Det er vigtigt, at dette budskab kommunikeres ud, og det drøftes, hvordan det bedst sikres. Det drøftes i grupper, hvordan HMU kan bidrage omkring processen frem mod akkrediteringsbesøget. Det tilkendegives, at et væsentligt bidrag fra MED-systemet er at understøtte, at der ikke opleves generel nervøsitet i forhold til akkrediteringsbesøget. Der anbefales derfor en drøftelse i LMUerne omkring eventuel utryghed ved besøget samt en drøftelse af eventuelle kvalitetsbrist i afdelingen. 5. Kommissorium for flytteproces - DNV-Gødstrup Side 5
I forbindelse med planlægningen af DNV-Gødstrup og den etapemæssige inddeling blev det indstillet og politisk besluttet i 2010, at hospitalsfunktionerne, der flytter til Gødstrup med etape 1 vil være afdelinger og funktioner med tyngden i de akutte funktioner. Der blev i denne sammenhæng ikke truffet beslutning om, hvad der skal ske med de tilbageværende funktioner/afdelinger på eksisterende hospitalsmatrikler i Lemvig, Holstebro og Herning. Med henblik på at afklare dette, er der mellem Region Midtjyllands direktion og hospitalsledelsen ved Hospitalsenheden Vest aftalt, at der primo 2014 iværksættes en afklaringsproces, så Region Midtjylland politisk kan træffe beslutning inden sommeren 2014. Det er således intentionen, at dette arbejde iværksættes nu med involvering af DNVstyregruppen, Psykiatrien, afdelingsledelser og HMU. Supplerende til dette arbejde vedr. udflytningsplan knytter der sig en bred vifte af opgaver til selve flytteopgaven. En flytteopgave, hvis udstrækning kan illustreres ved blandt andet at omfatte: Opgørelse/registrering af apparatur m.v., som skal flyttes Konkret planlægning af flytning Uddannelse af personale i nye teknologiske løsninger i DNV-Gødstrup Kulturdannelse i DNV-Gødstrup Som illustreret er det en meget bred vifte af temaer, som kan og skal håndteres. Som det fremgår af kommissoriet, vil arbejdet derfor indledende have karakter af at afdække temaer og fremkomme med bud på proces og organisering af det videre arbejde. Der er udarbejdet udkast til kommissorium for arbejdet, hvilket drøftes på hospitalsledelsesmøde den 14. januar 2014 og bilag udsendes, når rettelser som følge af hospitalsledelsesbehandlingen er indarbejdet. Bilag Kommisorium flytteproces Kommissorium etape 1 Kommissorium etape 2 og 3 Referat HMU drøfter kommissorium for udflytning til Gødstrup, der er fortsat tale om udkast, som med udgangspunkt i bl.a. HMU-drøftelsen viderebearbejdes. Plan for udflytning til Gødstrup er én ting. Ved siden af dette er selve flytteprocessen en meget stor og bred opgave at beskrive, og omfatter mange meget praktiske forhold omkring flyttekasser, flyttemænd m.v. Der rejses spørgsmål omkring, hvorvidt der skal ske samling på én matrikel af de funktioner, som ikke flytter til Gødstrup i 1. etape. Det oplyses, at der er fordele forbundet med at samle de resterende funktioner, men omvendt medfører det en økonomisk belastning. Den endelige beslutning herom træffer regionen. Side 6
Det tilkendegives, at det er vigtigt med fokus på, at vi får brug for tid til at lære hinanden at kende, når vi rykker sammen. I sammenhæng med kommissoriet efterspørges beskrivelsen omkring niveau 3 ledelse. Det oplyses, at næste skridt er, at der skal udpeges repræsentanter til at indgå i arbejdsgrupperne omkring planlægning af udflytningen til Gødstrup. 6. APV-sager fra LMU til HMU 16. december 2013 besluttede HMU, at der ved tildeling af midler fra APV-puljen tages udgangspunkt i afdelingernes 1. prioriteter. Såfremt dette resulterer i uhensigtsmæssigheder, kan der ses på 2. prioriteter eller andre løsninger. Arbejdsgruppen afholder møde den 17.1, hvor oplæg til prioriteringerne udfærdiges. Arbejdsgruppen består af Flemming Madsen og Søren Christiansen fra Teknisk Afdeling samt Maj-Britt Stobberup Arbejdsmiljøfunktionen, Staben. Ved prioriteringsmødet deltager ligeledes Henning Vestergaard, Annette Toft, Christina Hedegaard Kildevang og Annette Dam. Bilag Oplæg til APV sager, der prioriteres fra APV puljen 2014 Referat Den nedsatte arbejdsgruppe har udarbejdet oplæg i forhold til prioriteringer, som præsenteres. HMU godkender oplægget. ORIENTERINGSPUNKTER 7. Høring omkring politikker Region Midtjylland har sendt udkast til Politik for billed- og lydmedier samt Politik for patienten i pressen i høring med høringsfrist 17. marts 2014. Der er udpeget HMU-medlemmer til at indgå i arbejdsgruppe med henblik på udarbejdelse af udkast til høringssvar, som efterfølgende endeligt godkendes af HMU. Deltagerne i arbejdsgruppen er fællestillidsrepræsentant Marianne Bjørn, fællesrepræsentant Annitta Ramsgaard, chefjordemoder Ann Fogsgaard og ledende bioanalytiker Ida Robsøe. Referat HMU orienteres om sammensætning af arbejdsgruppe med henblik på udarbejdelse af høringssvar. Der indkaldes til møde i arbejdsgruppen snarest. 8. Nyt fra RMU Der gives en orientering fra RMU-møde 5. december 2013, hvilket blev udsat på HMU-mødet 16. december 2013. Bilag Referat fra RMU-mødet 5. december 2013 Side 7
Referat HMU orienteres om mødet. Annette Toft vil opfordre til, at man i RMU-regi drøfter hvilke emner, det er vigtigt, at der videreformidles til HMUerne. HR-chef Lasse Hansen fremsætter forslag om, at HMU orienteres fra møder i HR-chef- /personalechefkredsen i regionen med fremsendelse af referat fra disse møder, hvilket der er interesse for. 9. Hvad skal viderebehandles i LMUerne? Referat Følgende punkter videreformidles til behandling i LMUerne: 3. Hvad er vi optaget af? Der lægges op til en drøftelse i LMUerne omkring MED-systemet og understøttelsen heraf, herunder de fremsatte forslag omkring muligheden for afholdelse af møder mellem lederne og FTRerne i afdelingen. Herudover lægges der op til en drøftelse af vigtigheden af tidlig inddragelse af medarbejderrepræsentanterne i processer i afdelingen. Der opfordres til, at LMUerne opdaterer hjemmesidens oversigt over LMUerne samt lægger referater fra LMU-møderne på hjemmesiden. I den forbindelse henledes opmærksomheden på, at der ikke skal være personfølsomme oplysninger eller lignende i referaterne. 4. Hovedindsatsområder 2014 Forberedelse til akkrediteringsbesøg i uge 13 og HMUs rolle heri Der lægges op til en drøftelse i LMUerne omkring eventuel utryghed ved besøget samt en drøftelse af eventuelle kvalitetsbrist i afdelingen. 5. Kommissorium for flytteproces - DNV-Gødstrup LMUerne orienteres om kommissorium for flytteproces DNV-Gødstrup. 6. APV-sager fra LMU til HMU LMUerne orienteres omkring APV-sager, som prioriteres fra APV-puljen 2014. 12. Personaleparkering LMUerne orienteres om, at Teknisk Afdeling er i færd med at undersøge eventuelle mulighed, som eventuelt kan være med til at afhjælpe parkeringsudfordringer på hospitalsenhedens Side 8
matrikler, men at det er vigtigt med opmærksomhed på, at mulighederne er meget begrænsede. 15. Orientering om nyt tiltag vedrørende efteruddannelse af sygeplejersker LMUerne orienteres om aftale med VIA University College, Sundhedsfaglig videreuddannelse og kompetenceudviklingsafdeling om at oprette et diplommodul på deltid i foråret 2014 ved Campus Holstebro. 10. Evaluering af mødet Referat Mødet var denne gang struktureret med færre drøftelsespunkter, således at der var mulighed for at afsætte ekstra tid til behandling af de udvalgte emner. Det opleves som vigtigt, at der er mere tid til at behandle enkelte emner, så kan der spørges ind til de øvrige emner, hvis der er spørgsmål. Evt. Referat Der orienteres om opfølgningsdag i forhold til de afviklede MED-udviklingsdage, dette planlægges til afholdelse 19. august 2014, idet det ikke kunne lade sig gøre at afvikle det i maj måned, som ønsket. SKRIFTLIGE ORIENTERINGSPUNKTER Produktivitetsstrategispor 11. Status - Økonomi og aktivitet Regnskabet for 2013 lukker d. 23. januar. Forventningen baseret på november måned er at afdelingerne samlet set ender med et merforbrug på ca. 10 mio. kr. Der er dog et mindreforbrug på en række centrale konti der gør at prognosen for det samlede resultat for HEV tyder på et lille overskud på ca. 5 mio. kr. Den ukorrigerede aktivitet til og med november viser en meraktivitet på ca. 111 mio. kr. svarende til 5,2 pct. over baseline. Der er fejl og manglende indberetninger for 20 25 mio. kr., og såfremt disse bliver rettet forventes meraktiviteten for hele året at ende på ca. 140 mio. kr. En stor del af de ca. 1500 LPR fejl er på røntgen og nuklearmedicin, og er systemfejl hvor vi ikke selv kan rette fejlene. Der var dog i uge 2 mere end 3.000 valideringsfejl, som det er nødvendigt at få rettet for at nå aktiviteten. Sundhedsfagligt strategispor 12. Personaleparkering Medarbejderrepræsentanter har tilkendegivet, at de oplever mange henvendelser fra hospitalsenhedens personale omkring store udfordringer med parkering ved hospitalsenheden. Side 9
På baggrund heraf har hospitalsledelsen bedt Teknisk Afdeling undersøge eventuelle muligheder, og hospitalsledelsen vil inden for de nærmeste uger blive præsenteret for et oplæg fra Teknisk Afdeling omkring, hvilke eventuelle muligheder, der kan bidrage til at nedbringe udfordringerne i forhold til parkering. Efterfølgende vil HMU blive orienteret herom. Referat Det aftales, at medarbejderrepræsentanterne Kate Gahner og Elin Randrup indbydes til en drøftelse med Teknisk chef Thorkil Vandborg omkring udveksling af idéer i forhold til parkeringsudfordringerne. 13. Personaleintroduktionen 2014 Foredragsholdere fra de enkelte afdelinger var i november 2013 inviteret til det årlige evalueringsmøde vedrørende den generelle personaleintroduktion. På baggrund af forslag og idéer fra foredragsholderne samt resultatet af den månedlige evaluering fra deltagerne, blev der sammensat et nyt program for 2014. Det nye program er tiltænkt som en appetitvækker for nye medarbejder. En introduktion til EPJ vil bl.a. være et emne på dagen og lig de øvrige emner, skal afdelingerne hvor det er relevant, og hvor der er behov - efterfølgende følge op på emnerne. Bilag Induktionsprogram 2014 14. Beregning af jubilæumsanciennitet i Region Midtjylland Lønkontoret modtager mange spørgsmål omkring beregning af jubilæumsanciennitet, og på denne baggrund orienteres hermed om beregningsprincipperne. Ved beregning af jubilæumsanciennitet medregnes al beskæftigelses på institutioner, der hører under Region Midtjylland. Det har dog betydning om medarbejderen blev overført til Region Midtjylland 1. januar 2007 i forbindelse med kommunalreformen. De nærmere beregningsprincipper ses i vedhæftede bilag eller via følgende link: http://www.rm.dk/om+os/organisation/koncern+hr/politikker+og+retningslinjer/retningslinjer /jubil%c3%a6um? Bilag Jubilæum (25 og 40 år) 15. Orientering om nyt tiltag vedrørende efteruddannelse af sygeplejersker Der er indgået aftale med VIA University College, Sundhedsfaglig videreuddannelse og kompetenceudviklingsafdeling om at oprette et diplommodul på deltid i foråret 2014 ved Campus Holstebro. Modulet vil blive afviklet torsdage fra uge 10 til uge 26. Modulets titel er Metoder og teori til arbejdet med sundhed og videnskab i praksis. Se vedhæftede fil. Side 10
Baggrund for aftalen er at der er i 2013 foretaget en analyse af sygeplejerskernes teoretiske kompetenceniveau efter endt grunduddannelse med henblik på at vurdere behovet for eventuelle fælles tiltag på tværs af Hospitalsenheden vedrørende sygeplejerskernes teoretiske kompetenceudvikling. Analysen viser at der er ca. 500 sygeplejersker som kunne komme på tale, hvad angår ajourføring af akademiske kompetencer svarende til professionsbachelorniveau. Det drejer sig om sygeplejersker, som er uddannet før 2003 og ikke har professionsbachelor, eller mindst den obligatoriske diplommodul i teori og metode forståelse, eller master- eller kandidatgrad. Det Sygeplejefaglige Råd har drøftet, hvordan man over de kommende år kunne give et betydeligt antal sygeplejersker mulighed for at deltage i et diplommodul rettet mod ajourføring i metoder og teori, der understøtter udvikling og implementering af videnskabelig viden og samtidigt fastholde de gode kliniske kompetencer i afsnittet. Ideen om at deltidsstudier støtter mulighed for fortløbende implementering af ny viden i praksis er også drøftet. Modellen med deltidsdiplom er således kommet på tale. Rammer og vilkår for deltagelse i modulet er aftalt til møde i Det Sygeplejefaglige Råd i december 2013. Der gives tjenestefri med løn. Kursusafgift og kørsel betales af arbejdsgiveren. Medarbejderen giver egen tid til forberedelse og der kan i løbet af modulet bevilges to dages tjenestefrihed med løn evt. til opgaveskrivning. Har nogle brug for mere tid, kan der ønskes tjenestefri uden løn. Torsdagen er en arbejdsdag for alle deltagere. Der er allerede tilmeldt 21 deltagere på 1. hold, som starter i uge 10 2014. Bilag Metoder og teori - deltidsmodul Referat Vilkårene omkring frihed med løn til opgaveskrivningen drøftes. Der tilkendegives synspunkt om, at deltidstudiemodellen kan være med til at støtte op om, at man har fokus på hele processen omkring forløbet frem for blot opgaveskrivningen. Side 11
Page 1 of 2 Lykke Houmøller Frandsen Fra: Ane Skak Sendt: 23. januar 2014 12:45 Til: Cc: Søren Bisgaard-Frantzen Petersen Ida Götke; Henning Kurt Vestergaard; Jens Friis Bak; Poul Michaelsen; Preben Lynggaard Sørensen; Lykke Houmøller Frandsen Emne: VS: Orientering om udmøntning af 14 mio. kr. til en styrkelse af kapaciteten på det medicinske område Kære Søren Hermed svar fra Hospitalsenheden Vest: Regionsrådet bevilgede d. 3. december 2013 14 mio. kr. til styrkelse af kapaciteten på det medicinske område. Hospitalsenheden Vest har anvendt sin andel på 5 mio. kr. til en generel styrkelse af de områder på det medicinske felt der har været mest pressede, og hospitalet har desuden tilført yderligere 3 mio. kr. til området via omprioritering inden for hospitalets egen ramme, så den samlede bevilling til afdelingerne er på 8 mio. kr. Det skal i den sammenhæng nævnes at Hospitalsenheden Vest i 2013 har leveret en meraktivitet på mere end 5 pct. over baseline svarende til ca. 140 mio. kr., og at dette primært er på det medicinske område. Målet med pengene er generelt at øge behandlingskapaciteten og derigennem også reducere belægningsprocenterne. Midlerne er i den forbindelse ikke øremærkede til flere senge eller bedre normering. Pengene er i budget 2014 fordelt med 3,0 mio. kr. til medicinsk afdeling 3,2 mio. kr. til akutafdelingen 1,8 mio. kr. til neurologisk afdeling Med venlig hilsen Ane Skak Strategi- og plankonsulent Tel. +45 7843 8545 Ane.Skak@vest.rm.dk www.vest.rm.dk Staben Ledelsessekretariatet Hospitalsenheden Vest Gl. Landevej 61 DK-7400 Herning Fra: Søren Bisgaard-Frantzen Petersen Sendt: 9. december 2013 15:24 Til: AUH Hovedpostkasse (Funktionspostkasse); HE Horsens Post (Funktionspostkasse); HE Midt Post (Funktionspostkasse); HE Vest Hovedpostkasse (Funktionspostkasse); RH Randers Hovedpostkasse (Funktionspostkasse) Cc: Lone Düring; Christian Boel Emne: Orientering om udmøntning af 14 mio. kr. til en styrkelse af kapaciteten på det medicinske område Til hospitalerne i Region Midtjylland Forretningsudvalget godkendte den 3. december 2013 fordelingen af de 14 mio. kr. for 2014 og frem til en styrkelse af kapaciteten på det medicinske område. De 14 mio. kr. er en del af budgetforliget for 2014, og den politisk aftalte fordelingsnøgle er som følger: 2 mio. kr. til Aarhus Universitetshospital 05-02-2014
Page 2 of 2 2 mio. kr. til Hospitalsenhed Midt 2,5 mio. kr. til Hospitalsenheden Horsens 2,5 mio. kr. til Regionshospitalet Randers 5 mio. kr. til Hospitalsenheden Vest Som det fremgår af sagsfremstillingen, der kan læses via nedenstående link, så forventer forligspartierne, at de øgede midler bidrager til at aflaste personalet og nedbringe belægningen på de medicinske afdelinger. http://www.regionmidtjylland.dk/politik/udvalg/forretningsudvalget/visdagsorden?file=03-12- 2013/Aaben_tillaegsdagsorden/dagsorden.xml&Dag=1#Punkt31354 Midlerne vil blive overført ultimo december 2013. Med henblik på at orientere regionsrådet i første kvartal 2014 om hvorledes pengene er/vil blive anvendt, bedes I kort (en halv side) beskrive, hvordan I har anvendt/vil anvende pengene på det medicinske område. Jeres beskrivelser sendes til undertegnede den 5. februar 2014. Med venlig hilsen Søren Bisgaard-Frantzen Petersen Fuldmægtig Tel. +45 7841 2037 soeren.petersen@stab.rm.dk Sundhedsplanlægning Region Midtjylland Skottenborg 26 DK-8800 Viborg www.rm.dk 05-02-2014
Bilag til HL møde 21. januar 2014 Rammer og plan for undersøgelse af den interne kommunikation i HEV Formål og succeskriterier med undersøgelsen af den interne kommunikation Øget kendskab til vaner og rutiner i medarbejdernes brug af nyhedsbrev fra hospitalsledelsen og hjemmeside for ansatte gør det muligt at målrette kommunikationen fra ledelsen og ud. Dato 17.01.2014 Finn Møller Tel. +45 5125 3537 Side 1 Øget kendskab til vaner og rutiner i medarbejdernes mediebrug gør det muligt at implementere og udnytte de muligheder, som ny teknologi giver for at facilitere god og effektiv kommunikation på hospitalet som helhed helt konkret som forberedelse af et nyt intranet i maj 2014. Øget kendskab til vaner og rutiner i medarbejdernes mediebrug gør det muligt at luge ud i uvaner og effektivisere den fælles brug af bestemte kanaler. Øget kendskab til vaner og rutiner i medarbejdernes brug af medarbejderbladet gør det muligt at prioritere ressourcer og valg af historier og kanaler efter, hvad der giver størst værdi for medarbejderne. Undersøgelsen favner bredt, fordi der grundlæggende er et behov for at prioritere ressourcerne i hospitalets kommunikationsenhed. Plan for udsendelse af undersøgelse, analyse og opsamling af data Indsamling af data Uge 4: Mail til testgruppe med link til undersøgelse. Uge 4: Testanalyse af data. Uge 4: Annoncering af undersøgelsen i nyhedsbrev fra hospitalsledelsen. Uge 5: Mandag formiddag: Mail til afdelingsledelser og
funktionsledere med opfordring til at brede kendskabet til undersøgelsen ud. Uge 5: Mandag eftermiddag: En mail til alle ansatte med link til undersøgelse. Uge 5 Fredag: Reminder i nyhedsbrevet fra hospitalsledelsen. Uge 6. Reminder på hjemmesiden for ansatte. Uge 8 Fredag: Undersøgelse slut. Analyse af data Undersøgelsen er lavet i Survey X-act. Analysen foretages af Kommunikation i HEV med bistand fra AUH. Validitet og pejling af data Samlede antal besvarelser >10 procent af medarbejdere. Fordeling af svar på faggrupper, anciennitet og placering i organisation fungerer som pejling i forhold til at få et mere detaljeret billede af interessenterne. Lokkemad for at øge chancen for en højere svarprocent Konkurrence: mulighed for at være med i en lodtrækning om et gavekort på 400 kr. ved at deltage i undersøgelsen. Side 2
Hospitalsenheden VEST HMU, den 21. januar 2014 Kvalitet og Udvikling www.regionmidtjylland.dk
Forberedelse til akkrediteringsbesøg Foreløbige resultater intern survey i uge 2 og 3 Øvrige aktiviteter Hvad kan HMU bidrage med? Kvalitet og Udvikling Hospitalsenheden Vest 2 www.vest.rm.dk
Foreløbige resultater intern survey uge 2 og 3 Hjertestopbehandling 96 % af de adspurgte har deltaget i genoplivningskursus 93 % indenfor den fastlagte tid. Kvalitet og Udvikling Hospitalsenheden Vest 3 www.vest.rm.dk
Foreløbige resultater intern survey uge 2 og 3 Observation og opfølgning på kritiske observationsfund I 93 % ses TOKS score i journalen I 84 % er der dokumentation for, at der er reageret hensigtsmæssigt. Kvalitet og Udvikling Hospitalsenheden Vest 4 www.vest.rm.dk
Foreløbige resultater intern survey uge 2 og 3 Rettidig reaktion på prøvesvar 93 % ved, hvordan de kan se, om svarene er godkendt 93 % kan fremvise at der er reageret på svar 100 % ved, hvad de skal, hvis de modtager et svar der kræver akut indsats. Kvalitet og Udvikling Hospitalsenheden Vest 5 www.vest.rm.dk
Foreløbige resultater intern survey uge 2 og 3 Patientidentifikation 95 % svarer tilfredsstillende på, hvornår de skal identificere 93 % giver en tilfredsstillende beskrivelse af deres sidste identifikation. Portører og hjemtransport - Alle skal hjælpe hinanden med at udføre opgaven, som den skal udføres. Kvalitet og Udvikling Hospitalsenheden Vest 6 www.vest.rm.dk
Foreløbige resultater intern survey uge 2 og 3 Lægemiddelordination 86 % af lægerne ved, hvordan man angiver patienten har CAVE for et lægemiddel 74% angiver at de afstemmer medicinen i MEM og FMK 93 % opdaterer MEM ved udskrivelsen. Kvalitet og Udvikling Hospitalsenheden Vest 7 www.vest.rm.dk
Foreløbige resultater intern survey uge 2 og 3 Lægemiddeldispensering Kun 80 % svarer korrekt på mærkning af medicinbæger, medicinæsker og sprøjter Ændringer i ordination håndteres kun korrekt af 55 % Stadig en del gamle vejledninger og uddateret materiale i medicinrummene. Kvalitet og Udvikling Hospitalsenheden Vest 8 www.vest.rm.dk
Foreløbige resultater intern survey uge 2 og 3 Lægemiddeladministration Hvis patienten ikke er på stuen, tages medicinen ikke i alle tilfælde med ud, indtil patientidentifikation kan foretages Opbevaringen af 4 lægemidler på sengestuen gøres kun korrekt i halvdelen af afdelingerne. 4 lægemidler dispenseres som alle andre lægemidler og opbevares på patientstuerne uden at være aflåst. Kvalitet og Udvikling Hospitalsenheden Vest 9 www.vest.rm.dk
Øvrige aktiviteter Resultater behandles på Kvalitetsråd og i Kvalitetsudvalgene. Handleplaner på kvalitetsbrist. Gå i dialog med eget udvalg! I gang med afvikling af formøder til tværgående sessioner Planlægning af temadag for Kvalitetsudvalgene 6/3. Kvalitet og Udvikling Hospitalsenheden Vest 10 www.vest.rm.dk
Hvordan kan HMU bidrage med at bringe ro om besøget? Vi får besøg, og det glæder vi os til. Det IKAS finder, hjælper os til at se, hvor vi har et udviklingsområde. Ok at sige, det ved jeg ikke. Den enkelte har ikke noget at skjule. Vi skal have gæster -Rydde op -Tage godt imod dem -Være reglementeret påklædt. Akkreditering handler om at afprøve organisationens evne til at indarbejde arbejdsgange og introducere og oplære personale. Det ikke den enkelte, der dumper, men systemet. Kvalitet og Udvikling Hospitalsenheden Vest 11 www.vest.rm.dk
Hospitalsenheden Vest Staben Ledelsessekretariatet Projektsekretariatet DNV Gødstrup Kommissorium Gl. Landevej 61, Bygn 08 DK-7400 Herning Tel. +45 7843 8750 post@vest.rm.dk www.vest.rm.dk Flytteproces til DNV-Gødstrup 1. Indledning Dette er et første udkast til opgavebeskrivelse/kommissorium for flytteprocessen. Det er tænkt som et diskussionsoplæg, som efterfølgende vil blive videre bearbejdet og genforelagt Hospitalsledelsen til endelig beslutning. Dato 15.1.2014 Ole Teglgaard Tel. 45 7843 8546 ole.teglgaard@vest.rm.dk J.nr. 1-30-100-36-10 Kommissoriet har til hensigt at beskrive de overordnede rammer for, hvordan flytteprocessen til DNV-Gødstrup organiseres, planlægges og til sin tid gennemføres. Side 1 Planlægning af flytningen vil blive en langvarig og omfattende proces, som først vil være afsluttet den dag, da DNV-Gødstrup er fuldt ibrugtaget og de nuværende matrikler er frigivet til deres fremadrettede funktioner. I dette første udkast vil opgaven blive nærmere beskrevet/afgrænset og der vil blive rejst en række spørgsmål til drøftelse og afklaring. 2. Udflytningsplan vs. flytteproces I sammenhæng med flytteprocessen skal opmærksomheden også henledes på kommissoriet for udflytningsplanen fra matriklerne i Hospitalsenheden Vest 1. Udflytningsplanen skal afklare, hvornår hvilke funktioner skal fraflytte de eksisterende matrikler og flytte til DNV-Gødstrup eller eventuelt midlertidigt mellemflytte til en anden matrikel i Hospitalsenheden Vest inden endelig udflytning. Udflytningsplanen vil således bidrage med en række overordnede forudsætninger, som vil influere på planlægningen af selve flytteprocessen. Det er målet, at der er truffet politisk beslutning om udflytningsplanen medio 2014. 1 Kommissorium, Udflytningsplan fra matriklerne i Hospitalsenheden Vest, 15.1.2014
3. Opgaverne Flytteprocessen er en stor og kompleks opgave, som skal håndtere en lang række delopgaver. Neden for er nævnt en række af disse delopgaver. Det understreges, at der ikke er tale om en udtømmende liste og at det ikke er afklaret, om opgaverne skal håndteres i én samlet organisatorisk proces eller i flere parallelle spor. Etablering af en sammenhængende og effektiv organisation til håndtering af flytteprocessen. Afklaring af behov for ekstern konsulentbistand til planlægningsprocessen og/eller selve registrerings- og flytteopgaven. Anskaffelse af et effektivt projektstyringsværktøj. Udarbejdelse af en masterplan for den samlede flytteproces. Masterplanen vil skulle justeres og udvikles gennem hele projektforløbet. Udarbejdelse af en kommunikationsstrategi, således at behov fra både interne og eksterne interessenter imødekommes. Afklaring af økonomi i forbindelse med flytteprocessen og det tilhørende effektiviseringskrav (Økonomi er tovholder). Planlægning af kulturindsats, kompetenceudvikling og træning i forbindelse med ibrugtagning af nye bygninger og overgang til ny organisation (HR er tovholder). Planlægning af personalemæssige processer i forbindelse med overgang til ny organisation og nyt tjenestested. Udarbejdelse af drejebog for test og ibrugtagning af nybyggeri. Udarbejdelse af drejebog for selve flytteopgaven, herunder registrering af eksisterende udstyr og indkøb af nyt. Gennemførelse af selve flytningen. Rømning og oprydning af fraflyttede matrikler 2. Sikring af løbende overgang fra flytteproces til driftsproces. Evaluering og opfølgning 4. Tidsperspektiv Fra andre flytteprocesser er det erfaringen, at man bør starte planlægningen mindst 2 år før selve flytningen finder sted. Det skyldes dels, at der er tale om en omfattende planlægningsproces, dels at planlægning af eksempelvis BIP-udstyr (bygnings- og installationspåvirkende udstyr) typisk tager omkring 18 måneder. Det forventes, at det endelige kommissorium og opgavebeskrivelsen fastlægges af Hospitalsledelsen inden sommerferien 2014. Den relativt lange tidsmæssige proces skyldes dels ressourcemæssige spørgsmål i forhold til at få løst opgaven, dels at der vil være en række forhold, som hænger sammen med det sideløbende arbejde med udflytningsplanen. 2 Det skal afklares, om eller i hvilken grad det er en opgave for kvalitetsfondsprojektet at rømme eksisterende matrikler. Side 2
Under forudsætning af en HL-beslutning inden sommerferien 2014 vil der i DNV-Gødstrupprojektet være en fornuftig planlægningshorisont for flytteopgaven på op mod 3 år. 5. Organisering af flytteprocessen Der skal etableres en hensigtsmæssig og effektiv organisation til at planlægge og gennemføre flytteprocessen. Det overordnede ledelsesansvar vil naturligt være forankret i Hospitalsledelsen. Afdelingsledelserne vil givetvis få en meget central rolle i flytteorganisationen, dels i forhold til den fysiske planlægning af flytning af patienter, inventar, udstyr, mv, dels i forhold til nyanskaffelser, dels i forhold til træning og kompetenceudvikling af medarbejdere og ledere. Det vil være nødvendigt at sikre afdelingsledelserne den fornødne støtte til at løfte denne betydelige opgave. I forhold til psykiatrien vil flytteprocessen ledelsesmæssigt være forankret i psykiatriledelsen i en hensigtsmæssig koordinering med somatikken. På grund af opgavens omgang og kompleksitet vil der være behov for at sikre koordination og styring af de forskellige delopgaver og forskellige ledelsesområders planer. Der skal derfor etableres en form for projektorganisation, som kan sikre overblik, fremdrift og involvering af de fornødne kompetencer i planlægningsprocessen. Projektorganisationen skal sørge for overordnet koordinering og sammenhæng, sikre involvering af de mange forskellige interessenter i processen og være i stand til at udarbejde oplæg til administrativ og ledelsesmæssig beslutning. Det vil være naturligt at samarbejde og sparre med Projektafdelingen/Aarhus Universitetshospital omkring planlægning af flytteprocessen, ligesom regionale ressourcer i blandt andet Koncern HR med fordel kan involveres. Det skal afklares, om der til processen skal kobles ekstern konsultentbistand. Det være sig i relation til planlægning af flytteprocessen og/eller i forhold til registrering af udstyr og udførelse af selve flytteopgaven. Det skal afklares, om bygherrerådgiver skal have en rolle i forhold til planlægning af flytteprocessen og i givet fald hvilken. Det skal afklares, om totalrådgiverne skal have en rolle i flytteprocessen og i givet fald hvilken. Tværregionalt vil DNV Projektsekretariatet deltage i den nyetablerede gruppe om Håndtering af gode flytteprocesser. Gennem hele processen vil MED-strukturen løbende blive orienteret og involveret. Side 3
6. Kommunikation Flytteprocessen vil få indvirkning på både patienter, medarbejdere, ledere og eksterne samarbejdsparter. Det er vigtigt, at der fra start sættes fokus på kommunikation, således at processen kan forløbe så effektivt, hensigtsmæssigt og ordentligt som muligt. Stabens afsnit for Kommunikation vil blive tovholder for kommunikationsdelen, således at værktøjer som hjemmeside, nyhedsbreve, pressemeddelelser, Under Vesten, mv. tages i anvendelse. Den udpegede repræsentant fra Kommunikation vil indgå i koordinationsenhedens løbende arbejde. 7. Træning, oplæring og kultur Den helt overordnede konstatering er at få startet i god tid. Træning, oplæring og selve koordineringsopgaven kan kun undervurderes. Forudsætningerne for et godt forløb er overordnet set en organisering, der involverer på tværs, på flere niveauer og med repræsentation af samtlige faggrupper. Der er gode erfaringer med en organisering bygget op omkring styregrupper og brugergrupper sammensat på tværs af organisationen. Erfaringerne har vist, at succesen ligger i detaljen. De eneste der kan bidrage her er de medarbejdere der står i dagligdagens udfordringer, hvilket understreger behovet for en tværfaglig, bred involvering. Erfaringerne i DNU projektet ligesom samt egne erfaringerne fra organiseringen af eksempelvis EPJ kunne være hensigtsmæssige at inddrage og lære af. Det skal tidligst muligt forsøges at skabe et overblik over behov og omfang af træning og oplæring fordelt på faggrupper. Særligt i forhold til nyt udstyr og teknologi kan man med fordel overveje at inddrage leverandørerne gerne allerede ved forhandling af kontakter så egen organisation ikke belastes unødigt. Træning af arbejdsgange og -funktioner har også vist sig at være en særlig udfordring. Brug af simulering anbefales kraftigt, da udbyttet af hands-on træning og virtuelle redskaber er stort. Overvejelser om dedikerede områder af nybyggeriet til brug for træning kunne være en mulighed eksempelvis et træningsambulatorium eller sengestue, så indretning og praktik læres i realistiske omgivelser. IT skal inddrages i videst muligt omfang - til såvel støtte som styring af oplæringsprocessen. Vi skal således overveje, hvor e-learning kan bruges, da dette dels bidrager med stor grad af fleksibilitet, dels kan medvirke til at skubbe den arbejdsintensive del af oplæringsarbejdet væk fra indflytningstidspunktet. Tilsvarende anbefales det at identificere ny-teknologi områder, hvor man bør overveje teknologileverandører som oplæringsinstruktører. I forhold til HEV er der en række særlige udfordringer at adressere: Side 4
At man i tilstrækkelig god tid får sat en ramme for at lære hinanden at kende på tværs af matrikler, samt nye faglige samarbejdsrelationer. Dette omfatter også afdelinger, der ikke er på flere matrikler. At der skal arbejdes med rammerne og timingen for en struktureret dialog på tværs i de faglige samarbejdsrelationer, der vil være nye i forhold til at arbejde/bo tættere sammen fra indflytningen. Det tværgående arbejde, der skal udføres frem mod indflytning, vil naturligt kunne bidrage positivt til disse udfordringer, hvorfor væsentligheden af en bred medarbejderinddragelse blot understreges. 8. Personalemæssige forhold I forbindelse med flytningen fra de nuværende matrikler til DNV-Gødstrup vil der være en lang række personalemæssige forhold, der skal tages hånd om. Via MED-strukturen i Hospitalsenheden Vest og Region Midtjylland er der besluttet nogle generelle principper for, hvordan de personalemæssige processer skal varetages i forbindelse med strukturændringer, opgaveflytninger, omplaceringer, mv. Disse principper vil naturligt danne grundlag for det videre arbejde med personalespørgsmål, hvilket vil ske i tæt dialog med MED-strukturen. Det vil blive nødvendigt at fastlægge opdaterede normeringer for alle afdelinger på DNV- Gødstrup. Det skyldes, at der vil ske en række ændringer i forhold til den nuværende organisering, som kan påvirke normeringerne i det enkelte ledelsesområde, eksempelvis: Hele eller dele af afsnit/funktioner ændrer organisatorisk tilhørsforhold, for eksempel Hæmatologi, Kardiologi og Geriatri. Opgaver varetages fremadrettet på en ny måde, for eksempel vil logistikopgaver som varebestilling og opfyldning blive samlet i afdelingen for Teknik og Service. Vagtberedskaber skal fremadrettet alene dække DNV-Gødstrup, hvor der i dag er vagtberedskaber på flere matrikler. Etc. Der skal fastlægges en proces for besættelse af nye stillinger i den vedtagne organisations- og ledelsesstruktur 3 for DNV-Gødstrup. I forbindelse med flytningen til DNV-Gødstrup får alle medarbejdere og ledere nyt tjenestested. Dette vil medføre, at alle medarbejdere skal have et nyt ansættelsesbrev. Ovenstående er eksempler på væsentlige personalemæssige forhold, som skal italesættes, planlægges og håndteres i passende tid inden indflytningen i etape 1 medio 2017. Der bør laves en samlet tids-/handlingsplan herfor. 3 Rapport vedrørende organisations- og ledelsesstruktur, DNV-Gødstrup, Januar 2013 Side 5
9. Økonomi Økonomi til etablering af flytteorganisationen skal fastlægges og finansiering anvises. Det er forventningen, at hovedparten af personaleressourcerne til projektorganisationen vil komme fra eksisterende stillinger i Staben, Projektsekretariatet, Teknisk Afdeling og evt. øvrige afdelinger. Økonomi er i gang med at vurdere omkostningerne til flytningen, herunder udflytning af løst og fast inventar, medicoteknisk udstyr, kontrolforanstaltninger, skadesudbedring, fraflytning og oprydning på eksisterende matrikler, mv. Dette arbejde kører videre i regi af Økonomi og vil løbende skulle opdateres blandt andet ud fra den udvikling, som sker via planlægning af flytteprocessen. Der er forventningen, at der vil blive behov for at afsætte en beløbsramme til ekstern bistand i forbindelse med planlægning af flytteprocessen. Økonomi har gennem noget tid arbejdet med konkretisering af effektiviseringskravet på 8%. Der vil være en række sammenfald og afhængigheder mellem planlægning af effektiviteringskravet og planlægning af flytteprocessen. Det er forventningen, at Økonomi fortsat er tovholder på planlægning og udmøntning af effektiviseringskravet. Driftsøkonomien i forhold til de enkelte afdelingers drift forventes uændret at være den enkelte afdelingsledelses ansvar. 10. Projektstyringsværktøj Der er behov for at have et stærkt projektstyringsværktøj til en opgave af denne størrelse. I en række tilfælde har MS Project været anvendt til projektstyring i Region Midtjylland og på hospitalerne, herunder Hospitalsenheden Vest. Koordinationsenheden på AUH har sammen med blandt andet Indkøb og Medico-teknik gennemgået projektstyringsværktøjerne MS Projekt, Canea og ProjectFlow. Der forventes truffet snarlig beslutning om, hvilket projektstyringsværktøj, der vil blive anvendt i forbindelse med flytteprocessen i DNU-projektet. Alt andet lige må det formodes, at det vil være fornuftigt for DNV-Gødstrup at vælge det samme projektstyringsværktøj som i DNU-projektet. Dels vil det give bedre koordinationsmuligheder med DNU-projektet, dels vil værktøjet være kendt på forhånd af blandt andet Indkøb og Medico-teknik, inden det tages i anvendelse i DNV-Gødstrup-projektet. Side 6
11. Tidsmæssig proces for færdiggørelse af oplæg Den overordnede tidsplan for færdiggørelse af et oplæg til flytteorganisation ser ud som følger: Januar 2014 Første oplæg til opgavebeskrivelse for flytteproces drøftes på HL-møde Januar april 2014 Oplægget viderebearbejdes, herunder drøftes det i relevante fora som afdelingslederkreds og MED-system. Maj/juni 2014 Forslag til flytteorganisation forelægges HL til beslutning August 2014 Flytteorganisation etableres og arbejdet opstartes Det bemærkes, at der givetvis vil blive behov for at justere og udvikle flytteorganisationen undervejs i processen. Det skyldes, at der vil være behov for forskellige kompetencer på forskellige tidspunkter i processen samt at opgaverne må formodes at blive intensiveret, des tættere på flytningen kommer. Side 7
Hospitalsenheden Vest Staben Ledelsessekretariatet Projektsekretariatet DNV Gødstrup Kommissorium Gl. Landevej 61, Bygn 08 DK-7400 Herning Tel. +45 7843 8750 post@vest.rm.dk www.vest.rm.dk ETAPE 1 - Udflytningsplan fra matriklerne i Hospitalsenheden Vest 1. Baggrund DNV-Gødstrup-projektet er planlægningsmæssigt inddelt i 3 etaper. Etape 1 Akutte funktioner inkl. nødvendige kliniske og ikke-kliniske servicefunktioner. Planlægges flyttet medio 2017. Dato 17.1.2014 Ole Teglgaard Tel. 45 7843 8546 ole.teglgaard@vest.rm.dk J.nr. 1-30-100-36-10 Side 1 Etape 2 Psykiatrien. Planlægges flyttet ved årsskiftet 2018/2019. Etape 3 Kræft og blodsygdomme, stab, neurologi, øjenafdeling, høreklinik, dagkirurgi, mv. samt en række funktioner i servicebyen. De kliniske funktioner i etape 3 planlægges flyttet ved årsskiftet 2018/2019, mens funktionerne i servicebyen skal flytte samtidig med etape 1. Når afdelingerne/funktionerne i etape 1 er flyttet, vil de tilbageværende funktioner på matriklerne i Holstebro, Herning og Lemvig fortsat skulle driftes sikkert, med høj kvalitet og med høj effektivitet, indtil også disse funktioner flyttes til DNV-Gødstrup. Dette kommissorium beskriver den proces, som skal lede frem til udarbejdelsen af et samlet oplæg om, hvordan udflytningsplanen for etape 1 foreslås at være fra de eksisterende matrikler i Hospitalsenheden Vest. Et tilsvarende kommissorium udarbejdes i et separat dokument for den del af udflytningsplanen, som vedrører etape 2 og 3.
2. Udflytningsplanens kompleksitet Der skal i udflytningsplanen være opmærksomhed på en række strategiske forhold, som planen skal støtte op om eller som influerer på den. Disse forhold er ikke i sig selv afgørende for udflytningen, men kan alligevel være relevant at have øje for. 2.1. Fremadrettet ledelsesstruktur Hospitalsenheden Vest har i løbet af 2012/13 drøftet og fastlagt den fremadrettede ledelsesstruktur 1, som vil være gældende på DNV-Gødstrup. Der vil organisatorisk blive 19 afdelinger på DNV-Gødstrup mod de tidligere 23 afdelinger. Ændringerne i forhold til den nuværende organisation består i, at: Specialerne kardiologi/geriatri fra den nuværende Medicinske Afdeling etableres som en selvstændig afdeling. Driftsafdelingen og Serviceafdelingen etableres som én afdeling. Røntgenafdelingen og Nuklearmedicinsk Afdeling etableres som én afdeling. Neurologisk Afdeling inkl. Neurorehabilitering samt Ergoterapi-/Fysioterapiafdelingen etableres som én afdeling. Onkologisk Afdeling inkl. Palliativt Team samt Hæmatologisk Afsnit og Ernæringsenheden etableres som én afdeling. Den samme ledende oversygeplejerske indgår i afdelingsledelsen i ØNH-afdelingen og Øjenafdelingen. Hospitalsapoteket ved Hospitalsenheden Vest er pr. 1.1.2014 overgået til at blive en del af det regionale Hospitalsapotek. 2.2. Strategikort I efteråret 2013 blev der vedtaget en nyt strategikort for Hospitalsenheden Vest 2. Strategikortet handler primært om Hospitalsenheden Vest, men i visionsdelen nævnes specifikt, at Vi er mulighedernes hospital på vej mod DNV-Gødstrup. Vi er kendt for at være patientinddragende, kvalitetsbevidste og effektive. 2.3. Center for Sundhed, Holstebro Kommune Holstebro Kommune har i 2013 besluttet, at det nye Center for Sundhed etableres i en ny bygning på 11.700 kvadratmeter, som vil blive ibrugtaget i 2017. Center for Sundhed placeres i sammenhæng med kommunens sportsarena, Gråkjær Arena, i Holstebro. Centeret planlægges at få en række sundhedstilbud, herunder en døgnåben akutklinik og korttidspladser, hvor patienter kan være indlagt i en midlertidig periode efter endt behandling 1 Rapport vedrørende organisations- og ledelsesstruktur, DNV-Gødstrup, Januar 2013 2 Der henvises til Hospitalsenheden Vest s hjemmeside: www.vest.rm.dk Side 2
på sygehuset. Endvidere flyttes også en væsentlig del af de billeddiagnostiske tilbud samt laboratoriefaciliteter fra Regionshospitalet Holstebro til Center for Sundhed med henblik på, at der i centrets bygningsmæssige ramme fra 2017 kan ske varetagelse af disse hospitalsfunktioner. Etableringen af Center for Sundhed hænger således tidsmæssigt sammen med indflytningen i etape 1 på DNV-Gødstrup. Det skal nærmere beskrives, hvilke funktioner Center for Sundhed forventes at varetage fremadrettet samt hvordan disse funktioner hænger sammen med hospitalsfunktionerne på DNV-Gødstrup. 2.4. Områder der skal flytte medio 2017 I tabel 1 er vist de afdelinger og funktioner, som er planlagt at flytte til DNV-Gødstrup medio 2017. Tabel 1: Oversigt over områder, der skal flytte medio 2017 Etape Områder Afdelinger/specialer/funktioner 3 Nuværende matrikel 4 1 Afdelinger med akutte funktioner eller relation til akutte funktioner Akutafdeling Medicinsk Afdeling Kirurgisk Afdeling Urologisk Afdeling Gynækologisk-Obstetrisk Afdeling Ortopædkirurgisk Afdeling Børneafdeling ØNH-afdeling Anæstesiologisk Afdeling KBA/KIA KMA Patologisk Institut Billeddiagnostisk Afdeling Ergoterapi og Fysioterapiafdeling Arbejdsmedicinsk Klinik Teknik og Service 5 Apotek 6 RHE, RHL RHE, RHL RHE RHL RHE, RHL RHL RHE RHL RHE, RHL RHE, RHL RHE RHL RHE, RHL RHE, RHL, RLE RHE RHE, RHL, RLE RHE 3 Afdelingsopdeling ifølge ny organisations- og ledelsesstruktur for DNV-Gødstrup 4 RHE: Regionshospitalet Herning; RHL: Regionshospitalet Holstebro; RLE: Regionshospitalet Lemvig 5 Teknik og service vil fortsat skulle være fysisk tilstede på de tilbageværende matrikler for at løse opgaver, indtil alle afdelinger er flyttet. 6 Den del af Apoteket, som vedrører produktion og klinisk farmaci Side 3