Referat Ekstraordinært møde i Lokal-MED udvalget, Teknisk Afdeling

Transkript

1 Hospitalsenheden Vest Teknisk Afdeling Dato: 24. januar 2014 Sagsbehandler: Mona Vennersdorf Referat Ekstraordinært møde i Lokal-MED udvalget, Teknisk Afdeling 17. januar 2014 Deltagere: Fraværende: Thorkil Vandborg René Sørensen Søren Krogh Christiansen René Pedersen Flemming Madsen René Edslev Bjørk V. Poulsen Finn Møller Sørensen Per Sprogøe Rechnitzer Peer Toustrup - Suppleant f. René Pedersen 1. Godkendelse af referat fra tidligere møder Bilag: Referat fra mødet den 20. november Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden til dagens møde --- Godkendt 3. BUA 2014 Generelt om BUA-2014 BUA-2014 er opbygget efter de samme principper som i de foregående år dog med den undtagelse, at der i år alene er 9 fokusområder mod tidligere års 10. Det betyder, at skabelonen nu er opbygget ud fra en logik. Det vil sige, at: De første 6 punkter refererer til de områder, som vi primært bliver målt på i henhold til regionens Ledelses- og styringsgrundlag. styringsgrundlag/ledelses-%20og%20styringsgrundlag_opdateret%20marts2013.pdf

2 Det næste punkt (punkt 7) er et område, som hospitalsledelsen har udvalgt som et generelt fokuspunkt i BUA-2014 for hele enheden. De sidste 2 (punkt 8 og 9) er punkter hvor afdelingsledelsen skal indarbejde fokusområder/mål for Hvad vil man som afdeling primært opnå og have fokus på (ud over indholdet i de først 7 punkter)? I og med skabelonen er dækkende for samtlige af hospitalsenhedens afdelinger, vil der være mål og indikatorer, som ikke direkte er relevante for alle afdelinger. I de tilfælde, hvor målene ikke er direkte relevante for afdelingen, skal man selv udarbejde/opstille lignende mål og indikatorer eller opstille mål i forhold til, hvordan afdelingen evt. kan være en indirekte støtte i forhold til, at målene kan realiseres bredt i organisationen. I BUA-2014 er der arbejdet aktivt med at minimere antallet af mål og indikatorer i forhold til de foregående år (hvilket bl.a. er årsagen til, at der i år er 9 fokusområder mod tidligere års 10). På forsiden af BUA-2014 er enhedens 3 hovedindsatsområder for 2014 oplistet. Heri indgår kvalitetsmålene fra Region Midtjyllands budgetforlig for Det forventes, at BUA en anvendes aktivt som et ledelses- og styringsværktøj i afdelingen. Frist for aflevering af udfyldt BUA-2014 er fredag den: 24. januar, Februar 2014 vil Staben forelægge hospitalsledelsen de modtagne udfyldte BUA er sammen med en oversigt over væsentlige tilføjelser/justeringer ift. BUA-skabelonen. Hospitalsledelsen vil på den baggrund behandle afdelingernes BUA-2014 mhp. endelig godkendelse. Indtil der høres nærmere, skal man arbejde ud fra, at skabelonen er godkendt. BUA dialogmøder Der afholdes igen i årlige BUA-møder i hver afdeling. Det første omkring maj/juni og det andet omkring november/december. Bilag: Skabelon til BUA BUA skabelon blev gennemgået og drøftet i f.t. de fokusområder, som er relevante for Teknisk Afdeling: 1.1. Akkreditering Teknisk Afdeling har nu gennemgået og opdateret 94 % af dokumenterne i e-dok. Især arbejdes med ledelsesgrundlagene: vision-mission-værdier samt dygtigheddialog-dristighed 1.2. Målopfyldelse af kvalitetsmålene i budgetforlig Kliniske kvalitetsdatabaser 2.1. Patientens hospital Teknisk Afdeling kan her byde ind med emner, som er relevante for afdelingen i forhold til brugertilfredshed bl.a. skiltning, adgangsforhold, belysning, snerydning m.v. 3.1 Regionale servicemål For Teknisk Afdeling kan der her eks. være tale om til stadighed at forbedre kommunikationen til klinikkerne bl.a. i forhold til serviceopgaver og planlagt vedligehold, hvilket indirekte kan have en positiv afsmitning i forhold til øvrige afdelingers betjening af borgere/patienter Budgetoverholdelse Teknisk Afdeling følger egen økonomi tæt og bestræber sig på, at holde udgifterne i balance Forberedelse af DNV Teknisk Afdeling vil undervejs i byggeriet skulle være stærkt på banen i Gødstrup, idet tekniske anlæg m.v. skal afprøves og driftes. Teknisk Afdeling er altså nødt til at have folk på stedet på såvel nuværende matrikler og i Gødstrup både under og efter ibrugtagning af det nye hospital.

3 4.3 Effektivisering/produktivitet Der skal ses på prioriteringen af opgaver her kan bl.a. Medusa være med til at give et billede af dels mængden og fordelingen af opgaver samt om løsning af opgaver kan planlægges på anden vis. (Teknisk Afdeling har årligt cirka rekvisitioner på akutte opgaver) 5.1 Trivsel for alle medarbejdere gennem kompetente ledere Ledelsen i Teknisk Afdeling ønsker at give personalet medindflydelse og inddrage dem i væsentlige processer. Fra medarbejderside blev der givet udtryk for, at man bl.a. ønsker indflydelse på visse dele af øvrige afdelingers indkøb af udstyr, hvor Teknisk Afdeling skal varetage vedligehold og reparation. Der kan f.eks. være tale om madvogne og meget andet ikke-klinisk apparatur/udstyr. 6.1 Sikre fokusering på læringsmiljøet i afdelingen Teknisk Afdeling har meget fokus på læringsmiljøet og har løbende både elever og praktikanter. Som noget af det seneste er indgået aftale vedr. maskinmesterpraktikanter. Endvidere starter en teknisk designer elev i afdelingen. 6.2 Forskningsprofilen 6.3. Innovation I MidtLab, som bl.a. bistår ved innovative tiltag, har man nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter for de forskellige hospitalsenheder i Region Midtjylland. I Teknisk Afdeling arbejdes der p.t. med en forbedret udnyttelse af Medusaprogrammet. Ligeledes er der et ønske om elektroniske informationstavler på afdelingens værksteder, hvor man vil kunne få et overblik over dagens opgaver samt prioritere løsning af disse. Ideer til innovation er velkomne Vi vil være bedre partnere I Teknisk Afdeling vil man pleje det gode samarbejde man allerede har med både interne og eksterne partnere. Hvis der i nogle relationer vil være behov for forbedring, vil man bestræbe sig på at styrke den relationelle koordinering. 8.1/9.1 Afdelingens selvvalgte fokusområde I Teknisk Afdeling vil der være megen fokus på udflytningen til Gødstrup. Der er udarbejdet udkast til kommissorium for flytteprocessen. Thorkil Vandborg gennemgik kort kommissoriet. Der skal udvikles en masterplan og en kommunikationsstrategi. Økonomiafdelingen foretager beregninger på omkostninger ved selve udflytningen. Fra sommeren 2014 anslås det, at der vil være en flyttehorisont på omkring 3 år. 4. Gødstrup - Ansættelsesforhold (Bjørk V. Poulsen) I forbindelse med tidligere drøftelser af udflytningen til Gødstrup, har det været nævnt, at alle stillinger i Teknisk Afdeling skulle opslås, således at allerede ansatte medarbejdere ikke automatisk fortsætter i nuværende ansættelse i Gødstrup, men skal søge deres egen stilling. Der er fra medarbejderside et ønske om at få klarhed over hvordan dette skal foregå og hvilke stillinger der evt. bliver berørt samt hvilke konsekvenser det kan få for personalet. --- Thorkil Vandborg oplyste, at der ikke er taget stilling til, hvordan stillinger ved det nye storsygehus skal besættes. På nuværende tidspunkt forudsættes det, at alle medarbejdere skal flytte med til Gødstrup. Der vil blive brug for alle ansattes kompetencer. I fremtiden vil der fortsat være behov for, at man som ansat uddanner sig inden for sit fag og har forståelse for både den tekniske og kvalitative del af sit arbejdsfelt. Nødvendig kompetenceudvikling aftales med nærmeste leder. 5. Orienteringssager Orientering om budget I Teknisk Afdeling er der pr. d.d. underskud på på det samlede budget. Dette underskud vil blive overført til 2014.

4 Udvidet åbnings/arbejdstid på klinikkerne --- På et afdelingsledermøde den 16. januar drøftedes bl.a. klinikkernens åbningstider, som på visse områder har været udvidet i en længere periode. På mødet besluttedes det at fortsætte med at holde ekstra længe åbent om tirsdagen. Den længere åbningstid er en god service i forhold til borgere/patienter. Også i forbindelse med patienters ret til udredning inden for 4 uger, vil udvidet åbningstid være en faktor, der kan være medvirkende til opfyldelse af dette. Ferieafholdelse --- Fra ledelsen opfordredes medarbejderne til at afklare ferieønsker for sommeren 2014 og indberette dette til kontoret inden den 1. februar. Alle skal angive sommerferieønsker for mindst 3 uger. Herefter vil ledelsen vurdere ferieønsker sammenholdt med afdelingens bemanding i forhold til servicering af klinikker og øvrige afdelinger i HEV i sommerperioden. Det er også vigtigt for Teknisk Afdeling at få overblik over hvornår klinikkerne har ferielukket. Det vil give bedre mulighed for planlægning af større arbejder, og derved kan man undgå at forstyrre personale og patienter. En feriekalender 2014 for afdelinger og klinikker i HEV er endnu ikke tilgængelig, men vil formentlig foreligge i marts/april. Kvalitet og patientsikkerhed --- Fra kvalitet og udvikling har man foretaget en såkaldt patientsikkerhedstracing i Teknisk Afdeling. En kvalitetskonsulent var på besøg, og havde efterfølgende stor ros til de medarbejdere i Teknisk Afdeling som deltog. Forebyggelse af vold på arbejdspladsen --- René Edslev orienterede om, at der inden for arbejdsmiljøuddannelsen har været afholdt et kursus som bl.a. omhandlede forebyggelse af vold på arbejdspladsen. 6. Eventuelt --- Intet drøftet under dette punkt 7. Kommende møder: Tirsdag den 18. februar - Herning Onsdag den 21. maj Holstebro Torsdag den 21. august Herning Onsdag den 19. november - Holstebro B-medlemmer kan en time før mødet holde formøde i det reserverede mødelokale.

5 Hospitalsenheden Vest Lokal-MED udvalg Teknisk Afdeling Januar 2014 A medlemmer Afdelingsleder Thorkil Vandborg HEV Sektionsleder Søren Krogh Christiansen HEV Sektionsleder Flemming Madsen HEV Afsnitsleder René Edslev HEV B-medlemmer VVS og maskiner Bjørk V. Poulsen RHE VVS og Maskiner Finn Møller Sørensen RHL Bygnings- Vedligeholdelse Per Sprogøe Rechnitzer RHL Elevatorteam René Pedersen RHE Bygnings- Vedligeholdelse René Sørensen RHL Suppleanter for B-medlemmer El- /KS arbejde Peer Toustrup RHE VVS og Maskiner Mikael Sørensen RHL El-team Thomas Kirketerp RHE Teknisk Assistent Anette Hedemark RHE Elevatorteam Claus Dam RHL thorkil.vandborg@vest.rm.dk soren.krogh.christiansen@vest.rm.dk rene.edslev@vest.rm.dk bjoerk.vestergaard.poulsen@vest.rm.dk finn.moeller.soerensen@vest.rm.dk per.sprogoee.rechnitzer@vest.rm.dk renpeder@rm.dk rene.soerensen@vest.rm.dk peer.toustrup@vest.rm.dk mikael.soerensen@vest.rm.dk thomkirk@rm.dk anette.hedemark@vest.rm.dk claus.dam@vest.rm.dk Formand Næstformand Tillidsrepræsentant Herning Tillidsrepræsentant Holstebro Arbejdsmiljørepr. Holstebro Bjørk V. Poulsen Finn Møller Sørensen Arbejdsmiljørepr. Herning Suppleant f. Per Sprogøe Rechnitzer René Pedersen René Sørensen Herudover deltager Mona Vennersdorf som referent ved møderne. Arbejdsmiljøkonsulent deltager efter behov i møderne. Seneste ændringer i Lokal-MED udvalget: Søren W. Sørensen udtrådt som arbejdsmiljørepræsentant (26. februar 2013) Thomas Kirketerp indtrådt som arbejdsmiljørepræsentant (26. februar 2013) Anders Kristensen indtrådt som medlem (26. februar 2013 udtrådt pr. 1. april 2013) René Pedersen indtrådt som medlem (1. april 2013) Per Sprogøe Rechnitzer indgår som medlem, medens Thomas Kirketerp indgår som suppleant (maj 2013) Anette Hedemark indtrådt som suppleant (13. august 2013)